Artículo original
Acta Medica Academica 2016; 45 (1): 26-33
El software de gestión de procesos de negocio para el éxito de la gestión de la
calidad y organización: Un estudio de caso de la Universidad de la Escuela de
Medicina de Split
Damir Sapunar *, Ivica Grković, Davor Lukšić, Matko Marušić
Universidad de la Escuela de Medicina de Split Croacia
* Autor correspondiente:
ds@mefst.hr
Tel .: + 385 21 557 809 Fax .:
385 21 557 811
Recibido: 16 Diciembre el año 2015
Aceptado: April 6 el año 2016
palabras clave: Educación médica • Escuela de Medicina •
Organización • Gestión de la calidad.
Introducción
la educación se llevan a cabo en uno de los más complejos
entornos académicos. Esta complejidad se ve mejor previsto
por el marco triádica de Flexner de la educación, la
investigación y la atención clínica que ha sido un estándar para
la mayoría de las escuelas de medicina desde hace casi un
siglo (1). Gestión y prestación de puerto SUP- para estos tres
elementos principales presenta serios problemas de
organización. Otras medidas, además, la organización de las
escuelas de medicina y la educación médica se enfrenta
general (por ejemplo, aumento continuo de la demanda) y CIFIC
espe- (por ejemplo, la escasez de recursos) los problemas de
los sistemas de salud en todo el mundo (2, 3). los sistemas de
salud a- día están luchando para mantener
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Copyright © 2016 por la Academia de Ciencias y Artes de Bosnia y Herzegovina.
DOI: 10.5644 / ama2006-124.153
Objetivo. Nuestro objetivo fue describir un modelo integral de gestión interna de la calidad (QM) en
una escuela de medicina basada en la herramienta de software de análisis de procesos Ness Busi-
(BPA). Métodos. BPA herramienta de software fue utilizado como el elemento central para la
descripción de todos los procesos de trabajo en nuestra escuela de medicina, y, posteriormente, el
sistema sirve como modelo y completos de gestión de calidad interna. Resultados. El sistema de
gestión de calidad de la Universidad de la Escuela de Split de Medicina incluyó la documenta- ción y el
análisis de todos los procesos de negocio dentro de la Escuela. El análisis reveló 80 puntos débiles
relacionados con uno o varios procesos de negocio. Conclusión. Un análisis preciso de los procesos
de negocio de la escuela médica permite la identificación de puntos sin terminar, poco claras e
insuficientes en estos procesos, y, posteriormente, las respectivas mejoras y aumento del nivel de
gestión de calidad y, en definitiva una racionalización del trabajo de la institución. Nuestro enfoque
ofrece un modelo de referencia potencial para el desarrollo de un marco común de gestión de calidad
que permite un control continuo de la calidad, es decir, los ajustes y la adaptación a las necesidades
educativas contemporáneas de los estudiantes de medicina.
con el aumento de las desigualdades en la disponibilidad de la
asistencia sanitaria, los nuevos agentes infecciosos, Ambiental de
los riesgos y de comportamiento, y las transiciones demográficas y
epidemiológicas de- rápidos que amenazan la seguridad de la
salud de todos (3).
Todos estos factores reflejan en el costo de la educación
médica, que se está convirtiendo cada vez más exigente,
complicado y costoso. De acuerdo con una estimación de las
facultades de medicina de los Estados Unidos, $ 62.877 USD es
el costo variable anual de la educación de un estudiante de
medicina (4). Estos costes son significativamente más bajos en los
países menos desarrollados, pero aún presentan una carga
sustancial para las comunidades (5).
Estos problemas imponen una necesidad de organizar
mejor y más eficiente gestión de los costes de las facultades
de medicina. Uno de los
 Damir Sapunar et al .: gestión de procesos de negocios en las facultades de medicina
maneras de lograr esto es a través de la puesta en en
práctica de sistema de gestión de calidad (QM) que se
