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Guía completa de

Contabilidad Básica
Guía completa de
Contabilidad Básica

Seas el responsable o no de llevarla, cualquier autónomo o


administrador de un pequeño negocio debe dominar los
conceptos esenciales de la contabilidad para poder entender
qué está pasando a nivel financiero.

En esta guía te explicaremos todo lo que necesitas saber


si eres nuevo en el mundo de la empresa para que tengas
un punto de partida sólido en el campo de la contabilidad.

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nuestro blog.

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El contenido de esta guía ha sido creado


por Eva Zamora, autora del blog
contabilidae.com

Edición, maquetación y diseño


por el equipo de anfix

© 2017 Anfix S.L.


ÍNDICE

1. ¿DE QUÉ HABLAMOS CUANDO HABLAMOS DE CONTABILIDAD? 1

2. ¿CÓMO SE ELABORA LA CONTABILIDAD DE UNA EMPRESA


EN LA PRÁCTICA? 6

3. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS CUENTAS ANUALES 12

4. EL PLAN CONTABLE: 3 COSAS QUE DEBES ENTENDER Y 19


1 RECOMENDACIÓN.
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¿DE QUÉ HABLAMOS CUANDO
HABLAMOS DE CONTABILIDAD?
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1. ¿De qué hablamos cuando hablamos de


contabilidad?
Contabilidad, balances, beneficios, asientos contables, base
imponible, saldos, inversiones, deducciones, impuesto de sociedades,
gastos, registros de facturas...

Cuando te vas adentrando en el mundo empresarial, empiezas a


notar que palabras que siempre te han sido bastante ajenas
empiezan a aparecer en muchas conversaciones y documentos.

Las vas oyendo, leyendo y, poco a poco empiezas a usarlas, pero no te


sientes nada seguro porque no acabas de saber exactamente cuál es
su significado.

Muchas pertenecen al campo de los impuestos, otras son términos


económicos en general y una gran parte es vocabulario propio de la
contabilidad.

Y es que es inevitable:

La contabilidad forma parte del mundo de la empresa y, entiendas


de ella o no, va a estar ahí.

Por eso creo que las nociones que se puedan adquirir de ella, sean
pocas o muchas, más simples o más complejas, siempre van a sumar y
nunca va a estar de más saberlas.

Vamos allá.

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¿Qué es la contabilidad?

Mediante la contabilidad se registran todas y cada una de las


operaciones económicas que realiza una entidad, con el fin de poder
obtener toda esa información ordenada y agrupada.

Consiste en eso: en registrar todas las operaciones económicas para


poder saber de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene, dónde
ha ido y cuánto queda.

De una manera u otra, todos aquellos que "manejen" fondos pueden


llevar su contabilidad: una persona o grupo de personas, una
comunidad de propietarios, una asociación, etc.

Y pueden hacerlo de la forma que deseen:

Sumando o restando las partidas que consideren oportuno, con la


periodicidad que estimen conveniente y empleando los medios que
crean adecuados.

Independientemente de esto, cuando hablemos de un negocio


haremos referencia a la contabilidad tal y como se recoge en el
Código de Comercio:

La contabilidad de doble entrada.

Esta es la clase de contabilidad que llevan las empresas y a la que, en


general, se conoce con este nombre.

¿Para qué sirve llevar la contabilidad?

Todos los movimientos económicos se registran con la finalidad de


elaborar los estados contables de la empresa.

Estos informes contienen toda esa información que se ha ido


anotando pero de una forma ordenada y con una estructura
concreta.

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Lo que muestran es una "fotografia" de la situación económica y


financiera de la entidad que, básicamente, tiene dos objetivos:

1.​ ​Ofrecer una imagen fiel del estado del negocio​ a personas
interesadas en ella, tanto a nivel interno como externo, como socios,
bancos acreedores, hacienda, inversores, etc.

2.​ ​Servir como base para calcular los impuestos​ que correspondan.

Es decir, cualquiera puede hacer ver que su empresa va muy bien,


pero solo los estados contables dirán si eso es cierto o no.

