Programa Nacional de Formación en Ciencias

de la Información

Participantes:
Leal Hugdi C.I. V- 19.104.784
Sección 2311
Docente: Asdrúbal Vásquez
Organización y Representación de la Información

Barquisimeto - 2018
 La Organización y Representación de la Información

Por años el hombre ha buscado dejar soporte que comuniquen y

verifiquen cada acto por el cual ha trascendido; esta cantidad de información
a crecido de manera excesiva por lo cual se han generado formas de
organizar y representar dicha información, de tal manera que pueda
accederse a ella en el momento necesario y que el proceso se realice de
manera rápida.

La Organización y la Representación de la información nos dan las

bases para seleccionar, organizar, distribuir o almacenar información, y a su
vez poder recuperar y conservar datos que sean necesarios para el
organismo o entidad que lo requiera. La organización es la primera fase de
este proceso y el más importante, ya que nos permite una búsqueda y
recuperación exitosa de la información en tiempos futuros, mientras que la
Representación viene siendo la forma técnica de registro de la información
en un soporte documental; siendo la información la representación de los
conocimientos que van a ser transmitidos.

Tenemos entonces que la Organización y Representación de la

información es la que nos proporciona los lineamientos a seguir en cada
etapa del ciclo de vida de la información, cada autor genera un concepto y
técnica a realizar en dicho proceso entre ellos Otlet, Gardin, Chaumier, entre
otros; respetando las normativas y leyes que rigen el archivo donde se
encuentran los documentos aunque estos son muy parecidos y podemos
destacar los siguientes:
*Selección: que es determinar cierta cantidad de datos relevantes

*Procesamiento: en esta fase se realiza la descripción y representación de la

información (indizaciones, clasificaciones entre otras).

*Almacenamiento: se basa en el uso que se de esta dando al documento y

puede ser activo, cuando es utilizado frecuentemente, o pasivo cuando su
uso no es dinámico.

*Distribución o Pérdida: es la fase donde se define si el documento debe ser

compartido, ya sea de forma física o electrónica o si ya no tiene valor
informacional y se envía al expurgo.

Saber organizar los contenidos, analizarlos, procesarlos, filtrarlos y

representarlos de forma sintética es cada día más necesario en nuestro
entorno, ya que todo lo que nos rodea genera una determinada información
que sea útil en algún momento y mientras más fácil se acceda a ella se
puede contar con una mejor toma de decisiones y el soporte que avale la
misma.