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Con personas y por medio de ellas, a través del proceso administrativo.- es decir la
administración solo se da cuando existen individuos que realizan las tareas asignadas,
e individuos que llevando al cabo el llamado proceso administrativo. Planean el
esfuerzo, desarrollan estrategias, crean las estructuras necesarias, las coordinan,
dirigen y motivan, procediendo a supervisar las tareas realizadas y el cumplimiento de
los objetivos.
• Control: Para asegurar que las cosas funcionen de acuerdo con lo planeado, la
administración debe monitorear el desempeño de la organización, comparando
el desempeño real con las metas prefijadas, aplicando las medidas correctivas
necesarias en caso de desviaciones.
Las diversas etapas del proceso administrativo están interrelacionadas, son cíclicas e
interdependientes; Y si bien, es posible administrar una empresa sin aplicar el proceso
administrativo, los resultados así obtenidos, serán pobres, lo cual incidirá negativamente
en la eficiencia y eficacia de la empresa.
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Curso de Administración para Profesional Asociado
Por: Lic. Guillermo H. Sandoval García.
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Eficiencia.- Se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados, que busca minimizar el
costo de los recursos. Es la parte central de la administración.
Los conceptos previos se interrelacionan, es más fácil ser eficaz, sí, se prescinde de la
eficiencia, es decir se lleva a cabo el trabajo, pero, a un costo muy alto.
Un alto nivel de eficiencia se relaciona con un nivel alto de eficacia, y cuando vemos casos
de mala administración, son casos tanto de ineficiencia como de ineficacia, o casos de
eficacia lograda a través de ineficiencia.
A principios del Siglo XX, Henry Fayol dijo que: “El proceso administrativo
consiste en un conjunto de acciones que buscan la adecuada gestión de las actividades".
Así mismo afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones administrativas
a saber: planean, organizan, dirigen, coordinan y controlan. A esta escuela se le conoce
como “Clásica” o “ Tradicional”; con algunos ajustes a mediados de los años 50’s ( se
consideran cuatro funciones), este enfoque es muy popular para efectos académicos hasta
nuestros días. Sin embargo, la administración es una disciplina dinámica por lo que sus
enfoques continuamente son actualizados y perfeccionados. Este es el caso de Harol
Koontz, quien en su libro ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA GLOBAL,
plantea un enfoque operacional, es decir, en términos de lo que los administradores
hacen. Proponiendo los siguientes enfoques:
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cambio, se dejaron fuera algunas
actividades administrativas importantes.
( Evaluación de administradores.)
ENFOQUE DE CONTINGENCIAS O
SITUACIONAL.
ENFOQUE MATEMÁTICO O DE LA
“CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN”.
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ENFOQUE DE SISTEMAS.
Su aplicación es muy amplia. Los sistemas tienen Análisis de las interrelaciones de los
delimitaciones, pero interactúan así mismo con el sistemas y subsistemas, así como de las
entorno externo; es decir, las organizaciones son interrelaciones de las organizaciones
sistemas abiertos. Este enfoque reconoce la con su entorno externo. Difícilmente se
importancia de estudiar las interrelaciones de la le puede considerar como un enfoque
planeación, la organización y el control en una nuevo de la administración.
organización, así como los subsistemas, muy
numerosos.
ENFOQUE DE COMPORTAMIENTO
GRUPAL.
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suficiente para la formación de
administradores eficaces.
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una indicación del interés intelectual por el estudio de las organizaciones y su
administración.
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Las complejas sociedades de la economía del conocimiento se caracterizan por una
acelerada expansión del saber. Los diversos campos científicos se están volviendo
altamente especializados y diferenciados. En muchos de ellos, la concentración puesta en
las últimas décadas ha sido en enfoques analíticos, de obtención de datos y experimental, en
áreas muy específicas. Sin embargo, en cierto momento debe producirse un período de
síntesis, de reconciliación e integración, de tal manera que los elementos analíticos y de
obtención de datos se unifiquen en teorías más amplias y multidimensionales. Se ha reunido
evidencia de que todo campo de conocimiento humano pasa alternativamente de fases de
análisis y obtención de datos a períodos de síntesis e integración, por lo tanto el enfoque de
sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar a la organización total
en integración dinámica con su medio ambiente y la conceptualización de las relaciones
entre los componentes internos o subsistemas. Además, los conceptos de sistema
representan el marco de referencia básico para el desarrollo de los puntos de vista de
contingencias sobre las organizaciones y su administración, los cuales trataremos más
adelante.
