Nicaragua Guía para La Elaboración Del Manual de Procedimientos de Las Instituciones Centralizadas Desconcentradas Del Poder Ejecutivo

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VICE PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
CERAP-UCRESEP
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS DE LAS INSTITUCIONES
CENTRALIZADAS DESCONCENTRADAS
DEL PODER EJECUTIVO
Managua, diciembre 2001.
1
PROGRAMA DE REFORMA Y MODERNIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

LAS INSTITUCIONES CENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS DEL
PODER EJECUTIVO
Coordinación
María José Jarquín Ramos
Directora de UCRESEP
Autor
Alberto Barberena Molina
Consultor Nacional
Revisión
María José Jarquín Ramos – Directora de UCRESEP
José Ernesto Barrios Vanegas – Director de Fortalecimiento Institucional
Alicia Casco Guido – Consultora Redacción y Estilo
Edición General al cuidado de

Zoila Murillo Toruño
Oficial de Programación y Seguimiento UCRESEP
Diseño y diagramación
Interiores: Alicia Casco Guido
Carátula: Alejandro Argüello Hüper
Todos los derechos reservados conforme a la Ley

©Unidad de Coordinación del Programa de Reforma de la Administración Pública –
UCRESEP
Primera Edición, 2001
Managua, Nicaragua
Impreso por: EDITRONIC, S. A. / Tel. 222-5461 • Cel. 088-22586
La presente edición ha sido financiada por el Banco Mundial, a través del

Convenio de Crédito 3314-Ni
2
CONTENIDO
Presentación ................................................................................... 5
1. Introducción ......................................................................... 7
2. Objetivo de la guía ............................................................... 8
3. Alcances de la guía ............................................................... 8
4. Definición de Manual de Procedimientos .............................. 9
5. Lineamientos para la elaboración de manuales
de procedimientos ................................................................ 9
5.1 Objetivos del manual de procedimientos ....................... 10
5.2 Uso del manual de procedimientos ............................... 11
6. Diseño de un manual de procedimientos ............................. 12
7. Guía técnica para la elaboración de
manuales de procedimientos ............................................... 16
7.1 Proceso y normas de elaboración del índice ................... 17
7.2 Proceso y normas de elaboración de la introducción ...... 21
7.3 Proceso y normas de elaboración de la base legal ........... 22
7.4 Proceso y normas de elaboración de objetivos ................ 24
7.5 Procesos y normas de elaboración de las políticas o
normas de operación ..................................................... 25
3
7.6 Procesos y normas de elaboración de los

procedimientos ............................................................. 27
7.6.1 Descripción narrativa ......................................... 27
7.6.2 Diagramación de procedimientos ....................... 31
7.6.3 Portada de los formatos utilizados en cada
procedimiento .................................................... 32
8. Presentación del manual de procedimientos ........................ 33
8.1 Identificación ............................................................... 33
8.2 Proceso y norma de elaboración de cubierta .................. 35
8.3 Proceso y norma de elaboración de lomo ....................... 36
9. Procedimiento para la elaboración, aprobación y
actualización de los manuales de procedimientos y los
roles de las instancias del estado, para formular,
conciliar, aprobar, difundir y evaluar los manuales. .............. 38
9.1 Esta vez (énfasis en la situación legal de las
organizaciones y los procedimientos vs. la realidad
tal como se está trabajando) .......................................... 38
9.2 Actualización (cuando sea necesario) ............................. 42
9.3 En otras circunstancias ................................................. 46
4
Presentación
El Programa de Reforma y Modernización del Estado tiene como objetivo

hacer las transformaciones necesarias en el aparato de gobierno, de tal
forma que éste responda de manera efectiva a los cambios sociales,
económicos y políticos, locales e internacionales, y apoye -con claridad y
eficiencia-al desarrollo integral y sustentable del país.
En este marco y desde 1995 –año en que se oficializa este Programa con
la suscripción del primer crédito con la Asociación Internacional de
Fomento (AIF) del Banco Mundial– se han llevado a cabo una serie de
esfuerzos para modernizar las estructuras del Estado: cambios a la
organización del Poder Ejecutivo, reformas a la administración de las
finanzas públicas, nuevas formas de gerencia del personal del sector
público, rediseño y automatización de procesos y de trámites, implanta-
ción de sistemas de evaluación de los servicios, son algunas de las áreas
en las que los Equipos de Alto Rendimiento de cada institución ha llevado
a cabo el Programa de Reforma, bajo la conducción de la Vicepresidencia
de la República, el Comité Ejecutivo para la Reforma de la
Administración Pública (CERAP), el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, y el apoyo técnico y operativo a la ejecución de los proyectos de
la Reforma de la Unidad de Coordinación del Programa de Reforma y
Modernización del Sector Público (UCRESEP).
Dada la complejidad, la importancia y la amplitud de estas labores
consideramos necesario darlas a conocer con el mayor detalle posible.
Esperamos que de esta recopilación y de este esfuerzo editorial surjan las
reflexiones y los criterios –especialmente de las organizaciones no-
gubernamentales– que ayuden a mejorar y profundizar el proceso de
reforma y modernización del Estado nicaragüense, manteniéndolo siempre
orientado hacia la ciudadanía y su desarrollo.
María José Jarquín Ramos

Directora UCRESEP
5
6
1. Introducción
La Vicepresidencia de la República de Nicaragua, a través de la

Unidad de Coordinación del Programa de Reforma y
Modernización del Sector Público (UCRESEP), ha elaborado guías
que permitan obtener Manuales de Organización y Manuales de
Procedimientos para cada Ministerio, conforme lo establecido en
el Artículo No. 315 del Reglamento de la Ley No. 290 “Ley de
Organización, Competencia y Procedimientos del Poder
Ejecutivo”.
Con esta labor se espera garantizar la institucionalidad del Estado

en cuanto estos manuales favorecen a un Estado que debe perdurar,
a diferencia de los Gobiernos que van cambiando periódicamente
conforme el sistema democrático actual. Más específicamente, estos
instrumentos administrativos pretenden mejorar la débil memoria
institucional que queda entre los cambios de gobierno y disminuir
la costosa y permanente iniciación de curvas de aprendizaje en el
sector público.
Se espera, además, manuales homólogos y actualizados que

contribuyan al cambio de una administración pública burocrática
por una administración pública gerencial y de mayor
productividad.
Esta Guía se basa en el documento “Conceptos y Criterios sobre

la Organización y Procedimientos del Poder Ejecutivo”, en el
cual se especifican aspectos metodológicos y estudios que deben
realizarse previo a la elaboración de los Manuales de
Procedimientos.
7
2. Objetivo de la Guía
Brindar un modelo técnico para la producción de manuales de

procedimientos de las instituciones centralizadas, desconcentradas
y descentralizadas del Poder Ejecutivo, que permita seguir paso a
paso y en orden lógico, la confección detallada de cada uno de los
componentes que debe contener el Manual de Procedimientos.
3. Alcances de la Guía
La guía para la elaboración del Manual de Procedimientos

establece y explica qué debe contener el manual. De igual manera,
deberá aclarar que los procedimientos normativos sólo deben ser
reflejados en la institución normadora, independientemente de que
estos procedimientos sean aplicados o ejecutados por otras
instituciones. Por ejemplo, la normativa de seguridad e higiene y
sus procedimientos asociados le corresponden al Ministerio del
Trabajo (MITRAB) por lo que no deben de estar reflejadas en
cada ministerio. Lo mismo sucede con todos los procesos
administrativos y financieros que norma el Ministerio de Hacienda
y Crédito Público (MHCP).
La guía, asimismo, establece los parámetros que orientan la

elaboración del Manual de Procedimientos y el procedimiento
general, al menos de las obligaciones de las partes involucradas
en cuanto a su formulación en cada entidad, los niveles de
aprobación y su difusión, entre otros.
En el curso normal de las operaciones administrativas, los

procedimientos se definirán hasta el nivel de las Unidades
Administrativas de menor jerarquía, identificando en la narrativa
del procedimiento el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y con qué.
8
4. Definición de Manual de Procedimientos
El “Manual de Procedimientos” es el documento que contiene la

descripción de las actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participación.
Suele contener información y ejemplos de formularios,

autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el
correcto desarrollo de las actividades.
5. Lineamientos para la elaboración del Manual de

