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Personalakte
Bachelorarbeit
mit Sperrvermerk
Yannick Nann
Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit mit dem Thema
Konzept zur Einführung einer elektronischen Personalakte
selbstständig und ohne Benutzung anderer als der angegebenen Quellen und
Hilfsmittel angefertigt habe.
Alle Stellen, die wörtlich oder sinngemäß aus veröffentlichten und nicht
veröffentlichten Schriften entnommen wurden, sind als solche kenntlich
gemacht.
Die Arbeit ist in gleicher oder ähnlicher Form oder auszugsweise im Rahmen
einer anderen Prüfung noch nicht vorgelegt worden.
Yannick Nann
Der Textteil der vorliegenden Arbeit - beginnend mit der Einleitung bis
ausschließlich Quellenverzeichnis - umfasst 70 Seiten.
MDK Baden-Württemberg
Lahr/Schwarzwald, 25.06.2014
________________________
Lisa Reifenschweiler
Diese Bachelorarbeit hat den Titel „Konzept zur Einführung einer elektronischen
Personalakte“. Die Digitalisierung von Papierakten ist ein aktuelles Thema, in
dieser Arbeit werden sowohl die Gründe als auch der Weg zur Einführung einer
elektronischen Personalakte für den Medizinischen Dienst der
Krankenversicherung Baden-Württemberg aufgezeigt.
Die bestehenden Probleme mit der Personalakte in Papierform werden
analysiert. Sowohl die Ist- Situation als auch der Soll-Zustand werden mithilfe
von BPMN graphisch dargestellt, um die Optimierung, welche durch die
Einführung einer elektronischen Personalakte eintritt, aufzuzeigen.
Notwendigkeit, Aufwand, Nutzen sowie Machbarkeit des Übergangs zur
elektronischen Form werden dargelegt. Die Voraussetzungen und
Möglichkeiten, welche die elektronische Personalakte einem Unternehmen
bietet, werden unter Berücksichtigung von Chancen und Risiken erarbeitet.
Diese Arbeit liefert ein fertiges Konzept mit Lösungsmöglichkeiten zur
Einführung einer elektronischen Personalakte für den Medizinischen Dienst der
Krankenversicherung Baden-Württemberg.
Ehrenwörtliche Erklärung II
Abstract IV
Inhaltsverzeichnis V
Abkürzungsverzeichnis VIII
Abbildungsverzeichnis IX
Tabellenverzeichnis X
1 Einleitung 1
1.1 Motivation zur Einführung einer DPA 1
1.2 Problemstellung und Abgrenzung 2
1.3 Zielsetzung der Arbeit ( Erreichung des Sollzustandes) 4
1.4 Vorgehensweise & Methoden 5
2 Grundlagen 7
2.1 Der MDK Baden-Württemberg 7
2.1.1 Das Unternehmen 7
2.1.2 Abteilung Personaladministration 7
2.1.3 IT-Landschaft & Prozesse 8
2.2 Die Personalakte 9
2.2.1 Die Eigenschaften einer Personalakte 9
2.2.2 Persönlichkeitsrechte 9
2.2.3 Das Personalaktenrecht des MDK BW 10
2.3 Die elektronische Personalakte 11
2.4 Dokumentenmanagement-System 11
2.4.1 Umfang eines DMS 11
2.4.2 Archivierung 12
2.4.3 Formate 13
2.4.4 Frühes, direktes & spätes Archivieren 13
2.5 Records Management 14
5 Das Lösungskonzept 43
5.1 Beschreibung des elektronischen Workflows 43
5.1.1 Neueinstellung 43
8 Literaturverzeichnis 71
Anhang I
Index IV
auto. Automatische
B2B Business to Business
BA Bundesagentur für Arbeit
BBG Bundesbeamtengesetz
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
BeamtStG Beamtenstatusgesetz
BetrVG Betriebsverfassungsgesetz
BGB Bürgerliches Gesetzbuch
BPM Business Process Management
BPMI Business Process Management Initiative
BPMN Business Process Model and Notation
DMS Dokumentenmanagement-System
DPA Digitale Personalakte
E-Akte Elektronische Akte
Fobi Fortbildung
ERP Enterprise Resource Planning
HV Hauptverwaltung
ISO International Organization for Standardization
LArchG Landesarchivierungsgesetz
LoV Leistungsorientierte Vergütung
MDK Medizinischer Dienst der Krankenversicherung
NachweisG Nachweisgesetz
OCR Optical Character Recognition
RAID Redundant Array of Independent Disks
RM Records Management
WORM Write Once, Read Multiple Times
ZVK Zusatzversorgungskasse
1 Einleitung
1.1 Motivation zur Einführung einer DPA
Viele Unternehmen haben das Ziel ihre Papier-Akten abzuschaffen. Die
Papiermengen werden immer größer und es wird immer mehr Platz benötigt.