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optimará el uso de los departamentos de servicio al compartirlos, en lugar de
que cada área desarrolle sus propios departamentos de servicio.
Ambiente externo
Insumos.
• Humanos.
• Capital. Productos.
Terrenos. Proceso de
Equipo. transformación y • Bienes.
Edificios. Conversión. • Servicios.
• Tecnología. • Otros
• Información.
• Materias primas
Retroalimentación
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La teoría de la organización tradicional utiliza un enfoque de sistema cerrado
altamente estructurado. La teoría moderna de las organizaciones ha avanzado hacia el
enfoque de sistema abierto. Daniel Katz y Robert L. Kahn (1978) afirman que: “las
cualidades distintivas de la moderna teoría de la organización son su base conceptual-
analítica, su dependencia de datos de investigación empíricos y, sobre todo, su naturaleza
sintetizadora e integradora. Estas cualidades están agrupadas en una filosofía que acepta la
premisa de que la única manera significativa de estudiar la organización es como un
sistema total.”
Cuando los métodos que eran muy eficientes para una situación no funcionaban en
otra, se buscaba una explicación. Los resultados de los análisis demostraron
consistentemente una respuesta lógica para éste tipo de preguntas: los resultados difieren
porque las situaciones también lo hacen, así, la técnica que funciona para un caso, no
necesariamente funcionara para todos los casos, a menos que las variables que componen
la situación sean íntegramente iguales.
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simplifique el trabajo. El científico de la conducta, en cambio, trataría de crear un ambiente
psicológicamente motivante y recomendar una técnica como el enriquecimiento del trabajo.
No obstante, el administrador que aplica una visión de contingencia preguntaría ¿Qué
método funcionaría mejor en este caso?, Y procedería a analizar las causales de la situación
a efecto de determinar que la origina y solucionar el problema en su origen, así si los
trabajadores no cuentan con la capacidad necesaria ni los recursos, y además la posibilidad
de capacitarlos es limitada, la simplificación del trabajo sería la solución. No obstante, si se
cuenta con trabajadores capacitados y orgullosos de sus capacidades, un programa de
enriquecimiento del trabajo podría ser más eficaz al concederles más autonomía para tomar
participar en las decisiones.
Por último tal vez sería importante mencionar que la administración contemporánea
es el resultado de la síntesis de todas las escuelas de pensamiento administrativo a lo largo
de la historia de la humanidad. Por lo anterior, el enfoque de la administración
contemporánea reconoce que la administración es dinámica y por tanto debe evolucionar
conforme varíe el medio ambiente organizacional. Sin embargo, es pertinente ver hacia el
pasado para aprender de él, ya que los mismos temas que dieron origen a los diversos
enfoques se encuentran vigentes, aún y cuando su tratamiento y por tanto las respuestas a
éstos (los temas) cambian.
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Lo antes indicado es más fácil de enunciar que de realizar, sobre todo en los actuales
momentos, donde la globalización, los cambios tecnológicos, políticos, económicos,
políticos y sociales, así como los fenómenos naturales afectan de manera rutinaria a todas
las actividades del hombre.
En primer lugar debemos reconocer que el dinamismo de un mundo cada vez más
pequeño e interrelacionado, en constante evolución y cada día más integrado a la economía
del conocimiento y ajeno a la economía tradicional, exige de un monitoreo más eficiente y
eficaz del entorno, el cual permita, mediante el profundo análisis de éstos, el desarrollo de
tendencias y mentalidades proactivas capaces de responder a los cambios con modelos y
medidas innovadoras, eficientes, acertadas y creativas que sustenten las ventajas
competitivas que las empresas demandan de la administración y de quienes la ejercen.
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ESTIMULO A LA INNOVACIÓN Y AL La dinámica del entorno hace que los
CAMBIO. gerentes requieran una rápida adaptación en
sus formas de administrar las innovaciones y
los cambios.
