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Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

DIPLOMARBEIT

Anforderungen und Lösungsansätze für die


Onlinekommunikation und Zusammenarbeit
im Fernstudium

Diplomarbeit zur Erlangung des Grades


Diplom-Wirtschaftsinformatiker (FH)
der Hochschule Wismar

eingereicht von: Donatus Neumann - 111066


geboren am 24. Dezember 1982 in Rostock
Fernstudiengang Wirtschaftsinformatik

Betreuer: Prof. Dr. oec. Erhard Alde


weitere Gutachter: Prof. Dr. rer. nat. Jürgen Cleve

Wismar, den 22. Mai 2013


Inhaltsverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

I. Inhaltsverzeichnis
I. Inhaltsverzeichnis .............................................................................................................................ii
II. Abbildungsverzeichnis ..................................................................................................................... iv
III. Abkürzungen ................................................................................................................................... vi
1 Motivation, Problemstellung und Ziele ........................................................................................... 1
2 Theoretische Grundlagen und Methoden ....................................................................................... 1
2.1 Methodik ................................................................................................................................. 1
2.2 Lernen im IT-Zeitalter .............................................................................................................. 2
2.2.1 E-Learning ........................................................................................................................ 2
2.2.2 E-Learning Entstehung .................................................................................................... 3
2.2.3 E-Learning Didaktik.......................................................................................................... 4
2.2.4 Blended Learning ............................................................................................................. 5
2.2.5 Neue Lernformen ............................................................................................................ 8
2.3 Technische Grundlagen ......................................................................................................... 10
2.3.1 Lernplattformen - Software für das Blended Learning ................................................. 10
2.3.2 Cloud Computing ........................................................................................................... 14
3 Kriterien an eine Lernplattform .................................................................................................... 16
3.1 Kommunikation und Kollaboration ....................................................................................... 17
3.1.1 Kommunikation ............................................................................................................. 17
3.1.2 Kollaboration ................................................................................................................. 20
3.2 Content .................................................................................................................................. 21
3.3 Didaktik.................................................................................................................................. 22
3.4 Administration und Technik .................................................................................................. 23
4 Office 365 für Bildungseinrichtungen ........................................................................................... 25
4.1 Einleitung ............................................................................................................................... 25
4.2 Grundlegende Techniken ...................................................................................................... 28
4.3 Produktumfang...................................................................................................................... 29
4.4 Produktpalette im Einzelnen ................................................................................................. 31
4.4.1 Exchange Online ............................................................................................................ 32
4.4.2 SharePoint Online.......................................................................................................... 32
4.4.3 Lync Online .................................................................................................................... 33
4.4.4 Office 365 ProPlus ......................................................................................................... 33

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Inhaltsverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

4.4.5 Weitere Dienste in Office 365 ....................................................................................... 33


4.5 Sicherheit und weitere Merkmale......................................................................................... 34
4.5.1 Sicherheit und Schutz .................................................................................................... 34
4.5.2 Microsoft Cloud Prinzipien ............................................................................................ 36
4.5.3 Support .......................................................................................................................... 36
4.5.4 Referenzen .................................................................................................................... 37
5 Analyse der Potenziale von Office 365 .......................................................................................... 37
5.1 Grundlegende Erläuterungen ................................................................................................ 37
5.2 Beschreibung der Evaluationsumgebung .............................................................................. 38
5.3 Einführung in Office 365........................................................................................................ 38
5.4 Potenziale der einzelnen Produkte in Office 365 .................................................................. 43
5.4.1 Exchange Online ............................................................................................................ 43
5.4.2 Lync Online .................................................................................................................... 51
5.4.3 SharePoint Online.......................................................................................................... 54
5.4.3.1 Evaluierungsumgebung – Virtuelle UNI .................................................................... 54
5.4.3.2 Kommunikation – Social Networking ........................................................................ 57
5.4.3.3 Kollaboration – Zusammenarbeit .............................................................................. 63
5.4.3.4 Content – Die Webplattform ..................................................................................... 65
5.4.3.5 Didaktik – Business Applikationen ............................................................................ 77
5.4.3.6 Administration und Technik ...................................................................................... 79
5.4.3.7 Weitere Aspekte einer SharePoint-Implementation................................................. 80
5.4.4 Office 365 Pro Plus und Office Web App ....................................................................... 80
5.5 Produktübergreifende Potenziale ......................................................................................... 86
6 Zusammenfassung, Wertung und Ausblick ................................................................................... 87
IV. Literaturverzeichnis ........................................................................................................................ xc
V. Ehrenwörtliche Erklärung ............................................................................................................ xciv
VI. Anlagenverzeichnis ....................................................................................................................... xcv
VII. Anlagen ........................................................................................................................................ xcvi

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Abbildungsverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

II. Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: E-Learning (eigene Darstellung nach Detecon [Det02], S. 11) .................................................... 2
Abb. 2: E-Learning Teilaspekte (eigene Grafik in Anlehnung an [Ray09])............................................... 3
Abb. 3: Lerntheorien (Quelle: [KS08], S. 43) ........................................................................................... 4
Abb. 4: Blended Learning (Quelle: [Wie06], S. 69) .................................................................................. 6
Abb. 5: Blended Learning Konzept (Quelle: [Mar08], S. 67) ................................................................... 7
Abb. 6: 5 Stages of Workplace Learning (Quelle: [Har10])...................................................................... 8
Abb. 7: Bedeutung und Anwendungen für betriebliches Lernen (Quelle: [Goe12], S. 3) ....................... 9
Abb. 8: Formen des digitalen Lernens (Quelle: [Goe13], S.11) ............................................................. 10
Abb. 9: PLE (Quelle: [KS08], S. 152) ....................................................................................................... 11
Abb. 10: LMS Market Share for All Institutions (Quelle: [Hil11]) .......................................................... 12
Abb. 11: LMS Market (Quelle: [Hil11]) .................................................................................................. 13
Abb. 12: Zukünftige Entwicklungen am E-Learning Markt (Quelle: [Goe12], S. 7) ............................... 13
Abb. 13: Cloud Arten im universitären Umfeld (Quelle: [MA11], S. 9) ................................................. 15
Abb. 14: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [Sch00], S. 17).......................................................... 16
Abb. 15: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [BHM03], S. 3 f.) ...................................................... 16
Abb. 16: Kriterien an ein LMS ................................................................................................................ 17
Abb. 17: Anforderungen / Kriterien Kommunikation (vgl. [BHM03], S. 4 f.) ........................................ 18
Abb. 18: Microsoft Geschäftsbereiche (eigene Darstellung nach [Mic13a]) ........................................ 25
Abb. 19: Wichtige Microsoft Cloud Dienste (eigene Darstellung nach [Zah12], S. 3) ........................... 26
Abb. 20: Office 365 Überblick (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) ............................................. 27
Abb. 21: Branchenausprägung Office 365-Pläne .................................................................................. 27
Abb. 22: Standalone Services ................................................................................................................ 28
Abb. 23: Office 365 Pläne (eigene Darstellung nach [Mic13c])............................................................. 31
Abb. 24: Zusammenhang Features und Produkte (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) .............. 31
Abb. 25: Dienstsicherheit (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 51) ..................................................... 34
Abb. 26: Office 365 Verwaltungskonsole, Screenshot .......................................................................... 39
Abb. 27: Dienststatus ............................................................................................................................ 41
Abb. 28: Office 365-Portal ..................................................................................................................... 42
Abb. 29: SkyDrive .................................................................................................................................. 42
Abb. 30: SkyDrive, Personalisierung ...................................................................................................... 43
Abb. 31: Outlook Web App, Startseite .................................................................................................. 44
Abb. 32: Outlook Web App, Chat .......................................................................................................... 44
Abb. 33: Outlook Web App, Personalisierung ....................................................................................... 45
Abb. 34: Outlook Web App, Kalender ................................................................................................... 46
Abb. 35: Exchange Online, Verwaltungskonsole ................................................................................... 47
Abb. 36: E-Mail von Student.Vier an Student.Eins ................................................................................ 48
Abb. 37: Compliance-eDiscovery Abfrage mit positivem Ergebnis ....................................................... 48
Abb. 38: Bericht über Änderung an Compliance-eDiscovery ................................................................ 49
Abb. 39: DLP, E-Mail mit unerwünschter Information .......................................................................... 50
Abb. 40: DLP, Verhindertes Senden ...................................................................................................... 50
Abb. 41: DLP, Bericht für administrativen Benutzer ............................................................................. 50
Abb. 42: Lync Client als Bestandteil von Office 365 ProPlus ................................................................. 52

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Abbildungsverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 43: Lync Web App mit Browser Ad On und freigegebener Anwendung ...................................... 53
Abb. 44: SharePoint-Administratorcenter ............................................................................................ 55
Abb. 45: Websitesammlungen „Virtuelle UNI“ ..................................................................................... 55
Abb. 46: Startseite „Virtuelle UNI“ ........................................................................................................ 56
Abb. 47: Lehrstühle BWL ....................................................................................................................... 57
Abb. 48: Studiengang WI ....................................................................................................................... 57
Abb. 49: Benachrichtigungen ................................................................................................................ 58
Abb. 50: Benachrichtigungsoptionen .................................................................................................... 58
Abb. 51: Anmeldung SharePoint ........................................................................................................... 59
Abb. 52: Benutzerseite .......................................................................................................................... 60
Abb. 53: Newsfeed ................................................................................................................................ 60
Abb. 54: Benutzer-Blog.......................................................................................................................... 61
Abb. 55: App-Verwaltung des Benutzers .............................................................................................. 62
Abb. 56: Webpostfach-App ................................................................................................................... 62
Abb. 57: UNI SuchCenter ....................................................................................................................... 64
Abb. 58: Kollaboration Fach-1 ............................................................................................................... 65
Abb. 59: logische Architektur (Auszug aus Quelle: [Mic12b]) ............................................................... 66
Abb. 60: Hauptkomponenten SharePoint Site (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) ..................................... 66
Abb. 61: Hauptkomponenten mit Webpart (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) ......................................... 67
Abb. 62: Vorlagenkategorien ................................................................................................................ 67
Abb. 63: Website bearbeiten via Ribbon-Oberfläche ........................................................................... 68
Abb. 64: SharePoint Designer................................................................................................................ 68
Abb. 65: SharePoint Bibliothek ............................................................................................................. 69
Abb. 66: SharePoint Liste ...................................................................................................................... 70
Abb. 67: SharePoint-Workflow.............................................................................................................. 71
Abb. 68: UNI DokuCenter ...................................................................................................................... 71
Abb. 69: Gerätekanäle mit separaten Gestaltungsvorlagen (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) ................ 72
Abb. 70: SharePoint-Taxonomie............................................................................................................ 72
Abb. 71: UNI BICenter ........................................................................................................................... 74
Abb. 72: SharePoint-Liste in Excel geöffnet .......................................................................................... 74
Abb. 73: Excel Pivot-Tabellen ................................................................................................................ 75
Abb. 74: SharePoint Dateneingabemaske ............................................................................................. 75
Abb. 75: Dateneingabemaske, Bearbeitung mit InfoPath..................................................................... 76
Abb. 76: KPI Anwendung ....................................................................................................................... 76
Abb. 77: Datenzugriff über ExcelServices durch Webpart .................................................................... 77
Abb. 78: Exam Maker App ..................................................................................................................... 78
Abb. 79: Planungsaufgaben SharePoint (eigene Darstellung nach [Mic13f]) ....................................... 79
Abb. 80: Office 365 Pro Plus-Kontoinformationen................................................................................ 81
Abb. 81: SharePoint-Dokument ............................................................................................................ 82
Abb. 82: Word Web App ....................................................................................................................... 82
Abb. 83: Office 365 Pro Plus, Word ....................................................................................................... 83
Abb. 84: Office 365 Pro Plus, Integration Word in SharePoint Online .................................................. 83
Abb. 85: Office 365 Pro Plus, Integration Outlook ................................................................................ 84
Abb. 86: Lync Besprechungsnotizen in OneNote .................................................................................. 85
Abb. 87: SkyDrive Pro ............................................................................................................................ 85
Abb. 88: mobile Geräteunterstützung Office 365 (eigene Darstellung nach [Mic13g]) ....................... 86

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Abkürzungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

III. Abkürzungen
ADL ....................... Advanced Distributed Learning Initiative
BaaS ...................... Business as a Service
BDC ....................... Business Data Connector
BI ........................... Business Intelligence
BL .......................... Blended Learning
CBT........................ Computer Based Training
CCM ...................... Cloud Control Matrix
CD ......................... Compact Disk
CMS ...................... Content Management System
CSA........................ Cloud Security Alliance
CSV........................ Comma-separated values, Dateiformat
DAAD .................... Deutscher Akademischer Austausch Dienst
DLP........................ Data Loss Prevention
DMS ...................... Dokumentenmanagementsystem
DVD....................... Digital Versatile Disc
ERP........................ Enterprise Resource Planning
FAQ ....................... Frequently Asked Questions
FISMA ................... Federal Information Security Management Act
HIPAA BAA ............ Health Insurance Portability and Accountability Act Business Associate Agreement
IaaS ....................... Infrastructure as a Service
IEEE ....................... Institute of Electrical and Electronics Engineers
IIS .......................... Microsoft Internet Information Services
ILT ......................... Instructor Lead Training
IMAP ..................... Internet Message Access Protocol
KPI ......................... Key Performance Indicator
LCMS ..................... Learning Content Management System
LMS ....................... Learning Management System
MMB ..................... MMB-Institut für Medien- und Kompetenzforschung
NMC ...................... New Media Consortium
On-Premise .......... Eigenbetrieb von Software
PaaS ...................... Platform as a Service
PLE ........................ Personal Learning Environment
POP ....................... Post Office Protocol
RSS ........................ Really Simple Syndication
SaaS ...................... Software as a Service
SCORM.................. Sharable Content Object Reference Model
SLA ........................ Service Level Agreement
SSO........................ Single Sign On
SQL........................ Structured Query Language
URL ....................... Uniform Resource Locator
VLE ........................ Virtual Learning Environment
WBT ...................... Web Based Training

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Motivation, Problemstellung und Ziele Diplomarbeit: Donatus Neumann

1 Motivation, Problemstellung und Ziele

Organisiert durch die WINGS GmbH studieren an der Hochschule Wismar mehr als eintausend Stu-
denten jährlich berufsbegleitend Themen der Wirtschaft, Technik und Gestaltung (vgl. [Wis07]). Da-
bei sind besondere Technologien, Methoden und Theorien notwendig, um das Studieren aus der
Ferne zeitgemäß und qualitativ hochwertig zu gestalten. Insbesondere die genutzten Technologien
unterliegen einem ständigen Wandel und Verbesserungsprozess. Durch das in der heutigen Zeit ge-
prägte Konzept „lebenslanges Lernen“ sind nicht nur die Belange von Studenten, sondern Menschen
allen Alters und nahezu jedem Bildungsstand mit geeigneten Technologien bei dem Studieren zu
unterstützen. Virtuelle Lernszenarien sind an der Hochschule Wismar bereits in den Lehrplänen ver-
ankert. Dennoch ist, gerade durch den rasanten Entwicklungsprozess der Informationstechnologie,
eine ständige Forschung und Entwicklungsarbeit in diesem Bereich notwendig und gewünscht.
Das Unternehmen Microsoft kündigte Mitte 2012 die Verfügbarkeit von Cloud Computing Services im
Bildungsbereich an. Das Produkt Office 365 ist, speziell an die Bedürfnisse der Bildungseinrichtungen
angepasst, seitdem auch auf dem deutschen Markt erhältlich. Es stehen mit Exchange Online, Share-
Point Online, Office Web Apps, Lync Online und Office Professional Plus Anwendungen zur Verfü-
gung, welche Kollaboration, Kommunikation und Produktivität auf einem neuen Niveau versprechen
(vgl. [Per12]).

Diese Diplomarbeit wird nach der notwendigen Grundlagenerläuterung wesentliche Kriterien für eine
Lernplattform aufzeigen und mit Hilfe theoretischer Betrachtungen ableiten. Elementare Anforde-
rungen für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Hochschulumfeld sollen aufgezeigt
werden. Die Darstellung und Erläuterung der Potentiale von Office 365 aus dem Blickwinkel einer
Hochschulnutzung des Produktes stellen den Kern der Arbeit dar. Somit werden durch diese Arbeit
wesentliche Grundlagen geschaffen, mit deren Hilfe eine eventuelle Evaluation von Office 365 durch
die Hochschule unterstützt wird.
Eingeschränkt wird hierbei der Umfang der Arbeit auf technisch orientierte Themenbereiche. Diese
Arbeit soll weder eine ganzheitliche Darstellung aller Lösungsansätze im Umfeld der Lernplattformen
erarbeiten, noch eine aktuelle Marktübersicht erörtern. Eine Analyse individueller Anforderungen
der Hochschule Wismar ist nicht Bestandteil dieser Arbeit. Vielmehr steht die Herausarbeitung der
Potenziale von Office 365 für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Vordergrund mit
dem Bezug zu den Anforderungen einer Lernplattform.

2 Theoretische Grundlagen und Methoden

2.1 Methodik

Die Arbeit wurde, neben Erläuterungen wesentlicher theoretischer Grundlagen, in zwei elementare
Teile gegliedert. Um Lösungsansätze für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufzeigen zu
können, sind zunächst die Anforderungen an eine Lernplattform zu erarbeiten. Dabei sind mehrere
Ansätze denkbar. Die individuellen Anforderungen der Hochschule Wismar sind, nach wissenschaftli-
chem Vorgehen, beispielsweise durch eine Anforderungsanalyse (engl.: requirements engineering) zu
ermitteln. Die Methoden nach den Volere-Templates oder die Empfehlungen des Institute of
Electrical and Electronics Engineers (IEEE) sind zwei Beispiele. Die Planung und Durchführung einer

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

solchen Analyse ist nicht Gegenstand dieser Arbeit. Im Hinblick auf die Zielstellung dieser Arbeit,
Potenziale von Office 365 für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufzuzeigen, werden
die Gedanken der Anforderungsanalyse berücksichtigt, aber in abgewandelter Form angewendet - es
werden grundlegende Anforderungen an eine Lernplattform durch theoretische Betrachtungen ge-
wonnen. Diese Abstrahierung und Zusammenfassung ermöglicht den zweiten Teil der Arbeit. Mit
Hilfe einer Evaluierungsumgebung von Office 365 werden Anwendungsmöglichkeiten, Lösungsansät-
ze und Potenziale für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufgezeigt, die eine Nutzung
im Bildungssektor berücksichtigen. Somit werden durch diese Arbeit wesentliche Grundlagen ge-
schaffen, mit deren Hilfe eine eventuelle Evaluation von Office 365 durch die Hochschule unterstützt
wird.

2.2 Lernen im IT-Zeitalter

2.2.1 E-Learning

Die verschiedenen Schreibweisen wie eLearning, E-Learning oder E-Lernen deuten bereits auf eine
Herkunft dieses Wortes unabhängig der Wissenschaft hin. Es ist also nicht verwunderlich, dass min-
destens ebenso viele Definitionen in der Literatur zu finden sind (vgl. [TGA12], S. 38 und [Det02], S.
6). Im Allgemeinen lässt sich E-Learning als Gegensatz zum Präsenzunterricht mit virtuellem Lernen
beschreiben. Also das Lernen mit Hilfe von elektronischen Mitteln. Die Art des elektronischen Mittels
wie auch der Umfang spielt bei der generellen Definition eher eine untergeordnete Rolle (vgl.
[SMBFHV08], S. 10 f.). Das Lernen mit Unterstützung bzw. Nutzung von elektronischen Mitteln ver-
schiedener Art lässt sich also mit dem Begriff E-Learning beschreiben, welcher so in dieser Arbeit mit
diesem Verständnis verwendet wird. Folgendes Schaubild in Abb. 1 veranschaulicht eine Definition
von E-Learning. Zugleich bietet sie eine Einteilung des Begriffs nach technologischen Kriterien respek-
tive den eingesetzten Technologien. Ebenso sind didaktische Elemente berücksichtigt worden.

Abb. 1: E-Learning (eigene Darstellung nach Detecon [Det02], S. 11)

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Dabei steht CBT für Computer Based Training, das bedeutet allgemein Lernen mit offline Computer-
unterstützung. WBT steht für Web Based Training, ins Deutsche übersetzt Internet basiertes Training.
In diesem Fall ist das Internet das unterstützende Medium. An dieser im Jahre 2002 entstandenen
Grafik lässt sich bereits die Entwicklung einer ganzheitlichen Sicht erkennen. Diese stellt nicht die
einzelne technische Grundlage in den Vordergrund, sondern übergreifende und integrierte Systeme.
Diese können im Sinne von Blended Learning (vgl. Kap. 2.2.4) tangierende Prozesse computergestützt
abbilden. Eine häufig genutzte genauere Definition von E-Learning ist die Gliederung in vier einzelne
Teilaspekte (vgl. [Ray09]). Die Abb. 2 stellt diese Teilung dar.

Multimedialität Multicodalität

E-Learning

Multimodalität Interaktivität

Abb. 2: E-Learning Teilaspekte (eigene Grafik in Anlehnung an [Ray09])

Die verschiedenen Medien, welche im Rahmen von E-Learning benutzt werden, sind unter dem Be-
griff Multimedialität zusammengefasst. Das können beispielhaft Computer, Hörbücher, E-Books und
weitere Medien sein. Einzelne (Lehr-)Informationen können auf verschiedene Art und Weise, also
mittels unterschiedlicher Medien, dem Lernenden dargebracht werden. Der Lehrinhalt eines Skripts
kann auch als Hörbuch zur Verfügung stehen, ist also multicodal. Das beispielhaft genannte Hörbuch
spricht eher auditive Reize an, das Skript jedoch visuelle. Diese Unterscheidung bedeutet Multimoda-
lität. Ferner ist die Interaktion mit dem Lehrmaterial zu unterscheiden. Das Skript weist wenige Inter-
aktionsmöglichkeiten auf, ein Online-Chat mit einem Lehrkörper ist hingegen stark interaktiv. Die
Definition nach Ray ist demzufolge ähnlich umfassend wie die Darstellung nach Detecon. Betrachtet
man die einzelnen Gliederungspunkte nach Ray, so lässt sich der Bezug zu einer weiteren Differenzie-
rung des Begriffs E-Learning herstellen. Das Ausmaß, respektive der Grad der Virtualisierung von E-
Learning Formen wird unterschieden. Die vier Stufen Präsenzseminar, Präsenz begleitend, Blended
Learning und Virtuelles Seminar sind von fast keiner bis zur ausschließlichen Nutzung elektronischer
Medien gekennzeichnet (vgl. [SMBFHV08], S. 10).

2.2.2 E-Learning Entstehung

Holten und Nittel greifen zur genaueren Begriffsdefinition E-Learning auch eine zeitliche Einteilung
auf (vgl. [HN10], S. 10 ff.). Dabei gelten die Jahre zwischen 1960 und 1985 als erste Phase. In dieser
Zeit wurden vor allen Dingen sogenannte Lernmaschinen entwickelt und eingesetzt. Besonders sei
hier die Entwicklung des Psychologen Skinner (*1904 †1990) erwähnt, welcher als Vertreter des Be-
haviorismus (vgl. Kap. 3.3) eine Lernmaschine entwickelte. Später wurden die ersten computerge-
stützten Systeme an amerikanischen Universitäten eingeführt. Die 2. Phase begann in den späten
1980er Jahren und dauerte bis in die frühen 1990er Jahre. Begünstigt durch die wachsende Verbrei-
tung von PCs wurden spezielle Lernangebote und Lernsoftware entwickelt. Diese Systeme wurden
jedoch größtenteils durch überhöhte Anforderungen nicht weitergeführt (vgl. [HN10], S. 12 f.). An
diese Zeit anschließend dauert die Phase 3 bis heute an. Durch die weiter zunehmende Verbreitung
des PCs und die einhergehende weltweite Vernetzung wurden auch neue Technologien für das E-

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Learning erschlossen. Verschiedene Medien (Multimedia) wurden in Softwarelösungen integriert.


Der sogenannte E-Learning Hype (vgl. [Det02], S. 12]) Ende der 90er Jahre förderte eine vielfältige
Entwicklung von elektronisch gestützten Systemen bis hin zu integrierten Lernplattformen. Das E-
Learning wird in vielen Gebieten eingesetzt, vor allen Dingen bei der unternehmerischen und der
universitären Weiterbildung. Herauskristallisiert hat sich die Theorie des Blended Learning (vgl. Kap.
2.2.4 und [HN10], S. 14). Die Komplexität, die Qualität und der Umfang von Softwarelösungen haben
stark zugenommen.

2.2.3 E-Learning Didaktik

Der Konzeption von elektronisch unterstützten Lernszenarien liegen unterschiedliche Lernparadig-


men zugrunde. Von den nachfolgend vorgestellten Theorien finden sich im Allgemeinen alle zu einem
entsprechenden Anteil in E-Learning Umgebungen wieder (vgl. [TGA12], S. 39 ff.). Die drei wesent-
lichsten Lerntheorien sind Behaviorismus, Kognitivismus und Konstruktivismus (Reihenfolge in zeitli-
cher Entstehung). Eine vierte didaktisch-methodische Theorie ist das durch Georg Siemens geprägte
Konzept des Konnektivismus. Die Abb. 3 stellt diese Lerntheorien mit ihren wichtigsten Aussagen dar.

Abb. 3: Lerntheorien (Quelle: [KS08], S. 43)

Maßgeblich durch Personen wie Skinner, Watson und Ryle geprägt, geht der Behaviorismus von ei-
nem einfachen Reiz-Reaktionsmodell aus. Dies bedeutet, der Lernende kann durch einen bestimmten
Reiz zu einer bestimmten Reaktion befähigt werden. Dieses auf Belohnung beruhende Prinzip stellt
den eigentlichen Prozess im menschlichen Gehirn als BlackBox dar und zielt eher auf das Lernergeb-
nis ab. Mit dieser auf Konditionierung basierenden Theorie wurden die ersten Lernmaschinen kon-
struiert. Die Beziehung Lehrer und Lernender ist dabei sehr einseitig und geht von einer ziemlich
reinen Darbietung von Wissen durch den Lehrer aus. Diese mittlerweile oft kritisierte Theorie findet
insbesondere noch bei dem Erlernen von körperlichen Fähigkeiten Verwendung.
Das einzelne Vorgehen in der oben genannten BlackBox, dem menschlichen Gehirn, wird in der Theo-
rie des Kognitivismus betrachtet. Der Lernprozess selbst rückt dabei näher in den Fokus. Dem Ler-

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

nenden „[…] werden Fähigkeiten zur eigenständigen und aktiven Aufnahme und Verarbeitung von
Informationen und zum Lösen von Problemen zugestanden […]“ ([KR04], S. 17). Durch den Lehrer
wird das Prinzip des „Lernens durch Einsicht“ unterstützt und vorbereitet. Ein Beispiel ist die Aufga-
benlösung eines Lernenden, welchem aufgrund seiner Vorkenntnisse eine laborähnliche Situation
bereitgestellt wird (vgl. [KS08], S. 45). Häufige Kritikpunkte an dieser Lerntheorie sind die Vernachläs-
sigung von Individualität des einzelnen Lernenden und die Reduzierung des menschlichen Gehirns
auf eine Informationsverarbeitungsmaschine (vgl. [Mar08], S. 23).

Einigen Nachteilen des Kognitivismus versucht die Theorie des Konstruktivismus entgegenzuwirken.
„Lernen wird im konstruktivistischen Sinn als ein aktiver Prozess gesehen, bei dem die Lernenden ihr
Wissen in Beziehung zu ihren individuellen Erfahrungen bzw. zu ihrem Vorwissen in möglichst kom-
plexen realen Situationen konstruieren. […] Im Vordergrund steht nicht das Lösen bereits bestehender
Probleme, sondern vielmehr das Generieren von Problemstellungen […]“ ([Mar08], S. 24). Zum einen
bedeutet dies eine Berücksichtigung der Individualität des Lernenden, zum anderen werden dessen
Fähigkeiten zur eigenständigen Generierung von Wissen unterstützt. Aus einem Umfeld mit komple-
xen Situationen vermag der Lernende eigenständig Probleme zu erkennen und Strukturen zu erfas-
sen (vgl. [Mar08], S. 24 ff.). Der Lehrer steht dabei in der Rolle eines erfahrenen Coach zur Verfügung
und übernimmt aktivierende Funktionen gegenüber dem Lernenden (vgl. [KS08], S. 46 f.). „Gerade
mit Hilfe digitaler Multimedien, Lernplattformen, (spezieller) Software [...] lassen sich konstruktivisti-
sche Prinzipien gut umsetzen und erproben […]“ ([Mar08], S. 28). Wie auch die bereits vorgestellten
Theorien ist der Konstruktivismus einigen Kritiken ausgesetzt. Die Motivation des Lernenden ist aus-
schlaggebend für den Lernerfolg und auch die persönliche Fähigkeit für eigenständiges Lernen ist
individuell unterschiedlich. Durch das selbständige Erarbeiten von Lerninhalten und Problemstellun-
gen ist relativ mehr Zeitaufwand notwendig als bei direkter Vermittlung des Wissens.

Der Konnektivismus, ein recht neuer Theorieansatz, wurde durch Georg Siemens geprägt (vgl. [KS08],
S. 47 f.). Elementare Aussage ist das Bilden und Nutzen von Netzwerken durch den Lernenden. Hier-
bei werden Netze nicht nur im technischen Sinne, sondern auch aus soziologischem Blickwinkel be-
trachtet. Wissen wird erlernt durch Nutzen von Verbindungen in diesen verschiedenen Netzwerken.
Dabei kann beispielsweise Social Networking Software zum Einsatz kommen, so dass auch Verbin-
dungen im beruflichen oder privaten Umfeld genutzt werden können. Ferner kommt auch dem Leh-
renden eine neue Funktion zu. „Die Lehrenden werden immer mehr die Rolle eines „Mentors“ über-
nehmen, der aktiv zuhört, beobachtet, Feedback gibt, berät und flankiert […]“ ([KS08], S. 49). Das
Lernen als solches findet nunmehr nicht ausschließlich im Frontalunterricht statt, wie bei älteren
Theorien oftmals angenommen, sondern setzt sich aus einer Vielzahl von verschiedenen Methoden
und Möglichkeiten zusammen.

2.2.4 Blended Learning

Dieser Gedanke, die Kombination von verschiedenen „[…] Lernarrangements aus formellem und in-
formellen Lernen in Verbindung mit verschiedenen Lernformen, Sozialformen, Medien und vielfältigen
Kommunikations- und Dokumentationsmöglichkeiten [...]“ ([KS08], S. 50) wird auch Blended Learning
(BL) genannt. Im Englischen to blend, im Deutschen mischen, bedeutet bewährte Lernformen mit
Lernformen der neueren Zeit zu mixen. Geprägt durch die Verfügbarkeit von E-Learning ist diese
Form der Lernorganisation seit der Jahrtausendwende immer häufiger anzutreffen (vgl. [TGA12], S.
45). Eine weitere Definition von BL unter Berücksichtigung der verwendeten Mittel liefern Kuhlmann

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

und Sauter: „Dabei werden Wissensvermittlung und -verarbeitung mittels Web-Based Trainings mit
Wissensmanagement, Training, Tutoring und Coaching zielgruppengerecht miteinander kombiniert.“
([KS08], S. 101). Ein wichtiges Merkmal von BL sind die entstehenden Freiheiten für den Lernenden.
Es ist bei allen Komponenten, außer dem eventuellen Präsenzteil, eine freie Ort- und Zeiteinteilung
möglich. Dies lässt eine gute Integration in den individuellen Tagesablauf des Lernenden zu (vgl.
[TGA12], S. 46). Anfahrtswege und –zeiten erfahren eine Verkürzung und führen somit zu einer Op-
timierung des Lernaufwandes. Ferner ist die Verfügbarkeit von Lernmaterialien gegenüber reinem
Präsenzunterricht gesteigert, bedingt durch die hohe Internetverfügbarkeit. Somit lassen sich indivi-
duelle Ansprüche an die Lerngeschwindigkeit realisieren. Eine Einschätzung der zukünftigen Bedeu-
tung von BL geben Brosowski und Cleve: „Das Standard-Modell, welches sich im Bereich Präsenzlehre
durchsetzen wird, ist das Blended Learning.“ ([BC08], S. 26). Die Abb. 4 verdeutlicht anschaulich die
Zusammensetzung von BL.

Abb. 4: Blended Learning (Quelle: [Wie06], S. 69)

Zum einen wird aus Abb. 4 ersichtlich, dass über die gesamte Medienbandbreite verfügt werden
kann, zum anderen gilt dies auch für alle verfügbaren Methoden. Die eingangs erläuterten Lerntheo-
rien finden auch in der Abb. 4 Bezug. Der Ansatz des Konnektivismus ist hierbei nicht zu vernachlässi-
gen, sondern kann ergänzend unter Theorien in der Grafik Platz finden. Gerade alle neueren verwen-
deten Medien finden Ihren Bezug in diesem Lerntheoriekonzept wieder.
Ein in der Literatur anzutreffender Kritikpunkt an BL Konzepten ist der entstehende Aufwand auf
Seiten der Lehrenden (vgl. [BC08], S. 23). Fast jede einzelne Komponente, sei es ein Medium oder
eine Methode, bedarf der sorgfältigen und meist aufwändigen Erarbeitung durch einen Lehrkörper
oder Vertreter. Da bei BL-Arrangements viele Medien und Methoden Ihren Einsatz finden, wird der
Aufwand einer Kursvorbereitung zunächst erhöht. Das Heranführen der Lernenden hingegen in neue
Techniken und Methoden ist hierbei im Sinne des „lebenslangen Lernens“ entweder bereits gesche-
hen oder kann häufig als Notwendigkeit der heutigen Zeit angesehen werden (vgl. [TGA12], S. 47).

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Entsprechend der Definition von BL sind in der heutigen Zeit weitaus mehr Lehrende und Lernende
von BL-Umgebungen tangiert als zunächst das eigentliche Wort BL Verwendung dafür findet. Wird
jedoch eine optimale BL-Umgebung angestrebt, so sollte der Lerninhalt mit den Medien, Methoden
und Theorien in einen sorgfältig abgestimmten Einklang gebracht werden (vgl. [KS08], S. 103). Aus
dem Ansatz von Maresch (vgl. [Mar08], S. 66), siehe Abb. 5, lässt sich eine Vielzahl von Informationen
diesbezüglich entnehmen.

Abb. 5: Blended Learning Konzept (Quelle: [Mar08], S. 67)

Obwohl es sich bei dem Konzept zum Verlauf eines Unterrichts nach BL-Kriterien um einen didaktisch
begründeten Ansatz handelt, sind dennoch viele Bezüge zu technischen Ansprüchen zu finden. Fer-
ner umfasst die Grafik Aussagen zu Lerntheorien (Spalte 1) und zu verwendenden Methoden (Spalte
2 und 4). Die eigentliche Abarbeitung des Konzepts geschieht anhand der nummerierten Zeilen. Prin-
zipiell beruht das Konzept auf einem zusammenhängenden thematischen Lerninhalt und kann nach-
einander und parallel für andere Lerninhalte ebenso verwendet werden (vgl. [Mar08], S. 67). Die
einzelne Beschreibung der durchzuführenden Stufen ist nicht Thema dieser Arbeit. Daher wird auf
eine detaillierte Erklärung verzichtet. Prinzipiell bedeutet jede Zeile eine zeitlich serielle Definition
von Tätigkeiten und Notwendigkeiten, das Lernthema als BL-Konzept durchzuführen. Von weiterem
Interesse ist jedoch die Spalte 3, da bei allen Stufen des Konzepts die Unterstützung und oftmals

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

auch die Notwendigkeit von Onlinekommunikation und Zusammenarbeit mit Hilfe einer Lernplatt-
form ersichtlich werden (vgl. Kap 2.3.1).

2.2.5 Neue Lernformen

Die im Kapitel 2.2.3 und 2.2.4 aufgezeigten Theorien werden im Allgemeinen als formelles Lernen
bezeichnet. Formelles Lernen ist ein durch eine Institution begleiteter Prozess, dem meistens klar
definierte Lernziele übergeordnet sind. Beispielhaft seien Schulen, Hochschulen und Universitäten
genannt, welche die Aufgabe des Lehrens innehaben. Dem gegenüber steht das informelle Lernen.
Dohmen definiert es folgendermaßen: „[…] Informelles Lernen ist ein instrumentelles Lernen, ein Mit-
tel zum Zweck. Der Zweck ist – im Gegensatz zum formalen Lernen – nicht das Lernen selbst, sondern
die bessere Lösung einer außerschulischen Aufgabe, einer Situationsanforderung, eines Lebensprob-
lems mit Hilfe des Lernens.“ ([Doh01], S. 19). Außerhalb von Bildungseinrichtungen und strukturier-
tem Lernen ist das informelle Lernen ein oft beiläufig stattfindender Prozess. Bedingt durch die hohe
Verfügbarkeit von Recherchemitteln, wie beispielsweise dem Internet, nimmt diese Lernform eine
immer bedeutendere Rolle ein. Ein weiterer Ansatz wird von Hart aufgezeigt (vgl. Abb. 6). Diese Gra-
fik zeigt die bereits behandelten didaktischen Ansätze auf und ergänzt diese um weitere.

Abb. 6: 5 Stages of Workplace Learning (Quelle: [Har10])

Stufe 1 bis Stufe 3 wurden bereits in dieser Arbeit erläutert (siehe Kap. 2.2.1 bis 2.2.4). Hinzu kommt
ein weiterer Begriff, das Social Learning (Stufe 4). Zusätzlich zu den bereits zur Auswahl stehenden
BL-Technologien werden Tools des Social Networking-Umfelds stärker genutzt, um den Lernmix op-
timal zu gestalten (Web2.0). Anhand der Abb. 6 ist die Abnahme des Einflussbereichs von Lehrkör-
pern erkennbar, da diese nur bedingt in die netzwerkartige Kommunikation unter Lernenden eingrei-
fen können. Ferner ist, auch durch die Medienarten, eine Verschiebung in Richtung informelles Ler-
nen zu erkennen. Die fünfte Stufe der Abb. 6 ist durch den Bezug auf die Weiterbildung in Unter-
nehmen an dieser Stelle zu vernachlässigen. Das Lehren an einer Hochschule oder Universität wird,
durch die Art der Einrichtung bedingt, keine Loslösung ihrer eigenen Institution erfahren. Die Aussa-
gekraft der Grafik von Hart wird durch eine Studie des New Media Consortium (NMC) gestützt, da
diese Studie mit akademischem Hintergrund erstellt worden ist (vgl. [JAC12], S. 3). „Die Möglichkei-
ten für informelles Lernen in der modernen Welt sind zahlreich und divers und umfassen sehr viel

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

mehr als die anfänglichen Ideen des “Just-in-time Learning“ oder des beiläufigen “Found Learning“.“
([JAC12], S. 4) - mit dieser Aussage wird auch Bezug auf das informelle Lernen genommen. Ebenso
wird in dem Bericht deutlich, dass ort- und zeitungebundenes Lernen eine immer stärkere Rolle in
der akademischen Ausbildung einnimmt. Der Methodik des BL wird mit Nutzung aktuellster Medien
somit weiterhin ein gesteigertes Interesse im Bildungssektor widerfahren.
Das MMB-Institut für Medien- und Kompetenzforschung hat in seiner Umfragereihe MMB Learning
Delphi im Jahr 2012 Experten zu dem Thema digitales Lernen in Unternehmen befragt. Die grundle-
gende Einschätzung der Bedeutung von Technologien in der Zukunft führte zur Abb. 7.

Abb. 7: Bedeutung und Anwendungen für betriebliches Lernen (Quelle: [Goe12], S. 3)

Mit 96% wurde dabei die zentrale Bedeutung von BL hervorgehoben. Es ist zudem erkennbar, dass
Methoden wie WBT (81%) und Social Networks (60%) eine ebenfalls hohe Zukunftsträchtigkeit bei-
gemessen wird. Sicherlich sind in einer zeitgemäßen BL-Umgebung diese Methoden ebenfalls integ-
rierbar, so dass die Bedeutung von BL damit an Zuwachs gewinnt. Allerdings ist diese Umfrage auf-
grund der Orientierung im Wirtschaftssektor nicht direkt übertragbar auf den Bildungssektor, aber
die grundlegenden Tendenzen sind auch dort von einem ähnlichen Ausmaß (vgl. [JAC12], S. 5). Im
Mai 2013 wurde vom MMB-Institut eine sehr anschauliche Darstellung veröffentlicht, die aktuelle
Lernformen aufzeigt und dabei den Bezug zu formellen und informellen Lernen schafft (vgl. Abb. 8).

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 8: Formen des digitalen Lernens (Quelle: [Goe13], S.11)

In einer ähnlichen Abbildung zur Abb. 8 wurden im Jahr 2008 nur die dunkelblau markierten Lern-
formen gelistet. Eine starke Bewegung auf dem Markt wird dadurch ersichtlich. Die resultierende
Frage, welche technischen Möglichkeiten kann eine BL-Umgebung unterstützen, wird im folgenden
Kapitel näher erläutert.

2.3 Technische Grundlagen

2.3.1 Lernplattformen - Software für das Blended Learning

Um sich der Definition und einer weiterführenden Beschreibung von Lernplattformen zu nähern,
wird zunächst eine Einordnung des Begriffs aufgezeigt. Eine genauere Definition folgt im Anschluss.
Wie im Kapitel 2.2.1 bereits aufgezeigt, gibt es eine Differenzierung von Computer Based Training
(CBT) und Web Based Training (WBT). Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle auch Instructor
Lead Training (ILT) genannt, welches die klassische Präsenzlehre meint. Computer Based Training ist
im Allgemeinen auf asynchrone Medien beschränkt. Dies bedeutet, Lernmaterialien werden auf CDs,
DVDs oder sonstigen Medien bereitgestellt, welche keine direkte Interaktion mit dem Lehrenden
bietet. WBT hingegen ermöglicht auch teilweise eine synchrone Kommunikation mit dem Lehrkörper,
da Technologien des Web1.0 und Web2.0 genutzt werden (vgl. [KS08], S. 114 ff.). Diese Unterschei-
dung ist im Folgenden näher erläutert. Kommunikationsmittel des Web1.0 sind beispielsweise
E-Mail, Web-Foren, Chats und Audio/Video-Telefonie. Sie bieten eine Kommunikation, welche oft-
mals einen synchronen Charakter aufweist. Der Lernende und der Lehrende können entweder direkt
oder mit kurzer Zeitverzögerung kommunizieren (vgl. [KS08], S. 107 ff.). Unter Web2.0 werden im
Allgemeinen die Entwicklung und die Werkzeuge des Internets als Plattform verstanden. Hierbei ist
ein bidirektionaler und meist synchroner Informationsfluss vorhanden – der Nutzer ist gleichzeitig
oftmals auch ein Bereitsteller von Informationen. Technologien wie zum Beispiel Podcasts, Wikis,
soziale Netzwerke und Media-Sharing Dienste sind dem Web2.0 zuzuordnen. Der Fokus von Web2.0

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

liegt stark auf der gemeinschaftlichen Nutzung und Bereitstellung von Wissen, Daten und Infor-
mation.

Viele dieser Web1.0 und Web2.0 Technologien finden sich in Lernplattformen wieder. Eine Lernplatt-
form unterliegt keiner eindeutigen Definition durch die Wissenschaft. Vielmehr bildete sich ein all-
gemeines Verständnis aufgrund unterschiedlicher Ansätze. Eine sehr gute Beschreibung mit Bezug zu
den vorhergegangenen Ausführungen geben Treumann und Ganguin ([TGA12], S. 46): „Die Lernplatt-
form bildet das Zentrum der einzelnen Komponenten von Blended Learning. Sie besteht aus einzelnen
Bereichen wie der Benutzerverwaltung (Zugang, Abrechnung, Zertifizierung und Evaluation) und der
virtuellen Community, die den sozio-kommunikativen Bereich darstellt.“. Nimmt man die englische
Bezeichnung Learning Management System (LMS) zu Hilfe, so wird das Wort Zentrum aus der vorhe-
rigen Definition etwas genauer spezifiziert. Eine Lernplattform ist also ein Management Tool, um
CBT, WBT und ILT möglichst einheitlich abzubilden bzw. zu unterstützen. Mit Hilfe von Anforderun-
gen und Aufgaben definieren Kuhlmann und Sauter ([KS08], S. 210) ein Learning Management Sys-
tem (LMS): „Über das LMS werden individuelle und organisationale Lernprozesse geplant und gesteu-
ert, Lerninhalte verteilt und das Wissen aus Praxisprojekten gebündelt und weiter entwickelt, Lerner
administriert sowie Lernergebnisse dokumentiert.“. Ein LMS sollte also ein Eintrittspunkt in den virtu-
ellen Teil des Lernens sein und möglichst viele Prozesse, die das Lernen tangieren, abbilden. Im eng-
lisch sprachigen Raum hat auch der Begriff Virtual Learning Environments (VLE) eine fast identische
Bedeutung wie das deutsche Wort Lernplattform. Ein in der Literatur häufig erwähnter, aber ebenso
nicht klar definierter Begriff, ist das Learning Content Management System (LCMS). Ein Content Ma-
nagement System (CMS) dient der Aufgabe, Informationen, Wissen und Daten, oftmals in Form von
Dokumenten, zu speichern und den Nutzern online und weborientiert darzubieten. Ein LCMS hat
eine ähnliche Funktion, enthält aber zusätzlich noch Funktionalitäten eines LMS (vgl. [KS08], S. 141).
Des Weiteren wird auch oftmals der Begriff Personal Learning Environment (PLE) im Zusammenhang
mit Lernplattformen verwendet. Ein PLE ist aus Sicht des Lernenden die Softwareumgebung, mit der
das Management der eigenen Lernwelt möglich ist (vgl. [KS08], S. 142 ff.). Oftmals werden diese
Funktionen in der Umsetzung durch ein LMS bereitgestellt. Der Blickwinkel ist demzufolge auch aus-
schlaggebend, ob von einem PLE oder LMS gesprochen wird. Die Abb. 9 verdeutlicht einige elemen-
tare Komponenten eines PLE:

Abb. 9: PLE (Quelle: [KS08], S. 152)

Die gleichzeitige Nennung von PLE, LMS und LCMS ist unter anderem durch die schwere Abgren-
zungsmöglichkeit zu vermuten. In der Praxis werden eher ein oder wenige Systeme diese Funktionen
bündeln. Fasst man die Funktionen zusammen (siehe Definition LMS von Kuhlmann), ergeben sich
die wesentlichen Elemente eines LMS. Es gibt zum einen Tools, um die Kommunikation zwischen den
Beteiligten zu unterstützen. Dies betrifft sowohl die Kommunikation zwischen Lehrer und Lernenden

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

als auch die Kommunikation untereinander. Zum anderen sind das Werkzeuge, welche die Koordinie-
rung unterstützen. Diese Unterstützung sollte für Lehrende als auch für Lernende stattfinden. Die
Kooperation zählt ebenso zu den elementaren Aufgaben eines LMS wie auch die Kontrolle der Lern-
fortschritte. Häufig sind auch administrative Funktionen durch ein LMS abbildbar.
Da keine eindeutige Definition für ein LMS vorherrscht, ist die Auflistung von Softwareprodukten für
ein LMS demzufolge uneinheitlich. Eine Übersicht ist von Schulmeister zusammengestellt worden
(vgl. [Sch01], S. 177 ff.). Eine weitere und elementare Übersicht bietet die von der unabhängigen
Delta Initiative Inc. herausgegebene Grafik in Abb. 10:

Abb. 10: LMS Market Share for All Institutions (Quelle: [Hil11])

Es werden einige marktvorherrschende Lernplattformen aufgezeigt, sowohl in ihrer Entstehung als


auch in ihrer Verbreitung. Zum Jahre 2010 ist bereits angemerkt, dass viele Unternehmen den LMS
Markt betreten wollen. Deutlich wird dies in der Abb. 11, welche ein Jahr später erschien.

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 11: LMS Market (Quelle: [Hil11])

Nicht nur eine neue Marktdurchdringung ist dabei erkennbar, sondern auch Funktionen, welche ein
modernes LMS bieten sollte. In Zukunft wird es also nicht nur eigenständige LMS Systeme geben,
sondern auch deren Interaktionsmöglichkeiten mit Web2.0 Technologien und Konzepten gewinnen
an Bedeutung. Aus diesem Blinkwinkel gibt es eine interessante Aussage, welche durch die bereits
zitierte MMB Learning Delphi Studie in Abb. 12 aufgezeigt wird.

Abb. 12: Zukünftige Entwicklungen am E-Learning Markt (Quelle: [Goe12], S. 7)

Der Markt der Lernplattformen wird von Cloud-Diensten, die Anwendungen als Dienstleistung bereit-
stellen, beeinflusst werden. Aktuell gibt es bereits mehrere Anbieter, welche bekannte Lernplattfor-
men als Hosting Dienstleistung unter der Bezeichnung Cloud anbieten. Ein im Jahr 2011 von Lee Grif-
fiths im Rahmen der elften International Conference on Advanced Learning Technologies veröffent-
lichter Artikel nimmt darauf Bezug. Die Verfügbarkeit der Microsoft Produkte in der Cloud unter dem

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

Namen Office 365 kommentiert er „[...] and could provide stiff competition for the current main VLE
environments [...]” ([Gri11], S. 275). Zu Deutsch „scharfer Wettbewerb“ ist unter den aktuellen VLE zu
erwarten durch die neuen Cloud basierenden Technologien. Diese Aussage ist gut mit der Abbildung
Abb. 11 harmonisierend, in der die Delta Initiative dies andeutete.

2.3.2 Cloud Computing

Wie bereits im vorangegangenen Kapitel erwähnt, ist Cloud Computing eine neue Form der Dienst-
leistung im IT Umfeld. Ursprünglich vermutlich von der Wolke in Netzwerkdiagrammen abgeleitet
(sie stehen dort für nicht genauer definierte Bereiche), steht dieser Begriff stellvertretend für die
flexible Nutzung der IT. Cloud Services machen die Verwendung nach Bedarf möglich, ohne die ent-
scheidende Technik und das Knowhow binden zu müssen. Den verschiedenen Ausprägungen von
Cloud Services sind mehrere Eigenschaften gemein. IT-Leistungen werden über ein Netzwerk (meist
Internet) als Service zu Verfügung gestellt und nach Nutzung abgegolten (in Anlehnung an [Sin10], S.
1). Ein großer Vorteil ist, wie bereits angedeutet, IT-Dienste nutzen zu können, ohne vorher Ressour-
cen binden zu müssen. Es können somit Investitionen in eigene Infrastruktur vermieden werden.
Spezialisiertes Personal muss nicht vorgehalten werden, um die notwendigen Dienste zu betreiben
und zu schaffen. Es entstehen Möglichkeiten, gebundene und fixe Kosten in variable Kosten umzu-
wandeln, meist auch einhergehend mit niedrigeren Gesamtkosten. Die oftmals komplexen IT-
Leistungen stehen in relativ kurzer Zeit zur Verfügung und können nach Bedarf genutzt werden. Die-
se neuere Art von Outsourcing bietet vielen Servicenehmern eine hohe Flexibilität. Es kann auf un-
ternehmerischer Seite sehr schnell agiert werden, da eine lange Planungs- und Beschaffungszeit
vermieden wird. Ein wesentlicher Unterschied zu herkömmlichen Vertragsbindungen bei klassischen
Hostingangeboten ist die freiere Vertragsbindung. Oft werden sehr kurze Nutzungszeiträume verein-
bart, welche sich leicht verlängern oder verkürzen lassen. Nötige Rahmenbedingungen werden in
Service Level Agreements (SLA) vereinbart, um die Qualität vertraglich festzuhalten. Dies stellt aus
unternehmerischer Sicht einen interessanten Aspekt dar, da langjährig ausgelegte Hostingverträge so
zu variableren Cloud-Verträgen werden, welche dynamischer gehandhabt werden können.
Auf Seiten der Servicegeber werden durch die Vielzahl an Mandanten Synergieeffekte erzielt, die das
Betreiben von Cloud Computing wirtschaftlich machen. Eine als Cloudlösung ausgearbeitete Dienst-
leistung ist durch den Standardisierungsgrad einfacher in hoher Stückzahl anzubieten. Das erforderli-
che Personal und die aufzuwendende Technik sind durch den einheitlichen Zweck wirtschaftlicher.
Dadurch kann Cloud Computing in einer sehr hohen Qualität zu oftmals moderaten Preisen angebo-
ten werden.

Häufig diskutierte Nachteile von Cloud-Lösungen sind deren Sicherheit und Zuverlässigkeit. Zum ei-
nen sind ausgelagerte Daten oft in einem weit entfernten Ort, manchmal auch über Ländergrenzen
hinweg, beim Servicegeber gespeichert. Zum anderen sind dadurch Maßnahmen für die Datensi-
cherheit stark dem Servicegeber überlassen. Jedoch ist dies nicht in jedem Fall ein Nachteil. Mitunter
sind, durch die Spezialisierung auf die Cloud-Lösung, die Dienstleister in hohem Maße mit entspre-
chenden Sicherheitsmechanismen ausgestattet. Oftmals ist also eine Cloud Lösung sicherer und mit
höherer Zuverlässigkeit nutzbar als dies durch eigene Implementierung möglich ist. Ein eher negati-
ver Effekt ist durch die Einzigartigkeit einzelner Cloud-Dienste festzustellen. Es ist oftmals schwer und
nur unter hohem finanziellem Aufwand möglich, auf Seiten des Servicenehmers eine einmal gewähl-
te Cloud-Lösung durch eine andere zu ersetzen (vgl. [Sin10], S. 2).
Die genauere Spezifizierung von Cloud Dienstleistungen wird aus unterschiedlichen Blickwinkeln
durchgeführt. So wird oftmals die Zugänglichkeit hinzugezogen um zu differenzieren. Die beiden be-

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Theoretische Grundlagen und Methoden Diplomarbeit: Donatus Neumann

kanntesten Varianten sind dabei die Public und die Private Cloud, gefolgt von verschiedenen Misch-
varianten, der sogenannten Hybrid Cloud. Steht einem oder wenigen Unternehmen bzw. Unterneh-
mensverbänden eine Cloud-Infrastruktur zur alleinigen Nutzung zur Verfügung, so wird dies als Priva-
te Cloud bezeichnet. Es gibt also eine starke Einschränkung hinsichtlich des Nutzerkreises. Dem ent-
gegen steht eine Public Cloud einem sehr großen Kreis von Nutzern zur Verfügung. Teilweise umfas-
sen Public Clouds eine Nutzungsebene, die gleichzeitig den privaten, industriellen, Verwaltungs- und
Bildungs-Sektor einschließt. Da die Anzahl an Cloud Dienstleistungen in jüngster Zeit zunehmend ist
und deren Nutzer oftmals mehrere Cloud Angebote gleichzeitig nutzen, werden auch Verbindungs-
punkte zwischen Cloud-Lösungen immer häufiger. Man spricht hierbei von Hybrid Cloud. Ein Anwen-
dungsfall aus der Praxis sind Public Cloud Infrastrukturen, welche die Leistungen der Private Cloud
ergänzen (vgl. [EDM12], S. 16 ff.)

Eine weitere Unterscheidung von Cloud Computing wird anhand von Dienstleistungsarten getroffen.
Es werden hierbei im Allgemeinen drei Grundarten von Cloud Dienstleistungen unterschieden. “In-
frastructure as a Service” (IaaS), “Platform as a Service” (PaaS) und “Software as a Service” (SaaS)
lauten die bekanntesten Cloud-Arten. Eine IaaS-Cloud bietet dem Nutzer IT-Infrastruktur, meistens in
Form von virtueller Hardware, zur dynamischen Nutzung an. Diese Form der Cloud wird oftmals von
Unternehmen und Einrichtungen genutzt, welche darauf die eigene Wertschöpfungskette abbilden
und mit den eigenen IT-Dienstleistungen dann auf dem Markt auftreten. PaaS ist in der technologi-
schen Ebene weiter oben angesiedelt und bedeutet die Bereitstellung einer spezifischen Anwen-
dungs-Infrastruktur (meist Middleware-Layer). Es lassen sich somit Cloud orientierte Anwendungen
entwickeln und publizieren. Die oberste Ebene stellt die SaaS Cloud dar, wobei hier die Anwendung
selber als Cloud-Lösung umgesetzt wurde. Diese Form der Cloud wird auch oftmals im privaten Be-
reich genutzt. Eine vierte Unterscheidungsart Business-as-a-Service (BaaS) wird hinzugezogen, wenn
auch die Nutzung einer Cloud-Lösung zur Auslagerung von Geschäftsprozessen angeboten wird (vgl.
[MPRSSWW09], S. 22 f.).
Der Nutzerkreis von Cloud-Computing findet sich in nahezu allen Bereichen des öffentlichen und
privaten Lebens. Neben Unternehmen aller Größen sind private Anwender, Regierungs- und Nichtre-
gierungs-Organisationen Nutzer von Cloud-Dienstleistungen. Auch im Bildungssektor ist Cloud-
Computing ein stark zunehmendes Geschäft [vgl. Kap. 2.3.1]. Die nachfolgende Abb. 13 zeigt die drei
Cloud-Grundarten mit Beispielen im universitären Umfeld auf.

Abb. 13: Cloud Arten im universitären Umfeld (Quelle: [MA11], S. 9)

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

3 Kriterien an eine Lernplattform

Legt man die einzelnen Definitionen aus Kapitel 2.3.1 zugrunde, ergeben sich einige offensichtliche
Kriterien an eine Lernplattform. „[…] Sie besteht aus einzelnen Bereichen wie der Benutzerverwaltung
(Zugang, Abrechnung, Zertifizierung und Evaluation) und der virtuellen Community, die den sozio-
kommunikativen Bereich darstellt.“ ([TGA12], S. 46). Hier wird die Möglichkeit einer Nutzerverwal-
tung in der Definition als ein ausschlaggebendes Kriterium genannt. In wissenschaftlichen Arbeiten
finden sich viele Varianten der Einteilung oder Klassifizierung von Merkmalen eines LMS. Da die Defi-
nition eines LMS stark variiert, ist es naheliegend, dass ebenso die Anforderungen und die Kriterien
in einer gewissen Vielfalt vorliegen. Im folgenden Abschnitt werden zunächst einige Ansätze von
Klassifizierungen und Kriterien aufgezeigt und im Anschluss essentielle Merkmale erläutert. Wesent-
liche Kriterien einer Lernplattform beschreibt Schulmeister mit folgenden Punkten (siehe Abb. 14)
(vgl. [Sch00], S. 17).

Administration Kursmanagement Didaktik Kommunikation Medien

Technologie & Wirtschaftliche


Design Evaluation Support
Technik Gesichtspunkte

Abb. 14: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [Sch00], S. 17)

Die durch Schulmeister aufgeführten Punkte lassen sich im Einzelnen stark untergliedern und genau-
er ausführen. Sie sind somit nur als eine Art Rahmen zu verstehen, in dem sich dann die individuellen
Kriterien widerspiegeln können. Dieser Rahmen wurde durch Schulmeister offen und weit gehalten.
Auch oftmals als Randbedingungen betrachtete Kriterien, wie wirtschaftliche Gesichtspunkte und
Support, finden sich in seiner Auflistung wieder. Für jede Kategorie nimmt Schulmeister Unterkatego-
risierungen vor, somit werden einzelne Anforderungen in eine gut strukturierte Gliederung über-
führt. Deutlich werden diese am Beispielkriterium Medien, welches er untergliedert in „Bild, Film,
Ton, Animation, Videophonie, Telekonferenz, Übungen“ ([Sch00], S. 18). Eine ähnliche Einordung von
Kriterien findet sich in seiner Studie Evaluation von Learning Management Systemen (siehe Abb. 15).

Kommunikation,
Kooperation & Didaktik Administration Technik
Kollaboration

Abb. 15: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [BHM03], S. 3 f.)

Diese vier Kriterien schließen einige von Schulmeister erwähnte Kriterien mit ein, andere hingegen
finden keine Erwähnung. Wirtschaftliche Aspekte scheinen nicht berücksichtigt, ebenso wie die Kate-
gorie Evaluation entfällt. Das Prinzip der Einordnung von einzelnen Kriterien in diesen Rahmen ist
aber auch hier feststellbar. Eine Unterkategorisierung nimmt [BHM03] nicht vor. Einzelne Anforde-
rungen an ein LMS werden direkt den Gliederungspunkten zugeordnet (vgl. [BHM03], S. 3 f.).
Seite 16
Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

Um im Folgenden elementare Kriterien an ein LMS kategorisiert aufzeigen zu können, wurde eine
vereinfachte Aufteilung in Anlehnung an Schulmeister gewählt (vgl. Abb. 14). Die Grafik in Abb. 16
zeigt dabei die Überschneidung und den Bezug zu der Liste Schulmeisters. Die gewählte Kategorisie-
rung ist im Kreis dargestellt und die Rechtecke mit Schulmeisters Kriterien sind den entsprechenden
Segmenten zugeordnet.

•Kursmanagement •Didaktik
•Kommunikation

Kommunikation
Didaktik
Kollaboration

Administration
Content
und Technik

•Medien •Technologie & Technik


•Design •Support
•Evaluation •Administration
•Wirtschaftliche Gesichtspunkte

Abb. 16: Kriterien an ein LMS

Eine Einordnung von einzelnen Kriterien in eine dieser vier Kategorien ermöglicht einen ersichtliche-
ren Überblick über deren Vielzahl. Ferner ist es einfacher möglich, eine Wichtung vorzunehmen, um
individuelle Tendenzen bei der Kriterienwahl berücksichtigen zu können. Sollte eine vollständige Liste
aller Kriterien erarbeitet werden, welche eine Organisation oder Person an ein LMS stellt, so ist die
gewählte Einteilung sicher als Rahmen anwendbar. Wie eingangs des Kapitels 3 erwähnt, ist die Krite-
rien-Findung immer eine individuelle Aufgabe. Sie lässt somit zahlreiche Ergebnisvarianten und Ein-
teilungsmöglichkeiten zu.

3.1 Kommunikation und Kollaboration

3.1.1 Kommunikation

Um Anforderungen und Kriterien an eine Lernplattform dieser Kategorie zuordnen zu können, ist
zunächst eine genauere Betrachtung der Begrifflichkeiten notwendig. Kommunikation in Bezug auf
ein LMS tangiert im Allgemeinen drei Parteien. Dies ist neben den Lehrenden und Lernenden auch
die Bildungseinrichtung. Zwischen diesen drei Instanzen findet ein Informationsaustausch statt, es
wird kommuniziert. Der Kommunikationsrichtung sind dabei meistens keine Grenzen gesetzt. Das
bedeutet, jede Partei kann mit einer anderen kommunizieren. Sei es der Lernende, der eine Frage an
die Institution oder den Lehrkörper hat, oder die Hochschule, die eine Information an Lehrende und
Lernende weitergeben möchte. Auch die Kommunikations-Richtung, also Informationssender oder
Empfänger, kann beliebig variieren. Ein LMS sollte nach Möglichkeit diesen Informationsaustausch

Seite 17
Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

nicht behindern, sondern in allen Varianten unterstützen und eventuell auch erst ermöglichen. Im
Hinblick auf konkrete Aufgaben und Möglichkeiten dieser Unterstützung wird zwecks besseren Über-
blicks zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation unterschieden. Synchrone Kommunika-
tion bedeutet Informationsaustausch ohne oder mit nur sehr geringer Latenz. Typischerweise findet
diese Form in einem persönlichen Gespräch statt. Bei der asynchronen Kommunikation liegt oftmals
ein großer Zeitraum zwischen Absenden und Empfangen einer Nachricht. Der Briefwechsel ist ein
typisches Beispiel oder auch ein Newsletter. Ferner ist es auch möglich, eine Information bidirektio-
nal oder unidirektional zu übertragen. In Bezug zu einer Hochschulumgebung ist somit der Newslet-
ter unidirektional. Die abschickende Hochschule kann nicht oder nur schwer überprüfen, ob die ent-
haltenden Informationen auch jeden Lernenden erreicht hat. Das persönliche Gespräch zwischen
Lernenden und Lehrendem ist eher bidirektional, da jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, die Infor-
mationsübermittlung zu überprüfen. Mit einer Lernplattform werden im optimalen Fall alle erläuter-
ten Ausprägungen von Kommunikation unterstützt. Konkrete Mittel, dies umzusetzen, werden in
Abb. 17 ohne Wertung in der Reihenfolge aufgelistet und im Anschluss näher erläutert (vgl. [Sch00],
S. 25 ff.).

Synchrone Kommunikation
•Whiteboard
•Chat
•Desktop/Application Sharing
•Messenger online (Audio/Video-Konferenz)
•(Statusinformation)

Asynchrone Kommunikation
•Filesharing
•Forum
•E-Mail
Abb. 17: Anforderungen / Kriterien Kommunikation (vgl. [BHM03], S. 4 f.)

Die aus dem Frontalunterricht bekannte Tafel diente dem Whiteboard als Vorlage. Im Gegensatz zu
der physikalischen Version ist das Whiteboard jedoch eine Onlineapplikation. Die technischen Aus-
prägungen hierbei sind je Softwarehersteller stark variierend. Im Allgemeinen ist es jedoch möglich,
mit vordefinierten Werkzeugen eine weiße Fläche auf dem Bildschirm mit individuellem Inhalt zu
füllen, welcher anderen Online-Teilnehmern präsentiert werden kann. So lassen sich mit Pinseln ver-
schiedene Zeichnungen erstellen, markieren oder via Text kommentieren. Meistens wird ein solches
Whiteboard begleitend zu anderen Online-Kommunikationsmitteln verwendet. Im Umfeld eines LMS
bietet es eine vielfältige Anwendungsmöglichkeit. Es können dem Lernenden während einer Au-
dio/Video-Präsentation schnell und verständlich Wissen und Erklärungen übermittelt werden. Das
Eingehen auf Rückfragen der Lernenden kann anschaulich stattfinden. Es besteht oftmals die Mög-
lichkeit, dass auch von allen Teilnehmern einer Onlinekommunikation auf das Whiteboard gezeichnet
werden kann. So wird dieses Mittel einer synchronen Kommunikation gerecht.
Eine der ersten Web1.0 Techniken [vgl. Kap. 2.2.1] war der Chat. Dieser war in der Anfangszeit ein
erstes Online-Kommunikationswerkzeug und nur für kurze Textnachrichten gedacht. Heute werden
vielfältige technische Werkzeuge integriert. Die Teilnehmer können meistens zusätzlich zum eigentli-

Seite 18
Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

chen Text andere Online-Inhalte senden. Die grundlegende Kommunikation ist jedoch unverändert,
es sind alle Teilnehmer aktiv an einem internetfähigen Gerät beteiligt. Hiermit wird ein synchroner
Informationsaustausch gewährleistet. Durch das relativ lange Bestehen dieser Technik ist es im All-
gemeinen vielen Internetanwendern vertraut und findet dadurch auch Einzug in viele LMS Systeme.
Einen großen Vorteil bietet das Chatten in Bezug auf kurze und knappe Kommunikation. Es ist schnell
möglich, eine Frage an andere Onlineteilnehmer zu senden, ohne Form und Gestalt von E-Mails wah-
ren zu müssen. Bei einer Online-Zusammenkunft von Studenten und Lehrenden können so schnell
Rückfragen gestellt werden, ohne den groben Ablauf unterbrechen zu müssen (vgl. [KS08], S. 56 f.
und S. 160 ff.).
Desktop/Application-Sharing ist eine recht neue Form der Kommunikation in Bezug auf Internettech-
nologien. Es ermöglicht mehreren Teilnehmern auf ein und denselben Desktop oder dieselbe An-
wendung zugreifen zu können. Sehr häufig wird dies zu Fernwartungs- und Administrationszwecken
im IT-Support verwendet. Da die Ortsgebundenheit wie bei Computerkabinetten oder Schulungs-
räumen nicht mehr zwingend als Voraussetzung gilt, gibt es in der neueren Zeit viele praktische An-
wendungsgebiete. Häufig werden begleitend zu Onlinekonferenzen entsprechende Anwendungen
gezeigt, die somit jeder Teilnehmer sehen oder auch bedienen kann. Anwendungsbereiche wie Web-
konferenzen, Webmeetings oder auch Lernangebote profitieren dadurch, dass die Konferenzmitglie-
der den Desktop oder die Anwendung des Dozenten gleichzeitig mit verfolgen können. Auch eine
Lernplattform kann durch diese Funktion einen Mehrwert erhalten. Ein herkömmliches Computerka-
binett kann damit teilweise ersetzt werden, was im ortsungebundenen Lehrbereich einen großen
Mehrwert bedeutet (vgl. [Sch00], S. 25 ff.).
Unter einem Messenger versteht man eine Computer-Anwendung für das Austauschen von Kurz-
nachrichten (Instant Messaging). Ein Nutzer kann anderen Anwendern Nachrichten senden und sol-
che empfangen. Meistens ist ein Status der Teilnehmer ersichtlich, ob diese gerade online oder off-
line sind. Diese Funktion gleicht in etwa dem Umfang eines Chats. Mit den meisten Messengern ist es
aktuell aber auch möglich, Audio- und Video-Telefonie zu betreiben. Diese synchrone Kommunikati-
on bietet also gleichzeitige Übertragung von Bild, Ton und Schrift der Teilnehmenden. Gerade für die
Bildung von virtuellen Klassenräumen ist diese Funktion eine wichtige Voraussetzung. Viele LMS in-
tegrieren dieses Kriterium bereits oder bieten angebundene Drittanwendungen.
Bei vielen der genannten Technologien wie Chat, Audio- und Video-Telefonie oder Whiteboard gibt
es die erwähnte Statusinformation - eine Auskunft, welcher der Teilnehmenden sich gerade am Ge-
rät befindet oder nicht zur Verfügung steht. Im Lernumfeld kann dies ein wichtiger Baustein sein, um
effektiv ein virtuelles Klassenzimmer zu betreuen. Auch bei Online-Konferenzen ist somit ersichtlich,
ob alle Teilnehmer zur Verfügung stehen oder nicht.

Ebenso vielzählig sind die technischen Mittel, die eine asynchrone Kommunikation unterstützen oder
ermöglichen. Das Filesharing, sinngemäß die Dateifreigabe, bietet den Austausch von Dateien und
Ordnern. Meistens geschieht dies eingebettet in andere Applikationen wie in einem Messenger über
eine Website oder mit einer speziellen Software. Im einfachsten Fall speichert ein Nutzer eine Datei
ab und andere Nutzer können diese abrufen. Mitunter ist diese Funktion stark erweitert, mit Rechte-
verwaltung, Archivierung oder zusätzlichen Informationen. Diese elementare Funktion wird von vie-
len Lernplattformen unterstützt (vgl. [KS08], S. 149). Für die Lehrenden und die Institution ist es ein
einfacher Weg, bestimmte Inhalte, Dokumente und Informationen an die Lernenden weiterzugeben.
Auch alle anderen möglichen Richtungen von Dateiaustausch, wie das zur Verfügungstellen von Stu-
dentenarbeiten, sind denkbar und sinnvoll nutzbar. Auf die eigentliche Verwaltung von Dateiinhalten
wird in dem Kapitel 3.2 eingegangen.

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

Ein häufig gewähltes Beispiel für die asynchrone Onlinekommunikation ist das Forum (Internetfo-
rum). Ein Forum im klassischen Sinn stellt einen Ort dar, an dem Fragen gestellt und Meinungen
kundgetan werden können. Die gleichen Ziele gelten auch für ein Onlineforum. Die Kommunikation
wird meistens über spezielle Plattformen oder Websites ermöglicht und findet ein breites Anwen-
dungsspektrum im Online-Umfeld. Gerade im ortsungebundenen Lernen bietet sich hier eine gute
Möglichkeit zu interagieren, ohne zeitgleiche Verfügbarkeit des Kommunikationspartners. In vielen
LMS ist die Funktion eines Forums abgebildet oder unterstützt (vgl. [KS08], S. 149 ff.).
Das Paradebeispiel für Internetnutzung ist die E-Mail. Diese an den Brief angelehnte Konversations-
möglichkeit wird als maßgeblich für die Ausbreitung des Internets angesehen. Auch in dem Bildungs-
sektor ist dies eine elementare Kommunikationsform. Fast alle virtuellen Lernumgebungen bieten
eine Integration dieses Dienstes oder stellen ihn zur Verfügung. Die direkte Adressierung an einen
oder mehrere Empfänger und die Verbreitung der Nutzung macht eine E-Mail zu einem recht zuver-
lässigen Kommunikationsmittel (vgl. [Sch00], S. 26 f.).
Dem Kategoriepunkt Kommunikation können noch weitaus mehr Anwendungsmöglichkeiten zuge-
ordnet werden. Nicht nur die eigentlichen Werkzeuge und Mittel, sondern auch tangierende Funkti-
onen können wichtige Anforderungen sein. Die Möglichkeit, Klassen und Gruppen bilden zu können,
sind häufige Bedingungen an ein LMS (vgl. [KS08], S. 148). Eine Zuordnung von Studenten zu einer
Klasse ist keine Kommunikation im eigentlichen Sinne, kann diese aber enorm beeinflussen. Es ist
denkbar, dass so beispielsweise ein Forum eine ganz andere Aufteilung erfährt und der Informati-
onsaustausch vereinfacht wird. Bedenkt man die möglichen sprachlichen Barrieren, so kann es je
nach Bildungseinrichtung auch notwendig sein, dass eine Lernplattform die Mehrsprachigkeit unter-
stützt.
Die genannten Kriterien in Kapitel 3 sind als Eckpunkte zu verstehen. Anhand dieser sollen die Poten-
ziale von Office 365 aufgezeigt werden und dessen Eignung als Kommunikations- und Zusammenar-
beits-Plattform geprüft werden. Einer individuellen Erweiterung, Verfeinerung und Ergänzung der
Kriterienliste bei einer Evaluierung wird ausdrücklich zugeraten.

3.1.2 Kollaboration

Der Zweite in diesem Gliederungsabschnitt und in dem ersten Viertel des Gliederungsschaubildes in
Abb. 16 genannte Punkt ist die Kollaboration. In dem Kontext dieser Arbeit wird Kollaboration als
Zusammenarbeit zwischen den drei genannten Parteien verstanden. Diese sind die Institution, die
Lehrenden und die Lernenden, welche an einem gemeinsamen Ziel zusammen arbeiten. Kriterien an
eine Lernplattform sind diesbezüglich eng mit den Anforderungen unter Kommunikation verbunden,
da sie sich gegenseitig ergänzen und teilweise erforderlich machen. Ferner ist es durchaus möglich,
die folgenden Kriterien anderen Kategorien zuzuordnen. Ein solches Kriterium an ein LMS ist die
Möglichkeit, etwas im LMS zu suchen. Eine Suchfunktion kann zentral implementiert sein oder sich in
verschiedenen Bereichen des LMS wiederfinden. Kernaufgabe ist es, wichtige Informationen schnell
zu finden, ohne einen vordefinierten Pfad im LMS vollziehen zu müssen. Wenn beispielsweise nach
einer Lernveranstaltung gesucht wird, kann es möglich sein, sie durch Suche anhand des Namens zu
finden. Ein vordefiniertes Verzeichnis aller Veranstaltungen muss somit nicht zwingend durchgese-
hen werden. Eine Suche kann im Hinblick auf die Zusammenarbeit eine nützliche Funktion darstellen.
Andere Personen können schnell gefunden werden wie auch andere Informationen wie Notizen,
Beiträge oder Kommentare. Die Verwaltung der Kommunikationsmittel, um damit Zusammenarbeit
leisten zu können, zeigt sich somit als Anforderung an ein LMS. Um eine effektive Unterstützung bie-
ten zu können, müssen alle im LMS befindlichen Informationen für die Nutzer schnell, übersichtlich

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

und einfach handhabbar sein. Oftmals sind zur Verbesserung der eigentlichen Techniken unterstüt-
zende Technologien in eine Lernplattform integriert. Bezüglich der Kollaboration sind dies Möglich-
keiten wie Bewerten von Inhalten, Kommentieren von Beiträgen oder Anmerkungen. Diese Tools
bieten durchaus Potenzial, um die Zusammenarbeit untereinander zu erleichtern (vgl. [KS08], S. 160
ff.).
Aus Sicht der Institution und der Lehrenden ist die Möglichkeit der Kursbildung und Verwaltung
(Kursmanagement) ein oftmals erwähntes Kriterium (vgl. [Sch00], S. 22 f.). Auch hier ist die Zuord-
nung zu dem Überpunkt Kollaboration nur eine von vielen Möglichen. Auch dem Bereich Content
kann Kursmanagement zugeordnet werden, je nach Ausrichtung der einzelnen Anforderungen. Aus
dem klassischen Unterricht bekannt, findet sich diese Art der Organisation von Lehrveranstaltungen
auch in vielen LMS wieder oder wird dort unterstützt. Um Struktur und Ordnung in das Online-Lernen
zu bringen, können Kommunikation und Kollaboration in den Bezug zu Kursen, Klassen oder Gruppen
gebracht werden. Das bedeutet beispielsweise, dass die Kommunikationstools in der Lage sind, Kurse
abbilden zu können. Ein Online-Meeting für die Klasse, ein Forum für die Gruppe oder eine Übersicht
über Kursteilnehmer sind als praktische Beispiele anzubringen. Auch die Kriterien an eine Kursorien-
tierung des LMS variieren in Bezug zu den Anforderungsstellenden. Für eine Bildungseinrichtung
kann die Organisation nach Gruppen eine Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten bedeuten (vgl.
[Sch00], S. 25 ff.).

3.2 Content

Im engeren Sinne bedeutet Content(-management) hinsichtlich eines LMS die Bereitstellung und
Verwaltung von Online-Inhalten. Die Art der Inhalte kann dabei vielfältig sein und auch die Form vari-
iert von Schrift, Ton, Film und Bild. Im weiteren Sinne wird in dieser Arbeit Content auch als Überbe-
griff für Funktionen zur Inhaltsverwaltung einer Lernplattform gesehen. Gibt es beispielsweise die
Funktion Dokumente nach bestimmten Kriterien zu suchen, so wird dies auch in diesem Gliederungs-
punkt angesiedelt. Es wird im Folgenden zunächst auf die Inhaltsverwaltung im eigentlichen Sinne
eingegangen und weiterhin LMS spezifische Kriterien aufgezeigt. Die Möglichkeit elektronische Me-
dien wie Dokumente und Bilder in einem System speichern und verwalten zu können, wird unter
Dokumentenmanagement verstanden. Es ist in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wei-
terhin möglich, diese Inhalte datenbankbasierend abzulegen, zu verschlagworten, zu suchen und zu
indizieren. Viele Lernplattformen bieten diese Funktionen eines DMS. Die Anforderungen an DMS-
Funktionen variieren sehr stark von der Nutzergruppe. Für viele Institutionen, die Online-Lernen un-
terstützen, hat diese Funktion eine hohe Bedeutung. Angefangen von Kursunterlagen und Lerninhal-
ten bis hin zu Verwaltungsdokumenten und organisatorischen Inhalten können mit einem DMS viele
Dokumente auf dem Online-Weg der Nutzergruppe zugebracht werden. Meistens werden durch
Lernplattformen die Medienarten Film, Ton, Animation und Textformen unterstützt. Als mögliches
Kriterium kann ferner die Integration der Inhaltsverwaltung in andere Bereiche des LMS angesehen
werden. Denkbar sind dabei Verweise und Verlinkungen auf Dokumente bei Kommunikationsmitteln
wie einem Forum oder einer E-Mail (vgl. BHM03, S. 3 f.).
Zu den Kriterien bezüglich des Designs einer Lernplattform zählen nicht nur optische sondern auch
funktionale Ansprüche. Die ansprechende und funktionale Darbietung von Inhalten zählt auch zu den
Ansprüchen des Gliederungspunktes Content. Funktionen wie die Farbgebung und Darstellung in
Anlehnung an das Corporate Design einer Institution werden von vielen LMS unterstützt. Weiterhin
kann es auch als wichtig erachtet werden, dass durch gute technische Mittel ein einfaches Arbeiten
mit der Lernplattform möglich wird. Hierzu zählen elementare Funktionen wie Drag&Drop von Inhal-

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

ten in das LMS wie auch die Unterstützung verschiedenster Browser und Betriebssysteme. Ferner
werden oftmals Templates und Vorlagen geboten, die die Gestaltung von Inhalten erleichtern und
vereinheitlichen sollen (vgl. [Sch00], S. 28).
Bereits im Abschnitt Kollaboration wurde kurz auf das Kursmanagement eingegangen. Eine tangie-
rende Funktion, welche oft als Kriterium angesehen wird, ist die Evaluation. Im eigentlichen Sinne
bedeutet Evaluation die Begutachtung von Etwas. Im Kontext von Lernplattformen kann dies in ver-
schiedenen Ausprägungen unterstützt werden. Oftmals können im Rahmen von Onlineveranstaltun-
gen Befragungen im LMS erstellt werden. Denkbar sind auch Onlinetests oder Umfragen unter den
Nutzern. Ein wichtiger Grund für solche Rückinformationen ist die fehlende Face to Face Kommunika-
tion im Online-Umfeld. Unterstützt ein LMS die Möglichkeit einer Testdurchführung, so werden Lehr-
tätigkeiten möglich, die aus dem klassischen Unterricht bekannt sind. Die Möglichkeit, Multiple-
Choice-Fragen zu stellen oder Lückentexte ausfüllen zu lassen, ist durchaus als Kriterium an eine
Lernplattform zu sehen. Die automatische Auswertung und statistische Behandlung derer Ergebnisse
ist ebenso denkbar. Allen beteiligten Parteien ist es durch Evaluationstechniken besser möglich, auf
Inhalte Bezug zu nehmen und Informationen auszutauschen. Abgeleitet aus dem klassischen Unter-
richt werden Evaluationstechniken als wichtiges Kriterium an eine Lernplattform gesehen (vgl.
[Sch00], S. 28 ff.).

3.3 Didaktik

Lerntheoretische Grundlagen wurden bereits in dem Kapitel 2.2.3 eingehend erläutert. Abgeleitet
aus den verschiedenen didaktischen Ansätzen dieser Theorien gibt es verschiedenen Anforderungen,
die eine Lernplattform dahingehend erfüllen sollte. Oftmals wird nach Art des zu lernenden Wissens
unterschieden und danach die Mittel unterschiedlicher Lerntheorien angewendet. Demzufolge soll-
ten in einem LMS auch mehrere Ansätze von didaktischen Methoden unterstützt werden.
Der Behaviorismus steht stellvertretend für Lernen durch Wiederholung. Viele Lernplattformen bie-
ten Möglichkeiten, Inhalte durch mehrfaches Training erlernen zu lassen. Umgesetzt kann dies bei-
spielsweise mit Testfunktionen und Fragepools werden, die eine selbständige Auswertung des Wis-
senstands erlauben. Für Lerninhalte, die nach der Idee des Kognitivismus vermittelt werden sollen,
gelten andere Kriterien an ein LMS. Die Werkzeuge, welche eine eigenständige Generierung von Wis-
sen zulassen, müssen hoch interaktiv und multimedial gestaltet sein. Dem Lernenden sollte es er-
möglicht werden, selbständig durch die Nutzung dieser LMS Techniken Erfahrungen zu sammeln.
Ansätze des Konstruktivismus und des Konnektivismus können sich ebenso in den Kriterien an eine
Lernplattform wiederfinden. Sehr viele der im Kapitel 3.1.1 genannten Mittel finden hier Ihre An-
wendung (vgl. [Sch00], S. 23 ff.). Die Strukturierung in Klassen, Projekte, Scheinfirmen oder virtuelle
Labore ist eine anspruchsvolle Aufgabe für eine LMS Umgebung. Verfolgt man die Aussagen des
Blended Learning-Konzepts, so ist im optimalen Fall eine Unterstützung aller Theorien in einer Lern-
plattform gegeben. Es wird dann möglich, situationsbedingt zu entscheiden, welche Methoden und
welche Techniken für einen bestimmten Lernabschnitt geeignet sind. Die Lernplattform muss dabei
in der Lage sein, diese verschiedenen Anwendungen in einem geeigneten Rahmen zusammenfassen
zu können, so dass die Lehrenden und Lernenden unabhängig der Technik das Lernziel verfolgen
können. Die Möglichkeit der Modularisierung von Lerninhalten wird dabei als Kriterium angesehen.
Ebenso sollten für die Nutzer alle Techniken in einem angemessenen Zeitrahmen erlernbar und nutz-
bar sein, so dass das eigentliche Lernziel effektiv verfolgt werden kann (vgl. [KS08], S. 163 f.).
Im internationalen Markt der Lernplattformen und tangierenden Systeme haben sich gewisse Stan-
dards etabliert. Gerade in Bezug auf die angesprochene Modularisierung ist es wichtig, einen bereits

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

veröffentlichten Inhalt erneut in anderen Bereichen eines LMS publizieren zu können. Die Wieder-
verwendbarkeit und die Austauschmöglichkeit werden in Standards beschrieben. SCORM (Sharable
Content Object Reference Model) ist ein bekannter internationaler Standard für E-Learning-
Umgebungen. Die ADL Initiative (Advanced Distributed Learning Initiative) versucht mit dem SCORM
Standard verschiedene Richtlinien und Empfehlungen anderer Standardisierungsinitiativen zusam-
menzuführen. SCORM beschreibt somit ein Referenzmodell für E-Learning-Inhalte und -
Umgebungen. Da die ADL Initiative durch das amerikanische Verteidigungsministerium geführt wird,
ist ein Bezug zu dem US-Bildungssystem erkennbar. Oftmals wird die Unterstützung des SCORM
Standards auch in der europäischen Region als Kriterium an ein LMS gesehen (vgl. [BHM03], S. 4).

3.4 Administration und Technik

Unter diesem recht weitläufig gefassten Gliederungspunkt finden sich Anforderungen, welche ten-
denziell mehr durch die Bildungsorganisation und durch die Lehrenden beeinflusst werden. Viele
organisatorische und wirtschaftliche Kriterien sind fast ausschließlich durch die Institution festzule-
gen. Die nachfolgend aufgezeigten Anforderungen werden neben diesen wirtschaftlichen und organi-
satorischen Aspekten auch die Gesichtspunkte der Technik, der Sicherheit, des Supports und der
Administration aufzeigen. Im Kapitel 3.3 wurde bereits auf die nachstehende Eigenschaft von Lern-
plattformen hingewiesen. Es ist von Interesse, wie schnell und wie einfach sich ein Nutzer mit den
Funktionen einer Lernplattform vertraut machen kann. Die Administrierbarkeit aus Sicht der Lernen-
den bezieht sich auf die Verwaltung der „eigenen“ Lernumgebung im LMS. Dazu zählen Tätigkeiten
wie das Einschreiben in Kurse, das Teilnehmen an Veranstaltungen und das Zusammenarbeiten mit
Kommilitonen. Eventuell bietet ein LMS-Hersteller bereits Hilfen und Möglichkeiten, um die Lernen-
den dabei zu unterstützen, diese Funktionen online durchzuführen. Diese Kompetenzanforderungen
gelten für alle an einem LMS beteiligten Parteien. Für Lehrende und Mitarbeiter der Institution ist es
ebenso wichtig, mit möglichst wenig Aufwand viel mit einem LMS erreichen zu können. Liegen bei-
spielsweise für eine Kurserstellung die technischen Hürden zu hoch, so kann bei der Umsetzung mit
schlechteren Ergebnissen gerechnet werden. Der Administrationsaufwand, welcher für Online-
Lehrmaterial aufgebracht werden muss, sollte möglichst in einem Rahmen liegen, der durch das
Lehrpersonal auch durchführbar ist. Für den Betrieb einer Lernplattform zeichnet oftmals techni-
sches Personal der Institution verantwortlich. Es entsteht im Allgemeinen ein permanenter Aufwand
bei Einführung, Pflege und Support eines LMS. Für diesen gelten bestimmte individuelle Kriterien an
eine Lernplattform. Vorhandenes technisches Wissen um Technologien oder erst zu schulende Fer-
tigkeiten können die Wahl einer Plattform beeinflussen (vgl. [Sch00], S. 30 f.).
Die eigentlichen technischen Kriterien an eine Lernumgebung sind somit stark variierend. Eine ein-
heitliche Basistechnologie wird nicht vorgeschrieben, vielmehr ist dies durchaus anbietergetrieben.
Unterschiede gibt es in der Architektur der einzelnen Anwendungen, beispielsweise der zugrunde
liegenden Datenbanken oder der möglichen Schnittstellen zu anderen Applikationen. Für eine Ein-
richtung kann es ausschlaggebend sein, das LMS mit ERP Systemen oder anderen Softwareprodukten
via Schnittstellen zu verbinden. Dabei ist auch die Wahl zwischen On-Premise (eigene Bereitstellung
und Betrieb) oder Cloud-Anwendungen beeinflusst. Oftmals gibt es auch Präferenzen, ob eine Soft-
ware proprietär oder Open Source vorliegt. Technische Anforderungen können aber auch hinsichtlich
der Systemvoraussetzungen getroffen werden. Dies betrifft sowohl die Clientvoraussetzungen als
auch die Servervoraussetzungen, insofern Server benötigt werden. Die Formate von vorliegenden
Lehrinhalten wie Dokumente oder Audio- und Video Dateien sollten durch das LMS unterstützt wer-
den (vgl. BHM03], S. 3 f.). Ferner kann die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit eines LMS als Kriterium

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Kriterien an eine Lernplattform Diplomarbeit: Donatus Neumann

angesehen werden. Ein Zugang oder Abgang von Lernenden sollte problemlos durch Skalierung be-
dienbar sein. Die mögliche Erweiterung um Features oder Drittanbietertools kann unter den LMS-
Lösungen stark variieren. Die Entwicklung von eigenen Modulen oder Erweiterungen wird manchmal
als Kriterium angesehen. Grundlegende Änderungsanforderungen wie das Anpassen an das Corpora-
te Design wurden bereits im Kapitel 3.2 aufgezeigt.

Eine Bildungseinrichtung mit eventuellem Forschungsanteil im Arbeitsumfeld generiert eigene Do-


kumente, Inhalte und wissenschaftliche Arbeiten. Diese unterliegen unter Umständen besonderen
Sicherheitsansprüchen. Ein LMS sollte eine angemessene Sicherheitsstruktur aufweisen, um diese im
gegebenen Rahmen schützen zu können. Ebenso sollten persönliche Daten der Nutzer nur dem vor-
gesehenen Personenkreis zugänglich gemacht werden können. Anzubringen sind hier unter anderem
Testauswertungen, Kontaktdaten oder Lernfortschritte. Auch eine tiefgreifende Sicherheitsstruktur
wird im Allgemeinen als Kriterium angesehen. Es sollte möglich sein, verschiedene Rollen und Rechte
einzelnen Nutzerkreisen zuweisen zu können. Auch ist es oftmals notwendig, bestimmte Funktionen
und Tools einzuschränken. Das Initiieren einer Lehrveranstaltung ist meistens dem Lehrenden oder
der Einrichtung vorbehalten, ebenso wie das Ändern von Terminplänen (vgl. [Sch00], S. 21).
In diesem Kapitel wurde unter dem Stichwort Kompetenzanforderungen bereits ein weiterer Punkt
angeführt. Die Unterstützungsleistung, auch Support genannt, sollte durch ein LMS möglichst zielfüh-
rend unterstützt werden. Unter anderem sind dafür die folgenden Umsetzungen denkbar. Eine Rub-
rik „Hilfe“, die aus möglichst allen Anwendungen verfügbar ist, kann stets aktuelle Hilfestellung leis-
ten. Die weiterführende Information bezüglich der Nutzung eines LMS sollte durch den Hersteller
möglichst tiefgründig und offen implementiert sein. Videos, Screenshots und Anleitungen sind Bei-
spiele dafür wie auch FAQ (Frequently Asked Questions) oder die Kontaktmöglichkeit zu erfahrene-
ren Nutzern. Fragen und Problemstellungen technischer Herkunft müssen in einem definierten Pro-
zess beantwortet werden. Mitunter ist hier auch eine Dienstleistung des LMS-Anbieters verfügbar.
Ferner sollten alle notwendigen Wissensquellen für Administratoren und technisches Personal vor-
liegen. Anforderungen an eine Lernplattform, solche Supportprozesse zu unterstützen, sind individu-
ell unterschiedlich, da je nach Institution verschiedene technische Ressourcen zur Verfügung stehen.
Hierunter fallen auch Ansprüche an Kriterien wie die Erreichbarkeit des Softwareherstellers, dessen
Reaktionszeit und die Qualität des Supports. Mitunter kann auch die Verfügbarkeit von Evaluierungs-
umgebungen ein wesentliches Kriterium darstellen. Neben inhaltlichen Fragestellungen und Aufga-
ben, welche so probehalber umgesetzt werden können, sind auch die Rahmenbedingungen wie Sup-
port oder Service damit oftmals vorweg prüffähig (vgl. [Sch00], S. 30 f.).

Nicht zuletzt gelten bei der Auswahl einer Lernplattform viele wirtschaftliche Rahmenpunkte als Ent-
scheidungskriterien. Gesichtspunkte, welche wirtschaftliche Bewandtnis haben, werden im Folgen-
den dargestellt. Die erwähnten Anforderungen hinsichtlich Supports ziehen oftmals auch finanzielle
Aufwendungen nach sich. Es ist üblich auf dem Markt der Softwarehersteller, auch Nebenleistungen
wie Wartung, Service und Support in Rechnung zu stellen. Die Höhe und die Art der Abrechnung
können ein Auswahlkriterium bilden. Unter Wartung sind hierbei Leistungen des Herstellers zu ver-
stehen, die Ausbesserung, Nachbesserung und gesetzliche Änderungen in der Software betreffen.
Unter Service wird die nicht-technische Unterstützungsleistung verstanden und Support wurde be-
reits erläutert. Ein oftmals schwer messbarer und indirekter Faktor sind Kosten, welche durch den
eigenen Betrieb eines LMS entstehen können. Die Kostenarten und Kostenträger müssen ermittelt
und indirekt entstehende Kosten identifiziert werden. Mitarbeitereinsatz, der nicht direkt auf die
Administration der Lernplattform zurückzuführen ist, wird schwer ermittelbar. Hinsichtlich der An-

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

forderung an ein LMS können also auch solche Umstände zu bestimmten pro/kontra - Entscheidun-
gen führen (vgl. [Sch00], S. 30).
Für die inhaltliche Verwaltung eines LMS sind neben der Institution meist auch die Lehrenden ver-
antwortlich. In diesem Kapitel wurde darauf bereits aus einem anderen Blickwinkel verwiesen. Die
entstehenden Aufwendungen sind in vielen Fällen auch mit Kosten verbunden. Lehrpersonal und
andere Angestellte tragen einen großen Teil zu dem Erfolg einer Lernplattform bei. Es gilt bei der
Auswahl eines LMS also diese Aufwände zu ermitteln, um anschließend eine Wertung vornehmen zu
können. Viele technische Möglichkeiten einer Lernplattform haben somit Wirkung auf finanzielle
Anforderungen. Die Anschaffungskosten, welche für den Erwerb einer Lernsoftware aufgebracht
werden müssen, sind ein weiterer Entscheidungspunkt. Neben kommerziell zu erwerbenden Soft-
wareprodukten gibt es auch kostenfrei nutzbare Lernplattformen. Zu bedenken sind bei dem schein-
baren Vorteil von kostenfreien Anwendungen die erforderlichen anderen Aufwände wie Administra-
tion, Anpassungen oder fehlende Funktionen, welche unter Umständen auftreten können. Nicht
direkt in Zahlen ausdrückbar, aber dennoch eher wirtschaftliche Kriterien sind die Rahmenbedingun-
gen, die bei dem Erwerb oder der Nutzung von Lernplattformen eingehalten werden müssen. Es
können bestimmte Copyright Anforderungen gelten, die den veröffentlichten Inhalt betreffen. Even-
tuell gibt es auch Rahmenbedingungen oder Einschränkungen hinsichtlich Nutzermenge, Nutzerhäu-
figkeit oder Verwendungsdauer der Plattform. Mit den meisten Anbietern von Lernsoftware muss ein
Vertrag eingegangen werden. Hier ist individuell zu prüfen, ob die vertraglich vereinbarten Regelun-
gen den eigenen Kriterien entsprechen.

4 Office 365 für Bildungseinrichtungen

4.1 Einleitung

Die Microsoft Corporation (kurz Microsoft) ist ein multinationales Unternehmen mit Firmensitz in
Redmond, USA. Die Herstellung von Software und Hardware ist die Kernkompetenz des Unterneh-
mens. Seit der Gründung im April 1975 durch Bill Gates und Paul Allen ist Microsoft zu einem der
weltweit größten Softwarehersteller gewachsen. Derzeit werden mit ca. 94.290 Mitarbeitern an 112
weltweiten Niederlassungen 73,72 Milliarden US Dollar Umsatz generiert. Microsoft gibt die in Abb.
18 dargestellten Sparten als Geschäftsbereiche an.

Windows & Windows Live Entertainment & Devices


Server & Tools Online Services Division Microsoft Business Division
Division Division
• Entwicklung und • Enterprise Services • Onlinvermarktung • Tools für Team und • Unterhaltungsbranche
Vermarktung von • Windows Server, Microsoft • Bing, MSN, adCenter, Organisationsproduktivität • Xbox 360, Kinect, Windows
Betriebssystemen SQL Server, Windows Azure, Advertiser Tools • Microsoft Office, SharePoint, Phone
• Microsoft Windows System Center Exchange, Lync, Microsoft
• Online-Services, PC- • Developer Tools, Training Dynamics Business
Hardware

Abb. 18: Microsoft Geschäftsbereiche (eigene Darstellung nach [Mic13a])

Circa 2600 Mitarbeiter sind für die Microsoft Deutschland GmbH hierzulande tätig. Der Hauptsitz des
Unternehmens ist in Unterschleißheim. In zwölf Unternehmensbereiche untergliedert, werden in
Deutschland vor allen Dingen Partnerbetreuung und Marketingaufgaben wahrgenommen. Seit dem
Jahr 1995 betreibt Microsoft einen kostenfreien E-Mail Dienst - ehemals Hotmail genannt, heute
outlook.com. Die Infrastruktur und die Nutzungsart sind erste Umsetzungen der Cloud-Idee noch vor
der eigentlichen Namensgebung „Cloud-Service“. Für die Software von Microsoft steht seit 1998 der

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Windows Update Service zur Verfügung, über den Aktualisierungen automatisch verteilt werden
können. Auch hier sind Ansätze des Cloud-Gedanken schon weit vor der Wortprägung festzustellen.
Aktuell werden unter dem Oberbegriff Cloud mehrere Dienstleistungen angeboten. Die folgende
Grafik in Abb. 19 bietet eine Übersicht einiger Dienste mit Bezug zur Cloud-Art. Die Fachbegriffe wur-
den bereits im Kapitel 2.3.2 erläutert.

•Microsoft Office 365


•Outlook.com
•Microsoft Dynamics CRM Online
SaaS •Skype
•XBox Live
•Windows Intune

•Microsoft SQL Azure


PaaS •Windows Azure platform AppFabric
•Microsoft SharePoint Services

•Microsoft Windows Azure Platform


IaaS •Windows Server Hyper-V

Abb. 19: Wichtige Microsoft Cloud Dienste (eigene Darstellung nach [Zah12], S. 3)

Microsoft Office 365 (Office 365) ist laut Microsoft das aktuell wichtigste Cloud-Produkt im Portfolio
(vgl. [Zah12], S. 4). Seit Juni 2011 ist Office 365 auch in europäischen Ländern verfügbar. Microsoft
bietet mit dieser Cloud-Anwendung Teile des Produktportfolios in abgewandelter Art in neuartiger
Dienstleistungsform an. Das Ziel von Office 365 ist eine Verfügbarkeit von Produktivitäts-, Kommuni-
kations- und Kollaborations-Tools einem sehr großen Nutzerkreis mit geringem Initialaufwand zur
Verfügung zu stellen. Neben Standardanwendungen wie Tools zur Verwaltung von E-Mail-Konten,
Texten und Dateien oder Präsentationen werden darüber hinaus Anwendungen für die Kommunika-
tion und Online-Zusammenarbeit, Lync für Audio- und Videotelefonate und SharePoint Online für die
Team-Arbeit bereitgestellt. Das Angebot richtet sich an Unternehmen aller Größen und Branchen, an
den Gesundheits- und Verwaltungssektor, an Privatpersonen und an den gesamten Bildungsbereich.
Durch den breiten und großen Nutzerkreis ist es möglich, das Preis/Leistungsverhältnis für den Ein-
zelnen optimal im Sinne einer Cloud-Anwendung zu gestalten. Das Produkt wird inhaltlich und preis-
lich in verschiedenen Optionen angeboten, so dass dem großen Kundenkreis mit zugeschnittenen
Paketen entsprochen werden kann. Die variabel gestalteten Produktoptionen und SLA’s (vgl. Kap.
2.3.2) bieten somit eine dynamische Nutzung und Nutzungserweiterung aus Kundensicht. Ein we-
sentlicher Unterschied zu herkömmlichen Microsoft Produkten ist die teilweise oder ganz verschwin-
dende Notwendigkeit, eigene Infrastruktur für den Betrieb vorhalten zu müssen. Die dabei negativen
und vor allen Dingen positiven Effekte einer Cloud-Lösung wurden im Kapitel Cloud Computing be-
reits allgemein erläutert. Im Speziellen bedeutet die Verfügbarkeit von Office 365 dabei einen großen
Vorteil für kleine und mittelständige Unternehmen und Einrichtungen mit begrenzten Kapazitäten
und finanziellen Mitteln. War es in der Vergangenheit notwendig, Mitarbeiter mit speziellem Micro-
soft Fachwissen für die Einrichtung und den Betrieb der Microsoft Produkte vorhalten zu müssen, so

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

ist dies mit Office 365 keine zwingende Voraussetzung mehr. Auch die Bereitstellung von eigenen
Servern für Microsoftkomponenten ist unter Umständen nicht mehr notwendig. Für die genannten
Profiteure entsteht somit die Möglichkeit, sich auf dem Markt technologisch größeren und finanziell
stärker gestellten Unternehmen in diesem Punkt zu nähern. Es ist auch für technisch weniger ge-
schultes Personal möglich, Office 365 in wenigen Tagen für ein Unternehmen nutzbar zu implemen-
tieren. Der Nutzen und Vorteil von Kommunikations-, Kollaborations- und Produktivitäts-Tools ist
durch Office 365 prinzipiell für alle Unternehmen und Einrichtungen gleichermaßen verfügbar.
Marktvorteile, welche durch die Verfügbarkeit in großen und finanzstarken Unternehmen von Tools
der drei genannten Kategorien entstehen könnten, werden somit unwahrscheinlicher. Laut Microsoft
ist es mit Office 365 auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich, die Tools der
„Großen“ zu nutzen (vgl. [Mic11a], S. 4f.).
Im Wesentlichen setzt sich Office 365 aus den Kernkomponenten Exchange Online, SharePoint Onli-
ne, Lync Online, Office Professional Plus und Office Web Apps zusammen. Weitere Produkte und
Funktionen sind je nach Wahl des Pakets möglich. Die einzelnen Aufgaben der Kernkomponenten
werden in der Übersicht in Abb. 20 vereinfacht dargestellt.

Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office ProPlus Office Web Apps

•E-Mail Service mit •DMS/CMS System •Echtzeit- •Word, Excel, •Dokumenten und
Onlinespeicher •Webbasierte kommunikation PowerPoint, Informations-
•Kalender und Dokumenten- •Audio- und Outlook, OneNote, verarbeitung
Kontaktverwaltung verwaltung Videotelefonie Access, Publisher,
•Kommunikation und •Verwalten von •Integration in Lync, InfoPath
Kollaboration Teamseiten andere Produkte
•Kollaboration und •Kommunikation und
Produktivität Kollaboration

Abb. 20: Office 365 Überblick (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.)

Office 365 ist mit Stand April 2013 in 22 verschiedenen Sprachen verfügbar. Das Angebot ist in mehr
als 60 Ländern dieser Welt auf allen Kontinenten erwerbbar. Nutzer von Office 365 können das er-
worbene Produkt in allen Ländern auf allen Kontinenten nutzen mit der Ausnahme von Cuba, Iran,
Korea, Sudan und Syrien. Somit ist auch neben deutschen auch international agierenden Unterneh-
men und Bildungseinrichtungen eine optimale Verfügbarkeit von Office 365 gegeben.
Um Office 365 dem breiten Kundenkreis bestmöglich anbieten zu können, wurden seitens Microsoft
Pläne (Pakete) gebildet. Die einzelnen Pläne unterscheiden sich hinsichtlich Funktionen, Verträgen
und Branchenorientierung. Die Grafik in Abb. 21 gibt Aufschluss über die Branchenausprägung und
deren grundlegende Pläne.

Small Business Midsize Business Enterprise (>250


Home Education Government
(<25 User) (<300 User) User)
•Home Premium •Small Business •Midsize •Enterprise E1 •Education A2 •Government G1
•Small Business Business •Enterprise E3 •Education A3 •Government G3
Premium •Enterprise E4 •Education A4 •Government G4

Abb. 21: Branchenausprägung Office 365-Pläne

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal liegt in der Ausrichtung an die zu erwartende Benutzer-


zahl. So ist es beispielsweise bei den Small Business Varianten nicht möglich, mehr als 25 Benutzer-
konten in Office 365 anzulegen. Ferner ist es auch nur für Verwaltungseinrichtungen möglich, Office

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

365 Government zu beziehen. Auch die Education-Version ist für die Bildungsbranche vorgesehen
und kann nur durch diese genutzt werden. Einige Office 365-Pakete sind somit nur für spezielle Nut-
zerkreise verfügbar. Unterschieden werden die einzelnen Branchenpakete zusätzlich durch aufstei-
gend nummerierte Buchstaben (E1, E2, A2, A3, ...). Hinter diesen Kennzeichnungen verbergen sich
andere Ausprägungen von Office 365. Das Paket E1 beispielsweise enthält im Gegensatz zu Paket E2
kein Abonnement der Office Suite ProPlus. Durch diese Abstufung ist innerhalb der Branche auch
noch eine individuelle Präferenz bei der Auswahl von Komponenten möglich. Detaillierte Aufstellun-
gen der Office 365-Pläne sind auf den Webseiten der Microsoft GmbH nachzulesen (offi-
ce.microsoft.com). Die genauere Beschreibung von Office 365 Education (Office 365 für Bildungsein-
richtungen) wird im nachfolgenden Kapitel vorgenommen. Unabhängig der jeweiligen gewählten
Branchenart sind folgende Services teilweise zubuchbar (Standalone Services), siehe Abb. 22.

Office Project portfolio


Exchange Online SharePoint Online Lync Online
applications management
•Plan 1 •Plan 1 •Plan 1 •Office 365 •Project Online
•Plan 2 •Plan 2 •Plan 2 ProPlus
•Protection

Abb. 22: Standalone Services

Es wird somit gewährleistet, dass spezielle Anforderungen an einzelne Dienste möglichst genau
erwerbbar sind. Ist also durch ein erworbenes Paket beispielsweise die Exchange Online-Version
nicht integriert, so kann dieser Service dediziert hinzugefügt werden. Eine eigenständige Nutzung der
Standalone-Services ist ebenso möglich.
Die Preisgestaltung von Office 365 durch Microsoft sieht im Allgemeinen eine monatliche Berech-
nung vor. Stand April 2013 sind dabei einige Services kostenfrei, andere werden mit bis zu 19,00€
(E3) pro Benutzer/Monat berechnet. Hier ist ein wesentliches Verkaufsargument festzustellen. Die
Kosten von 12,80€ pro Benutzer/Monat bei dem Angebot Small Business Premium sind in einem
kleinen Unternehmen durchaus als tragbar anzusehen. Die Anschaffung der identischen Software-
produkte und deren eigener Betrieb sind bei einem Unternehmen dieser Größe hingegen nicht be-
ziehungsweise kaum zu bewältigen (vgl. [Wit13], S. 33 ff.).

4.2 Grundlegende Techniken

Das Cloud-Angebot Office 365 wird durch Microsoft in 13 Rechenzentren weltweit betrieben. Die
Rechenzentren werden als fortschrittlichste und modernste kommerzielle Groß-Rechenzentren ne-
ben anderen Anbietern wie Amazon, IBM und Google angesehen. Für die Datenhaltung deutscher
Office 365-Umgebungen sind die Rechenzentren in Dublin, Irland und Amsterdam, Niederlande zu-
ständig. Die Geo-Redundanz, die Verteilung von Hardware, Software, Personal und Daten über Län-
dergrenzen, ist bei allen kostenpflichtigen Office 365-Paketen gegeben. Die Serverkomponenten,
welche für den Betrieb von Office 365 notwendig sind, werden durch Microsoft in diesen Rechenzen-
tren bereitgestellt. Eine On-Premise Implementierung einzelner Dienste ist bei einigen Plänen mög-
lich (vgl. [Wit13], S. 56 f.).
Die Office 365-Funktionen sind für den Endanwender in den meisten Fällen via Internetbrowser
nutzbar. Eine Erweiterung der Funktionen wird mit der Installation von Office 365 ProPlus auf dem
jeweiligen Clientgerät vorgenommen. Wesentliche Voraussetzung für die direkte Kommunikation
und das Bearbeiten von Inhalten ist ein Internetanschluss an dem jeweiligen Endgerät des Benutzers.

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Im jetzigen Zeitalter wird diese Voraussetzung aufgrund der hohen Verfügbarkeit fast als gegeben
angesehen. Es werden die vier häufigsten Browser unterstützt. Neben dem Internet Explorer sind das
Mozilla Firefox, Apple Safari und Google Chrome. Eine sehr hohe Anzahl von Office 365-Funktionen
können auch mit mobilen Endgeräten bedient werden wie Windows Phone, IPad, IPhone, Android
Geräten oder Blackberry. Für die lokale Installation von Office 365-Komponenten wie Office ProPlus
oder Lync Client werden neben den Microsoft Betriebssystemen auch Mac OS X Systeme unterstützt
(vgl. [Mic13b]).

4.3 Produktumfang

Das Lehren und Lernen an einer Bildungseinrichtung hat viele Gemeinsamkeiten und Schnittstellen
zu dem beruflichen Leben in Unternehmen. Es wird sehr viel kommuniziert und zusammengearbei-
tet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Gerade in Einrichtungen wie Fachhochschulen wird ver-
stärkt auf eine praktische Orientierung des zu erlernenden Wissens geachtet. Unternehmen sind im
Allgemeinen stets an der Optimierung von Kommunikation und Produktivität interessiert. Dies gilt
auch für viele Bildungseinrichtungen. Office 365 ist darauf ausgerichtet, diese Punkte zu unterstützen
und möglich zu machen. Dem Wunsch vieler Bildungseinrichtungen, die Tools der Unternehmen
ebenso einsetzen zu können, wurde mit dem Produkt Office 365 für Bildungseinrichtungen durch
Microsoft entsprochen. Seit Juni 2012 ist Office 365 für Bildungseinrichtungen auf dem deutschen
Markt verfügbar. Das Engagement Microsofts, den Bildungssektor im besonderen Maße zu unter-
stützen, ist auch in die Preisgestaltung von Office 365 eingeflossen. Die Nutzung der Basisvariante ist
für Bildungseinrichtungen vollständig kostenlos zu beziehen. Sowohl die Einrichtung als auch die
Lernenden müssen keine finanziellen Mittel aufbringen, um die Office 365-Dienste nutzen zu können.
Es soll durch Office 365 eine deutliche Verbesserung der Lernsituation an den Schulen, Hochschulen
und Universitäten herbeigeführt werden. Das „lebenslange Lernen“ ist für viele Unternehmen in der
heutigen Zeit ein wesentlicher Punkt, den es zu unterstützen und zu fördern gilt. Tools wie Office
365, die dieses Ziel unterstützen sollen, sind dabei eine wesentliche Grundlage. Es liegt also nahe,
dass diese Grundlage auch im Bildungssektor eine erfolgversprechende Option darstellen soll. „Der
zunehmende Wettbewerb und steigende Qualitätsansprüche stellen Bildungseinrichtungen vor die
Herausforderung, ihren Schülern und Studenten optimale Arbeitsbedingungen zu bieten. Um dem
gerecht zu werden, ist eine zukunftsorientierte IT-Ausstattung erforderlich, die über alle Plattformen
und Geräte hinweg eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zeit- und ortsunabhängig
ermöglicht.“ ([Mic11b]).
Office für Bildungseinrichtungen ist in drei grundlegenden Ausprägungen (Plänen) zu beziehen. Die
Tabelle in Abb. 23 stellt dabei die wesentlichen Unterschiede und Eigenschaften dar.

Plan A2 Plan A3 Plan A4


(Preise zzgl. MwSt.) Studierende: 0,00€ Studierende: 2,40€ Studierende: 2,80€
Dozenten und Benutzer/Monat Benutzer/Monat
Mitarbeiter: 0,00€ Dozenten und Mit- Dozenten und Mit-
Alumni: 0,00€ arbeiter: 4,30€ Be- arbeiter: 5,70€ Be-
nutzer/Monat nutzer/Monat
Gehostete E-Mail:
25 GB Speicherplatz pro Benut-
zer, ein professionelles E-Mail-
System und freigegebene Ka- X X X
lender, unterstützt von Exchan-

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Plan A2 Plan A3 Plan A4


(Preise zzgl. MwSt.) Studierende: 0,00€ Studierende: 2,40€ Studierende: 2,80€
Dozenten und Benutzer/Monat Benutzer/Monat
Mitarbeiter: 0,00€ Dozenten und Mit- Dozenten und Mit-
Alumni: 0,00€ arbeiter: 4,30€ Be- arbeiter: 5,70€ Be-
nutzer/Monat nutzer/Monat
ge Online. Verwenden des ei-
genen Domänennamens mög-
lich.
Webkonferenzen:
Besprechungen über das Web X X X
mit HD-Videokonferenzen, Bild-
schirmfreigabe und Chat.
Intranet für die Einrichtung:
SharePoint-Websites als Ar-
beitsbereiche mit anpassbaren X X X
Sicherheitseinstellungen für
einzelne Gruppen innerhalb der
Bildungseinrichtung.
Active Directory-Integration:
Verwaltung von Benutzeran-
meldeinformationen und - X X X
berechtigungen. Einmaliges
Anmelden und Synchronisie-
rung mit Active Directory.
Schutz vor Spam und Malware:
Spamfilter und konfigurierbarer X X X
Premiumschutz vor Malware.
Community- und Telefonsup-
port:
Websupport und Telefonsup- X X X
port für Office 365 Administra-
toren rund um die Uhr.
Office Web Apps:
Erstellen und Bearbeiten von X X X
Office-Dateien im Webbrowser.
Hochverfügbarkeit der Dienste:
Office 365 bietet 99,9 % Ver- X X
fügbarkeit.
Office-Anwendungen: Desktopversionen Desktopversionen
Office-Abonnement für bis zu von Word, Excel, von Word, Excel,
5 PCs/Macs pro Benutzer. PowerPoint, Out- PowerPoint, Out-
look, Access und look, Access und
mehr mehr
Erweiterte E-Mail:
Funktionen zur Archivierung
und Einhaltung gesetzlicher X X
Aufbewahrungsbestimmungen
sowie unbegrenzten Speicher-
platz.
eDiscovery Center:
Werkzeuge zur Unterstützung

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Plan A2 Plan A3 Plan A4


(Preise zzgl. MwSt.) Studierende: 0,00€ Studierende: 2,40€ Studierende: 2,80€
Dozenten und Benutzer/Monat Benutzer/Monat
Mitarbeiter: 0,00€ Dozenten und Mit- Dozenten und Mit-
Alumni: 0,00€ arbeiter: 4,30€ Be- arbeiter: 5,70€ Be-
nutzer/Monat nutzer/Monat
bei der Einhaltung von Vor-
schriften. Gleichzeitiges Durch- X X
suchen aller SharePoint-
Websites und Exchange-
Postfächer der Office 365 Um-
gebung.
Erweiterte Voicemail:
Unterstützung für gehostete X X
Voicemail.
Funktionen für Enterprise-
VoIP: X
Automatische Telefonzentrale.
Abb. 23: Office 365 Pläne (eigene Darstellung nach [Mic13c])

Die gelisteten Funktionen in der vorherigen Grafik werden mit fünf grundlegenden Produkten reali-
siert. Diese ergeben als Einheit das Office 365 Angebot. Abb. 24 veranschaulicht den Zusammenhang
zwischen den einzelnen Features und den Produkten.

Plan A3 und A4
Plan A2 kostenlos
kostenpflichtig

SharePoint Online Office 365 ProPlus


Lync Online Office Web Apps
Exchange Online (Webbasiertes (Lokale Installation
(Echtzeit- (Dokumenten-
(Institutionsmail) Dokumenten- von Office 365
kommunikation) verarbeitung)
management) ProPlus)

Abb. 24: Zusammenhang Features und Produkte (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.)

Microsoft bringt für die Beschreibung der Produktivitätssteigerung mit Office 365 fünf Schlagworte
an (vgl. [Wit13], S. 4 ff.). Neben Kommunikation sind dies Voice & Video, Enterprise Content Mana-
gement, Social Networking und Reporting & Analysen. Eine Zuordnung dieser Ziele in Abb. 24 gibt
Aufschluss über den prinzipiellen Nutzen der Produkte. Exchange Online ist hauptsächlich für die
Kommunikation via E-Mail verantwortlich. Content Management (siehe Kap. 2.3.1) wird durch Share-
Point online möglich. Lync Online ist ein Messenger, welcher Video & Voice Kommunikation möglich
macht. Social Networking ist ein weiter Begriff und wird durch alle Tools begünstigt. Hauptsächlich
stellt SharePoint Online die dafür erforderlichen Werkzeuge bereit. Mit Office ProPlus sind weitaus
mehr Ziele erreichbar als Reporting & Analysen. Das Office Paket von Microsoft wird im Allgemeinen
als de facto Standard der Büroanwendungen angesehen und ist im Unternehmensalltag nicht wegzu-
denken.

4.4 Produktpalette im Einzelnen

Für die Nutzer von Office 365 sieht Microsoft eine funktionsorientierte Arbeitsweise vor, indem nicht
die einzelnen Programme, sondern vielmehr die Lösung von Aufgaben durch diese Anwendungen in

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

den Vordergrund gerückt werden. Für jeden Nutzer ist es möglich, sich an einem Online-Portal an-
zumelden. In diesem Portal werden je nach Rechten des Nutzers dessen persönliche Funktionen dar-
gestellt. Es ist somit möglich, die einzelnen Dienste von Office 365 schnell und aus dem übergeordne-
ten Blickwinkel zu erreichen. Für Studenten und Schüler stehen über Links die einzelnen Bereiche wie
beispielsweise Outlook, Kalender, Personen, Newsfeed und Websites für den schnellen Zugriff zur
Verfügung. Für Dozenten, Mitarbeiter oder Administratoren ist dieses Portal mit Zugriffsmöglichkei-
ten zu den Verwaltungsfunktionen versehen. Die durchgängige Navigation durch das Office 365-
Portfolio ermöglicht einen individuellen und übersichtlichen Eintrittspunkt in die jeweilige Funktions-
ebene. Administratoren wird über dieses Portal auch die vollständige Administration des Produkts
ermöglicht. Über diese Office 365-Verwaltungskonsole (Administrationscenter) sind Konfigurationen,
Einrichtungen, Änderungen und Admin-Dashboards erreichbar.

4.4.1 Exchange Online

Exchange Online ist die Cloud Variante des bekannten E-Mail Servers von Microsoft. Neben den ei-
gentlichen Aufgaben eines herkömmlichen Mailservers wie E-Mail Speicher und Empfang/Versand
von E-Mails sind mit Exchange Online vielfältige Kommunikations-Funktionen implementiert. Kern-
komponente ist die 25 GB große Mailbox (Plan A2) pro Nutzer-Account. Exchange Online dient somit
nicht nur der Verwaltung von E-Mails, sondern auch von Kalender-, Aufgaben- und Kontaktinformati-
onen. Es ist sowohl mit der lokalen Installation von Outlook (ProPlus Paket) als auch als Onlineappli-
kation mit Outlook WebApp nutzbar. Mit mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablet Geräten,
können gleichermaßen die Onlinefunktionen genutzt werden. Durch Microsoft wird die Online-
Variante von Exchange mit einem umfassenden Spam- und Virenschutz versehen. Die Pakete A3 und
A4 enthalten zusätzlich eine unbegrenzte Größe der einzelnen Postfächer und es stehen Langzeit-
archivierungsoptionen zur Verfügung. Ein System wie Exchange Online, welches die Zusammenarbeit
mehrerer Personen unterstützt, wird auch als Groupware bezeichnet. Fink definiert Groupware wie
folgt: „Zu den grundlegenden Funktionalitäten einer Groupware-Plattform gehören integrierte E-
Mail-, Kalender- und Terminplanungsfunktionen, Replikationsmechanismen, Möglichkeiten für den
Im- und Export von Daten [...]“ ([FSV05], S. 218). Die genannten Funktionalitäten werden durch Ex-
change Online ermöglicht und stellen eine wichtige Komponente in Office 365 dar.

4.4.2 SharePoint Online

SharePoint Online ist eine weborientierte Kollaborationsplattform von Microsoft. Darüber hinaus ist
SharePoint ein Dokumentenmanagementsystem und ein Content Management System (Begrifflich-
keiten siehe Kap. 2.3.1). Die Möglichkeiten der Anwendungen sind durch den enormen Funktionsum-
fang in folgende Bereiche zu gliedern: Zusammenarbeit, Social Networking, Internet-/Intranetportale,
Content-Management, Geschäftsanwendungen. Die Funktionsbereiche werden durch Microsoft in
die sechs Kategorien Sites, Composites, Insights, Communities, Content und Search unterteilt. Der
Bereich Sites beschreibt SharePoint Seiten (ähnlich einer Internetseite), welche alle weiteren Funkti-
onalitäten wie Webparts kapseln und hoch dynamisch und individuell anpassbar sind. Einzelne Kom-
ponenten einer SharePoint-Umgebung können auf Sites frei zusammengestellt und genutzt werden.
Diese Möglichkeiten und auch die Integration anderer Office Programme werden als Composites
bezeichnet. SharePoint ermöglicht auch die Integration vieler externer Daten und Aufbereitung selbi-
ger. Funktionen, welche dies ermöglichen, werden unter dem Begriff Insights zusammengefasst. Die
Technologien des Web2.0 und weitere Social Media Komponenten finden sich unter dem Punkt

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Communities. Content beschreibt die Funktionalitäten eines CMS und Search bezeichnet alle Such-
funktionalitäten. SharePoint Online beinhaltet die SkyDrive Funktion, einen Service zum Speichern
persönlicher Daten, die eine maximale Gesamtgröße bis zu 7 GB pro Benutzer (erweiterbar) einneh-
men können. Zusätzlich ist die SharePoint Online-Umgebung ein zentrales Speicherarchiv für die gan-
ze Institution.

4.4.3 Lync Online

Für die Echtzeitkommunikation mit allen Nutzern der Office 365-Plattform dient Lync Online. Zentra-
le Komponente ist die Audio- und Videotelefonie. Die Datenübertragung wird hierbei über die beste-
hende Internetleitung durchgeführt. Es entstehen also keine weiteren Kosten für das Nutzen des
Dienstes. Lync wird häufig als Konferenztool eingesetzt, da viele weitere Funktionen Online-
Konferenzen bis zu 250 Teilnehmern ermöglichen. Es ist dabei nicht nur möglich Audio-und Videoda-
ten in HD zu übertragen, sondern auch Textnachrichten, Anwendungen oder den ganzen Bildschirm.
Die Integration von Lync ist in andere Anwendungen wie Exchange Online oder SharePoint Online
gegeben. Das Management von Online-Konferenzen wird so durch alle Office 365-Komponenten
unterstützt. Microsoft plant ab Sommer 2013 die Integration des Dienstes Skype. Es wird dann mög-
lich sein, auch Nutzer des Skype-Netzwerkes mit in die Kommunikation einzubinden. Ein wesentlicher
Unterschied zu anderen Messengern besteht in der hohen Integration in die Office Produktpalette.
Während einer Onlinekonferenz mit Lync ist es dadurch auch möglich, gemeinsam an Dokumenten
zu arbeiten. Die Option des Plan A4 sieht einen On-Premise Lync Server vor. Eine herkömmliche Tele-
fonanlage kann damit durch eine VoIP-Lösung abgelöst werden.

4.4.4 Office 365 ProPlus

Office 365 ProPlus unterscheidet sich nicht grundlegend von herkömmlichen Office 2013 Versionen.
Die Integration der Office 365 Cloud-Anwendungen ist das primäre Ziel zusätzlicher Features. Für die
lokale Installation auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer ist Office ProPlus vorgesehen. Die Nutzung ist als
Abonnement zu verstehen und inkludiert eventuelle Updates und Erweiterungen. Mit der Installation
von Office 365 ProPlus auf PC oder MAC Systemen gewinnt die Office 365-Cloud an zusätzlichen
Funktionen. Es wird möglich, auch offline die Daten der Cloud zu bearbeiten, zu synchronisieren und
wieder zu integrieren. Die bekannten Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNo-
te, Access, Publisher, Lync ProPlus und InfoPath werden durch die Anbindung an die Office 365-Cloud
stets auf allen Clientgeräten des Nutzers personalisiert nutzbar. Einstellungen in einzelnen Program-
men können somit über Gerätegrenzen hinweg getätigt werden. Bildungseinrichtungen wird es durch
Office 365 ProPlus ermöglicht, eine identische Softwarevoraussetzung für alle Nutzer zu schaffen.

4.4.5 Weitere Dienste in Office 365

Der Erwerb einzelner Funktionen für eine kleine Nutzergruppe ist auch mit Office 365 für Bildungs-
einrichtungen möglich. Neben den bereits beschriebenen Paketen wie Exchange Online, Lync oder
Office sind Visio, Project und Yammer zubuchbar. Die lokalen Varianten Visio und Projekt integrieren
in das Office-Paket Tools zur Visualisierung und des Managements. Eine Online-Version des Project
Servers ist kostenlos nutzbar. Der Business Social Media Dienst Yammer (Facebook für Unternehmen)
wird in Kürze für die Academic Pläne verfügbar sein und die vorhandenen Social Media-Funktionen
ergänzen.

Seite 33
Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

4.5 Sicherheit und weitere Merkmale

4.5.1 Sicherheit und Schutz

Ein häufig diskutiertes Thema ist die Sicherheit von Cloud-Lösungen (vgl. Kap. 2.3.2). Cloud Compu-
ting ändert einige Paradigmen der herkömmlichen Client/Server Umgebung. Angefangen bei der
Hardware über die Software, die Daten und das Know-how werden viele Dinge einem Dienstleister
überlassen. Das Vertrauen, welches eine Einrichtung oder ein Unternehmen in die eigene IT-
Abteilung hat, sollte im mindestens selben Umfang auch dem Dienstleister entgegen gebracht wer-
den können. Hinsichtlich dieser Änderung im IT Umfeld sind deutsche Unternehmen recht zurückhal-
tend im Vergleich zum internationalen Markt (vgl. [EDM12], S. 9 f.). Microsoft hat diesen Umstand
erkannt und investiert stark in das Thema Sicherheit. Die Cloud Angebote sollen den europäischen
Ansprüchen gerecht werden und sind auch nach hiesigen Regularien geprüft.
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe Datenschutz und Datensicherheit gelten folgende Unterschie-
de. Datensicherheit bedeutet Schutz der Daten gegen Verlust, Zerstörung, Missbrauch oder unbe-
rechtigten Zugriff. Gegenstand der Bemühungen sind dabei nicht nur die Daten selber, sondern auch
die zugrunde liegende Hard- und Software. Datenschutz hat eine ähnliche Zielstellung, aber im
Hauptinteresse steht der Eigentümer von Daten mit Schutz seiner Persönlichkeitsrechte. Bei beiden
Themenbereichen überschneiden sich die Maßnahmen und Ziele, da wesentlicher Kernpunkt des
Schutzes und der Sicherheit die Daten als solche sind.
Um das weite Themenfeld IT-Sicherheit einzugrenzen, schlägt Microsoft in Bezug auf Office 365 eine
grundlegende Vierteilung vor. Neben dem Schutz der Daten und der Transparenz von Prozessen sind
eine unabhängige Prüfung und höchste Sicherheitsstandards Ziele von Microsoft. Diese Einteilung
wird unterstützt von drei wesentlichen Kernaussagen. Microsoft verzichtet bei allen Office 365-
Produkten komplett auf den Markt der Werbung. Es wird also kein Data-Mining mit Kundendaten
betrieben und keine Werbeprodukte anhand von Kundendaten entworfen. Diese komplette Werbe-
freiheit ist bei ähnlichen Produkten anderer Hersteller nicht gegeben und stellt einen Vorteil dar.
Desweiteren besteht eine permanente Möglichkeit, alle Kundendaten aus der Cloud exportieren zu
können. Die im Kapitel 2.3.2 genannten Nachteile einer Cloud-Bindung werden somit teilweise auf-
gehoben. Drittens wird eine strikte Trennung von Office 365-Daten und Privatanwenderdaten vorge-
nommen. Alle Office 365-Dienste werden durch ein siebenschichtiges Sicherheitskonzept geschützt
und gesichert. Die folgende Grafik in Abb. 25 listet diese Schichten auf und beschreibt selbige.

Daten •Zugriffkontrolle und -überwachung, Datei-/Datenitegrität

Benutzer •Account Management, Training und Awareness, Screening

•Secure Engineering (SDL), Zugriffskontrolle und -überwachung,


Anwendung Malwareschutz

•Zugriffskontrolle und -überwachung, Malwareschutz, Patching und


Host Konfigurationsmanagement

•Zwei-Faktor-Authentifizierung, Aufspüren von Eindringlingen,


Internes Netzwerk Vulnerability-Scans

Netzwerkperimeter •Edge-Router, Aufspüren von Eindringlingen, Vulnerability-Scans

Standort •Physische Kontrollen, Videoüberwachung, Zugangskontrollen

Abb. 25: Dienstsicherheit (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 51)

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Auf den ersten Ebenen wird Schutz der Daten in Office 365 gegen ungewollten physischen Zugriff
oder äußere Einflüsse realisiert. Andere, oft erst auf den zweiten Blick erkennbare Gefahren des
Kompromittierens oder Verlustes werden in den höheren Schichten kontrolliert. Dies beinhaltet eine
konsequente Umsetzung von Rechtestrukturen in Office 365 für die Nutzergruppen, aber auch weite-
re proaktive Technologien. Pro aktiv bedeutet, Sicherheitsprobleme nach Möglichkeit schon vor dem
Auftreten zu verhindern. Ein gutes Beispiel ist Data Loss Prevention (DLP) in Office 365. Bei dem Sen-
den von sicherheitsrelevanten Daten wie Kreditkartennummern wird der Nutzer darauf hingewiesen,
dies nochmals zu überdenken. Sicherheit wird oft auch in den eigenen Nutzerkreisen nicht mit dem-
selben ernsthaften Gedanken verfolgt, wie die Einrichtung dies vorsieht. Office 365 eDiscovery er-
möglicht der Institution die Einhaltung der eigenen Sicherheitsanforderungen und das konsequente
Umsetzen dieser durch alle Daten wie E-Mails, Dokumente oder Webseiten. Daten mit illegalen oder
ungewollten Inhalten können so aufgespürt und entsprechend behandelt werden. Alle Zugriffe auf
Inhalte von Office 365 finden über eine verschlüsselte Kommunikation statt. So sind Zugriffe von
Unbefugten während der Nutzung ausgeschlossen.
Mit der ISO 27001 Norm wird Office 365 und den Microsoft Rechenzentren Datensicherheit aner-
kannt. Damit ist Office 365 „[…] der erste führende Clouddienst, der die strengen physischen, Prozess-
und Verwaltungskontrollen von ISO 27001 implementiert hat […]“ ([Zah12], S. 11). Hinsichtlich des
Datenschutzes ist Microsoft Vorreiter in Erfüllung von europäischen und internationalen Richtlinien.
Die Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG werden von Office 365 erfüllt. Diese
Richtlinie dient dem Schutz von natürlichen Personen und deren Daten bei der Verarbeitung perso-
nenbezogener Daten und gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union (vgl. [EUR95]).
Es werden auch Standards und Empfehlungen anderer Staaten durch Office 365 unterstützt und an-
gewendet. Ein direkter juristischer Zwang besteht in Deutschland nicht, diese Anforderungen zu er-
füllen, aber sie demonstrieren die hohen Aufwendungen Microsofts in den Bereich Sicherheit und
Schutz. Die Zertifizierung FISMA (Federal Information Security Management Act), welche Office 365
in den USA bescheinigt wurde, gibt die Nutzung des Cloud Angebots auch für US-Behörden frei. Auch
andere besonders zu schützende Bereiche wie der Gesundheitssektor werden durch Office 365 zerti-
fiziert unterstützt. Mit HIPAA BAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), ein Gesetz,
welches unter anderem die Datenverarbeitung im Gesundheitssektor der USA beschreibt, ist Office
365 eine der ersten Cloud-Lösungen, die auch im medizinischen Bereich der USA eingesetzt werden
darf. Empfehlungen der weltweit agierenden Non-Profit Organisation Cloud Security Alliance (CSA)
werden durch Office 365 umgesetzt, so dass auch der weltweit anerkannten Cloud Control Matrix
(CCM) Folge geleistet wird. Hier werden Konzepte und Prinzipien festgelegt, welche Datensicherheit
und Datenschutz bei Cloud-Anwendungen gewährleisten sollen (vgl. [Mic13d]).
Für den europäischen und speziell den deutschen Markt ist die Orientierungshilfe Cloud Computing
von hoher Bedeutung. Die Arbeitskreise Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauf-
tragten des Bundes und der Länder haben dieses Dokument herausgegeben. Ziel ist es, der Techno-
logie Cloud Computing eine Mindestanforderung mitzugeben, um dem deutschen Anspruch an Si-
cherheit und Schutz von Daten zu genügen. Office 365 ist konform mit diesen Empfehlungen. Dies
bezieht sich vor allen Dingen auf das Vertragskonstrukt, welches mit dem Nutzen von Office 365 ein-
gegangen wird. Der Datenverarbeitungsvertrag und die EU-Standardvertragsbestimmungen werden
durch Office 365 ausreichend abgedeckt (vgl. [BHHPST11], S. 4 ff und [Mic13d]).
Die Bemühungen Microsofts, eine sichere und geschützte Cloud-Lösung anbieten zu können, äußern
sich positiv auf das Anwendungsgebiet. Für deutsche Verwaltungseinrichtungen gibt es, wie bereits
vorgestellt, eine spezielle Office 365-Version. Es wird so auch für Ämter und Behörden möglich, Pro-
duktivitäts-Tools als Microsoft Cloud-Anwendung zu nutzen und dabei spezielle Anforderungen an

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Office 365 für Bildungseinrichtungen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten zu können. Weiterführende Informationen und Ein-


blicke in von Microsoft unterzeichneten Verträge (Microsoft Security Policy) sind auf einer eigens
eingerichteten Seite www.trustcenter.office365.com einzusehen. Administrative Nutzer von Office
365 haben ferner in dem Verwaltungsportal die Möglichkeit, optionale Vertragsergänzungen einzu-
sehen und bei Bedarf zu bestätigen.

