DOCUMENTO NO CONTROLADO

Sistema de Gestión de la Calidad Referencia: MGC-046

TÍTULO: MANUAL DE MODULO DE BIBLIOTECA Versión: 1
PROCESO: Biblioteca F.Implementación: 28-01-2016
RESPONSABLE: RECTORADO - DIVISIÓN DE SISTEMAS - DISI: COORDINACION SOFTWARE ACADEMICO DIVISIÓN DE SISTEMAS / DISI:
Autor: COORDINACION SOFTWARE
ACADEMICO
Aprobado por: RECTORADO / RECTOR

1. Propósito:

Orientar al dueño de proceso, colaboradores y usuarios en general sobre las funcionalidades del
Módulo de Biblioteca.

2. Responsable:

Coordinación de Biblioteca, Coordinación de Sistemas Académicos.

3. Alcance:
El presente manual de usuario abarca el proceso de gestión de Biblioteca y permite gestionar el
acervo bibliográfico físico y virtual, así como la supervisión, equipamiento y funcionamiento de
las bibliotecas en la Sede Central y Filiales.
Este manual aplica a estudiantes, docentes y administrativos de sede central y filiales, graduados
y usuarios externos.
4. Descripción:

4.1. ORIENTACIÓN A LOS USUARIOS

Cuando ingresa el usuario (Estudiante, Docente, Administrativo, Externos) a biblioteca, el

personal solicitara el carnet de biblioteca.

El personal de biblioteca explica cómo se ingresa desde la página principal de la universidad (

www.uladech.edu.pe ) al CATÁLOGO EN LÍNEA, el cual se encuentra en la sección “Servicios
Uladech Católica”.
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En el siguiente ejemplo buscamos la palabra “contabilidad” y nos muestra los resultados

encontrados.

En el botón “Ver más”, se mostraran los datos básicos del material, y el listado de las bibliotecas
donde podemos encontrar este material a nivel nacional.
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Se observa en la parte derecha la columna “Cod. de Barras” la cual es un código único por cada
material, el cual también sirve para indicar al bibliotecario que queremos dicho material, y
facilitara la búsqueda al bibliotecario.

4.2. ORIENTACION A LOS BIBLIOTECARIOS

4.2.1. PRESTAMO

Los bibliotecarios son las personas que están a cargo de la biblioteca, es el responsable por los
préstamos de materiales.
Para poder realizar los préstamos, el bibliotecario tiene que ingresar a la opción de “Préstamo”.

Luego procedemos a buscar a la persona a quien se quiere realizar el préstamo:

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En la siguiente interfaz nos muestra los “Datos del usuario”, “Sanciones”, “historial de
circulación”, “Prestamos pendientes”.
También está la opción para realizar un nuevo prestamo, para ello tenemos que buscar el material
a prestar, la búsqueda es por código de barra el cual previamente busca el usuario en el catalogo
en línea.

Luego nos mostrara el mensaje de confirmación indicándonos que se registró con éxito.

Y también se actualizara en la parte de abajo con el nuevo préstamo pendiente.

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Restricciones:
- (*) Lugar: los préstamos puede hacerse para “Sala” o “Domicilio” dependiendo de cada
material; si el material solo tiene “Sala” al querer realizar el préstamo para domicilio mostrara un
mensaje indicando que el material no está permitido para domicilio, de lo contrario “Domicilio”
si está permitido.

- (**) Local: Los bibliotecarios están asignados a un local especifico de tal manera que si el
material solicitado no es en el mismo local en el cual está siendo prestado, mostrara un mensaje
indicando lo siguiente:

- También está restringido prestar más de 1 material a la vez.

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4.2.2. DEVOLUCION

Para realizar la devolución del material ingresamos a la opción “devolución”.

Luego ingresamos el código de barra del material a devolver y clic en Buscar.

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Luego nos aparece un mensaje de confirmación:

De no encontrar el préstamo saldrá el siguiente mensaje:

4.2.3. HISTORIAL

Para revisar el Historial de préstamo por libro ingresamos a la opción “Historial”.

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Luego ingresamos el código de barra del material a revisar el historial y clic en Buscar.

