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I. OBJETIVO.
Efectuar el inventario físico y conocer con veracidad de la existencia de:
(muebles, inmuebles, maquinarias, equipos y unidades de producción en
general de la EPS SEDAJULIACA S.A.), y conocer el valor de los activos fijos y de
los bienes no depreciables que posee la Empresa para su uso en la producción,
prestación de los servicios y para propósitos comerciales y administrativos:
cuya información sustente la presentación razonable en los Estados
Financieros de la Entidad.
II. FINALIDAD.
Señalar el procedimiento a seguir para efectuar una adecuada verificación
física en términos de cantidad, clase, tipo, modelo, estado de conservación,
uso, dominio, etc.; y valorada en términos de costo total, depreciación y valor
residual de los bienes patrimoniales, asignados en uso a las dependencias
conformantes de la estructura orgánica de la Empresa y asegurar el correcto
uso y permanencia de muebles, inmuebles, maquinarias, equipos en la
Entidad.
V. DISPOSICIONES GENERALES.
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Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo
a su naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario, de
conformidad a los dispositivos legales vigentes.
Constituir el registro de bienes patrimoniales y mantener en custodia el
archivo de los documentos fuente que sustentan el ingreso,
transferencias, bajas y demás desplazamientos efectuados con la
finalidad de elaborar los diferentes elementos de información de los
bienes patrimoniales de la Empresa.
Organizar y coordinar la ejecución de valorizaciones mediante tasación
de los bienes patrimoniales que carecen de la respectiva
documentación sustentatoria de su valor, así como aquellos que van a
ser dados de baja, subastados, donados o transferidos, de conformidad
a los dispositivos legales vigentes.
Implementar y mantener actualizado los registros de activos fijos,
fichas de control, registró detalle de revaluaciones, registró detalle por
diferencia de cambio, registro de detalle de modalidad de
arrendamiento financiero y demás registros o formatos que exigen las
normas legales, contables y tributarias vigentes.
Integrar la Comisión de Inventarios, coordinar la elaboración del
inventario físico-valorado y proporcionar la información requerida.
Tramitar ante el ente respectivo Comité de Bajas, Altas y Ventas de la
Empresa las solicitudes de bajas por la causal u otra causa
debidamente justificada.
Realizar las demás acciones que corresponde a la gestión y control de
bienes patrimoniales de la Empresa, en concordancia a las funciones
establecidas en el Manual de Organización y Funciones.
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V.3.2. Inventario Físico - Valorado de Bienes Patrimoniales.- Es el
Inventario más completo que abarca desde la calificación del bien
según sus características, operatividad, estado de conservación,
asignación de responsabilidad, hasta la conciliación de la valoración
técnica y económica real y sirve de sustento para la presentación
razonable de los Estados Financieros de la Entidad, se realiza como
mínimo una (1) vez y como máximo dos (2) veces cada ejercicio.
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los responsables de las unidades orgánicas de la Empresa no podrán
solicitar o disponer el desplazamiento interno o externo de los bienes
patrimoniales en su ámbito jurisdiccional, sin que exista la autorización
expresa de la Gerencia de Administración y sin conocimiento previo del
responsable del control de Bienes Patrimoniales.
V.7. Responsabilidad de los Bienes Asignados.- Teniendo en
cuenta que todo servidor de la Empresa, es el responsable de la
existencia física, permanencia y conservación de cada uno de los
bienes patrimoniales asignados; este deberá tomar real
conciencia de tal circunstancia y en consecuencia, las medidas
del caso para evitar la pérdida, sustracción y/o deterioro de los
mismos, así evitar que esta sea calificada como descuido o
negligencia y como tal, imputable a responsabilidad
administrativa, civil o penal a que hubiere lugar, tendiente a su
recuperación o reposición.
VI DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.1. Actos Preparatorios:
► Designado la comisión de Inventarios mediante Resolución de Gerencia
General, la dependencia encargada notificara el documento a los
miembros integrantes.
► La comisión de Inventarios se constituirá al día siguiente de haber sido
notificados, para tal efecto el Presidente convocara a reunión a fin de
instalar la comisión y elaborar el cronograma de ejecución del
inventario, cuyos acuerdos serán comunicados a la Gerencia de
Administración para los fines pertinentes.
► La Gerencia de Administración hará de conocimiento de todas las
jefaturas de Oficinas y Gerencias de Línea sobre el proceso de
inventario; así mismo, instara prestar todas las facilidades que el caso
amerite para el normal desarrollo y cumplimiento del cronograma
establecido, en ella además dispondrá medidas de corte documentario
según el cronograma establecido.
► La comisión de Inventarios requerirá a la Gerencia de Administración,
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los materiales, equipos y medios a utilizar, a fin de cumplir con el
proceso de inventario de bienes patrimoniales; quien dispondrá la
atención de los recursos requeridos de acuerdo a los procedimientos y
la disponibilidad presupuestaria respectiva.
► Previo al inicio de la verificación física, la Comisión requerirá
información documentada consistente en: listado, base de datos, base
valorada, antecedentes u otra información que la Comisión considere
pertinente; estando las dependencias correspondientes en la
obligación de remitir, bajo responsabilidad.
