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Modelación de objetos Fase de Análisis - Ejemplo

Ejemplo: SISTEMA DE GESTIÓN DE NÓMINA (SGN) proyecto realizado por el profesor Ing. Jaime Giraldo García en su año
sabático.

1. FASE DE ESTRATEGIA

1.1. RESUMEN:
El Sistema de Gestión de Nómina (SGN) que se propone a desarrollar, le permitirá a una institución de educación superior
colombiana de carácter estatal, liquidar, archivar e informar sobre las remuneraciones ordinarias/ extraordinarias, descuentos de
ley y prestaciones sociales de los docentes, empleados públicos y trabajadores oficiales adscritos a la institución, desde el
momento de su vinculación hasta el retiro de los mismos haciendo uso de una interfaz gráfica. De igual manera generara
interfaces impresas y/o en archivo magnético en el ámbito contable y presupuestal. Para ello utilizara como normas reguladoras
las siguientes:

Docentes: Decreto 1279 de 2002- Régimen Salarial y Prestacional para los docentes de las universidades estatales.
Trabajadores Oficiales: Convención Colectiva de Trabajo-UN 1997.
Empleados Públicos: Dec. 52/99; Dec. 35/99; Dec. 31/97 y otros.

1.2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA HEREDADO: historia, situación actual.

El sistema actualmente empleado se construyo hace aproximadamente 12 años empleando una interfaz de tipo carácter. Fue
desarrollado en un lenguaje de tercera generación (RM-COBOL 85) bajo ambiente operativo UNIX. El mantenimiento del mismo es
bastante oneroso en términos de horas programador y usuario. La profunda modificación a la seguridad social introducida por la
ley 100 de 1993 y las reformas al régimen salarial y prestacional del personal docente manifiestas en los decretos 2912/2002 y
1279/2002 ha hecho que el sistema este a punto de colapsar. Es necesario mencionar además que muchas de las normas
reguladoras están inmersas en el código aunándose a esto la carencia de una documentación sobre estructuras de datos y
algoritmos empleados por el sistema. La interfaz tipo carácter impide una operación clara y eficiente del mismo.
Se emplea como hardware soporte un servidor Unisys ES200 con 128 Mb; dd 20 gb; conexión a red Ethernet a 10 mbps. Los
clientes son PC con 32 Mb; dd 10 gb y conexión a red Ethernet a 10mbps. Estos últimos operan bajo SO windows95/98 empleando
un software emulador de marca Tun-Emul. Es de anotar que en el servidor residen tanto los datos como los programas que los
gestionan.
El sistema es operado por tres personas de la oficina de nomina y mantenido por una analista-programador.

Entre las principales entradas al sistema se tienen:

Datos personales y de cargo por empleado
Días trabajados en el periodo
Horas extras laboradas. Horas dictadas por docentes catedráticos
Inscripción de empleados a fondos de pensiones, salud y cesantías

Entre las principales salidas están:

Informe previo de liquidación de nomina
Relación de cheques y consignaciones por medio electrónico
Relación de pagos y descuentos
Resúmenes presupuestal y contable de nomina
Relación de aportes parafiscales

1.3. PROYECTOS RELACIONADOS:

El sistema esta relacionado directamente con los subsistemas de Contabilidad y Presupuesto. Indirectamente se relaciona con el
sistema de registro y matricula estudiantil en lo referente a carga académica en horas de docentes catedráticos. Es importante
resaltar que el sistema planeadamente concebido es un subsistema de lo que podríamos llamar un Sistema de Administración del
Talento Humano (SATH), que compendia en términos generales los subsistemas de: Selección y Reclutamiento, Nomina,
Desarrollo y Capacitación, Evaluación y Bienestar Laboral.

El sistema a construir solo hará interfaz con los subsistemas de contabilidad y presupuesto. En lo referente a los subsistemas del
SATH se procurara incluir algunas estructuras de datos genéricas que permitan ir construyendo un almacén de datos que sirva de
infraestructura al momento de desarrollar dichos subsistemas.