Procedimientos
Antes de elaborar los manuales de procedimientos de cualquier
institución, es necesario identificar los procedimientos actuales y
elaborar un inventario de los mismos.
Para ello se cuenta con insumos importantes tales como el Catálogo

de Servicios y Trámites del Poder Ejecutivo (elaborado en el año
2000 bajo los auspicios de UCRESEP) y el documento “Conceptos
y Criterios sobre la Organización y Procedimientos del Poder
Ejecutivo” que contiene aspectos esenciales de trabajo para el
estudio de procedimientos, lo cual permitirá revisar y mejorar
funciones, formas, registros, informes, resultados y medidas
críticas de desempeño, análisis de la información y diseño de
procedimientos.
Por lo tanto, es necesario planificar las acciones a seguir para el

estudio de los procedimientos, investigar la situación actual,
realizar análisis y crítica a la información y, finalmente, hacer un
9
diseño gráfico y descriptivo de los procedimientos, teniendo

presente que los procedimientos documentados son un conjunto
de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que reflejan
la forma metódica de hacer un determinado trabajo.
La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer

de manera integral la operación de una institución o unidad
administrativa y reconocer la diferencia en la calidad de los
servicios prestados. Por otro lado, la necesidad de precisar los
problemas administrativos que se presentan en la operación de
un organismo público, en muchos casos obedece a la ausencia de
procedimientos redactados que permitan los estudios encaminados
al mejoramiento administrativo. De ahí, la necesidad que los
procedimientos se agrupen en forma ordenada en un solo
documento denominado “Manual” que no es más que un
instrumento administrativo que apoya la realización del cotidiano
quehacer institucional.
5.1 Objetivos del Manual de Procedimientos

En su calidad de documento administrativo, el Manual de
Procedimientos tiene por objeto:
a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades
administrativas que intervienen, precisando su participación en
dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de
las actividades institucionales, agregadas en forma de
procedimientos.
b) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
c) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por
fallas o errores.
10
d) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, el control

interno y labores de supervisión o vigilancia.
e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que

deben hacer y cómo deben hacerlo.
f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad

de funciones.
g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
5.2 Uso del Manual de Procedimientos

Puede decirse que la utilidad que tiene el Manual de
Procedimientos es múltiple, en virtud de ser un instrumento que
refleja el funcionamiento interno de las unidades administrativas
de cualquier institución. En términos generales, por lo tanto, se
puede afirmar que la necesidad de elaborar un Manual de
Procedimientos se justifica cuando se presenta, entre otros,
cualquiera de los siguientes casos:
• La existencia de trámites cuyo grado de complejidad haga

necesario una descripción precisa de los mismos, de manera
que sea fácil su consulta y correcta ejecución.
• La conveniencia de asegurar la uniformidad en el desarrollo

de los trámites y procedimientos, para lo cual resulte
indispensable contar con descripciones claras de los mismos.
• La puesta en marcha de tareas de simplificación del trabajo

tales como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
rediseño de procesos o estudio de simplificación de tarea etc.
• El establecimiento de un sistema de información

(o modificación del existente), para lo cual se necesite conocer
11
las fuentes de entrada, proceso y las salidas de información,

normalmente contenidas en los manuales de procedimientos.
El Manual de Procedimientos es, adicionalmente, una valiosa

herramienta para el adiestramiento permanente, toda vez que
contiene la representación gráfica y la descripción narrativa del
conjunto de instrucciones específicas para realizar un determinado
tipo de trabajo, así como los formularios que intervienen en el
procedimiento.
6. Diseño de un Manual de Procedimientos
Los manuales de procedimientos constan de dos contextos: el

primero de orden institucional, donde se detallan los aspectos
relacionados con la institución objeto de estudio y con una
referencia, que le otorgará cada institución, identificando al
manual como instrumento administrativo adicional a los
existentes. El segundo contexto es en el ámbito de los
procedimientos específicos de cada sistema productivo
–identificado en las instituciones y en el presupuesto como los
programas de la institución– con una referencia que le
proporcionará la unidad especializada de cada institución de
acuerdo al inventario de procedimientos realizados.
Para poder identificar y separar claramente estos dos contextos,

en el manual se utilizan formatos de presentación diferentes. En
el orden institucional se presentará en la parte superior y a la
izquierda, el Escudo de Nicaragua; en el centro, la leyenda Manual
de Procedimientos, y a la derecha, el logotipo de la institución.
En el segundo nivel se identifica el área (sustantivo o de apoyo),
la referencia del documento, fecha de entrada en vigencia y el
número de páginas que será en orden ascendente y con números
arábigos. Para mayor ilustración se presenta un ejemplo del
Ministerio de Transporte e Infraestructura (MTI).
12
Manual de Procedimientos MTI
Referencia
Vigencia Número de pág.
Áreas Sustantivas
Día / Mes / Año
1
Índice del Manual Página
Para el contexto de los procedimientos se presentará en la parte

superior y a la izquierda, el logotipo de la institución; en el centro,
la leyenda Manual de Procedimientos, y a la derecha, el nombre
de la Dirección General a cargo del procedimiento. En el segundo
nivel se identifica el nombre, la referencia del procedimiento, la
fecha de entrada en vigencia y el número de página, en este caso
será una combinación a manera de código, donde los primeros
dos espacios serán letras mayúsculas que identifican la Dirección
General responsable del procedimiento, seguidamente en número
romano y en orden ascendente el número correspondiente a éste,
terminando en una numeración en orden ascendente y con
números arábigos que representa el número de páginas de ese
procedimiento. Para mayor ilustración se presenta el ejemplo del
Ministerio de Transporte e Infraestructura (MTI).
13
DIRECCIÓN
GENERAL DE
MTI Manual de Procedimientos TRANSPORTE
ACUÁTICO
Referencia
PROCEDIMIENTOS Vigencia Número de
PARA MATRICULAR Día / Mes / Año
TA-1-1
Índice de Procedimiento Página
Contenido de los manuales de procedimientos