convierten en un requisito previo para la enseñanza
médica de alta calidad, la investigación y la administración.
La aplicación no debe limitarse a la educación médica,
pero debe abarcar la organización general de las
facultades de medicina.
El enfoque de gestión de calidad inicialmente surgió de las
prácticas industriales y comerciales y se extendió gradualmente a
otros sectores (6). universi- dades y escuelas de medicina son
ahora responsables de operar un sistema de gestión de calidad
que diseña, suministra, supervisa y evalúa planes de estudios
médicos para cumplir con los estándares requeridos (7, 8). Estas
normas y requisitos para la gestión de la calidad en la educación
médica están bien definidos (7,
8). Sin embargo, no existen pautas generales para la
aplicación de estas normas en la educación médica,
incluyendo los definidos por la Organización Internacional
para la norma Standard-zación (ISO). Como consecuencia,
numerosos conceptos de las normas ISO imple- mentación
puede existir en las facultades de medicina y las
instituciones de salud (9). Estas normas suelen hacer
hincapié sólo los cesos pro educativos y otros aspectos
importantes de negligencia médica de la organización
escolar.
Aquí presentamos nuestro intento de abordar la cuestión de la
gestión de calidad en nuestra escuela de medicina a través de la
aplicación de la herramienta de análisis de procesos de negocio
(BPA). El principal objetivo fue documentar, analizar y optimizar
todos los procesos de negocio dentro de nuestra escuela de
medicina como un primer paso en el desa- rrollo basado en TI de
un sistema de gestión de calidad integral.
Aquí describimos el correspondiente expe- riencia,
las oportunidades, los límites y las perspectivas que tal
metodología permitírseles.
métodos
Ajuste
La Universidad de la Escuela de Medicina de Split se encuentra
en la ciudad de Split, la segunda larg-
est ciudad de Croacia, y es una de las cuatro facultades de
medicina estatales en Croacia (10). Las cuatro escuelas están
financiadas por el Ministerio de Ciencia, Educación y Deportes.
la educación del Cian Physicians se basa en un plan de
estudios rallado inte- seis años. La escuela de medicina en
Split inscribe anualmente alrededor de 200 estudiantes de
medicina, medicina dental y cursos de farmacia.
El enfoque de la gestión de procesos
Con el objetivo de documentar y ana- lyzing todos los
procesos de negocio / trabajo dentro de la Universidad de la
Escuela de Medicina de Split, se creó un grupo de trabajo
multidisciplinario, incluyendo profesionales de la salud,
investiga- dores, ingenieros de software de departamento de
TI de la Escuela y miem- personal administrativo bras. Los
miembros del grupo de trabajo fueron educados en el
software de gestión de procesos empresariales por
profesionales de BPA Scheer GmbH Company (Saarbrücken,
Alemania). Tras el entrenamiento, todos los miembros del
grupo de trabajo fueron certificados para el modelado de
procesos de negocio. El trabajo colaborativo fue car- Ried a
cabo en seis fases: reuniones informativas iniciales,
entrenamiento intensivo, el proceso de selec- ción de, la
definición del método de trabajo, proceso de de- cripción por
expertos, y el modelado de procesos. Descripción del proceso
fue preparado mediante entrevistas con las personas
encargadas de proceso específico por un miembro del equipo
de trabajo. También se estimó la reducción de horas de
trabajo en base a estas entrevistas y se basa en el tiempo
previsto ahorrado al reducir el número de pasos innecesarios,
umentos docu- y / o personas involucradas.
Herramientas
herramientas de BPA están destinados principalmente a los
usuarios que buscan documentar, analizar y complejos procesos
de racionalizar, mejorando así la productividad, aumentando la
calidad y Cy Efficien. Estas herramientas también son utilizados
por las empresas
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 Acta Medica Academica 2016; 45: 26-33

