USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL

Para completar columnas de información en las planillas de Excel se utilizan varias funciones y varias condiciones. Para
“identificar” cuál es la mejor función que podemos utilizar  el punto de partida básico es SABER para qué sirve cada una
de las funciones; después de ello, los estudiantes aprenderán a decidir cuál opción les acomoda más para obtener los
resultados requeridos.

En Excel y en la vida real NO HAY UN CAMINO ÚNICO para obtener los resultados que las empresas necesitan. A pesar
que hay tareas BÁSICAS que requieren el uso de funciones muy conocidas como las funciones EXTRAE, BUSCARV, SI,
SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc., hay tareas más complejas en la vida real que requieren de la habilidad del experto en Excel
para combinar funciones, adaptar la información, etc., que permitan conseguir aquellos resultados. Todos los EXPERTOS
en Excel parten aprendiendo las funciones básicas y reconociendo los “eventos” donde pueden aplicar una función u otra.

Para completar columnas de información en las planillas de Excel se utilizan varias funciones y varias condiciones. Para
“identificar” cuál es la mejor función que podemos utilizar  el punto de partida básico es SABER para qué sirve cada una
de las funciones; después de ello, los estudiantes aprenderán a decidir cuál opción les acomoda más para obtener los
resultados requeridos.

En Excel y en la vida real NO HAY UN CAMINO ÚNICO para obtener los resultados que las empresas necesitan. A pesar
que hay tareas BÁSICAS que requieren el uso de funciones muy conocidas como las funciones EXTRAE, BUSCARV, SI,
SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc., hay tareas más complejas en la vida real que requieren de la habilidad del experto en Excel
para combinar funciones, adaptar la información, etc., que permitan conseguir aquellos resultados. Todos los EXPERTOS
en Excel parten aprendiendo las funciones básicas y reconociendo los “eventos” donde pueden aplicar una función u otra.

(FUNCIONES DE FECHA, TEXTO, FÓRMULAS)

Aclaración Inicial: A todas las funciones y fórmulas en EXCEL debe anteponerse el signo IGUAL (=)

Para la descripción de cada función utilizaremos la siguiente imagen:

Imagen 1

FUNCIONES DE FECHA:
LA FUNCIÓN DIA:
Ubicar el cursor en la celda F5
=DIA(E5)  Obtiene el día de la fecha especificada (en este caso la fecha que se encuentra en la celda E5), luego se copia
la función para los demás vendedores

LA FUNCIÓN MES:
Ubicar el cursor en la celda G5
=MES(E5)  Obtiene el mes de la fecha especificada, luego se copia la función para los demás vendedores
LA FUNCIÓN AÑO:
Ubicar el cursor en la celda H5
=AÑO(E5)  Obtiene el año de la fecha especificada, luego se copia la función para los demás vendedores
=HOY( )  Genera automáticamente la fecha actual = La fecha del sistema =la fecha de su PC

CALCULAR LA EDAD O LA ANTIGÜEDAD (de un trabajador en la empresa o el tiempo de cotizaciones al sistema de

pensiones, cesantías  Intervalos de tiempo)
Ubicar el cursor en la celda I5
Para calcular la edad “en años” de un vendedor, estudiante, etc., hay varias formas y en clase vimos 2:
a) Obtener los años de 2 fechas y hacer la resta así:
=AÑO(HOY()) – AÑO(E5)  Para el primer caso el resultado es 18 que se obtiene de:
HOY()  Como dijimos, arroja la fecha actual = 14 de marzo de 2016
DIA(HOY()) Toma el año de la fecha de hoy = 2016
A ese número les restamos el año de la fecha que se encuentra en la celda E5  1998
El resultado es: 18 en el primer caso

b) La otra forma arroja el mismo resultado y usamos la función FRAC.AÑO que toma los años de las dos fechas que
ingresemos así:
Ubique el cursor en la celda J5

LA FUNCIÓN FRAC.AÑO:
=FRAC.AÑO(HOY();E5)
Como se ve, la primera fecha es la fecha actual que se obtiene con la función HOY() y la otra fecha es la que se
encuentra en la celda E5 que corresponde a la fecha de nacimiento del primer vendedor. La función hace la resta
de 2016 – 1998 (en el primer caso) y el resultado es: 18 (igual que la forma a) de esta explicación.
FUNCIONES DE TEXTO:

LA FUNCION CONCATENAR:
=CONCATENAR(Elemento 1;Elemento 2, …)
Esta función se utiliza para “juntar” el contenido de 2 o más celdas en una única celda
Ubique el cursor en la celda D5
=CONCATENAR(B5;C5)  Junta el nombre y el apellido del primer vendedor = AnnaTobar
Como se ve, hay necesidad de incluir un espacio entre el nombre y el apellido y para eso, debemos notar que ese espacio
es un carácter de tipo texto y eso significa que debemos escribirlo como un elemento adicional dentro de la función y
debe ser escrito entre comillas, así:
=CONCATENAR(B5;” “;C5)  Arroja el resultado Anna Tobar para el primer vendedor, luego se copia para los demás.

