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Konzept zur Einführung einer elektronischen

Personalakte

Bachelorarbeit

mit Sperrvermerk

für die Prüfung zum


Bachelor of Science

des Studiengangs Wirtschaftsinformatik 11B Software-Engineering


an der
Dualen Hochschule Baden-Württemberg Lörrach

Yannick Nann

30. Juni 2014

Kurs WWI 11B SE


Ausbildungsfirma MDK Baden-Württemberg
Betreuer der Ausbildungsfirma Lisa Reifenschweiler
Wissenschaftlicher Betreuer Nadine Sartorius
Ehrenwörtliche Erklärung

Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit mit dem Thema
Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte
selbstständig und ohne Benutzung anderer als der angegebenen Quellen und
Hilfsmittel angefertigt habe.
Alle Stellen, die wörtlich oder sinngemäß aus veröffentlichten und nicht
veröffentlichten Schriften entnommen wurden, sind als solche kenntlich
gemacht.
Die Arbeit ist in gleicher oder ähnlicher Form oder auszugsweise im Rahmen
einer anderen Prüfung noch nicht vorgelegt worden.

Lahr/Schwarzwald, 27. Juni 2014

Yannick Nann

Hinweis zum Umfang der Arbeit

Der Textteil der vorliegenden Arbeit - beginnend mit der Einleitung bis
ausschließlich Quellenverzeichnis - umfasst 70 Seiten.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte II


Freigabe durch das Ausbildungsunternehmen

Diese Projektarbeit wurde durch das Ausbildungsunternehmen inhaltlich geprüft


und zur Vorlage an der DHBW Lörrach, Studiengang Wirtschaftsinformatik,
freigegeben.

MDK Baden-Württemberg

Lahr/Schwarzwald, 25.06.2014

________________________

Lisa Reifenschweiler

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte III


Abstract

Diese Bachelorarbeit hat den Titel „Konzept zur Einführung einer elektronischen
Personalakte“. Die Digitalisierung von Papierakten ist ein aktuelles Thema, in
dieser Arbeit werden sowohl die Gründe als auch der Weg zur Einführung einer
elektronischen Personalakte für den Medizinischen Dienst der
Krankenversicherung Baden-Württemberg aufgezeigt.
Die bestehenden Probleme mit der Personalakte in Papierform werden
analysiert. Sowohl die Ist- Situation als auch der Soll-Zustand werden mithilfe
von BPMN graphisch dargestellt, um die Optimierung, welche durch die
Einführung einer elektronischen Personalakte eintritt, aufzuzeigen.
Notwendigkeit, Aufwand, Nutzen sowie Machbarkeit des Übergangs zur
elektronischen Form werden dargelegt. Die Voraussetzungen und
Möglichkeiten, welche die elektronische Personalakte einem Unternehmen
bietet, werden unter Berücksichtigung von Chancen und Risiken erarbeitet.
Diese Arbeit liefert ein fertiges Konzept mit Lösungsmöglichkeiten zur
Einführung einer elektronischen Personalakte für den Medizinischen Dienst der
Krankenversicherung Baden-Württemberg.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte IV


Inhaltsverzeichnis

Ehrenwörtliche Erklärung II

Freigabe durch das Ausbildungsunternehmen III

Abstract IV

Inhaltsverzeichnis V

Abkürzungsverzeichnis VIII

Abbildungsverzeichnis IX

Tabellenverzeichnis X

1 Einleitung 1
1.1 Motivation zur Einführung einer DPA 1
1.2 Problemstellung und Abgrenzung 2
1.3 Zielsetzung der Arbeit ( Erreichung des Sollzustandes) 4
1.4 Vorgehensweise & Methoden 5

2 Grundlagen 7
2.1 Der MDK Baden-Württemberg 7
2.1.1 Das Unternehmen 7
2.1.2 Abteilung Personaladministration 7
2.1.3 IT-Landschaft & Prozesse 8
2.2 Die Personalakte 9
2.2.1 Die Eigenschaften einer Personalakte 9
2.2.2 Persönlichkeitsrechte 9
2.2.3 Das Personalaktenrecht des MDK BW 10
2.3 Die elektronische Personalakte 11
2.4 Dokumentenmanagement-System 11
2.4.1 Umfang eines DMS 11
2.4.2 Archivierung 12
2.4.3 Formate 13
2.4.4 Frühes, direktes & spätes Archivieren 13
2.5 Records Management 14

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte V


2.6 Prozess, Workflow und Workflowmanagement 14
2.6.1 Prozesse und Geschäftsprozesse 14
2.6.2 Workflow 15
2.6.3 Workflow-System und Workflowmanagement 16
2.7 Business Process Model and Notation (BPMN) 16

3 Analyse des temporären Zustands und der Problematik 18


3.1 Beschreibung der aktuellen Handhabung 18
3.1.1 Personalakte des MDK BW und das Berechtigungskonzept 18
3.1.2 Analyse des Entstehungsprozesses der Personalakte 20
3.1.3 Qualifikationserfassung 22
3.1.4 Personalbogen: Nebentätigkeit, Schwerbehinderung und ZVK 23
3.1.5 Protokollierung & Nummerierung 25
3.1.6 Fortbildung und weitere Unterlagen 25
3.1.7 Einsicht in die Personalakte 27
3.1.8 Ausscheiden eines Mitarbeiters 28
3.1.9 Weitere Prozesse der Besoldungsakte 29
3.2 Analyse der derzeitigen Schwachstellen 31
3.2.1 Aufwand bei einer Neueinstellung 31
3.2.2 Probleme im Alltagsgeschäft 33
3.2.3 Arbeitsaufwand: Protokollierung 34
3.2.4 Einsicht in die Personalakte 35
3.2.5 Ausscheiden eines Mitarbeiters 35
3.2.6 Papieransammlungen in der Besoldungsakte 36
3.3 Zusammenfassung der Ergebnisse 36

4 Rechtliche Grundlagen und Fragestellungen 38


4.1 Erwartungen und Voraussetzungen für eine DPA 38
4.2 Rahmenbedingungen der DPA 39
4.3 Hardware, Software & Personal 40
4.4 Digitalisierung der Alt-Akte 41
4.5 Gliederung und Einbindung der DPA 42

5 Das Lösungskonzept 43
5.1 Beschreibung des elektronischen Workflows 43
5.1.1 Neueinstellung 43

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte VI


5.1.2 Personalien prüfen 45
5.1.3 Erfassung von Qualifikationen 46
5.1.4 Einsichtnahme in die Personalakte 47
5.1.5 Ausscheiden eines Mitarbeiters 48
5.1.6 Fortbildung 48
5.1.7 Krankmeldung & Sozialversicherungsmeldungen 49
5.2 Funktionsumfang der DPA Software 51
5.2.1 Anbindung an SAP 51
5.2.2 Berechtigungskonzept 55
5.2.3 Ablage in die DPA 55
5.2.4 Weitere Funktionsanforderungen 57
5.3 Hardware& Personal Anforderungen 58
5.4 Digitalisierung der Alt-Akte: Ablauf, Format & Migration 59
5.5 Weiterführung/ Vernichtung der Papierakten 62
5.6 Gliederung der DPA 64
5.7 Weitere Vorteile einer DPA 65

6 Beurteilung und Realisierbarkeit 67

7 Fazit und Ausblick 68

8 Literaturverzeichnis 71

Anhang I

Index IV

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte VII


Abkürzungsverzeichnis

auto. Automatische
B2B Business to Business
BA Bundesagentur für Arbeit
BBG Bundesbeamtengesetz
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
BeamtStG Beamtenstatusgesetz
BetrVG Betriebsverfassungsgesetz
BGB Bürgerliches Gesetzbuch
BPM Business Process Management
BPMI Business Process Management Initiative
BPMN Business Process Model and Notation
DMS Dokumentenmanagement-System
DPA Digitale Personalakte
E-Akte Elektronische Akte
Fobi Fortbildung
ERP Enterprise Resource Planning
HV Hauptverwaltung
ISO International Organization for Standardization
LArchG Landesarchivierungsgesetz
LoV Leistungsorientierte Vergütung
MDK Medizinischer Dienst der Krankenversicherung
NachweisG Nachweisgesetz
OCR Optical Character Recognition
RAID Redundant Array of Independent Disks
RM Records Management
WORM Write Once, Read Multiple Times
ZVK Zusatzversorgungskasse

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte VIII


Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Neueinstellung eigene Darstellung .............................................. 21


Abbildung 2: Erfassung von Qualifikationen ..................................................... 22
Abbildung 3: Personalien überprüfen ............................................................... 24
Abbildung 4: Ablauf Fortbildung ....................................................................... 26
Abbildung 5: Einsicht in die Personalakte ........................................................ 27
Abbildung 6: Ausscheiden eines Mitarbeiters ................................................... 29
Abbildung 7: Sozialversicherung ...................................................................... 31
Abbildung 8: Arbeitsunfähigkeit ........................................................................ 31
Abbildung 9: Eigene Darstellung: Mitarbeiterzuwachs des MDK BW ............... 34
Abbildung 10: Soll-Prozess Neueinstellung ...................................................... 44
Abbildung 11: Personalien prüfen Soll-Prozess ............................................... 45
Abbildung 12: Soll Prozess Qualifikationserfassung ........................................ 46
Abbildung 13: Soll Prozess Einsichtnahme ...................................................... 47
Abbildung 14: Soll Prozess Ausscheiden eines Mitarbeiters ............................ 48
Abbildung 15: Soll Prozess Fortbildungen ........................................................ 49
Abbildung 16: Soll Prozess Arbeitsunfähigkeit ................................................. 50
Abbildung 17: Soll Prozess Sozialversicherung ............................................... 50
Abbildung 18: Aufruf einer SAP RM DPA aus SAP ......................................... 52
Abbildung 19: Aufruf einer Webanwendung aus SAP ..................................... 53
Abbildung 20: Systemlandschaft der Aconso DPA ........................................... 54
Abbildung 21: Barcode Prinzip der KWP DPA.................................................. 56
Abbildung 22: Drag & Drop Prinzip der Aconso DPA ....................................... 57
Abbildung 23: Berechnungsbeispiel der Nbw ................................................... 61
Abbildung 24: Beispielhafte Darstellung der Ordnerstruktur ............................. 65
Abbildung 25: Prozessbeispiel DPA ................................................................. 66

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte IX


Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Inhaltverzeichnis der Bestandsakte des MDK BWs ........................... II


Tabelle 2: Inhaltsverzeichnis der Besoldungsakte des MDK BWs .................... III

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte X


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1 Einleitung
1.1 Motivation zur Einführung einer DPA
Viele Unternehmen haben das Ziel ihre Papier-Akten abzuschaffen. Die
Papiermengen werden immer größer und es wird immer mehr Platz benötigt.
Durch größer werdende Ansammlungen an Papier entstehen erhebliche
Kosten.1
Es ist kaum möglich, ein komplett papierfreies Büro zu führen, jedoch ist der
Trend zur Digitalisierung von Papierdokumenten eindeutig zu erkennen.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten soll eine Kostenersparnis eintreten,
zum einen durch die entstehende Zeitersparnis, da Dokumente von überall
zugänglich sind, und darüber hinaus durch das Wegfallen von Mietkosten für
Papierarchive.2 Der Zugriff auf die Dokumente geht de facto einfacher und
schneller von statten. Die Bundesagentur für Arbeit, ist ein Paradebeispiel für
die Machbarkeit eines Digitalisierungsprojektes.
Die BA ist komplett auf elektronische Akten umgestiegen, durch die
Digitalisierung von über 35 Millionen bestehenden Dokumenten und dem
Wegfall des Papieraktenzuwachses von 260.000 Akten pro Tag, soll laut
eigener Schätzung der Bundesagentur für Arbeit jährlich ein dreistelliger
Millionenbetrag gespart werden.3 Anhand dieses Beispiels ist zu erkennen,
dass selbst große Organisationen mit einem sehr hohen Aufkommen an Papier
nicht vor der Digitalisierung zurückschrecken. Es ist davon auszugehen, dass
sich die Investition in den Umstieg, auf lange Sicht, finanziell rentieren wird.
Personaldaten wurden bereits in den 70er Jahren digitalisiert, Informationen
zum Angestellten wurden elektronisch gespeichert. Eine elektronische
Personalakte beinhaltet jedoch nicht nur die digitale Speicherung von einzelnen
beschäftigungsbezogenen Daten, sie umfasst auch die dazugehörigen
Dokumente und erleichtert somit die Einsicht in diese.4

1 Vgl. I. Blatter (2012)


2 Vgl. I. Blatter (2012)
3 Vgl. Die Welt (26.06.12)
4 Vgl. R. Kos (2007, S. 12)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 1


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Allein 15 Prozent der Arbeitszeit werden für das Suchen einer Information in
einer konventionellen Papierakte aufgebracht.5 Laut Berechnungen von
Siemens spart ein Unternehmen durch die Digitalisierung von Papierakten 30%
der Archivierungskosten.6
Laut einer Marktstudie des Jahres 2009 haben über 50% der befragten
Unternehmen entweder eine elektronische Personalakte eingeführt oder planen
eine Einführung.7 Die Gründe für die Einführung einer elektronischen
Personalakte sind laut Umfrage: effizientere Abläufe, standortunabhängiger
Zugriff, Verbesserung der Personalarbeit, Entlastung des Personals,
richtungsweisende Technologie und die Einsparung von Kosten.8

1.2 Problemstellung und Abgrenzung


Der MDK Baden-Württemberg beschäftigt derweil 1036 Mitarbeiter, deren
Personalakten in der Hauptverwaltung des MDK BW in Lahr aufbewahrt
werden. Im SAP-System des MDK BW sind ebenfalls Informationen über
Mitarbeiter vorhanden und abrufbar, jedoch nicht in demselben Umfang wie in
der Personalakte.9
Müssen beispielsweise Verdienstbescheinigungen für das Arbeitsamt erstellt
werden, oder Informationen über das Kindergeld eingesehen werden, so ist der
Zugriff auf die Papierakte im Archiv unvermeidbar. Die Papierdokumente der
Personalakte dienen oftmals als Vergleichsdokumente bzw. zur Prüfung der
Daten. Hintergründe und Details wie z.B. der Zeitpunkt eines
Vertragsabschlusses sind ebenfalls nur in Papierform vorhanden. Die
Personalakten füllen sich stetig durch Schriftwechsel, Krankmeldungen,
Sozialversicherungsinformationen, Vertragsänderungen und vieles mehr.10 Die
Dokumente müssen von den Mitarbeitern der Abteilung Personaladministration
in das Archiv der HV einsortiert und bei Bedarf wieder heraus gesucht werden.
Dies erfordert einen hohen Zeitaufwand. Die Anzahl der Mitarbeiter des MDK

5 Vgl. R. Kos (2007, S. 12)


6 Vgl. R. Kos (2007, S. 13)
7 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 35)
8 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 37)
9 Vgl. A. Koch, Y. Nann (2014)
10 Vgl. A. Koch, Y. Nann (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 2


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BW ist in den letzten Jahren permanent gestiegen,11 dazu kommt, dass die
Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern 5 bis 10 Jahre aufbewahrt
werden sollten,12 dadurch steigt der Bestand an Personalakten stetig, dies
wiederum führt zu einem akuten Platzmangel im Archiv der HV des MDK BW.
Diese Arbeit befasst sich mit der Konzepterarbeitung einer elektronischen
Personalakte. Das Konzept beinhaltet die Realisierungsmöglichkeiten für den
MDK Baden-Württemberg und wird unter Berücksichtigung von gesetzlichen
Vorschriften und den hiesigen Gegebenheiten entworfen.
Die Arbeit soll einen Überblick darüber geben, wie viele Personalakten
vorhanden sind und welche Arten von Dokumenten diese beinhalten. Es wird
ermittelt, welche Dokumente digital gespeichert werden dürfen und gleichzeitig
als äquivalenter Ersatz für die Papierform gelten. Die Prozesse der
Personalakte werden analysiert und modelliert und anschließend in einem Soll-
Modell optimiert dargestellt. Software-, Hardware- und Personalanforderungen
an die DPA werden ermittelt. Um einen schnellen Zugriff auf die Inhalte der
Personalakte zu gewährleisten, soll eine Möglichkeit gefunden werden, die
elektronische Personalakte in SAP zu integrieren und mit dessen Infotypen zu
verknüpfen.
Desweiteren soll eine wirtschaftliche Lösung für die Überführung der Papierakte
in die elektronische Form gefunden werden. Ein Konzept für die Archivierung
wird ebenfalls erarbeitet, hierbei werden sowohl Scanlösungen als auch die
Ablage von digitalen Dokumenten in die DPA berücksichtigt. Mögliche Formate
für die Langzeitarchivierung der Personalakten-Dateien werden betrachtet. Die
Gliederung bzw. Ordnerstruktur der DPA wird modelliert.
Ein Berechtigungs- und Sicherheitskonzept für die DPA-Software muss
entworfen werden. Diese Arbeit beinhaltet keine präzise Kosten-Nutzen-
Analyse, Vor- und Nachteile und eine Schätzung von anfallenden Kosten
werden jedoch aufgeführt. Die technische Realisierung der elektronischen
Personalakte wird in dieser Bachelorarbeit nicht behandelt.