arquitectos de procesos y analistas de procesos de negocio, Estructura y procesos

que quieran adquirir una comprensión más profunda ción de los
procesos de negocios, eventos, flujos de trabajo y los datos
utilizando técnicas de modelado probada. BPA herramientas
permiten a los usuarios para ilustrar sus procesos y validar esta
información nosotros-ing metodologías estándares y mejores
ticas ticas permitidas por el software. Idealmente, se puede
automatizar los modelos en aplica- ciones de despliegue que
aprovechan sus esfuerzos analíticos y cumplen con las normas
de procesos de negocio. La plataforma ARIS (Arquitectura de
Sistemas de Información Inte- rallado, Scheer, Saar- Brucken,
Alemania) es la plataforma líder para el BPA. La plataforma
permite la descripción y documentación de todos los procesos
de negocios realizados en una institución particular. El
repositorio resultante de cesos de negocio / pro trabajo
representa una base para el desarrollo de una solución de TI
futuro con el objetivo de la automatización de procesos. Se
utilizaron dos productos; ARIS Business Server y tect ARIS
Business arqui-, que constituyen una herramienta para el
modelado, análisis y visualización de procesos de negocio. El
módulo de servidor permite a varios usuarios ARIS Business
Architect para trabajar simultánea- mente en la base de datos.
La estructura general de la escuela de medicina fue descrito
por el “modelo de entrada” definido por la siguiente: a)
Estructura de la organización,
b) Procesos, c) Aplicaciones, d) documentos y e) Los
productos y servicios. Estos elementos se presentan en la
forma de una “institu- ción virtual” diagrama esquemático en
el que los procesos de negocio constituyen un punto central,
mientras que los documentos y aplicaciones se representan
como pilares de soporte la estructura de la institu- ción
(Figura 1). La organización de la Escuela cubre toda la
estructura, mientras que la base de la estructura School es
presentado por sus productos y servicios (Figura 1).
Todos los procesos de negocio dentro de la escuela se
dividieron en tres categorías principales de los procesos
relacionados entre sí (Figura 2). La primera categoría comprende
la “llave” o “núcleo” de los procesos que se relacionan
directamente con el propósito de la escuela principal, tal como se
expresa en la misión de la escuela (es decir, la educación, el
trabajo científico y profesional) (Figura 2). En segundo lugar, los
procesos “de apoyo” no están directamente vinculados con la
enseñanza, la investigación y el trabajo cal clínicamente, pero son
esenciales para la ejecución de los procesos de éxito- ful “clave”
(por ejemplo, gestión de bibliotecas, servicios de TI, apoyo
administrativo y lagal) ( Figura 2). La tercera categoría

Declaración de Ética

La Declaración de Helsinki no es aplicable a la

investigación presentada en el manuscrito ya que la
investigación que se presenta describe los procesos de
negocio y no involucró sujetos humanos o datos
humanos.

resultados

En primer lugar se incluyeron las definiciones de los proceso- es

adquirida por persona-nel de la Escuela respectiva en el
diagrama de flujo ARIS y, a continuación, las analizamos esté
completo y falta de ambigüedad. Este enfoque debilidades que
deben posteriormente han sido corregidas por la administración
Figura modelo 1 Entrada de organización la escuela de medicina
y los expertos de la Escuela identificada. de acuerdo con el “enfoque de gestión de negocios”.

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 Damir Sapunar et al .: gestión de procesos de negocios en las facultades de medicina

Figura 2 Tres categorías principales de los procesos de negocio dentro de la escuela de medicina. procesos básicos abarcan todas las actividades directamente
relacionadas con la misión de la escuela. El papel de los procesos de apoyo y de gestión es permitir la ejecución exitosa de los procesos centrales.

Figura 3 Ejemplo de cadena de valor añadido diagrama (VAC) desarrollado para procesos educativos.

abarca los procesos institucionales “gestión” (por ejemplo,
la organización del consejo escolar, o del decano reuniones
de gabinete). La agrupación se realiza de acuerdo con el
objetivo general de los procesos presentados.
Los procesos de negocio dentro de cada clus- ter se
subdividieron y presentados a través
valor añadido diagramas de cadena (VAC), donde cada
diagrama VAC contenían una o multi- tiple sub-procesos
(Figura 3). Cada elemento de la VAC terminó con el
proceso final se describe a través de una “cadena de
proceso por eventos” (EPC) (Figura 4). Con el fin de
producir una descripción detallada de cada diagrama EPC,

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Figura 4 Ejemplo de cadena de valor añadido diagrama (VAC) desarrollado para el proceso de negocio descrito como “pruebas de Student”. A) El panel
izquierdo presenta toda la estructura del proceso de negocio. B) La parte seleccionada de la pro- ceso representa un pequeño segmento marcado con el
cuadrado rojo en el panel izquierdo.
los procesos se presentan como una serie de tributos At-. Los
atributos más importantes fueron la función, acontecimiento,
operadores, per- sona responsable o unidad organizativa,
docu- mentos necesarios o aplicación de software (Figura 4).
Toda la estructura y todos los pro- cesos de negocio se
pueden consultar en la página web del proyecto
http://genom.mefst.hr/ARIS/.
La detección de fallos y puntos débiles
El análisis de los procesos de negocio
documentados reveló 80 puntos débiles (WP, Tabla
1). El término abarca punto débil
30
los procesos de negocio que faltan o son deficientes. Las CM
identificados estaban relacionados con falta (n = 13) o
incompleto (n = 19) los procesos, los procesos sin plazos
definidos (n = 4) o incluso a los procesos que estaban en
colisión con las leyes actuales y estatutos institucionales (n =
14 ). Los puntos débiles restantes se identificaron en los
procesos que carecían de descrip- ción de la persona
implicada / unidades institucionales (n = 11), la falta de
documentos necesarios, procedimientos de archivo o formas
definidas de fabricación de los resultados del proceso de
disposición de los interesados ​(n = 15) , así como la falta de
sobre Equipos o software necesario (Tabla 1).
 Damir Sapunar et al .: gestión de procesos de negocios en las facultades de medicina

