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1. OBJETIVO

Verificar el buen desempeño de los procesos en la Institución según los requisitos de

norma, las políticas institucionales y procedimientos internos, con el fin de detectar
desviaciones y riesgos y proponer acciones de mejora y autocontrol del Centro del
Instituto Técnico Educativo Colombiano INSTECOL.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos definidos en el mapa de procesos
del Instituto Técnico Educativo Colombiano INSTECOL, inicia con la realización del
programa de auditorías y termina con el seguimiento y cierre eficaz de las no
conformidades y retroalimentación del SGC.

3. DEFINICIONES

Auditor: Persona cualificada para realizar auditorías de sistemas de gestión.

Auditor Líder: Auditor competente para dirigir y efectuar las auditorias. Jefe del equipo
auditor.

Auditoría: La auditoría de calidad es un examen metódico que se realiza para

determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las
disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de
comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Auditoría interna: Proceso independiente, sistemático y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se
satisface el criterio de la auditoría. Llevada a cabo por el propio personal de la
organización.

Criterios de la Auditoría. Conjunto de políticas y documentos tales como

procedimientos, instructivos, guías o requisitos que se utilizan como una referencia
frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Conforme: Es el cumplimiento de un requisito.

No Conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados por el sistema de

gestión de la calidad.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden
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indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de

mejora.

Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los hallazgos de la auditoría.

4. ASPECTOS GENERALES

4.1 Generalidades

a. Las auditorías internas de calidad deben utilizarse como una herramienta de gestión
que permita evaluar en forma objetiva e independiente a un proceso o una actividad
con el fin de determinar:
 Cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001: 2008 y NTC 5555.
 Cumplimiento de las normas legales.
 Cumplimiento de requisitos de los usuarios.
 Cumplimiento de las disposiciones establecidas por INSTECOL en relación con
el desempeño de los procesos.

b. La responsabilidad de la planeación y seguimiento de las auditorías internas del

S.G.C es del Coordinador del Comité de Calidad Institucional. Las auditorias se
planean de acuerdo al estado del SGC y a la importancia de las actividades por
auditar, así como los resultados de auditorías previas.

c. Las Auditorías internas deben ser programadas con una frecuencia mínima de una
vez al año, a menos que se considere necesario realizarlas con una periodicidad
distinta.

d. Es de obligatorio cumplimiento que los auditores de calidad guarden la

independencia con los procesos que son auditados y estén libres de predisposición
e influencias que pueda afectar su objetividad.

e. El personal calificado para auditor interno es todo aquel que haya realizado el curso
de Auditor interno de calidad, según la ISO 9001 y que cumpla con el perfil
establecido por la organización.

f. Igualmente es requisito la participación del responsable del proceso tanto en la

reunión de apertura como de cierre de la auditoria.

g. Los líderes de los procesos deben velar porque se tomen las acciones correctivas
en el menor tiempo posible frente a las no conformidades y observaciones
detectadas en la auditoría interna de calidad.
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4.2 Responsabilidad.

a. Responsabilidades de Líder:
 Participar en la selección de otros miembros del equipo auditor.
 Preparar el programa y plan de auditoría, en conjunto con el comité de calidad..
 Representación del equipo auditor ante el auditado.
 Presentación del informe de auditoría.
 Entregar los soportes físicos de la auditoria al Comité de Calidad Institucional
cumpliendo con las normas establecidas en este procedimiento.
 Brindar soporte al equipo de auditores y al auditado aclarando inquietudes
cuando se requiera.

b. Responsabilidad de los auditores internos de calidad. Las responsabilidades de

los Auditores Internos de Calidad son las siguientes:
 Explicar a los auditados el motivo y circunstancia de la auditoria.
 Anotar todos los hallazgos, observaciones y no conformidades al proceso
auditado en el formato “Lista de verificación”.
 Colaborar con el Coordinador del Comité de Calidad Institucional en todo lo
necesario para asegurar el éxito de la auditoria.
 Preparar oportunamente las auditorias y los informes correspondientes.
 Hacer seguimiento a las acciones correctivas que se deriven del informe de
Auditoría Interna de Calidad.
 Garantizar la independencia e imparcialidad.
 Informar cualquier actividad que pueda incidir sobre sus actividades de auditor.
 Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.
 Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria.
 Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades
asignadas.
 Documentar los hallazgos de la auditoría, y reportarlos oportunamente.
 Confirmar las evidencias que soportan los hallazgos con el auditado.
 No afectar su independencia, objetividad y autonomía por influencias o presiones
externas.
 Verificar la efectividad de las acciones correctivas (cuando se requiera).
 Asegurar su confidencialidad en sus actividades de auditoria.
 Comunicar de manera oportuna sus impedimentos o situaciones que le generen
conflicto de intereses.