1.4. RESPALDO FINANCIERO E INSTITUCIONAL:

El área de aplicación del proyecto involucra a la alta dirección, que en el caso de una universidad estatal esta representada por:
Consejo superior
Rector o su delegado
Decanos de Facultad
Jefatura de Personal

Los mandos medios involucrados son:

Direcciones de Departamento Académico
Jefes de Oficina o Sección

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Entre las personas afectadas por el sistema están los Docentes, Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales.
Como personas de apoyo están Analistas de Sistemas y Personal Adscrito a la Oficina de Nomina.
El costo del proyecto involucra software y hardware tanto de procesamiento de datos como de telecomunicaciones, valor de
nomina integral correspondiente al tiempo requerido para el desarrollo del proyecto por personal de apoyo y personal externo,
valor de nomina integral de mandos medios correspondiente al tiempo requerido en la definición de requerimientos de información
que ha de satisfacer el proyecto y costos indirectos relacionados con el uso de instalaciones de computo, oficinas, servicios
públicos asociados, impuestos, etc.
La resolución de posibles conflictos entre los participantes será realizada por un comité ejecutivo del proyecto conformado por:
Jefe de Personal, Representante de los decanos nominado por el Sr. rector, Representante de los afectados, Representante del
personal de apoyo y Representante de mandos medios. Este comité será la máxima autoridad en el desarrollo del proyecto,
sesionara periódicamente a fin de evaluar el avance del mismo y tendrá la autonomía necesaria para asignar/desasignar recursos.
El proyecto tendrá un Gerente Ejecutivo que tenga tanto habilidades técnicas como de gestión organizacional en el área de
administración de personal. Sus funciones serán las de coordinación y administración de recursos. Este a su vez mantendrá
informado al comité ejecutivo sobre el estado de ejecución.
El entorno político con relación a normatividad es favorable en razón de la expedición reciente del decreto 1279/02 que fija para
los docentes su escala salarial. Para los empleados públicos existe un régimen de carrera administrativa definido y para los
trabajadores oficiales el código sustantivo del trabajo reglamenta de manera clara las convenciones colectivas.
El entorno político en referencia a la estabilidad organizacional será favorable en la medida en que el proyecto se planee y ejecute
simultáneamente con el periodo de gobierno del Rector (tres años) para evitar su no continuidad ante políticas distintas de una
nueva administración.

1.5. MOTIVACIÓN:
El tiempo empleado por los funcionarios de nomina para liquidar y reportar esta ha estado aumentando en un 20% cada año en
razón a mantenimiento excesivo debido a cambios continuos en la normatividad (por ej. 2 decretos en el 2002) y operación
deficiente causada por una interfaz tipo carácter poco amigable y sugestiva. La solución a esta problemática es imposible en
términos de aumentar personal debido al congelamiento de la planta. De lo anterior queda claro EL PARA QUE desarrollar el
proyecto.

El proceso de gestión de información de nomina se hace critico en los fines de periodo ya sea mensual o quincenal, en razón a que
es obligatorio por ley pagar las remuneraciones puntualmente percibidas por los funcionarios al prestar sus servicios durante el
periodo en cuestión. De otra parte los aportes por prestaciones sociales tales como: salud, pensión, cesantía, etc. deben girarse a
las entidades respectivas en fechas rigurosamente definidas sopena de incurrir la institución en el pago de multas que afectarían
su menguado presupuesto. No sin antes olvidar el malestar social y económico que causaría entre los funcionarios el no recibir a
tiempo sus salarios. Finalmente se presenta un problema de archivo de información manifiesto al momento de una persona
solicitar su pensión de jubilación o trasladarse a otra institución, ya que reconstruir su historia laboral se vuelva una odisea para el
funcionario de turno. De todo esto EL PORQUE hacer un nuevo sistema.

6. ALCANCE DEL PROYECTO:

Con el objetivo de definir las necesidades de información que debe satisfacer el nuevo sistema ha de entrevistarse a las personas
que desempeñan los siguientes cargos por censo:
Decano
Jefe de Personal
Director de Departamento
Jefe de Oficina o Sección
Por muestra a Docentes, Empleados públicos y Trabajadores oficiales.