En este artículo ​ puedes ver algunos ejemplos de la información que


puedes obtener de un balance de situación.

Importancia de su veracidad

Vistas las dos funciones que cumple es obvia la importancia de que


sea cierta y veraz.

Por eso, la falta de rigor en su elaboración puede conllevar no solo la


imposición de sanciones por parte de Hacienda, sino que también
puede acarrear consecuencias muy negativas para las personas que
deban responder de su autenticidad.

Empresas obligadas a llevar contabilidad

Todas las empresas están obligadas a llevar la contabilidad salvo en


los siguientes supuestos:

● Cuando se trate de persona física acogida al régimen de


módulos: Sólo tienen obligación de guardar las facturas
ordenadas cronológicamente.

● Cuando se trate de personas físicas acogida al régimen de


estimación directa simplificada: en su lugar tienen que llevar
un libro registro de ventas e ingresos, un libro registro de

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compras y gastos y un libro registro de bienes de inversión.

Dicho de otra manera, están obligadas a llevar contabilidad las


siguientes empresas:

● Personas jurídicas:​ Por ejemplo, sociedades limitadas,


sociedades anónimas, cooperativas, etc.

● Las personas físicas​ (autónomos), en caso de estar en el


régimen de estimación directa normal.

En la práctica pasa que:

● Hay pocas personas físicas empresarias que estén en el


Régimen de Estimación Directa normal, porque es obligatorio en
los casos en que el volumen de negocio alcanza ciertos
importes.

Y lo que suele ocurrir es que para esos importes, la mayoría de


empresarios ha optado por constituir una sociedad.

● Por otra parte, hay muchas personas físicas que sin estar
obligadas a ello sí que la llevan porque quieren hacerlo, aunque
no tengan que presentarla en ningún momento.

¿Quién debe llevar la contabilidad del negocio?

Un proyecto para una obra debe realizarlo obligatoriamente un


técnico colegiado, una escritura pública solo puede hacerla un
notario, pero esto no pasa con la contabilidad.

En una empresa puede llevar la contabilidad cualquier persona: es


indiferente que forme parte de ella o no, y también que tenga algún
tipo de titulación o estudios.

Esto no quita que sea extremadamente conveniente que el


propietario esté familiarizado con la terminología y funcionamiento
esencial de la contabilidad.

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Es decir que, aunque no se dedique a "mecanizar" datos, es muy


importante que tenga unas nociones (aunque sean generales, ya que
la contabilidad refleja la situación económica de la empresa y los
datos que ofrece son fundamentales para tomar decisiones
adecuadamente.

Resumen con lo más importante de este capítulo:

● La contabilidad consiste en el registro de las operaciones


económicas de la empresa con la finalidad de obtener los
estados contables que van a servir para la toma de decisiones o
la liquidación de impuestos.

● Todas las empresas están obligadas a llevarla salvo las


personas físicas (autónomos) acogidas al Régimen de
Estimación Directa Simplificada o al de Módulos.

● La información que se extrae de ella es muy útil, por lo que


muchos autónomos la llevan aunque no estén obligados a ello.

● No es necesario que se encargue de su elaboración ninguna


persona con una titulación específica, ni que forme parte del
personal de la empresa. Basta con que tenga los conocimientos
suficientes.

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¿CÓMO SE ELABORA LA CONTABILIDAD
DE UNA EMPRESA EN LA PRÁCTICA?
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2. ¿Cómo se elabora la contabilidad de una


empresa en la práctica?
La contabilidad se elabora mediante la mecanización de a
​ sientos
contables​.

Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas


informáticos y, a día de hoy, sería impensable hacerlo de otro modo:

Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener
un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el
año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.

Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una


información de una manera determinada antes ha habido que
introducirle esa información.

¿Y cómo se hace eso? Mediante los ​asientos contables.

Contabilizar consiste básicamente en eso: en hacer asientos


contables uno detrás de otro.

Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo
suele ser introducir los asientos que correspondan en el programa
que se utilice.