c. Responsabilidad de los auditados. Las responsabilidades de los auditados:

 Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la auditoria.
 Facilitar el acceso al sitio de la auditoria y a los documentos relevantes para
auditoria.
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 Cooperar con los Auditores Internos de Calidad para asegurar el éxito de la

auditoria.
 Establecer e implementar en forma oportuna las acciones correctivas que se
deriven del informe de auditorías.

4.3 Plan de auditoria

Consiste en la organización de cada auditoria, la cual se realiza con anterioridad a la

fecha de realización. Las actividades que se desarrollan son:

 Preparación y envío del plan de auditoría.

 Revisión de documentos.
 Elaboración de Lista de chequeo.

a. Preparación y envío del plan de auditoria. El auditor líder es el encargado de

elaborar el plan de auditoria, de acuerdo con el formato plan de auditoria, el cual es
enviado a los auditados con mínimo tres (3) días de antelación a la auditoria. Este
debe incluir la siguiente información:
 Proceso a auditar y responsable.
 Auditor líder.
 Auditor.
 Objeto de la auditoria, se describe el propósito de lo que se quiere lograr con la
auditoria.
 Alcance de la auditoría.
 Criterios de auditoría. .
 Fecha de la auditoría.
 Hora de la auditoría.
 Lugar de la auditoría.
 Auditado responsable, se relacionan los cargos de los auditados.

b. Revisión de los documentos. Con el objetivo de preparar la hoja de verificación para

la auditoria interna de calidad, el auditor solicita los documentos necesarios, como
copia no controlada, al Coordinador del comité de Calidad. Por ejemplo: manual de
calidad, caracterizaciones, procedimientos específicos, entre otros.

c. Elaboración hoja de verificación. El auditor elabora la hoja de verificación de

acuerdo con el formato establecido.

4.4 Desarrollo de la auditoría

a. Reunión de apertura. Esta actividad es liderada por el auditor líder. Sus funciones
son:
 Confirmar el plan de auditoría.
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 Coordinar la forma como se realizarán las actividades de auditoría.

 Confirmar los canales de comunicación.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar las preguntas.

b. Recolección de la información. Esta se puede realizar a través de:

 Observación de actividades.
 Revisión de documentos.
 Entrevistas, preferiblemente en los puestos de trabajo de los auditados para
tener mayor disponibilidad de documentos y registros y de observar la forma
como llevan a cabo las actividades. Las preguntas utilizadas durante la entrevista
deben ser claras y permitir a su vez respuestas que conlleven a la información
requerida. La entrevista se puede complementar con revisión de documentos,
con el fin de verificar que la ejecución real se hace ceñida al procedimiento
escrito y que existe evidencia del cumplimiento sistemático del procedimiento
(informes y registros).

c. Documentación del hallazgo. Con base en la revisión de la información recolectada

se identifican hallazgos, los cuales son registrados por el auditor en el formato hoja
de verificación.

d. Reunión interna de auditores. Se realizará antes de la reunión de cierre para

concluir sobre el cumplimiento del objeto de la auditoría y resumir las principales
fortalezas, aspectos por mejorar y los hallazgos (no conformidades y
observaciones) encontrados.

e. Reunión de cierre. Es precedida por el auditor líder, en esta participa todo el equipo
auditor y los auditados. Se debe comunicar:
 Fortalezas encontradas.
 Aspectos por mejorar encontrados.