Durch größer werdende Ansammlungen an Papier entstehen erhebliche
Kosten.1
Es ist kaum möglich, ein komplett papierfreies Büro zu führen, jedoch ist der
Trend zur Digitalisierung von Papierdokumenten eindeutig zu erkennen.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten soll eine Kostenersparnis eintreten,
zum einen durch die entstehende Zeitersparnis, da Dokumente von überall
zugänglich sind, und darüber hinaus durch das Wegfallen von Mietkosten für
Papierarchive.2 Der Zugriff auf die Dokumente geht de facto einfacher und
schneller von statten. Die Bundesagentur für Arbeit, ist ein Paradebeispiel für
die Machbarkeit eines Digitalisierungsprojektes.
Die BA ist komplett auf elektronische Akten umgestiegen, durch die
Digitalisierung von über 35 Millionen bestehenden Dokumenten und dem
Wegfall des Papieraktenzuwachses von 260.000 Akten pro Tag, soll laut
eigener Schätzung der Bundesagentur für Arbeit jährlich ein dreistelliger
Millionenbetrag gespart werden.3 Anhand dieses Beispiels ist zu erkennen,
dass selbst große Organisationen mit einem sehr hohen Aufkommen an Papier
nicht vor der Digitalisierung zurückschrecken. Es ist davon auszugehen, dass
sich die Investition in den Umstieg, auf lange Sicht, finanziell rentieren wird.
Personaldaten wurden bereits in den 70er Jahren digitalisiert, Informationen
zum Angestellten wurden elektronisch gespeichert. Eine elektronische
Personalakte beinhaltet jedoch nicht nur die digitale Speicherung von einzelnen
beschäftigungsbezogenen Daten, sie umfasst auch die dazugehörigen
Dokumente und erleichtert somit die Einsicht in diese.4
2 Grundlagen
2.1 Der MDK Baden-Württemberg
2.1.1 Das Unternehmen
15 MDK Baden-Württemberg
16 Vgl. Unternehmensinterne Daten (2014)
Die Personalakte ist eine Sammlung von „Unterlagen über den Arbeitnehmer“,
sie beinhaltet alle Arbeitsverhältnis relevante Dokumente unabhängig vom
Aufbewahrungsort.22 Somit können auch digital gespeicherte Daten Bestandteil
der Personalakte sein.
