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EN SITIO
VERSION 2.0 02/02/2018
MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO
CONTENIDO
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MANUAL DE REPRESENTANTE EN SITIO
ADVERTENCIA
Antes de continuar estudiando esta presentación; lea el GLOSARIO, es necesario para que comprenda el
contenido de los diferentes temas.
Además, el ICFES se apoya en el préstamo de universidades y colegios tanto privados como públicos, los cuales
se denominan “sitios de aplicación”.
El ICFES ha definido una agrupación geográfica por NODOS. En cada una de las ciudades sede de NODO, se
realiza la capacitación de los roles de DELEGADOS, Coordinadores de Municipio y de Representante del
Operador Logístico en Sitio de Aplicación, desde estas ciudades se trasladan a los municipios de aplicación los
Delegados ya capacitados.
Como máximo responsable de la prueba en cada NODO, existe un representante del ICFES denominado
Coordinador Regional y un Representante del GRUPO ASD en Nodo.
Coordinador
Regional
Coordinador
Delegado
de Municipio
Jefe de Salón
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La Operación Logística por parte de GRUPO ASD dispone los siguientes roles:
Gerencia
Proyecto ICFES
Coordinador
de logística
Representante
de nodo
Representante
en sitio
El Delegado es la máxima autoridad en el Sitio y responsable de la aplicación de la prueba para lo cual usted
como Representante del GRUPO ASD en Sitio, es el responsable de la logística en el mismo.
Recibir, revisar y preparar los componentes del kit que va a requerir para el desarrollo del taller práctico.
Contactar al Delegado y coordinar con él su ingreso y hora de llegada al sitio de aplicación.
Verificar la sincronización y correcto funcionamiento del Sistema de Información PARIS en el
computador asignado
Tome fotografías (fachada, pasillos, baños y salón de taller práctico)
Fijar afiche de registro, contratación y privacidad
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2.4 INFORMES
Usted debe entregar; a más tardar el día siguiente a la aplicación de la prueba, todos los documentos y la
relación de información generada en la misma.
1. CARPETA
2. KIT TECNOLÓGICO
3. GUION DE PREGUNTAS FRECUENTES
4. FORMATOS DE MESA DE CONTROL DE EXAMINADORES PARTICIPANTES
5. LISTA DE CHEQUEO RECEPCION DE CARPETA R.E.S.
6. LISTA DE CHEQUEO DE TALLERES PRÁCTICOS
7. LISTA DE CHEQUEO DE APLICACIÓN
8. ESCARAPELA (CARNÉ)
9. ESFERO
10. ROLLO DE CINTA
11. AFICHE RECOMENDACIONES PLANILLAS DE ASISTENCIA
12. AVISO DE PRIVACIDAD
13. AVISO DE REGISTRO Y CONTRATACIÓN
14. FORMATO EVALUACIONES POR CARGO
15. FORMATO EVALUACIONES DE DESEMPEÑO
16. CHALECOS POR CARGO
- APOYO COGNITIVO
- LECTOR ESPECIALIZADO
- INTERPRETE
17. FORMATO DE ENTREGA DE CHALECOS
18. FOLLETO PARA EXAMINADORES DE ASD
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Usted debe validar con la lista de chequeo de representante en sitio que cuenta con todos los elementos allí
relacionados. En caso de faltantes, informe y solicite al Representante de Nodo la completitud del kit.
1. Presentación de Grupo ASD: Presentación en power point, la cual usted podrá utilizar en el taller
práctico en sitio.
Tenga en cuenta que; como Representante en Sitio de Aplicación, usted debe garantizar la claridad, dominio y
manejo del contenido de todos los documentos descritos anteriormente.
En caso de presentarse algún cambio en la programación del taller, alguna novedad con el Sitio o no logre
contactar al Delegado, usted debe informar INMEDIATAMENTE a su Representante en Nodo de GRUPO ASD.
Haga un reconocimiento de la zona, ubique la zona del sitio de aplicación e identifique cerca un establecimiento
con servicio de impresión, internet y llamadas (en caso de contingencia).
Con todos los elementos estipulados en la lista de chequeo kit de Representante en Sitio preparados y
verificados; usted debe llegar al Sitio de Aplicación con una hora y media de antelación a la hora de inicio del
taller práctico.
Preséntese al encargado del sitio; informando el nombre, cargo y motivo de su presencia e identificándose por
medio del carné.
Pregunté al Coordinador de Sitio si la institución suministrará acceso a internet para usar el sistema de
información PARIS.
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Si el DELEGADO no llega 30 minutos antes de la hora de inicio del taller práctico repórtelo INMEDIATAMENTE al
Representante de Nodo de GRUPO ASD para que se gestione el envío del Delegado Suplente.
Tenga en cuenta que la relación del personal la tiene el Coordinador del sitio y esta debe gestionar con el área
de seguridad el ingreso del personal.