11 Vgl. Unternehmensinterne Daten (2014)


12 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 31)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 3


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1.3 Zielsetzung der Arbeit ( Erreichung des Sollzustandes)
Ziel dieser Arbeit ist es den Grundbaustein zur Einführung einer elektronischen
Personalakte zu setzen. Die Einführung, soll einen verbesserten Workflow mit
sich bringen, welcher die aktuell problematische Situation ändern soll. Die DPA
soll dabei helfen die Personalprozesse zu optimieren und dadurch die Kosten
zu senken.13 Durch die Abschaffung der Papierakte sollen Transport, Lager und
Rechercheaufwand reduziert bzw. gespart werden. Die elektronische
Personalakte ermöglicht es zudem die Daten strukturierter aufzubewahren und
dementsprechend einen gezielteren Zugriff auf die Daten.14 Die Arbeit selbst
dient als Grundlage für eine öffentliche Ausschreibung, zu der der öffentliche
Dienst gesetzlich verpflichtet ist. Die Vorgehensweise zur Einführung der
elektronischen Personalakte wird dargestellt.
Ziel ist es, möglichst umfangreich Kriterien wie Datenschutzbestimmungen und
sonstige Anforderungen an eine elektronische Personalakte zu definieren.
Um die Rentabilität einer Digitalisierung zu ermitteln, werden Aufwand und
Nutzen beurteilt, mit dem Ziel aufzuzeigen, dass sich die Investition in die
Personalakten Digitalisierung lohnt. Eine passende Lösung für die Einführung
der elektronischen Personalakte wird erarbeitet. Nur durch klar definierte
Anforderungen kann eine präzise und zielgerechte Ausschreibung erstellt
werden, welche Voraussetzung ist, um das gewünschte Software-Produkt
schlussendlich auch einführen zu können.

13 Vgl. M. Bertram, M. Schweinle (2007, S. 2)


14 Vgl. M. Bertram, M. Schweinle (2007, S. 2)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 4


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1.4 Vorgehensweise & Methoden
Zum Verständnis der Arbeit werden in Kapitel 2 alle notwendigen Grundlagen
behandelt. Neben den notwendigen Informationen zum MDK Baden-
Württemberg wird das rechtliche, methodische und technische Basiswissen in
diesem Kapitel ebenfalls behandelt.
Anschließend werden die Prozesse der Personalakte analysiert, in dieser Ist-
Analyse wird ermittelt, wer für den Zugriff auf die Personalakte berechtig ist,
was dazu dient, im späteren Verlauf das Berechtigungskonzept der DPA zu
entwerfen. Bei der Betrachtung des aktuellen Zustands werden sowohl die
einzelnen Bestandteile der Personalakte betrachtet, als auch die
Geschäftsprozesse, welche mit der Personalakte zusammenhängen.
Dargestellt werden die Prozesse in der BPMN-Norm. Durch die Betrachtung
kann ermittelt werden, welche Daten bereits in elektronischer Form vorliegen
und welche nicht. Zudem kann durch Analyse der Bestandteile bestimmt
werden welche Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen
und welche in Papierform weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Ein weiteres Ziel der Ist-Analyse ist es, den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter der
Abteilung Personaladministration zu ermitteln, um im späteren Fortgang
Aufwand und Nutzen der elektronischen Personalakte besser bestimmen zu
können. In der darauf folgenden Problemanalyse wird der Ist-Prozess kritisch
betrachtet, Probleme mit der aktuellen Handhabung werden aufgezeigt. Durch
die Problemanalyse kann aufgezeigt werden, welche Probleme durch die
Einführung einer DPA wegfallen und welche Prozesse durch den neuen
Workflow optimiert werden müssen.
In Kapitel 4 werden weitere Anforderungen definiert, hierbei werden offene
Problemstellungen und Risiken geklärt. Es wird ermittelt, was zu Bedenken ist
bevor man eine DPA einführen kann, um bei der späteren Umsetzung des
Lösungskonzeptes nicht vor neuen, möglichen Problemen oder Hindernissen zu
stehen. In diesem Kapitel werden insbesondere die Voraussetzungen und
Rahmenbedingungen einer DPA für den MDK BW behandelt, zugleich wird
geschildert was bei der Ermittlung von Hard-, Software- und
Personalanforderungen zu bedenken ist.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 5


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Das Lösungskonzept der Arbeit, welches in Kapitel 5 zu finden ist, dient dazu
die Realisierungsoptionen für den MDK BW abzuwägen, es beinhaltet sowohl
die Beschreibung als auch die Darstellung der Soll-Prozesse mit BPMN. Im
Zuge der Soll-Zustandsbeschreibung werden Möglichkeiten aufgezeigt, die neu
anfallenden Aufgaben zuzuordnen. Anhand des angestrebten Soll-Zustands
werden dann Funktions- und Softwareanforderungen definiert, die notwendig
sind um das Soll zu erreichen. Eine mögliche Gliederung der digitalen
Personalakte wird aufgezeigt. Hardware- und Personalanforderungen werden
beschrieben. Kosten für die Digitalisierung und die Softwareeinführung werden
ausgehend von Annahmen pauschal berechnet und aus Erfahrungswerten
aufgezeigt, um eine ungefähre Kostenvorstellung zu gewinnen. Vorteile der
DPA werden aufgezeigt. Im 6. Kapitel werden das erarbeitete Lösungskonzept
und dessen Realisierbarkeit beurteilt. Im letzten Kapitel wird das Fazit der
Arbeit gezogen und ein zeitlicher Ausblick des Einführungszeitpunktes
gegeben. Mögliche Erweiterungen werden angeschnitten und die langfristigen
Vorteile, die der MDK hat, werden nochmals zusammengefasst aufgeführt.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 6


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2 Grundlagen
2.1 Der MDK Baden-Württemberg
2.1.1 Das Unternehmen

Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung Baden-Württemberg ist „der


organisatorisch selbständige und fachlich unabhängige sozialmedizinische
Beratungs- und Begutachtungsdienst der gesetzlichen Kranken- und
Pflegeversicherung“15. Der MDK BW ist eine Körperschaft des öffentlichen
Rechts und besteht aus 18 Beratungs- und Begutachtungsstellen, die über
ganz Baden-Württemberg verteilt sind, und der Hauptverwaltung in
Lahr/Schwarzwald. Der MDK BW ist ein mittelständisches
Dienstleistungsunternehmen und beschäftigt derzeit 1036 Mitarbeiter. Verwaltet
und administriert werden die Mitarbeiter von der Abteilung
Personaladministration. Für die Verwaltung, den Support und die Administration
der IT-Systeme hat der MDK Baden-Württemberg eine eigene IT-Abteilung.

2.1.2 Abteilung Personaladministration

Die Abteilung Personaladministration des MDK BW befindet sich in der


Hauptverwaltung in Lahr. Beim MDK Baden-Württemberg gibt es neben der
Abteilung Personaladministration noch die Abteilung Personalentwicklung. Die
Personaladministration besteht aus einem Abteilungsleiter, dem
Personalsekretariat, der Personalgewinnung und –betreuung, der
Personalabrechnung und der Personalplanung. Insgesamt sind 14 Mitarbeiter in
der Personaladministration beschäftigt diese besetzen 12,2 Vollstellen.16 Die
Abteilung Personaladministration pflegt sämtliche Personalakten der Mitarbeiter
des MDK BW, diese werden daher auch im Archiv der Abteilung geführt.

15 MDK Baden-Württemberg
16 Vgl. Unternehmensinterne Daten (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 7


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2.1.3 IT-Landschaft & Prozesse

Der MDK Baden-Württemberg hat eine IT-Abteilung, die aus Abteilungsleiter,


Software-Entwicklern, Administratoren und Helpdesk-Mitarbeitern besteht und
in der HV in Lahr angesiedelt ist.17 22 Mitarbeiter bilden die IT Abteilung,
insgesamt ist die Abteilung mit 20,95 Vollstellen besetzt.18 Zwei Mitarbeiter der
Abteilung übernehmen Sekretariats und Schulungsaufgaben. Vier Mitarbeiter
sind im Helpdesk-Bereich tätig, diese übernehmen den First Level-Support für
sämtliche Mitarbeiter des MDK Baden-Württemberg. Sechs Mitarbeiter sind für
den Second Level-Support und somit für Administrationsaufgaben von
Windows, Notes und weiteren Applikationen verantwortlich. Sieben Mitarbeiter
sind für die Entwicklung und Anpassung von verschiedenen Software-
Produkten zuständig. Der MDK Baden-Württemberg hat SAP als ERP-System
im Einsatz, der Support dieser Software wird weitgehend von der eigenen IT-
Abteilung geleistet.
Für die Aufgaben im SAP-Bereich sind zwei Vollzeitkräfte und eine
Halbtagskraft zuständig, diese übernehmen die Administration und den
alltäglichen Support für die Verwaltungsmitarbeiter. Bei größeren Projekten wird
in den meisten Fällen ein externer Dienstleister beauftragt, da die Kapazitäten
für Administration und Customizing weitgehend ausgelastet sind. Zur
Speicherung von Daten verwendet die IT-Abteilung des MDK BW eine
Storage19 auf der verschiedene Raid-Systeme20 eingerichtet sind.21

17 Vgl. MDK Baden-Württemberg


18 Vgl. Unternehmensinterne Daten (2014)
19 Definition Storage: Speicherlösung, welche aus Festplatten und RAID-Controller besteht
20 Definition RAID System: Mehrere physische Platten bilden ein logisches Laufwerk mit dem

Zweck, für eine bessere Datensicherheit zu sorgen.


21 A. Kiefer, Y. Nann (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 8


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2.2 Die Personalakte
2.2.1 Die Eigenschaften einer Personalakte

Die Personalakte ist eine Sammlung von „Unterlagen über den Arbeitnehmer“,
sie beinhaltet alle Arbeitsverhältnis relevante Dokumente unabhängig vom
Aufbewahrungsort.22 Somit können auch digital gespeicherte Daten Bestandteil
der Personalakte sein.
Für Beamte muss laut BeamtStG eine Personalakte geführt werden, der
Arbeitgeber im öffentlichen Dienst ist jedoch grundsätzlich nicht verpflichtet eine
Personalakte anzulegen bzw. zu führen.23 Aufzeichnungs-, Melde- und
Abführungspflichten, müssen jedoch dokumentiert und aufbewahrt werden.24
Die Personalakte eignet sich dafür, diese Daten an einem Ort zentral, schnell,
vollständig und auf dem neusten Stand bereitzustellen. Entscheidet sich ein
Unternehmen dazu eine Personalakte zu führen, müssen alle persönlichen und
dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers darin aufgenommen werden.25
Die Personalakte dient dem Arbeitgeber dazu ein repräsentatives Bild des
Mitarbeiters zu gewinnen, welches ihm als Entscheidungsgrundlage zur
Beurteilung seiner Leistung und Fehlzeiten dient.26 Die Personalakte muss
einen Verweis beinhalten falls separat geführte Teilakten bestehen. Sachakten
wie z.B. Kindergeldakten zählen laut § 106 BBG nicht zur Personalakte,
dasselbe gilt für sämtliche Inhalte die keinen Bezug auf das Arbeitsverhältnis
haben.27

2.2.2 Persönlichkeitsrechte

Um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu bewahren, sind die


„Personalakten sorgfältig zu verwahren“28 und dürfen nur vom Arbeitgeber und
den Mitarbeitern der Personalabteilung eingesehen werden. Diese dürfen laut
Bundesdatenschutzgesetz keine Auskunft über den Inhalt der Personalakte an
Dritte weitergeben und müssen die Personalakten immer unter Verschluss

22 Vgl. Deutsches Unternehmerforum


23 Vgl. A. Richter, D. Lenders (2010, S. 22)
24 Vgl. Deutsches Unternehmerforum
25 Vgl. Deutsches Unternehmerforum
26 Vgl. Deutsches Unternehmerforum
27 Vgl. A. Richter, D. Lenders (2010, S. 30,35 ff.)
28 Deutsches Unternehmerforum

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 9


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halten und diese nur zur Erledigung von Arbeiten heranziehen.29 Desweiteren
hat jeder Arbeitnehmer laut § 83 BetrVG zu jeder Zeit und ohne Angabe von
Gründen das Recht seine Personalakte einzusehen und Kopien anzufertigen,
ausgeschiedene Mitarbeiter haben grundsätzlich kein Recht ihre Personalakte
einzusehen, es sei denn es gibt einen berechtigten Anspruch, wie im Falle der
Altersvorsorge.30 Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass unrichtige Unterlagen
aus der Akte entfernt oder richtig gestellt werden, desweiteren besteht die
Möglichkeit eine Stellungnahme abzugeben, welche dann ebenfalls Bestandteil
der Personalakte wird.31 Der Arbeitnehmer kann nur dann ein Einsichtsrecht
haben, wenn der Arbeitgeber auch tatsächlich eine Personalakte führt. 32 „Es
gibt keine Fristen wann Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen sind.“33
„Arbeitgeber, die nicht unmittelbar an das Personalaktenrecht der Beamten
gebunden sind, haben die unternehmerische Freiheit, die Form der Führung der
Personalakte frei zu bestimmen. Es ist deren Entscheidung, ob eine
konventionelle Akte in Papier, eine Hybridakte oder eine elektronische
Personalakte geführt wird.“34

2.2.3 Das Personalaktenrecht des MDK BW

Das Personalaktenrecht des MDK BW ist tarifvertraglich geregelt, § 9 des


Tarifvertrages besagt, dass die Beschäftigten „das Recht auf Einsicht in ihre
vollständigen Personalakten“35 haben. Das Einsichtsrecht kann auch durch
einen schriftlich Bevollmächtigten ausgeübt werden, die Vollmacht wird dann
Bestandteil der Personalakte. Desweiteren haben Angestellte das Recht eine
Kopie ihrer Personalakte zu fertigen.36 Wenn eine Beschwerde oder ein Bericht,
der nachteilig oder ungünstig für den Mitarbeiter ist, in die Personalakte
aufgenommen werden soll, muss der Betroffene zuvor angehört werden, seine
Aussagen werden dann ebenfalls mit in die Personalakte aufgenommen.37

29 Vgl. Deutsches Unternehmerforum


30 Vgl. R. Kos (2007, S. 22,23 ff.)
31 Vgl. Bundesarbeitsgericht (1979)
32 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 23)
33 Deutsches Unternehmerforum
34 A. Richter, D. Lenders (2010, S. 94)
35 Geschäftsstelle der TG MDK (2012, S. 13)
36 Vgl. Geschäftsstelle der TG MDK (2012, S. 13)
37 Vgl. Geschäftsstelle der TG MDK (2012, S. 13)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 10


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2.3 Die elektronische Personalakte
Eine elektronische oder auch digitale Personalakte genannt, beschreibt eine
Software welche auf einem Dokumentenmanagement-System basiert und die
Führung der Personalakte in elektronischer Form ermöglicht. Bei der
Verwendung bzw. Nutzung von personenbezogenen Daten durch den Einsatz
von Datenverarbeitungsanlagen greift das Bundesdatenschutzgesetz, dies trifft
auf die elektronische Personalakte zu, daher muss der Arbeitgeber beim
Einsatz einer DPA mit akzeptablem wirtschaftlichem Aufwand für eine
technische Sicherheit gegen Manipulationen sorgen.38 Eine elektronische
Personalakte wird mit dem Ziel eingeführt, gewisse Vorteile zu erzielen. Jedoch
ist „die Einführung eines Verfahrens zur Führung einer digitalen Personalakte
mit finanziellem Aufwand verbunden.“39 Gründe für eine Einführung sind vor
allem, dass die Papierdokumente der Personalakte vollständig abgelöst werden
können, die Zeit für die Personalaktenablage reduziert wird und die
Bereitstellungszeit für Dokumente verkürzt wird. Die elektronische Personalakte
soll es ermöglichen, sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.40
Zudem sollen terminierte Vorgänge und Maßnahmen besser eingehalten
werden können.41 Eine elektronische Personalakte soll den Vorteil mit sich
bringen, dass Dokumente automatisch gelöscht und gesperrt werden können
und die Sachbearbeiter der Personalakte Korrekturmöglichkeiten mit
automatisierten Versionsnummern haben. Desweiteren soll der Zugriff von
verschiedenen Standorten möglich sein.42

2.4 Dokumentenmanagement-System
2.4.1 Umfang eines DMS

„Ein Dokumentenmanagement-System ist ein System, das die Ablage und die
Suche bzw. Wiederbeschaffung von Informationen organisiert.“43 Es beinhaltet
drei Grundfunktionen: Eingabe, Ablage und Ausgabe von Dokumenten. In ein

38 Vgl. R. Kos (2007, S. 44,45 ff.)


39 D. Bartosch (2010, S. 29)
40 Vgl. D. Bartosch (2010, S. 29)
41 Vgl. D. Bartosch (2010, S. 29)
42 Vgl. D. Bartosch (2010, S. 29)
43 R. Kos (2007, S. 27)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 11