Estos documentos registran y trasmiten, sin distorsiones, la información
básica requerida referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; además, facilita la actuación de los elementos humanos
que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las
funciones.
Los manuales de procedimientos permiten: uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sus alteraciones arbitrarias;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de
auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general,
además de otras ventajas adicionales.
El contenido del Manual de Procedimientos se conformará con la siguiente
información:
Contexto institucional:
• Portada de identificación
• Indice del manual
• Introducción
14
• Base legal1
• Objetivo del manual
• Procedimientos
Procedimientos 1 al n
• Folio de identificación
• Indice
• Base legal2
• Objetivo del procedimiento
• Políticas o normas de operación
• Descripción narrativa del procedimiento
• Diagrama de flujo del procedimiento
• Formulario o impresos
• Información general
Contexto institucional:
• Glosario de términos
• Indice temático
1 Cuando la base legal de todos los procedimientos que conforman el manual sea idéntica,
solamente se incluirá en la base legal del manual.
2 Cuando la base legal de un procedimiento específico sea diferente a la del resto de procedi-
mientos del manual, se le incluirá como base legal de ese procedimiento específico.
15
En la figura No. 3, se muestra en forma objetiva el contenido de un

Manual de Procedimientos.
Índice Temático CONTEXTO

INSTITUCIONAL
Glosarios de Términos
Formularios o Impresos
Diagrama de flujo del procedimiento
Descripción narrativa del procedimiento PROCEDIMIENTO n
Política o normas de operación
Objetivo de Procedimiento
Índice
Portada de Identificación
Información General
Formularios o Impresos
Diagrama de flujo del procedimiento PROCEDIMIENTO 1
Descripción narrativa del procedimiento
Políticas o normas de operación
Objetivo del procedimiento

Base Legal
Índice
Portada de Identificación
Objetivo del Manual
Base Legal
Introducción
Índice del Manual
CONTEXTO Portada de Identificación

INSTITUCIONAL
Figura No. 3
7. Guía Técnica para la elaboración de manuales

de procedimientos
Para la elaboración del Manual de Procedimientos se sugiere llevar
un orden lógico de acciones tanto de recopilación de información,
como de análisis de funciones, inventario de los procedimientos,
evaluación del valor agregado, costos, control de actividades y
mejoramiento de la eficiencia, base legal y de diseño o rediseño de
los procedimientos de cara a los clientes o usuarios de los mismos.
16
Sin embargo, como ya se mencionó anteriormente, la metodología

para el estudio de los procedimientos se detalla en el documento
“Conceptos y Criterios sobre la Organización y Procedimientos
del Poder Ejecutivo”. Es importante que este estudio se realice
previo al segundo contexto, o contexto de los procedimientos
específicos del Manual. De otra manera estaremos oficializando
posibles inconsistencias, conflicto de competencias entre las
Unidades Administrativas, demoras innecesarias, incremento en
los costos operativos, poca eficacia, deterioro en la calidad y escasa
satisfacción de los clientes o usuarios de los trámites y servicios
brindados.
Es posible que durante el estudio de los procedimientos se pueda
realizar la parte relacionada al contexto institucional, toda vez
que la información necesaria esté completa.
A continuación se presentan los detalles de cómo elaborar los
diferentes componentes de un Manual de Procedimientos:
7.1 Proceso y normas de elaboración del índice

El índice es la relación de los capítulos que constituye la estructura
del documento, razón por la cual su formulación se efectuará de
manera diferente en cada uno de los documentos señalados en
esta guía.
En los manuales de procedimientos se formulará el índice de
acuerdo con los siguientes lineamientos:
• Se relacionará los nombres de los capítulos que conforman el
documento, de acuerdo al contenido de los manuales de
procedimientos, en el orden siguiente:
- Índice del manual
- Introducción
- Base legal
17
- Objetivo del manual
- Procedimientos
- Glosario de términos
- Indice temático
• Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula

compacta.
• En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que

se inicia cada uno de los capítulos, de acuerdo con el criterio
de paginación que se establece: En número arábigo en forma
ascendente y a los procedimientos en número romano para
cada uno o en forma ascendente por orden de aparición o por
prioridad según sea el criterio de los responsables de los
mismos, y nuevamente números arábigos de manera creciente
para el contenido de cada procedimiento.
18
A continuación se muestra un ejemplo del Índice de un Manual de

Procedimientos:
Manual de Procedimientos MTI

Referencia
Vigencia Número de página
Áreas Sustantivas Día / Mes / Año 1
/ /
Indice del Manual Página
Introducción 5
Base Legal 6
Objetivo del Manual 8
Procedimientos de Transporte Acuático (TA)
Procedimiento para matricular buques y artefactos navales TA - I - 1
Procedimiento para renovar patentes y permisos de navegación TA - II - 1
Procedimiento para emitir certificados de navegación TA - III - 1
Procedimiento para autorizar navegación a naves extranjeras TA - IV - 1
Procedimiento para realizar cambios en los datos y características
a un buque o artefacto naval TA - V - 1
Procedimientos para autorizar salida a buques y artefactos navales TA -VI - 1
Procedimientos para cancelar matricula o cese de bandera TA -VII -1
Procedimientos para pagar derechos, servicios y multas TA -VIII -1
Procedimientos para expedir certificados de competencia
de la gente de mar TA - IX -1
Procedimientos para renovar certificados de la gente de mar TA - X - 1
Procedimientos para el ascenso de cargo de la gente de marTA - XI -1
Procedimientos para la concesión de rutas para cabotaje nacional TA -XII -1
Procedimientos para la concesión de rutas para cabotaje regional TA - XIII-1
19
En cada procedimiento que forma parte de un manual, el índice se elabora

de acuerdo con los siguientes lineamientos:
• Se relacionarán los nombres de los capítulos, de acuerdo con

el contenido de los procedimientos, en el orden siguiente:
- Índice
- Base legal
- Objetivo del procedimiento
- Políticas o normas de operaciones
- Descripción narrativa del procedimiento
- Diagrama de flujo del procedimiento
- Formulario o impresos
- Información general
• Se escribirán con letra mayúscula compacta los nombres de

los capítulos que forman el procedimiento.
• En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que

se inicia cada uno de los capítulos, la paginación conforme código
para el procedimiento, donde los primeros dos espacios serán letras
mayúsculas que identifican la Dirección General responsable del
procedimiento, seguidamente en número romano y en orden
ascendente el número correspondiente al procedimiento,
terminando en una numeración en orden ascendente y con
números arábigos que representa el número de páginas de ese
procedimiento.
20
A continuación, un ejemplo de portada e índice de un procedimiento.
DIRECCIÓN
GENERAL DE
ACUÁTICO
Referencia
PROCEDIMIENTO PARA Vigencia Número de Pág.
MATRICULAR BUQUES Y Día / Mes / Año
ARTEFACTOS NAVALES TA-1-1
Base legal TA-I-2
Objetivo del procedimiento TA-I-2
Políticas y normas de operación TA-I-3
Descripción narrativa del procedimiento TA-I-5
Diagrama de flujo del procedimiento TA-I-13
Formularios e impresos TA-I-14
Información General TA-I-18
7.2 Proceso y normas de elaboración de la introducción

