Gastos deducibles

1. Gastos de viaje al exterior

Consulta
La empresa SHAKY SAC, cuyo objeto social es la elaboración y venta de cerveza, ha decidido
comprar un transportador de cubo (que van a utilizar para el transporte vertical de malta).
Asimismo, han designado al señor Jonathan Carbajal (trabajador de la empresa) para que se
encargue de la importación de la mencionada maquinaria, quien viajará por avión a la República
Francesa para ubicar la maquinaria y realizar su compra, además del embarque de la misma
hacia el país.
Al respecto nos consulta:
¿Puedo sustentar todos los gastos por concepto de viáticos con una declaración jurada del
señor Jonathan Carbajal?
Respuesta
En principio, se debe tener en cuenta que el primer párrafo del artículo 37 del Texto Único
Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta (en adelante, LIR) hace referencia al “principio de
causalidad”, ya que para determinar la renta neta de tercera categoría se deducirá de la renta
bruta los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, así como los vinculados con
la generación de ganancias de capital, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida
por dicha ley.
En este sentido, para que los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos puedan ser
considerados gastos deducibles deben cumplir con el mencionado principio, es decir, ser
necesarios para la generación de ingresos gravados, que contribuyan con el mantenimiento de
la fuente productora y que además sean indispensables de acuerdo con la actividad productora
de la renta gravada1.
1. GUERRA SALVATIERRA, María del Pilar. “Límites de los gastos de viaje al interior y exterior
del país, a fin de determinar la renta neta de tercera categoría”. Informe publicado en la revista
Actualidad Empresarial N.° 333, segunda quincena de agosto 2015, p. I-15.
De acuerdo con lo establecido en el inciso r) del artículo 37 de la LIR, son deducibles los gastos
de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables de acuerdo con la
actividad productora de renta gravada. Al respecto, se estipula que la necesidad del viaje
quedará acreditada con la correspondencia y cualquier otra documentación pertinente, y los
gastos de transporte con los pasajes. En ese sentido se ha pronunciado el Tribunal Fiscal en la
RTF N.° 11631-4-2007, en la que se señala lo siguiente:
Para que los gastos de viaje (pasajes) sean deducibles, además de ser necesarios para
el desarrollo de la actividad productora de la renta gravada, deben encontrarse
debidamente acreditados con la documentación correspondiente.
De acuerdo con lo expuesto en su consulta, era necesario que se haga la importación del
transportador de cubo para la producción de cerveza de la empresa SHAKY SAC, de manera
que se trata de gastos que son indispensables para que a futuro genere mayores ingresos,
cumpliéndose así con el principio de causalidad.
Asimismo, como señala ALVA MATTEUCCI2, cabe advertir que la necesidad del viaje deberá
reflejarse en el acta de directorio respectiva con la consiguiente aprobación de un acuerdo de
directorio, el cual determinará los días otorgados por los viáticos. Además, atendiendo al hecho
que la persona que efectúa el viaje debe movilizarse de un lugar a otro, este “movimiento” o
“viaje” encuentra apoyo en la emisión del boleto o ticket que representa el pasaje, el cual puede
ser aéreo, terrestre o marítimo.
2. ALVA MATTEUCCI, Mario. “Los viáticos al interior del país, su necesidad de gasto y
posibilidad de deducción”. Esta información puede consultarse ingresando a la siguiente
dirección web: <http://blog.pucp.edu.pe/blog/blogdemarioalva/2009/05/15/los-viaticos-al-
interior-del-pais-su-necesidad-de-gasto-y-posibilidad-de-deduccion/> (consultado el 9 de
noviembre del 2016).
De acuerdo a lo expuesto en su consulta, en la medida en que el viaje se va a realizar por avión,
el documento que respalda el gasto de viaje sería en este caso el boleto de transporte aéreo,
que deberá ser emitido siguiendo los lineamientos establecidos en la Resolución de
Superintendencia N.º 166-2004/SUNAT, que aprueba las normas para la emisión de boletos de
transporte aéreo.
Por otro lado, respecto de los viáticos, se debe tener en cuenta que dicho concepto comprende
los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, los cuales no podrán exceder del doble del
monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de
mayor jerarquía.