Y el resultado es un listado de todos los usuarios que han prestado este material.
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4.3. CATALOGACIÓN:

En el proceso de catalogación se realiza el ingreso de cada material bibliográfico al sistema (base

de datos), bajo el formato “Marc 21” el cual es un protocolo de identificación para el intercambio
de información que permite estructurar e identificar los datos de tal forma que puedan ser
reconocidos y modificados.

4.3.1. ADMINISTRACION DEL FORMATO MARC21

Para administrar el formato ingresamos a la opción “Formato Marc 21”.

En esta interfaz se muestra el listado de campos que se consideran dentro del formato, también
los sub campos y etiquetas.
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Para registrar un campo nuevo seguimos los siguientes pasos:

Para editar los campos seguimos los siguientes pasos:

El tipo de material se emplea para poder distinguir los diferentes tipos, tales como:

HEMEROGRAFICO.
MONOGRAFÍA.
LIBRO.
TESIS.
etc.

Para administrar el tipo de material ingresamos a la opción “Registrar Tipo de material”.

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A continuación nos lista los distintos tipos de material que tenemos registrados.

Para registrar un nuevo Tipo de Material seguimos los siguientes pasos:

Para editar el tipo de material seguimos los siguientes pasos:

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Para Eliminar el tipo de material seguimos los siguientes pasos:

4.3.3. ADMINISTRACIÓN DE LA ESTRUCTURA MARC 21

La administración de la estructura nos permite relacionar el formato Marc 21 con cada tipo de
material y de esta manera solo aparezcan los campos necesarios para cada tipo de material.

Ingresamos a la opción “Registrar Estructura”.

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A continuación nos lista los campos del formato Marc 21 y en la parte derecha hay una columna
“Act.” El cual indica si está activo para el tipo de material seleccionado, en este caso “Libro”.

Para cambiar el tipo de material seguimos los siguientes pasos:

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En los pasos anteriores hemos configurado el formato Marc 21 en los distintos tipos de material,
ahora lo que tenemos que hacer es comenzar a llenar la información de cada material
bibliográfico en su respectivo tipo de material.

Ingresamos a la opción “Administrar”.

Luego seguimos los siguientes pasos:

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A continuación nos muestra todos los campos del Marc 21 que hemos seleccionado para este tipo
de material (LIBRO), y luego pasamos a la siguiente página 1, 2, 3, 4, 5…. Y así sucesivamente,
y para guardar los cambios clic en “Guardar”, para asignarle su respectivo “Código de Barra”.

Regresando a la opción anterior podemos buscar (por código de barra) y verificar que los campos
del formato Marc 21 se guardaron correctamente.
También en esta interfaz podemos ver:

4.3.4.1. Cambiar tipo de material:

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Al cambiar de un tipo a otro tipo de material se tiene que tener en cuenta que solo pasaran los
campos en común que tenga el anterior tipo de material con el nuevo tipo de material.

Ingresamos a la opción:

Y nos confirmara la operación:

4.3.4.2. Integrar ejemplares:

Esta opción permite integrar varios materiales que tienen campos iguales (copia de ejemplares),
para ello ingresamos el código de barra del ejemplar que deseamos tenga los mismos campos del
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formato Marc 21 que el buscado.

Ingresamos a la opción:

Y nos confirmara la operación:

4.3.4.3. Imprimir código de barra:

Esta opción nos permite imprimir el código de barra para luego pegarlos en cada material
bibliográfico (aparecen 3 porque muestra también a los que se integraron a este material).

4.3.4.4. Adjuntar archivo digital:

Esta opción permite agregarle una portada al material bibliográfico y también adjuntar archivos
como materiales complementarios.

4.3.4.5. Editar:
Esta opción nos permite modificar los datos ingresados al registrar este material bibliográfico.
Ingresamos a la opción:

Luego nos mostrara los datos ingresados en el formato Marc 21 y podremos cambiarlo, para
guardar los cambios hacemos clic en “Guardar”.
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5. Documentos de Referencia:
6. Historial de la base del Documento:

Creación: 28-01-2016 Autor: DIVISIÓN DE SISTEMAS

Ultima Aprobación: 28-01-2016 Aprobador: RECTORADO

7. Petición de cambio:

No existen peticiones de cambio realizadas

8. Aprobaciones:

Aprueba: RECTORADO Fecha: 28-01-2016