ADMINISTRACIÓN POR CALIDAD Las empresas orientan su administración
TOTAL. hacia la calidad total, la cual consiste en
centrar las actividades en sus clientes, la
mejora continua, mejorar la calidad de lo
que la organización hace, insistir en la
medición exacta y delegación de autoridad.
REINGENIERÍA. Implica un rediseño radical de los procesos
de trabajo en una empresa a efecto de
mejorar su productividad y rentabilidad.
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y En la actualidad se busca la
EQUIPOS. descentralización de la toma de decisiones
en algunos comités y en los empleados a
efecto de mejorar la eficiencia operativa y
motivar el desarrollo de habilidades
gerenciales y crear una mística de
compromiso en el empleado.
FUERZA DE TRABAJO BINOMIAL. Con mayor frecuencia encontramos que en
las empresas existen dos clases de
empleados, los altamente especializados y
los no especializados, es deber de la
administración motivar la productividad de
ambos aún y cuando los sueldos son,
generalmente bajos para los no
especializados.
REDUCCIÓN DEL TAMAÑO. La tendencia a disminuir el número de
empleados, resultante de la necesidad de
optimizar el costo para la empresa, ha
provocado incertidumbre en el personal que
permanece, el gerente debe disminuir o
eliminar dicha incertidumbre por medio de
la adecuada asignación del trabajo.
TRABAJADORES EVENTUALES. El compromiso adquirido con nuestros
clientes, consistente en proporcionar un
servicio de alta calidad a un precio óptimo,
ha devenido en la creciente necesidad de
contar con personal eventual, el gerente debe
asegurarse de que éste tipo de trabajadores
sea tratado de la misma manera que los
empleados de planta, a efecto de conseguir
de ellos su máximo rendimiento y óptimo
desarrollo.
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Cuestionario de Evaluación.
Parte Teórica.
Instrucciones: Complete las siguientes afirmaciones con la palabra o palabras apropiadas.
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Instrucciones: Señale si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.
10.- Es más fácil ser eficaz, sí, se prescinde de la eficiencia, es decir se lleva a cabo el
trabajo, pero, a un costo muy alto.( )
12.- La aplicación del llamado enfoque de sistemas es muy amplia. Los sistemas tienen
delimitaciones, pero interactúan así mismo con el entorno externo; es decir, las
organizaciones son sistemas abiertos. Este enfoque reconoce la importancia de estudiar las
interrelaciones de la planeación, la organización y el control en una organización, así como
los subsistemas, muy numerosos. ( )
14.- Un alto nivel de eficiencia se relaciona con un nivel alto de eficacia, y cuando vemos
casos de mala administración, son casos tanto de ineficiencia como de ineficacia, o casos
de eficacia lograda a través de ineficiencia.( )
15.- El enfoque de administración por calidad total propugna por productos y servicios
satisfactorios y confiables. Productos o servicios adecuados para su uso. Cumplimiento de
requerimientos de calidad. Conceptos generales: Mejora continua, atención a los detalles,
trabajo en equipo, educación de calidad. ( )
17.- El enfoque empírico se caracteriza por su interés en la toma de decisiones, las personas
o grupos que lo realizan y el proceso de toma de éstas. Algunos teóricos se sirven de la
toma de decisiones como punto de partida para el estudio de todas las actividades
empresariales. Las delimitaciones del estudio ya no están claramente definidas. ( )
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19.- Las diversas etapas del proceso administrativo están interrelacionadas, son cíclicas e
interdependientes; Y si bien, es posible administrar una empresa sin aplicar el proceso
administrativo, los resultados así obtenidos, serán pobres, lo cual incidirá negativamente
en la eficiencia y eficacia de la empresa. ( )
Valor 1 punto por respuesta correcta, total 10 puntos posibles.
20.- A principios de la década de los 30, el biólogo Ludwing von Bertalanffy, formulo ésta
teoría y fue su primer promotor, si bien no alcanzo gran difusión hasta su publicación en
Sciences en 1950. ( )
a) Teoría de la administración moderna.
b) Teoría de los sistemas integradores.
c) Teoría general de sistemas.
d) Teoría X y teoría Y.