Ahora bien, en el caso específico de los gastos de viaje por concepto de viáticos al exterior, en
el inciso n) del artículo 21 del Reglamento de la LIR se establece que deberán sustentarse de
la siguiente manera:
a) El alojamiento, con documentos a que hace referencia el artículo 51-A de la LIR, vale
decir, aquellos emitidos en el exterior de conformidad con las disposiciones legales de la
República Francesa —para el caso bajo análisis—, siempre que consten en ellos, por
lo menos, el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o
prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación; y la fecha y el monto
de la misma.
b) La alimentación y movilidad, con documentos emitidos en el exterior de conformidad
con las disposiciones legales de la República Francesa —para el caso bajo análisis—,
siempre que consten en ellos, por lo menos, el nombre, denominación o razón social y el
domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación;
y la fecha y el monto de la misma o con la declaración jurada del beneficiario de los
viáticos de acuerdo con lo que establezca el Reglamento. Cabe acotar que si estos
gastos son sustentados únicamente con declaración jurada no podrán exceder del
treinta por ciento (30 %) del monto máximo establecido (doble del monto que, por este
concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía).
De acuerdo a lo expuesto se puede colegir que, en respuesta a su consulta, únicamente en el
caso de los gastos por concepto de movilidad y alimentación pueden ser sustentados con
declaración jurada del señor Jonathan Carbajal, ya que en el caso del gasto por concepto de
alojamiento debe ser sustentado con un comprobante de pago emitido de acuerdo con la
legislación de la República Francesa y que debe contener la información mínima detallada
líneas arriba.
Asimismo, debe tomarse en cuenta lo señalado líneas arriba respecto de los límites de gastos
diarios correspondiente a la zona geográfica a la que se ha viajado. En atención de ello,
debemos señalar que dichos gastos no podrán exceder del doble del monto que, por ese
concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.
En ese sentido, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Supremo N.° 056-2013-PCM,
publicado el 19-05-13 y vigente desde el 20-05-13, los gastos de viáticos que ocasionen los
viajes al exterior de los funcionarios y servidores públicos, de acuerdo con la Escala de Viáticos
por Zonas Geográficas, que corresponde a Europa, como es el caso de la República Francesa,
es de $ 540.00. De manera que, en el caso que nos atañe, el límite máximo por concepto
de viáticos al exterior, por tratarse de un particular, será de $ 1,080.00 por día.
2. Gasto por concepto de remuneración vacacional
Consulta
La empresa DÍASUER SA nos señala que al 31 de diciembre del 2015, del total de sus
trabajadores, 30 tienen derecho a percibir una remuneración vacacional, ya que cumplen con
los requisitos que la normativa laboral exige para ello.
Al respecto nos consultan:
En el caso de que la remuneración vacacional de los mencionados trabajadores sea pagada en
julio del 2016, ¿la provisión del gasto de vacaciones de los 30 días sería deducible para la
declaración jurada anual del 2015?
Respuesta
De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 del Decreto Legislativo N.° 713, el trabajador
tiene derecho a 30 días calendario de descanso vacacional por cada año completo de servicios.
Asimismo, en el referido artículo se establecen las condiciones a las está sujeto para poder
ejercer dicho derecho.
Por su parte, los mencionados trabajadores tienen el derecho a percibir una remuneración
vacacional luego de cumplir con ciertos requisitos, es decir, a suspender la prestación de sus
servicios durante un cierto número de días al año, sin pérdida de la remuneración habitual. Al
respecto, los requisitos que tienen que cumplir para gozar del descanso, son: (i) contar con un
año continuo de labor y (ii) haber cumplido con un determinado número de días efectivos de
labor durante dicho año .
Tal como lo señala ALVA MATTEUCCI , en el caso de las vacaciones, debemos precisar que
al ser estas calificadas como una renta de quinta categoría, ello determinaría que no constituyen
un beneficio laboral, como sí sucede con la compensación por tiempo de servicios (CTS), de tal
manera que para que sean deducibles como gasto deberá tomarse en consideración el
principio del percibido y no del devengado, tal como se establece en el literal d) del artículo
57 de la Ley del Impuesto a la Renta.
Ahora bien, de acuerdo con lo establecido en el literal v) del artículo 37 de la Ley del Impuesto
a la Renta, los gastos o costos que constituyan para su perceptor rentas de segunda, cuarta
y quinta categoría, podrán deducirse en el ejercicio gravable a que correspondan cuando
hayan sido pagados dentro del plazo establecido para la presentación de la DJ
correspondiente al ejercicio. En ese sentido, se ha pronunciado el Tribunal Fiscal en la
Resolución de Observancia Obligatoria N.° 7719-4-2005, en la que se establece lo siguiente:
Las remuneraciones vacacionales, dada su condición de tales y por tanto de rentas de
quinta categoría, son deducibles como gasto de conformidad con lo establecido en el
inciso v) del artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la
Renta aprobado por Decreto Supremo N.º 054-99-EF, modificado por Ley N.º 27356 (el
subrayado es agregado).