El objetivo de la introducción es explicar al lector del manual los
antecedentes, motivos y propósitos del documento, así como su
contenido.
Para tal efecto deberá seguirse los siguientes lineamientos:
• La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.
• Se hará la introducción, preferentemente, en un máximo de

tres cuartillas.
21
• Deberá incluirse información acerca del ámbito de su

aplicación y de quiénes son los destinatarios o usuarios del
Manual de Procedimientos.
• Conviene que la introducción incluya un mensaje y la

autorización de la más alta autoridad del área en la que se
elaboró el manual.
7.3 Proceso y normas de elaboración de la base legal
A fin de contar con la información correspondiente al marco
jurídico-administrativo dentro del cual se desarrollan los
procedimientos, a continuación se mencionan los lineamientos
que se habrán de completar en su elaboración:
• Se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos

jurídico-administrativos vigentes que formen la base legal
del documento que se está elaborando.
• La relación de los ordenamientos jurídicos-administrativos

habrán de seguir un orden jerárquico descendente, según se
muestra:
1. Leyes
2. Reglamentos
3. Decretos
4. Acuerdos
5. Circulares u oficios
6. Documentos normativo-administrativos
A continuación se presenta como ejemplo una parte de la Base
Legal correspondiente al Ministerio de Transporte e
Infraestructura, además, un ejemplo de base legal para un
procedimiento del área de Aeronáutica Civil del MTI.
22
Manual de Procedimientos
MTI
Referencia
Vigencia Número de Pág.
ÁREAS SUSTANTIVAS Día / Mes / Año
6
Índice de Procedimiento
Base legal
Leyes:
• Ley Reguladora del Régimen de Matrícula y Abanderamiento de Buques

y Artefactos Navales. (Decreto 563 del 4/11/1980 y publicado en La
Gaceta Diario Oficial No. 260 del 11/11/1980).
• Ley de Expropiación de Predios Baldíos en el casco urbano del centro

de la ciudad de Managua (Decreto No. 903 del 4 de octubre de 1981,
publicado en La Gaceta No. 286 del 16 de diciembre de 1981).
• Ley Reguladora de la Actividad de Diseño y Construcción. (Decreto

No. 237, del 25 de noviembre de 1986).
• Ley 257, Ley de Justicia Tributaria y Comercial, publicado en La Gaceta

número 106 del 06 de junio de 1997.
• Ley No. 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del

Poder Ejecutivo, publicado en La Gaceta No. 102 del 3 de junio de 1998,
Capítulo III, artículo No. 25, incisos c), d), e) y f).
• Ley 303, Ley de Reforma a la Ley 257, Ley de Justicia Tributaria y

Comercial, pubicada en La Gaceta número 66 del 12 de abril de 1999.
Reglamentos:
• Decreto 37-97, Reglamento a la Ley de Justicia Tribuaria y Comercial,

publicado en La Gaceta número 122 del 30 de Junio de 1997.
• Reglamento sobre límites máximos para el control de vehículos de carga

en las carreteras centroamericanas, versión específica para Nicaragua.
Basado en el acuerdo centroamericano, Honduras el 10 de Junio de
1958.
23
DIRECCIÓN
GENERAL DE
MTI Manual de Procedimientos AERONÁUTICA
CIVIL
Referencia
PLANES DE VUELO
Vigencia Número de Pág.
DOMÉSTICOS E
INTERNACIONALES, Día / Mes / Año
REGULAR O NO REGULAR
AC-V-2
Base legal
Leyes:
• Ley General de Transporte (No. 164), publicada en La Gaceta, Diario

Oficial No. 34 del 17 de febrero de 1986.
Decretos:
• Decreto 176, Código de Aviación Civil, publicado en La Gaceta, Diario

Oficial número 266 del 22 de noviembre de 1956.
• Decreto 576, Reformas al Código de Aviación Civil, publicado en

La Gaceta, Diario Oficial número 89 del 24 de abril de 1961.
Acuerdos:
• Acuerdo Ministerial No. 04-99, tarifas a cobrar por servicios brindados

por la Dirección General de Aeronáutica Civil, emitido el 8 de febrero de
1999.
7.4 Proceso y normas de elaboración de objetivos

El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se
pretende cumplir con el manual de procedimiento; su formulación
se ajustará a los lineamientos descritos a continuación:
24
• Especificará con claridad la finalidad que pretende el

documento, es decir, el qué y el para qué.
• La redacción del objetivo debe ser clara, concisa y directa
• La descripción del objetivo se iniciará con verbo(s) en tiempo

infinitivo,
• Se describirá, en lo posible, en una extensión máxima de 6
renglones
• Se evitará al máximo el uso de adjetivos, así como el subrayar
conceptos.
• Similares lineamientos aplican para la definición de los
objetivos particulares de cada procedimiento.
7.5 Procesos y normas de elaboración de las políticas o
normas de operación
En este apartado deberá contemplarse todas las normas de
operación que precisan las distintas situaciones que pudiesen
presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación
se menciona algunos lineamientos que deben considerarse en sus
planteamientos:
• Se definirá perfectamente las políticas o normas que

circunscriban el marco general de actuación del personal, a
efecto de que éste no incurra en fallas.
• Los lineamientos se elaborarán clara y concisamente, a fin de

que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas
con los aspectos administrativos o con los procedimientos
mismos.
• Las normas deberán ser lo suficientemente explícitas para

así evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos
superiores.
25
DIRECCIÓN
GENERAL DE
ACUÁTICO
Referencia
PROCEDIMIENTO PARA Vigencia Número de Pág.
EMITIR CERTIFICADOS Día / Mes / Año
DE NAVEGACIÓN TA-III-3
Políticas y normas de operación:

1. La Dirección General de Transporte Acuático (DGTA) en Managua o sus
respectivas Delegaciones Departamentales orientarán a los propietarios
extranjeros de buque(s) o artefacto(s) sobre los requisitos y
procedimientos para obtener el Certificado de Navegación.
2. Para iniciar el proceso de obtención del Certificado de Navegación del
(de los) buque(s) o artefacto(s) naval(es) el propietario(s) o su
representante legal deberá de formalizar la solicitud de Certificado de
Navegación ante la Dirección General de Transporte Acuático (DGTA),
la que podrá realizar en Managua o en sus respectivas Delegaciones
Departamentales.
3. La Dirección de Seguridad y Regulación Acuática de la DGTA o la
Delegación Departamental serán los responsables de atender al
solicitante, instruirle en el llenado de la solicitud e informarle de los
procedimientos y costos en que incurrirá.
4. La Dirección de Seguridad y Regulación Acuática, realizará un análisis
preliminar de la documentación, remitiéndola al Departamento de Registro
y Control y coordinando simultáneamente la respectiva inspección técnica
naval y el arqueo del buque.
5. El Departamento de Inspecciones y Certificación orientarán al solicitante
respecto de los procedimientos de arqueo e inspección técnica naval.
6. El arqueo de buque dará como resultado la definición de los tonelajes
de arqueo, para efectos del Pago de Derecho de Certificado de
Navegación, y los Datos y Características de Buques o Artefactos
Navales, información que será remitida a la Dirección de Seguridad y
Regulación Acuática.
7. La inspección técnica naval dará como resultado un Informe Técnico
Evaluativo, que indicará tres condiciones: 1) Apto para navegar, 2) Apto
para navegar, pero con deficiencias, y 3) No apto para navegar; informe
que será remitido a la Dirección de Seguridad y Regulación Acuática.
26
7.6 Procesos y normas de elaboración de los procedimientos

