La Administración

¿Qué es la administración?

La administración es una de las más importantes actividades humanas. Dado que desde que la
especie humana comenzó a formar grupos para lograr ciertos fines que no eran fáciles o no eran
alcanzables en forma individual.
La administración ha sido esencial para lograr la coordinación de cada uno de los esfuerzos
individuales dentro de cada grupo. De ahí que, a medida que la sociedad empezó a depender
crecientemente de los esfuerzos grupales, y que estos grupos fueron cada vez más grandes, la
tarea de la administración se volvió cada vez más importante.

Una de las definiciones de administración es:

“La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en
grupos los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”

Esta definición debe ser ampliada en los siguientes aspectos:

1.- Toda persona que se desempeña como administrador debe ejercer las funciones
administrativas de: planeación, organización, integración del personal, dirección y control.
2.- La administración se aplica a todo tipo de organizaciones
3.- La utilizan los administradores de todos los niveles dentro de las organizaciones.
4.- La intención de todos los administradores es la misma: generar superávit.
5.- La administración persigue mejorar la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Por lo tanto, entre otros, son administradores:

Los Gerentes Generales de los grandes bancos y de las grandes empresas como las cadenas de las
farmacias, cines, etc. El rector de una Universidad, el gerente de una Pyme, la directora de una
escuela, el dueño de una microempresa, como también el supervisor de una planta productiva, el
cura de la parroquia, etc.

Todos ellos hacen importantes contribuciones para que sus respectivas organizaciones alcancen
sus metas en forma eficaz y eficiente. Todos ellos realizan actividades administrativas
Todos los antes nombrados administran organizaciones, las que se definen como un grupo de
personas que trabajan en común para generar un excedente.
En las organizaciones comerciales (empresas) a este excedente se le llama utilidades. En las
organizaciones no lucrativas, tales como las filantrópicas, el excedente puede estar representado
por la satisfacción de las necesidades de sus usuarios. Las universidades también generan un
excedente mediante la creación y difusión de conocimientos, así como de la prestación de
servicios a la comunidad y a la sociedad.

Las funciones de los Administradores

Las funciones de los administradores constituyen una estructura muy útil para organizar los
conocimientos administrativos.
Hasta ahora no han surgido nuevas ideas, resultados de investigaciones o técnicas, que sean
imposibles de integrar a las funciones clásicas de la administración, que son: planeación,
organización, integración de personal, dirección y control.

La Planeación es la función que implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones
necesarias para lograrlos, y por lo tanto se requiere tomar decisiones.
Lo anterior implica la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas. Como
se verá luego, existen varios tipos de planes, los que van desde los propósitos y objetivos
generales hasta las acciones más detalladas por emprender, como por ejemplo:

-El pedido de un producto farmacéutico muy especial para el tratamiento de una rara y dolorosa
enfermedad.
-La contratación y capacitación de médicos para la apertura de una moderna clínica que usará
equipos quirúrgicos robotizados.

Ningún plan real existirá si no se toma una decisión, con el compromiso de recursos humanos,
materiales y/o del prestigio. Antes de tomar una decisión, lo único que existe es un estudio de
planeación, un análisis o una propuesta; en ese momento no puede hablarse aún de un plan real.

La Organización es la función que hace posible que las personas que trabajan en grupos para
conseguir el cumplimiento de una meta tengan claro los roles que van a desempeñar, a la manera
de actores de una obra de teatro. Ya sea que tales roles les correspondan en particular, sean
accidentales o casuales o hayan sido definidos y estructurados por otra persona, interesada en
cerciorarse de que los individuos contribuyan en formas específicas al esfuerzo del grupo.

El concepto de "papel" o “rol” implica que lo que los individuos hacen persigue un propósito u
objetivo definido, ellos deben conocer la relación de su objetivo laboral con el esfuerzo grupal y
deben poseer la autoridad, instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea.
Esto puede percibirse en un esfuerzo grupal tan sencillo como la instalación de un campamento en
una excursión veraniega, donde:
Todos los miembros del grupo podrían hacer lo que prefirieran, pero sin duda sus actividades
serán más eficaces y será menos probable que dejen de realizarse ciertas tareas indispensables.
Así a unas personas se les asigna la tarea de recoger leña, a otras se les asigna la tarea de
conseguir agua, a otras se les asigna la tarea de encender una fogata, cocinar, lavar los cubiertos,
etc.
Así pues, la organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una
estructura intencionada de los roles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.
La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las
tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar tales tareas.