Für Beamte muss laut BeamtStG eine Personalakte geführt werden, der
Arbeitgeber im öffentlichen Dienst ist jedoch grundsätzlich nicht verpflichtet eine
Personalakte anzulegen bzw. zu führen.23 Aufzeichnungs-, Melde- und
Abführungspflichten, müssen jedoch dokumentiert und aufbewahrt werden.24
Die Personalakte eignet sich dafür, diese Daten an einem Ort zentral, schnell,
vollständig und auf dem neusten Stand bereitzustellen. Entscheidet sich ein
Unternehmen dazu eine Personalakte zu führen, müssen alle persönlichen und
dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers darin aufgenommen werden.25
Die Personalakte dient dem Arbeitgeber dazu ein repräsentatives Bild des
Mitarbeiters zu gewinnen, welches ihm als Entscheidungsgrundlage zur
Beurteilung seiner Leistung und Fehlzeiten dient.26 Die Personalakte muss
einen Verweis beinhalten falls separat geführte Teilakten bestehen. Sachakten
wie z.B. Kindergeldakten zählen laut § 106 BBG nicht zur Personalakte,
dasselbe gilt für sämtliche Inhalte die keinen Bezug auf das Arbeitsverhältnis
haben.27
2.2.2 Persönlichkeitsrechte
2.4 Dokumentenmanagement-System
2.4.1 Umfang eines DMS
„Ein Dokumentenmanagement-System ist ein System, das die Ablage und die
Suche bzw. Wiederbeschaffung von Informationen organisiert.“43 Es beinhaltet
drei Grundfunktionen: Eingabe, Ablage und Ausgabe von Dokumenten. In ein
2.4.2 Archivierung
44 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 16)
45 Vgl. R. Kos (2007, S. 28)
46 Vgl. J. Gulbins u.a. (1999, S. 360, ff.)
47 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 21)
48 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 25)
49 Vgl. R. Kos (2007, S. 33)
50 itwissen.info (2014)
51 Vgl. Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke (2004, S. 70 ff.)
Beim frühen Archivieren werden Dokumente direkt beim Eingang vor der
Bearbeitung gescannt. Die eingescannten Dokumente werden dann auf
elektronischem Weg auf die Bearbeiter verteilt und ihnen bereitgestellt. Bei der
Bearbeitung wird das Dokument dem Vorgang zugeordnet, dies hat den Vorteil,
dass Dokumente zentral und kostengünstig gescannt und verteilt werden
können.56 Beim direkten Archivieren wird das Dokument zum Zeitpunkt der
Bearbeitung gescannt und zugeordnet.57 Beim späten Archivieren erfolgt die
Zuordnung des Dokumentes zum Zeitpunkt der Bearbeitung, der Scanvorgang
findet jedoch erst nach der Bearbeitung statt. Vorteil hierbei ist, dass die
Dokumente wie beim frühen Archiveren zentral und auf einmal gescannt
werden können. Die Zuordnung erfolgt immer mithilfe eines Barcordes oder
einer Identifikationsnummer.58
Als Prozess bezeichnet man eine Folge von Aktivitäten. Charakteristisch für
einen Prozess ist, dass aus definiertem Input ein definierter Output erzeugt
wird.64 Inputs für einen Prozess sind Einsatzfaktoren wie Arbeitsleistung,
Betriebsmittel, Energie, Werkstoffe und Informationen. In einem
Geschäftsprozess wird der Input in den meisten Fällen vom Lieferanten
bereitgestellt, der Output des Geschäftsprozesses ist das Ergebnis für den
Kunden, „daher wird im Zusammenhang mit Prozessen häufig auch von
Kunden-Lieferanten-Beziehungen gesprochen. Der Prozessbegriff sagt noch
59 A. Anhalt, M. Edel
60 Vgl. A. Anhalt, M. Edel
61 U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 6)
62 U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 5)
63 Vgl. U. Kampffmeyer, A. Wasniewski (2012, S. 6)
64 Vgl. H.J. Schmelzer, W. Sesselmann (2013, S. 29)
2.6.2 Workflow
Zur Ablage und Bearbeitung der Personalakten, sind nur Mitarbeiter der
Abteilung Personaladministration berechtigt. Handelt es sich um Personalakten
von Hauptverwaltungsangestellten ist nur ein bestimmter Personenkreis
berechtigt, die Personalakten der Geschäftsführung dürfen nur vom
Abteilungsleiter und seiner Stellvertreterin bearbeitet werden.