4.5 Elaborar informe.

a. Preparación del informe. El equipo auditor con base en la información recolectada

en la hoja de verificación y a las conclusiones a las que se llegaron y acordaron en
la reunión de cierre, elabora un informe de auditoría, el cual no debe tardar más de
siete (7) días hábiles luego de finalizada la auditaría. El informe contiene como
mínimo la siguiente información:

 Datos generales, como: fecha, objeto y alcance de la auditoría y procesos

auditados.
 Resumen de fortalezas y hallazgos (no conformidades y observaciones).
 Conclusiones de la auditoría
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b. Verificación plan de mejoramiento. Se puede realizar a través de una auditoría o

visitas puntuales de seguimiento, cuyo alcance sea solamente verificar la
implementación y eficacia de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento
Institucional.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Seleccionar Seleccionar los Auditores Comité de Calidad. MC-FO-17
1 Auditores internos de acuerdo al perfil Formato
Internos establecido Auditores
internos
Elaborar Elaborar Programa de Comité de calidad. MC-FO-09
Programa de Auditorías Internas de Calidad Formato
2 Auditorías Programa de
Internas Auditorías
Internas.
Revisar Revisar Programa de Comité de calidad. MC-FO-09
Programa Auditorías Internas de Calidad Formato
3 Programa de
Auditorías
Internas.
Aprobar Aprobar Programa de Rector MC-FO-09
Programa Auditorías Internas de Calidad Formato
4 Programa de
Auditorías
Internas.
Remitir Remitir a los Auditores y Comité de calidad. MC-FO-09
Programa de Auditados el Programa de Formato
6 Auditorías de Auditorías Internas de Calidad Programa de
calidad Auditorías
Aprobado Internas.
Preparar la Organizar los documentos y la Equipo Auditor MC-FO-09
7 auditoria. información necesaria para Formato
preparar la Auditoria. Programa de
Auditorías
Internas.
Elaborar plan de Elaborar el Plan de Auditorías Equipo Auditor MC-FO-06
Auditorías Internas, de acuerdo al Formato de Plan
8 Internas programa de Auditorías de Auditorías
internas y lo verifica con el Internas.
auditado, mínimo tres días
antes de la Auditoria.
9 Elaborar hoja de Elaborar lista de verificación Equipo Auditor MC-FO-03
verificación Formato lista de
verificación.
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Desarrollar Desarrollar Auditoria interna. Equipo Auditor MC-FO-03

Auditoria internaSe realiza reunión de Formato lista de
10 apertura, recolección de verificación.
información, documentar los
hallazgos, reunión interna de
Auditores y reunión de cierre.
Elaborar informe Elaborar informe de Auditorias Equipo Auditor MC-FO-08
11 de Auditorias en el formato establecido, y se Formato Informe
remite al Comité de Calidad de Auditoria
Institucional Interna.
Levantar planes En base al Informe de Comité de Calidad MC-FO-10
12 de mejoramiento Auditoria se realiza los planes Proceso Auditado Formato de
institucional de mejoramiento institucional Identificación y
Tratamiento del
servicio no
conforme.
Verificar Verificar las acciones de Comité de Calidad MC-FO-10
Acciones de mejora realizadas en los Líder de Proceso Formato de
13 mejora procesos y establecer su Auditado. Identificación y
realizadas eficacia, si las acciones de Tratamiento del
mejora no han sido servicio no
implementadas y/o no han conforme.
sido eficaces, se debe solicitar
al líder del Proceso ajustar de
nuevo el plan e informar al
comité de Calidad.
Cerrar no Cerrar las no conformidades si Comité de Calidad MC-FO-10
14 conformidades las acciones de mejora en los Formato de
evidenciadas procesos fueron eficaces. Identificación y
Tratamiento del
servicio no
conforme.

6. FORMATOS

MC-FO-03 Formato lista de verificación.

MC-FO-06 Formato de Plan de Auditorías Internas.
MC-FO-08 Formato Informe de Auditoria Interna.
MC-FO-09 Formato Programa de Auditorías Internas.
MC-FO-10 Formato de Identificación y Tratamiento del servicio no conforme.
MC-FO-17 Formato Auditores internos
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7. REGISTRO DE MODIFICACIONES:

FECHA VERSIÓN No. CÓDIGO MODIFICACIONES

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Responsable: Responsable: Responsable:
Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma Firma

Fecha: Fecha: Fecha: