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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El Proceso Administrativo
Desde el Eficiencia
Administración Etapas de la
Enfoque Administración Eficacia
Sistémico Productividad
Definición Planear
Entorno Sistema Concepto
Concepto
de
de Eficacia
Eficiencia
Propósito Organizar
Relevancia Dirigir
Controlar
Si bien, esta definición resulta ser básica, es necesario poder ampliarla mejor:
Funciones de la Administración
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Diferencia favorable de los ingresos y los gastos, o del debe y el haber de una cuenta
(Diccionario de la Lengua Española © 2005 Espasa-Calpe).
aun después de experimentar en ocasiones con alternativas para estructurar el
conocimiento.
a) Entorno inmediato
b) Entorno mediato
En este ejemplo, hay una salida de la organización que es captada por quienes
la administran (en el ejemplo, el panadero), y toman decisiones que cambian el
proceso en el interior de la organización.
Pero en este enfoque sistémico de las organizaciones hay una gran complejidad
que todavía no se ha planteado. Se mencionó que las organizaciones interactúan
con el contexto, pero no se dijo lo dinámico y cambiante que es éste. La moda
cambia, lo que piensan las personas cambian, los clientes rotan, los
pensamientos no son los mismos, la actualidad no es la misma, el clima no es el
mismo, la tecnología se renueva constantemente, los gustos de las personas
cambian, entre miles de sorpresas con que uno se puede encontrar.
Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para organizar el
conocimiento administrativo. Sin embargo, no se han presentado nuevas ideas,
descubrimientos de investigación o técnicas que no puedan colocarse con
facilidad en las clasificaciones de planear, organizar, dirigir y controlar:
b) Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una
meta deben tener roles que desempeñar, ya sea que ellos mismos los
desarrollen, sean accidentales o fortuitos, o definidos y estructurados por
alguien que quiere asegurarse de que contribuyen de manera específica
al esfuerzo del grupo. El concepto de un rol implica que lo que las
personas hacen tiene un propósito u objetivos definidos; saben cómo su
objetivo de trabajo se ajusta al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad,
herramientas e información necesarias para realizar la tarea. Organizar,
entonces, incluye el establecimiento de una estructura intencional de roles
para que las personas desempeñen en una organización. Es intencional
en el sentido de asegurarse que todas las tareas necesarias para lograr
metas son asignadas y, se espera, sean asignadas a las personas que
mejor pueden realizarlas.
Medir solo efectividad, nos llevaría a cumplir resultados, sin importar los
costos.
Medir solo eficacia, nos puede llevar a lograr resultados de calidad, pero
poner en riesgo el funcionamiento de la organización.
Ahora bien, la eficiencia y la eficacia son dos conceptos desarrollados por Peter
F. Drucker, uno de los autores más prolíficos en administración, quien plantea
que eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer
las cosas correctas”.
¿Qué es la eficiencia?
¿Qué es la eficacia?
La eficacia implica elegir las metas acertadas. Un organización que elige una
meta equivocada es una organización ineficaz, aun cuando produzca autos
grandes con enorme eficiencia. La General Motors aprendió esta lección por las
malas. En la década de 1970, cuando aumentó la demanda de autos pequeños,
que consumían poca gasolina, GM ignoró la competencia de los japoneses y los
alemanes, pensando que las tendencias eran una aberración y que los
estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no seguirían comprando
autos extranjeros. Por lo tanto, siguieron produciendo autos grandes que
consumían mucha gasolina, y con ello perdieron mucho terreno ante la
competencia de estos nuevos rivales.
EN RESUMEN…