LA FUNCION EXTRAE: (Ver imagen 2)

Se usa para OBTENER parte del contenido escrito en una celda de Excel y después poder compararlo con otros valores.
Esta función requiere que el usuario escriba 3 PARAMETROS
Se usa así:
Celda de referencia, Posición Inicial: indicamos la posición Indicamos el número
Escribimos la celda que del carácter inicial desde donde de caracteres que
=EXTRAE ( contiene el texto del que
queremos EXTRAER una
; contaremos un número de caracteres ; queremos extraer )
parte

Parámetro 3
Parámetro 1 Parámetro 2
Supondremos que la REFERENCIA DE UN PRODUCTO está conformada por 5 caracteres y que los 2 primeros
corresponden al país de orígen y los 3 restantes corresponden al producto como tal.
En el siguiente ejemplo, queremos que en la COLUMNA B aparezcan los CODIGOS DEL PRODUCTO y en la columna C los
CODIGOS DEL PAIS.
Utilizamos la función EXTRE así:

Imagen 2

Para revisar las siguientes funciones tomaremos como base la información de la imagen 3.
Inicialmente note que los códigos de identificación de la columna A están compuestos por 6 caracteres en total.
Los dos primeros son letras y los últimos caracteres son números; indistintamente del tipo de caracteres, podemos utilizar
las funciones Izquierda, Derecha y Extrae para tomar cierto número de caracteres con las siguientes funciones.

Imagen 3

FUNCIÓN IZQUIERDA: Esta función toma el número de caracteres que el usuario especifique contados desde la
izquierda del texto así: Ubique el cursor en la celda B3, escriba la función =IZQUIERDA(A3;2) para obtener los dos primeros
caracteres contados desde la izquierda del primer código, luego copie la función para los demás registros de la lista

FUNCIÓN DERECHA: Esta función toma el número de caracteres que el usuario especifique contados desde la
derecha del texto así: Ubique el cursor en la celda D3, escriba la función =DERECHA(A3;4) para obtener los cuatro primeros
caracteres contados desde la derecha del primer código, luego copie la función para los demás registros de la lista

Ubique el cursor en la celda C3 y utilice la función EXTRAE para extraer las dos primeras letras de cada código as´:
=EXTRAE(A3;1;2) = AB para el primer caso, luego copie la función para los demás registros de la lista

Ubique el cursor en la celda E3 y utilice la función EXTRAE para extraer los cuatro caracteres finales de cada código as´:
=EXTRAE(A3;3;4) = 1011 para el primer caso, luego copie la función para los demás registros de la lista

FUNCIÓN MAYUSC:  Toma el texto de una celda y lo cambia a letras MAYUSCULAS.

Ubique el cursor en la celda H3, escriba la función =MAYUSC(F3)  FLORES

FUNCIÓN MINUSC:  Toma el texto de una celda y lo cambia a letras MINUSCULAS

Ubique el cursor en la celda I3, escriba la función =MINUSC(H3)  flores
FUNCIÓN NOMPROPIO:  Toma el texto de una celda y escribe la letra inicial en MAYÚSCULAS
Ubique el cursor en la celda J3. Para hacerlo usaremos la función CONCANTENAR para juntar los nombres y la función
NOMPROPIO para que se escriban las iniciales con mayúsculas.
=CONCATENAR(NOMPROPIO(G3);” “;NOMPROPIO(F3))  Anna Flores en el primer caso, luego copie la función para los
demás registros.

FUNCIÓN MAX:  Obtiene el número mayor de un listado de números que se haya seleccionado
FUNCIÓN MIN:  Obtiene el número menor de un listado de números que se haya seleccionado
FUNCIÓN PROMEDIO:  Obtiene el promedio de un listado de números que se haya seleccionado
FUNCIÓN SUMA:  Obtiene la suma de los números que se haya seleccionado

FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE: Genera números aleatorios en un rango que el usuario debe especificar. Siempre
se debe escribir el número inferior en primer lugar y el número mayor después separados con una Punto y coma (;)
Escriba la función así: =ALEATORIO.ENTRE(1;100) = X
Note que el rango va desde el número 1 hasta el número 100 y están separados por el carácter punto y coma. El valor
que resulta es un número aleatorio (Al azar) escogido por Excel (representado por la X)
Esta función tiene la propiedad de ejecutarse cada vez que el usuario hace una tarea diferente y es por esa razón que los
números generados cambian constantemente.
Para evitar que cambien los números, seguimos las siguientes opciones.
a) Seleccione el bloque de números (los que fueron generados por la función Aleatroio.entre)
b) Hacer Click derecho en el bloque seleccionado y seleccionar la opción Copiar
c) Hacer Click derecho nuevamente y luego hacer Click en la opción Pegado Especial
d) En el cuadro de diálogo que aparece en la pantalla marque la opción Valores para conservar justamente los valores
generados eliminando la función que los genera.
e) Haga Click en Aceptar.

Notará que los números escritos generados aleatoriamente dentro del intervalo especificado ya no cambian porque la
función fue descartada y solo se conservan los valores.

FUNCION CONTAR
Se utiliza para contar el número de elementos de un listado
Esta función cuenta NUMEROS (no los SUMA!!!!, solamente los cuenta) – No cuenta celdas que contengan texto o
celdas que estén vacías.

Se usa así: =CONTAR(Bloque de búsqueda)

Ejemplo:
FUNCION CONTAR.SI
Esta función cuenta el número de veces que aparece un elemento en una lista (no SUMA el Número de veces)
Se usa así: =CONTAR.SI(Matriz de búsqueda; Elemento buscado)
Se diferencia de la función anterior en que CONTAR.SI exige que especifiquemos un elemento para contar; en el siguiente
ejemplo, estamos buscando en el bloque AZUL ($B$3:$B$9) el nombre JUANA que aparece escrito en la celda D3

El resultado de la primera función en la celda E3 será de 3.

Copiamos la función en las celdas E4  esto hará que el programa cuente el número de veces que aparece el nombre
ANNA en el mismo listado $B$3:$B$9 (por eso debe fijarse) y lo mismo hacemos en la celda E5 para que cuente el número
de veces que aparece el nombre de BETTY.
Note que la celda D3 no debe fijarse  queremos que el programa tome D4, D5, D6, etc. cuando copiamos la función en
cada celda hacia abajo, sin embargo, el BLOQUE AZUL  La matriz de búsqueda, sí debe fijarse porque es SIEMPRE en ese
bloque donde aparecen los elementos que queremos contar.

FUNCION SUMAR.SI
Se utiliza para SUMAR valores relacionados con un ELEMENTO que aparece en una MATRIZ DE INFORMACIÓN.
Esta función requiere el uso de TRES PARAMETROS:
Matriz donde está el Elemento que Matriz de los valores
Se usa así: =SUMAR.SI ( elemento a buscar ; buscamos ; que queremos SUMAR )

Parámetro 1 Parámetro 2 Parámetro 3

EJEMPLO 1: Cuántos vehículos hay en total de inventarios según el TIPO DE VEHICULO?

Matriz donde está el Elemento que Matriz de los valores

elemento a buscar buscamos que queremos SUMAR
EJEMPLO 2: Cuánto SUMA el inventario total de los vehículos según la MARCA?

FUNCION BUSCARV
Se usa para BUSCAR elementos en un listado VERTICAL y tomar algún dato “correspondiente” a ese elemento buscado.
La función utiliza 4 parámetros:
No. de columna donde
Se usa así: aparece la información
corresponde al Coincidencia
Elemento que Matriz de elemento que para la
=BUSCARV( buscamos ; búsqueda ; buscamos ; búsqueda )

Parámetro 1 Parámetro 2 Parámetro 3 Parámetro 4

Debe entenderse que la MATRIZ DE BUSQUEDA se compone
de varios “campos” = columnas de información y que a cada
elemento de la columna 1 de la matriz está asociada una
información  es decir, la MATRIZ DE BUSQUEDA tiene
varias columnas que DEBEMOS identificar como: Columna 1,
Columna 2, Columna 3, etc.
La precisión en la búsqueda de información depende del tipo
de análisis que queremos hacer con Excel, para el curso de
TIC, siempre usaremos COINCIDENCIAS EXACTAS de
información y para ello tomaremos la opción FALSO en la
función BuscarV.
EJEMPLO 1:

Matriz de Búsqueda: El cuadro VERDE de información donde busco (en este

ejemplo) la “marca” y que tiene cuatro columnas (en este ejemplo)
Valor Buscado: Siempre estará fuera de la
Matriz de Búsqueda (color de celda Azul)

Indicador de Columna: Es el número de la

Columna 1 columna que tiene la información que el usuario
requiere (VER LOS TITULOS)
Columna 2