Pero vayamos por partes:

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:

● Compras y gastos.

● Ventas e ingresos.

● Adquisiciones y ventas de activos.

● Sueldos y seguridad social.

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● Liquidaciones de impuestos.

● Préstamos y otras deudas.

● Concesión de subvención.

● Inversiones financieras.

● Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o


cualquier otro efecto.

● Todos los movimientos bancarios.

● Todos los movimientos de efectivo.

● En general, cualquier hecho de trascendencia económica así


como su cobro o pago.

¿Qué se necesita para elaborar la contabilidad?

Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita ​un programa de


contabilidad y los justificantes de las operaciones​.

1. El programa de contabilidad

Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.

(por cierto, más de 70.000 empresas en España usan ​anfix​ para llevar
la contabilidad. Si quieres, puedes probarlo gratis tanto tiempo como
necesites ​pulsando aquí​).

Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen


todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros.

Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede


hacer en este sentido es la siguiente:

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● Programas que compras e instalas en tu ordenador.

● Programas online que usas por un precio mensual.

Los primeros son los programas de toda la vida: tú los tienes en tu


ordenador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad, etc.

Los segundos son relativamente recientes pero han venido para


quedarse y con el tiempo terminarán por sustituir a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa


en la nube son importantes.

Destaco estas dos:

● Sólo necesitas un dispositivo conectado a internet para


trabajar, lo que permite trabajar desde donde quieras.

● Al no tener el programa y los datos en tu poder te


despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones, de
espacio en disco duro, etc.

2. Los justificantes de las operaciones.

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión


del documento en el que se refleja la operación de que se trate.

Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se


podría demostrar su veracidad.

A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual


podemos nombrar, entre otros:

● Facturas emitidas y recibidas


● Nóminas y seguros sociales
● Justificantes de los movimientos bancarios
● Los recibos de caja

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En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual?

"Cada maestrillo tiene su librillo" pero en la práctica, para llevar la


contabilidad de una empresa el proceso que se suele seguir consiste
en:

● Recopilar la documentación contable​, tanto la que se refiere a


ingresos, gastos y demás operaciones como a cobros y pagos.

● Hacer los asientos​ contables que correspondan por cada


documento. Es lo que se llama "mecanizar" o "picar datos".

Si no sabes cómo hacerlos, ​haz click aquí para aprender a hacer


asientos contables.

● Conciliación bancaria,​ que también se conoce como "cuadrar


los bancos".

Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que


figuran en los extractos que proporcionan las entidades
bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión,
de forma que el saldo concuerde en todo momento.

● Revisar las distintas cuentas y saldos​ para tener la seguridad


de que no hay apuntes duplicados o erróneos.

La Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre.

Quieres tener una idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de


IVA el próximo día 20 de octubre, ya que necesitas hacer las
previsiones de pagos.

Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es
fantástico.

Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o


cuánto has pagado de electricidad desde enero.

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Salvo por un pequeño detalle:

Ese importe se calculará en función de los datos que tenga metidos,


por lo que si la información que hay mecanizada está desfasada, no
saldrá el resultado correcto.

Es decir que, para que te dé el resultado de finales de septiembre, la


contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.

Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar


la contabilidad lo más al día posible ya que si no es así, la
​ información
que se extraiga de ella estará anticuada​.

¿Hay que presentarla en algún sitio?

Si, en el ​registro mercantil.​

Hay dos obligaciones en este sentido:

1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses


hay que presentar los libros de contabilidad en el registro mercantil
para su legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

● El Libro Diario,​ que contiene todos los asientos contables del


ejercicio ordenados por fechas.

● El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales​, que contiene el


balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y
balances de sumas y saldos trimestrales.

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2. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus


cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios.

Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el


plazo de un mes.

Resumen con lo más importante de este capítulo:

● Todas las operaciones económicas que realice la empresa, así


como sus cobros y pagos, deben ser contabilizados.

● Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de


ellas para realizar los asientos contables que correspondan.