Tabla 1 La descripción y el número de puntos débiles encontrados dentro de la Universidad de la Escuela de Medicina de Split

Núcleo los procesos de

Procesos Los procesos de apoyo gestión
Puntos débiles Total
Estrategia de planificación
financiera
La educación general y Calidad de TI
asuntos legales Recursos
administración administración planificación

La falta de proceso 2 1 5 2 1 1 1 13

La falta de equipo /
- 1 1 2 - - - 4
software

proceso incompleto 10 2 5 2 - - - 19

Documento / web de
-
gestión problema 4 2 - 2 7 - 15

Colisión con las leyes /

reglamentos institucionales 7 2 5 - - - - 14

No hay plazo definido - 1 1 2 - - - 4

Persona o unidad institucional

10 - 1 - - - - 11
no definido

Total 33 9 18 10 8 1 1 80

El análisis de los puntos débiles
El análisis de los puntos débiles identificados re- procesos
vealed que podría ser substantial- Ly acorta al reducir el
número de pasos innecesa- rios, documentos y / o
personas CORRE PELIGRO. El análisis se realizó por
eling mo- y la comparación de ( “como si”) actuales
procesos de negocio ( “tal cual”) y modelados. Un análisis
preciso nos permitió determinar la reducción de costes y /
o las horas de trabajo para
procesos específicos sobre la mejora. Como ejemplo, la Figura
5 representa la reducción del tiempo de trabajo necesario para
los procedimientos de ING adquisitivo. Mejora de los procesos
de ING adquisitivo resultó en una reducción del 53% en las
horas de trabajo para ese proceso específico.
Las mejoras reales en base a implemen- tación del
análisis de los puntos débiles dependían de la buena
disposición de la dirección del centro para hacer cumplir
estos cambios, la actitud hacia los cambios de la dirección
del centro actual, las cuestiones financieras, y las
prioridades establecidas por la escuela gestionar diferentes
- tos.

Discusión

La plataforma ARIS proporciona una herramienta BPA adecuado

para el ajuste de la escuela de medicina, y creemos que puede
ser utilizado como un posible modelo de referencia para la
elaboración de marcos comunes de gestión de calidad de
acuerdo con el estudio-acto-do- plan de ciclo (PDSA) de im-
continua provement (11).

Figura 5 Ejemplo de modelado de mejora de los procesos Ness Busi-

Nuestro presente trabajo es el primer paso en la aplicación de
relacionados con los procedimientos de compra. La mejora se presenta
como la reducción del tiempo de trabajo entre “tal cual” y “como si”
gestión de calidad dentro de la Universidad de la Escuela de