Tome mínimo una fotografía de: Fachada, Pasillos, Baños y Salón de taller. Para un total de cuatro fotografías.
Identifique la ruta de evacuación, fluido eléctrico, ventanas y demás elementos que pueda llegar a requerir en la
ejecución del taller práctico.
Fluido eléctrico,
Videobeam,
Parlantes
Sillas
Computador (El entregado por el Grupo ASD si aplica o uno del sitio de aplicación)
En caso de que no haya disponibilidad de algún recurso; gestiónelo INMEDIATAMENTE con el encargado del
sitio. Si definitivamente el sitio no provee estos insumos, realice la presentación de la compañía, teniendo en
cuenta la información que se ha entregado para el desarrollo de la capacitación virtual y el contenido del folleto.
Organice las sillas de forma rectilínea verificando la estética y buenas condiciones para el inicio del taller.
Ubique un puesto de registro a la entrada del salón, prepare la planilla de registro de asistencia y pago y el afiche
de verificación de datos personales. Así fije en un lugar visible los avisos de registro y política de privacidad.
Solicite a cada uno de los examinadores el documento de identidad y certificado de curso en Moodle y que firme
la planilla de Registro y Asistencia solo en el campo “Taller Práctico”; recuerde que esta misma planilla deberá
llevarla al siguiente día para efectos de registrar asistencia en la sesión mañana y en la sesión tarde, además
solicite el certificado de capacitación en plataforma Moodle.
Confirme con cada uno de los correos electrónicos ya que es obligatorio para el envío de los contratos.
Adicionalmente recuérdeles a los examinadores que antes de firmar la planilla deben asegurarse que los datos
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suministrados en la misma se encuentran correctos, de lo contrario indíqueles que corrijan los mismos en la
parte inmediatamente inferior de la planilla con letra legible.
Solicite la cedula original del examinador.
Utilice el módulo de PARIS/Representantes en sitio/Evento Taller Práctico en sitio para tomar asistencia (ver
instructivo). Recuerde que es obligatorio utilizar el lector bidimensional (pistola) para leer el código de barras de
la cedula al momento de marcar la asistencia, esto evita errores en la transcripción de números de cédula,
nombres y apellidos de los examinadores e inconvenientes con el pago.
Indique al examinador que el contrato le será enviado vía correo electrónico. Y permita el acceso al salón.
Indique la ubicación del examinador; si hay suplentes, ubíquelos en las últimas sillas del salón en orden de
llegada.
Identifique los examinadores ausentes teniendo en cuenta la planilla de registro de asistencia y pago.
Si cuenta con suplencia, asígnela y realice los ajustes en la planilla de registro de asistencia y pago, siguiendo las
instrucciones del módulo “Diligenciamiento planilla de registro de asistencia y pago”, haga los cambios en PARIS
de acuerdo al instructivo.
En caso de no contar con suplencia, gestione con el Coordinador de sitio los examinadores (jefes de salón,
Coordinadores de salones, auxiliares, Coordinador de seguridad) faltantes. En Bogotá se deben reportar los
faltantes al Representante en Nodo de GRUPO ASD.
Una vez organizados los examinadores en el salón, usted debe dar inicio a la presentación GRUPO ASD como
Operador Logístico.
Usted tiene que atender todas las dudas que surjan de la presentación, relacionadas con el alcance y las
obligaciones del Operador Logístico; utilizando como apoyo, el documento de preguntas frecuentes.
Una vez usted termine su intervención, el Delegado dará inicio al taller práctico, recuerde que usted será el
encargado de la tabulación y entrega de los resultados de las evaluaciones a los delegados para la respectiva
retroalimentación.
Foto de planilla
Transmisión telefónica
Actualización de Paris
Recibir copia de Cédula y RUT de los examinadores que aún no tengan cargada esta documentación en
el sistema, esto lo debe identificar en la planilla de registro de asistencia y pago. Tenga en cuenta que las
dos caras de la cedula se deben ver en una sola página.
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Usted es responsable de recoger el material; asegurándose de no dejar ninguno de los elementos entregados en
el Kit de Representante en Sitio.
Usted tiene que garantizar que el sitio donde se desarrolló el taller, quede en idénticas condiciones en las que le
fue entregado. Debe realizar un punteo para garantizar que cuenta con la totalidad de los soportes obligatorios
de los examinadores.
6 APLICACIÓN DE LA PRUEBA
Advertencias:
Usted; tiene COMPLETAMENTE PROHIBIDO manipular y fotografiar el material de examen y solo podrá usar el
teléfono celular dentro de la Oficina del Delegado. Está TOTALMENTE PROHIBIDO que usted use el móvil, fuera
(salones, pasillos, baños, etcétera) de la Oficina del Delegado.