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DMS können sämtliche Dokumentenarten eingelesen werden, es handelt sich
hierbei jedoch nur um jene Dokumente, die dem DMS zur späteren Ausgabe
zur Verfügung stehen müssen.44 Zugeführt werden die Dokumente entweder
über Scanverfahren oder durch die direkte Ablage von elektronischen
Dokumenten.45 Die Erfassung von Dokumenten in einem DMS ist mit Kosten
verbunden, sie stellt den größten Kostenfaktor bei der Führung eines
elektronischen Archivs dar. Dies liegt vor allem daran, dass die Dokumente
nach dem Einscannen lesbar und gewisse Qualitätsanforderungen haben
müssen. Die Überprüfung bedeutet Aufwand und somit Kosten.46 Unter die
Funktion der Ablage fallen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
Eingehende Dokumente müssen entsprechend ihrer Klassifizierung abgelegt
werden und mit Schlagwörtern in einer Datenbank verknüpft werden, um die
spätere Suche und Recherche zu ermöglichen.47 Unter den Bereich der
Ausgabe fallen Recherche und Präsentation der gespeicherten Dokumente. Der
Anwender kann ein Dokument suchen und es anschließend über einen Viewer
darstellen, ausdrucken oder elektronisch weiterleiten.48

2.4.2 Archivierung

Archivierung ist die Speicherung und Wiedergewinnung von Dokumenten, dazu


werden ein Content-Server mit Archivsystem, Datenbanken,
Festplattensysteme, Cachespeicher, Jukeboxen mit WORM-Datenträger sowie
eine Datensicherung in Form eines RAID-Systems benötigt.49 „Bei der Jukebox
handelt es sich um ein sekundäres Speichermedium mit Wechselautomat für
optische und magneto-optische Speichermedien“50 Das Archivsystem
ermöglicht das Schreiben auf den Datenträgern.51

44 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 16)
45 Vgl. R. Kos (2007, S. 28)
46 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999, S. 360, ff.)
47 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 21)
48 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 25)
49 Vgl. R. Kos (2007, S. 33)
50 itwissen.info (2014)
51 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 70 ff.)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 12


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2.4.3 Formate

Beim Übertragen der gescannten Unterlagen in das Archiv, müssen die


Dokumente in einem geeigneten Format abgelegt werden. Bis 2005 war es
üblich Archivdaten im TIFF/G4-Format zu speichern,52 da dies ein international
gültiges, unveränderbares und rechtsicheres Format ist.53 Mit TIFF/G4 lassen
sich Dokumente von verschiedenen Quellen wie z.B. Emails oder Scans im
selben Format speichern. TIFF/G4 hat jedoch den Nachteil, dass es innerhalb
der Dokumente keine Such – und Recherchemöglichkeit gibt und zusätzliche
Einschränkungen dadurch auftreten, dass die Auflösung zu gering ist und es
keine Farbdarstellung gibt.54 Ab September 2005 wurde PDF/A durch die ISO
Norm 19005-1 als Archivierungsstandard festgelegt. PDF/A ist ein modernes
Archivierungsformat, welches die Wiedergabe von farbigen Grafiken und
Bildern ermöglicht und Recherchefunktionen innerhalb des Dokuments bietet.55

2.4.4 Frühes, direktes & spätes Archivieren

Beim frühen Archivieren werden Dokumente direkt beim Eingang vor der
Bearbeitung gescannt. Die eingescannten Dokumente werden dann auf
elektronischem Weg auf die Bearbeiter verteilt und ihnen bereitgestellt. Bei der
Bearbeitung wird das Dokument dem Vorgang zugeordnet, dies hat den Vorteil,
dass Dokumente zentral und kostengünstig gescannt und verteilt werden
können.56 Beim direkten Archivieren wird das Dokument zum Zeitpunkt der
Bearbeitung gescannt und zugeordnet.57 Beim späten Archivieren erfolgt die
Zuordnung des Dokumentes zum Zeitpunkt der Bearbeitung, der Scanvorgang
findet jedoch erst nach der Bearbeitung statt. Vorteil hierbei ist, dass die
Dokumente wie beim frühen Archiveren zentral und auf einmal gescannt
werden können. Die Zuordnung erfolgt immer mithilfe eines Barcordes oder
einer Identifikationsnummer.58

52 Vgl. Giesecke & Devrient (2006, S. 64)


53 R. Kos (2007, S. 60)
54 Vgl. Giesecke & Devrient (2006, S. 65)
55 Vgl. Giesecke & Devrient (2006, S. 65)
56 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999, S. 40 ff.)
57 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999, S. 40 ff.)
58 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999, S. 40 ff.)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 13


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2.5 Records Management
Records Management ist eine Dokumentenmanagement Plattform, es dient zur
„Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Dokumente“59, und
liefert die Möglichkeit einer Langzeitarchivierung.60 „Der deutsche Begriff für
Records Management ist Schriftgutverwaltung.“61 Laut der ISO Norm 15489
bedeutet Records Management die Verwaltung von Informationen aus dem
Geschäftsleben, darunter versteht sich nicht nur die sichere Aufbewahrung der
Daten bzw. Dokumente sondern ebenfalls die einfache Wiederverwendung und
der Aufruf dieser Informationen mithilfe von Software. „Records Management
betrifft Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen und Gruppen ebenso wie
Privatpersonen.“62 Neben der Regelung für Aufbewahrungs- und
Vernichtungsfristen, sorgt Records Management ebenfalls für eine kontrollierte
Entsorgung von nicht mehr gültigen bzw. nicht mehr benötigten Informationen.
Zusätzliche Grundlagen für Records Management sind unter anderem
Vererbung von Metadaten, was bedeutet, dass Elemente die Eigenschaften
bzw. Attributwerte von übergeordneten Elementen besitzen sowie der Aufbau
von Ordnungsstrukturen.63

2.6 Prozess, Workflow und Workflowmanagement


2.6.1 Prozesse und Geschäftsprozesse

Als Prozess bezeichnet man eine Folge von Aktivitäten. Charakteristisch für
einen Prozess ist, dass aus definiertem Input ein definierter Output erzeugt
wird.64 Inputs für einen Prozess sind Einsatzfaktoren wie Arbeitsleistung,
Betriebsmittel, Energie, Werkstoffe und Informationen. In einem
Geschäftsprozess wird der Input in den meisten Fällen vom Lieferanten
bereitgestellt, der Output des Geschäftsprozesses ist das Ergebnis für den
Kunden, „daher wird im Zusammenhang mit Prozessen häufig auch von
Kunden-Lieferanten-Beziehungen gesprochen. Der Prozessbegriff sagt noch

59 A. Anhalt, M. Edel
60 Vgl. A. Anhalt, M. Edel
61 U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 6)
62 U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 5)
63 Vgl. U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 6)
64 Vgl. H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 14


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nichts über Empfänger, Art des Outputs und Reichweite deines Prozesses
aus.“65 Ein Prozess entsteht durch Erstellung eines Arbeitsergebnisses, dieses
wiederum wird durch die Verknüpfung von wenigen Aktivitäten erreicht.
Dadurch, dass selbst wenige Aktivitäten bereits einen Prozess bilden, laufen
tausende Prozesse, welche aus Teilaufgaben und Teilergebnissen bestehen, in
einem Unternehmen ab.66
Innerhalb einer Organisation sind diverse Abteilungen an Prozessketten
beteiligt, aufgrund dessen entstehen oftmals Unterbrechungen.
Diese Unterbrechungen führen zu sogenannten Prozessinseln. Dies bedeutet,
dass unterschiedliche Personen für Teilprozesse verantwortlich sind.67 „Je mehr
Abteilungen eine Prozesskette durchläuft und je tiefer die
Abteilungsorganisation gegliedert ist, desto häufiger sind Prozess- bzw.
Verantwortungsbrüche und Schnittstellen anzutreffen. Jede Unterbrechung
erfordert Koordination. Der Koordinationsaufwand wächst mit der Zahl der
Prozessinseln und Schnittstellen überproportional an. Steigender
Koordinationsaufwand bedeutet Erhöhung der Gemeinkosten und Verlängerung
der Durchlaufzeiten.“68

2.6.2 Workflow

Ein Workflow bezeichnet mehrere Aktivitäten in einem Unternehmen, die


abteilungsübergreifend, aber fachlich zusammenhängend sind. Die Aktivitäten
stehen in logischer und zeitlicher Abhängigkeit zueinander und bilden somit die
informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.69
Bei der Betrachtung von Geschäftsprozessen fallen viele Ineffizienten auf. Bei
der Erledigung von Aufträgen können manchmal wenige, jedoch auch hunderte
Aufgaben und Arbeitsschritte anfallen.70 Wenn in so einem Fall noch mehrere
Mitarbeiter eingebunden sind, wird der Ablauf oft unübersichtlich und es
entsteht enormer Zeitaufwand. Allein für die Koordination zwischen den
Abteilungen bzw. innerhalb des ganzen Unternehmens können bis zu 50% des

65 H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29)


66 Vgl. H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29)
67 Vgl. H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29)
68 H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29 ff.)
69 Vgl. Riggert, Prof. Dr. Wolfgang (, S. 3)
70 Vgl. Ceiton Technologies (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 15


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ganzen Arbeitsaufwands für den Informationsaustausch benötigt werden, diese
Kosten können meist nicht transparent gemacht werden, was die Optimierung
erschwert.71
Wenn man bei der Betrachtung der Geschäftsprozesse also feststellt, dass
Mitarbeiter viele Informationen teilen müssen, die Abläufe komplex sind und
sich zudem wiederholen oder gewisse Prozesse eilig sind, dann spricht man
von Indikatoren für einen Workflow.72

2.6.3 Workflow-System und Workflowmanagement

Wird ein Workflow in einem Unternehmen identifiziert, ist es sinnvoll, die


Geschäftsprozesse mithilfe von IT-Unterstützung automatisiert gezielt zu
koordinieren und zu kontrollieren, dies wiederum bedeutet die Anwendung von
Workflowmanagement. 73
Das Ziel von Workflowmanagement ist es ein Workflow-System zu erschaffen,
dieses kann die Probleme weitgehend lösen. Es übernimmt Koordinations- und
Informationsaufgaben und entlastet dadurch die Mitarbeiter, sie müssen sich
nicht mehr „damit beschäftigen, wer, wann, was, wo abgelegt hat und was bis
wann und wie zu erledigen ist.“74 Zum Workflowmanagement zählt die
Geschäftsprozessmodellierung, sprich der kreative Akt aus einem
Geschäftsprozess einen Workflow zu erstellen, die Optimierung der
Geschäftsprozesse durch Analyse und Reorganisation, das Implementieren und
das schlussendliche Ausführen mithilfe eines Workflow-Management-
Systems.75

2.7 Business Process Model and Notation (BPMN)


‚Business Process Model and Notation‘ ist eine grafische Darstellungsart,
welche dazu dient Geschäftsprozesse zu modellieren. Die Notation wurde
speziell dafür entwickelt, die Reihenfolge von Prozessen und die damit
verknüpften Nachrichten, zwischen den verschiedenen Prozessbeteiligten in

71 Vgl. Ceiton Technologies (2014)


72 Vgl. Ceiton Technologies (2014)
73 Vgl. Riggert, Prof. Dr. Wolfgang (, S. 7)
74 Ceiton Technologies (2014)
75 Vgl. Riggert, Prof. Dr. Wolfgang (, S. 8)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 16


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einer Reihe von Aktivitäten zu koordinieren. Die Notation soll ein schnelles und
leichtes Verständnis für interne bzw. B2B-Abläufe und Umstände
ermöglichen.76
BPMN wurde 2004 von der ‚Business Process Management Initiative‘
veröffentlicht und ist mittlerweile ein weltweiter Standard für Prozess-
Notationen.77 Die BPMN Syntax und Semantik ist in einem über 500 seitigen
Dokument beschrieben, die Bedeutung der BPMN-Symbole und ihre richtige
Verwendung werden darin erklärt.78 Diese Regelungen sind bei der Nutzung
von BPMN einzuhalten, vor allem bei Soll-Modellen ist die Standardisierung
erforderlich und wichtig, da gerade sie dafür sorgt, dass bei der technischen
Umsetzung durch IT-Abteilungen oder externe Anbieter weniger
Fehlinterpretationen und somit Fehler auftreten können.79
Bei der Arbeit mit BPMN ist darauf zu achten, dass das Prozessmodell von
jedem verstanden werden kann und gleichzeitig den Anforderung einer
formalen Modellierung gerecht wird. BPMN wird als „eine „gemeinsame
Sprache“ für Business und IT“80 bezeichnet. Es ist zu beachten, dass das
jeweilige BPMN Modell trotz Standardisierung auf die Zielgruppe spezifisch
angepasst dargestellt werden muss.81

76 Vgl. Object Management Group (2014)


77 Vgl. J. Freund u.a. (2010, S. 8 f.)
78 Vgl. J. Freund u.a. (2010, S. 9)
79 Vgl. J. Freund u.a. (2010, S. 11)
80 J. Freund u.a. (2010, S. 13)
81 Vgl. J. Freund u.a. (2010, S. 13)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 17


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3 Analyse des temporären Zustands und der


Problematik
3.1 Beschreibung der aktuellen Handhabung
3.1.1 Personalakte des MDK BW und das Berechtigungskonzept

Zur Ablage und Bearbeitung der Personalakten, sind nur Mitarbeiter der
Abteilung Personaladministration berechtigt. Handelt es sich um Personalakten
von Hauptverwaltungsangestellten ist nur ein bestimmter Personenkreis
berechtigt, die Personalakten der Geschäftsführung dürfen nur vom
Abteilungsleiter und seiner Stellvertreterin bearbeitet werden.
Die Personalakte beim MDK BW ist in zwei Akten unterteilt, für jeden
Mitarbeiter wird eine rote Bestandsakte und eine graue Besoldungsakte
angelegt, scheidet ein Mitarbeiter aus, so wird der Inhalt der Bestandsakte in
die Besoldungsakte überführt und in dem Archiv für ausgeschiedene Mitarbeiter
abgelegt. Die Bestandsakte ist die eigentliche Personalakte des Mitarbeiters.
Der MDK Baden-Württemberg beschäftigt 1024 Mitarbeiter, daraus ergibt sich,
dass 2048 Ordner, welche die aktiven Personalakten bilden, im Archiv der
Abteilung Personaladministration aufbewahrt werden. Im Keller der
Hauptverwaltung befindet sich ein weiteres Archiv mit den Personalakten der
ausgeschiedenen Mitarbeiter, den sogenannten passiven Personalakten.
Die Abteilung Personaladministration des MDK BW hat sich für eine Gliederung
der Personalakte in Überkategorien sowie für die Sortierung nach
Unterkategorien entschieden. Somit besteht die Bestandsakte aus den
Kategorien:
Personalien, Bewerbung, Qualifikation, Personalrat/Verwaltungsrat,
Arbeitsverträge, Beschäftigungsverhältnis, Fort- und Weiterbildung im MDK,
BAD, Disziplinarangelegenheiten und Ausscheiden.82 Innerhalb der Kategorie
Personalien wird dann beispielsweise nach Geburtsurkunde, Heiratsurkunden
und Personalbogen sortiert. Unter Bewerbung fallen Ausschreibungs- und
Bewerbungsunterlagen wie auch weitere Dokumente, die sich im Bezug auf die

82 Vgl. A. Grafmüller

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 18


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Bewerbung angesammelt haben. Unter die Kategorie Arbeitsverträge gehören
Ursprungsvertrag sowie Nachträge, Anschreiben und Zusendungen. Zum
Beschäftigungsverhältnis zählen und anderem: Einarbeitungsplan,
Anschreiben, Bestätigung der Arbeitsaufnahme, Niederschrift, Schriftwechsel,
Unterlagen zum Ablauf der Probezeit.83
Die Besoldungsakte umfasst, wie der Name bereits verrät, alle Unterlagen, die
mit der Besoldung des Mitarbeiters zu tun haben, sie besteht aus den
Kategorien:
Schriftwechsel & Sonstiges, Arbeitsunfähigkeit, Vermögenswirksame
Leistungen, Sozialversicherung, Zusatzversorgungskasse, Mutterschutz/
Erziehungsurlaub, Jahresabschluss, Leistungsorientierte Vergütung,
Stammdatenänderung, Stellplatzinformationen und Erklärung zum
Familienzuschlag.84 Unter Schriftwechsel und Sonstiges fallen beispielsweise
Rentenversicherungsschreiben, Schreiben zu Arbeitszeitänderungen sowie
Gehaltsänderungen. Der Schriftwechsel zu Arbeitsunfähigkeiten wird der
Kategorie Arbeitsunfähigkeit zugeordnet.85 Weitere Beschreibung der
Kategorien
Die Kategorie Jahresabschluss ist nur für Mitarbeiter, die bereits vor dem Jahr
1990 beim MDK Baden-Württemberg angestellt waren relevant. Informationen
zum Jahresabschluss werden seit 1990 nur noch im SAP-System elektronisch
gespeichert und können bei Bedarf ausgedruckt werden.86
Im Anhang dieser Arbeit sind die unterschiedlichen Bestandteile der Bestands-
und Besoldungsakte detailliert und ausführlich in tabellarischer Form aufgelistet.

83 Vgl. A. Grafmüller
84 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
85 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
86 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 19


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3.1.2 Analyse des Entstehungsprozesses der Personalakte

Wenn ein Mitarbeiter beim MDK Baden-Württemberg eingestellt werden soll,


muss die Einstellung dem Personalrat zuerst vorgelegt werden, dieser prüft ob
eine Einstellung regelkonform durchgeführt wurde.87
Wenn der Personalrat zugestimmt hat, erstellen die zwei Mitarbeiter des
Sekretariats einen Arbeitsvertrag für den neuen Mitarbeiter, dieser wird diesem
zusammen mit dem Personalbogen zugesendet. Falls es notwendig ist, werden
noch weitere Unterlagen wie Geburtsurkunden, Einstellungsuntersuchungen
oder Qualifikationen, wie beglaubigte Zeugniskopien, angefordert.88
Die Unterlagen werden von dem neuen Mitarbeiter an die Personalabrechnung
gesendet, dort werden die Angaben im SAP-System erfasst. Bevor das
Sekretariat eine neue Personalakte für den Mitarbeiter anlegt, wird überprüft, ob
der Mitarbeiter bereits beim MDK BW tätig war und seine ehemalige
Personalakte noch im Archiv vorhanden ist. Ist dem so, werden die neuen
Unterlagen in die Alt-Akte abgelegt und diese somit wieder aktiviert. In den
meisten Fällen ist jedoch keine Alt-Akte vorhanden und somit muss eine neue
Bestands- und Besoldungsakte vom Sekretariat angelegt werden. Die
Unterlagen werden vor der Ablage in die Personalakte auf Vollständigkeit und
Zugehörigkeit überprüft. Das Informationsschreiben für den Personalrat muss
beispielsweise in eine gesonderte Ausschreibungsakte abgelegt werden und
darf aufgrund von Angaben über andere Bewerber nicht Bestandteil der
Personalakte eines Mitarbeiters sein.89 Die Zustimmung des Personalrats
kommt wiederum in die Personalakte.
Bevor der Arbeitsvertrag in die Personalakte abgelegt wird, wird eine Kopie
erstellt und in einem separaten Ordner bis zum Ablauf der Probezeit abgelegt.
Die Kopie wird dazu benötigt, um nach Ablauf der Probezeit des jeweiligen
Mitarbeiters ein Schreiben für ihn zu erstellen, welches Informationen aus dem
Arbeitsvertrag verlangt.90 Während dem Entstehungsprozess der Personalakte
bzw. dem Neueinstellungsprozess des Mitarbeiters wird auf einem
Bearbeitungsbogen und auf einem Neueinstellungsbogen von den

87 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)


88 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)
89 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)
90 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 20


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unterschiedlichen Sachbearbeitern dokumentiert wann und ob die einzelnen
Arbeitsschritte stattgefunden haben.91 Der Prozess der Neueinstellung ist auf
Abbildung 1 nach BPMN-Norm graphisch dargestellt, beim Anlegen der neuen
Akte starten die Prozesse Qualifikationserfassung und Prüfung der Personalien
diese sind auf Abbildung 2 und 3 zu sehen.

Abbildung 1: Neueinstellung eigene Darstellung

91 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 21


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3.1.3 Qualifikationserfassung

Wenn eine neue Personalakte angelegt wird, werden in diesem Zuge die
Qualifikationen des Mitarbeiters vom Sekretariat im SAP-System erfasst. Wenn
der Mitarbeiter diverse Qualifikationen hat, wird zuerst überprüft, ob diese
bereits im SAP-System auswählbar sind. Wenn dem so ist, werden die
Qualifikationen erfasst und können im Anschluss in die Personalakte abgelegt
werden. Tritt der Fall ein, dass eine Qualifikation nicht auswählbar ist, wird eine
Kopie der Qualifikation erstellt und das Original anschließend in der
Personalakte abgelegt. Die Kopie wird an die Personalabrechnung
weitergegeben, diese wiederum legt die Qualifikation in den Stammdaten im
SAP-System an. Das Sekretariat kann die Qualifikation daraufhin für den
Mitarbeiter eintragen.92 Der Ablauf ist auf Abbildung 2 zu sehen.

Abbildung 2: Erfassung von Qualifikationen

92 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 22


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3.1.4 Personalbogen: Nebentätigkeit, Schwerbehinderung und ZVK

Bei der Überprüfung des Personalbogens durch die Mitarbeiter des


Sekretariats, werden die Angaben zu Nebentätigkeiten, Schwerbehinderung
und Zusatzversorgung (Betriebsrente) betrachtet. Wenn ein Mitarbeiter eine
Nebentätigkeit angibt, so wird diese Information an die Personalabrechnung
weitergeleitet, der Mitarbeiter wird diesbezüglich angeschrieben. Wenn der
Mitarbeiter die Nebentätigkeit mit dem Formular ‚Anzeige zur Aufnahme einer
Nebentätigkeit‘ anzeigt, wird die Nebentätigkeit von der Personalabrechnung
auf ‚Vereinbarkeit mit der Dienstanweisung‘ geprüft und anschließend zur
Zustimmung bzw. Ablehnung an die Geschäftsführung weitergeleitet. Nach dem
die Entscheidung der Geschäftsführung gefallen ist, wird das Formular wieder
an die Abrechnung weitergeleitet und von dort aus dem Sekretariat zur
Erstellung eines Zustimmungs- oder Ablehnungsschreibens übergeben. Im
Falle der Zustimmung erhält die Abrechnung einen Brief, um die Nebentätigkeit
in SAP zu erfassen. Nach der Erfassung legt das Sekretariat die
Genehmigungsdokumente in die Bestandsakte ab.93  Abbildung überarbeiten
Wenn ein Mitarbeiter eine Schwerbehinderung im Personalbogen angibt,
fordert das Sekretariat die notwendigen Unterlagen wie z.B. den
Schwerbehindertenausweis an. Diese werden an die Personalabrechnung
weitergegeben und dort im SAP System erfasst. Nach der Erfassung kommen
die Unterlagen zurück zum Sekretariat und werden dort in die Bestandsakte
abgelegt.94 Hat der neue Mitarbeiter eine andere Zusatzversorgung, fordert das
Sekretariat die ZVK-Unterlagen an. Der Mitarbeiter muss sich um die benötigten
Unterlagen kümmern und schickt diesbezüglich eine Anfrage an die ZVK. Die
Zusatzversorgungskasse schickt die Unterlagen daraufhin an den MDK. Die
Anmeldebestätigung wird an die Personalabrechnung weitergeleitet, wo
Angaben wie beispielsweise die Versichertennummer erfasst werden. Die
Ablage der Dokumente übernimmt in diesem Fall ebenfalls die
Personalabrechnung, da diese für die Besoldungsakte zuständig ist.95 Die
Überprüfung des Personalbogens ist auf Abbildung 3 zu sehen.96

93 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)


94 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)
95 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)
96 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 23


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Abbildung 3: Personalien überprüfen

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 24


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3.1.5 Protokollierung & Nummerierung

Die Dokumente jeder einzelnen Personalakte sind in einer Access Datenbank


numerisch hinterlegt, um sicherzustellen, dass keine Dokumente fehlen bzw.
entnommen werden. Da die Möglichkeit besteht, dass ein Mitarbeiter nicht
übernommen wird, wird die Personalakte erst nach Ablauf der Probezeit des
Mitarbeiters, in der Access Datenbank angelegt.97
Nach dem die Personalakte angelegt wurde, wird ein Verzeichnis mithilfe der
Access Datenbank erstellt, ausgedruckt und anschließend in die Personalakte
abgeheftet. Jedes Dokument in der Akte wird mit der Nummer aus der Access
Datenbank versehen, um direkt erkennen zu können wenn ein Dokument
fehlt.98 Bei Änderung der Akte z.B. durch neue Dokumente, werden die
Änderungen erst in der Access Anwendung vermerkt bevor die Ablage in die
Personalakte stattfinden kann. Das alte Verzeichnis muss durch einen neuen
Ausdruck ersetzt werden.99

3.1.6 Fortbildung und weitere Unterlagen

Stellt ein Mitarbeiter einen Fortbildungsantrag, wird dieser an die


Personalabrechnung weitergeleitet, dort wird er erfasst und auf Vereinbarkeit
mit der Dienstanweisung geprüft zur schlussendlichen Genehmigung wird er an
die Geschäftsführung weiter geleitet. Wird die Fortbildung genehmigt, sammelt
die Personalabrechnung die dazu gehörigen Unterlagen bis zum Abschluss der
Fortbildung. Nach Abschluss der Fortbildung und dem Erhalt sämtlicher
Unterlagen werden diese an das Sekretariat weitergegeben. Führt die
Fortbildung zu einer neuen Qualifikation des Mitarbeiters, so wird diese in SAP
erfasst. Beim Erwerb der Zusatzbezeichnung Sozialmedizin wird ein
Glückwunschschreibens für den Mitarbeiter erstellt. Sämtliche
Fortbildungsunterlagen werden gesammelt und in eine Registermappe, welche
als ‚Zwischenmappe‘ dient, abgelegt. Die Mappen sind alphabetisch gegliedert.
Für Hauptverwaltungsmitarbeiter wird eine eigene ‚Zwischenmappe‘ angelegt.
Am Ende jedes Quartals findet die Ablage der gesammelten Dokumente in die
Personalakte statt. Interne Bewerbungen, Umsetzungen, Höhergruppierungen,

97 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)


98 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)
99 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 25


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Nachträge zum Gehalt, Schriftwechsel und Umzugskosten werden ebenfalls
von der Personalabrechnung bearbeitet und vom Sekretariat zusammen mit
den Fortbildungen bis zum Ende des Quartals in denselben Registermappen
gesammelt.100 Der Fortbildungsablauf ist auf Abbildung 4 graphisch dargestellt.

Abbildung 4: Ablauf Fortbildung

100 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 26


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3.1.7 Einsicht in die Personalakte

Mitarbeiter können ihr Einsichtsrecht jederzeit während der betriebsüblichen


Arbeitszeit und ohne Angabe von Gründen wahrnehmen.101 Wenn ein
Mitarbeiter also Einsicht in die Personalakte möchte, meldet er dies zuvor bei
der Abteilung Personaladministration an. Nach der Terminvereinbarung muss
die Akte vom Sekretariat aus dem Archiv herausgesucht werden und auf
Vollständigkeit überprüft werden. Der Mitarbeiter muss zur Einsicht in die
Hauptverwaltung nach Lahr kommen. Nach dem er die Akte eingesehen hat,
muss diese von den Mitarbeitern des Sekretariats wieder ins Archiv gebracht
werden. Der Ablauf ist auf Abbildung 5 zu sehen.

Abbildung 5: Einsicht in die Personalakte

101 Vgl. R. Kos (2007, S. 21)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 27


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3.1.8 Ausscheiden eines Mitarbeiters

Scheidet ein Mitarbeiter aus, können die nicht Aufbewahrungspflichtigen


Unterlagen vernichtet werden, Lohnsteuerkarte und Versichertenausweis sind
dem ehemaligen Mitarbeiter auszuhändigen, da sie dessen Eigentum sind.102
Da diverse Unterlagen wegfallen, wird die rote Bestandsakte in die graue
Besoldungsakte überführt, so dass nur noch eine passive Personalakte des
ehemaligen Mitarbeiters besteht. Die passive Akte wird in einem separaten
Archiv im Keller der Hauptverwaltung abgelegt und dort bis zur endgültigen
Vernichtung 10 Jahre aufbewahrt.103 Die Akte beinhaltet Unterlagen, aus denen
der „Arbeitnehmer Rechte herleiten kann“.104 Da es auch nach dem
Arbeitsverhältnis noch zu Rechtstreitigkeiten aus dem Arbeitsverhältnis
kommen kann,105 sollten die Akten daher bis zur Verjährung aufbewahrt
werden.106 Der MDK Baden-Württemberg hat ein Vernichtungskonzept für die
Handhabung mit den passiven Personalakten entwickelt. In diesem Konzept
sind die gesetzlichen Grundlagen aufgeführt, sprich welche Dokumente wann
vernichtet werden dürfen.
So ist zum Beispiel festgelegt, dass Sozialversicherungsunterlagen,
Überstundenlisten und Personalunterlagen etc. nach 6 Jahren vernichtet
werden dürfen. Für Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen,
Versetzungsschreiben und Stellenbeschreibungen besteht keine gesetzliche
Aufbewahrungsfrist.107 Verträge, Zusatzversorgungs- und
Pensionskassenunterlagen dürfen nicht vernichtet werden.108 Unterlagen ohne
gesetzliche Aufbewahrungsfrist, sollen frühestens 3 Jahre nach Austritt
vernichtet werden, da zu diesem Zeitpunkt die Ansprüche des ehemaligen
Mitarbeiters verjährt sind.109 Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen müssen
die passiven Personalakten laut §8 des LArchG dem Landesarchiv zu
Archivierung angeboten werden.110

102 Vgl. D. Bartosch (2010, S. 45)


103 Vgl. C. Roth (2011, S. 1)
104 D. Bartosch (2010, S. 45)
105 Vgl. D. Bartosch (2010, S. 45)
106 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 31)
107 Vgl. C. Roth (2011, S. 1)
108 Vgl. t. sander (2010)
109 Vgl. C. Roth (2011, S. 1)
110 Vgl. C. Roth (2011, S. 2)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 28


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Das Vernichtungskonzept beinhaltet neben der Gesetzesgrundlage, auch die
detaillierte Vorgehensweise bei der Umsetzung. Jährlich muss überprüft
werden, welche Unterlagen vernichtet werden können und welche dem
Landesarchiv angeboten werden müssen. Die Vernichtung muss protokolliert
werden, es wird ein Protokoll für die Dokumente der Bestandsakte und ein
Protokoll für die Dokumente der Besoldungsakte erstellt.111 Der Prozess ist auf
Abbildung 6 zu sehen.

Abbildung 6: Ausscheiden eines Mitarbeiters

3.1.9 Weitere Prozesse der Besoldungsakte

Für die Besoldungsakten des MDK BWs sind drei Personen der Abteilung
Personaladministration zuständig, diese bilden die Personalabrechnung. In
ihren Aufgabenbereich fallen sämtliche Inhalte der Besoldungsakte. Neben der
Bearbeitung der Dokumente sind sie auch für die Ablage der betreffenden
Unterlagen in die Besoldungsakte zuständig. Bei Gehaltsänderungen und
Höhergruppierungen müssen die Unterlagen jedoch erst über einen weiteren

111 Vgl. C. Roth (2011, S. 2)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 29


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Sachbearbeiter, welcher die Kompetenz hat, die Dokumente zu genehmigen,
bevor sie von den zuständigen Mitarbeitern abgelegt werden dürfen.112 Der
Großteil der Ablage besteht aus Schriftwechsel und
Arbeitsunfähigkeitsunterlagen, dazu kommen die
Sozialversicherungsbescheinigungen welche jährlich einmal zweifach
ausgedruckt werden, denn sie werden einmal an die 1036 Mitarbeiter des MDK
BW gesendet und einmal in die Besoldungsakten im Archiv abgelegt.113
Für jede Arbeitsunfähigkeit wird ein Krank- und Gesundmeldungsbogen
elektronisch ausgefüllt, dazu kommen oftmals noch ärztliche Atteste.
Sämtliche Unterlagen und Meldungen werden von den Beratungsstellen an die
HV gesendet und dort von den Mitarbeitern der Personalabrechnung meist am
Ende des Quartals, in den Besoldungsordner der Personalakte im Archiv
abgelegt.114 Die Jahresmeldungen der Sozialversicherung werden zusammen
mit den Arbeitsunfähigkeiten bei einer Quartalsablage abgelegt. Kommt es zum
Schriftwechsel mit einem Mitarbeiter bezüglich Krankmeldungen,
Versicherungen oder sonstigen besoldungsrelevanten Inhalten, wird dies
ebenfalls in die Besoldungsakte des Mitarbeiters abgelegt. Auf Abbildung 7 und
8 sind die Prozesse der Sozialversicherungsmeldungen und
Arbeitsunfähigkeiten abgebildet.

112 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)


113 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
114 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 30


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Abbildung 7: Sozialversicherung

Abbildung 8: Arbeitsunfähigkeit

3.2 Analyse der derzeitigen Schwachstellen


3.2.1 Aufwand bei einer Neueinstellung

Bei Betrachtung des Ist-Prozess fallen viele Problematiken bzw.


Schwierigkeiten und Umständlichkeit auf. Wie bei der Ist-Analyse bereits
festgestellt wurde, wird bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters überprüft, ob
dieser bereits beim MDK BW tätig war. Dies kann recht simpel über eine
Abfrage im SAP-System gemacht werden. Falls der Mitarbeiter schon einmal
angestellt war, wird die passive Personalakte wieder zur Aktiven.
Da es jedoch keine elektronische Möglichkeit gibt zu überprüfen, ob noch eine
passive Personalakte des Mitarbeiters vorhanden ist, muss eine Mitarbeiterin
des Sekretariats in das Archiv im Keller der Hauptverwaltung gehen und die
Akte unter über 200 passiven Personalakten raussuchen bzw. überprüfen, ob
diese überhaupt noch vorhanden ist, um sie dann ggf. weiterführen zu
können.115
Der gesamte Workflow, der Entstehung einer Personalakte, ist sehr zeitintensiv,
jedoch durch die Individualität und die Verknüpfung von vielen einzelnen
Teilprozessen kaum messbar. Jedes Dokument wird zuerst von der
Personalabrechnung für die SAP-Erfassung betrachtet und anschließend, ein

115 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 31


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weiteres Mal, vom Sekretariat für die korrekte Ablage, zur Prüfung des
Personalbogens und für weitere Erfassungen im SAP-System. Durch die
Arbeitsteilung entsteht ein Mehraufwand, der Teilprozess der Ablage und der
Eingabe von Informationen in das SAP-System durch das Sekretariat dauert
Minimum 30 Minuten und kann in Einzelfällen bis zu einer Stunde dauern.116
Die Unterschiede in der Bearbeitungsdauer lassen sich auf die Angaben des
Mitarbeiters zurückführen. Sind beispielsweise die angegebenen
Qualifikationen noch nicht in den Stammdaten des SAP-Systems vorhanden,
dauert die Bearbeitung länger als die Bearbeitung der Personalakte eines
neuen Mitarbeiters dessen Qualifikationen dem System bereits bekannt sind.
Dasselbe gilt für Angaben über Zusatzversorgung, Familienzuschlag und
Schwerbehinderung.
Um den Zugriff auf die Personalakte zu beschleunigen, werden diese teilweise
auch längere Zeit in dem jeweiligen Büro des Bearbeiters aufbewahrt,
besonders dann, wenn Unklarheiten herrschen oder beim Anlegen noch
Unterlagen des neuen Mitarbeiters fehlen. Da das Ablegen und Heraussuchen
aus dem Archiv so viel Zeit beansprucht, werden oft sachbezogene Kopien von
Unterlagen erstellt, um den Ablage- und Rechercheaufwand zu reduzieren,
diese werden nach Abschluss des Vorgangs wieder datenschutzkonform
vernichtet.
Die Kopie des Arbeitsvertrages hat den Zweck, dass das Original beim Anlegen
der Personalakte direkt abgelegt werden kann, und der Gang ins Archiv somit
erspart bleibt wenn die Unterlagen eingesehen werden müssen. Dasselbe gilt
für die Kopien von Qualifikationsbescheinigungen, welche vom Sekretariat zur
Bearbeitung für die Personalabrechnung erstellt werden. Problematisch an
dieser Handhabung ist, dass eine Verschwendung von Papier und Platz
stattfindet, da die Dokumente zeitweise doppelt archiviert werden.117

116 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)


117 Vgl. S. Himmelsbach u.a. (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 32


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3.2.2 Probleme im Alltagsgeschäft

Der Ablageaufwand der Unterlagen von neu eingestellten Mitarbeitern ist nicht
konstant, da die Anzahl und der Zeitpunkt von Neueinstellungen variieren.
Dennoch sammeln sich permanent Dokumente im Sekretariat an, denn auch für
die bereits beschäftigten Mitarbeiter entstehen täglich Unterlagen zur Ablage.
Darunter fallen zum Beispiel Fort- und Weiterbildungsunterlagen. Aufgrund des
Ablageaufwands ist eine tägliche oder wöchentliche Ablage zeitlich nicht
realisierbar. Das Alltagsgeschäft würde zu sehr aufgehalten werden, aus
diesem Grund nutzt das Sekretariat eine „Zwischenakte“ zur Ablage der neuen
Unterlagen, was wiederum das Problem mit sich führt, dass die Personalakten
nicht auf dem aktuellsten Stand sind.
Da die sensiblen Informationen jederzeit aktuell und verfügbar sein müssen, 118
wird es bedenklich wenn die Personalakte eingesehen werden muss und nicht
alle Informationen in ihr vorhanden sind. Zudem muss nach einer
abgeschlossenen Fortbildung, welche die Zusatzbezeichnung Sozialmedizin für
den Mitarbeiter mit sich führt, ein individuelles Glückwunschschreiben erstellt
werden, dies sorgt für zusätzlichen Arbeitsaufwand. Dadurch, dass die
Abteilung Personaladministration mit Papierakten arbeitet entstehen oft
zeitaufwendige Prozesse in der Zusammenarbeit zwischen Personalsekretariat
und Personalabrechnung.
Im Beispiel der Nebentätigkeit wird dies besonders deutlich, denn da die
Geschäftsführung in diese Prüfung involviert ist, werden die Dokument bis zur
schlussendlichen Ablage in der Personalakte, sechs Mal hin und hergereicht.
Dies verzögert nicht nur die Bearbeitung sondern sorgt auch für zusätzlichen
Arbeitsaufwand. Dazu kommt, dass die Kapazität im Papierarchiv nahezu
erschöpft ist und die Mitarbeiterzahl in den letzten Jahren permanent gestiegen
ist.119 Auf Abbildung 9 ist die Personalentwicklung der letzten 7 Jahre zu sehen.
Von einem anhaltenden Mitarbeiterzuwachs ist auszugehen, daher muss
dringend eine Lösung gefunden werden, um Personalakten alternativ zu
archivieren.

118 Vgl. R. Kos (2007, S. 13)


119 Vgl. Unternehmensinterne Daten (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 33


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Anzahl
Mitarbeiter Mitarbeiterwachstum des MDK BW
1050

1000

950

900

850

800

750
01/01/2007 01/01/2008 01/01/2009 01/01/2010 01/01/2011 01/01/2012 01/01/2013

Abbildung 9: Mitarbeiterzuwachs des MDK BW (Eigene Darstellung)120

3.2.3 Arbeitsaufwand: Protokollierung

Neben den Platzproblemen und dem hohen Aufwand für Ablage, Recherche
und Kommunikation, ist der Nummerierungsprozess noch zu beachten. Die
Nummerierung bzw. Protokollierung findet statt um den gesetzlichen
Vorschriften der Personalaktenführung gerecht zu werden.121 Um den
Anforderungen gerecht zu werden, wird eine sehr aufwendige Vorgehensweise
angewendet.
Die Nummerierung und Protokollierung mithilfe der Access
Datenbankanwendung und die Nummerierung jedes einzelnen
Papierdokuments müssen manuell getätigt werden, um anschließend einen

120 Unternehmensinterne Daten (2014)


121 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 46)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 34


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Ausdruck des Nummerierungsverzeichnisses der Personalakte beilegen zu
können. Da die personellen Kapazitäten begrenzt sind, findet die
Nummerierung erst nach Ablauf der Probezeit statt, schließlich besteht die
Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter nicht übernommen wird. In den Monaten der
Probezeit wird die gesetzliche Vorschrift somit nicht erfüllt.

3.2.4 Einsicht in die Personalakte

Die Einsichtnahme des Mitarbeiters in die Personalakte, weist einige Hürden


und Schwierigkeiten auf, da die 18 Beratungsstellen des MDK Baden-
Württemberg sind über das ganze Bundesland verteilt. Somit muss ein
Mitarbeiter, der beispielsweise beim MDK Tauberbischofsheim tätig ist, über
500 km zurücklegen um nach Lahr zur Hauptverwaltung und wieder zurück zur
Beratungsstelle zu fahren. Für diese Strecke ist er laut Angaben von Google
Maps knapp 5 Stunden unterwegs.122
Für den MDK entstehen dadurch erhebliche Kosten, da der Mitarbeiter für die
Einsicht in seine Personalakte eine Freistellung erhalten muss. Zum einen ist
die erforderliche Zeit zur Einsichtnahme als Arbeitszeit zu vergüten,123
desweiteren fallen Fahrtkosten für die An- und Abreise an und es entsteht
Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter der Abteilung Personaladministration.

3.2.5 Ausscheiden eines Mitarbeiters

Für die ausgeschiedenen Mitarbeiter muss ein separates Archiv geführt


werden, da im Hauptarchiv der Abteilung Personaladministration kein Platz
mehr für die große Anzahl an passiven Akten ist. Diese Handhabung ist
nachteilhaft, da sämtliche Personalakten zentral, in der Abteilung
Personaladministration archiviert werden sollten.124 Zudem muss die
Überführung der Bestands- in die Besoldungsakte und die Überprüfung der
Dokumente manuell bearbeitet werden. Der jährliche Gang ins Archiv, um alle
Akten zu begutachten und die Führung von Vernichtungsprotokollen bleibt den
Mitarbeitern des Sekretariats auch nicht erspart. Bei diesem Vorgang muss
jedes Dokument der passiven Akten begutachtet werden.

122 Google.Maps (2014)


123 Vgl. R. Kos (2007, S. 22)
124 Vgl. A. Richter, D. Lenders (2010, S. 37)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 35


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3.2.6 Papieransammlungen in der Besoldungsakte

Krankmeldungen, Sozialversicherungsmeldungen und Schriftwechsel füllen die


Besoldungsakten permanent. Dadurch, dass sich so viele Unterlagen
ansammeln, wird die Ablage teilweise erst am Ende des Quartals erledigt.
Neben dem Zeitaufwand ist die Handhabung unvorteilhaft, da
Sozialversicherungsmeldungen in digitaler Form vorliegen und nur für die
Ablage in die Personalakte extra ausgedruckt werden. So werden jährlich 1024
Seiten nur für die Ablage in die Personalakte ausgedruckt. Für die Ablage muss
jede Akte aus dem Archiv gezogen werden. Dies bedeutet hohen
Arbeitsaufwand und das obwohl die Information bereits in digitaler Form
vorliegt. Ein weiteres Problem stellt der Schriftwechsel via Email dar, denn
vollständigkeitshalber gehört der Schriftwechsel, für den Fall, dass er eine
Relevanz hat, in die Personalakte. Dadurch, dass Emails ausgedruckt werden,
wird ebenfalls Papier verschwendet, da die Information bereits in digitaler Form
vorliegt.

3.3 Zusammenfassung der Ergebnisse


Nach Analyse und kritischer Betrachtung des Ist-Zustands fällt auf, dass viele
Probleme vorhanden sind. Das offensichtlichste Problem ist der Platzmangel im
Archiv, aufgrund dessen wurde bereits ein weiteres Archiv im Keller für die
passiven Personalakten angelegt. Durch die Distanzen zwischen den
Beratungsstellen und der Hauptverwaltung ist die Einsicht eines Mitarbeiters in
seine Personalakte zeitaufwendig und kompliziert. Desweiteren fällt auf, dass
viele zeitaufwendige Recherche- und Ablageprozesse vorhanden sind, da alles
manuell gemacht werden muss. Durch die Führung von Papierakten entstehen
Kosten für Ordner, Tinte und Papier. Aufgrund von Kopien und
Doppeltarchivierung wird häufig sogar Platz und Papier verschwendet. Die
Protokollierung und Dokumentation findet nicht zentral statt sondern auf
unterschiedliche Art und Weise, teilweise werden einfache Papierbögen für die
Protokollierung verwendet oder es kommen intern entwickelte Software-
Anwendungen zum Einsatz. Durch die Aufgabentrennung innerhalb der
Abteilung Personaladministration werden die Dokumente der Personalakte

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 36


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doppelt begutachtet, zum Einen von der Personalabrechnung für die Erfassung
in SAP und zum Anderen durch das Personalsekretariat für die korrekte Ablage
der Dokumente in der Personalakte. Zudem sind die Personalakten immer nur
am Ende eines Quartals aktuell, da sie bis dahin in separaten Registermappen
gesammelt werden.
Im Großen und Ganzen lässt sich festhalten, dass das Sekretariat mit der
Menge an Aufgaben bezüglich der Personalakte nicht nachkommen kann und
bald auch aktive Personalakten im Keller archiviert werden müssen, da im
Archiv der Abteilung Personaladministration kaum mehr Kapazitäten vorhanden
sind.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 37


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4 Rechtliche Grundlagen und


Fragestellungen
4.1 Erwartungen und Voraussetzungen für eine DPA
Die beschriebenen und analysierten Probleme müssen dringend gelöst werden.
Temporär würden sie sich durch zusätzliche Mitarbeiter und Räumlichkeiten
beheben lassen, dies wäre jedoch ein sehr großer finanzieller Aufwand.125 Um
die Probleme dauerhaft zu lösen, müssen die Arbeitsweise und die einzelnen
Prozesse optimiert werden. Die Einführung einer digitalen Personalakte soll
dies gewährleisten. Mit der DPA können Personalverwaltungskosten gespart
werden und die Abläufe in der Abteilung Personaladministration effizienter
gestaltet werden.126 Jedoch gibt es auch einige kritische Punkte, die viele
Unternehmen von der Einführung der DPA abhalten. Die bedeutendsten
Hemmnisse sind selten die Kosten, vielmehr ist es die Angst, dass die DPA
nicht ausreichend Schutz für die Verwaltung der sensiblen personenbezogenen
Daten bietet.127 Zudem stellt sich immer die Frage, wer welche Aufgaben
übernimmt, da im elektronischen Workflow einige Prozesse wegfallen und neue
dazu kommen. Um diese Bedenken frühzeitig aus dem Weg zu räumen,
müssen die weiteren Anforderungen an eine DPA geklärt sein, bevor das
Lösungskonzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte erarbeitet
werden kann. Unter diesen Anforderungen verstehen sich rechtliche
Grundlagen und Fragestellungen, die geklärt werden müssen, um ein
brauchbares Lösungskonzept zu entwickeln. Bei der Einführung der
elektronischen Personalakte ist zu klären, ob und wie Prozesse umgestaltet
werden müssen. Es muss ein Berechtigungskonzept entwickelt werden, damit
die DPA die notwendige Sicherheit bietet.

125 Vgl. A. Mozia


126 Vgl. R. Kos (2007, S. 13)
127 Vgl. R. Kos (2007, S. 14)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 38


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4.2 Rahmenbedingungen der DPA
Wenn ein Arbeitgeber eine elektronische Personalakte einführen möchte,
müssen „eine Reihe von technischen und organisatorischen Maßannahmen
getroffen werden“.128
Der Arbeitgeber hat folgende zehn Vorkehrungen zu treffen:
1. Die Software muss eine Zugangskontrolle beinhalten, durch die
Unbefugten der Zugang zu den Daten nicht ermöglicht wird.
2. Der Datenträger, auf dem die Personaldaten gespeichert werden, darf
nicht kopiert, verändert oder gar entfernt werden können
3. Die personenbezogenen Daten selbst dürfen nicht manipulierbar sein.
4. Das System muss eine Benutzerkontrolle beinhalten, welche Unbefugten
den Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem verweigert.
5. Es muss gewährleistet sein, dass die Nutzer der Software nur
Zugriffsberechtigungen auf die Daten haben, welche in ihren
Zuständigkeitsbereich fallen.
6. Die DPA muss eine Übermittlungskontrolle beinhalten, damit überprüft
werden kann, an wen Daten übertragen werden.
7. Zudem muss protokolliert werden, wer zu welcher Zeit Daten eingegeben
hat.
8. Die DPA muss eine Auftragskontrolle mitliefern, die sicherstellt, dass nur
die personenbezogen Daten, welche für den Auftrag notwendig sind
eingesehen werden können.
9. Neben der Auftragskontrolle ist eine Transportkontrolle notwendig, dies
bedeutet, dass bei der Übertragung von Daten kein unbefugter
Lesezugriff möglich sein darf
10. Neben den Softwareanforderungen hat der Arbeitgeber für eine
Organisationskontrolle zu sorgen, was bedeutet, dass die
innerbetriebliche Organisation so gestaltet werden muss, dass alle
Datenschutzbestimmungen erfüllt werden.129

128 H.-O. Blaeser (1999, S. 46)


129 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 46,47 ff.)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 39


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Wenn der Arbeitgeber diesen Anforderungen nicht nachkommt, verletzt er das
allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitsnehmers.130 Der Arbeitnehmer hat
somit die Möglichkeit gegen den Arbeitgeber zu klagen.

4.3 Hardware, Software & Personal


Es ist notwendig zu wissen, ob zusätzliche Hard- und Software oder gar
zusätzliches Personal benötigt wird.
Für die Ablage und Langzeitarchivierung von Dokumenten der Personalakte ist
ein rechtssicheres Archivsystem Vorschrift.131 Für die elektronische
Archivierung von Papierdokumenten werden geeignete Scanner benötigt, somit
ist zu klären ob die sich im Einsatz befindenden Scanner des MDK BW dazu
geeignet sind und ob bereits Archivsysteme mit freier Kapazität bereitstehen.
Für die Administration eines Dokumenten-Management-Systems, unabhängig
davon ob es sich um eine elektronische Personalakte handelt, ist grundsätzlich
immer ein IT-Mitarbeiter notwendig, im spezifischen Fall der elektronischen
Personalakte können administrative Aufgaben jedoch auch von der Abteilung
Personaladministration übernommen werden.132 Es muss festgelegt werden,
wer für diese Aufgabe zuständig sein wird bzw. ob ein neuer Mitarbeiter für
diese Aufgabenbereiche notwendig ist. Zudem stellt sich bei der Modellierung
des Soll-Prozesses die Frage, wer die Dokumente zur Ablage vorbereitet und
von wem sie dann schlussendlich erfasst werden, ob die Dokumente einzeln
erfasst werden oder ob eine Sammelerfassung vorgenommen werden soll. Es
muss geklärt werden, wann und von wem die Originale vernichtet werden.133
Desweiteren ist muss entschieden werden, was letztendlich mit den Alt-Akten
passiert.

130 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 47)


131 Vgl. W. Kanngießer (2014, S. 12)
132 Vgl. R. Kos (2007, S. 36)
133 Vgl. R. Kos (2007, S. 30)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 40


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4.4 Digitalisierung der Alt-Akte
Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte muss entschieden
werden, ob die Alt-Akte ebenfalls digitalisiert werden soll, oder ob nur die neu
entstehenden Dokumente digitalisiert werden.
Um die Prozesse tatsächlich direkt zu beschleunigen, empfiehlt es sich, die Alt-
Akten zu digitalisieren, zudem wird dadurch verhindert, dass die Mitarbeiter mit
zwei unterschiedlichen Systemen parallel arbeiten. Die Fragestellung geht
jedoch ins Detail, da die Vorgehensweise bei der Alt-Aktendigitalisierung nicht
einfach zu beantworten ist. Hierbei stellt sich die Frage, ob die vorhandene
Personalakte intern, also von den eigenen Mitarbeitern digitalisiert wird, oder ob
man ein externes Unternehmen für diese Aufgabe beauftragen sollte.
Bevor eine Einführung stattfinden kann, muss überprüft werden, ob und welche
Teile der Papierakte aufbewahrt werden sollten bzw. müssen. Als
Entscheidungshilfe werden Vorteile und Sinnhaftigkeit der Aufbewahrung bzw.
Vernichtung von Papierdokumenten beurteilt, da der Grund für eine
Digitaliserung oftmals Archivierungskosten sind.134 Wenn neben dem
elektronischen Archiv noch ein Papierarchiv geführt wird, entstehen zwar
Vorteile in der Arbeitsweise, jedoch entsteht keine Kostenersparnis hinsichtlich
der räumlichen Ressourcen.
Zudem stellt sich die Frage, in welcher Form die Alt-Akte in der elektronischen
Personalakte übernommen werden soll. Da dies schlussendlich ein
Kostenfaktor ist muss ermittelt werden ob man wirklich für jede Dokumentenart
eine Datei anlegen muss oder ob es genügt die ganze Alt-Akte als einzelne
Datei abzuspeichern oder ob man einen Mittelweg gehen möchte und die Akte
beispielsweise in Register untergliedert.

134 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 37)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 41


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4.5 Gliederung und Einbindung der DPA
Innerhalb der digitalen Personalakte müssen die Dokumente für eine schnelle
und unkomplizierte Arbeitsweise gegliedert werden. Die Gliederung der
digitalen Personalakte muss sinnvoll konzipiert werden. Die Dokumentenarten
sollen so allgemein wie möglich gehalten werden, um die Dokumente in einer
übersichtlichen Struktur, eindeutigen Kategorien zuordnen zu können.
Gleichzeitig soll die Gliederung im Vergleich zur Papierakte nicht zu stark
abgeändert werden, damit sich die Mitarbeiter nicht in eine komplett neue
Struktur, einarbeiten müssen. Es empfiehlt sich, die elektronische Personalakte
mit der Human Resources Anwendung zu verzahnen, dies steigert die
Effektivität im Arbeitsprozess.135 Da der MDK BW SAP im Einsatz hat, soll in
irgendeiner Art und Weise eine Verknüpfung der elektronischen Personalakte
zu den Infotypen von SAP vorhanden sein, damit die Mitarbeiter der Abteilung
Personaladministration direkten Zugriff aus SAP auf die E-Akte haben. Die
Anbindung an SAP stellt grundsätzliche kein Problem dar, denn digitale
Personalakten zählen zur Standardkomponente von fast allen HR-Systemen.136

135 Vgl. R. Kos (2007, S. 13)


136 Vgl. R. Kos (2007, S. 14)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 42


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5 Das Lösungskonzept
5.1 Beschreibung des elektronischen Workflows
5.1.1 Neueinstellung

Durch die Einführung der DPA sollen die Prozesse vereinfacht werden, bei
einer Neueinstellung, soll die Prüfung, ob eine passive Personalakte noch
vorhanden ist, elektronisch stattfinden. Falls die Personalakte noch vorhanden
ist, soll diese ganz einfach per Mausklick wieder aktiv geschaltet werden. Die
Dokumente müssen nicht mehr doppelt betrachtet werden. Durch die Vergabe
eines Barcodes sollen Dokumente bei der Erfassung durch die
Personalabrechnung so gekennzeichnet werden, dass sie durch ein Sammel-
Scan-Verfahren, welches vom Personalsekretariat ausgeführt werden soll, nur
noch in den Scanner eingelegt werden müssen und durch die Software
automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Das vorgesehene
Verfahren wird als späte Archivierung bezeichnet. Die Protokollierung soll
automatisch durch die DPA stattfinden. Die interne Access Anwendung, kann
abgeschafft werden, da der gesamte Prozess der manuellen Nummerierung
und Protokollierung wegfällt, es muss kein Ausdruck des
Nummerierungsverzeichnisses mehr erstellt werden. Zudem wird die
gesetzliche Vorschrift zu jeder Zeit vollautomatisch erfüllt. Der Soll-Prozess für
die Neueinstellung eines Mitarbeiters ist auf Abbildung 10 zu sehen.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 43


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Abbildung 10: Soll-Prozess Neueinstellung

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 44


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5.1.2 Personalien prüfen

Durch die Arbeit mit der elektronischen Personalakte fällt die Ablage für die
Mitarbeiter der Personalabrechnung, welche für die Besoldungsakte zuständig
sind, größtenteils weg. Auf Abbildung 11 sind die Prozesse, die mit der Prüfung
des Personalbogens zusammenhängen, zu sehen. Dadurch, dass im Soll-
Prozess eine späte Archivierung vorgesehen ist, fällt der Ablageprozess für
besoldungsrelevante Dokumente nun in den Aufgabenbereich des Sekretariats.
Dafür entsteht eine neue Aufgabe für die Mitarbeiter der Personalabrechnung,
diese sollen die Papierdokumente, bei der Erfassung für die automatische
Scanzuordnung, indizieren. Dadurch fällt der zeitintensive Prozess der Ablage
für das Sekretariat weg und wird durch einen Scan und Vernichtungsprozess
ersetzt.

Abbildung 11: Personalien prüfen Soll-Prozess

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 45


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5.1.3 Erfassung von Qualifikationen

Die Qualifikationen werden direkt beim Eingang vom Sekretariat gescannt, falls
die Qualifikation bereits in den Stammdaten des SAP-Systems vorhanden ist,
ändert sich abgesehen von der elektronischen Ablage nichts. Jedoch liefert der
elektronische Workflow den Vorteil, dass keinerlei Kopien von
Qualifikationsunterlagen mehr erstellt werden müssen. Dadurch, dass die
Dokumente im digitalen Format vorliegen, muss das Sekretariat die
Abrechnung lediglich informieren, wenn es Unklarheiten bei der Erfassung gibt.
Die Dokumente müssen weder kopiert noch hin und hergereicht werden, da ein
paralleler Zugriff möglich ist. Der neue elektronische Workflow ist auf Abbildung
12 zu sehen.

Abbildung 12: Soll-Prozess Qualifikationserfassung

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 46


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5.1.4 Einsichtnahme in die Personalakte

Um das Beispiel aus der Problemanalyse aufzugreifen, wird der Mitarbeiter des
MDK Tauberbischofsheim, welcher Einsicht in seine Personalakte nehmen
möchte, betrachtet. Im elektronischen Workflow, bedarf es weder einer
Freistellung noch An- und Abreise zur Hauptverwaltung nach Lahr. Der
Mitarbeiter muss lediglich bei der Abteilung Personaladministration anrufen und
bekommt dann den elektronischen Zugriff auf seine Personalakte, diese kann er
dann an seinem Arbeitsplatz über einen beliebigen Browser einsehen.
Dargestellt ist der neue Prozess auf Abbildung 13.

Abbildung 13: Soll-Prozess Einsichtnahme

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 47


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5.1.5 Ausscheiden eines Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, muss die Bestandsakte nicht mehr in die
Besoldungsakte überführt werden, die Personalakte soll per Button-Klick passiv
gesetzt werden können. Zudem soll der jährliche Gang ins Archiv wegfallen, der
Sachbearbeiter soll eine Information von der DPA erhalten wenn Unterlagen
verjährt sind. So, dass sie bei Bedarf ausgedruckt und dem Landesarchiv
angeboten werden und aus der DPA gelöscht werden können. Auf Abbildung
14 ist der Soll-Prozess dargestellt.

Abbildung 14: Soll Prozess Ausscheiden eines Mitarbeiters

5.1.6 Fortbildung

Durch die DPA fallen nicht alle Papierunterlagen weg, Fortbildungsunterlagen


sollen weiterhin erst von der Personalabrechnung gesammelt werden und nach
Abschluss der Fortbildung an das Sekretariat übergeben werden. Das
Sekretariat kann sie jedoch nach der Erfassung durch die Abrechnung direkt
einscannen, wodurch die Ablage in die Registermappe wegfällt. Durch den
Einsatz der DPA sind die Personalakten immer aktuell und nicht erst am Ende
eines Quartals wie bei der Arbeit mit Papierakten. Der neue Prozess ist auf
Abbildung 15 zu sehen.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 48


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Abbildung 15: Soll-Prozess Fortbildungen

5.1.7 Krankmeldung & Sozialversicherungsmeldungen

Im Falle einer Krankmeldung bleibt der Entstehungsprozess derselbe, im


Teilprozess der Erfassung gibt es eine Änderung. Atteste können direkt beim
Eingang, im SAP-System erfasst und anschließend eingescannt werden.
Dadurch, dass die aufwendige Ablage in die Papierakte wegfällt, kann dies
direkt geschehen und es sammeln sich keine Ordner und Registermappen mit
Arbeitsunfähigkeiten mehr an. Wenn Jahres- oder Sondermeldungen für
Sozialversicherungsbescheinigungen anfallen müssen diese nicht mehr doppelt
ausgedruckt werden, sie sollen automatisiert in die DPA abgelegt werden. Ein
Ausdruck für den Mitarbeiter muss weiterhin erstellt werden. Der Soll-Prozess
Arbeitsunfähigkeit ist auf Abbildung 16 zu sehen, die Handhabung mit den
Sozialversicherungsmeldungen ist auf Abbildung 17 dargestellt. Schriftwechsel

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 49


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per Email oder sonstige elektronische Dokumente sollen ohne Ausdruck direkt
in die DPA abgelegt werden.

Abbildung 16: Soll-Prozess Arbeitsunfähigkeit

Abbildung 17: Soll-Prozess Sozialversicherung

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 50


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5.2 Funktionsumfang der DPA Software
5.2.1 Anbindung an SAP

Die elektronische Personalakte soll, die Möglichkeit bieten Dokumente digital in


einem Archiv zu speichern und aufzurufen. Sie soll mit einer Software realisiert
werden, welche in SAP eingebunden wird, damit ein Zugriff über den Infotyp auf
das gewünschte Dokument der Personalakte stattfinden kann. Die Einbindung
in SAP kann über eine Verknüpfung zu einer Webanwendung geschehen oder
auch durch die direkte Implementierung einer ABAP-Applikation.137
SAP bietet mit SAP Records Management eine Grundlage für eine
elektronische Personalakte auf ABAP-Basis, die DPA ist dann direkt in SAP
integriert.138
SAP RM wird nicht nur im Bereich der elektronischen Personalakte genutzt, die
Software ist eine allgemeine Dokumentenmanagement-Plattform, welche für die
Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten sowie
deren Speicherung und Langzeitarchivierung in SAP genutzt werden kann.139
Laut einer Marktstudie sind die digitalen Personalakten, die auf SAP RM
basieren, die bekannteste Variante, außerdem werden sie auch nach der
Anbieterprüfung durch Unternehmen favorisiert.140 Die Softwarevoraussetzung
zur Nutzung einer solchen Personalakte ist SAP ERP in der Version 6.0 mit
Enhancement Package 5,141 ein beliebiges Betriebssystem (Windows, Linux
etc.) und ein SAP Content Server für das Archivsystem, hierzu können auch
bereits vorhandene Archivsysteme genutzt werden.142 Für die Nutzung einer
solchen Softwarelösung würden SAP RM-Lizenzkosten sowie Lizenzgebühren
für die DPA des jeweiligen Anbieters anfallen. Das SAP-System des MDK BW
erfüllt diese Mindestanforderungen, jedoch hat der MDK BW weder einen
Content Server im Einsatz noch ein Archivsystem, daher müssten diese
Softwareteile ebenfalls installiert und angepasst werden.143

137 Definition ABAP: Programmiersprache von SAP


138 Vgl. W. Kanngießer (2014)
139 Vgl. A. Anhalt, M. Edel
140 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 66, 68 ff.)
141 Vgl. SAP AG (2011, S. 3)
142 Vgl. W. Kanngießer (2014, S. 12)
143 Vgl. L. Eder, Y. Nann (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 51


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Der Zugang zu der DPA findet direkt über SAP statt. Über die Transaktionen PA
20 und PA30144 erlangt der Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Akte. In SAP wird
dann auf die Datei im Archiv verlinkt, die Anzeige des Dokuments findet mit
dem Acrobat Reader statt. Da der MDK BW ein ESS-System im Einsatz hat,
muss im Falle einer SAP RM basierten DPA der Zugriff des Mitarbeiters auf
seine Personalakte über das ESS-Portal möglich sein. Der Aufruf einer SAP
RM basierten DPA wird beispielhaft, anhand einer Abbildung des Anbieters
KWP, auf Abbildung 18 gezeigt.

Abbildung 18: Aufruf einer SAP RM DPA aus SAP 145

Die zweite Möglichkeit für den MDK Baden-Württemberg besteht darin, die DPA
mit einer Webanwendung zu realisieren. Diese müsste dann ebenfalls in SAP
eingebunden werden, ein Beispiel für solch eine Lösung ist die Aconso DPA,
diese ist laut Marktstudie mit 33% Bekanntheitsgrad unter den befragten
Unternehmen die zweit bekannteste Lösung nach SAP RM Lösungen.146
Wenn eine Webanwendung genutzt werden soll, wird der Zugang zu der
elektronischen Personalakte ebenfalls über die Transaktionen PA20 und PA30
in SAP stattfinden über diese wird dann anschließend die externe

144 Beschreibung der Transaktionen: PA20 – Personalstammdaten anzeigen; PA30 –


Personalstammdaten pflegen
145 M. Frimmel (2014, S. 3)
146 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 31 f.)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 52


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Webanwendung gestartet. Hierbei ist es wichtig, dass der Link keinen
allgemeinen Zugang zur Akte ermöglicht, sprich, dass beim Aufruf des Links
immer eine Authentifizierung notwendig ist. Eine mögliche Realisierung des
externen Aufrufs einer Webanwendung aus SAP ist auf Abbildung 19 zu sehen,
die Abbildung zeigt die Realisierung der Aconso DPA des Anbieters KWP.

Abbildung 19: Aufruf einer Webanwendung aus SAP 147

Im Falle einer webbasierten DPA ist es notwendig, dass ein SAP unabhängiger
Zugriff auf die elektronische Personalakte direkt über den Browser möglich ist,
damit der Soll-Prozess zur Einsichtnahme eines Mitarbeiters in seine DPA wie
geplant möglich ist. Als Softwarevoraussetzung zur Nutzung einer webbasierten
elektronischen Personalakte gelten Datenbanken, ein Webserver, auf dem die
digitale Personalakte als Service installiert ist und ein Archivsystem. Eine
mögliche Systemlandschaft ist auf Abbildung 20 zu sehen.

147 M. Frimmel (2014, S. 3)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 53


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Abbildung 20: Systemlandschaft der Aconso DPA148

Neben den verschiedenen Implementierungsmöglichkeiten muss die Software


den gesetzlichen Anforderungen laut § 9 BDSG gerecht werden, diese sind:
Zugangskontrolle, Datenträgerkontrolle, Speicherkontrolle, Benutzerkontrolle,
Zugriffskontrolle, Übermittlungskontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle,
Transportkontrolle und Organisationskontrolle.149 In Kapitel 4 sind diese
gesetzlichen Anforderungen inhaltlich beschrieben. Aus den gesetzlichen
Vorgaben ergibt sich, dass zum einen, das Löschen von Dokumenten innerhalb
der Akte grundsätzlich nur logisch möglich sein darf, keine Recherche auf dem
Archivsystem möglich sein kann und die Zuordnung der Dateien zum
Mitarbeiter immer nur über den Link der Software auf die Datei im Archiv
stattfinden darf. Es dürfen keine Änderungen im Archiv möglich sein. Zudem
muss die Software ein Berechtigungskonzept beinhalten. Ein mögliches
Berichtigungskonzept für den MDK BW wird in Kapitel 5.2.2 beschrieben.

148 M. Frimmel (2014, S. 10)


149 Vgl. H.-O. Blaeser (1999, S. 46,47 ff.)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 54


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5.2.2 Berechtigungskonzept

Der Zugriff auf die Digitale Personalakte darf nur den Mitarbeitern der Abteilung
Personaladministration ermöglicht werden. Abteilungsleiter und Stellvertreterin
sind die einzigen, die Zugriff auf die Personalakten der außertariflich bezahlten
Mitarbeiter haben. Die Geschäftsführung soll den Zugriff auf die gewünschten
Unterlagen einer Personalakte gezielt auf Anfrage erhalten.
Durch die Einbindung der DPA in SAP wird das Rollen- und
Berechtigungskonzept von SAP übernommen, daraus resultiert, dass ein
Mitarbeiter der keinen Zugriff auf die Transaktionen PA 20 bzw. PA 30 hat,
keine Möglichkeit hat, die elektronischen Personalakten einzusehen.
Desweiteren muss jedoch die Möglichkeit bestehen eine individuelle
Berechtigungsmatrix zu erstellen.

5.2.3 Ablage in die DPA

Neue Dokumente, die Bestandteil der Personalakte werden sollen, müssen


beim Einscannen automatisch zugeordnet werden. Dies beinhaltet die
automatische Einordung in die richtige Personalakte und den richtigen
Unterpunkt. Eine mögliche Lösung für diese Funktionsanforderung liefert das
Barcode Prinzip. Dieses ist ein gängiges Scanverfahren und wird von den
meisten Anbietern auch für die elektronische Archivierung von
Personalaktenunterlagen vorgesehen. Jedes Dokument bekommt einen
Barcode, nach dem die Inhalte in SAP eingegeben wurden. Der Barcode wird
im SAP-System der Personalakte eines Mitarbeiters zugeordnet. Diese Lösung
ist besonders praktisch und lukrativ, da alle Dokumente auf einmal eingescannt
werden können und durch den Barcode automatisch der richtigen Person
zugeordnet werden. Das Barcode Prinzip ist auf Abbildung 21 zu sehen.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 55


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Abbildung 21: Barcode Prinzip der KWP DPA150

Ausdrucke wie die Sozialversicherungsmeldung für den Mitarbeiter sollen


automatisch in die digitale Personalakte an die richtige Stelle abgelegt werden.
Schriftwechsel per Email soll nicht erst ausgedruckt und eingescannt werden
müssen, sondern soll ebenfalls direkt in die DPA abgelegt werden können. Es
wäre ebenfalls hilfreich wenn Dokumente, die als Datei auf dem Computer des
Sachbearbeiters vorhanden sind, schnell und einfach in die digitale
Personalakte abgelegt werden können. Diverse DPA-Anbieter liefern für diese
Anforderungen eine spezielle Druck-Software, die mit sich bringt, dass alles
was mit diesem virtuellen Drucker gedruckt wird, automatisch in die DPA
abgelegt wird.151 Webanwendungen liefern in diesem Bereich mehr Funktionen
als auf SAP RM basierende DPAs. Eine einfache und schnelle Lösung für die
Ablage von Dateien in die DPA bietet Aconso mit einer Drag & Drop-
Funktion.152 Auf Abbildung 22 ist das Drag& Drop-Prinzip dargestellt.
Dokumente können in einen persönlichen Dokumentenkorb abgelegt werden.
Zudem ist das Verteilen von Dokumenten auf andere Mitarbeiter oder Teams
möglich. Der MDK Baden-Württemberg hat Lotus Notes in der Version 8.5 im
Einsatz, eine direkte Ablage der Emails in die DPA wäre wünschenswert. In
jedem Fall wird eine Lösung für die Ablage von Dateien in die DPA benötigt. In
welcher Form diese Funktion realisiert wird, ist abhängig von den Kosten.

150 W. Kanngießer (2014, S. 14)


151 Vgl. W. Kanngießer (2014)
152 Vgl. M. Frimmel (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 56


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Abbildung 22: Drag & Drop-Prinzip der Aconso DPA153

5.2.4 Weitere Funktionsanforderungen

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter ein zweites Mal beim MDK BW arbeitet, muss
seine passive Personalakte wieder aktiv geschaltet werden können. Denn somit
sind schon einige Unterlagen vorhanden und der Arbeitgeber kann sich
schneller ein Bild über die Person und den Verlauf des ehemaligen
Arbeitsverhältnisses machen.154
Die DPA soll eine Volltextsuche innerhalb einer geöffneten Personalakte
bieten. Die Software muss die Möglichkeit bieten, dass auch Mitarbeiter die
kein SAP auf ihrem Arbeitsplatzrechner installiert haben, Zugriff auf ihre eigene
Personalakte bekommen können, was über einen Browser Zugang ermöglicht
werden soll. Zudem sollte die DPA eine Erinnerungsfunktion beinhalten, sodass
die Mitarbeiter des Sekretariats beispielsweise bei dem Ablauf der Probezeit
eines Mitarbeiters eine Erinnerung erhalten, den Arbeitsvertrag direkt einsehen
können und das notwendige Schreiben erstellen können. Zudem muss die
Software protokollieren, wer wann auf welche Personalakte zugegriffen hat und
diese ggf. verändert bzw. neue Unterlagen hinzugefügt hat. Somit kann die
umständliche Arbeitsweise mit der Access Datenbankanwendung abgelöst
werden. Die Personalakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters muss passiv

153 M. Frimmel (2014, S. 7)


154 Vgl. R. Kos (2007, S. 21)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 57


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gesetzt werden können. Innerhalb der DPA müssen Regeln hinterlegt werden,
welche Dokumente wann verjähren. Die digitale Personalakte soll es
ermöglichen, dass Dokumente die vernichtet werden können, automatisch zum
Verjährungszeitpunkt angezeigt werden. Der Sachbearbeiter muss dann die
Möglichkeit haben die Unterlagen zu löschen oder aus der DPA in verschiede
Formate zu exportieren, um sie ggf. dem Landesarchiv als Ausdruck oder
elektronische Datei bereitzustellen.

5.3 Hardware& Personal Anforderungen


Der MDK BW hat kein geeignetes Archivsystem für die DPA im Einsatz. 155 Um
ein Archivsystem zu installieren wird ein Content-Server benötigt. Die Storage
des MDK BW verfügt über einen Plattenspeicher von 22,63 Terabyte
Gesamtkapazität, davon sind 4,94 Terabyte freie Speicherkapazität. Der
benötige Speicher ist für 55 virtuelle Server, welche beim MDK BW im Einsatz
sind, reserviert. Auf den virtuellen Servern ist zusätzlich jeweils noch freier
Speicher vorhanden. Auf der Storage sind 90 Festplattensteckplätze
vorhanden, davon sind noch acht für weitere Festplatten frei, mit diesen ließe
sich ein weiteres Raid System für den Content-Server einrichten. Die
Anschaffung von zusätzlichen Festplatten wäre jedoch notwendig. 156 Der MDK
BW hat in jeder Abteilung Kyocera Taskalfa 420i Multifunktionsgeräte. Diese
Geräte können für das Scannen der DPA-Unterlagen verwendet werden. Das
Multifunktionsgerät liefert ein hochkomprimiertes und verschlüsseltes PDF als
Ergebnis, kann Dateien zum Computer senden und bietet eine
Originalerkennung der Unterlagen durch OCR, welche für die Volltextsuche
innerhalb des Dokuments benötigt wird.157 Ein direktes Archivieren ist mit
diesen Geräten jedoch umständlich, da die Geräte nicht unmittelbar an jedem
Arbeitsplatz stehen, für die Arbeitsweise mit Barcodes in Kombination mit
später Archivierung sind diese Geräte jedoch geeignet.
Für die Administration und den Support der elektronischen Personalakte wird
ein Mitarbeiter benötigt, ob für diese Aufgaben ein neuer Mitarbeiter eingestellt

155 Vgl. A. Kiefer, Y. Nann (2014)


156 Vgl. A. Kiefer, Y. Nann (2014)
157 Vgl. KYOCERA Document Solutions Deutschland

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 58


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werden muss kann erst bei oder nach der Einführung der elekronischen
Personalakte beantwortet werden.

5.4 Digitalisierung der Alt-Akte: Ablauf, Format & Migration


Um den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen, müssen die Alt-Akten der
Mitarbeiter des MDK Baden-Württemberg ebenfalls digitalisiert werden. Dies gilt
jedoch nur für die aktiven Personalakten.
Mit den passiven Personalakten wird kaum gearbeitet, sie werden nur benötigt,
wenn ein Mitarbeiter, der beim MDK BW bereits tätig war, wieder eingestellt
wird oder für die Überprüfung, ob Unterlagen der Akte bereits verjährt sind und
vernichtet werden können. Diese beiden Prozesse bleiben zwar vorerst in der
aufwendigen Form vorhanden, jedoch wird sich das Archiv mit den passiven
Personalakten im Laufe der Jahre, bis die Aufbewahrungsfrist für die letzte
passive Personalakte abgelaufen ist, wegrationalisieren.
Der Aufwand, sämtliche passiven Personalakten zu digitalisieren und in ein
neues System einzupflegen steht in keiner Relation mit der minimalen
Zeitersparnis, welche bei der seltenen Arbeit mit der passiven Personalakte
eintreten würde.
In der Regel lassen Unternehmen ihre Alt-Akten von einem externen
Dienstleister digitalisieren.158 Marktstudien bestätigen diese Empfehlung: über
50% der Unternehmen, die eine elektronische Personalakte einführen,
digitalisieren die Alt-Akten extern, 12,1% lassen zumindest teilweise extern
digitalisieren.159 Die Gründe für die Auslagerung der Digitalisierung liegen auf
der Hand, jede Personalakte muss auseinander genommen werden und für den
Scanvorgang vorbereitet werden.
Ein externes Unternehmen bringt in diesem Bereich die nötige Erfahrung mit,
da es sich ausschließlich mit Digitalisierungsprozessen beschäftigt, desweiteren
bietet es die nötige Infrastruktur, es hat genügend personelle Ressourcen und
die nötige Scan-Hard- und Software. Durch die Beauftragung eines externen
Dienstleisters werden Kosten und Aufwand im eigenen Unternehmen

158 Vgl. R. Kos (2007, S. 59)


159 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 42)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 59


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minimiert.160 Daher ist es für den MDK empfehlenswert ein externes
Unternehmen für Alt-Akten Digitalisierung beauftragen. Bei und nach der
Digitalisierung muss ein Qualitätscheck der gescannten Dokumente
durchgeführt werden. Alle digitalisierten Personalakten sollen dem MDK BW auf
einem Datenträger zugesendet werden, damit die Migration der Alt-Daten in die
DPA stattfinden kann. Die Dokumente sollen vorzugsweise im PDF/A Format
gespeichert werden, da dies der neue Standard für Langzeitarchivierung ist,
weltweit führende Anbieter von Sicherheitsdokumenten sind vom klassischen
TIFF-Archivierungsformat auf PDF/A umgestiegen.161 Die gewünschte
Volltextsuche innerhalb einer geöffneten Personalakte wäre durch die Nutzung
von PDF/A gegeben. Für die Migration wird eine Migrationssoftware benötigt,
welche die digitalen Akten in das Archivsystem des MDK BW migriert. Die
Kosten für die Digitalisierung der Personalakten sind schwer zu ermitteln. Aus
einem Berechnungsbeispiel eines Anbieters ergibt sich, dass die Vorbereitung,
Digitalisierung, Indexierung und Umwandlung in PDF/A von 200 Akten à 300
Seiten inklusive Vernichtung unter Einhaltung des BDSG 3.415 € kostet.162 Da
der MDK 1024 Angestellte beschäftigt, für die jeweils zwei Akten angelegt
wurden, würde die Digitalisierung der Alt-Akten in Anbetracht dessen, dass
jeder der 2048 Ordner 300 Seiten beinhaltet ca. 35.000€ kosten, wobei dieser
fiktive Wert lediglich zur Orientierung bei der Kostenermittlung dient. Er
entspricht nicht den tatsächlichen Kosten. Das Berechnungsbeispiel des
Digitalisierungsanbieters Nwb ist auf Abbildung 23 zu sehen.

160 Vgl. R. Kos (2007, S. 59)


161 Vgl. Giesecke & Devrient (2006)
162 Vgl. Nordberliner Werkgemeinschaft gGmbH (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 60


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Abbildung 23: Berechnungsbeispiel der Nbw163

163 Nordberliner Werkgemeinschaft gGmbH (2014)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 61


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5.5 Weiterführung/ Vernichtung der Papierakten
Die Handhabung hinsichtlich der Weiterführung der Personalakten in
Papierform ist eine individuelle Entscheidung. Optimal wäre es wenn alle
Inhalte der Personalakten vernichtet werden, da somit das Archiv komplett
wegfallen würde und die Räumlichkeiten anderweitig genutzt werden könnten.
Jedoch gibt es Gesetzesvorschriften die eine Schriftform gewisser Dokumente
der Personalakte vorsehen. Darunter fallen der Arbeitsvertrag welcher laut § 2
NachweisG nur in Schriftform gültig ist und die Kündigung welche nach § 623
BGB ebenfalls zwingend in Schriftform vorhanden sein muss.164 Zudem muss
das Zeugnis gemäß § 630 BGB im Original vorliegen, sowie weitere Unterlagen
von denen der Tarifvertrag verlangt, dass sie in Schriftform vorliegen. 165
„Mit eingescannten Dokumenten kann kein Urkundenbeweis geführt werden“166
jedoch obliegt es dem jeweiligen Richter, wie die Glaubwürdigkeit der jeweiligen
Kopien zu bewerten ist.167 Wenn diese Unterlagen vernichtet werden besteht in
jedem Fall ein gewisses Risiko, denn sollte es zu einem Streitfall zwischen
Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen, bei dem Urkunden als Beweismaterial
benötigt werden, könnten nur Kopien vorgelegt werden.
Grundsätzlich sollten alle Dokumentenarten überprüft werden bevor sie
vernichtet werden, hierbei ist immer zu berücksichtigen in welcher Relation
Kosten und Nutzen bei der Vernichtung bzw. Aufbewahrung stehen.168 Es
empfiehlt sich für den MDK einen Mittelweg zu gehen, sämtliche Dokumente die
keine Unterschriften oder Gültigkeitssiegel beinhalten können nicht nur
digitalisiert sondern auch vernichtet werden. Arbeitsverträge, Kündigungen,
Abmahnungen sowie die Versicherungspolice müssen in Papierform
aufbewahrt werden, da der MDK Baden-Württemberg sich als Körperschaft des
öffentlichen Rechts das Risiko, einen Streitfall aufgrund von Kopien zu
verlieren, nicht leisten kann. Bei Unternehmen der freien Wirtschaft, ist es
denkbar, dass bei dieser Entscheidung die Wahrscheinlichkeit eines Streitfalls

164 Vgl. J. Bücking, F. Venetis


165 Vgl. R. Kos (2007, S. 53)
166 J. Bücking, F. Venetis
167 Vgl. R. Kos (2007, S. 54)
168 Vgl. J. Bücking, F. Venetis

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 62


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und möglichen Streitfallkosten in Relation zu der Ersparnis bei Vernichtung
sämtlicher Unterlagen gesetzt werden.
Für den MDK bleibt nach der Digitalisierung zwar eine abgespeckte Version der
Papierakte, aus Sicherheitsgründen bei Rechtsstreitigkeiten, vorhanden,
gleichzeitig können jedoch die meisten Dokumente vernichtet werden, was
Platz im Archiv schafft.
Die Personalakten, welche aus Besoldungs- und Bestandsakte bestehen
können in einen einzigen Ordner überführt werden, das Archiv wird somit um
die Hälfte schrumpfen, da für jeden Mitarbeiter ein Ordner wegfällt. Die
abgespeckte Version der Papierakte kann dann auch im Keller der
Hauptverwaltung archiviert werden, da der Zugriff nur noch digital erfolgt und
die Recherche sowie Ablage in die Papierakte wegfallen. Ein anderer
Lösungsweg wäre es, die aufzubewahrenden Unterlagen nach Kategorien
aufzubewahren, sprich die Dokumente werden nicht mehr nach Mitarbeiter
sortiert, sondern es werden Ordner für Arbeitsverträge, Kündigungen,
Versicherungsunterlagen etc. angelegt. Die Zuordnung zum Mitarbeiter findet
über die DPA statt, wo die Unterlagen alle zentral gespeichert und dem
Mitarbeiter zugeordnet sind. Da die Führung der Akte dem Arbeitgeber
freigestellt ist, und sowohl Sammelakten als auch grundsätzlich die Führung
von Hybridakten169 erlaubt ist, stellen beide Lösungen keine rechtlichen
Probleme dar und können somit realisiert werden.170 Es empfiehlt sich die
Unterlagen nach Kategorien zu archivieren und nicht nach Mitarbeitern, da
somit jeder Ordner optimal befüllt werden kann und dadurch mehr Platz
eingespart wird. Unabhängig davon für welchen Weg man sich entscheidet,
resultiert daraus, dass im ehemaligen Archiv ein Scanarbeitsplatz entsteht.
Dieser ist für die Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form
notwendig. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich die Personalakten in
Papierform eine paar Wochen zwischenzulagern.171 Alternativ kann man vom
Scandienstleister auch nur die benötigten Originale wie z.B. Arbeitsverträge
zurückfordern und den Rest nach der Digitalisierung durch den Dienstleister

169 Definition Hybridakte: Eine Personalakte die zum einen Teil aus Papierdokumenten und
zum andern Teil aus elektronisch gespeicherten Dokumenten und Informationen besteht.
170 Vgl. R. Kos (2007, S. 20)
171 Vgl. M. Grentzer (2005, S. 68)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 63


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sicher vernichten lassen. Ziel ist das jetzige Papierarchiv in der Abteilung
Personaladministration im Zuge der Einführung einer DPA und der damit
verbundenen Alt-Akten Digitalisierung abzuschaffen bzw. stark zu reduzieren.