● Los programas de contabilidad en la nube empiezan a ser la


norma por la sencillez de uso y ahorro en tiempo y dinero que
suponen.

● Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar partido


real a la información que ofrece la contabilidad es llevándola lo
más actualizada posible.

● Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales


deben ser presentados en el registro mercantil en los plazos
establecidos legalmente.

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LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS
CUENTAS ANUALES
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3. Los libros de contabilidad y las cuentas


anuales
Las personas jurídicas que realizan una actividad empresarial deben
legalizar los ​libros de contabilidad​ y presentar sus Cuentas Anuales
en el Registro Mercantil de la provincia en que radique su domicilio
social.

Estas dos obligaciones no recaen sobre todos los empresarios que


deben llevar contabilidad sino que sólo atañe a las sociedades y otras
entidades, pero no a las personas físicas.

A modo de recordatorio y para no liarnos:

1. Personas físicas (autónomos) acogidas al sistema de módulos o


estimación directa simplificada:

● No tienen que llevar contabilidad.

● No tienen que legalizar libros de contabilidad.

● No tienen que presentar cuentas anuales.

2. Personas físicas (autónomos) en estimación directa normal:

● Sí tienen que llevar contabilidad.

● No tienen que legalizar libros de contabilidad.

● No tienen que presentar cuentas anuales.

3. Personas jurídicas (sociedades de cualquier tipo y otras


entidades):

● Si tienen que llevar contabilidad.

● Si tienen que legalizar los libros de contabilidad.

● Si tienen que depositar las cuentas anuales.

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Los libros de contabilidad

Obligatorios

Los libros que los empresarios deben elaborar obligatoriamente, y


que abarcarán un ejercicio completo, son:

● Libro diario​: En él figuran todas las operaciones que ha


realizado la empresa durante el ejercicio ordenadas por fechas.

Contiene, pues, todos los asientos contables que se han


generado durante el ejercicio.

● Libro de Inventario y Cuentas Anuales​: En él constan el


Balance de Situación​, el de P
​ érdidas y Ganancias​ y ​Balances
de Sumas y Saldos​ trimestrales.

Libros de contabilidad voluntarios

Las empresas podrán llevar cualquier otro libro auxiliar que estimen
conveniente, como por ejemplo, el ​libro mayor​.

En él figuran cada una de las cuentas contables que se han usado al


hacer los asientos junto con los importes que se han anotado en cada
una, además del saldo resultante.

Así, en la cuenta correspondiente al "​Cliente X​", por ejemplo,


aparecerán cada una de las cantidades que se le han vendido (en el
debe), los distintos importes que nos ha pagado (en el haber) y el
saldo de la cuenta.

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Legalización de libros

Una vez cerrado el ejercicio, los libros de contabilidad obligatorios


hay que ​legalizarlos en el Registro Mercantil​ de la provincia en la
que esté domiciliada la sociedad.

La presentación ha de hacerse por vía telemática y el plazo es de 4


meses.

Las Cuentas Anuales

Cerrado el ejercicio los administradores de la sociedad deben


elaborar las cuentas anuales, convocar una asamblea para que las
aprueben los socios y, después, presentarlas en el Registro
Mercantil.

Clases de cuentas anuales

Existen tres clases de cuentas anuales:

● Normales

● Abreviadas

● Pymes

Las ​normales​ son las más extensas y, las ​Pymes,​ las que menos.

La sociedad las deberá presentar de un tipo u otro si supera los


límites que la ley establece para cada una de ellas.

Estas magnitudes son:

● Total activo
● Cifra de negocio
● Número de trabajadores.

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Plazo y forma de presentación

El depósito de las cuentas anuales debe hacerse en el Registro


Mercantil en el plazo de un mes desde la fecha de su aprobación por
la asamblea.

La ley establece que las cuentas ​deberán ser aprobadas por la


asamblea de socios en los 6 primeros meses del año​, por lo que a
partir de la fecha de celebración de esa asamblea comenzará a
contar el plazo para su depósito.

Tendrá lugar por vía telemática y el número de documentos que lo


integran va a depender de las características de la entidad.