El concepto de capacitado incluye conocimientos, habilidades y/o experiencia.

El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un ambiente favorable
para el desempeño humano. Se trata, entonces, de un instrumento administrativo, no de un fin en
sí mismo. Aunque en la estructura deben definirse las tareas por realizar, los roles establecidos de
esta manera también deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del
personal disponible. El diseño de una estructura organizacional eficaz no es, para nada, una tarea
administrativa sencilla. Lograr que las estructuras sean acordes con las situaciones prevalecientes
no es fácil, por lo común genera numerosos problemas.
Dado que supone:
La definición del tipo de labores o tareas por ejecutar y simultáneamente el buscar y hallar a las
personas más indicadas para realizarlas.

La Integración de Personal es la función que implica llenar y mantener ocupados los puestos o
cargos contenidos por la estructura organizacional.
Esto se realiza mediante:
La identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un inventario del
personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación
profesional, compensación y capacitación (o alguna otra forma de desarrollo).
Tanto de los candidatos a ocupar puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado,
con el fin de lograr la eficaz y eficiente realización de las tareas.

La Dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Por lo tanto, la dirección tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
Todos los administradores coincidirían en que:
- Sus problemas más importantes son los que resultan de los individuos (sus deseos y
actitudes, su comportamiento individual y en grupos) y
- Los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo líderes eficaces.

Dado que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen
medios para la satisfacción de sus necesidades, anhelos y deseos. Es comprensible que la
dirección suponga motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

El Control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar

que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y
planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de
estas. En pocas palabras, el control facilita el cumplimiento de los planes. Aunque la planeación
debe preceder al control, los planes no se cumplen solos. Los planes orientan a los
administradores en el uso de recursos para el logro de metas específicas, tras de lo cual las
actividades son objeto de revisión para determinar si responden a lo planeado.
Las actividades de control suelen relacionarse con la medición de los resultados o logros.
Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los informes de inspección de calidad
y los informes de horas-hombre perdidas, son muy conocidos.
Cada uno de ellos sirve para efectos de medición, y muestra si los planes funcionan; en caso de
que persistan desviaciones, es necesario proceder a su corrección. Pero, ¿Qué corregir?
Dado que las actividades, en su gran mayoría son realizadas por las personas, ya sea en forma
directa u operando los equipos y/o maquinarias que las realizan. Si se ignora quiénes son las
personas responsables de realizar cada una de las funciones, no se puede hacer nada para
reducir las desviaciones.
Como por ejemplo:
Garantizar que las compras se realicen de acuerdo a las respectivas especificaciones o controlar
los ingresos por concepto de ventas.
Impulsar el cumplimiento de los planes en la práctica significa identificar a las personas
responsables de los resultados que difieren de lo planeado, para luego dar los pasos necesarios
para mejorar su desempeño, mediante la capacitación, por ejemplo. Así, los resultados se
aseguran controlando lo que hacen las personas.

La Coordinación, esencia de la Administración

Algunas autoridades consideran que la coordinación es en sí misma una función específica de los
administradores. Sin embargo, es mejor concebirla como la esencia de la administración, para el
logro de la armonía de los esfuerzos individuales en favor del cumplimiento de las metas grupales.
Cada una de las funciones administrativas es un ejercicio en pro de la coordinación.
Incluso en el caso de una iglesia o comunidad, las personas a veces interpretan intereses similares
de diferente manera, de modo que sus esfuerzos en beneficio del cumplimiento de metas mutuas
no se combinan automáticamente con los esfuerzos de los demás.
Así, es tarea básica de los administradores conciliar las diferencias de enfoques, ritmos, esfuerzos
o intereses y armonizar las metas personales con el fin de que contribuyan a las metas de la
organización.

