IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso
que conllevó a la asociación del hombre a través de la comunicación, para llegar así a la
conformación de instituciones; donde se empezó a manejar la información que se generó casi
desde los principios de la historia de la humanidad.
Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera
agrupación de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirtieron como un
instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de las civilizaciones posteriores.
Su nivel de importancia, ha aumentado considerablemente; y se puede deducir que la mayoría
de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado sin la preparación y las
competencias que requiere el caso, en ocasiones lo colocaban a organizar archivos como un
“castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe inmediato lo
disponía, lógicamente el método que usaban los empleados que llegaban al área de archivo,
era nula, utilizaban normas empíricas de armar los archivos y clasificar los mismos. Al no
tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el despacho de los trámites
solicitados por el cliente final.

LA RELEVANCIA DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA

Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de información porque se
convierten en la reseña institucional de cada entidad, además es la memoria colectiva de una
empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su
memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor
importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez
hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.
hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera
fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en
lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan
suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el
contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las
acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y
el hombre en general. Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena
administración conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de
decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de
tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.
 ALGUNAS NUEVAS ESTRATEGIAS PARA
LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones electrónicas. Los
mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual de realizar transacciones. Tal
como ocurría en el pasado con los informes en papel, hoy día los mensajes y documentos
electrónicos deben ser almacenados correctamente.

Actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales se almacena
de forma permanente la información en el disco duro, el proceso consiste en la recepción,
codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento, administración y transporte de
los archivos físicos.
ESTANTES
Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la
conservación de la información de los documentos.

ARCHIVADOR RODANTE
Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, que implementa un sistema
versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor accesibilidad y
conservación de la información.