4.5.2 Microsoft Cloud Prinzipien

Eine Cloud-Anwendung ist oftmals ein sehr spezialisierter IT-Service, welcher mit sehr hohen techni-
schen, personellen und finanziellen Aufwendungen bereit gestellt wird. Aus der Sicht des Service-
nehmers existiert eine Dienstleistung, die vom Preis/Leistungsverhältnis nicht in gleichem Verhältnis
umsetzbar wäre. Von Seiten des Servicegebers ist die hohe Anzahl Nutzer das ausschlaggebende
Kriterium, welches ermöglicht, diesen Preis/Leistungsgrad anzubieten. Eine Cloud-Lösung unterliegt
immer einem gewissen Grad an Standardisierung, dadurch wird es dem Servicegeber erst möglich,
eine hohe Nutzerzahl zu angemessenen Kosten bedienen zu können. Auch Microsoft hat für Office
365 einige Standards geschaffen, die nicht unbedingt für On-Premise Lösungen gelten müssen. Es ist
wichtig, diese Standards oder Prinzipien zu kennen, um die eigenen Anforderungen damit verglei-
chen zu können. Eine wesentliche Einschränkung, die für Office 365 gilt, ist die Einschränkung hin-
sichtlich Anpassung der Services. Grundlegende technische Änderungen an Office 365-Produkten
sind nicht möglich. Eine individuelle Konfiguration der vorhandenen Services hingegen ist gegeben.
Ferner unterliegen alle Office 365 den bereits beschriebenen Sicherheitsregularien von Microsoft.
Eine Änderung grundlegender Sicherheits- und Schutzmaßnamen ist nicht möglich. Ein Audit der
Rechenzentren, in denen Microsoft Office 365 betrieben wird, ist für Kunden und Nutzer nicht vorge-
sehen. Durch die Standardisierung sind Updates und Sicherheitspatches nicht eigenhändig installier-
bar. Microsoft übernimmt die Pflege der Software und die Nutzer können Release-Zeiträume nicht
beeinflussen. Es entsteht eine Art „up-to-date“-Zwang, der positiv oder negativ gewertet werden
kann. Hinsichtlich der Wertung sei an Kapitel Cloud Computing verwiesen. Eine individuelle Wertung
der gegebenen Standards sollte bei der Wahl Cloud-Lösung / On-Premise stets erfolgen.

4.5.3 Support

Neben den umfangreichen Onlinedokumentationen, welche in Form von Audio, Video und Text für
Office 365-Anwender und -Administratoren vorliegen, bietet Microsoft einen deutschsprachigen
Admin-Support an. Dieser ist werktags von 08:00 bis 18:00Uhr erreichbar via Telefon oder Onlineti-
cket. Außerhalb dieser Zeiten ist 24/7 Support in englischer Sprache gewährleistet, ein Dolmetscher
steht zur Verfügung. Es gibt in Deutschland mehrere Partnerunternehmen, die sich darüber hinaus
auf Beratungs- und Consultingleistungen für Office 365 spezialisiert haben (vgl [Mic13e]).
Eine Bildungseinrichtung, im speziellen Fall eine Hochschule oder Universität, hat zwei Möglichkeiten
Office 365 für Bildungseinrichtungen zu beziehen. Besteht ein Volumenlizenz-Mietvertrag EES, so
kann Office 365 über diesen bezogen werden. Das jeweilige Partnerunternehmen oder der Microsoft
Account Manager können entsprechende Angebote unterbreiten. Ein Direktbezug bei Microsoft ist
im Fall von Office 365 für Bildungseinrichtungen auch möglich. Ein Nachweis über den berechtigten
Bezug als Bildungseinrichtung muss erbracht werden. Das grundlegende Verfahren ist in wenigen
Schritten vollzogen. Über die Webseite www.office365.de ist zunächst eine 30-tägige Academic-
Testversion (Plan A3) zu registrieren (kostenlos). Nachdem die eigene Domain der Office 365-Version

Seite 36
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

hinzugefügt ist, kann die Testversion zu einer vollwertigen Academic-Version umgewandelt werden.
Der kostenlose Plan A2 oder jede weitere Academic-Version kann anschließend abonniert werden.
Vier wesentliche Grundschritte sind bei dem Bezug von Office 365 im Allgemeinen zu beachten. Das
entsprechende Leitungsgremium der Bildungseinrichtung muss dem Vertrag zustimmen und gegebe-
nenfalls unterzeichnen. Eine Internetdomain muss für die Verwendung mit Office 365 vorliegen.
Mindestens eine Person sollte für administrative Tätigkeiten mit Office 365 zuständig sein. Es sollte
ein Einverständnis der zukünftigen Nutzer vorliegen oder eine entsprechende Bedingung in der
Hochschulordnung aufgenommen werden (vgl. [Zah13], S. 9 f.).

4.5.4 Referenzen

Office 365 für Bildungseinrichtungen wird in Deutschland bereits von vielen Einrichtungen genutzt.
Der Deutscher Akademischer Austausch Dienst (DAAD) betreut weltweit rund 30.000 Stipendiaten
und Alumni. Office 365 für Bildungseinrichtungen wird dabei für Kommunikation und Kollaboration
von der Einrichtung genutzt (vgl. [Mic12a]). Weitere bekannte Office 365-Kunden sind die Technische
Universität München, die Bucerius Law School Hamburg, die Hochschule Fresenius für Wirtschaft und
Medien, die Zeppelin Universität Friedrichshafen und die Europäische Fachhochschule (vgl. [Wit13],
S. 43 f.). Weitere Referenzen finden sich auch auf einer Internetseite von Microsoft unter
www.edu365.de. Es werden aktuell 1200 Bildungseinrichtungen in Deutschland und weltweit rund
30.000 zu den Office 365 für Bildungseinrichtungen-Nutzern gezählt. In Deutschland ist jede dritte
private Hochschule Office 365-Kunde. Office 365 für Bildungseinrichtungen wird auch an vielen Schu-
len eingesetzt. Für Schüler, die einen Bildungsweg ohne Universität oder Hochschule anstreben, ist
so ein Arbeiten mit Tools möglich, welche im späteren Berufsweg häufig genutzt werden.

5 Analyse der Potenziale von Office 365

5.1 Grundlegende Erläuterungen

Das Angebot Microsofts, Office 365 für Bildungseinrichtungen 30 Tage lang kostenlos testen zu kön-
nen, richtet sich vorwiegend an potenzielle Kunden und interessierte Einrichtungen. Es ist jedoch
auch für eine Privatperson möglich, sich für den Test von Office 365 zu registrieren, unabhängig eines
Bezugs zu einer Einrichtung. Diese Evaluationsversion wurde für die Erarbeitung der folgenden Kapi-
tel genutzt. Der Funktionsumfang ist identisch mit den Services von Office 365 Academic Plan A3
(inklusive dem Office Pro Plus Abonnement). Um eine ausreichende Dokumentation gewährleisten zu
können und eine gute Nachvollziehbarkeit zu erreichen, werden wesentliche Inhalte mit Bildschirm-
fotos (Screenshots) belegt und dargestellt. Da diese Screenshots eine elementare Aussagekraft besit-
zen, werden sie in den Text eingebettet. Der Verzicht auf Verweise in den Anhang ermöglicht so ei-
nen besseren Lesefluss und vereinfacht das Verständnis der Arbeit. Genannte Personen, Einrichtun-
gen und Inhalte sind frei erfunden und haben keinen realen Bezug zu Personen oder Institutionen.
Bei der Wahl von Beispielen wurde nach Möglichkeit ein enger Bezug zu real existierenden Hoch-
schulen gewählt. Es wird dem Leser dadurch ermöglicht, eigene Anforderungen und Ideen schneller
in den Aussagen dieser Arbeit wieder zu finden.
Office 365 ist eine funktionsreiche Sammlung und Integration bekannter Microsoft Produkte. Auf-
grund der Funktionsvielfalt und der unterschiedlichsten Aufgaben und Tätigkeiten, welche mit Hilfe
dieser Produktpalette getätigt werden können, existieren zahlreiche Möglichkeiten eines Eintritts-

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

punktes in die Office 365-Umgebung. Ebenso ist oftmals die Grenze zwischen einzelnen Produkten
nicht klar definierbar, da eine sehr hohe Integration der Dienste untereinander vorliegt. Die folgende
Ausarbeitung orientiert sich schwerpunktmäßig an der grundlegenden Produktstruktur. Werden
Verweise auf Produkte vorgenommen, so findet sich eine detailliertere Ausarbeitung in den entspre-
chenden Kapiteln der jeweiligen Produkte.

5.2 Beschreibung der Evaluationsumgebung

Die verwendete Evaluationsversion von Office 365 Academic Plan A3 wurde zunächst bei Microsoft
beantragt. Folgende grundlegende Schritte wurden vorgenommen und können bei Bedarf durch eine
Institution ebenso vollzogen werden. Vorweg sei an dieser Stelle der Bezug zu den erarbeiteten Krite-
rien an eine Lernplattform hergestellt. Die Verfügbarkeit einer Testumgebung kann für die Entschei-
dungsfindung und Evaluation einer Lernplattform enorme Vorteile mit sich bringen. Kritische Punkte
und erste Eindrücke können so ohne Kaufzwang durch die Institution selbst geprüft beziehungsweise
gewonnen werden. Das eigenständige Evaluieren bietet weitaus mehr Potenzial zur korrekten Beur-
teilung einer Produkteignung als Präsentations-Dokumente oder Vorträge. Es können beispielhafte
Aufgaben und Fragestellungen mit dem entsprechenden Produkt umgesetzt und eine Vielzahl an
Entscheidungsträgern mit eingebunden werden. Mit einer individuellen Kriterienliste und einer Test-
version können vorweg der eigentlichen Entscheidung so wesentliche Anforderungen überprüft und
getestet werden.
Über die Microsoft-Seite education.office365.com können besagte Testversion und weiterführende
Informationen und Dokumente bezogen werden. Neben persönlichen Daten und einer E-Mail Adres-
se kann eine Microsoft-Subdomain von onmicrosoft.com gewählt werden. Für den Test von Office
365 wird nicht zwingend eine eigene Domain benötigt. Alle Funktionen lassen sich mit der Subdo-
main testen. Nach Übermittlung der Daten wird die Office 365-Umgebung vorbereitet. Die Bereitstel-
lungsdauer variiert zwischen einigen Minuten und wenigen Stunden. Im Anschluss steht eine Office
365 Academic Plan A3-Umgebung für 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Diese Umgebung ist vorkon-
figuriert, das bedeutet die Dienste sind bereits eingerichtet, interagieren untereinander und können
genutzt werden. Eine Konfiguration und Einrichtung von Inhalten muss nun individuell stattfinden.
Die Testumgebung kann mit Konfiguration einer eigenen Domain und einem Nachweis des berechtig-
ten Bezugs als Bildungseinrichtung unter anderem in den kostenlosen Plan A2 umgewandelt werden
(vgl. [Mic11c]).
Für eine Lernplattform sind grundlegend drei verschiedene Nutzergruppen anzunehmen (vgl. Kap.
2.3.1). Neben den Lernenden und den Lehrenden ist dies die Organisation oder Einrichtung, welche
deren Tätigkeiten koordiniert. Für die Betrachtung einer Lernplattform sind demzufolge drei Sichten
angebracht, um unterschiedliche Anforderungen oder Kriterien darstellen zu können. Weitere Nut-
zergruppen sind nicht ausgeschlossen. So sind Kooperationen mit anderen Instituten und Einrichtun-
gen denkbar, die Zusammenarbeit mit Unternehmen der freien Wirtschaft oder Interaktionen zwi-
schen Lehrkörpern anderer Einrichtungen und der Austausch von Lernenden anderer Bildungsein-
richtungen kommen in Betracht. Mit den vorgestellten Ansätzen werden Grundlagen für eigene Abs-
traktionen und Beispiele geschaffen.

5.3 Einführung in Office 365

Office 365 muss zunächst für die Verwendung angepasst werden. Grundlegende Funktionalitäten
müssen nach dem Standard der Einrichtung eingerichtet werden. Das Hinzufügen von Nutzern ist

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

einer dieser wesentlichen Schritte. Da diese Einrichtung als einer der ersten Schritte vorgenommen
werden muss, wird zunächst auf diese administrative Sicht eingegangen. In den meisten Fällen wird
dies durch eine oder mehrere berechtigte Personen der Einrichtung durchgeführt. Das können Mit-
arbeiter der IT-Abteilung, berechtigtes Lehrpersonal oder andere Mitarbeiter sein.
Einstiegspunkt für die Verwaltung von Office 365 ist ein Online-Portal. Mit Eingabe der URL por-
tal.microsoftonline.com und Bestätigung des Accounts mit entsprechendem Passwort steht diese
Office 365-Startseite zur Verfügung. Das Portal dient für alle Nutzergruppen als Einstieg in die Online-
funktionalität von Office 365. Lehrende, Lernende und verwaltende Mitarbeiter der Einrichtung nut-
zen das gleiche Portal unter genannter URL. Wesentliche Merkmale sind das personalisierte Erschei-
nungsbild und die personalisierten Funktionalitäten. Eine administrativ berechtigte Person kann über
dieses Portal die Office 365-Umgebung administrieren. Die Abb. 26 zeigt die Startseite des Online-
Portals mit den Rechten eines Administrators.

Abb. 26: Office 365 Verwaltungskonsole, Screenshot

In der gezeigten Darstellung wurden nachträglich vier Bereiche durch den Autor rot markiert und
nummeriert. Dies dient der Veranschaulichung des wesentlichen Aufbaus des Portals. Bereich 1 listet
dem jeweiligen Inhaltspunkt entsprechend die zur Verfügung stehenden Unterpunkte. Eine Art In-
haltsverzeichnis-orientiertes Browsen zwischen Themenbereichen wird dadurch ermöglicht. Der Be-
reich 2 ist die eigentliche Inhaltsdarstellung im aktuellen Kontext. Hier können Aufgaben und Einstel-
lungen getätigt werden und Informationen werden angezeigt. Die Menüleiste (Bereich 3) ist eine
stets eingeblendete Leiste, welche die Navigation durch die gesamte Office 365-Umgebung ermög-
licht. Weiterführende Informationen, Hilfe und Tipps finden sich im Bereich 4. Es werden hier in-
haltsbasierend und dynamisch entsprechende Inhalte und Links gelistet.
Der Aufbau und die Funktion des Verwaltungsportals stimmen mit einigen erwähnten Kriterien an
eine Lernplattform überein. Vereinfachte Administration durch entsprechenden Navigationsaufbau
und vor allen Dingen die dynamische Hilfestellung können einen einfachen Einstieg in die Verwal-
tungsaufgaben bieten. Die Abstraktion des Nutzerkreises und deren spezieller Berechtigungen finden
sich in der Darstellung des Portals wieder. Aufgaben, Funktionen und Programme können nur mit

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entsprechenden Rechten ausgeführt und angezeigt werden, eine optisch gleiche Oberfläche ist trotz-
dem gegeben.
Die eingangs erwähnte Aufgabe, initial und laufend die Benutzerkonten einzurichten und zu pflegen,
wird im Folgenden kurz dargestellt. Jeder aktive Nutzer von Office 365 muss in der Umgebung mit
einem Konto angelegt werden. Die einfachste Variante ist das Hinzufügen mit Hilfe der Weboberflä-
che (Verwaltungskonsole -> Benutzer und Gruppen -> Hinzufügen). Neben grundlegenden Nutzerin-
formationen wie Name und E-Mail Adresse sind weitere Informationen optional auszufüllen. Das
Hinzuweisen von speziellen Lizenzen ist möglich. Es können bei Bedarf nur bestimmte Anwendungen
lizensiert/freigegeben werden. Individuelle Nutzereigenschaften können später im Rahmen der Sha-
repoint-Verwaltung festgelegt werden. Es ist möglich, ein initial generiertes Passwort automatisch an
eine andere E-Mailadresse senden zu lassen. Ein Massenimport ist über eine CSV-Datei gegeben. So
können aus bestehenden Systemen Nutzerdaten einfach und in großer Zahl hinzugefügt werden.
Auch hierbei ist das automatische Senden der generierten Passwörter an jeweilig angegebene Adres-
sen möglich. Nutzerlizenzen lassen sich durch den Massenimport mit geringem Aufwand zuweisen.
Setzen Bildungseinrichtungen bereits lokale Verzeichnisdienste zur Verwaltung der Nutzer ein, so
besteht die Möglichkeit, ein On-Premise Active Directory mit dem Active Directory von Office 365 zu
synchronisieren. Optional kann dabei auch Single Sign On (SSO) genutzt werden. Benutzerkonten
werden dann als Kopie in Office 365 gespeichert. Werden Kommandozeilen-basierte Scripting Tools
bevorzugt, so ist die Benutzerverwaltung von Office 365 auch via Power Shell Scripting ausführbar.
Wird bereits eine On-Premise Exchange-Umgebung genutzt, so kann diese automatisiert inklusive
Postfachinhalten in die Exchange Online-Umgebung migriert werden. Eigene Technologien von Mic-
rosoft unterstützen diese Methoden optimal. Sollen Nutzerinformationen aus anderen Systemen
migriert werden, so ist eine Unterstützung durch den Massenimport ebenfalls erreichbar. Werden
Nutzer im Office 365 nicht mehr benötigt, so ist ein Löschen mit 30 Tagen Wiederherstellungsoption
durchführbar. Mit Power Shell-Scripten besteht auch hier die Möglichkeit der Automatisierung. Ein
eingerichteter Benutzer kann sich via portal.microsoftonline.com (Office 365-Portal) mit dem tempo-
rären Kennwort anmelden und die ihm zugewiesenen Dienste sofort nutzen. Das Portal wird entspre-
chend der konfigurierten Office 365-Dienste in personalisierter Form dargeboten.

Das Office 365-Portal ist der Einstiegspunkt für verwaltende Aufgaben aus Sicht der IT-
Administration. Neben dem beschriebenen Prozess der Benutzerverwaltung sind hier grundlegende
Konfigurationen der Office 365-Umgebung möglich. Einstellungen und Tätigkeiten, welche sich direkt
auf ein Produkt beziehen, werden auch in dem Portal vorgenommen, sind aber über einen extra Me-
nüpunkt oder extra URL aufrufbar. Außer Einstellungen sind in der Office 365-Verwaltungskonsole
auch Supporttätigkeiten abgebildet. Neben einer allgemeinen Übersicht über den Status aller Dienste
kann auf einzelne Probleme und Informationen bezüglich der Dienste zugegriffen werden. Microsoft
veröffentlicht hier alle Probleme und Aktionen, die in irgendeiner Art die Verfügbarkeit der Office
365-Umgebung tangieren. Administratoren erhalten so einen stets aktuellen Status und können ge-
gebenenfalls Auskunft gegenüber den eigenen Nutzern geben. Abb. 27 zeigt die Dienststatus-
Übersicht.

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Abb. 27: Dienststatus

Es ist ferner möglich, eigene Fragen und Probleme über die Konsole zu verwalten. Supportanfragen
können direkt online gestellt und bearbeitet werden und es gibt Verweise auf weitergehende Unter-
stützung via Telefon oder anderen Hilfeseiten. Der Supportprozess, angefangen bei den Endnutzern
über den Administrator bis hin zu Microsoft ist somit gewährleistet. Es wurden im Kapitel 3 Anforde-
rungen an den Support einer Lernplattform aufgezeigt. Die erläuterten Möglichkeiten mit dem Office
365-Portal und den anschließenden Prozessen sind hier einzuordnen.

Die Office 365-Verwaltungskonsole bietet darüber hinaus ein vordefiniertes Berichtswesen für Admi-
nistratoren an. Es lassen sich Statistiken im Bereich E-Mail, E-Mail Schutz, DLP und Lync anzeigen und
exportieren. Nutzungsverhalten, Engpässe und weitere Informationen für Entscheider sind mit weni-
gen Klicks zugänglich. Diese Reporte ermöglichen eine Kontrolle der konfigurierten Regeln für den
E-Mail Service und Richtlinien für die Kommunikation. Detailliertere Auswertungen zu einzelnen Ser-
vices wie SharePoint online können in den entsprechenden Programm-Administrationsseiten gene-
riert werden. Neben dem Berichtswesen sind die Lizenzkonfiguration, die Domainkonfiguration und
spezielle Diensteinstellungen via Office 365-Verwaltungskonsole zu konfigurieren. Alle durchführba-
ren Konfigurationen in Office 365 für Bildungseinrichtungen sind so mit einer Weboberfläche er-
reichbar.
In Office 365 konfigurierte Nutzer wie Lehrende oder Lernende können sich auch via por-
tal.microsoftonline.com bei der Office 365-Umgebung anmelden. Entsprechend der eingerichteten
Lizenzen und Rechte steht damit ein Eintrittspunkt in die Online-Applikationen von Office 365 zur
Verfügung. Abb. 28 stellt die Startseite dar.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 28: Office 365-Portal

Die Aufteilung orientiert sich an der beschriebenen Darstellung des Administrations-Portals. Wesent-
liche Online-Applikationen sind schnell über die Menüleiste erreichbar. Um das erstmalige Arbeiten
mit Office 365 zu unterstützen, hat Microsoft die Startseite mit Links zu wichtigen Themengebieten
aufbereitet. Die Initialeinrichtung von persönlichen Geräten wie PCs, Notebooks oder mobilen Gerä-
ten wird durch entsprechende Assistenten erleichtert und ermöglicht. Alle Funktionen, die über das
Portal erreicht werden können, sind bereits durch die Anmeldung des Nutzers personalisiert. Der
Klick auf einen Link in der Menüleiste führt den Nutzer in „seine“ jeweilige Anwendung. Es steht ihm
beim Klick auf Outlook sein Postfach zur Verfügung, der persönliche Kalender kann gestartet oder es
kann auf SkyDrive zugegriffen werden. SkyDrive, der persönliche Cloud-Speicher, bietet einen zentra-
len und personalisierten Ablageort für Dateien aller Formate. Für jeden Nutzer besteht so die Mög-
lichkeit, alle studienrelevanten Dokumente sicher und zentral in der Cloud speichern zu können. Abb.
29 zeigt die Startseite von SkyDrive.

Abb. 29: SkyDrive

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Der Dateiupload und Download kann per Drag & Drop erfolgen. Es ist zusätzlich möglich, einen
SkyDrive Client auf dem lokalen Computer zu installieren, um eine automatische Synchronisierung
vorzunehmen. Hervorzuheben ist die Integration von SkyDrive in andere Office 365-Dienste. Gespei-
cherte Dateien sind einfach mit Office Web Apps zu bearbeiten, die Freigabe für andere Nutzer ist
schnell möglich und Features von SharePoint Online sind nutzbar. Die Integration zu Exchange Onli-
ne, wie die Benachrichtigungsoptionen bei Freigabe einer Datei per E-Mail, ist gegeben. Die Vielfalt
an Personalisierungsoptionen wird in Abb. 30 deutlich.

Abb. 30: SkyDrive, Personalisierung

Die in SkyDrive gespeicherten Daten werden in einer Online-Bibliothek gespeichert. In der Grafik, mit
einer roten 1 markiert, sind die Einstellungsoptionen ersichtlich. Neben optischen und inhaltlichen
Einstellungen sind auch Varianten von Benachrichtigungen und Informationseinstellungen anpassbar.
Ein Beispiel optischer und inhaltlicher Anpassung ist in der Grafik mit einer roten 2 dargestellt.
SkyDrive kann mit zusätzlichen Informationen zu einer persönlichen Dateiablage erweitert werden.
Die im Kap. 2.3.1 dargelegte Sicht im Sinne eines Personal Learning Environment (PLE) findet sich in
ähnlicher Art in SkyDrive durch die Personalisierungsoptionen wieder. Einem Nutzer ist es möglich,
eine Komponente seiner eigenen Lernumgebung individualisiert und personalisiert anzupassen. Die-
se Eigenschaften des Office 365-Portals und SkyDrive versetzen den Studenten in die Lage, sich „sei-
ne“ Lernumgebung aufzubauen.

5.4 Potenziale der einzelnen Produkte in Office 365

5.4.1 Exchange Online

Der Groupware-Dienst Exchange Online setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen. Serverseitig ist
für die Verarbeitung und Speicherung der Informationen Exchange Online zuständig. Der Clientzugriff
findet via Outlook, Outlook Web App oder mobilem Endgerät statt. Exchange Online als Komponente

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von Office 365 besitzt eine hohe Integration in andere Office 365-Dienste, dadurch tritt das Produkt
als solches in den Hintergrund und Funktionen und Aufgaben rücken in den Fokus der Benutzer.
Es wird zunächst auf grundlegende Funktionen aus Endnutzersicht eingegangen. Diese können im
angenommenen Umfeld Schüler, Studenten oder andere Lernende sein. Das bereits beschriebene
Online-Portal kann als Einstieg in die Exchange Online-Funktionalität genutzt werden. Abb. 31 zeigt
dabei die Eintrittsseite des Menüpunktes „Outlook“, unter dem sich die Funktion Outlook Web App
verbirgt.

Abb. 31: Outlook Web App, Startseite

Mit Outlook Web App sind alle wesentlichen Funktionen einer Groupware umfangreich nutzbar. Dies
sind vor allen Dingen das Senden und Empfangen von E-Mails und das Verwalten von Aufgaben, Ka-
lendern und Notizen. Outlook Web App ist der Desktopanwendung Outlook nachempfunden. Micro-
soft Outlook ist einer der bekanntesten E-Mail Clients mit sehr großem Funktionsumfang. Die E-Mail
Funktion ist auf die Zusammenarbeit in der Office 365-Umgebung ausgerichtet. Es können Inhalte mit
wenigen Schritten „geteilt“, Kontakte können schnell gefunden und Online-Zusammenkünfte geplant
werden. Präsenzinformationen können bei Kontakten aus der Office 365 eingesehen und kontaktiert
werden. Das Schaubild in Abb. 32 zeigt solch einen Kontaktersuch.

Abb. 32: Outlook Web App, Chat

Für Schüler und Studenten stehen somit wesentliche Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, um un-
tereinander oder mit dem Lehrkörper oder der Institution in Kontakt zu treten. Es lassen sich indivi-
duell Kontakte verwalten und in Gruppen organisieren. So lassen sich Lerngruppen erstellen, sollten
diese durch die Institution nicht bereits im Globalen Adressbuch angelegt sein. Der individuelle Ar-
beitsstil wird durch diverse Einstellungsmöglichkeiten begünstigt. Die Verarbeitung von Nachrichten
kann mit Regeln, automatischen Antworten, Zustellungsberichten und Aufbewahrungsrichtlinien

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

angepasst werden. Eigene mobile Endgeräte können verwaltet und Textnachrichten bei individuellen
Aktionen an selbige versendet werden. Ist durch Organisationsrichtlinien die Verwendung von Apps
gestattet, so lassen sich diverse dieser zusätzlichen Hilfsprogramme in Outlook Web App einbinden.
Auch die optischen Anpassungsmöglichkeiten tragen zu einer Individualisierung von Outlook Web
App bei (siehe Abb. 33).