Igualmente debe indagarse a las siguientes personas externas relacionadas con la institución:
Representantes de Fondos de pensión y cesantías
Representantes de empresas prestadoras de salud y riesgos profesionales
Representantes de bancos
Representantes de cajas de compensación familiar, SENA, ICBF
Representantes de sindicato y fondos de ahorro de empleados

En el plan de trabajo que se presenta mas adelante se especifica el tiempo que estas personas deben dedicar a las entrevistas al
igual que las fechas máximas para definir la agenda de las mismas.

El sistema que se propone gestionará información laboral referente a nombramientos, tiempos trabajados por periodo, vacaciones,
incapacidades, traslados de funcionarios entre dependencias, cambios de cargo y/o dedicación, afiliación a fondos, promociones y
aportes de ley y/o voluntarios. Es claro que esta información es gestionada por las siguientes dependencias internas: Nominas,
Personal, Decanaturas, Departamentos, Secciones, Fondos de empleados, Sindicatos y/o agremiaciones. Y por dependencias
externas como Bancos, Fondos de pensiones, cesantias, salud.
Como se dijo en el resumen ejecutivo el sistema tendrá interfaz con los subsistemas de contabilidad y presupuesto.
En referencia a las limitaciones técnicas es importante decir que la institución debe proveer a través de terceros la infraestructura
de telecomunicaciones y procesamiento de datos al igual que el licenciamiento de los sistemas operativos y sistema administrador
de bases de datos relacionales (DMBS).
Finalmente será necesario capacitar a algunos funcionarios en el manejo del SO Windows, MDI (Interfaz de manejo de múltiples
documentos) y manejo del sistema propuesto.

1.7. SOLUCIÓN: Sistema Propuesto:

1.7.1 Requisitos de Hardware:
La arquitectura a emplear será cliente/servidor. Cada rol se gestionara con el siguiente equipo de computación:
Se requiere para una operación mínima del sistema un equipo servidor de archivos con la siguiente configuración: Procesador a

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1.5 Ghz; Memoria RAM de 256 Mb; Disco SCSI de 18.2 Gb a 7500 RPM; Tarjeta de red Ethernet 10/100 Mbps y otros accesorios
como mouse, teclado, monitor.
Por el lado cliente se requieren tres PC con la siguiente configuración: Procesador a 900 Mhz; Memoria RAM de 64 Mb; Disco IDE
de 20 Gb; Tarjeta de red Ethernet 10/100 Mbps; Monitor a color; Teclado y mouse. Se supone que otras dependencias diferentes
a la oficina de personal y nominas tienen PC con su respectiva tarjeta de red.
En relación a la red requerida es necesario la adquisición de un Switche Ethernet 10/100 Mbps nivel 2 con mínimo 4 puertos en
fibra o UTP. Además 2 concentradores o HUB c/u con mínimo 6 puertos UTP. El cableado principal o backbone puede ser en fibra
óptica de 2 hilos activos con 2 hilos redundantes. Alternativamente puede optarse por cableado UTP.
El siguiente esquema muestra una configuración general de la infraestructura de red requerida:

1.7.2 Requisitos de Software:

Como motor de base de datos se utilizara 1 licencia del DBMS MS Visual Studio FoxPro versión 6.0 con libre distribución de
aplicaciones autónomas (.exe) en su edición profesional.
Para el servidor se empleara 1 licencia del MS Windows 2000 Server incluyendo el IIS (Internet Information Server versión 5.0).
Como sistema operativo cliente se emplearan 10 licencias del Ms Windows 95/98/2000.