Die Personalakte beim MDK BW ist in zwei Akten unterteilt, für jeden
Mitarbeiter wird eine rote Bestandsakte und eine graue Besoldungsakte
angelegt, scheidet ein Mitarbeiter aus, so wird der Inhalt der Bestandsakte in
die Besoldungsakte überführt und in dem Archiv für ausgeschiedene Mitarbeiter
abgelegt. Die Bestandsakte ist die eigentliche Personalakte des Mitarbeiters.
Der MDK Baden-Württemberg beschäftigt 1024 Mitarbeiter, daraus ergibt sich,
dass 2048 Ordner, welche die aktiven Personalakten bilden, im Archiv der
Abteilung Personaladministration aufbewahrt werden. Im Keller der
Hauptverwaltung befindet sich ein weiteres Archiv mit den Personalakten der
ausgeschiedenen Mitarbeiter, den sogenannten passiven Personalakten.
Die Abteilung Personaladministration des MDK BW hat sich für eine Gliederung
der Personalakte in Überkategorien sowie für die Sortierung nach
Unterkategorien entschieden. Somit besteht die Bestandsakte aus den
Kategorien:
Personalien, Bewerbung, Qualifikation, Personalrat/Verwaltungsrat,
Arbeitsverträge, Beschäftigungsverhältnis, Fort- und Weiterbildung im MDK,
BAD, Disziplinarangelegenheiten und Ausscheiden.82 Innerhalb der Kategorie
Personalien wird dann beispielsweise nach Geburtsurkunde, Heiratsurkunden
und Personalbogen sortiert. Unter Bewerbung fallen Ausschreibungs- und
Bewerbungsunterlagen wie auch weitere Dokumente, die sich im Bezug auf die
82 Vgl. A. Grafmüller
83 Vgl. A. Grafmüller
84 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
85 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
86 Vgl. B. Tirpitz, Y. Nann (2014)
Wenn eine neue Personalakte angelegt wird, werden in diesem Zuge die
Qualifikationen des Mitarbeiters vom Sekretariat im SAP-System erfasst. Wenn
der Mitarbeiter diverse Qualifikationen hat, wird zuerst überprüft, ob diese
bereits im SAP-System auswählbar sind. Wenn dem so ist, werden die
Qualifikationen erfasst und können im Anschluss in die Personalakte abgelegt
werden. Tritt der Fall ein, dass eine Qualifikation nicht auswählbar ist, wird eine
Kopie der Qualifikation erstellt und das Original anschließend in der
Personalakte abgelegt. Die Kopie wird an die Personalabrechnung
weitergegeben, diese wiederum legt die Qualifikation in den Stammdaten im
SAP-System an. Das Sekretariat kann die Qualifikation daraufhin für den
Mitarbeiter eintragen.92 Der Ablauf ist auf Abbildung 2 zu sehen.
Für die Besoldungsakten des MDK BWs sind drei Personen der Abteilung
Personaladministration zuständig, diese bilden die Personalabrechnung. In
ihren Aufgabenbereich fallen sämtliche Inhalte der Besoldungsakte. Neben der
Bearbeitung der Dokumente sind sie auch für die Ablage der betreffenden
Unterlagen in die Besoldungsakte zuständig. Bei Gehaltsänderungen und
Höhergruppierungen müssen die Unterlagen jedoch erst über einen weiteren
Abbildung 8: Arbeitsunfähigkeit
Der Ablageaufwand der Unterlagen von neu eingestellten Mitarbeitern ist nicht
konstant, da die Anzahl und der Zeitpunkt von Neueinstellungen variieren.
Dennoch sammeln sich permanent Dokumente im Sekretariat an, denn auch für
die bereits beschäftigten Mitarbeiter entstehen täglich Unterlagen zur Ablage.
