RESUMEN EJECUTIVO E INVESTIGACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y PROCESOS EN LAS IE

LUZ MARINA PINZÓN SALCEDO

ARIEL ADOLFO RODRÍGUEZ HERNANDEZ

Docente consultor

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC
MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA
FACATATIVÁ
2015
 PARTE I
RESUMEN EJECUTIVO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Los sistemas de información han permeado todas las organizaciones, apoyando

procesos administrativos de diversa índole y donde las instituciones educativas no
son la excepción. En las instituciones educativas la organización sirve para el fácil,
rápido y efectivo intercambio de material e información con el entorno y, dado el gran
volumen de información que se maneja es necesario integrarse a los sistemas de
información.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Según Norton 1999, citado por CVUDES, los Sistemas de Información (SI) están
conformados por aplicaciones de software que apoyan los procesos de negocio al
interior de la organización y permiten automatizar el flujo de información en tales
procesos. Los Sistemas de Información realizan cuatro operaciones básicas sobre
los datos (unidades de información):

 Entrada de datos: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información.

 Almacenamiento de datos: La información suele ser almacenada en estructuras

de información denominadas archivos.

 Procesamiento de datos: capacidad del Sistema de Información para efectuar

cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

 Salida de datos: presentación de la información procesada o bien datos de

entrada al exterior.
En toda organización se pueden sistematizar tres tipos de procesos:

Los Sistemas de Información se pueden clasificar en:

 Sistemas Transaccionales: logran la automatización de procesos operativos

dentro de una organización y su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

 Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones: apoyan el proceso de toma de

decisiones.

 Sistemas Estratégicos: se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr

ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información
PASOS EN EL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

La construcción de un sistema de información requiere de una serie de pasos en los

cuáles los desarrolladores del sistema deben interactuar con los futuros usuarios.
Entre los enfoques para construir SI están:

 Sistema Tradicional: Los pasos en el desarrollo son lineales y está formado

por las etapas de especificación, análisis, diseño, implementación y puesta en
marcha. Su desventaja radica en que errores en las fases de requerimientos y
análisis pueden invalidar el trabajo posterior.
 Enfoque basado en prototipos: Este enfoque surge para superar las fallas
de los SI en cuanto a los requerimientos. Sus etapas son especificaciones
del sistema, creación del prototipo, uso y modificación del prototipo
siguiendo las sugerencias del usuario, aceptación del usuario y desarrollo
final. Este enfoque se caracteriza por:

o Los desarrolladores construyen un prototipo del sistema basado en las

especificaciones iniciales dadas por el usuario.
o Su objetivo es identificar mejor los requerimientos y funcionalidad de
las aplicaciones informáticas.
o El usuario interactúa reiteradamente con el prototipo y realiza las
sugerencias pertinentes a los desarrolladores.
o La implantación o desarrollo final del SI sólo se realiza después de que
el usuario ha aceptado todas las modificaciones efectuadas y da el
visto bueno al prototipo desarrollado.

La ventaja de este enfoque radica en que proporciona mayor participación al

usuario y existe un alto grado de iteración y refinamiento sucesivo del software
a entregar.

 El Lenguaje Unificado de Modelado UML. Es un lenguaje gráfico para

visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un
estándar para describir el modelo del SI. UML es pues un “lenguaje de
modelado” del SI que a partir de los diagramas puede ser trasladado a
diversos lenguajes de programación y tablas de bases de datos relacionales.

Este lenguaje incluye un conjunto de gráficas con notaciones estandarizadas

que permiten describir:
 interfaces de entrada
 lógica de los procesos de negocio
  organización de los objetos de software que van a interactuar en el
sistema
 el despliegue del sistema de información en una plataforma de
hardware y software.

Los bloques básicos de construcción de UML son tres:

 Elementos. abstracciones que actúan como unidades básicas de

construcción. Hay cuatro tipos: los estructurales, los de
comportamiento, los de agrupación y los de notación.

 Relaciones. abstracciones que actúan como unión entre los distintos

elementos. Hay cuatro tipos: la dependencia, la asociación, la
generalización y la realización.

 Diagramas. representan el sistema modelado desde diferentes

perspectivas. UML tiene nueve diagramas fundamentales, agrupados
en dos grandes grupos, uno para modelar la estructura estática del
sistema (de clases, de objetos, de componentes y de despliegue) y otro
para modelar el comportamiento dinámico (de Casos de Uso, de
secuencia, de colaboración, de estados y de actividades).
 PARTE II
INVESTIGACIÓN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SOPORTAN LA OPERACIÓN
DE LA I.E.M.T.A. POLICARPA SALAVARRIETA

SISTEMA DE
CARACTERÍSTICAS FUNCIONES
INFORMACIÓN

Este sistema permite organizar y controlar el proceso

de matrícula en todas sus etapas: directorios, cortes y
carga datos, registro de estudiantes, proyecciones
SIMAT alumnos nuevos y retirados, promoción, matricula,
reportes.
Constituye una importante fuente de información para
la toma de decisiones.
Realizar procesos de inscripción, asignación de
cupos y matrícula, inscripción de alumnos nuevos,
el registro y la actualización de los datos existentes
de un alumno, la consulta de alumnos por
Institución, el traslado del alumno a otra Institución.

