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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

No ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Recepción de solicitudes de compra o servicio: Por Jefe Administrativo y de
medio del diligenciamiento del registro, cualquier Recursos
empleado da a conocer una necesidad de compra de
productos o servicios y notifica a Jefe Administrativo
y de Recursos
2 Identificación y selección de proveedor: Cuando Jefe Administrativo y de
surge la necesidad de adquirir un producto o Recursos
servicio, se identifica el proveedor por medio del
Listado Maestro de Proveedores o se investiga por
medio de sitios de internet o directorio telefónico,
referencias de los empleados u otros medios, las
posibles personas o empresas que ofrezcan el
producto o servicio requerido. Se contacta al
proveedor por vía telefónica, internet o
personalmente, con el fin de solicitarle la
información requerida para llenar el formato de
Selección, Evaluación y Reevaluación del Proveedor,
y teniendo en cuenta los resultados se selecciona o
no al proveedor
3 Solicitud de cotizaciones a proveedor: Se busca en el Auxiliar administrativo
listado maestro de proveedores, los proveedores
adecuados para solicitarles cotización.
En el caso que existe únicamente un solo proveedor
en el mercado del bien o el servicio que se va a
adquirir se hace una sola cotización
4 Realización de compra: Una vez se haya elegido el Auxiliar administrativo
proveedor más conveniente para la compra, se
diligencia el formato orden de compra, basado en la
cotización, se hace llegar al proveedor y se cancela.
5 Verificación de producto y/o servicio: una vez el Jefe Administrativo y de
producto y/o servicio sea entregado por el Recursos o a quien
proveedor se verifica que cumpla con las corresponda
especificaciones dadas, de no ser así comunica al
proveedor para realizar devolución para su
corrección. Como constancia de verificación se firma
en el formato de Orden de Compra, la conformidad
con el producto o servicio recibido, en casos en que
se presenten inconsistencias, se hace la anotación en
el campo de observaciones del formato mencionado
y se informa a proveedor para corrección.
6 Distribución de productos comprados: Una vez Auxiliar administrativo o a
culminada la compra en el caso de productos se quien corresponda
envían los mismos distribuyéndolos según las
requisiciones presentadas.
7 Evaluación del proveedor: Semestralmente se aplica Jefe Administrativo y de
diligenciando el formato de selección y evaluación de Recursos
proveedores. Con los resultados obtenidos se
actualiza el listado maestro de proveedores, sí el
proveedor resulta CONFIABLE, queda exento de la
siguiente evaluación, si el proveedor resulta
REGULARMENTE CONFIABLE, se le solicita al
proveedor la corrección de sus fallas, para ello se le
envía por escrito las deficiencias u observaciones que
se hayan detectado durante el periodo de evaluación
y si el proveedor resulta NO CONFIABLE, se solicita al
proveedor plan de acción y se determina con la alta
dirección su permanencia en el Listado.
8 Retroalimentación al proveedor: Se envía carta Jefe Administrativo y de
informando al proveedor su clasificación y las Recursos
acciones que deberá tomar (si así lo requiere),
máximo 30 días después de realizada la evaluación.