Darunter fallen zum Beispiel Fort- und Weiterbildungsunterlagen. Aufgrund des
Ablageaufwands ist eine tägliche oder wöchentliche Ablage zeitlich nicht
realisierbar. Das Alltagsgeschäft würde zu sehr aufgehalten werden, aus
diesem Grund nutzt das Sekretariat eine „Zwischenakte“ zur Ablage der neuen
Unterlagen, was wiederum das Problem mit sich führt, dass die Personalakten
nicht auf dem aktuellsten Stand sind.
Da die sensiblen Informationen jederzeit aktuell und verfügbar sein müssen, 118
wird es bedenklich wenn die Personalakte eingesehen werden muss und nicht
alle Informationen in ihr vorhanden sind. Zudem muss nach einer
abgeschlossenen Fortbildung, welche die Zusatzbezeichnung Sozialmedizin für
den Mitarbeiter mit sich führt, ein individuelles Glückwunschschreiben erstellt
werden, dies sorgt für zusätzlichen Arbeitsaufwand. Dadurch, dass die
Abteilung Personaladministration mit Papierakten arbeitet entstehen oft
zeitaufwendige Prozesse in der Zusammenarbeit zwischen Personalsekretariat
und Personalabrechnung.
Im Beispiel der Nebentätigkeit wird dies besonders deutlich, denn da die
Geschäftsführung in diese Prüfung involviert ist, werden die Dokument bis zur
schlussendlichen Ablage in der Personalakte, sechs Mal hin und hergereicht.
Dies verzögert nicht nur die Bearbeitung sondern sorgt auch für zusätzlichen
Arbeitsaufwand. Dazu kommt, dass die Kapazität im Papierarchiv nahezu
erschöpft ist und die Mitarbeiterzahl in den letzten Jahren permanent gestiegen
ist.119 Auf Abbildung 9 ist die Personalentwicklung der letzten 7 Jahre zu sehen.
Von einem anhaltenden Mitarbeiterzuwachs ist auszugehen, daher muss
dringend eine Lösung gefunden werden, um Personalakten alternativ zu
archivieren.
Anzahl
Mitarbeiter Mitarbeiterwachstum des MDK BW
1050
1000
950
900
850
800
750
01/01/2007 01/01/2008 01/01/2009 01/01/2010 01/01/2011 01/01/2012 01/01/2013
Neben den Platzproblemen und dem hohen Aufwand für Ablage, Recherche
und Kommunikation, ist der Nummerierungsprozess noch zu beachten. Die
Nummerierung bzw. Protokollierung findet statt um den gesetzlichen
Vorschriften der Personalaktenführung gerecht zu werden.121 Um den
Anforderungen gerecht zu werden, wird eine sehr aufwendige Vorgehensweise
angewendet.
Die Nummerierung und Protokollierung mithilfe der Access
Datenbankanwendung und die Nummerierung jedes einzelnen
Papierdokuments müssen manuell getätigt werden, um anschließend einen
5 Das Lösungskonzept
5.1 Beschreibung des elektronischen Workflows
5.1.1 Neueinstellung
Durch die Einführung der DPA sollen die Prozesse vereinfacht werden, bei
einer Neueinstellung, soll die Prüfung, ob eine passive Personalakte noch
vorhanden ist, elektronisch stattfinden. Falls die Personalakte noch vorhanden
ist, soll diese ganz einfach per Mausklick wieder aktiv geschaltet werden. Die
Dokumente müssen nicht mehr doppelt betrachtet werden. Durch die Vergabe
eines Barcodes sollen Dokumente bei der Erfassung durch die
Personalabrechnung so gekennzeichnet werden, dass sie durch ein Sammel-
Scan-Verfahren, welches vom Personalsekretariat ausgeführt werden soll, nur
noch in den Scanner eingelegt werden müssen und durch die Software
automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Das vorgesehene
Verfahren wird als späte Archivierung bezeichnet. Die Protokollierung soll
automatisch durch die DPA stattfinden. Die interne Access Anwendung, kann
abgeschafft werden, da der gesamte Prozess der manuellen Nummerierung
und Protokollierung wegfällt, es muss kein Ausdruck des
Nummerierungsverzeichnisses mehr erstellt werden. Zudem wird die
gesetzliche Vorschrift zu jeder Zeit vollautomatisch erfüllt. Der Soll-Prozess für
die Neueinstellung eines Mitarbeiters ist auf Abbildung 10 zu sehen.