1.7.3 Entregas:
La calendarización se hará por periodos semanales. Las siguientes tablas muestran el calendario de entregas previstas:

APLICACIONES

Aplicación Semana de Entrega

Registro de datos Empleados 4
Liquidación Ordinaria 8
Liquidación Prestaciones Sociales 12
Liquidación Aportes Parafiscales 16
Reportes e interfaces Internos 18
Reportes e interfaces Externos 20
Seguridad de Acceso 22

INFORMES

Informes Semana de Entrega

Planta de Cargos 5
Planta de Personal 7
Previo de Nomina ordinaria 9
Previo de Nomina Extraordinaria 11
Cheques 13
Relación de pagos y descuentos 15
Relación aportes parafiscales 17
Otros Informes 24

DOCUMENTOS

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Documentos del Sistema Semana de Entrega

Modelo de Datos 14
Modelo de Funciones 14
Manual de Usuario 26
Listados de Codigo 26

1.7.4 Diagrama E/R de Estrategia:

La siguiente tabla muestra una descripción general de las principales entidades de datos sobre las cuales el sistema mantendrá
información:

ENTIDADES DE DATOS

Nombre Entidad Contenido

Funcionario Datos de identificacion personal por funcionario
Cargo Datos de cada cargo establecido en la institucion
Regimen Laboral Datos de los regimenes laborales existentes
Planta de Cargo Datos de cargos por planta (Docentes, Emp. Publicos, Trab. Ofic.
Remuneracion Datos sobre remuneraciones ordinarias y extraordinarias
Fondo pension,salud, etc Datos sobre los fondos a los que se afilia el funcionario
Dependencia Datos sobre Dptos,Secciones,Facultades, etc
Categoria Datos sobre clasificacion de cargos
Descuento de ley Datos sobre descuentos que por ley aplican a las remuneraciones
Imputacion Cont. Presup. Datos sobre como afectan las remun.al presupuesto y contabilidad
Situacion Administrativa Datos sobre licencias, incapacidades, comisiones, etc de los func.

1.7.5 Diagrama de flujo de procesos de estrategia:

En la pagina siguiente se presenta el diagrama de procesos de estrategia correspondiente al proceso de registro y calculo de la
nomina. Para su representación se ha empleado un sencillo diagrama de trámite el cual representa en cada columna la oficina o
dependencia encargada de hacer las respectivas actividades. La secuencia de izquierda a derecha procura representar el orden
lógico en que se desarrollan dichas actividades. Debe entenderse que esta descripción es una panorámica muy general de los
principales procesos, ya que la idea es mostrar a los usuarios que el analista de sistemas tiene una comprensión del área a
automatizar. Pudo haberse empleado un diagrama de contexto en su defecto.
A fin de interpretar los símbolos empleados en cada columna, tenga presente el siguiente glosario:

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1.8. ANÁLISIS COSTOS-BENEFICIOS:

Beneficios esperados del proyecto:

Mejoras de procesos:

Lograr que las novedades de nomina referentes a descuentos de fondos de ahorro, aportes a sindicatos, aportes a
agremiaciones, etc. sean digitados directamente por las fuentes de esta información; lo que disminuirá el tiempo de
digitación del personal adscrito a la oficina de nominas y el consiguiente reciclaje de tareas.

Reducción del ciclo de liquidación de nomina mensual de tres días a 1 día.

Disminución de la tasa de error por información entrada y no validada por el sistema actual.

La convalidación en línea de las novedades con los usuarios y afectados permitirá aun mas disminuir la tasa de error.

Efectividad lograda al modificar el sistema:

Lograr tener la historia laboral completa por cada funcionario incluyendo: nombramientos, ascensos, traslados, retiros,
incapacidades, comisiones de trabajo, licencias remuneradas y no remuneradas etc. con sus consiguientes salarios y
deducciones de ley.

Obtención de nuevos informes/consultas relacionados con situaciones administrativas, niveles salariales y conformación de

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planta de personal consolidado por régimen laboral, facultad, departamento y/o sección.

Dar acceso a los usuarios vía Internet a consultas sobre sus pagos y deducciones. Hacia un futuro por la misma vía permitir
una interfaz hacia entidades externas con el objeto de transferir electrónicamente la información que estas demandan de la
institución.

Otras mejoras:

Apoyar la plantación y control de presupuesto de funcionamiento aplicado a los rubros de servicios personales mediante la
proyección de costos de nomina para futuras vigencias y proporcionando información sobre el gasto presupuestal actual en
dichos rubros.