Columna 3

Columna 4

FUNCION SI
Esta función se utiliza para JUZGAR si una condición se cumple o no; si esa condición SI se cumple, la función hará que se
ejecute una orden (que el usuario determina) y si la condición NO se cumple, el programa hará otra tarea que el usuario
determinará.
Esta función requiere de TRES PARAMETROS
Se usa así:

=SI ( CONDICION 1 ; TAREA 1 ; TAREA 2 )

La condición es una COMPARACIÓN  debemos comparar dos elementos y para compararlos debemos utilizar UNO de
los siguientes operadores comparativos:

> Mayor que

< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
= Igual
<> Diferente de
EJEMPLO 1:
Llenaremos la columna F con la información acerca de si el trabajador debe hacerse el examen de próstata o no; como es
obvio, tomar este examen depende del GENERO del trabajador. Si el GENERO del trabajador (columna C) es MASCULINO
se debe hacer el examen, si el GENERO del trabajador es FEMENINO, obviamente, no se hará el examen.

Esta función debe tomar siempre al primer elemento de la lista ( en este ejemplo  C5), cuando la función se copie en
las siguientes celdas, el programa evaluará según el GENERO que aparezca en cada celda siguiente  C6, C7 . . . etc.

En este ejemplo, esta función debe LEERSE así: Si el género del trabajador es MASCULINO, escriba “EXAMEN”, si no es
MASCULINO, escriba “NO EXAMEN”

El GENERO del Escriba Escriba “NO

=SI( trabajador es ; “EXAMEN” ; EXAMEN”) )
“MASCULINO”
”

CONDICION 1 TAREA 1 TAREA 2

EJEMPLO 2:
Llenaremos la columna G con la información acerca de si el trabajador debe recibir un BONO DE MATERNIDAD DE
$70.000.oo o NO; como es obvio, solo las DAMAS del listado de trabajadores tendrán acceso a él, entonces depende del
GENERO del trabajador. Si el GENERO del trabajador (columna C) es FEMENINO accederá a los $70.000, si el GENERO del
trabajador es MASCULINO, obviamente, no recibirá tal valor  escribiremos un CERO (0)

Como en el ejemplo anterior y en todos los que requieran el uso de la función SI, se debe tomar siempre al primer
elemento de la lista (en este ejemplo  C5), cuando la función se copie en las siguientes celdas, el programa evaluará
según el GENERO que aparezca en cada celda siguiente  C6, C7 . . . etc.

En este ejemplo, esta función debe LEERSE así: Si el género del trabajador es FEMENINO, escriba 70000, si no es
FEMENINO, escriba 0

El GENERO del Escriba Escriba 0

=SI( trabajador es ; 70000 ; )
“FEMENINO”

CONDICION 1 TAREA 1 TAREA 2

Nota:
Si queremos que el programa escriba TEXTO, las palabras deben ir entre comillas
Si queremos que el programa asigne VALORES NUMERICOS o HAGA OPERACIONES con otras celdas, esos valores o esas
celdas NO PUEDEN IR entre comillas (si las usa, el programa entenderá que aquello que ingresó es un TEXTO)

EJEMPLO 3
Supongamos ahora que la empresa decide descontar el 5% del ingreso mensual a los trabajadores que ganan más de
$500.000.oo y solamente el 2% a aquellos que ganan menos de $500.000.oo.

Esta función evalúa si el INGRESO MENSUAL del trabajador (columna E) es mayor que $500.000.oo.
Si el resultado de la EVALUACION es SI, entonces la función tomará el contenido de la celda E5 y la multiplicará por el
5%; pero si el resultado de la EVALUACION es que el INGRESO MENSUAL del trabajador NO ES MAYOR que $500.000.oo,
la función tomará el contenido de la celda E5 y la multiplicará por el 2%

Note que el valor en la celda E6 es IGUAL!!!! A $500.000.oo  la función toma ese valor y lo multiplica por el 2% porque
no cumple la CONDICION. Recuerde que la condición es que se descontará el 5% a los INGRESOS MENSUALES
MAYORES!!! que $500.000.oo  $500.000.oo NO ES MAYOR que $500.000.oo

La FUNCION SI puede combinarse con VARIAS funciones más. Algunas de las más comunes son la función Y y la función
O, que se utilizan para evaluar CONDICIONES DOBLES (y en algunos casos más condiciones)