Durch die Arbeit mit der elektronischen Personalakte fällt die Ablage für die
Mitarbeiter der Personalabrechnung, welche für die Besoldungsakte zuständig
sind, größtenteils weg. Auf Abbildung 11 sind die Prozesse, die mit der Prüfung
des Personalbogens zusammenhängen, zu sehen. Dadurch, dass im Soll-
Prozess eine späte Archivierung vorgesehen ist, fällt der Ablageprozess für
besoldungsrelevante Dokumente nun in den Aufgabenbereich des Sekretariats.
Dafür entsteht eine neue Aufgabe für die Mitarbeiter der Personalabrechnung,
diese sollen die Papierdokumente, bei der Erfassung für die automatische
Scanzuordnung, indizieren. Dadurch fällt der zeitintensive Prozess der Ablage
für das Sekretariat weg und wird durch einen Scan und Vernichtungsprozess
ersetzt.
Die Qualifikationen werden direkt beim Eingang vom Sekretariat gescannt, falls
die Qualifikation bereits in den Stammdaten des SAP-Systems vorhanden ist,
ändert sich abgesehen von der elektronischen Ablage nichts. Jedoch liefert der
elektronische Workflow den Vorteil, dass keinerlei Kopien von
Qualifikationsunterlagen mehr erstellt werden müssen. Dadurch, dass die
Dokumente im digitalen Format vorliegen, muss das Sekretariat die
Abrechnung lediglich informieren, wenn es Unklarheiten bei der Erfassung gibt.
Die Dokumente müssen weder kopiert noch hin und hergereicht werden, da ein
paralleler Zugriff möglich ist. Der neue elektronische Workflow ist auf Abbildung
12 zu sehen.
Um das Beispiel aus der Problemanalyse aufzugreifen, wird der Mitarbeiter des
MDK Tauberbischofsheim, welcher Einsicht in seine Personalakte nehmen
möchte, betrachtet. Im elektronischen Workflow, bedarf es weder einer
Freistellung noch An- und Abreise zur Hauptverwaltung nach Lahr. Der
Mitarbeiter muss lediglich bei der Abteilung Personaladministration anrufen und
bekommt dann den elektronischen Zugriff auf seine Personalakte, diese kann er
dann an seinem Arbeitsplatz über einen beliebigen Browser einsehen.
Dargestellt ist der neue Prozess auf Abbildung 13.
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, muss die Bestandsakte nicht mehr in die
Besoldungsakte überführt werden, die Personalakte soll per Button-Klick passiv
gesetzt werden können. Zudem soll der jährliche Gang ins Archiv wegfallen, der
Sachbearbeiter soll eine Information von der DPA erhalten wenn Unterlagen
verjährt sind. So, dass sie bei Bedarf ausgedruckt und dem Landesarchiv
angeboten werden und aus der DPA gelöscht werden können. Auf Abbildung
14 ist der Soll-Prozess dargestellt.
5.1.6 Fortbildung
Die zweite Möglichkeit für den MDK Baden-Württemberg besteht darin, die DPA
mit einer Webanwendung zu realisieren. Diese müsste dann ebenfalls in SAP
eingebunden werden, ein Beispiel für solch eine Lösung ist die Aconso DPA,
diese ist laut Marktstudie mit 33% Bekanntheitsgrad unter den befragten
Unternehmen die zweit bekannteste Lösung nach SAP RM Lösungen.146
Wenn eine Webanwendung genutzt werden soll, wird der Zugang zu der
elektronischen Personalakte ebenfalls über die Transaktionen PA20 und PA30
in SAP stattfinden über diese wird dann anschließend die externe
Im Falle einer webbasierten DPA ist es notwendig, dass ein SAP unabhängiger
Zugriff auf die elektronische Personalakte direkt über den Browser möglich ist,
damit der Soll-Prozess zur Einsichtnahme eines Mitarbeiters in seine DPA wie
geplant möglich ist. Als Softwarevoraussetzung zur Nutzung einer webbasierten
elektronischen Personalakte gelten Datenbanken, ein Webserver, auf dem die
digitale Personalakte als Service installiert ist und ein Archivsystem. Eine
mögliche Systemlandschaft ist auf Abbildung 20 zu sehen.