Para aplicar este punto es imperativo que se haya realizado
previamente un estudio de procedimientos. Una vez concluido,
y contando con la información necesaria sobre los procedimientos
de la institución, se inicia la elaboración del manual en la parte
relacionada a los procedimientos, la que se deberá repetir tantas
veces como procedimientos existan.
7.6.1 Descripción narrativa
En este apartado se describirán por escrito las actividades

que haya que realizar dentro de un procedimiento, de
acuerdo con los siguientes lineamientos:
• Se describirá el procedimiento mencionando las

actividades de que se compone, en orden cronológico,
precisado en qué consiste cada actividad, quién ordena
ejecutarla, cómo debe ejecutarla, cuándo, dónde y para
qué debe ejecutarse.
• Cuando una actividad comprenda a varias Unidades

Administrativas (por ejemplo, comisiones técnicas,
comités o grupos de trabajo), deberá indicarse para cada
una de sus partes o sub-actividades a la Unidad
Administrativa encargada de su ejecución. Tanto en
estos casos como en los casos normales (actividad
elaborada por una Unidad Administrativa), se indicará
al final el nombre del cargo responsable de su ejecución.
• Enumerar las distintas actividades de tal manera que

se facilite su comprensión e identificación, aun en los
casos en que existan varias opciones en una misma
actividad.
27
• Deberá realizarse la descripción narrativa de los

procedimientos utilizando los formatos del esquema, y
se llenará de acuerdo con las siguientes instrucciones:
- En las casillas superiores se incluirá en la parte

izquierda el logotipo de la institución, y a su lado
el nombre de la descripción narrativa del
procedimiento XXX.
- En la segunda línea, se indicará la Unidad

Administrativa responsable directa de la elaboración
del procedimiento y la casilla de Referencia, la cual
se dejará en blanco, ya que será utilizada por la
Unidad Especializada a cargo de los manuales
administrativos de la institución, la cual asignará
el número de registro y control documental que
corresponda al documento en el sistema integral de
manuales de la institución. Este número de registro
deberá mantenerse actualizado.
- En la tercera línea, en la primera casilla se asentará,

en su caso, precisamente el nombre propio del
conjunto de procedimientos del cual forma parte y
la casilla sobre fecha de vigencia. Se asentará dicho
dato con número arábigo, utilizando dos dígitos
tanto para el día como para el mes y año. Se
antepondrá el cero para los días del primero al
noveno; asimismo, para los meses comprendidos de
enero a septiembre. Con respecto al año, se
consideran los dos últimos dígitos.
- En la cuarta línea, en la primera casilla se asentará

el nombre propio del sistema productivo, programa
o Dirección General como tradicionalmente se
identifican.
28
- En la casilla de la derecha que abarca las líneas dos,

tres y cuatro, se anotará la paginación conforme
código para el procedimiento, donde los primeros
dos espacios serán letras mayúsculas que identifican
la Dirección General responsable del procedimiento,
seguidamente en número romano y en orden
ascendente el número correspondiente al
procedimiento, terminando en una numeración en
orden ascendente y con números arábigos que
representan el número de páginas de ese
procedimiento.
- En la columna que se denomina “ACTIVIDAD”,

se asignará en orden progresivo un número a cada
actividad que integre el procedimiento.
- En la columna que se denomina “UNIDAD

ADMINISTRATIVA”, se asentará el área o Unidad
Administrativa que interviene en la actividad del
procedimiento.
- En la columna que se denomina “DESCRIPCIÓN

DE LA ACTIVIDAD”, se hará la redacción de la
actividad.
- La narración de la actividad deberá comenzar con

un verbo en infinitivo; ejemplo: solicitar, remitir,
revisar etcétera.
- La redacción del contenido de la actividad deberá

ser mediante frases breves y sencillas, de tal manera
que su comprensión sea clara.
29
Para mayor ilustración se presenta un segmento de la Descripción

Narrativa de un Procedimiento del MTI.
MTI Descripción Narrativa del Procedimiento para

matricular buques y artefactos navales
Departamento de Registro y Control / Referencia

Departamento de Inspección y Certificación
Dirección de Seguridad y Regulación Vigencia

TA-I-5
Acuática Día / Mes / Año
Dirección General de Transporte Acuático / /
Actividad Unidad Administrativa Descripción de Actividad
01 Solicitante (propietario, Solicitar por escrito o verbalmente, información para

armador o su matricular su buque o artefacto naval, ante la
representante Delgación Departamental correspondiente o ante la
debidamente nombrado) Dirección de Seguridad y Regulación Acuática de la
Dirección General de Transporte Acuático (DGTA).
Dirección de Seguridad
Informar al interesado sobre los requisitos, el
y Regulación Acuática
procedimiento legal y el procedimeinto técnico que
deberá de efectuar para la matrícula del buque o
artefacto naval y entregar al interesado, el formato
02
de solicitud de matrícula y orientar su llenado.
Informar sobre los costos en que incurrirá para el
Solicitante registro del buque que será el Pago de Derechos
por la expedición del Certificado de Matrícula.
Entregar solicitud y requisitos para matricular buque
o artefacto naval.
03 Dirección de Seguridad Recibir documentación y remitir al Departamento de
y Regulación Acuática Registro y Control.
04 Departamento de Recibir y revisar la solicitud de matrícula y demás
Registro y Control documentos necesarios para obtener el Certificado
de Matrícula.
05 Dichos documentos son, según el caso:
1. Acreditación de la Representación Legal.
2. Título de Propiedad. El solicitante acreditará
debidamente la propiedad de la nave a través
de:
• Testimonio de escritura pública debidamente
inscrita en el Registro Mercantil cuando se trate
de buques de cinco o más T.A.B. (Toneladas
de Arqueo Bruto).
• Documento privado debidamente autenticado
notarialmente cuando se trate de naves
menores de cinco T.A.B.
• Factura de Compra-Venta / Bill of Sale /
Certificado o Constancia de Construcción /
Certificado de Origen, autenticado por el
Ministerio de Relaciones Exteriores y
traducción fiel debidamente notariada, si el
idioma no es español.
30
7.6.2 Diagramación de procedimientos
Lo constituye el llamado diagrama de procedimientos con

forma ANSI unidas con flechas que indiquen el sentido
del desplazamiento del procedimiento, el cual representa
en forma gráfica la secuencia en que se realizan las
operaciones de un determinado procedimiento o el
recorrido de las formas o los materiales.
Debido al extenso uso de los diagramas del flujo y a toda

clase de adaptaciones de éstos, para los fines del presente
estudio se recomienda utilizar el diagrama de flujo de
bloques con desplazamiento, ya que muestra los flujos de
información de izquierda a derecha, con una descripción
breve de la actividad dentro de la forma ANSI y la Unidad
Administrativa correspondiente en la referencia vertical,
definiendo las competencias de cada una, sin obviar que
en la descripción narrativa se deberá especificar quién,
cómo, cuándo, dónde y por qué.
Logo de la Institución DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO...