En el caso de las Pymes deberá incluir los siguientes documentos:

● Hoja identificativa.

● Certificado de aprobación de cuentas.

● Balances de situación y de pérdidas y ganancias.

● Memoria.

● Declaración negativa de medio ambiente.

● Operaciones con acciones o participaciones propias.

Cómo se aplica toda esta operativa en la práctica

En la práctica todo es algo menos complejo de lo que parece al leerlo.

Ten en cuenta que tanto los libros contables como las cuentas
anuales son una consecuencia de la contabilidad que ya se ha
elaborando.

Ambos se extraen de ella​.

En el día a día de las empresas no es lo habitual que la contabilidad

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esté terminada justo el mismo día que acaba el año, porque


normalmente hay documentación que tarda más días en llegar.

A veces también falta por determinar a qué corresponden algunas


partidas o queda por cuadrar una o varias cuentas.

Pero cuando todo esto se ultima, hay tiempo suficiente para


presentar los libros y elaborar las cuentas porque el programa
informático hace la mayor parte del trabajo:

Solo hay que darle la orden para obtener tanto el libro diario como el
de inventarios y cuentas anuales.

Y muchas de las aplicaciones contienen también los modelos


normalizados que hay que presentar en el registro mercantil.

Con esto lo que quiero decir es que el cumplimiento de estas


obligaciones no conlleva el empleo de demasiado tiempo, porque se
trata de sacar una serie de informes y realizar los trámites
pertinentes en el registro.

Ventaja que supone la presentación de las Cuentas Anuales

El registro mercantil funciona como los demás registros (el de la


propiedad, por ejemplo):

Todos son públicos,​ de forma que cualquier persona puede ir a ellos


y solicitar información de su contenido.

Es decir, quien esté interesado puede acceder a las cuentas


presentadas por cualquier entidad y obtener una copia incluso.

Esto supone que cualquiera puede ver la contabilidad de una


sociedad.

De la que quiera​.

Sorprendente ¿verdad?

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Es una posibilidad que bastante gente desconoce y que es muy útil:

Puedes conocer, por poner un ejemplo, el ​volumen de ventas de las


empresas de tu sector,​ su nivel de endeudamiento o los resultados
que han obtenido en los últimos años.

El registro cobra una cantidad por cada informe, pero ¿hay algo
gratis en la vida?.

Los Libros de IVA

Esto es una guía de contabilidad y hemos estado hablando todo el


tiempo de contabilidad y de libros contables.

Sin embargo, no quisiera terminar este bloque sin hacer mención a


los ​libros de IVA​:

Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido están
obligados a llevar los siguientes libros:

● Libro registro de facturas emitidas.

● Libro registro de facturas recibidas.

● Libro registro de bienes de inversión.

Estos libros son completamente diferentes a los que hemos visto


antes.

Ni siquiera se parecen​ en nada porque son esencialmente una


relación de facturas con mención de una serie de datos (número,
fecha, datos del cliente, base imponible, tipo de iva, total, etc).

Lo normal es que los programas de contabilidad los vayan


elaborando, también, conforme se van introduciendo los asientos.

Pero, en este sentido, llamo tu atención sobre dos puntos:

1. No tienen nada tienen que ver con los libros de contabilidad​ y,


por lo tanto, no tienen que ser legalizados en el registro mercantil ni

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en ningún otro sitio.

2.​ ​Están obligados a llevarlos todos los sujetos pasivos de IVA​, lo


cual es completamente independiente de la obligación de llevar
contabilidad.

Resumen con lo más importante de este capítulo:

● Los libros de contabilidad ​obligatorios​ son el ​Libro Diario y el


Libro de Inventarios y Cuentas Anuales​. Ambos hay que
presentarlos en el Registro Mercantil para su legalización en el
plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio
social.

● Las sociedades mercantiles están obligadas, además, a


presentar sus Cuentas Anuales e el plazo de un mes desde su
aprobación.