5.6 Gliederung der DPA


Die digitale Personalakte muss genauso wie eine Papierakte für die
Übersichtlichkeit gegliedert werden, die einzelnen Dokumente werden
unterschiedlichen Ordnern zugeteilt. Da sich die Gliederung der Papierakte
bewährt hat, soll diese leicht komprimiert, für das neue elektronische Format,
beibehalten werden. So werden zum Beispiel alle Personalien in einem Ordner
zusammengefasst und nach Datum sortiert, die Unterteilung in Personalbogen,
Geburtsurkunde und Heiratsurkunde innerhalb der Personalien entsteht durch
die einzelnen Dateien. Die Unterscheidung zwischen Bestands- und
Besoldungsakte soll beibehalten werden. Bei der Besoldungsakte sollen
Sozialversicherungs- und ZVK-Unterlagen in einem Ordner zusammengefasst
werden. Auf Abbildung 24 ist ein Entwurf der geplanten Ordnerstruktur zu
sehen. Es wäre sinnvoll die Alt-Akte ebenfalls direkt in diese Struktur zu
übernehmen, allerdings sollen nicht für jedes Dokument einzelne Dateien
vorliegen, da in diesem Fall jedes Dokument einzeln indiziert werden müsste
und die Kosten explodieren würden. Um jedoch für Struktur innerhalb der Alt-
Akte zu sorgen soll für jedes Register eine Datei angelegt werden. So wird das
Register Personalien z.B. indiziert und nach dem Scanvorgang beinhaltet die
Datei Personalbogen, Geburtsurkunden etc. Dies hat den Vorteil, dass nicht
jedes Dokument beim Scan einzeln indiziert werden muss und gleichzeitig für
Übersichtlichkeit gesorgt ist. Die Übernahme der Alt-Akte in die Registerstruktur
ist durch die aufwendigere Indizierung zwar teurer als eine Übernahme der
gesamten Akte in einer Datei, jedoch entsteht dadurch eine bessere
Arbeitsweise, welche eine Zeit- und somit eine Kostenersparnis mit sich bringt.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 64


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Abbildung 24: Beispielhafte Darstellung der Ordnerstruktur (Eigene Darstellung)

5.7 Weitere Vorteile einer DPA


Durch die Einführung der elektronischen Personalakte, soll eine
Kostenersparnis eintreten, das Kosteneinsparpotential liegt laut Marktstudie bei
30%.172
Durch die Prozessbeschleunigung, sollen die Mitarbeiter der Abteilung
Personaladministration in ihrer Arbeitsweise flexibler werden, was wiederum
eine höhere Auskunftsbereitschaft ermöglicht. Es ist davon auszugehen, dass
die gesamte Personalbetreuung besser wird, da die Auskunftsmöglichkeiten der
Abteilung Personaladministration durch eine elektronische Personalakte

172 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 65


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gesteigert werden.173 Ein Beispiel für eine gemessene Prozessbeschleunigung
ist auf Abbildung 25 zu sehen.

Abbildung 25: Prozessbeispiel DPA174

Neben der Prozessbeschleunigung liefert die DPA den Vorteil, dass digitale
Dokumente grundsätzlich keinen Verschleiß aufweisen und somit endlos
haltbar sind bzw. nicht beschädigt werden können.175 Die
Recherchemöglichkeiten werden durch eine Volltextsuche erleichtert zudem
werden Datenschutzbestimmungen besser erfüllt, da Personalakten von
Unbefugten nicht mehr zufällig zur Kenntnis genommen werden können, was
bei der Papierakte durchaus möglich ist, wenn diese in Gebrauch ist. 176

173 R. Kos (2007, S. 56)


174 W. Kanngießer (2014)
175 Vgl. R. Kos (2007, S. 56)
176 Vgl. R. Kos (2007, S. 56)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 66


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6 Beurteilung und Realisierbarkeit


Wenn der MDK Baden-Württemberg eine elektronische Personalakte einführt,
entstehen Kosten, jedoch verbessert sich die Arbeitsqualität in der Abteilung
Personaladministration deutlich, dies lässt sich jedoch schwer in Zahlen
darstellen. Die Gesamtkosten für die Einführung einer DPA sind kaum
abzuschätzen, laut Markstudie rechnen Unternehmen mit Einführungskosten
zwischen 20 und 200 Tausend Euro.177 Da der MDK BW bereits die
notwendigen Scanner und eine Storage mit freien Steckplätzen hat, fallen nur
noch Kosten für die DPA, die Archivsoftware, Festplatten und die Alt-Akten-
Digitalisierung an. Prognosen und Erfahrungsberichte verraten, dass sich die
Kosten der Einführung im Laufe der Zeit amortisieren, bei größeren
Unternehmen schneller als bei kleineren.178 Zudem werden Prozesse innerhalb
des Unternehmens beschleunigt, das Warten auf Unterlagen hat durch die DPA
ein Ende. Die DPA kann auf unterschiedlichem Wegen eingeführt werden, die
erarbeiteten Softwareanforderungen werden Teil des Pflichten- und Lastenhefts
für die öffentliche Ausschreibung. Ob man sich für eine Webanwendung oder
eine SAP RM DPA entscheidet, hängt von den Kosten ab. Für die Einführung
wird man ein Unternehmen beauftragen, mit dem man die einzelnen
Einführungsschritte wie die Alt-Akten-Digitalisierung oder die Ordnerstruktur
gemeinsam durchführt. Da einige Prozesse wegfallen und neue hinzukommen,
muss eine klare Aufgabenverteilung bei der Einführung stattfinden, dies wird ein
kritischer Punkt bei der Einführung sein. Im Großen und Ganzen lohnt sich eine
DPA für den MDK BW und ist in Anbetracht der Ist-Situation auch dringend
notwendig. Nach der Analyse der Strukturen und Abläufe lässt sich feststellen,
dass die Einführung realisierbar ist. Gegebenenfalls muss ein neuer Mitarbeiter
für die Betreuung bzw. Administration der DPA eingestellt werden, dies lässt
sich jedoch erst nach bzw. bei der Einführung abschätzen und kann nicht im
Voraus geplant werden, da das genaue Softwareprodukt und der damit
verbundene Wartungs- und Administrationsaufwand noch nicht feststeht.

177 Vgl. M. Amberg, M. Haushahn (2009, S. 58)


178 Vgl. R. Kos (2007, S. 57)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 67


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7 Fazit und Ausblick


Durch die Analyse des Ist-Zustands und der Beschreibung eines möglichen
Soll-Zustandes, wurde klar, dass sich die Einführung einer elektronischen
Personalakte für den MDK Baden-Württemberg lohnen wird. Wenn die
elektronische Personalakte wie geplant eingeführt wird, wird durch die
Digitalisierung sämtlicher Dokumente die Arbeitsweise erheblich optimiert.
Infolge der Einführung der DPA ist ein schneller und paralleler Zugriff von
mehreren Mitarbeitern auf die Akte möglich, die Mitarbeiter müssen nicht mehr
warten bis die Akte wieder zur Verfügung steht, sondern können jederzeit auf
die DPA zugreifen. Dadurch, dass elektronische Ablage und Recherche
ermöglicht werden, gibt es keine redundanten Aktenbestände mehr. Es müssen
keine Kopien mehr erstellt werden, da die Unterlagen durch einen Scan schnell
abgelegt werden und per Knopfdruck wieder abrufbar sind. Das Ein- und
Auslagern der Akte fällt weg, dadurch werden Verwaltungskosten gespart.179
Aufgrund der Nutzung des Barcode Prinzips fällt die doppelte Überprüfung der
Dokumente weg, diese werden nur einmal von dem jeweiligen Sachbearbeiter
begutachtet und anschließend durch die Vergabe des Barcodes beim
Scanvorgang automatisch an die richtige Stelle der DPA abgelegt. Desweiteren
fällt der ganze Protokollierungs- und Nummerierungsprozess weg. Mitarbeiter
der Personalabrechnung müssen keine Ablage mehr machen, sie indizieren nur
noch Dokumente für den Scanvorgang.
Die Einsicht in die Personalakte durch den Mitarbeiter läuft automatisiert ab, die
An- und Abreise des Mitarbeiters fällt weg, da er Einsicht an seinem
Arbeitsplatz bekommt zudem ist der Arbeitsaufwand für das Sekretariat
geringer. Da das Archiv mit den passiven Personalakten durch die Einführung
der DPA nicht direkt abgeschafft werden kann, ändern sich die Prozesse
vorerst nicht, im Laufe der Jahre werden alle verjährten Dokumente allerdings
automatisch angezeigt und der Überprüfungsprozess im Kellerarchiv fällt weg.
Die Personalakten sind immer aktuell und die Aktenführung ist einheitlich.
Elektronische Formate wie Emails oder Sozialversicherungsmeldungen müssen

179 Vgl. R. Kos (2007, S. 56)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 68


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nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können direkt in die digitale
Personalakte abgelegt werden. Sozialversicherungsmeldungen müssen nur
noch für die Mitarbeiter ausgedruckt werden. Durch die Verknüpfung der
Unterlagen mit den Infotypen in SAP können Originale per Knopfdruck bei der
Bearbeitung eingesehen werden und der Gang zum Archiv bleibt erspart.
Zudem können durch die Umgestaltung der Geschäftsprozesse und der
Entstehung des neuen Workflows nicht nur Zeit und Verwaltungskosten gespart
werden, durch die Einführung einer DPA und die damit verbundene
Digitalisierung und Vernichtung der Alt-Akten kann das Papierarchiv
weitgehend abgeschafft werden, wodurch Büroraum eingespart wird. Zudem
fallen keine Kosten mehr für Ordner, Akten, Schränke oder Regale an.
Die Einführung wird voraussichtlich im Jahr 2015 stattfinden. Nach der
Einführung wird zu Beginn ein gewisser Mehraufwand entstehen, da die
Mitarbeiter neue Aufgaben und Kompetenzen erhalten und dem neuen System
möglicherweise nicht vertrauen werden. Die Mitarbeiter der Personalabteilung
müssen geschult werden, um die Funktionalitäten und Abläufe der
elektronischen Personalakte zu kennen. Die Schulung kann intern stattfinden
und durch einen am Einführungsprozess beteiligten IT Mitarbeiter stattfinden
oder durch den externen Dienstleister. Zudem empfiehlt sich, eine kurze
Pilotierung der DPA durchzuführen, damit beim tatsächlichen Rollout mögliche
Schwierigkeiten bekannt und zu beheben sind. Aus Sicherheitsaspekten
werden die Mitarbeiter prüfen, ob die gescannten Unterlagen tatsächlich in der
DPA an der richtigen Stelle abgelegt sind und ob die elektronischen Unterlagen
lesbar sind. Zudem werden sicherlich oftmals Sicherheitskopien angefertigt, da
die Arbeit ohne Papier eine Umstellung bedeutet.180 Die Umgewöhnung auf den
neuen Arbeitsprozess wird eine Weile dauern, im Laufe der Zeit werden die
Abläufe jedoch einfacher und schneller. Durch die Analyse des Ist-Zustands ist
aufgefallen, dass neben den Personalakten noch Ausschreibungsakten und
weitere Sachakten geführt werden. Dadurch, dass ein elektronisches Archiv für
die Digitale Personalakte angeschafft werden muss, wäre es sinnvoll auch
diese Dokumente in elektronischer Form zu archivieren um weitere
Einsparmöglichkeiten durch die Investition in die elektronische Personalakte zu

180 Vgl. R. Kos (2007, S. 58)

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 69


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realisieren. Desweiteren hat der MDK BW ein eigenständiges
Bewerbermanagement-System, es wäre sinnvoll diese Applikation
abzuschaffen und das Bewerbermanagement ebenfalls über die DPA zu
gestalten, da somit eingescannte Bewerbungsunterlagen direkt in die DPA
abgelegt werden können und nicht nochmals elektronisch archiviert werden
müssen.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 70


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8 Literaturverzeichnis
Amberg, Michael; Haushahn, Markus (2009): Marktstudie digitale Personalakte.
Trends und Potentiale, 1. Aufl, Heidelberg, München, Landsberg, Frechen,
Hamburg.

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Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 73


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Unternehmensinterne Daten (2014): Auswertungen der Personalabteilung des


MDK BW, eingesehen am 05.06.2014.

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte 74


Anhang

Übersicht Bestandsakte
Personalien
- Geburtsurkunde,
- Heiratsurkunde, Scheidungsurteil
- Bescheinigung über Namensänderung
- Schwerbehindertenausweis, Bescheid des
Versorgungsamtes
- Einbürgerungsurkunde, Arbeitserlaubnis
- Personalbogen

Bewerbung
- Ausschreibung (intern, extern)
- Bewerbungsschreiben, Lebenslauf
- Zwischennachricht, Einladung zum
Vorstellungsgespräch
- Stellungnahme Beratungsstellenleiter/in
- Zusage
- Einschaltung der Schwerbehindertenvertretung

Qualifikation
- Arbeits-/Dienstzeugnisse
- Schulzeugnisse
- Wehr-/Zivildienstbescheinigung
- Berufsabschluss/Studienabschluss
- Staatsexamen, Approbation, Diplom
- - Anerkennungen/Urkunden/Zertifikate

Personalrat/Verwaltungsrat
- Vorlagen an Personalrat (Einstellung,
Höhergruppierung, Reduzierung/Erhöhung der
Arbeitszeit, Altersteilzeit, Umsetzung, Übernahme
in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis,
Ausscheiden)
- Bestätigungen des Personalrates
- Beteiligung anderer Gremien bei Einstellung,
Umsetzung, etc.
- - vorausgehende Aktenvermerke/Schriftwechsel

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte I


Arbeitsverträge
- Arbeitsverträge
- Nachträge
- Anschreiben Zusendung

Beschäftigungsverhältnis
- Einarbeitungsplan, Anschreiben
- Bestätigung der Arbeitsaufnahme
- Niederschrift, Anschreiben
- Anforderung noch fehlender Unterlagen
- Ablauf Probezeit (Beurteilungsbogen,
Anschreiben, Bestätigung)
- Stellenbeschreibungen
- Umzugskosten
- Antrag/Genehmigung Nebentätigkeiten
- Zwischenzeugnis, Beurteilungsbogen
- Berechnung der Dienst- und Beschäftigungszeit
- Dienstjubiläen

Fort- und Weiterbildung - Anträge/Genehmigungen


- Rückzahlungsverpflichtungen, Anschreiben
im MDK - Teilnahmebescheinigungen
- Anerkennungen/Urkunden/Zertifikate
- Rechnungen

Ärztliche
Untersuchungen/BAD - Einstellungsuntersuchung, Anschreiben,
- Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
- Atteste
- Impfungen
- Rechnungen

Disziplinarangelegenheiten - Aktenvermerke
- Verweise/Abmahnungen an Mitarbeiter
- Stellungnahmen des Mitarbeiters
- dazugehörender Schriftwechsel

Ausscheiden - Kündigung
- Kündigungsbestätigung
- Auflösungsvertrag
- Beurteilungsbogen für Abschlusszeugnis
- Zeugnis über Beschäftigungsverhältnis

Tabelle 1: Inhaltverzeichnis der Bestandsakte des MDK BWs

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte II


Übersicht Besoldungsakte
Schriftwechsel, Sonstiges - Rentenversicherung
- Arbeitszeitänderungen
- Gehaltsänderungen
Arbeitsunfähigkeit - Krankmeldungen
- Gesundmeldungen
- Schriftwechsel
Vermögenswirksame
Leistungen
Sozialversicherung - Meldebescheinigung nach §25 DEÜV
(Sondermeldungen, Jahresmeldungen)
- Ärzte Beitrage an Private KV

ZVK - Rentenversicherung

Mutterschutz/Erziehungsurlaub
Jahresabschluss - Nur für Mitarbeiter bis 1990

LoV

Stammdatenänderung - Name, Adresse etc.

Stellplatzinformationen
Erklärung zum
Familienzuschlag
Tabelle 2: Inhaltsverzeichnis der Besoldungsakte des MDK BWs

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte III


Index

Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte IV