Asimismo, tal como se expresa en la Cuadragésima Octava Disposición Transitoria y Final de
la LIR, “los gastos a que se refiere el inciso v) del artículo 37 de la ley, que no hayan sido
deducidos en el ejercicio al que corresponden, serán deducibles en el ejercicio en que
efectivamente se paguen, aun cuando se encuentren debidamente provisionados en un
ejercicio anterior”.
Ello significa que si la empresa DÍASUER SA tiene vacaciones calculadas a pagar a sus
trabajadores por el ejercicio 2015, el importe de las mismas deberá ser adicionado vía
Declaración Jurada Anual 2015 (adición de carácter temporal), de acuerdo a lo dispuesto por el
artículo 33 del Reglamento de la LIR, como una diferencia temporal, al no haber sido canceladas
antes de la presentación de la misma y dicho gasto será deducible en la Declaración Jurada
Anual 2016, ya que recién en julio del 2016 (después de la presentación de la Declaración
Jurada Anual 2015) se realiza el pago de la remuneración vacacional.
3. Gastos de representación
Consulta
La empresa VEINTABRIL SA, cuyo objeto social es la comercialización y venta de arreglos
florales y diferentes tipos de obsequios, con el fin de mantener buenas relaciones comerciales
con sus clientes más representativos, decidió obsequiar tulipanes y/o chocolates con motivo del
día de la madre. Al respecto nos consulta:
¿De qué modo debe acreditar dichos gastos?
Respuesta
En principio, es necesario señalar que los gastos realizados por la empresa VEINTABRIL SA
deben cumplir con los principios de causalidad, razonabilidad y proporcionalidad para ser
aceptados como gastos deducibles, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 37 de la LIR.
Al respecto, las erogaciones realizadas por la empresa VEINTABRIL SA por concepto de
tulipanes y/o chocolates, cumplirían con el principio de causalidad, ya que se realizan con el fin
de mantener buenas relaciones comerciales con sus clientes.
Ahora bien, en el inciso m) del artículo 21 del Reglamento de la LIR se estipula que se
consideran gastos de representación propios del giro del negocio:
4. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de las oficinas,
locales o establecimientos.
5. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su
posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
Cabe acotar que no se encuentran comprendidos en el concepto de gastos de representación,
los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa de consumidores reales o potenciales,
tales como los gastos de propaganda.
De lo expuesto, se puede colegir que los gastos incurridos en los obsequios de tulipanes y/o
chocolates a sus clientes por parte de la empresa VEINTABRIL SA serían gastos de
representación, ya que tienen como fin mantener buenas relaciones comerciales con sus
clientes más representativos y no están dirigidos a una masa de consumidores, sino a
consumidores específicos (“clientes más representativos”).
Respecto del límite para su deducción, en el inciso q) del artículo 37 de la LIR, se establece que
no se permite la deducción del total de gastos por concepto de gastos de representación, sino
que serán deducibles siempre que no excedan el 0.5 % de los ingresos brutos, con un límite
máximo de cuarenta (40) UIT. Asimismo, a efectos del límite a la deducción, el numeral 2 del
artículo 21 del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta precisa que se considerará los
ingresos brutos menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y demás conceptos de
naturaleza similar que respondan a la costumbre de la plaza.
Sin embargo, tal como se señala en la RTF N.° 6573-5-2004, “(…) el solo hecho que no superen
el límite establecido por la ley no implica que el gasto deba ser aceptado automáticamente como
de representación, correspondiendo más bien presentar pruebas que razonablemente permitan
concluir que se observaba el principio de causalidad y que participaban de la naturaleza de
gastos de representación (…).” (La cursiva es agregada)
En ese sentido, la deducción de los gastos de representación procederá en la medida en que
se cumpla con demostrar su relación de causalidad con las rentas gravadas, no superen el límite
establecido, se encuentren acreditados fehacientemente mediante comprobantes de pago que
cumplan con los requisitos establecidos en el reglamento y, como condición adicional, que estos
gastos se hayan devengado y reconocido dentro del ejercicio correspondiente.
Por último, en atención a su consulta, debe tener en cuenta que resulta conveniente que la
empresa VEINTABRIL SA pueda acreditar los gastos a través de los comprobantes de pago
emitidos, los cuales deben ser emitidos consignando la leyenda “transferencia gratuita”;
asimismo, con una relación detallada de los clientes a los que se envió el obsequio, cargo de
recepción del obsequio o la guía de remisión que sustente el traslado de dichos obsequios,
fotografías.