condiciones. Medicina de Split. Su principal resultado fue

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la descripción y el análisis de todos los procesos de negocio /
trabajo dentro de la Escuela. La apli- cación de la herramienta
ARIS BPA ayudó a la Escuela inicia su propio sistema de gestión
de calidad como un primer paso hacia un sistema de gestión de
calidad integral.
No existe una definición única (o simple) de la calidad,
ya que este término tiene diferentes significados para
diferentes profesionales (12,
13). El tema de la gestión de la calidad en la educación
superior y médica ha sido el objetivo de muchas
organizaciones internacionales, como la Asociación Europea
para el control de calidad en la Educación Superior (ENQA) y
la Federación Mundial de Educación Médica (WFME), que
de- Veloped un conjunto de normas , procedimientos y
directrices sobre QM (7, 8, 14). QM de la educación médica
implica una evaluación bien planificada de la estructura, el
proceso y el resultado de la educación basada en los
estándares y objetivos definidos.
ejemplos publicados de modelado de procesos de
negocio en la educación médica y la práctica de atención
médica son escasos (15-20), y ninguno de ellos presenta un
docu- mentación general y un análisis de los procesos dentro
de toda la institución. En la mayoría de los casos, estos ejem-
plos presentan un pequeño segmento de los procesos de
negocio orientados en general sólo hacia los procesos
educativos, dejando de lado otros procesos importantes tales
como manage- ment, de investigación o de apoyo.
En nuestra opinión, esto presenta serios inconvenientes
debido a un enfoque segmentado limita seriamente la
posibilidad de que la actividad mental en práctica de soluciones
de TI que pueden gestionar las operaciones de negocio / trabajo
y satisfac- cliente-Sat. Adoptamos una, Multirriesgo diferente, el
enfoque “orientado a los negocios”, in- asmuch como hemos
sido conscientes de que la eficacia de los procesos educativos
dependen del flujo de trabajo y la armonización de todos los
procesos de ING Soporte- en la escuela de medicina. SIN
EMBARGO, hasta donde sabemos, esta idea no ha sido
ensayado directamente.
prácticas de gestión de la calidad en la comunidad
académica croata nunca tienen
32
sido adoptado en su totalidad. En 2005, el Parlamento de Croacia
estableció la Agencia de cien- cia y de Educación Superior
(AZVO) que ha estado organizando un sistema de Surance
como- calidad en la educación superior y la ciencia. AZVO es la
institución clave de la realización de acreditación ex terna de las
instituciones académicas de acuerdo con la norma ISO 9001:
2008. En 2009 el Congreso del Estado introdujo un acto jurídico
en relación con la garantía de calidad en la ciencia y la educación
superior, (21) pero institu- ciones académicas todavía no adoptó
mecanismos adecuados de gestión de calidad. Sin embargo, la
mayor parte del pro- puesto actividades están relacionadas con la
acreditación procedimientos y no a otros aspectos de la gestión
de calidad.
En conclusión, hemos demostrado que las herramientas de
análisis de procesos de negocio ex isting pueden ser parte
importante de la aplicación de gestión de calidad en las escuelas
de medicina. análisis preciso de los procesos de negocio de la
escuela médica permite la identificación de los puntos débiles de
los procesos específicos que necesitan ser mejoradas. Nuestro
enfoque puede ser considerado como un posible modelo de
referencia para el desarrollo de un marco común de gestión de
calidad que permita el control continuo de la calidad, ajustes y
adaptación en las facultades de medicina y otras instituciones de
educación superior.
Qué es lo que ya se sabe sobre este tema
La gestión de calidad es necesario para la organización de gestión mejor y más
rentable de las facultades de medicina. Las normas y requisitos para la gestión de
la calidad en la educación médica están bien definidos, pero otros aspectos
importantes como los procesos profesional, científica, apoyo y gestión dentro de la
organización la escuela de medicina están totalmente abandonados.
Lo que este estudio se suma
El estudio presenta la descripción y análisis de todos los procesos de negocio dentro de
nuestra escuela de medicina. Este análisis se puede considerar como un primer paso en
el desarrollo de un sistema de gestión de calidad. Las herramientas de análisis de
procesos de negocio son parte importante de la aplicación de gestión de calidad en las
escuelas de medicina. análisis preciso de los procesos de negocio de la escuela médica
permite la racionalización de horas para procesos específicos que necesitan ser
mejoradas de trabajo.
Expresiones de gratitud: Los miembros del equipo de proyecto que se
desarrolló la base de datos de procesos de negocios de la Universidad de la
Escuela de Split de Medicina fueron: Davor
 Damir Sapunar et al .: gestión de procesos de negocios en las facultades de medicina
Lukšić, Frane Mihanović, Vana Kosta, Lana Barać, Jo- sip
Barić, Asija Petrasic y Mijo Kardum del IDS Scheer. El jefe del
equipo de proyecto fueron Damir Sapunar y Katarina Dobronic
del IDS Scheer.
la contribución de los autores: Concepción y diseño: DS, IG, DL,
y MM; La adquisición, análisis e interpretación de los datos: DS, IG,
DL y MM redacción del artículo: DS; Revisión crítica de su
contenido intelectual: IG, DL y MM; La aprobación de la versión
final sea pu- cado: DS, IG, DL y MM.
Conflicto de intereses: Los autores declaran que no tienen ningún
conflicto de intereses.
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