La Planeación
Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de personas que trabajan en grupos, la tarea más
importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del
grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el
conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas. Esta es la función de la
planeación, la función administrativa más básica de todas.
La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para lograrlos, lo que
requiere de la toma de decisiones, vale decir, de optar entre diferentes y muchas veces
alternativos cursos futuros de acción. Por lo tanto, los planes constituyen un método racional
para el cumplimiento de objetivos preseleccionados.
La planeación supone asimismo, y en forma destacada, innovación administrativa. Ella tiende un
puente entre el punto donde se está y aquel otro donde se desea ir. Se debe señalar que la
planeación y el control son inseparables, se les llama los hermanos siameses de la
administración.
Todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendrá manera de saber
si efectivamente se dirige hacia donde quiere ir (resultado de la tarea del control) sin antes saber a
dónde quiere ir (parte de la tarea de la planeación).
Así, los planes proporcionan las normas o estándares de control.

Tipos de planes
El resultado de la planeación son los planes, y estos se clasifican en los siguientes tipos:
Propósitos o Misiones, Objetivos o Metas, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas,
Programas, Presupuestos.

Propósitos o Misiones:
En la Misión o Propósito (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica la función o
tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Todo establecimiento
organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se desea que su existencia sea
significativa) un propósito o misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o
tarea básica que la sociedad les asigna.
Así por ejemplo:
El propósito de una empresa comercial es generalmente la producción y/o distribución de bienes
y servicios, la misión o propósito de la Dirección de Vialidad del MOP es el diseño, construcción y
operación de un sistema de carreteras, el propósito de los Tribunales de Justicia es la
interpretación de las leyes y su aplicación, el propósito de una universidad es la enseñanza, la
investigación y la prestación de servicios a la comunidad.

Debe advertirse que algunos autores distinguen entre Propósitos y Misiones. Para ellos, una
empresa, por ejemplo, puede tener el propósito social de producir y/o distribuir bienes y
servicios, y alcanzarlo cumpliendo la misión de producir ciertas líneas de bienes.
Las misiones de una empresa petrolera como Enap son la búsqueda de petróleo y gas natural, la
producción, refinación y comercialización de ellos y de sus numerosos productos derivados, desde
diesel hasta productos químicos. La misión de Du Pont Company ha sido expresada como
producir "mejores cosas mediante la química“. Mientras que CMPC (la Papelera) entiende su
misión empresarial como la producción y venta de papel y de bienes elaborados con papel. En la
década de los sesenta la NASA se fijó la misión de poner a un hombre en la Luna antes que los
soviéticos. No obstante, el propósito o misión de otras empresas y áreas de actividad es
generalmente más vago. Por ejemplo, muchos consorcios conciben su misión como sinergia,* la
cual se consigue mediante la combinación de varias compañías.
* El concepto de sinergia puede formularse sencillamente como una situación en la que 2 más 2
es igual a 5, o en la que el todo es mayor a la suma de las partes.

Estrategias
En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término "estrategias" para designar los grandes
planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del enemigo.
Pero a pesar de que el término "estrategia" sigue teniendo implicaciones competitivas, los
administradores lo usan cada vez más para referirse a extensas áreas de la operación de una
empresa.
En este curso se define estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo
de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para
su cumplimiento.

Políticas
Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o
criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
Se debe dejar en claro que no todas las políticas son "enunciados"; a menudo ellas se desprenden
sencillamente de las acciones de los administradores, en especial de los jefes.
Así por ejemplo el Gerente de una empresa, puede seguir rigurosamente (más por conveniencia
que como una política propiamente dicha) la práctica de ascender a empleados de la misma
empresa; esta práctica puede interpretarse como política y ser seguida celosamente por los
subordinados.
En realidad, uno de los problemas de los administradores es asegurarse que sus subordinados no
interpreten como políticas lo que en verdad son decisiones administrativas menores no previstas
para actuar como patrones de conducta.
En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza
que esta sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro.
Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven
innecesario el análisis de la misma situación cada vez que esta se presenta y unifican otros
planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las
acciones de sus subordinados.