21.- Todos los sistemas vivientes pertenecen a ésta clase y como tales interactúan con su
medio ambiente. ( )
a) Sistemas abiertos.
b) Sistemas cerrados.
c) Sistemas integrados.
d) Sistemas administrativos.
24.- Este enfoque ubica a la organización como un sistema único, que tiene un propósito y
está compuesto por partes que se interrelacionan. Este enfoque permite a los gerentes
visualizar a la organización como un todo y como una parte de un ambiente externo, más
amplio. ( )
a) El enfoque de sistemas.
b) El enfoque de contingencia.
c) El enfoque del proceso administrativo.
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25.- Son las partes componentes de un sistema entero, además cada sistema puede ser, a su
vez, subsistema de un todo mayor. ( )
a) Sinergia.
b) Subsistemas.
c) Sistemas abiertos.
d) Límites del sistema.
26.- Significa que el todo es mayor que la suma de sus partes, en términos organizacionales,
implica que conforme los departamentos independientes en un a organización cooperan e
interactúan, resultarán más productivos que si actuaran aisladamente. ( )
a) Retroalimentación.
b) Flujo.
c) Sinergia.
d) Límites del sistema.
28.- Cuando hablamos de que cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente, no
obstante que en años recientes, los límites de los sistemas se han hecho más flexibles, a
efecto de responder a las cambiantes necesidades, nos referimos a : ( )
a) Sinergia.
b) Retroalimentación.
c) Flujo.
d) Límites del sistema.
29.- Cuando hablamos de que un sistema tiene flujos de información, materiales y energía.
Dichos flujos entran en el sistema en forma de insumos (materia prima), pasan por procesos
de trasformación en el sistema, y salen del sistema en forma de productos (bienes o
servicios), nos referimos a: ( )
a) Retroalimentación.
b) Límites del sistema.
c) Flujo.
d) Sinergia.
Valor 1 punto por respuesta correcta, total 10 puntos posibles.
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Para: E. B. C.
31.- ¿Quién fue el pionero y principal investigador del enfoque de contingencia?. (Valor 2
puntos)
33.- ¿ Por qué se dice que cuando se aplica una misma técnica, los resultados varían cuando
las circunstancias lo hacen?. ( valor 2 puntos)
34.- ¿Según la visión situacional, cuál es la tarea de los administradores?. (Valor 2 puntos)
35.- Explique ¿por qué encontramos tantas tendencias dentro de la administración?. (valor 3
puntos)
36.- Mencione y explique cuatro de las tendencias administrativas más recientes (Valor 5
puntos).
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Para: E. B. C.
Parte Práctica.
Instrucciones: Lea cuidadosamente el siguiente texto, y conteste las preguntas que
encontrará al final.
EL SECRETO DE REPARTIR HASTA LA ÚLTIMA GOTA
VALDEMAR DE ICAZA
En México, el país de más alto consumo per cápita de bebidas gaseosas, la distribución determina el éxito
entre los embotelladores. Coca-Cola, con el apoyo de la TI, ha logrado dejar atrás a sus contrincantes.
La marca de refrescos con mayor presencia en el mundo presume de que “pocas empresas llegan a todos los
lugares donde llega Coca-Cola”. Y quizás sea cierto. Al menos en la parte mexicana de la empresa, los
ejecutivos se rompían la cabeza tratando de dar solución a una pregunta aterradoramente sencilla: ¿cómo
distribuir mejor los 1,500 millones de cajas-unidad (es decir, 36,000 millones de unidades de refresco) que se
venden en México cada año bajo el logotipo más conocido del planeta?
Mientras hallaban la respuesta a la pregunta, la competencia, Pepsi, había echado a andar una agresiva
campaña publicitaria que pretendía arrebatar el trono a Coca-Cola.
En este contexto, la lucha entre los dos titanes adquirió especial relevancia en México: un alto índice de
población joven (alrededor del 70% de la población tienen entre 18 y 32 años de edad) con el más elevado
índice de consumo de gaseosas en el mundo lo que significaba que quien ganara la batalla en México, podría
decirse que ganaría la guerra planetaria de las bebidas de cola.