Unidad Administrativa Clave de identificación
Sistema Hoja
Dueña del procedimiento
DIERCCIÓN GENERAL DE AABB

CLIENTE BANCO
DIRECCIÓN DIRECCIÓN DEPARTA- SECCIÓN
GENERAL ESPECÍFICA MENTO
Formas
ASNI
31
7.6.3 Portada de los formatos utilizados en cada procedimiento
Como parte fundamental del procedimiento y para el

enriquecimiento del manual, es importante incluir una
sección de formas que contengan todos los formatos o
formas impresas utilizadas en cada procedimiento que se
describe, las cuales deberán ser copias totalmente
completadas y anuladas para salvaguardar responsabilidades,
pero llenas de realidad. Una explicación sobre la manera
correcta de cómo llenar los formatos será siempre útil; su
inclusión en el manual facilitará al usuario el trabajo de
llenar los formatos cuando debe hacerlo, sin necesidad de
supervisión o de otro empleado más diestro.
Logo de la Institución FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO...
Unidad Administrativa
Hoja
Sistema
No. Nombre del Formulario Código
32
8. Presentación del Manual de Procedimientos

8.1 Identificación
• Los datos de identificación del manual, el Escudo de Nicaragua

y el logotipo oficial de la institución se localizarán en la parte
superior de los formatos, a la izquierda y derecha respectivamente.
Para los formatos de los procedimientos (formatos interiores del
manual), se colocará el logotipo de la institución en la parte
superior izquierda y la leyenda de la Dirección General o sistema
productivo relacionado.
• Con la finalidad de proporcionar una mejor identificación al

contenido de estos documentos, se han tomado criterios diferentes
de acuerdo con el documento que se esté elaborando, ya sea manual
o para un procedimiento específico en cuanto a los datos que
contendrán las casillas de identificación.
• Tratándose de manuales de procedimientos, la identificación se

presentará en el mismo documento de dos maneras diferentes.
La primera corresponde a la información que conforma en sí la
estructura del Manual de Procedimientos: El índice del manual,
la introducción, la base legal, el objetivo del manual, el glosario
de términos y el índice temático.
• La segunda forma corresponde específicamente a las hojas de

cada uno de los procedimientos que integran el manual. Aquí el
criterio para completar los datos será el que se señala en las figuras
a continuación.
33
a b
Logotipo de la Manual de Procedimientos Administración de

Institución Recursos Humanos
Referencia
Vigencia Número de Página

Nómina
Día / Mes / Año
/ /
c
d
a Casilla superior izquierda Nombre del tipo de documento;

en este caso, Manual de Procedimiento.
b Casilla superior derecha Nombre del subtipo de docu-
mento; en el cual se especifi-
cará el ámbito de competencia
del manual.
c Casilla inferior izquierda Nombre específico del Manual
de Procedimiento
d Casilla inferior derecha Fecha de vigencia del documen-
to y número secuencial de página,
con número arábigo ascendente.
En todos los casos, el contenido de la casilla de identificación, es decir

los datos antes mencionados deberán anotarse con mayúscula la primera
letra (Mayúscula compactada).
El espacio que indica “REFERENCIA” se dejará en blanco, ya que será
utilizado por la Unidad especializada a cargo de los manuales
administrativos de la institución, quien asignará el número de registro y
control documental que corresponda al documento en el sistema integral
de manuales de la institución, el cual deberá mantenerse actualizado.
34
En la fecha de vigencia deberá anotarse con números arábigos, utilizando

dos dígitos tanto para el día, mes y año.
8.2 Proceso y norma de elaboración de Cubierta
Para efectos de esta guía, se considerará cubierta la cara exterior

de la carpeta o «binder», la cual debe de contener los siguientes
datos:
- Escudo de Nicaragua
- Logotipo oficial de la institución
- Leyenda institucional de la dependencia
- Leyenda secundaria (nombre del área emisora del documento)
- La portada y la contraportada estarán divididas en dos partes

por una línea blanca horizontal de 4 cm de ancho, la cual servirá
de separación entre la franja inferior horizontal de 8 cm de ancho
color azul, tratándose del Manual de Procedimientos y la parte
de arriba invariablemente azul.
- La parte superior horizontal de color azul abarcará la portada

y contraportada y tendrá una altura de 18 cm. A partir de la
línea horizontal, en ella irá el escudo a la izquierda y el
logotipo institucional a la derecha, cada uno a 6 cm del borde
superior y a 9 cm de los bordes de los lados, con un diámetro
o altura máxima de 3 cm.
- La leyenda institucional irá tres cm más abajo de la línea del

escudo y el logotipo, letras color blanco.
35
- En la franja blanca irá centrado el nombre del manual de

procedimiento, con tinta de color negro.
- La franja inferior de color azul, contendrá la leyenda secundaria

con el nombre del área o Unidad Administrativa que emite
el documento
La distribución de los datos anteriores se realiza como se muestra

en el siguiente croquis.
Azul
Escudo Logo
Leyenda institucional
30 cm
Blanco Manual de Procedimiento 4 cm
Azul Área o Unidad Admtva. 8 cm
27 cm
8.3 Proceso y norma de elaboración del lomo

El lomo de la cubierta será de color azul y tendrá las siguientes
dimensiones: 3.5 cm de ancho y 29.5 cm de largo. Estará dividido
por una línea blanca horizontal de 4 cm, la cual servirá de
separación entre la franja inferior de 8 cm y la superior de 18 cm.
36
El lomo contendrá:
- Sistema integral de manuales
- Nombre del tipo de documento
- Nombre específico del documento en relación con su contenido
- Número de tomo – en caso de que el manual esté constituido

por dos o más tomos
- El código de referencia, el cual será proporcionado por el área

de organización de la institución.
- Logotipo de la dependencia sin la leyenda institucional.
- Todo en blanco con letras en tinta negra
Blanco Sistema Integral de Manuales
18 cm
Blanco
Blanco Tomo único
Blanco Referencia 12 cm
Blanco Logo
37
9. Procedimiento para la elaboración, aprobación y actualización

de los Manuales de Procedimientos y los roles de las instancias
del Estado, para formular, conciliar, aprobar, difundir y
evaluar los manuales
Para este punto es importante tener presente que todas las

instituciones del Poder Ejecutivo, sujetas a la Ley 290 y su
Reglamento, deberán contar con una unidad especializada en la
elaboración y revisión de manuales de organización y
procedimientos.
Esta Unidad Especializada podrá estar ubicada en el nivel de apoyo

en las Instituciones, y será la única responsable de elaborar y revisar
sus propios manuales. Además, es vital entender que su rol es de
facilitadora en la elaboración y revisión de los manuales, ya que
es imperativo que las diferentes direcciones se apoderen del trabajo
a realizar y se considere propio de la dirección, con todo el respaldo
institucional. Sólo así se podrá contar con un producto que sea de
“valor” para los usuarios finales de los manuales.
9.1 Esta vez (énfasis en la situación legal de las
organizaciones y los procedimientos vs. la realidad tal
como se está trabajando)
Actualmente, la elaboración de los manuales de organización y
procedimientos corresponde a una demanda de ley con una
voluntad política del Poder Ejecutivo porque se elaboren los
manuales en todo el Estado antes de finalizar el año, coincidiendo
con el fin del mandato constitucional del actual gobierno, el cual
ha expresado a través de las máximas autoridades que espera dejar
fortalecido la institucionalidad del Estado ante el inminente
cambio de gobierno que se aproxima.
Por lo tanto, los manuales de organización y procedimientos

buscan fortalecer un nuevo estilo de administración pública más
38
gerencial que burócrata, y brindan la oportunidad histórica de