● El Registro Mercantil es público, lo que implica que cualquiera


puede obtener de él cualquier información que contenga (por
ejemplo, las cuentas anuales presentadas por cualquier
entidad).

● Cualquier sujeto pasivo de IVA, independientemente de si es


persona física o jurídica, está obligado a llevar los Libros
Registro que requiere la normativa de este impuesto. Esta
obligación es total y absolutamente independiente de la de la
llevanza de la contabilidad.

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4
EL PLAN CONTABLE: 3 COSAS QUE DEBES
SABER Y 1 RECOMENDACIÓN
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4. El Plan Contable: 3 cosas que debes entender


y 1 recomendación.

El ​Plan General de Contabilidad​ es la norma que regula la


contabilidad en España, de forma que las empresas están obligadas a
llevarla conforme a los principios y normas contenidas en él.

Existen tres tipos:

● El Plan General de Contabilidad.

● El Plan General de Contabilidad para Pymes.

● Planes Sectoriales.

El ​plan de pyme​ es aplicable a la pequeña y mediana empresa y


podrán acogerse a él aquellas entidades que cumplen los requisitos
para presentar las cuentas anuales de forma abreviada.

Como es lógico, al estar pensado para empresas de menor


envergadura, es más fácil de aplicar que el general.

Por otra parte, los planes sectoriales son adaptaciones del plan
general para sectores concretos.

Por ejemplo el aplicable a las entidades aseguradoras o el de


entidades sin fines lucrativos.

Estructura del Plan contable de PYMES

Cuenta con ​5 partes​:

1. Contiene los ​conceptos y principios contables​ que rigen esta


materia.

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2. Trata de las normas


​ de valoración ​ de las distintas partidas.

3. Está destinada a las ​Cuentas Anuales y a las normas de


elaboración​ y la estructura que deben tener los balances y la
memoria.

4. Aquí está el ​cuadro de cuentas​, que es la lista de todas las cuentas


contables debidamente ordenadas y divididas en 7 grupos genéricos.

5. Se llama ​Definiciones y Relaciones Contables​ y en ella aparecen


nuevamente todas las cuentas pero con una explicación detallada de
cada una en la que figura en qué casos se usan y cuál debe ser su
contrapartida.

El Plan General de Contabilidad en la práctica

Todo está en el Plan.

Si tienes dudas de la cuenta que tiene que usar para un asiento


concreto, búscalo en el plan.

Si no recuerdas un código, al plan.

Si no estás seguro de si tienes que hacer mención en la memoria de


un hecho determinado, míralo en el plan.

Y así sucesivamente.

Es que todo está en el plan. Y la memoria humana es tan limitada...

Las 3 cosas que debes entender

Como ya sabes, la contabilidad no se puede llevar como a cada uno le


parezca conveniente: hay una normativa que cumplir y unos

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principios que acatar.

Esto no es un curso de contabilidad, así que no voy a darte una clase


ahora.

Sin embargo, sí me parece importante que tengas claras 3 ideas que


son consecuencia de la aplicación del plan contable y que son
bastante desconocidas para cualquier persona ajena a esta materia.

Primero te las voy a explicar y después veremos su importancia.

1. El principio de devengo

Significa que los hechos económicos deben contabilizarse en la fecha


en que se producen, independientemente del momento en que tenga
lugar su cobro o pago.

Con los siguientes ejemplos vas a entender perfectamente lo que


esto implica en la práctica:

● La empresa paga al trabajador la nómina de diciembre de 2.016


en los primeros días de enero de 2.017.

El importe de esa nómina es gasto de 2.016, que es cuando se


devenga, aunque se pague en 2.017.

● Se realiza una venta en febrero pero se cobrará parte en abril y


parte en mayo.

Aunque se cobre posteriormente, la venta se ha producido en


febrero y debe imputarse a este mes.

2. La diferencia entre inversión y gasto.

Gasto es el bien o servicio que se adquiere para consumirlo o


integrarlo en el proceso productivo, de forma que la utilidad que
reporta a la empresa va a tener una duración inferior a un año.