Abb. 33: Outlook Web App, Personalisierung

Die gezeigte Grafik zeigt eine angepasste Outlook Web App-Umgebung und eine integrierte YouTube
App, mit der YouTube-Videos im Nachrichtenfenster abgespielt werden können. Die elementare Auf-
gabe eines E-Mail Clients rückt dadurch in den Hintergrund. Eine multimediale Kommunikation und
Zusammenarbeit wird durch die Vielzahl an Möglichkeiten begünstigt.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil ist der Kalender. Dieser ist vorwiegend für das persönliche
Zeitmanagement gedacht. Es besteht die Möglichkeit, dass Studenten sowohl Ihre persönliche Lern-
umgebung zeitlich planen als auch private Dinge. Neben dem persönlichen können auch öffentliche
Kalender existieren oder freigegebene Kalenderinformationen anderer Nutzer. Die Frei/Gebucht-
Information hilft bei der gemeinsamen Terminfindung. In Exchange Online lassen sich auch Ressour-
cen mit Kalendern ausstatten. Es ist damit möglich, einen Termin zu planen, Andere einzuladen, den
passenden Raum zu buchen und die Reservierung für einen Beamer vorzunehmen. Sind entspre-
chende Rechte durch die Institution gegeben, so stellt Abb. 34 eine Besprechungsplanung dar.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 34: Outlook Web App, Kalender

Wenn für Lernende entsprechende Rechte vorgesehen sind und real existierende Ressourcen durch
sie benutzt werden dürfen, so stellt deren terminliche Organisation einen durch Exchange Online
abbildbaren Prozess dar. Neben der Kategorie Räume werden auch Geräte unterstützt. Außer dem
bereits dargelegten Beispiel sind vielfältige andere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Jede Ressource,
die zeitlich organisiert verliehen werden kann, vermag sich durch einen eigenen Kalender zu reprä-
sentieren. Ein Auto der Fakultät, welches Studenten ausleihen, kann ebenso mit Exchange Online
verwaltet werden wie ein technisches Gerät oder ein Werkzeug der Kunst-Fakultät. Beispiele für die-
se Funktionalität sind jeweils in die Kategorie der verschiedenen Nutzergruppen einzuordnen.

Die Sicht der Lehrenden auf Exchange Online und Outlook Web App ist optisch und inhaltlich mit
denselben Funktionen ausgestattet wie die bereits beschriebene Endnutzersicht für Studenten. Die
genannten Beispiele und möglichen Anwendungsgebiete sind ebenso zutreffend. Für Lehrende sind
neben der Organisation von E-Mail-Kommunikation die erweiterten Kalenderfunktionen hilfreich. Die
Raumplanung inklusive Geräteplanung bietet Potenzial für einen flexibel gestalteten Lehreinsatz.
Gerade die spontane Nutzung von speziellen Räumen wie Computerkabinetten, Laborräumen oder
Tagungsräumen und deren Planung und Buchung von einem beliebigen Online-Gerät ermöglichen
eine schnelle Reaktion auf individuelle Lernbedürfnisse der Schüler oder Studenten. Hervorzuheben
ist die Option, einen Termin mit mehreren Teilnehmern zu planen und mit einem einzigen Klick einen
Verweis zu einer Onlinebesprechung einzufügen. Es wird somit im Umfeld des Fernstudiums möglich,
verschiedene Klassen und Gruppen mit entsprechenden Onlinekonferenzen planen und initiieren zu
können. Die Konferenz selber findet dann per Lync-Sitzung statt (siehe Kap. 5.4.2). Andere Dienste in
Office 365 wie SharePoint Online, Lync oder SkyDrive besitzen verschiedene E-Mail Benachrichti-
gungsoptionen, die in den jeweiligen Kapiteln behandelt werden. Benachrichtigungen manueller
oder automatischer Art laufen im Postfach des entsprechenden Nutzers als E-Mail zusammen. Funk-

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

tionen wie Gruppenkalender oder Kalender eines Teams können mit Outlook Web App genutzt wer-
den, die Erstellung findet in SharePoint Online statt.

Die Sicht einer Bildungseinrichtung auf Outlook und Exchange Online hat neben organisatorischen
Blickwinkeln auch administrative Bestandteile. Das angebrachte Beispiel einer Raum oder Ressour-
cenplanung ist für die Organisation ebenso hilfreich wie die E-Mail als Kommunikationsweg. Exchan-
ge Online bietet neben diesen Grundfunktionalitäten Tools und Einstellungen für die Verwaltung aller
E-Mail-Kommunikationen. Dem Administrator oder berechtigtem Mitarbeiter steht dafür die Exchan-
ge-Verwaltungskonsole zur Verfügung (via Office 365-Portal). Abb. 35 vermittelt einen Eindruck der
Exchange-Verwaltungskonsole.

Abb. 35: Exchange Online, Verwaltungskonsole

Für eine Institution bietet sich hier die Möglichkeit, Einfluss auf die Kommunikation zu nehmen.
Durch Anlegen von E-Mail-Gruppen, Ressourcen und Geräten kann eine Informationsstruktur abge-
bildet werden. Denkbar sind Gruppen für Studenten bestimmter Semester oder Fächer, für Fakultä-
ten oder deren Mitarbeiter oder für Interessengruppen. Jedwede Gruppe informationsaustauschen-
der Nutzer ist theoretisch erstellbar. Für Nutzer bieten vordefinierte Gruppen eine schnelle Zugriffs-
möglichkeit auf wichtige Kommunikationspartner. Verwaltungsaufwand lässt sich unter Umständen
mit dem beschriebenen Beispiel der Ressourcen- und Geräte-Kalender reduzieren. Eine Bildungsein-
richtung kann diese für Nutzer anlegen und zur Nutzung freigeben. Die unter Kapitel 3 angesproche-
nen Sicherheitsanforderungen lassen sich mit Exchange Online durch ein granulares Berechtigungs-
und Rollenkonzept abbilden. Es ist möglich, für bestimmte Nutzergruppen einzelne Funktionen in
Outlook Web App zu steuern. Darunter fallen Kommunikationseinstellungen für Dienste wie Chat,
Kontakte, Nachrichten oder Kontaktsynchronisierung mit Online-Diensten wie Facebook oder
LinkedIn, aber auch Designeinstellungen oder Regeln zur Informationsverwaltung wie Journaling,
Notizen oder Postfachregeln. Ferner ist es möglich, bestimmte Benutzerrollen mit entsprechenden
Rechten zu bilden. So lassen sich unterschiedliche Regularien auf unterschiedliche Nutzergruppen
wie Studenten, Alumni, Dozenten, Professoren oder Mitarbeiter abbilden. Eine Delegation von Ad-
ministrations- oder Verwaltungsaufgaben ist über die Verteilung von Administratorrollen möglich.
Bestimmten Mitarbeitern können so Verwaltungsaufgaben delegiert werden, ohne dass auf unge-
wollte Funktionen zugegriffen werden kann.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Weitere Funktionen von Exchange Online, welche die Datensicherheit und den Datenschutz gewähr-
leisten, sind Compliance-eDiscovery und Archiv, Überwachung, DLP und Aufbewahrungsrichtlinien.
Liegen in einer Bildungseinrichtung Organisationsrichtlinien bezüglich der Informationspolitik vor
oder gibt es Rechtsstreitigkeiten, bei denen bestimmte Informationen benötigt werden, so sind An-
forderungen dieser Art mit Compliance-eDiscovery zu bearbeiten. Interne Richtlinien zur Informati-
onsspeicherung, aber auch externe Anforderungen durch Behörden oder Ämter in Bezug auf die In-
formationsspeicherung oder Herausgabe können mit eDiscovery abgebildet werden. Eine einfache
Tätigkeit, welche mit eDiscovery möglich ist, ist die Archivierung von Nutzerinhalten (E-Mail, Bespre-
chungen, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Kontakte, Lync-Kommunikation) in einem extra Onlinear-
chiv. So können beweissichernde Maßnahmen durchgeführt und Daten des Benutzers gegen eigene
Veränderungen geschützt werden. Weitaus komplexere Anforderungen sind durch detaillierte Such-
filter individuell anzupassen. Die folgenden zwei Abbildungen (Abb. 36 und Abb. 37) demonstrieren
eine Compliance-eDiscovery-Abfrage, um einen Betrugsversuch ausfindig zu machen.

Abb. 36: E-Mail von Student.Vier an Student.Eins

Abb. 37: Compliance-eDiscovery Abfrage mit positivem Ergebnis

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

In dem Beispiel der vorangehenden zwei Bildschirmfotos hat Student.Vier eine E-Mail mit bestimm-
tem Inhalt an Student.Eins gesendet. Der in Compliance-eDiscovery eingestellte Filter auf dem Infor-
mationsspeicher von Student.Vier stimmt mit dem durchsuchten Inhalt überein. Eine Suchanfrage
über diesen Filter liefert die Treffer in einer dargestellten Ansicht zurück. Ein zusätzlicher Export der
Ergebnisse ist möglich. Bei Compliance-eDiscovery-Suchfiltern sind neben logischen Operatoren auch
Einschränkungen hinsichtlich Kommunikationspartner, Kommunikationszeitraum oder Nachrichten-
typ möglich. Einrichtungsinterne oder externe Regeltreue bei der Kommunikation über Office 365
kann somit überprüft werden. Um Missbrauch auszuschließen und Nachvollziehbarkeit dieser Über-
wachungsfunktion gewährleisten zu können, sind umfangreiche Berichte und Rechte konfigurierbar.
Die Durchführung von Compliance-eDiscovery ist granuliert an bestimmte Nutzer delegierbar. Des
Weiteren sind alle getätigten Abfragen und Einstellungen mit Compliance-eDiscovery über spezielle
Berichte nachvollziehbar und dokumentiert. In Abb. 38 ist ein Bericht über das Ausführen der Abfra-
ge durch Nutzer admin für obiges Beispiel von Student.Vier dargestellt.

Abb. 38: Bericht über Änderung an Compliance-eDiscovery

Durch die detaillierten Berichts- und Dokumentations-Funktionen können unerwünschte Änderungen


und Abfragen der eigenen Mitarbeiter oder Administratoren kontrolliert und überwacht werden. Für
eine Bildungseinrichtung sind weitere Nutzungsszenarien mit Compliance-eDiscovery denkbar. Es
können Kommunikationsrichtlinien gegen unerwünschte Schimpfwörter, Beleidigungen oder Diskri-
minierung durchgesetzt und kontrolliert werden. Mitarbeitern der Rechtsabteilung, Personalabtei-
lung, Richtlinienbeauftragten oder Datensatzmanagern steht ein umfangreiches Werkzeug in Office
365 zur Verfügung.
Neben Compliance-eDiscovery wurde im vorangehenden Abschnitt bereits DLP als Funktion von Ex-
change Online vorgestellt. Data Loss Prevention versucht mit technischen Mitteln eine ungewünschte
Kommunikation bereits im Vorfeld und vor Stattfinden zu unterbinden. Die Verhinderung von Daten-
verlust wird durch ein umfangreiches Paket aus Bedingungen, Regeln, Ausnahmen und Aktionen
ermöglicht. Diese DLP-Richtlinien können frei definiert oder aus Vorlagen bereitgestellt werden. Mic-
rosoft bietet dafür eine umfangreiche und internationale Sammlung von Richtlinienpaketen. Für den
deutschen Sprachraum liegen unter anderem Erkennungsmuster für personenbezogene Daten wie
Führerschein- und Reisepassnummern oder Finanzdaten wie EU-Debitkartennummern vor. Internati-

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onal sind Erkennungsvorlagen aus Bereichen wie Gesundheit, Persönlichkeit, Finanzdaten oder Ver-
haltensregeln in verschiedenen Sprachen verfügbar. Templates externer Firmen sind ebenso
importierbar wie eigene Vorlagen. Die folgenden drei Abbildungen (Abb. 39, Abb. 40 und Abb. 41)
demonstrieren eine beispielhafte Implementierung einer nutzerdefinierten DLP-Richtlinie.

Abb. 39: DLP, E-Mail mit unerwünschter Information

Abb. 40: DLP, Verhindertes Senden

Abb. 41: DLP, Bericht für administrativen Benutzer

In dem veranschaulichten Beispiel wurde das Versenden einer unerwünschten Information unter-
bunden mit einem Hinweis an den Verfasser (Abb. 40) und einem zusätzlichen Bericht an einen ad-

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ministrierenden Mitarbeiter (Abb. 41). Die Möglichkeiten der Verhinderung, die Varianten der Er-
kennung und die Art der Behandlung sind jeweils mit vielen individuellen Regeln konfigurierbar. Für
eine Bildungseinrichtung bietet sich durch DLP die Möglichkeit, bestimmte Kommunikationsinhalte
zu verhindern oder gesondert zu behandeln. Im Sinne einer Lernplattform kann somit der Informati-
onsaustausch unter den Nutzern zu deren eigenem und zu dem Schutz der Einrichtung vor dem Statt-
finden gefiltert werden. Unerwünschter Sprachgebrauch oder nicht zugelassene Informationsweiter-
gabe wird unter Umständen verhindert. In einem Lernumfeld mit Personen unterhalb der Volljährig-
keit können hier auch bestimmte Umgangsformen vermieden werden.

Mit der Exchange-Verwaltungskonsole sind neben den beschriebenen Werkzeugen und Einstel-
lungsmöglichkeiten auch zusätzliche Anwendungen (Apps) konfigurierbar. Hier werden dem Admi-
nistrator die Pflege, Konfiguration und Installation derselben ermöglicht. Es können eigene pro-
grammierte Anwendungen wie auch Anwendungen aus dem Office Store genutzt werden. Eine Bei-
spielanwendung wurde bereits in der Nutzersicht auf Outlook Web App vorgestellt, die Anzeige von
YouTube-Videos direkt in einem E-Mail Text. Bereits vorkonfiguriert und installiert ist ein umfangrei-
cher Viren- und Spamschutz für alle ein- und ausgehenden E-Mails der Office 365-Umgebung. Mit der
Verwaltungskonsole sind auch hier zahlreiche individuelle Anpassungen möglich. Neben Schadsoft-
warefilter können Verbindungs- beziehungsweise Inhaltsfilter und Quarantäne-Mechanismen ange-
passt und konfiguriert werden. Einer Bildungseinrichtung stehen dadurch Möglichkeiten zur Verfü-
gung, sich gegen unerwünschte Inhalte außerhalb der Office 365-Umgebung zu schützen. Es ist fer-
ner möglich, eigene Regeln, Berichte, Nachrichtenverfolgungen und Partnerorganisationen einzurich-
ten. Letzteres kann im Bildungsbereich eine andere Institution sein, für welche gesonderte Kommu-
nikationsrichtlinien gelten. Der Office 365 Education Plan A3 ermöglicht auch die Anbindung einer
eigenen IP-basierten und Unified Messaging unterstützenden Telefonanlage. Damit können Anrufe
vom physischen Telefonsystem verarbeitet und über Office 365 initiiert werden.
Die Kriterien an eine Lernplattform im Sinne von Kommunikationsarten (synchron, asynchron) und
Kommunikations-Teilnehmern (Lehrende, Lernende, Institution) werden durch die umfangreichen
Möglichkeiten von Exchange Online und Outlook Web App in einem technologisch aktuellem Maße
unterstützt. Die Einflussname und Kontrolle sowie die Organisationsmöglichkeiten der einzelnen
Kommunikationswege und -mittel sind für eine Bildungseinrichtung detailliert gegeben.

5.4.2 Lync Online

In einer Office 365-Umgebung steht Lync für die Echtzeitkommunikation zur Verfügung. Diese wird
mit mehreren Komponenten realisiert. Zum einen ist dies Lync Online, die Serverkomponente in der
Cloud, zum anderen stehen verschiedene Clientanwendungen für die Nutzer zur Verfügung. Die Lync
Web App ist mit jedem aktuelle Browser nutzbar. Lync kann als Desktopanwendung installiert und
auf mobilen Endgeräten betrieben werden. Neben Präsenzinformationen einzelner Nutzer und der
Möglichkeit, Sofortnachrichten zu senden, liegt die Hauptanwendung bei der Audio- und Videotele-
fonie. Es existieren viele Eintrittspunkte in eine Lync-Kommunikation. Handelt es sich um eine ge-
plante Konferenz, so kann die Organisation mit Outlook stattfinden. Steht nur ein Webbrowser zur
Verfügung ohne die Möglichkeit einer Plug-In Installation, so ist mit Lync Web Scheduler
(sched.lync.com) eine umfangreiche Konferenzplanung möglich. Ein spontaner Anruf oder eine spon-
tane Konferenz kann mit jedem Lync Client einberufen werden. Die Nutzung mit mobilen Endgeräten
wie Windows Phone, iPad, iPhone oder Android-Geräten ist mit der Lync-App durchführbar. Für eine
Konferenz mit Bild- und Tonübertragung oder mit dem Ziel, gemeinsam eine Datei zu bearbeiten,

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wird die Installation einer Softwarekomponente auf dem Gerät notwendig, da der Zugriff auf peri-
phere Gerätehardware direkt aus dem Browser nicht unterstützt wird. Steht kein internetfähiges
Gerät zur Verfügung, ist auch eine Teilnahme via Telefon gegeben.

Die Funktionen der einzelnen Lync Clients sind prinzipiell für alle Nutzergruppen gleich, es sei denn,
die Organisation hat individuelle Richtlinien umgesetzt. Die direkte Kommunikation erfolgt durch
wenige Klicks auf den gewünschten Gesprächspartner. Neben Chat, Anruf oder Videoanruf sind viele
Optionen zum Kontaktmanagement möglich. Kontakte können in Gruppen und Beziehungen organi-
siert werden, so dass häufige Kontaktkreise schnell erreichbar sind. Die Integration der Lync Desktop
Applikation in andere Office Produkte ist gegeben. Das Verfassen von Gesprächsnotizen mit OneNote
wird durch automatische Inhaltsvervollständigung erleichtert. Gesprächsinformationen und Teilneh-
mer werden automatisch erfasst und können durch Notizen ergänzt werden. Das Initiieren einer E-
Mail-Kommunikation gehört ebenso zu den Anwendungsgebieten der Kontaktfunktionen wie das
Abrufen gespeicherter Kommunikations-Aufzeichnungen. Ein sehr vielfältiges Anwendungsgebiet
bietet die Möglichkeit der Lync-Konferenz. Die folgenden zwei Abbildungen (Abb. 42 und Abb. 43)
demonstrieren eine Lync-Konferenz mit verschiedenen Lync-Clients.

Abb. 42: Lync Client als Bestandteil von Office 365 ProPlus

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Abb. 43: Lync Web App mit Browser Ad On und freigegebener Anwendung

Bei jeder Konferenz mit Lync gibt es mindestens einen Referenten, der die Steuerung aller Aktionen
und Funktionen vornehmen kann. Dadurch wird ein geordneter Ablauf einer Kommunikation
ermöglicht. Der Referent besitzt die Rechte, über die zu verwendenden Dienste (Ton, Audio, Video)
zu entscheiden als auch über die Wahl der Konferenzmittel. Lync bietet als Unterstützung für die
gemeinsame Kommunikation verschiedene Werkzeuge. Umfragen sind erstellbar, welche sich von
den Teilnehmern beantworten und anschließend auswerten lassen. Es steht ein Whiteboard zur
Verfügung, auf dem mit elektronischen Tools ähnlich einer herkömmlichen Tafel gearbeitet werden
kann. Die Freigabe von Anwendungen oder dem Desktop bieten Teilnehmern und Referenten ein
gemeinsames Arbeitsumfeld. Damit wird die Zusammenarbeit an einem Dokument oder einer
Anwendung ohne zusätzliche Hilfsmittel unabhängig des Standorts ermöglicht. Die Leitung einer
Konferenz ist durch den Referenten an andere Teilnehmer übertragbar. Die Existenz mehrerer
Referenten ist ebenso möglich wie die Genehmigung von Gastreferenten.
Die Verwaltung aller Lync-Nutzer und auch von zentralen Vorgaben und Einstellungen wird mit Hilfe
des Lync-Admin-Center (via Office 365-Verwaltungskonsole) durchgeführt. Dienste wie Audio, Video
oder externe Kommunikation lassen sich auf Benutzerebene freigeben oder unterbinden. Ferner lässt
sich die Organisationsumgebung hinsichtlich externer Anbindung von anderen Messengern (MSN,
Lync, Skype) konfigurieren sowie Audiokonferenzanbieter administrieren. Die Umsetzung von
Kommunikationsrichtlinien wird durch Anpassen der Besprechungseinladung möglich. Die
Berichtsfunktion der Office 365-Verwaltungskonsole generiert wie beschrieben Berichte über die
Nutzung von Lync.
Mit den Funktionen von Lync werden sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikationsmittel
zur Verfügung gestellt (vgl. Kap. 3). Für die Nutzer ergeben sich vielfältige Anwendungs-
möglichkeiten. Die Zusammenarbeit von Lernenden, Lehrenden und der Einrichtung wird durch Lync
unterstützt und ermöglicht. Neben Anrufen und Chatnachrichten sind die Konferenzmöglichkeiten im
Fall eines Fernstudiums besonders hilfreich. Es werden Vorlesungen unabhängig von räumlichen
Bedingungen über große Distanzen möglich und auch virtuelle Lerngruppen und virtuelle

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Zusammenarbeit. Sowohl für Lernende als auch Lehrende ist die Möglichkeit der
Kommunikationsaufzeichnung und anschließender Publizierung in SharePoint Online eine Ergänzung
für zeitverzögerten Informationsbezug. Konferenzen unter Dozenten oder Meetings mit einrichtungs-
fremden Personen können ebenso über Lync stattfinden wie Präsentationen und Informations-
veranstaltungen. Die Anbindung an das Skype-Netzwerk (geplant Sommer 2013) verspricht zudem
bei Bedarf eine Ausweitung der Kommunikation im privaten oder dienstlichen Umfeld (vgl. [Wit13],
S. 26).

5.4.3 SharePoint Online

Eines der umfangreichsten Produkte in dem Office 365-Paket ist SharePoint Online. Die webbasierte
Business Collaboration-Plattform ist ursprünglich für Unternehmen jedweder Größe entwickelt wor-
den. Die Vorteile einer solchen Software führten zur Ausweitung des Nutzerkreises. Office 365 für
Bildungseinrichtungen inkludiert SharePoint Online in allen Plänen, steht mit Plan A2 also auch kos-
tenlos einer Bildungseinrichtung zur Verfügung. SharePoint existiert neben der Cloud Variante auch
als On-Premise Lösung, zum einen in der kostenlosen SharePoint Foundation Version, zum anderen
in kostenpflichtigen Varianten. Ein hybrider Einsatz ist möglich, Einschränkungen in der Cloud Version
können so durch eine On-Premise-Installation ergänzt werden.
Für die Herausarbeitung der Potenziale, die SharePoint Online im Umfeld einer höheren Bildungsein-
richtung bieten kann, wurde die Evaluationsumgebung mit beispielhaften Anwendungen konfigu-
riert. Die unterschiedlichen Strukturen einer jeden Universität oder Hochschule sind, im Falle einer
geplanten Nutzung, individuell in SharePoint zu übertragen und abzubilden. SharePoint Online steht
nach Initial-Einrichtung einer Office 365-Umgebung zur Verfügung, muss aber individuell mit Struktu-
ren und Inhalten eingerichtet und konfiguriert werden. Neben den beschriebenen Kategorisierungen
von SharePoint (vgl. Kap. 4) lassen sich die Funktionalitäten in fünf Elemente unterteilen: SkyDrive,
Team Sites, Intranet Sites, Extranet Sites und Websites.

5.4.3.1 Evaluierungsumgebung – Virtuelle UNI

Das Grundprinzip von SharePoint fußt auf der Konfiguration und Erstellung von Webanwendungen.
Die erforderlichen Basistechnologien (IIS-Website, IIS-.NET-Anwendungspool, SQL-Datenbank) wer-
den durch Microsoft in der Office 365-Umgebung bereitgestellt. In der mandantenfähigen Share-
Point-Umgebung wurde eine Beispieloberfläche „Virtuelle UNI“ erstellt. Die Konfiguration findet in
bereits bekannter Office 365-Verwaltungskonsole statt, die eine Unterseite „SharePoint-
Administratorcenter“ zur Verfügung stellt.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 44: SharePoint-Administratorcenter

Die Abb. 44 zeigt die zentrale Einstellungsübersicht, in der einzelne Websitesammlungen erstellt
werden können. Die Websitesammlungen für die „Virtuelle UNI“ wurden beim Anlegen des Mandan-
ten beziehungsweise über den Punkt „Neu“ eingerichtet. Im SharePoint-Administratorcenter können
Speicher- und Ressourcenkontingente sowie übergreifende Funktionalitäten für alle Websitesamm-
lungen bereitgestellt werden. Zusätzlich sind hier alle wesentlichen Konfigurationsoptionen erreich-
bar. Neben Benutzer-, Formular-, und Onlinedienstverwaltung sind Einstellungen zur Taxonomie-,
Suchcenter- und allgemeiner Einstellungsverwaltung die elementaren Einteilungen. Die „Virtuelle
UNI“ besteht aus folgenden Websitesammlungen (siehe Abb. 45):

Öffentliche Website •http://hsw365-public.sharepoint.com

Homepage Virtuelle UNI •https://hsw365.sharepoint.com

Homepage Studiengang BWL •https://hsw365.sharepoint.com/sites/stgbwl

Homepage Studiengang WI •https://hsw365.sharepoint.com/sites/stgwi

Homepage aller Benutzer •https://hsw365-my.sharepoint.com

Zentrales SuchCenter •https://hsw365.sharepoint.com/search

Business Intelligent Center •https://hsw365.sharepoint.com/sites/bic

Dokumenten Center •https://hsw365.sharepoint.com/sites/DC


Abb. 45: Websitesammlungen „Virtuelle UNI“

Die Websitesammlungen sind direkt über die angegebenen URLs erreichbar, sind aber für die verein-
fachte Navigation in die Startseite der Virtuellen UNI integriert. Eine Websitesammlung ist eine ei-
genständige Verwaltungseinheit im SharePoint hinsichtlich Authentifizierung, Autorisierung und Be-
reitstellen von Funktionalitäten.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 46: Startseite „Virtuelle UNI“

Für die bessere Lesbarkeit und Übersicht wurden die einzelnen Webseiten mit unterschiedlichem
Layout versehen. Abb. 46 zeigt die Startseite der Virtuellen UNI in grauem Design und entsprechende
Verlinkungen in die einzelnen Untergliederungen respektive Websitesammlungen. Die „Virtuelle
UNI“ ist eine durch den Autor frei gewählte, übergeordnete logische Instanz über alle Websitesamm-
lungen. Allen Nutzern soll anhand dieses Namens eine Zugehörigkeit zu einer Bildungseinrichtung
symbolisiert werden. Die fiktive Virtuelle UNI ist mit mehreren Fachbereichen und Studiengängen
einer Organisationsstruktur unterworfen, die Ihre Abbildung in einzelnen Websitesammlungen wie-
derfährt. Die einzelnen Anforderungen anzunehmender Nutzergruppen wie Lehrende, Lernende oder
Mitarbeiter sind in diesen Websitesammlungen berücksichtigt. Es wurde für jeden Fachbereich mit
entsprechenden Studiengängen (Betriebswirtschaftslehre BWL und Wirtschaftsinformatik WI) eine
jeweils eigene Websitesammlung gewählt. Aufgrund der erläuterten eigenständigen Verwaltungs-
einheit bietet sich diese Trennung an, da so organisatorische (Un-)Abhängigkeiten berücksichtigt
werden können. Weitere angelegte Bereiche wie Öffentliche Website, SuchCenter oder Profilbereich
der Benutzer sind ebenso je eine eigenständige Websitesammlung. In der Abb. 46 wurden die Berei-
che der logischen Struktur der Virtuellen UNI mit einer roten 1 markiert. Die mit einer grünen 1 mar-
kierten Links beziehen sich auf den Fachbereich Betriebswirtschaftslehre, die mit einer orangenen 2
markierten Verweise beziehen sich auf den Fachbereich Wirtschaftsinformatik. Je nach Zielgruppe
der Nutzer wurde unterschieden in Lehrende (Professoren, Dozenten oder Mitarbeiter) und Lernen-
de (Studenten oder Schüler), denen jeweils ein eigener Eintrittspunkt (Website) in die virtuelle Lern-
umgebung geschaffen wurde. Es existieren somit die Fachrichtungen BWL und WI (Link „Betriebs-
wirtschaftslehre“ und Link „Wirtschaftsinformatik“) für Lehrende und die Studiengänge (Link „Studi-
engang BWL“ und Link „Studiengang WI“) für Lernende. Nach dem „Klick“ auf „Betriebswirtschafts-
lehre“ wird dem Lehrkörper der Mitarbeiterbereich des Lehrstuhls angezeigt (siehe Abb. 47).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 47: Lehrstühle BWL

Die Inhalte dieses Bereichs (Abb. 47) sind speziell der Nutzergruppe der Lehrenden vorbehalten. Die
Arbeitsbereiche für Studenten und andere Lernende werden unter den jeweiligen Studiengängen
bereitgestellt. Ein „Klick“ auf „Studiengang WI“ führt auf die entsprechende Websitesammlung (siehe
Abb. 48).