garantizar la continuidad del Estado con memoria institucional
en cada Ministerio, tanto en organización como en procedimientos,
ante el paso de los gobiernos de turno.
Para ello, una vez que se elaboren y aprueben las guías técnicas,
se tendrán que definir en cada institución: qué cosas están en la
ley y no se están haciendo (como una serie de acciones que manda
la Ley General del Medio Ambiente u otras leyes que por motivos
de orden presupuestario y hasta de falta de capacidad gerencial
no se realizan), y también, qué cosas se hacen en las instituciones
que no están en ninguna ley (como constancias que emite la DAF
que se convierten en requisito para un proceso o servicio de ley).
Para ello se sugiere que cada institución elabore un análisis
matricial donde enliste los procedimientos o servicios que se
realizan y, mediante una revisión exhaustiva, se identifique la
base legal de cada uno de ellos y se escriba al lado del título del
procedimiento o servicio, la Unidad Administrativa responsable
de su ejecución.
Una vez identificadas las actividades sin base legal y sin valor
agregado a la misión del Ministerio, se eliminarán –en caso de
ser posible– y se deberá concentrar en aquellas que son mandato
de ley y contribuyen con la razón de ser de la institución. Para
aquellas actividades que no agregan valor pero son necesarias y
no se encuentran con asidero legal, se deberá proponer una
normativa administrativa para fortalecer o justificar su existencia.
Seguidamente, y ya definidos los manuales, se oficializarán

mediante la revisión de cada uno de los directores involucrados
en la organización y en cada uno de los procedimientos, y se
solicitará la aprobación del Ministro correspondiente, pasando
posteriormente a la Asesoría Legal del Ministerio para su revisión
y provisión de carácter legal. Posteriormente, los manuales –ya
39
sea de organización o procedimientos– serán trasladados a la

Secretaría de la Presidencia para su revisión de forma y en su
contenido, y su implicancia con otras instituciones del Poder
Ejecutivo. Finalmente, se tramitará su publicación en La Gaceta.
A continuación un diagrama de desplazamiento para mayor

ilustración (Figura No. 4).
FIGURA No. 4
40
Roles de las instancias del Estado ante la situación actual:
Considerando la situación actual donde por primera vez se van a realizar

y aprobar los manuales de organización y procedimientos y los mismos
cuentan con importantes insumos en las instituciones, su formulación,
conciliación y divulgación es relativamente sencilla.
La Unidad Especializada en cada Institución. Por delegación de la autoridad
superior, se designará a la Unidad Especializada, la cual será la encargada
de elaborar el plan de trabajo de la institución y facilitar las técnicas
ilustradas en las guías, para que el personal de las diferentes áreas se
involucre en la elaboración de los manuales, con la responsabilidad del
producto final. Una vez concluidos los manuales, revisará su contenido y
firmará su aceptación y lo someterá al trámite respectivo en otras instancias
involucradas de la institución.
Al final del proceso y una vez publicado el manual en La Gaceta, esta
unidad especializada será la responsable de su divulgación, mediante
presentaciones a cada una de las áreas; además, deberá mantener una
disposición entusiasta en su explicación, facilitando el tiempo necesario
para asegurarse que la organización y los procedimientos han sido
comprendidos.
Las Direcciones y Divisiones Generales. Serán los “dueños” del trabajo y
aprobarán el producto que presente la Unidad Especializada. Obviamente,
en la ejecución del trabajo se deberá contar con una activa participación
del personal de las direcciones o divisiones, quienes además de las
responsabilidades internas, deberán verificar su interrelación con otras
áreas de la institución o con otras instituciones. La aprobación consistirá
en la firma de los directores generales que expresarán así su conformidad
con el contenido de los manuales.
La Dirección Superior, a través de su Ministro o a quien él delegue, autorizará
y oficializará los manuales de organización y procedimientos de la
institución. Teniendo a la vista las aprobaciones de sus directores
generales, rubricará y sellará.
41
Asesoría Legal. Una vez autorizados los manuales por la Dirección Superior,
el abogado le proporcionará el carácter legal y mantendrá consulta directa
con su homólogo de la Secretaría de la Presidencia, hasta la publicación
de los manuales en La Gaceta, Diario Oficial.
Secretaría de la Presidencia. Será la instancia responsable de autorizar o
aprobar los manuales de organización y procedimientos, para lo cual
recopilará y revisará todos los manuales en su forma y contenido, haciendo
énfasis en los posibles traslapes entre las diferentes instancias de gobierno
o inconsistencias en cuanto al Reglamento de la Ley No. 290. Una vez
conforme, le brindará el carácter legal para un Decreto Ejecutivo que
publique todos los manuales del Poder Ejecutivo. Esta actividad podría
ser delegada a criterio de las autoridades correspondientes.
9.2 Actualización (Cuando sea necesario)

Se deberán presentar los manuales de organización y de
procedimientos modificados, ante la Secretaría de la Presidencia.
En el caso que sea necesario y se justifiquen cambios en los

manuales, el proceso se inicia cuando el director de la unidad
administrativa interesada o afectada por los cambios, solicita por
escrito a la Unidad Especializada que se realicen modificaciones
a los manuales, justificando los cambios, vigencia del manual y
su ultima revisión; además, deberá contar con la aprobación de la
autoridad superior del solicitante.
Posteriormente sigue el proceso de análisis y elaboración de las

modificaciones, a cargo de la Unidad Especializada y
posteriormente inicia el proceso de aprobación de los cambios en
los manuales, tal como se ilustra en el diagrama a continuación
en la figura No. 5, donde se observa la primera etapa de la solicitud
a la Unidad Especializada y una vez que ésta elabora su propuesta,
es sometida a un proceso de autorización hasta su divulgación.
42
Si los manuales se mantienen iguales, solamente habrá que

notificar de ello a la Secretaría de la Presidencia.
FIGURA No. 5
43
Roles de las instancias del Estado ante la situación de

actualización o cuando sea necesario:
A pesar que estos documentos están sujetos a una revisión y actualización

permanentes en busca del mejoramiento continuo, es necesario tener
presente que solamente serán modificados si se generan cambios en la
estructura orgánica como resultado de reestructuración administrativa,
cambios tecnológicos, análisis de procesos o mediante una declaración
de emergencia del Ejecutivo y en todo caso, siguiendo el procedimiento
respectivo para tal efecto, deben ser reportados a la instancia
correspondiente del Estado y publicado en La Gaceta.
En consecuencia, es necesario definir los roles de cada uno de los
involucrados para efectuar modificaciones a los manuales de organización
y procedimientos, cuando sea necesario. Aunque su formulación,
conciliación, y su divulgación es relativamente sencilla, la definición de
cada una de estas instancias debe ser plenamente comprendida por todos
los involucrados.
La Unidad Especializada en cada institución. Por delegación de la autoridad
superior, se designará a la Unidad Especializada, la cual será la encargada
de elaborar el plan de trabajo de la institución y facilitar las técnicas
ilustradas en las guías, para el mantenimiento de los manuales, y actualizar
cambios aprobados. Las modificaciones a los manuales deberán ser
solicitadas a esta Unidad Especializada por los directores generales
involucrados o afectados, con la aprobación de sus superiores. Al realizar
los análisis y rediseño de los manuales el personal de la Unidad procurará
que el personal de las diferentes áreas se involucre en la elaboración de
las modificaciones a los manuales, sin olvidar que llevan la responsabilidad
del producto final. Una vez concluidos los manuales, revisará su contenido
y firmará su aceptación y lo someterá al trámite respectivo en otras
instancias involucradas de la institución.
Una vez publicados en La Gaceta, esta Unidad será la responsable de su
divulgación, mediante presentaciones a cada una de las áreas. Además,
deberá mantener una disposición entusiasta en su explicación, facilitando
el tiempo necesario para asegurarse que la organización y los
procedimientos han sido comprendidos.
44
Las Direcciones y Divisiones Generales. Serán los “dueños” del trabajo y