Servir de soporte a la toma de decisiones relacionadas con: aprobación de descuentos personales, pagos extraordinarios,
pagos no salariales, inclusión/exclusión de empleados en nomina periodo actual en razón a ciertas situaciones
administrativas, etc.

Costos esperados:
Las siguientes tablas son estimados de costos que requiere el proyecto para su satisfactoria realización:

COSTOS DE PERSONAL INTERNO

Funcionario Cantidad Semanas Costo(Miles de $)

Jefe de Personal 1 12 6500
Aux. de Nomina 3 20 10500
Jefes Oficina 4 2 3200
Aux. Administrativo 7 8 7000
Digitador 3 14 9000
Totales 18 56 36200

COSTOS DE PERSONAL EXTERNO

Funcionario Cantidad Semanas Costo(Miles $)

Analista Sistemas 1 16 18000
Programador 2 14 12000
Documentador 1 10 3000
Auxiliar Oficina 2 20 5000
Totales 6 60 38000

COSTOS DE HARDWARE

Componente Cantidad Unitario Costo(Miles $)

Servidor de Archivos 1 7000 7000
Computador Personal 3 1500 7500
Switche 1 5000 5000
Concentrador 2 1000 2000
Cable UTP y conectores 300 1 300
Cableado 300 3 900
Instalacion y Configuracion 1 1000 1000
Acometida Electrica 1 500 500
Totales 24200

COSTOS DE SOFTWARE

Programa Cantidad Unitario Costo(Miles $)

RDBMS Visual Foxpro Prof. 6.0 1 1000 1000
Windows 2000 Server con IIS 1 900 900
Windows 98/2000 10 130 1300
Totales 12 2030 3200

1.9. ORGANIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PERSONAL AL PROYECTO:

La siguiente tabla ilustra los roles a desempeñar por cada uno de los participantes en el proyecto.

ROL DE PARTICIPANTE

Participante Rola desempeñar Otros roles

Jefe de Personal Usuario Gerente de Proyecto

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Jefes de Oficina Usuario Probador de Aplicaciones

Analista de sistemas Analista de datos y procesos Arquitecto de Sistemas
Programador Programador PL/SQL Probador de Aplicaciones
Auxiliar de Nomina Usuarios Probador de Aplicaciones
Auxiliar de Oficina/Admin. Consecución de datos Proveedor de Aplicaciones
Digitador Trascripción de datos Probador de Aplicaciones
Documentador Documentar Aplicación

1.10. IMPACTO EN EL NEGOCIO O INSTITUCIÓN:

Dado que se trata de un nuevo diseño el impacto fundamental se da en términos de satisfacer las siguientes necesidades de
información en el ámbito administrativo:

Impacto en la plantación:

Poder presupuestar los gastos de nomina a corto y mediano plazo

Presupuestar gastos académicos por servicios personales a nivel de facultad yprograma.

Impacto en el control:

Controlar la ejecución presupuestal de gastos personales

Evitarpagos de nomina y descuentos de ley que no corresponden en razón a que el sistema ejercerá control de pagos y
descuentos por régimen laboral.

No permitir pagos de nomina a personas ya retiradas de la institución en razón a que se controlara los pagos mediante las
certificaciones laborales por funcionario.

Reducir los errores en la transcripción de datos mediante la implantación de controles de validación por dominio.

Impacto en la organización del recurso humano:

Racionalizar el trabajo de la oficina de nominas a través de un trabajo en red compartido con las fuentes directas de
información como departamentos, dependencias, fondos de ahorro, etc.

Permitir a los empleados poder consultar en cualquier momento sus pagos de nomina y descuentos personales.

1.11. PLAN DE TRABAJO:

La tabla a continuación presenta el programa de trabajo que ha de seguirse para llegar a tener el sistema operando en la
institución:

PLAN DE TRABAJO DE ESTRATEGIA

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Debe aclararse que las fases de diseño y desarrollo se unieron en razón a que se empleo una herramienta de desarrollo tipo RAD
(Desarrollo Rápido de Aplicaciones) como lo es el Visual FoxPro.

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Modelación de objetos Fase de Análisis - Ejemplo

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