Der Zugriff auf die Digitale Personalakte darf nur den Mitarbeitern der Abteilung
Personaladministration ermöglicht werden. Abteilungsleiter und Stellvertreterin
sind die einzigen, die Zugriff auf die Personalakten der außertariflich bezahlten
Mitarbeiter haben. Die Geschäftsführung soll den Zugriff auf die gewünschten
Unterlagen einer Personalakte gezielt auf Anfrage erhalten.
Durch die Einbindung der DPA in SAP wird das Rollen- und
Berechtigungskonzept von SAP übernommen, daraus resultiert, dass ein
Mitarbeiter der keinen Zugriff auf die Transaktionen PA 20 bzw. PA 30 hat,
keine Möglichkeit hat, die elektronischen Personalakten einzusehen.
Desweiteren muss jedoch die Möglichkeit bestehen eine individuelle
Berechtigungsmatrix zu erstellen.
Für den Fall, dass ein Mitarbeiter ein zweites Mal beim MDK BW arbeitet, muss
seine passive Personalakte wieder aktiv geschaltet werden können. Denn somit
sind schon einige Unterlagen vorhanden und der Arbeitgeber kann sich
schneller ein Bild über die Person und den Verlauf des ehemaligen
Arbeitsverhältnisses machen.154
Die DPA soll eine Volltextsuche innerhalb einer geöffneten Personalakte
bieten. Die Software muss die Möglichkeit bieten, dass auch Mitarbeiter die
kein SAP auf ihrem Arbeitsplatzrechner installiert haben, Zugriff auf ihre eigene
Personalakte bekommen können, was über einen Browser Zugang ermöglicht
werden soll. Zudem sollte die DPA eine Erinnerungsfunktion beinhalten, sodass
die Mitarbeiter des Sekretariats beispielsweise bei dem Ablauf der Probezeit
eines Mitarbeiters eine Erinnerung erhalten, den Arbeitsvertrag direkt einsehen
können und das notwendige Schreiben erstellen können. Zudem muss die
Software protokollieren, wer wann auf welche Personalakte zugegriffen hat und
diese ggf. verändert bzw. neue Unterlagen hinzugefügt hat. Somit kann die
umständliche Arbeitsweise mit der Access Datenbankanwendung abgelöst
werden. Die Personalakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters muss passiv
169 Definition Hybridakte: Eine Personalakte die zum einen Teil aus Papierdokumenten und
zum andern Teil aus elektronisch gespeicherten Dokumenten und Informationen besteht.
170 Vgl. R. Kos (2007, S. 20)
171 Vgl. M. Grentzer (2005, S. 68)
Neben der Prozessbeschleunigung liefert die DPA den Vorteil, dass digitale
Dokumente grundsätzlich keinen Verschleiß aufweisen und somit endlos
haltbar sind bzw. nicht beschädigt werden können.175 Die
Recherchemöglichkeiten werden durch eine Volltextsuche erleichtert zudem
werden Datenschutzbestimmungen besser erfüllt, da Personalakten von
Unbefugten nicht mehr zufällig zur Kenntnis genommen werden können, was
bei der Papierakte durchaus möglich ist, wenn diese in Gebrauch ist. 176
8 Literaturverzeichnis
Amberg, Michael; Haushahn, Markus (2009): Marktstudie digitale Personalakte.
