Auditoría interna

PRO-45-1-03-03
FECHA PUBLICACIÓN 17/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Sistema de Gestión del Sistema de
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional
Bibliotecas

Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1. Responsable del Proceso..................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3
6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna................................................................................. 3
6.2. Descripción de actividades – Auditoría interna .................................................................. 3
7. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4
9. INDICADORES .............................................................................................................................. 4
10. RIESGOS ....................................................................................................................................... 4
11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5
12. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5

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1. OBJETIVO
Verificar el correcto funcionamiento del proceso auditado y evaluarlo de manera objetiva
conforme al sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE
Corresponde a la delimitación del procedimiento, donde comienza y termina.

3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices

3.2. Lineamientos
 El auditor no puede auditar su propio trabajo.
 Las fechas de las auditorías internas deben ser acordadas por el auditor y cada uno de los
responsables de las áreas a auditar.
 El auditor interno debe planear la auditoria y enviar la agenda y el programa de auditoría
interna de esta al responsable del área antes de que la auditoría se lleve a cabo par que el
responsable pueda prepararla.
 El auditor debe informarle al responsable del área a auditar la finalidad y las fases de la
auditoría antes de comenzar.
 La auditoría siempre debe llevarse a cabo en presencia del responsable de área.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Coordinador de calidad

4.2. Responsabilidades
Coordinador de calidad:

 Definir el plan de auditorías y socializarlo con el equipo de gestión de calidad.

Analista de auditoría:

 Preparar con la antelación suficiente la auditoría para informar al responsable del

proceso los requisitos que deben estar completos para esta.

Responsable del proceso:

 Preparar los documentos necesitados para la auditoría.

 Avisar al equipo de trabajo del proceso la realización de la auditoría y el plan de esta.

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5. DEFINICIONES
No aplica.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna
6.2. Descripción de actividades – Auditoría interna

ENTRADA Necesidad de auditar internamente los procesos

PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas
SALIDA Informe de auditoría interna
CLIENTE Sistema de Bibliotecas

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

Se elaboran, revisan y actualizan las

Coordinador de
1 Elaborar hojas de ruta hojas de ruta de tal manera que cubra
calidad
todos los aspectos a ser auditados

Se realiza el plan anual de auditorías

internas en el cual se especifican los
Elaborar plan de Coordinador de
2 procesos a auditar, las hojas de rutas,
auditorias calidad
los auditores responsables y el rango
de tiempo de cada auditoria.
Se establece el programa de
Establecer programa
3 auditoria del proceso, alcance y Analista auditoría
de auditoria
agenda.
Analista de la
Se agenda la fecha y hora de la auditoría /
4 Programar auditoría
auditoría Responsable del
proceso
Se le envía al responsable del
proceso el programa de la auditoría
Analista de la
5 Enviar agenda con el horario a seguir y los
auditoria
documentos, archivos y registros que
se deben preparar.
Se preparan los documentos
Preparar documentos Responsable del
6 solicitados en el programa enviado
solicitados proceso
por el analista de auditoría
Se le informa al responsable del
Informar finalidad y Analista de la
7 proceso la finalidad de la auditoría y
fases auditoria
las fases de esta.
Con la ayuda de la hoja de ruta se va
Analista de la
8 Ejecutar auditoría chequeando y valorando cada
auditoria
requisito indicado.

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Se anota en la hoja de ruta todas las

Anotar en hoja de no conformidades encontradas, es Analista de la
9
ruta decir todos los incumplimientos o auditoria
posibilidades de mejora.
Se elabora el informe de la auditoria
reportando si hay alguna acción Analista de la
10 Elaborar informe
correctiva que se deba llevar y las no auditoria
conformidades encontradas.
Se le informan los resultados al
responsable del proceso y a los
Analista de la
11 Informar resultados involucrados para producir un
auditoria
reconocimiento colectivo de la
situación
Responsable del
12 Firmar informe Se firma el informe de la auditoria
proceso

7. DEFINICIONES
No aplica.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

FOR-45-1-03-01 Informe Final.

FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías.
Manual de Calidad Sistema de Bibliotecas.
FOR-45-1-03-02 Ejecución de auditorías.

9. INDICADORES
No aplica.

10. RIESGOS
OPERATIVO
 No contar con analista auditor para la auditoría.
 No preparar la auditoría por parte del responsable del proceso.
 No envío del plan de la auditoría por el analista auditor

CALIDAD DE SERVICIO
 Falta de respeto por parte del analista auditor en el momento de la auditoría.
 No revisar todos los ítems programados en la agenda.

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11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
Elaboración 19/10/2015
0
Publicación 17/05/2016

12. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 14/08/2014

Alberto Poveda Coordinador de procesos 20/01/2016

REVISÓ
Jefe de servicios- Sistema de
Ricardo Florez 20/01/2016
bibliotecas
Angela Maria Mejia
APROBÓ Director Sistema de bibliotecas 20/01/2016
Gutierrez

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