Existen muchos tipos de políticas; como ejemplo de ellas pueden mencionarse:

- Las políticas de contratación exclusiva de profesionales con estudios universitarios completos.
- La promoción de sugerencias de los empleados para elevar la cooperación.
- El ascenso de los trabajadores dentro de la empresa
- El estricto apego a un elevado estándar de ética empresarial
- La determinación de precios competitivos o la insistencia en precios fijos, no basados en los
costos.
Procedimientos
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo
de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas.
Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la secuencia y manera exacta en
que deben ser realizadas ciertas actividades. Es muy común que los procedimientos crucen las
fronteras departamentales. Es el caso, por ejemplo, del procedimiento de tramitación de una
orden de pedido de un cliente de una empresa manufacturera involucrará casi indudablemente:
- Al Depto. de Ventas (a causa del pedido original), al Depto. de Finanzas (para la confirmación de
la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), al Depto. de Contabilidad (para el
registro de la transacción), al Depto. de Producción (el pedido implica la producción de bienes o la
autorización para sacarlos de la bodega) y al Depto. de Tráfico (para la determinación de los
medios y ruta de transporte para su entrega).

Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas.

La política de una empresa puede ser conceder vacaciones a los empleados en verano.
En los procedimientos establecidos para hacer operativa esta política:
Se determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se
fijarán métodos y montos para el pago del bono de vacaciones, se especificarán los registros para
asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar
las vacaciones.

Reglas
En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada
persona. Son por lo general el tipo de planes más simple. "No fumar" es una regla que no permite
ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado.
La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización
u omisión de una acción. Es preciso distinguir entre reglas y políticas.
El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de las
áreas en las que los administradores pueden actuar a discreción, vale decir usar su criterio para
decidir. Las reglas, en cambio no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.

Procedimientos y Reglas Impuestos desde fuera

En ciertas ocasiones se fijan reglas y procedimientos como resultado de una imagen pública
desfavorable. Fue lo que le ocurrió a uno de los contratistas de defensa más importantes del
Ministerio de Defensa de USA, cuando fue acusado de un comportamiento impropio.
Para no verse excluido de futuras licitaciones de contratos de defensa, tuvo que acceder al
cumplimiento de una serie de reglas y procedimientos impuesta por el Ministerio de Defensa.
Estos nuevos requisitos fueron diseñados para impedir el cambio de costos de un contrato a otro.
Por ejemplo, los trabajadores tienen que preparar y firmar sus propias tarjetas de registro al inicio
y al fin de sus labores diarias.
El supervisor tiene que revisar cada tarjeta; si alguna de ellas ha sido llenada incorrectamente, el
trabajador en cuestión debe hacer la corrección, la cual debe marcarse con las iniciales del
trabajador y su jefe. El registro original no debe eliminarse, con el fin de que pueda ser revisado
posteriormente. Asimismo, el contratista fue obligado a establecer rigurosas reglas para el cobro
de gastos generales. No está permitido que los empleados reciban regalos, así se trate de una
lapicera, un llavero o simple calendario.
De esta manera, un cliente importante puede imponer reglas y procedimientos, los que en este
caso no sólo son ejemplos de planeación, sino también de control, evidenciándose así, una vez
más, la estrecha relación entre estas dos funciones administrativas.

Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un
curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Pueden ser tan importantes
como en el caso, por ejemplo, de una línea aérea:
- El programa para la compra de una flota de aviones por un valor de US$ 1.400 millones o.
Un programa quinquenal en favor de mejores condiciones y mayor calidad de sus cientos de
supervisores
Pero también pueden ser tan pequeños como un programa formulado por un solo supervisor para
elevar la moral de los trabajadores del departamento de producción de partes y piezas de una
empresa que fabrica maquinaria agrícola.

Un programa prioritario puede requerir de muchos programas de apoyo.