Y justo cuando “el reto Pepsi” comenzaba a pisarle los talones a “la chispa de la vida” de Coca-Cola, en esta
última empresa se dieron cuenta de que esta batalla no se iba a ganar a través de anuncios publicitarios en los
medios, sino garantizando que el producto estuviera disponible en cualquier punto de venta en el mundo.
Por su parte, la firma Coca-Cola se dice orgullosa de sus 17 embotelladores mexicanos. Y no podría ser para
menos, si esas 17 empresas hacen que en México la empresa tenga el 11% de sus ventas mundiales y el 42%
de la facturación latinoamericana (que en dinero significa una cantidad impresionante: cerca de $100 mil
millones de pesos).
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Para: E. B. C.
Coca-Cola afirma que una de las claves que apuntalan estas cifras felices es el uso de los dispositivos de uso
personal para levantar pedidos y, por supuesto, para conocer al dedillo a sus clientes. “Sabemos, incluso,
quién se bebe la última Coca del desierto”, bromea uno de los empleados de la empresa.
Pero bromas aparte, el sencillo acto que realizan los tripulantes de los camiones que reparten las bebidas, es
decir, levantar un pedido a través de una hand held, es el inicio de todo un complejo armado de bases de
datos que permite a Coca-Cola refinar sus técnicas de mercadotecnia.
“Los beneficios son las bases de datos que podemos construir de todos nuestros clientes”, dice González
Burchard. Cosas que para los oídos de cualquier hombre de empresa representan música celestial: saber
cuánto compra cada cliente, con qué frecuencia, qué horario de compra prefiere, qué productos son sus
preferidos, las formas de pago que le favorecen…
González Burchard explica la utilidad de la tecnología implementada: “Sin las hand held dependeríamos de
muchos pasos; del vendedor que anote correctamente la información, que se capture correctamente, que se
procese correctamente… con la tecnología eliminas los errores humanos”.
Los 17 embotelladores en México reciben asesoría de la multinacional y descuentos de las empresa Internec y
Unimicro, que son las proveedoras de los equipos. Según las experiencias de los embotelladores, la
implantación del sistema de uso de los dispositivos de uso personal puede efectuarse “en cuestión de meses” y
los únicos problemas que se han observado hasta hora son más bien de tipo cultural: que los trabajadores se
acostumbren a usar tecnología y manejarla como una herramienta familiar y cotidiana. Algo que se soluciona
fácilmente, dice González Burchard, con cursos de capacitación. Para complementar la estrategia, hace cuatro
años la empresa comenzó a recomendar los sistemas de planeación de rutas, que no es más que la utilización
de un programa (suministrado por tres proveedores: Descartes, UPS Logistics y Caps Logistics) que
administra los datos obtenidos por los dispositivos de uso personal para planear las rutas que seguirán cada
día los vehículos repartidores. “Es crear ventanas de servicio. Por ejemplo, un cliente que tiene un restorán
cuyos comensales llegan a comer entre la luna y las tres de la tarde, necesita nuestro producto antes de esa
hora”, afirma el entrevistado. Y el cliente quedará satisfecho: el sistema de planeación de rutas hará posible
que reciba sus bebidas los días que lo requiere y a la hora adecuada. Así, la embotelladora ahorra 20% de
gastos en infraestructura de distribución, léase como un mejor uso de cada uno de los camiones repartidores.
González Burchard resume: “Antes, el reparto se realizaba con frecuencia regular a todos los clientes,
independientemente del tamaño que tuviera o sus necesidades. A todos se les trataba igual, pero ahora vemos
los requerimientos particulares de cada uno de ellos”.
El ejecutivo bromea y dice: “En Coca-Cola no le hacemos al adivino, pues la tecnología nos permite tomar
decisiones basadas en hechos, no en estimaciones”.
De esta forma, el dispositivo de uno personal es, para los embotelladores de Coca-Cola, una herramienta que
les ayuda a tener un estricto control de las ventas y de sus negocios.
Y lo mejor del asunto es que se trata, según Coca-Cola, de una herramienta que puede ser aplicable a la
distribución de muchos otros productos.
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