SISTEMAS ANTIGUOS DE ARCHIVO

GANCHO O ESPIGÓN

El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de adoptar un sistema que

permitiera acumular y ordenar todos los papeles y documentos que se relacionaban con la
actividad a que se dedicaba y para su realización usó el gancho o espigón. Este es el sistema
más antiguo y consiste en un clavo o gancho con base de metal para colocarlo sobre el
escritorio, la mesa o colgarlo en la pared.

Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se
reciben. Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son:

Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.

Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y
otro orden que ayude a la localización de los
documentos.

Para localizar un documento hay que sacar todos los

papeles, lo que ocasiona pérdida de tiempo.

Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta

perforación puede quedar sobre una palabra de
importancia en el documento.

Este sistema de archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas
pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal, ya que después lo pasan a
un archivo permanente.

CASILLERO O NIDO DE PALOMA

Otro método antiguo de archivos que consiste en

un mueble de madera con distintas divisiones
pequeñas y con suficiente capacidad para guardar
papeles del tamaño carta o de documentos más
pequeños. En estas divisiones se guardan las
cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada
división se le asigna una letra del alfabeto. Se le
denomina así porque se asemeja a un palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para
guardar la correspondencia que se distribuirá al público.
TABLA DE SHANNON

Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con

ganchos de presión para sostener los documentos.

Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de

acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del
registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales.

También la usan los empleados que prestan servicios al aire libre,

como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el
contador, cuando realiza el inventario físico, para apoyarse al escribir
la información.

Presenta las mismas desventajas del gancho o espigón, e igualmente

se utiliza en forma temporal.

ARCHIVO DE CAJA

El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente.

Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de esta se
usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando
cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el
apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los
documentos se protegen contra el polvo, los papeles se
mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este
archivo es el que usan las amas de casa para guardar las
recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa
en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las
bibliotecas para conservar las tarjetas de los lectores.

CARPETA DE FUELLE O DE EXPANSIÓN

Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón.

Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las
cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con
el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para la clasificación de
formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar
diariamente los clientes morosos.

También se utiliza para guardar cheques que van a ser

entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en
orden de fecha de vencimiento las letras de cambio. En
los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se
entregarán a los alumnos.

El archivo de expansión dio origen al archivo de asuntos

en posición vertical u constituye un paso de avance en las formas modernas de archivo.

ARCHIVO HORIZONTAL O VERTICAL

El archivo horizontal o vertical introdujo el uso de las gavetas

y las carpetas.

Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se

guardan todos los documentos colocándolos uno encima del
otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no
se puede localizar con facilidad los documentos, ya que es
necesario buscar todos los papeles para localizar los de una
persona determinada.

Ofrece la desventaja de que ocupa espacio en el mueble y

resulta difícil la visibilidad de los mismos. Se usa
frecuentemente en las oficinas de negocios pequeños que
manejan un reducido número de documentos de varios
tamaños.

CARTAPACIO DE CARTÓN (LEITZ)

Son carpetas en las cuales las hojas de papel perforados se pueden guardar por medio de
abrazaderas que se introducen en los agujeros en el papel. Estos soportes actúan
generalmente por medio de muelles. Con frecuencia son circulares (otras forman anillos en
forma de D, otros son realmente barras), y pueden tener sistemas de trabado adicionales.
Las carpetas vienen en muchos tamaños estándar en función a la capacidad y el tamaño del
papel. La mayoría de los países utilizan un sistema de dos o cuatro agujeros para sostener las
hojas A4. El más común en Canadá y Estados Unidos son un
sistema de tres anillos para las páginas del tamaño carta (8½" ×
11"). Una hoja de papel estándar de 8½" × 11" tiene tres agujeros
con espaciamiento de 4¼". El sistema de arco de palanca es
particularmente útil para grandes cantidades de papel.
Muchas agendas personales y libros de memorándum utilizan un
sistema de seis o siete agujeros, incluyendo el Filofax, el
planificador Franklin de FranklinCovey y el Day-trimmer.

La mayoría de las cubiertas de las carpetas se hacen en tres

partes, al modo de un libro de tapas duras, pero se producen en
muchos estilos. Los materiales de fabricación varían
enormemente. Algunas carpetas de vinilo tienen un bolsillo
transparente en el exterior para introducir la página de portada y
muchas tienen bolsillos en la cubierta interna para meter los papeles sueltos, las tarjetas de
visita, los discos compactos, etc. Hay también las carpetas con cremallera, que cierran la
carpeta hacia arriba e impiden a los papeles caer hacia fuera.
 SISTEMAS MODERNOS DE ARCHIVO

MICROFILME

El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está

sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales
utilizados y un estricto control de productos
resultantes.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del

documento original, representada a un grado de
reducción determinado y conocido, sobre un
soporte fotográfico normalizado y cuya posición
dentro de una serie documental puede ser
establecida.