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Inversión es el bien o servicio que cuando se adquiere forma parte


del activo de la empresa​ y produce utilidad por un plazo superior a
un año.

Por ejemplo, el alquiler de una oficina es un gasto, porque podré


disponer de ella sólo durante el tiempo que esté vigente el contrato.

Por el contrario, si compro la misma oficina será una inversión


porque se tratará de un bien que formará parte de mi patrimonio de
forma indefinida.

Además de lo dicho, destaco dos diferencias fundamentales entre


ambos conceptos:

● Los gastos implican siempre una disminución patrimonial, lo


cual no se produce en el caso de la inversión.

Siguiendo con el ejemplo de la oficina de antes, el alquiler


supone una salida de dinero que no se va a recuperar y eso es
una disminución del patrimonio de la empresa.

En la compra del inmueble, sin embargo, lo que se produce es


un cambio en la composición del patrimonio: antes tenía dinero
y ahora tengo una oficina por el mismo valor, o antes no tenía
deudas y ahora tengo una oficina y una deuda por el mismo
valor.

En cualquier caso, no se produce una disminución del valor del


patrimonio.

● Los gastos se restarán de los ingresos para calcular el beneficio


o pérdida de la actividad.

Por el contrario, las inversiones se imputan a resultados sólo


en un porcentaje anual (es lo que se llama "amortización").

Al margen de estos dos conceptos está el pago, que es una


salida de dinero.

Realizar un pago no afecta para nada al beneficio o pérdida de

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la actividad porque, como he dicho, sólo es una salida material


de dinero.

3. Cálculo del beneficio o pérdida de la actividad.

El beneficio o la pérdida de la actividad viene determinado por la


diferencia entre los ingresos y los gastos.

Lógicamente, si los ingresos son superiores el resultado será


beneficio, y si los gastos son mayores el resultado será de pérdidas.

Hasta aquí todo bien.

El quid de la cuestión está en determinar con exactitud cuales son los


ingresos y gastos imputables al ejercicio.

Y para eso hay que tener en cuenta los principios y las normas de
valoración contenidas en el plan contable.

Con esto lo que quiero decir es que el cálculo del beneficio o la


pérdida de la empresa es un proceso contable y que el resultado de
este proceso no suele coincidir con el que se obtiene al margen de él.

Es un error muy común creer que:

Beneficio = Dinero disponible

Pérdida = Número rojos

Y esto no es necesariamente cierto, ya que una empresa puede


obtener ganancias pero no tener liquidez porque, por ejemplo, los
clientes le deben dinero o porque está pagando inversiones (que no
gasto) o porque ha estado disminuyendo sus deudas.

Y también a la inversa: la entidad puede cerrar un ejercicio con un


resultado negativo y, sin embargo, contar con dinero disponible
porque ha aumentado su endeudamiento o porque sus activos se han
deteriorado o porque hay clientes que es seguro que no le van a
pagar, por ejemplo.

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La recomendación

Si tienes o vas a tener una empresa los datos económicos van a estar
en tu día a día, te guste o no.

Ten claro que lo mismo que los clientes, las ventas o los impuestos, la
contabilidad es un aspecto más de tu negocio.

Mi recomendación es esta: no te desentiendas de ella.

Aunque no la lleves tú personalmente adquieras, al menos, unas


nociones generales que te permitan entender los informes contables
y puedas sacarle partido.

Que te asegures que se lleva correctamente y lo más actualizada


posible, para que puedas hacer previsiones y tomar decisiones con el
tiempo suficiente.

Que le des la importancia que se merece al programa de


contabilidad: puedes viajar de Madrid a Barcelona en un Seat Ibiza o
en un BMW 525 y con ambos se llega, por supuesto, pero las
prestaciones no son las mismas ¿a que no?

Y hasta aquí llegamos.

Espero que esta guía te haya servido para entender los conceptos
esenciales de la contabilidad, por qué es tan importante y de qué
forma llevarla para controlar mejor lo que pasa con tu negocio.

Compártela si así ha sido.

Nunca sabes a quién puedes ayudar con ello.

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