En el caso de la línea aérea mencionado antes, el programa para la inversión en nuevos aviones
(que supone muchos millones de dólares para la compra de las aeronaves y los repuestos
necesarios) implica muchos programas de apoyo para el correcto y eficiente uso de la inversión.
Este programa requiere el apoyo, entre otros, de los siguientes programas:
-Debe desarrollarse en detalle un programa para el mantenimiento y bases de operación de partes
y componentes de repuesto.
- Se deben disponer instalaciones especiales de mantenimiento y capacitar a personal calificado
para esta tarea.
- También se debe impartir capacitación a pilotos y mecánicos de vuelo, y en caso de que los
nuevos aviones signifiquen una adición neta de horas de vuelo se debe reclutar personal de vuelo.
- Los itinerarios deben ser sometidos a revisión y se debe capacitar al personal de tierra en la
atención de los nuevos aviones y sus itinerarios como resultado de la ampliación del servicio del
sistema de la aerolínea a nuevas ciudades.
- En los programas publicitarios debe preverse la adecuada promoción de los nuevos servicios.
- Deben hacerse planes para el financiamiento de los aviones y su cobertura de seguros.
Todos estos programas demandan coordinación y oportunidad, ya que una falla en cualquier
parte de esta red de programas de apoyo representaría demoras en el programa principal y costos
innecesarios, así como pérdida de utilidades.
Presupuestos
Un presupuesto es una formulación de resultados esperados expresado en términos numéricos.
Podría llamársele un programa "en cifras". De hecho, al presupuesto financiero operacional se le
denomina a menudo "plan de utilidades". Un presupuesto puede ser expresado, ya sea en
términos: Financieros, horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina o en cualesquiera
otros términos numéricamente medibles.
Puede referirse a las operaciones, como en el caso del Presupuesto de Egresos. Puede reflejar
desembolsos de capital, como el Presupuesto de Inversiones de Capital. Puede también indicar el
flujo de efectivo, como el Presupuesto de Efectivo.

Dado que los presupuestos también son instrumentos de control, se volverá sobre ellos más
adelante. Sin embargo, la elaboración de un presupuesto corresponde evidentemente a la
planeación. El presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas y
organizaciones.
Un presupuesto obliga a una empresa a realizar por adelantado (ya sea con una semana o 5 años
de anticipación) una recopilación numérica de sus expectativas de flujo de efectivo (dinero),
ingresos y egresos, desembolsos de capital o utilización de horas-hombre o de horas-máquina.
El presupuesto es necesario para el control, pero será inútil como norma sensible de control si no
es un reflejo fiel de los planes. Los siguientes son los pasos prácticos que generalmente se
ejecutan cuando se planifica. Sin embargo, antes se debe enfatizar que siempre es necesario
analizar los cursos de acción posibles en cada uno de estos pasos.
Estos pasos son:
Atención a las oportunidades, establecimiento de objetivos, desarrollo de premisas,
determinación de cursos alternativos de acción, evaluación de cursos alternativos de acción,
selección de un curso de acción, formulación de planes derivados y traslado de planes a cifras
mediante los presupuestos.

1.- Atención a las Oportunidades

En rigor este paso antecede a la planeación, dado que es común que surjan “problemas” que
requieren soluciones, y estas son oportunidades para mejorar el desempeño. Atender a las
oportunidades implica el estar atento a los cambios en las condiciones externa, como también a
los “problemas” que surgen al interior de la empresa, y es el punto de partida de la planeación
Un administrador siempre debe hacer un análisis preliminar del entorno en busca de posibles
oportunidades futuras, para:
-Poder detectarlas e identificarlas con total claridad,
- Determinar su posición en términos de sus fortalezas y
-Determinar qué problemas desean resolver y por qué, y qué esperan ganar.
La atención a las oportunidades es de vital importancia, dado que el establecimiento de objetivos
realistas depende de ella.
Un diagnóstico realista de las situaciones que generan oportunidades es imprescindible para una
planeación eficiente.

2.- Establecimiento de Objetivos

Los objetivos se establecen para toda la empresa y luego para cada una de sus gerencias,
departamentos, secciones, etc., tanto para el largo como para el corto plazo. Los objetivos deben
especificar con claridad los resultados esperados, los puntos terminales de lo que debe hacerse,
en qué se pondrá el mayor énfasis. El objetivo se alcanzará mediante el encadenamiento de
estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3.- Desarrollo de Premisas

Las premisas decisivas que se deben establecer, divulgar y obtener su aceptación, entre otros
son: pronósticos, las políticas básicas aplicables y los planes ya en marcha de la empresa.
Las premisas son los supuestos con respectos a las condiciones en los que el plan será llevado a
la práctica. Es muy importante que todos los administradores involucrados en la planeación estén
de acuerdo con las premisas.

El principio más importante respecto a las premisas de la planeación es el siguiente:

“Mientras mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la
planeación respecto de la utilización de premisas congruentes tanto más coordinada será la
planeación de la empresa”

En el desarrollo de las premisas son muy importantes los pronósticos, dado que permiten estimar:
¿Qué tipo de mercados habrá? ¿Cuánto se venderá? ¿Cuáles serán los precios? ¿Cuáles los
productos? ¿Cuáles los avances técnicos? ¿Cuánto serán los costos? ¿Los índices salariales? ¿Las
tasas y políticas fiscales? ¿Las nuevas plantas? ¿Las políticas sobre dividendos? ¿Las condiciones
políticas y sociales? ¿Cómo se financiará la expansión? ¿Cuáles serán las tendencias a largo plazo?