En la columna I del siguiente ejemplo, escibiremos “TRAMITAR PENSION” o “NO TRAMITAR” la pensión. Supondremos
además que los trabajadores de GENERO FEMENINO deben tramitar su pensión si tienen 60 años o más.
La función SI tendrá que evaluar DOS posibilidades:
1. El GENERO del trabajador  para determinar si es FEMENINO Y
2. La EDAD del trabajador  Si es igual o es mayor a 60 años

La funciòn deberá escribirse así:

Si las DOS condiciones se cumplen, la función realizará la TAREA 1; pero si alguna de las dos condiciones NO
SE CUMPLE, o las DOS no se cumplen, la función realizará la TAREA 2  La función Y es “INCLUYENTE”

=SI (Y (CONDICION 1 ; CONDICION 2); TAREA 1; TAREA 2)

El GENERO del La EDAD del

=SI ( Y( trabajador es
FEMENINO
; trabajador es IGUAL
o MAYOR a 60
) ; “TRAMITAR PENSION” ; “NO TRAMITAR” )

Por otro lado, en la columna I del siguiente ejemplo, escibiremos igual que antes, “TRAMITAR PENSION” o “NO
TRAMITAR” la pensión. Pero ahora supondremos que los trabajadores de GENERO MASCULINO deben tramitar su
pensión si tienen 65 años o más.

La función SI tendrá que evaluar DOS posibilidades:

1. El GENERO del trabajador  para determinar si es MASCULINO Y
2. La EDAD del trabajador  Si es igual o es mayor a 65 años

La función deberá escribirse así:

Si las DOS condiciones se cumplen, la función realizará la TAREA 1; pero si alguna de las dos condiciones NO
SE CUMPLE, o las DOS no se cumplen, la función realizará la TAREA 2  La función Y es “INCLUYENTE”

=SI (Y (CONDICION 1 ; CONDICION 2); TAREA 1; TAREA 2)

EXPLICACIÓN:  Siguiente hoja

 El GENERO del La EDAD del
=SI ( Y ( trabajador es ; trabajador es IGUAL ) ; “TRAMITAR PENSION” ; “NO TRAMITAR” )
MASCULINO o MAYOR a 65

Para usar la función O, “inventaremos” que los trabajadores que tengan más de 40 años O que su ingreso sea menor
que $300.000.oo se les asignará un INCREMENTO SALARIAL del 7%, para los otros casos, la función tomará el INGRESO
MENSUAL y le asignará un INCREMENTO del 4%. Esta función hace que la TAREA 1 se realice si UNA DE LAS DOS
CONDICIONES se cumple (cualquiera de ellas); PERO si las DOS no se cumplen la función realizará la tarea 2.
COMBINACION DE LA FUNCION BUSCARV CON LA FUNCION EXTRAE
Esta combinación de funciones se usa para AGILIZAR la búsqueda de una “parte” de un conjunto de caracteres que
están escitos en una celda. Esa parte de los datos se deben EXTRAER de la celda original y desupés se podrán comparar
con otros datos escritos en otras celdas para hacer algunas acciones.

Debemos recordar cómo se usa la función BUSCARV y la función EXTRAE

En el ejemplo que veremos, la función EXTRAE simplemente REEMPLAZA el “ELEMENTO BUSCADO”, que se observa en
la función BUSCARV:

No. de columna donde

aparece la información
corresponde al Coincidencia
Elemento que Matriz de elemento que para la
=BUSCARV ( buscamos ; búsqueda
; buscamos ; búsqueda )

El ELEMENTO QUE BUSCAMOS debe ser EXTRAIDO de una celda

EXTRAE(CELDA DE REFERENCIA;POSICION que lo contiene. Después ese ELEMENTO será buscado en la
INICIAL;NUMERO DE CARACTERES A EXTRAER MATRIZ DE BUSQUEDA que se usa en la función BUSCARV

Los demás parámetros de la función BUSCARV no se afectan en nada.

En la siguiente imagen, el ejemplo, consiste en llenar en la columna B los nombres de los productos según su código, note
que el CODIGO DEL PRODUCTO y el NOMBRE asociado a él aparece en el primer cuadro de información con títulos azules
y el CODIGO DEL PAIS y el PAIS aparecen en el segundo cuadro de información.

Note que la función EXTRAE genera un valor (301), el mismo será buscado
en la matriz de referencia (el cuadro verde con dos columnas); enseguida,
escribimos el número 2, que indica que queremos que la función escriba los
contenidos de las celdas ubicadas en la SEGUNDA columna de la matriz, es
decir, los NOMBRES DE LOS PRODUCTOS  El resultado en esta celda debe
ser: TOMATES
En la columna C se han escrito los nombres de los países según la REFERENCIA DEL PRODUCTO de la columna A y el
cuadro de información Número 2  código de país y países.