DISCO DURO

En informática, la unidad de disco duro o unidad de disco rígido (en inglés: Hard Disk
Drive, HDD) es el dispositivo de almacenamiento de datos que emplea un sistema
de grabación magnética para almacenar archivos digitales. Se
compone de uno o más platos o discos rígidos, unidos por un
mismo eje que gira a gran velocidad dentro de una caja metálica
sellada. Sobre cada plato, y en cada una de sus caras, se sitúa
un cabezal de lectura/escritura que flota sobre una delgada
lámina de aire generada por la rotación de los discos.
Es memoria no volátil.

El primer disco duro fue inventado por IBM, en 1956. A lo largo

de los años, han disminuido los precios de los discos duros, al
mismo tiempo que han multiplicado su capacidad, siendo la principal opción
de almacenamiento secundario para computadoras personales, desde su aparición en
los años 1960.1 Los discos duros han mantenido su posición dominante gracias a los
constantes incrementos en la densidad de grabación, que se ha mantenido a la par de las
necesidades de almacenamiento secundario.
CINTA MAGNÉTICA

La cinta magnética es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba

en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de
hierro o algún cromato. El tipo de información que se puede almacenar en las cintas
magnéticas es variado, como vídeo, audio y datos.

Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidas

físicas como en su constitución química, así como
diferentes formatos de grabación, especializados en el
tipo de información que se quiere grabar.

Los dispositivos informáticos de almacenamiento

masivo de datos de cinta magnética son utilizados
principalmente para respaldo de archivos, y para el proceso de información de tipo secuencial,
como en la elaboración de nóminas de las grandes organizaciones públicas y privadas. Al
almacén donde se guardan estos dispositivos se lo denomina cintoteca.

Su uso también se ha extendido para el almacenamiento analógico de música (como

el casete de audio) y para vídeo, como las cintas de VHS (véase cinta de video).

DISCO COMPACTO (CD)

El disco compacto (conocido popularmente como CD por las siglas en inglés de Compact
Disc) es un disco óptico utilizado para almacenar datos en
formato digital, consistentes en cualquier tipo de información
(audio, imágenes, vídeo, documentos y otros datos).

Los CD estándar tienen un diámetro de 12 centímetros, un

espesor de 1,2 milímetros y pueden almacenar hasta 80
minutos de audio o 700 MB de datos. Los Mini-CD tienen
8 cm y son usados para la distribución de sencillos y de
controladores guardando hasta 24 minutos de audio o 214 MB
de datos.

Esta tecnología fue inicialmente utilizada para el CD audio, y más tarde fue expandida y
adaptada para el almacenamiento de datos (CD-ROM), de video (VCD y SVCD), la grabación
doméstica (CD-R y CD-RW) y el almacenamiento de datos mixtos (CD-i, Photo CD y CD
EXTRA).
ZIP

En informática, ZIP o zip es un formato de compresión sin pérdida, muy utilizado para
la compresión de datos como documentos, imágenes o programas.

Para este tipo de archivos se utiliza generalmente la extensión ".zip".

Muchos programas, tanto comerciales como libres, lo utilizan y

permiten su uso más habitual.

ZIP es un formato de fichero bastante simple, que comprime cada uno

de los archivos de forma separada. Comprimir cada archivo
independientemente del resto de archivos comprimidos permite
recuperar cada uno de los ficheros sin tener que leer el resto, lo que
aumenta el rendimiento. El problema, es que el resultado de agrupar
un número grande de pequeños archivos es siempre mayor que agrupar todos los archivos y
comprimirlos como si fuera uno solo. A cambio, esto permite extraer cada archivo de forma
independiente sin tener que procesar el archivo desde el principio.

DISKETTE

El disquete o disco flexible (en inglés, diskette o floppy disk) es un soporte de almacenamiento
de datos de tipo magnético, formado por una fina lámina circular
(disco) de material magnetizable y flexible (de ahí su denominación),
encerrada en una cubierta de plástico, cuadrada o rectangular, que
se utilizaba en la computadora, por ejemplo: para disco de arranque,
para trasladar datos e información de una computadora a otra, o
simplemente para almacenar y resguardar archivos.

La disquetera, unidad de disquete o unidad de disco flexible (FDD,

del inglés Floppy Disk Drive) es el dispositivo o unidad de
almacenamiento que lee y escribe los disquetes, es decir, es la
unidad lectora/grabadora de disquetes.

Este tipo de soporte de almacenamiento es vulnerable a la suciedad y los campos magnéticos

externos, por lo que deja de funcionar con el tiempo o por el desgaste.