De Orden Temático: La Dirección de Gestión de la

Sistema de apoyo a la gestión educativa que le permite
a todas las instituciones hacer el registro de varios de
SIGCE
los componentes de los procesos de evaluación y el
Plan de Mejoramiento Institucional.
Calidad Educativa y la Unidad de Asesoría y
Asistencia Técnica acompañan a los
establecimientos educativos en sus requerimientos.
De Orden Técnico: se debe constituir un equipo
que oriente a los establecimientos educativos, ante
sus solicitudes de soporte de plataforma (usuarios,
contraseñas, orientación de navegación,
consignación de información, habilitación.
 La institución Educativa requiere de un sistema que le
permita administrar la información que se genera en la
AXON prestación de sus Servicios Educativos. Incluye los
resultados de todo un año académico para cada
estudiante, discriminado por período.
Cuenta con información del estudiante, de su núcleo
familiar, del contexto institucional y municipal con el fin
ser analizada por los diferentes niveles de
administración del Sistema Educativo para tomar
SIMPADE
decisiones que mejoren la permanencia escolar.
Adicionalmente cuenta con un índice de riesgo como
resultado del análisis de la información.
Registrar Plan de Estudios, los Docentes, la
Estrategia Pedagógica y el Sistema de Evaluación
diseñado por la Institución, asignación académica,
Esto genéricamente se conoce como
Sistematización de Notas.
Monitorear el sistema de matrícula para la
Prevención y el Análisis de la Deserción Escolar en
las diferentes Instituciones Educativas y así lograr la
permanencia de los estudiantes.
 GESTIONES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICAS EN
LA I.E.M.T.A. POLICARPA SALAVARRIETA

La Institución Educativa Policarpa Salavarrieta desarrolla su labor mediante la planeación estratégica en cuatro
gestiones: Directiva, Pedagógica Académica, Comunitaria y Administrativa-Financiera:

GESTIÓN FUNCIONES RESPONSABLES

Direccionamiento estratégico de la institución, el clima organizacional y la

cultura institucional.
Evaluación del funcionamiento general de la institución y los procesos de Rector
GESTIÓN
mejoramiento institucional. Coordinador
DIRECTIVA
Fortalecer los mecanismos de participación de la comunidad en la vida Administrativos
institucional y en la construcción del PEI.
Organización del Plan Operativo Institucional

Definir la Misión y Visión institucional, como también objetivos, metas a

largo, mediano y corto plazo.
Plantear las estrategias para alcanzar la calidad educativa. Rector
GESTIÓN Actualizar la malla curricular de la institución para que sea pertinente. Coordinador
PEDAGÓGICA Y Velar por el cumplimiento de las metas planteadas. Docentes
ACADÉMICA Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual a ejecutarse para Padres de Familia
cada año lectivo. Comunidad Estudiantil
Promover la difusión del Proyecto Educativo Institucional como así también
de los avances que se producen en el proceso de su ejecución.
 Difusión a la comunidad de los servicios, proyectos, actividades de la
Institución.
Rector
Implementación de la Escuelas de Padres
Coordinador
Acompañamiento a las estudiantes durante las actividades
Docentes
GESTIÓN DE LA complementarias, de apoyo y refuerzo a sus procesos.
Área Administrativa
COMUNIDAD Control, Seguimiento y evaluación a las entidades e instituciones
Padres de Familia
prestadoras de servicios con los cuales se establecen convenios y/o
Comunidad Estudiantil
acuerdos de trabajo.
Seguimiento a programas de formación para cada uno de los docentes.
Evaluación de cada una de las actividades desarrollada por la Institución.

Rector
Administrar los recursos que se tienen la Institución Educativa.
GESTION Área Administrativa
Asegurar el funcionamiento de la Institución.
ADMINISTRATIVA Consejo Directivo
Llevar un control adecuado y ordenado de los ingresos y gastos de la
Y FINANCIERA Docentes
Institución.
 PROCESOS LLEVADOS A CABO EN LA
I.E.M.T.A. POLICARPA SALAVARRIETA

PROCESO ESTRATÉGICO

Proceso de Plan de Mejoramiento Institucional

PROCESOS MISIONALES

Proceso de Matrícula
Proceso de Ingreso de Notas y Generación de Boletines
PROCESO DE APOYO INSTITUCIONAL

Proceso de Presupuesto y Contabilidad

 REFERENCIAS

Sistemas de Gestión para Educación, Mediados por TIC. Capítulo 3: “Sistemas de

Información en Instituciones Educativas”. Recuperado en Agosto de 2015 de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/cap3/C
apitulo_Completo.pdf

Mendoza, P. Henry Jesús. (2006). “Introducción a los Sistemas de Información”.

Recuperado en Agosto de 2015 de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos
/Cap3/3.pdf

Parra, O. Carlos Arturo (2009). “Introducción al lenguaje unificado de modelado

UML”. Recuperado en Agosto de 2015 de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos
/Cap3/2.pdf