Trends und Potentiale, 1. Aufl, Heidelberg, München, Landsberg, Frechen,
Hamburg.
Anhalt, Achim; Edel, Mathias: SAP Records Management als Basis für
elektronische Prozesse und Akten, eingesehen am 14.05.2014.
Blatter, Ivan (2012): Das papierlose Büro: Wie kann man Papier digitalisieren?:
http://www.blatternet.de/papierloses-buero-scannen/, eingesehen am
17.04.2014.
Geschäftsstelle der TG MDK (2012): Tarifvertrag für die Beschäftigten der MDK
und des MDS (MDK-T), eingesehen am 09.04.2014.
Giesecke & Devrient (2006): Sicherheit und Fortschritt - von TIFF/G4 zu PDF/A.
Seal Systems realisiert Langzeitarchivierung Giesecke & Devrient, eingesehen
am 26.05.2014.
Grentzer, Martin (Mrz. 2005): Die Einführung einer Digitalen Personalakte. in:
Lohn & Gehalt.
Übersicht Bestandsakte
Personalien
- Geburtsurkunde,
- Heiratsurkunde, Scheidungsurteil
- Bescheinigung über Namensänderung
- Schwerbehindertenausweis, Bescheid des
Versorgungsamtes
- Einbürgerungsurkunde, Arbeitserlaubnis
- Personalbogen
Bewerbung
- Ausschreibung (intern, extern)
- Bewerbungsschreiben, Lebenslauf
- Zwischennachricht, Einladung zum
Vorstellungsgespräch
- Stellungnahme Beratungsstellenleiter/in
- Zusage
- Einschaltung der Schwerbehindertenvertretung
Qualifikation
- Arbeits-/Dienstzeugnisse
- Schulzeugnisse
- Wehr-/Zivildienstbescheinigung
- Berufsabschluss/Studienabschluss
- Staatsexamen, Approbation, Diplom
- - Anerkennungen/Urkunden/Zertifikate
Personalrat/Verwaltungsrat
- Vorlagen an Personalrat (Einstellung,
Höhergruppierung, Reduzierung/Erhöhung der
Arbeitszeit, Altersteilzeit, Umsetzung, Übernahme
in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis,
Ausscheiden)
- Bestätigungen des Personalrates
- Beteiligung anderer Gremien bei Einstellung,
Umsetzung, etc.
- - vorausgehende Aktenvermerke/Schriftwechsel
Beschäftigungsverhältnis
- Einarbeitungsplan, Anschreiben
- Bestätigung der Arbeitsaufnahme
- Niederschrift, Anschreiben
- Anforderung noch fehlender Unterlagen
- Ablauf Probezeit (Beurteilungsbogen,
Anschreiben, Bestätigung)
- Stellenbeschreibungen
- Umzugskosten
- Antrag/Genehmigung Nebentätigkeiten
- Zwischenzeugnis, Beurteilungsbogen
- Berechnung der Dienst- und Beschäftigungszeit
- Dienstjubiläen
Ärztliche
Untersuchungen/BAD - Einstellungsuntersuchung, Anschreiben,
- Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
- Atteste
- Impfungen
- Rechnungen
Disziplinarangelegenheiten - Aktenvermerke
- Verweise/Abmahnungen an Mitarbeiter
- Stellungnahmen des Mitarbeiters
- dazugehörender Schriftwechsel
Ausscheiden - Kündigung
- Kündigungsbestätigung
- Auflösungsvertrag
- Beurteilungsbogen für Abschlusszeugnis
- Zeugnis über Beschäftigungsverhältnis
ZVK - Rentenversicherung
Mutterschutz/Erziehungsurlaub
Jahresabschluss - Nur für Mitarbeiter bis 1990
LoV
Stellplatzinformationen
Erklärung zum
Familienzuschlag
Tabelle 2: Inhaltsverzeichnis der Besoldungsakte des MDK BWs