4.- Determinación de Cursos de Acción Alternativos

Este paso consiste en buscar y examinar varios cursos de acción alternativos, en especial aquellos
que no son fáciles de percibir a primera vista. Debe tenerse presente que casi no hay plan para el
que no existan alternativas razonables. Con frecuencia la alternativa menos obvia resulta sea la
mejor. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número con el fin de
analizar las más promisorias. Aunque se cuente con eficientes técnicas matemáticas y
computacionales, hay un límite al número de alternativas susceptibles de ser analizadas a fondo.
Por lo común los planificadores deben realizar un examen preliminar para descubrir las
alternativas que aparecen con más posibilidades de ser las más fructíferas.

5.- Evaluación de Cursos de Acción Alternativos

Luego de buscar y encontrar cursos alternativos, examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente
paso es evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas. Puede ocurrir que un
curso de acción dado parezca el más rentable, pero que al mismo tiempo requiera de una gran
inversión de capital y ofrezca un prolongado periodo de recuperación. Es posible que haya otro
curso de acción que puede parecer menos rentable pero implicar menor riesgo, y otro que puede
convenir mejor a los objetivos a largo plazo de la empresa. Casi siempre se dispone de tantos
cursos alternativos y son tantas las variables y limitaciones que deben ser consideradas que la
evaluación puede resultar extremadamente difícil.
6.- Selección de un Curso de Acción
Este es el paso en el que se adopta el plan, el verdadero paso donde se toma la decisión.
En algunas ocasiones el análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más son
aconsejables, de modo que el administrador pueda optar por seguir más de un curso de acción
en lugar de uno solo, el mejor.

7.- Formulación de Planes Derivados

Es raro que, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, dado que lo
indicado es dar otro paso. Casi siempre, la gran mayoría de los grandes planes requiere de planes
derivados que lo apoyen y le reduzcan el riesgo y/o le aumenten la rentabilidad.

8.- Traslado de Planes a Cifras Mediante los Presupuestos

Luego de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de
significado, tal como se señaló antes en los diversos tipos de planes, es trasladarlos a cifras
convirtiéndolos en presupuestos.
Los presupuestos generales de una empresa representan la suma total de sus ingresos y egresos,
con sus utilidades o superávit resultantes, y de los presupuestos de las partidas del Balance
General más importantes, como efectivo e inversiones de capital. Cada gerencia, departamento o
programa de una empresa comercial o de cualquier otro tipo, puede tener su propio presupuesto,
por lo común de egresos e inversiones de capital, los cuales deben estar en relación con el
presupuesto general.
Si los presupuestos se elaboran correctamente, constituyen un medio para la combinación de los
diversos planes y fijan importantes estándares contra los cuales medir los progresos en la
implementación de los planes.
Los presupuestos, en sus variadas formas, serán explicados más adelante.

Caso: Aplicación de los Pasos de la Planeación a la Preparación para Ingresar a la Universidad

Los pasos recién expuestos pueden ser aplicados a casi todas las situaciones de planeación.

Es probable que los estudiantes de cuarto medio sigan hasta cierto punto, los siguientes pasos en
la planeación de sus estudios universitarios:
En primer término, están atentos a las oportunidades de asistir a la universidad y a otras
alternativas existentes para la educación superior. Luego fijan sus objetivos en diversas áreas,
como la de estudio y la obtención de un título universitario, ojalá en 5 ó 6 años, según la carrera
a la que se quiere ingresar. También deben desarrollar premisas de planeación. Así pueden
partir del supuesto de que dispondrán de la gratuidad, obtendrán una beca o de que deben
trabajar mientras estudian. Algunos estudiantes pueden suponer que desean permanecer en la
misma ciudad o región, mientras que otros pueden desear estudiar en otra parte.
Cada una de las situaciones anteriores suele presentar varias alternativas, las que deben ser
evaluadas detenidamente. Así, los estudiantes pueden evaluar las ventajas y desventajas de
postular a diferentes carreras en diferentes universidades. Luego de conocer los resultados
deben seleccionar la universidad más adecuada. Este es un punto de decisión de suma
importanciaUna vez hecha esta elección, deben formular planes derivados, lo cual puede
suponer:
- La selección del lugar donde vivirán,
- El traslado a una nueva localidad y/o
- La búsqueda de un empleo, en lo posible no muy lejos de la universidad.