Cuent Descripción
a
331 Terrenos
332 Edificaciones
333 Maquinarias y Equipos de Explotación
334 Unidades de Transporte
335 Muebles y Enseres
336 Equipos Diversos
336.1 Equipos para Procesamiento de Información
336.2 Equipos de Comunicación
336.3 Equipos de Seguridad
336.9 Otros Equipos
34 Intangibles
0328 Bienes Menores en Cuentas de Control.
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aplicar lo establecido en las normas sobre control de bienes patrimoniales
y generar la aplicación de medidas disciplinarias.
7.2. Los Jefes de Oficina: Gerentes de Línea o Jefes de División que decidan o
dispongan movimientos, transferencias u otras medidas sobre los bienes
patrimoniales a sus cargos, deberán ser comunicados de inmediato y en
forma documentada al responsable del Control de Bienes Patrimoniales o
quien haga de sus veces, para el control de los desplazamientos interno o
externo de los bienes, manteniendo actualizado el inventario de Bienes
Patrimoniales por Ubicación, Uso y Responsabilidad “FLUJO DE BIENES”.
7.3. En caso que la etiqueta o placa de identificación de un bien patrimonial
asignado a un determinado trabajador se hubiere caído, despegado o
deteriorado; este deberá comunicar de inmediato al responsable del
Control de Bienes Patrimoniales o quien haga sus veces para la
subsanación de dicha anomalía.
7.4. Los Jefes de Oficinas, Gerentes de Línea o Jefes de División supervisaran
permanentemente sobre el uso oficial, existencia, permanencia y
conservación de los bienes asignados al trabajador perteneciente a sus
dependencias a cargo; debiendo disponer medidas correctivas en caso
exista anomalías o comunicar al responsable del Control de Bienes
Patrimoniales o quien haga sus veces para que intervenga de
conformidad a los procedimientos normados en materia de control de
bienes patrimoniales.
7.5. Durante el desarrollo del inventario, el Presidente de la Comisión
supervisara y evaluara el avance según el cronograma establecido a fin
de garantizar la culminación en la fecha programada, debiendo coordinar
las acciones necesarias para el normal desarrollo del inventario.
7.6. De la determinación final de los bienes “FALTANTES”, “SOBRANTES” y
otros, según las normas y procedimientos establecidos, el responsable del
Control de Bienes Patrimoniales o quien haga sus veces, deberá proyectar
los asientos contables necesarios e informar a la División de Contabilidad
a efectos de saldar las cuentas contables para su presentación razonable.
7.8. Finalizado el Inventario Físico – Valorado de los Bienes Patrimoniales, la
Comisión entregara una copia del Inventario de Bienes Patrimoniales por
Ubicación, Uso y Responsabilidad “FLUJO DE BIENES”, debidamente
firmado por el responsable de los bienes asignados por la Comisión y el
representante de cada unidad orgánica, a fin de que sea colocado en un
lugar visible de la Oficina correspondiente para control y verificación.
IX DISPOSICIONES FINALES
Primera.- La Gerencia de Administración queda encargada de la correcta
aplicación de la presente directiva, bajo responsabilidad.
Segunda.- La Oficina de Control Institucional efectuara las acciones de su
competencia sobre la aplicación de la presente directiva, en observancia a las
Normas de Control Interno y demás dispositivos de su competencia.
Tercero.- En todo lo no previsto en la presente directiva, será de aplicación
las normas generales que le sean aplicables para su efectiva ejecución.
Cuarto.- La presente directiva entrara en vigencia a partir del día siguiente
de la suscripción y difusión de la Resolución de Gerencia General que la
apruebe, quedando sin efecto las disposiciones anteriores.
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ANEXO N° 01
X. GLOSARIO DE TERMINOS
10.1 Bienes Patrimoniales.- Son aquellos bienes Muebles e Inmuebles, rubro
Inmueble, Maquinaria y Equipo (activo fijo) y Bienes No Depreciables,
adquiridos bajo las diversas formas y modalidades jurídicas establecidas
en el Código Civil y en las normas inherentes y vigentes.
10.2 Incorporación al Patrimonio.- Son todos aquellos bienes descritos en el
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (entiéndase activos fijos y
bienes no depreciables) que solo se incorporara al patrimonio de la EPS.
10.3 Comisión de Inventarios.- Es el colegiado designado por la Gerencia
General, a propuesta de la Gerencia de Administración, encargados de la
programación, conducción, coordinación hasta la presentación del informe
final de la ejecución del inventario de bienes patrimoniales.
10.4 Toma de Inventario.- Es el procedimiento que consiste en verificar
físicamente, codificar y registrar los bienes patrimoniales con los que
cuenta la entidad a una determinada fecha con el fin de comprobar la
existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable,
investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que corresponda.
10.5 Servidores.- Son los funcionarios y trabajadores de las dependencias
conformantes de la estructura orgánica de la EPS, los cuales tienen en uso
los bienes patrimoniales asignados para el cumplimiento de sus funciones
orgánicas asignadas.
10.6 Responsable de Control.- Es la persona encargada de la gestión,
administración, disposición y registro de los bienes patrimoniales de la
EPS.
10.7 Ambiente Físico.- Es el lugar donde se encuentran ubicados los bienes
patrimoniales.
10.8 Etiqueta.- Es el símbolo material que contiene la codificación patrimonial,
las siglas de la EPS SEDAJULIACA S.A., y el mes y año del inventario.
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