primeramente serán quienes soliciten se modifiquen o actualicen los
manuales. Una vez realizadas las modificaciones a cargo de la Unidad
Especializada, aprobarán el producto que presente esta Unidad.
Obviamente, en la ejecución del trabajo se deberá contar con una activa
participación del personal de las direcciones o divisiones, quienes además
de las responsabilidades internas, deberán verificar su interrelación con
otras áreas de la institución o con otras instituciones. La aprobación
consistirá en la firma de los directores generales dando el visto bueno al
contenido de los manuales. Es importante señalar que el origen de estas
propuestas será estas direcciones; por lo tanto, su integración laboral y
uso de los manuales será de vital importancia.
La Dirección Superior, a través de su Ministro o a quien él delegue, autorizará
y oficiará los manuales de organización y procedimientos de la institución.
En caso de modificaciones, autorizará que se proceda con la modificación
y, teniendo a la vista las aprobaciones de sus directores generales, las
rubricará y sellará.
Asesoría Legal. Una vez autorizadas las propuestas de manuales por la
Dirección Superior, el abogado le proporcionará el carácter legal. En caso
de modificaciones de orden orgánico afectando el presupuesto, deberá
solicitar un dictamen técnico al MHCP. En caso positivo, pasará la
modificación a la Secretaría de la Presidencia y mantendrá consulta directa
con su homólogo de la Secretaría hasta la publicación de los manuales.
En caso negativo, solamente se notificará del dictamen a la Secretaría de
la Presidencia.
DIFUP – MHCP. Si las modificaciones son de orden orgánico que afectan
el presupuesto, la Dirección de Función Pública recibirá la solicitud de
modificación y elaborará propuesta de Dictamen Técnico aceptando o
rechazando la modificación, el cual será revisado y rubricado por el
Ministro o Viceministro de esa cartera. Posteriormente, la DIFUP remitirá
el dictamen a la Asesoría Legal del Ministerio solicitante, la cual en caso
positivo procederá con el curso establecido, y en caso negativo únicamente
informará a la Secretaría de la Presidencia.
45
Secretaría de la Presidencia. Será la instancia encargada de la recopilación y

revisión de todos los manuales de organización y procedimiento, tanto
en su forma como en su contenido y en los posibles traslapes entre las
diferentes instancias de gobierno o inconsistencias en cuanto al
Reglamento de la Ley No. 290. Una vez conforme, le brindará el carácter
legal a cualquier decreto ejecutivo o acuerdo ejecutivo relacionado con la
organización y procedimientos del Poder Ejecutivo, garantizando la
funcionalidad de los ministerios y reduciendo las dualidades y conflictos
de competencia. Posteriormente, remite a La Gaceta para su publicación.
Esta actividad podría ser delegada a criterio de las autoridades
correspondientes.
DGP – MHCP. Una vez publicada la modificación en la Gaceta, y si
aplica, se afecta el presupuesto de esa institución.
9.3 En otras circunstancias

Cuando por cualquier circunstancia se presente la necesidad de
modificar uno o ambos manuales de organización y
procedimientos, será básicamente similar al proceso de
actualización; es decir, se realizan las modificaciones, y se rubrican
por la unidad especializada y encargada de su elaboración.
Posteriormente, se consultan con las instancias involucradas dentro
de la institución. Una vez aprobadas por éstas, se pasa a la
Dirección Superior para que sea autorizada la modificación.
Seguidamente, se pasa a la Asesoría Legal para que le dé los matices
legales que requiere, ya sea si es modificación por vía decreto o
por acuerdo ministerial, y envía al MHCP –particularmente a la
DIFUP– si es una modificación con incidencia directa en el
presupuesto y en la organización, para su respectivo dictamen
técnico y, a la Secretaria de la Presidencia para su revisión y
validación con relación a sus interacciones con otras instituciones
del Estado. Posteriormente, se tramita su publicación en La
Gaceta.
46

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VICE PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL

Managua, diciembre 2001.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

Edición General al cuidado de

Todos los derechos reservados conforme a la Ley

Impreso por: EDITRONIC, S. A. / Tel. 222-5461 • Cel. 088-22586

La presente edición ha sido financiada por el Banco Mundial, a través del

7.6 Procesos y normas de elaboración de los

El Programa de Reforma y Modernización del Estado tiene como objetivo

María José Jarquín Ramos

La Vicepresidencia de la República de Nicaragua, a través de la

Con esta labor se espera garantizar la institucionalidad del Estado

Se espera, además, manuales homólogos y actualizados que

Esta Guía se basa en el documento “Conceptos y Criterios sobre

Brindar un modelo técnico para la producción de manuales de

La guía para la elaboración del Manual de Procedimientos

La guía, asimismo, establece los parámetros que orientan la

En el curso normal de las operaciones administrativas, los

4. Definición de Manual de Procedimientos

El “Manual de Procedimientos” es el documento que contiene la

Suele contener información y ejemplos de formularios,

5. Lineamientos para la elaboración del Manual de

Para ello se cuenta con insumos importantes tales como el Catálogo

Por lo tanto, es necesario planificar las acciones a seguir para el

diseño gráfico y descriptivo de los procedimientos, teniendo

La presentación de procedimientos aislados no permiten conocer

5.1 Objetivos del Manual de Procedimientos

d) Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, el control

e) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que

f) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad

g) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el

5.2 Uso del Manual de Procedimientos

• La existencia de trámites cuyo grado de complejidad haga

• La conveniencia de asegurar la uniformidad en el desarrollo

• La puesta en marcha de tareas de simplificación del trabajo

• El establecimiento de un sistema de información

las fuentes de entrada, proceso y las salidas de información,

El Manual de Procedimientos es, adicionalmente, una valiosa

6. Diseño de un Manual de Procedimientos

Los manuales de procedimientos constan de dos contextos: el

Para poder identificar y separar claramente estos dos contextos,

Manual de Procedimientos MTI

Índice del Manual Página

Para el contexto de los procedimientos se presentará en la parte

Contenido de los manuales de procedimientos

En la figura No. 3, se muestra en forma objetiva el contenido de un

Índice Temático CONTEXTO

Objetivo del procedimiento

CONTEXTO Portada de Identificación

7. Guía Técnica para la elaboración de manuales

Sin embargo, como ya se mencionó anteriormente, la metodología

7.1 Proceso y normas de elaboración del índice

- Objetivo del manual

• Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula

• En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que

A continuación se muestra un ejemplo del Índice de un Manual de

Manual de Procedimientos MTI

En cada procedimiento que forma parte de un manual, el índice se elabora

• Se relacionarán los nombres de los capítulos, de acuerdo con

- Objetivo del procedimiento

- Políticas o normas de operaciones