Después, los estudiantes deben convertir sus planes en cifras; vale decir, en presupuestos, los
cuales pueden referirse a matrículas, aranceles, costos de traslado y vivienda, gastos en libros,
fotocopias, en ropa y diversiones, etc. Obviamente estos pasos no siempre se dan en la misma
secuencia. Por ejemplo al evaluar los cursos alternativos quizá sea necesario retroceder y
formular nuevos supuestos para las diversas alternativas. O bien, se pueden desarrollar
diferentes cursos de acción sobre la base de diferentes supuestos (premisas).
Un curso de acción puede basarse en el supuesto de la obtención de una beca y otro en la
premisa de que se tendrá que trabajar a lo largo de los años de estudios universitarios.
Es evidente entonces que la planeación no es un proceso lineal, sino repetitivo.

Coordinación de Planes a Corto y Largo Plazo

Es frecuente que se elaboren planes a corto plazo sin referencia alguna a planes a largo plazo.
Esto es definitivamente un grave error. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de
integrar ambos tipos de planes, de manera que jamás debería elaborarse un plan a corto plazo
que no contribuya al cumplimiento del correspondiente plan a largo plazo. Las decisiones acerca
de situaciones inmediatas (corto plazo) en las que no se consideran los efectos sobre objetivos
más distantes (largo plazo) suelen implicar gran desperdicio.
Los administradores de los niveles superiores deben repasar y revisar continuamente sus
decisiones inmediatas o de corto plazo, para determinar si contribuyen adecuadamente a
programas a largo plazo. En tanto que los administradores subordinados deben ser regularmente
informados sobre los planes a largo plazo a fin de que puedan tomar decisiones congruentes con
las metas a largo plazo de la empresa.
Esta manera de proceder es mucho más sencilla que corregir inconsistencias, debido
especialmente a que compromisos a corto plazo tienden a conducir a nuevos compromisos en la
misma dirección.

Algo más sobre los objetivos:

Los objetivos fueron definidos antes como los importantes fines a los que se dirigen las
actividades tanto de la organización como de los individuales. Dado que varios autores y
especialistas no hacen una distinción clara entre los términos "metas" y "objetivos", se les usa
indistintamente en este curso. En el contexto de las explicaciones que se den saltará a la vista si
son de largo o corto plazos, generales o específicos.
Así pues, el acento debe ponerse en que se trate de objetivos cuantificables o que puedan ser
verificados; esto es, al final del periodo debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no
y también medir la brecha (diferencia o desviación).
La meta de todo administrador es generar un excedente, que en la empresa significa utilidades.
Los objetivos claros y que pueden ser verificados facilitan la medición del excedente, así como de
la eficacia y eficiencia de las acciones administrativas

Naturaleza de los objetivos

En los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben apoyarse en sub
objetivos. Así, los objetivos componen tanto una jerarquía como una red. Además, organizaciones
y administradores tienen múltiples metas, las que en ocasiones son incompatibles y pueden
generar conflictos en la organización, en el grupo e incluso en los individuos. Un administrador
puede verse en la necesidad de optar entre el desempeño a corto y largo plazo, y puede ser que
los intereses personales deban subordinarse a los objetivos de la empresa.

Las Áreas de Resultados según Peter Drucker

Aunque no prevalece un acuerdo total acerca de cuáles debieran ser las áreas de resultados clave
de una empresa, las que, por tanto, pueden diferir de una empresa a otra.
Peter Drucker indica como tales a las siguientes:
Posición del mercado, Innovación, Productividad, Recursos físicos y financieros, Rentabilidad,
Desempeño y desarrollo de los administradores, Desempeño y actitud de los trabajadores y
Responsabilidad pública.
No obstante, en fechas más recientes han cobrado importancia estratégica otras dos áreas de
resultados clave: Servicio y calidad.