Usted debe llegar antes de las 05:45 AM al sitio de aplicación e identificarse por medio del carné.
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- Cedula de Ciudadanía
- Tarjeta de Identidad (nueva)
- Contraseña con foto y huella
- Denuncio de la Policía Nacional impreso
- Comprobante de documento en trámite original con foto y huella
- Pasaporte original vigente con foto y huella
Si el examinando presenta un documento válido, pero el mismo no tiene foto o huella (incluido el denuncio), se
debe realizar la toma de huellas con el dispositivo biométrico en el aplicativo dispuesto en cada computador de
en el sitio de aplicación con el fin de realizar el posterior cotejo y verificación de la identidad del examinando.
La huella es tomada por el delegado o a quien este designe, usualmente será el representante en sitio ASD y se
realiza en la sesión de la mañana y en la sesión de la tarde.
NOTA: SE DEBE GARANTIZAR QUE POR CADA UNA DE LAS HUELLAS TOMADAS, SE REGISTRE LA FIRMA EN EL
FORMATO DE ACTA DE TOMA DE IMPRESIÓN DACTILAR. Si se toma la huella de un examinando en la mañana y
en la tarde, este debe firmar dos formatos
Si usted se encuentra en Bogotá; debe comunicarse telefónicamente con el centro de contacto para solicitar
suplencia, a los siguientes números de contacto:
Si usted se encuentra en una Ciudad Nodo diferente a Bogotá; debe comunicarse con el Representante en Nodo
del GRUPO ASD. En caso de no lograr contactar con el Representante de Nodo del GRUPO ASD; comuníquese vía
chat o vía telefónica a los siguientes números de contacto:
Si usted se encuentra en un municipio fuera de la Ciudad Nodo; debe informar la situación al Coordinador de
Sitio para que se gestione la suplencia de manera inmediata.
Una vez reciba el personal, recuerde registrarlo en el módulo correspondiente. Nombre y tome asistencia en el
sistema y en la planilla de registro y pago
Tenga presente que en ciertos sitios de aplicación dispondrá de suplencia (SES), NO realizar devolución del
mismo al punto de suplencia.
No devolver a PDS personal que llega tarde o sobrante, de no existir una orden por parte del Representante de
nodo Bogotá.
Esto se realiza a las 9:30 a.m. para la sesión mañana y a las 3:00 p.m. para la sesión de la tarde.
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Una vez finalice la sesión (mañana y tarde) usted debe diligenciar la encuesta de anulados que solicita la
siguiente información:
Debe cargar loa soportes en el aplicativo de alertas del icfes previo diligenciamiento de la novedad.
Usted debe garantizar que la información suministrada sea fidedigna y completa; la ejecución de esta actividad
NO debe superar la hora estipulada.
Nota: en el aplicativo también deberá registrar en caso en que se presenten las siguientes novedades:
anulaciones, cambio de cuadernillo, holguras y otras.
Terminada la prueba usted debe recibir los siguientes entregables por cada examinador:
Jefes de Salón: Actas de sesión por cada jornada aplicada. Verifique que dichas actas se encuentren
completamente diligenciadas.
Apoyos a Discapacitados: chaleco.
Adicionalmente todos los examinadores deberán entregar la escarapela y no olvide recibir las evaluaciones
diligenciadas.
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Usted debe verificar la completitud de todo lo anterior utilizando la lista de chequeo de recepción de carpeta de
Representante en sitio, validando que la cantidad requerida concuerde con la cantidad entregada.
PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA Y PAGO: debe entregar la planilla de registro de asistencia y pago
correctamente diligenciada de acuerdo a “Módulo de diligenciamiento de planilla de registro de
asistencia y pago”.
ACTAS DE SESIÓN: Debe organizar las actas de sesión agrupándolas por cada coordinador de salón con
sus respectivos jefes de salón y entregarlas marcadas usando una tira de papel, con el código de sitio de
aplicación.
CEDULAS Y RUT: Realice la entrega de las copias de cédulas y R.U.T. que le fueron suministradas por los
examinadores. Esto lo identifica en la planilla de registro de asistencia y pago. Las dos caras de la cedula
deben estar en una sola página.
PAPELERÍA Y MATERIAL SOBRANTE: Debe separar los documentos y el material sobrante según su
tipología es decir (evaluaciones no diligenciadas, formato de preguntas frecuentes, copias de contratos
no firmados, esfero, etc.).
REVISIÓN REGISTRO FOTOGRÁFICO: Debe entregar el registro fotográfico tomado en el taller práctico en
sitio.
NOTA:
No dude en aclarar todas sus inquietudes antes y durante la ejecución de sus actividades; utilizando los canales
de comunicación que se le han entregado.
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En caso de que el examinador no haga entrega de las actas de sesión o evaluaciones, suscriba un acta en la cual
quede clara la situación que se presentó.
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