Jerarquía de Objetivos
Como se muestra en la figura de la lámina siguiente, los objetivos forman una jerarquía, que va
desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto más alto de la
jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones.
- Primero, existe el propósito de la sociedad, como el de requerir de la empresa que contribuya al
bienestar colectivo generando bienes y servicios de calidad a un costo razonable.
- Segundo, existe la misión o propósito de la empresa, la cual podría ser suministrar transporte
cómodo y de bajo costo a las personas promedio.
La misión expresa podría ser, por ejemplo, producir, comercializar y dar servicio a automóviles.
Como la distinción entre propósito y misión es muy sutil, motivo por el cual numerosos autores y
especialistas no hacen diferencias entre ambos términos.
De cualquier forma, estas intenciones se traducen a su vez en objetivos y estrategias generales,
como diseñar, producir y comercializar automóviles confiables, de bajo costo y de uso eficiente
del combustible.

El siguiente nivel de la jerarquía contiene objetivos más específicos, como los de las áreas de
resultados clave, cuyos desempeños son esenciales para el éxito de la empresa.
Algunos ejemplos de objetivos de áreas de resultados clave son:
- Obtener un rendimiento sobre la inversión (rentabilidad) de un 10% al término del año
calendario de 2017;
- Incrementar el número de unidades del Producto X en 7% sin un incremento en los costos
ni una reducción del nivel actual de calidad para el 30 de junio de 2017 (productividad).

Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad
hasta el nivel inferior de la organización.

Proceso de Establecimiento de Objetivos y Jerarquía Organizacional

Tal como se muestra en la figura anterior, los administradores de los diferentes niveles de la
jerarquía organizacional se ocupan de diferentes tipos de objetivos. El consejo de administración
y los administradores de más alto rango participan más directamente en la determinación del
Propósito, Misión y Objetivos Generales de la empresa, así como de los Objetivos Generales más
específicos de las áreas de resultados clave.

Los administradores de nivel intermedio, como el Vicepresidente o el Gerente de Comercialización

o Producción, participan en el establecimiento de los objetivos de áreas de resultados clave,
divisiones y departamentos. El interés básico de los administradores de nivel inferior es el
establecimiento de los objetivos de departamentos y unidades, así como de sus subordinados.
Aunque los objetivos individuales, consistentes en metas de desempeño y desarrollo, aparecen al
final de la jerarquía, también los administradores de niveles más altos deben fijarse objetivos de
desempeño y desarrollo.
Existen diferentes opiniones acerca de si una organización debe emplear los métodos
descendente o ascendente en el establecimiento de objetivos.
De acuerdo con el método descendente, los administradores de los niveles superiores determinan
los objetivos de sus subordinados.

Mientras que de acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el
establecimiento de objetivos de sus puestos de trabajo y los presentan a sus superiores.
Los defensores del método descendente sostienen que la organización en su totalidad precisa de
dirección mediante los objetivos empresariales dispuestos por el Gerente General (junto con el
consejo de administración).
Los defensores del método ascendente sostienen por su parte que la Gerencia General debe
recibir información de los niveles inferiores bajo la forma de objetivos. Además, es probable que
los subordinados se sientan altamente motivados por metas propuestas por ellos, y que por lo
tanto su compromiso sea mayor. La experiencia indica que predomina la subutilización del
método ascendente, pero también la insuficiencia del uso exclusivo de cualquiera de ambos
métodos.

Multiplicidad de Objetivos
Afirmar que la misión de una universidad es educar e investigar no basta. Sería mucho más exacto
(aunque de cualquier manera no verificable) hacer una lista de sus objetivos generales semejante
a la que aparece luego en la siguiente "Perspectiva".

“Perspectiva”: Objetivos Generales de una Universidad Pública

Los objetivos generales de una universidad podrían ser los siguientes:
- Atraer a estudiantes calificados, con buenos puntajes PSU.
- Ofrecer conocimientos básicos de las artes y las ciencias, así como de ciertos campos
profesionales.
- Otorgar el grado de Magister y Doctorado a candidatos calificados.
- Atraer a profesores de elevado prestigio como académicos e investigadores.
- Descubrir y organizar nuevos conocimientos mediante la investigación.
- Operar como institución educativa de nivel superior, usando eficientemente los recursos que le
asigna el estado.