Abb. 48: Studiengang WI

Die andere Farbgebung wurde zu Demonstrationszwecken gewählt – Studenten wird so die Möglich-
keit gegeben, „ihren“ Bereich durch das jeweilige Layout einfacher zuordnen zu können. Eine einfa-
che Navigation in andere Bereiche wurde durch die Anpassung der linken Navigationsleiste ermög-
licht. Die inhaltliche Struktur ist in SharePoint eine individuell (durch die Institution) durchzuführende
Aufgabe. Weder dieser Struktur noch den Inhalten sind im Rahmen der technischen Möglichkeiten
Grenzen gesetzt. Die folgenden Ausführungen werden sich an der beschriebenen eingerichteten
Struktur orientieren, um einen einheitlichen Rahmen für Beispiele gewähren zu können.

5.4.3.2 Kommunikation – Social Networking

Wesentliche Technologien für die Unterstützung der synchronen und asynchronen Kommunikation
wurden mit Lync Online und Exchange Online bereits vorgestellt. SharePoint Online selbst bietet
jedoch auch Möglichkeiten einer synchronen und asynchronen Kommunikation. Ansätze des infor-

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

mellen Lernens wurden im Rahmen der theoretischen Betrachtungen dieser Arbeit bereits erläutert
(vgl. Kap. 8). Das Bilden von sozialen Netzwerken (Social Networking) findet mit entsprechenden
Technologien auch Berücksichtigung in Blended Learning-Arrangements. Die in diesem Kapitel be-
schriebenen Kommunikationsmittel von SharePoint Online lassen sich hier einordnen. Mikroblogging
ist über das Newsfeeds genannte Element im SharePoint Online möglich. Ähnlich einem herkömmli-
chen Blog, bei dem Veröffentlichungen in Journalform vorgenommen werden, ist Mikroblogging
meist auf sehr kurze Informationen beschränkt. Über ein entsprechendes Webpart kann Mikroblog-
ging auf jeder SharePoint Seite ermöglicht werden (siehe Abb. 47 und Abb. 48 Mitte). Asynchrone
Kommunikation in SharePoint Online wird unter anderem über das webbasierte Freigeben von In-
formationen (Audio, Video, Text, Grafik und weitere) möglich. Hier entsteht ein fließender Übergang
zur Kollaboration. Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass Änderungen auf einer beliebigen Website
Nachrichtenversand auslösen können. Das Freigeben oder Ändern von Informationen kann somit
auch Kommunikation möglich machen. Mit Hilfe von E-Mail, SMS, RSS-Feeds oder Newsfeeds können
die Benachrichtigungen erfolgen.

Abb. 49: Benachrichtigungen

Benachrichtigungen können an beliebig berechtigten Elementen konfiguriert werden (vgl. Abb. 49)
und stehen mit einer der genannten Auswahl an jeweiligen Optionen zur Verfügung (siehe Abb. 50).

Abb. 50: Benachrichtigungsoptionen

Denkbare Anwendungen kann eine Benachrichtigung beispielsweise bei der Verwendung in


Dokumentenlisten finden, die dem Lernenden so stets wichtige Informationen über Änderungen
liefert. Die persönliche Lernumgebung (PLE) kann so über viele Informationsressourcen individuell

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

aufgebaut werden. Das Freigeben von Informationen als solches ist auf vielfältige Art und Weise
möglich, auf Websites in Form von Bibliotheken, unter Listen oder in speziellen Webparts. Die Basis
der Social Networking-Funktionen ist die persönliche Homepage eines jeden Benutzers in SharePoint
Online, welche frei gestaltet werden kann - vergleichbar der Social Network-Plattform Facebook.
Allerdings ist die Kommunikation in SharePoint Online normalerweise nur im
Authentifizierungsbereich des Mandanten, also in einem geschützten Raum möglich (die Office 365-
Umgebung). Allerdings stehen bei Bedarf zu konfigurierende Schnittstellen auch zu externen Nutzern
zur Verfügung. Im Weiteren wird die Kommunikationsunterstützung der Benutzer ausgehend Ihrer
Profile (MySite/Benutzerhomepage/Newsfeed) in der Websitesammlung „Virtuelle UNI“ betrachtet.
Hierzu zählen wiederum alle Nutzergruppen wie Lernende, Lehrende oder Mitarbeiter einer
Institution. Nach der beschriebenen initialen Anmeldung eines Nutzers wird der Nutzerbereich in
SharePoint Online erstellt. Zunächst ist dies mit wenigen Minuten Wartezeit verbunden, in der der
Benutzer wichtige Verlinkungen zu der Benutzung von Sharepoint dargestellt bekommt.

Abb. 51: Anmeldung SharePoint

Abb. 51 zeigt die Benutzerseite (Profilseite) nach dem „Klick“ auf „Newsfeed“ (obere
Navigationsleiste, Office 365-Portal). Persönliche Informationen (Profilinformationen) können
anschließend durch den Benutzer vervollständigt und individuelle Konfigurationen der Benutzerseite
vorgenommen werden(siehe Abb. 52, durch rote 1 markiert).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 52: Benutzerseite

Die persönliche Profilseite kann mit verschiedenen Links und Anwendungen konfiguriert werden
(Abb. 52, markiert mit roter 2). Elementare Funktionen wie Info oder Newsfeed sind bereits
vorkonfiguriert. Der Bereich Newsfeed informiert über aktuelle Ereignisse von konfigurierten
Informationsquellen (Personen, Webseiten, Dokumenten und weitere).

Abb. 53: Newsfeed

Die Neewsfeeds im Bereich des Nutzerprofils sind ein elementares Element im Bereich Social
Networking. Nachverfolgte Informationen werden über diese Funktionalität im Überblick angezeigt,
aber auch E-Mail Kommunikation kann über Benachrichtigungen ausgelöst werden. Durch „Folgen“
von anderen Nutzern können soziale Netzwerke entstehen und weitere Kommunikationsmedien

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

können genutzt werden. Beispielsweise sind kurzfristige Verabredungen für virtuelle Konferenzen via
Lync möglich. Das Zusammengehörigkeitsgefühl einer Lerngemeinschaft wie bei einer
herkömmlichen Klasse kann unter Umständen durch regen Informationsaustausch für eine virtuelle
Lerngruppe entstehen. Für die Nutzergruppe der Lehrenden bietet sich eine gute Möglichkeit,
interessierte Studenten mit aktuellen Informationen auch außerhalb des Selbststudiums zu
erreichen. Gerade gemeinsame Elemente der Dokumentenbibliotheken können von allen
Teilnehmern abonniert und Änderungen müssen nicht mehr abgefragt werden, sondern erfahren
eine automatische Benachrichtigung. Der Bereich Newsfeed ist individuell auf Ereignisse,
Benachrichtigungsart und –zeit und Kategorieoptionen konfigurierbar. Das Eingabefeld im
Newsfeedbereich dient dem Microblogging.

Ein eigener Blog-Bereich kann durch den Nutzer auf seiner Seite erstellt werden (Abb. 54).

Abb. 54: Benutzer-Blog

In diesem Blog-Bereich enteht die Möglichkeit längere Texte und Inhalte zu publizieren, ohne sie in
die Form eines Dokuments bringen zu müssen. Anwendungsbeispiele finden sich im Lernumfeld bei
der Wissensteilung einzelner Themen oder im sozialen Nachrichtenaustausch. In der Abb. 54 ist mit
roter 1 markiert der Bearbeitungsmodus hervorgehoben. Wie bereits erläutert, ist die gesamte
persönliche Seite sowohl optisch als auch inhaltlich individuell konfigurierbar. Dazu zählt auch das
Hinzufügen von eigenen Anwendungen (Apps) in den persönlichen Bereich (Abb. 55).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 55: App-Verwaltung des Benutzers

Durch die Institution oder eine berechtigte Person freigegeben, können entsprechende Apps durch
die Benutzer eigenständig genutzt werden. Eine App spiegelt eine spezielle Funktion oder Aufgabe
wider, welche mit SharePoint Online durch diese Technologie zur Verfügung gestellt wird. Eine
beispielhafte App, die eine nützliche und flexible Unterstützung von Kommunikation bietet, ist das
Einfügen eines Websitepostfaches (Abb. 56).

Abb. 56: Webpostfach-App

Ein Webpostfach kann zu jeder beliebigen Website angelegt werden. Dieses Postfach ermöglicht den
Mitgliedern das Erstellen einer Kommunikationsbasis ohne das Eingreifen eines
Postfachadministrators. Benutzer können damit im Rahmen ihrer Zusammenarbeit auf der Website
in dem Postfach E-Mail-Kommunikation inhaltsbezogen führen. Aus dem wirtschaftlichen
Nutzungsumfeld des SharePoint sind diese projektorientierten Ansätze gut auf das Fernstudium zu
übertragen. Die Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Projekt kann dadurch gefördert werden.
Die starke Verknüpfung von Kommunikation und Kollaboration ist in den beschriebenen Social
Networking-Funktionalitäten festzustellen.

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5.4.3.3 Kollaboration – Zusammenarbeit

Die Idee und der Name des Produktes leiten sich aus der Art der webbasierten Zusammenarbeit ab –
SharePoint (Freigabe Punkt, wörtliche Übersetzung des Autors). Die umfangreiche Arbeit mit
Clientanwendungen wie Microsoft Office, Microsoft Projekt, Adobe Acrobat, Bild-, Ton- oder
Videoprogrammen erzeugt unstrukturierte Daten in Form unterschiedlichster Dateiformate. Die
effektive gemeinsame Zusammenarbeit, mit schnellem Zugriff auf relevante Informationen, ist im
klassischen Dateisystem bei einem unstrukturierten Datenbestand nicht zufriedenstellend möglich.
Die Strukturierung durch Ordner auf Dateisystemebene ist ab einer gewissen Anzahl an Dateien nur
mit hohem Aufwand möglich. Auch eine Einbeziehung von Informationen in strukturierten Daten aus
unterschiedlichsten Datenbanken ist bei Kollaboration, basierend auf einem gemeinsamen
Dateisystem, nicht praktikabel. Für die themenorientierte Zusammenarbeit und den dabei
notwendigen Zugriff auf relevante Informationen aus strukturierten und unstrukturierten
Datenquellen bietet SharePoint eine umfangreiche Unterstützung. Eine nahtlose und flexible
Integration der Funktionen Kommunikation, Kollaboration, Webcontent Management,
Datenintegration über Business Data Connectoren (BDC), Personen- und Inhaltssuche wird durch den
Softwarehersteller angestrebt. Die interne Integration und die flexible Anpassbarkeit stellen eine
Stärke des Produkts dar. Durch die vielen umgesetzten Anforderungen entsteht eine hohe
Komplexität, welche als Nachteil angesehen werden kann.

Kontextbezogene, webbasierte Kollaborations-Technologien bietet SharePoint in Form von


Bibliotheken, Listen, speziellen Websites und Webparts. Die durch den Hersteller geprägte
„Teamsite“ ist eine Bezeichnung für eine solche inhaltsbezogene Sammlung an Funktionalitäten. Die
erläuterte Struktur der „Virtuellen UNI“ basiert auf Teamsites (vgl. Abb. 46 und Abb. 47). Für den
Nutzer der Office 365-Umgebungen gibt es zahlreiche, teils bereits erläuterte Navigationswege zu
der Startseite „Virtuelle UNI“. Die zuletzt vorgestellte persönliche Seite enthält beispielsweise einen
Link „Websites“, welcher diese Navigation ermöglicht. Befindet sich der Nutzer auf der Startseite der
„Virtuellen UNI“, so kann er nach bekannter Webtechnolgogie nach Informationen „browsen“ und je
nach Berechtigungen mit anderen zusammenarbeiten. Um ein schnelles Finden von Informationen zu
ermöglichen, wurde ein „UNI SuchCenter“ erstellt (vgl. Abb. 57). Dieses wurde durch das SharePoint
SuchCenter, die zentrale Suchmaschine von SharePoint, umgesetzt. Eine als SharePoint Search
bezeichnete Technologie mit Komponenten des Herstellers FASTSearch ermöglicht die technische
Realisierung. Über Crawler werden dabei SharePoint-Inhalte durchsucht und indiziert. Dies betrifft
neben allen Webseiten auch die Inhalte von Dokumenten und konfigurierten Datenquellen.
Vorhandene Berechtigungen an einzelnen Elementen werden mit verarbeitet, so dass Nutzer beim
Ausführen der Suche nicht nur schnell relevante, sondern auch nur berechtigte Informationen als
Ergebnis erhalten. Dies stellt einen Unterschied zu herkömmlichen Suchmaschinen im Internet dar,
welcher im Sinne von Datensicherheit und Datenschutz hervorzuheben ist.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 57: UNI SuchCenter

Die in Abb. 57 dargestellten Suchergebnisse können in der linken Navigationsleiste (markiert mit
roter 1) durch inhaltsabhängig angebotene Kategorien verfeinert werden. Findet eine Verwendung
von Stichwortverzeichnissen und Taxonomiebäumen statt, so ist die Suchverfeinerung auch über
dynamisch angezeigte Dokumentenmetadaten möglich (vgl. Bereich rote 1). In dem rechten Bereich
der Suche (markiert durch rote 2, Abb. 57) wird interaktiv eine Inhaltsvorschau zum angewählten
Suchergebniss angezeigt. Dies trifft auch auf gefundene Dateiinhalte zu, die in einer Vorschau
angezeigt werden (beispielsweise Word-Datei oder PowerPoint-Datei). Eine Suche kann prinzipiell in
allen Bereichen des SharePoint stattfinden, sie unterliegt dort aber dem jeweiligen Kontext. Die
Suchergebnisse werden also automatisch auf Inhalte des Bereiches reduziert. Sowohl im zentralen
SuchCenter als auch in der Kontextsuche sind über „Einstellungen“ und „Erweiterte Einstellungen“
die Suchoptionen individuell anpassbar. Neben dem „Browsen“ ist die Suche eine elementare
Möglichkeit, gewünschte Inhalte des SharePoint zu erhalten. Ein Beispiel im Umfeld eines Lernenden
ist die Suche nach Dokumenten, die informativen Charakter haben und bei welchem ein
Suchkriterium bekannt ist. Der Suchbegriff „Klausur Wirtschaftsinformatik“ liefert beispielsweise alle
berechtigten Ergebnisse, die neben Beispielklausuren auch Diskussionen oder Beiträge anderer
Kommilitonen beinhalten können. Sucht ein Dozent nach dem selbem Schlüsselwort, so ist es
denkbar, dass ihm die Klausur der nächsten Woche als Suchergebnis angezeigt wird, wenn die
SharePoint-Inhalte oder Bereiche mit entsprechenden Berechtigungen konfiguriert sind.

Nachdem grundlegende Navigationsschritte aufgezeigt wurden, können im Folgenden die


Möglichkeiten der strukturierten Unterstützung bei der Zusammenarbeit aufgezeigt werden. Über
folgenden Klickpfad gelangt man in der erstellten Struktur „Virtuelle UNI“ auf die Beispiel-Teamseite
„Kollaboration Fach-1“ (Abb. 58): Studiengang WI -> Semster 1 -> SS13 -> Fach-1 -> Kollaboration
Fach-1. Das „Folgen“ dieser Seite führt zu einer direkten Zugriffsmöglichkeit aus dem eigenen
Newsfeed-Bereich.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 58: Kollaboration Fach-1

Über die linke Navigationsleiste der Kollaboration Fach-1 Seite können im gewählten Beispielszenario
alle in SharePoint Online vorgefertigten Kollaborations-Apps erreicht werden. Dabei sind
Ankündigungen, Kontakte, Diskussionsrunden, Kalender, Aufgaben und Umfragen vorgefertigte
Listen mit thematisch spezifizierten Ansichten. Das Wiki ist eine spezifizierte SharePoint-Bibliothek.
Projekte, Blog, Newsfeed und Communitywebsite sind spezifische Subwebsites, die als vorgegebene
Websites hinzugefügt werden können (Hinzufügen von Apps ähnlich Abb. 55). Die dargestellten
Technologien können eine gemeinsame und fachlich orientierte Teamarbeit schnell und
unkompliziert unterstützen. Terminliche Unterstützung bieten Kalender, Ankündigungen, Postfach,
Aufgaben und Projektseite. Fachlicher Austausch kann durch Wiki, Umfrage, Blog, Newsfeed und
Communitywebsite realisiert werden. Organisatorische Unterstützung bieten Kontakte, Projektseite,
Aufgaben, Umfrage, Postfach, Ankündigungen und Newsfeed. Weitere Unterstützung einer
Zusammenarbeit wird durch die Webplattform des SharePoint Online an sich geleistet, dies wird im
folgenden Abschnitt erläutert. Die einzelnen Seitenansichten zu allen hier aufgeführten
Kollaborationsmöglichkeiten entsprechend Abb. 58 sind der Arbeit in Anlage 1 bis Anlage 12
beigefügt.

5.4.3.4 Content – Die Webplattform

Die physische Architektur einer SharePoint-Plattform besteht aus drei Einheiten – Web-,
Applikations- und Datenbankserver. In einer Office 365-Umgebung ist SharePoint Online eine
mandantenfähige Version, basierend auf dieser Architektur. Durch entsprechende Skalierung der
einzelnen drei Komponenten gemäß einer Cloud Architektur kann eine hohe Dichte von Kunden und
Benutzern erreicht werden. Die eigentliche Architektur bleibt für Office 365-Kunden verborgen, da
die Verwaltung über das Office 365-Portal nur einen eingeschränkten Zugriff ermöglicht. Dies gilt
auch für viele Teile der logischen Architektur. Die Abb. 59 veranschaulicht diese logische Struktur.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 59: logische Architektur (Auszug aus Quelle: [Mic12b])

Mit dem Office 365-Portal kann erst ab der Websitesammlungsebene vereinfacht konfiguriert und
administriert werden. Die Arbeit des Administrators oder der Benutzer ist somit logisch auf den
Bereich Websitesammlung und Websites begrenzt. Dies ist nicht pauschal als Nach- oder Vorteil zu
werten, sondern die Wertung obliegt den individuellen Anforderungen der nutzenden Institution.
Eine Website, die im Browser dargestellt wird, besteht im SharePoint aus den drei
Hauptkomponenten Gestaltungsvorlagen, Seitenlayouts und Seiten (vgl. Abb. 60).

Abb. 60: Hauptkomponenten SharePoint Site (Auszug aus Quelle: [Mic12c])

Durch das Einfügen sogenannter Webparts ist die dynamische Anzeige von Inhalten möglich, die an
einem anderen Ort gespeichert sind. Das Beispiel eines Suchwebparts stellt dynamisch gespeicherten
Inhalt aus dem Suchindex dar (vgl. Abb. 61).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 61: Hauptkomponenten mit Webpart (Auszug aus Quelle: [Mic12c])

Das Ergebnis einer Suchanfrage wird für den Benutzer im Browser nach diesem Prinzip dargestellt
(vgl. Abb. 57). Die bereits bereitgestellten und erläuterten Apps bestehen ebenfalls aus diesen
Komponenten. Diese Erläuterung der Grundbegriffe zur logischen und physischen Architektur von
SharePoint sowie zur Inhaltsdarstellung im Browser kann als Grundlage der folgenden Abschnitte
angesehen werden.

Webcontentmanagement

SharePoint Online erlaubt das Anlegen von Websitesammlungen aus dem SharePoint-
Administratorcenter (vgl. Abb. 44). Dabei können je nach Anwendungszweck der neuen
Websitesammlung aus den Kategorien Zusammenarbeit, Enterprise und Veröffentlichen
verschiedene vorbereitete Vorlagen ausgewählt werden (siehe Abb. 62).

Zusammenarbeit Enterprise Veröffentlichen


•Teamwebsite •Dokumentencenter •Veröffentlichungsportal
•Blog •eDiscovery Center •Unternehmenswiki
•Entwicklerwebsite •Datenarchiv
•Projektwebsite •Teamwebsite - SharePoint
•Communitywebsite Konfiguration
•Business Intelligence Center
•Unternehmenssuchcenter
•Mein Websitehost
•Communityportal
•Basissuchcenter
•Visio-Prozessrepository

Abb. 62: Vorlagenkategorien

Unter der gewählten URL ist die neu angelegte Websitesammlung (Root-Website/Homepage) für den
Administrator im Browser zu öffnen. Der Zugriff für weitere Nutzer muss zunächst durch eine berech-
tigte Person entsprechend gewährt werden. Sowohl das Layout und die Funktion der Root-Website
als auch die vorbereitete Unterstruktur mit Funktionen wird durch die jeweils ausgewählte Vorlage
bestimmt. Entsprechend dem prinzipiellen Aufbau der Website in SharePoint (vgl. Abb. 60) sind be-
liebige Erweiterungen durch Apps und neue Unterwebsites möglich. Das Layout und der Content

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einer Website können bei entsprechenden Berechtigungen über Seite->Bearbeiten angepasst wer-
den (siehe Abb. 63).

Abb. 63: Website bearbeiten via Ribbon-Oberfläche

Über die Ribbon-Oberfläche (Menüband, markiert mit roter 1 in Abb. 63) werden diese Anpassungen
möglich. Sowohl optische als auch inhaltliche Änderungen können hierüber zentral vorgenommen
werden. Microsoft bietet für die Bearbeitung mit erweitertem Funktionsumfang den kostenlosen
SharePoint Designer an (siehe Abb. 64).

Abb. 64: SharePoint Designer

Mit diesem lokal zu installierenden Programm werden die Content Management-Funktionalitäten im


Vergleich zur gezeigten Ribbon-Oberfläche stark erweitert. Dies betrifft neben der besser strukturier-
ten Arbeitsaufteilung insbesondere die Punkte Workflows, Datenquellen und Vorlagenbearbeitung.
Auch das Hinzufügen von Content ist übersichtlicher möglich. Die nahtlose Bearbeitung von Online-
Inhalten der Office 365-Umgebung ist gewährleistet. Die beiden erläuterten Möglichkeiten können
der Nutzergruppe Lehrende oder Lernende zugeordnet werden. Das Anpassen von Funktionen oder
Inhalten auf Teamwebsites kann im Sinne der Zusammenarbeit Gruppen wie Studiengänge, Lern-

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

gruppen oder Fakultäten betreffen. Sind tiefgreifende oder umfangreiche Änderungen notwendig
oder das Entwickeln eigener Apps, so bietet Microsoft eine spezielle Entwicklerwebsite. Das Arbeiten
mit Visual Studio (Entwicklungsumgebung) kann über diese Office 365-Entwicklerwebsite unterstützt
werden, indem Apps dort getestet, erstellt oder bereitgestellt werden können (vgl. Abb. 62: Vorla-
genkategorien, erste Spalte). Die Bereitstellung eigener Apps oder die von Drittherstellern unterliegt
normalerweise dem Aufgabenbereich des Administrators. Apps mit entsprechenden Berechtigungen
versehen, können dann bei Bedarf durch Nutzer eigenständig hinzugefügt werden (vgl. Abb. 55).
Ausgehend von einer Websitesammlung, erstellt aus einer zweckmäßig ausgewählten Vorlage, kann
man mit diesen unterschiedlichen Werkzeugen sehr komfortabel Webstrukturen erzeugen, bearbei-
ten und wie beschrieben mit Apps erweitern. Die Evaluierungsumgebung „Virtuelle UNI“ wurde so
erstellt, bearbeitet und mit Apps versehen. Die in Office 365 zur Verfügung stehenden Apps sind vor-
gefertigte strukturierte Webseiten, die immer Web-, Daten- oder Dokumenteninhalt darstellen kön-
nen. Daraus abgeleitet werden in SharePoint die Begriffe „Web“ (Website), „Liste“ mit Daten und
„Bibliothek“ mit Dokumenten. Der Aufbau und das Management von Bibliotheken und Listen werden
im folgenden Abschnitt erläutert.

Dokumentenmanagement

SharePoint Online unterstützt die gemeinsame Arbeit an Daten mit zwei technologischen Struktur-
elementen. Bibliotheken, die der Verwaltung von Dokumenten dienen und Listen, die strukturierte
Daten enthalten. Mit einer Bibliothek können also Daten in beliebiger Dateiform verwaltet werden
wie Office-Dokumente, PDF-Dokumente, Ton-, Bild- oder Videodateien und Webcasts (siehe Abb.
65).

Abb. 65: SharePoint Bibliothek

Eine Liste nimmt Daten beliebiger Formate auf und bietet ähnliche Verwaltungsfunktionen (vgl. Abb.
66).

Seite 69
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 66: SharePoint Liste

Bibliotheken und Listen können frei auf allen Websites eingefügt werden, beispielsweise als Subweb-
site mit Link in der Navigationsleiste oder als Webpart auf einer Webseite. Der gemeinsame Zugriff
und die Arbeit an Informationen kann somit sachbezogen für die Teamarbeit organisiert werden.
Eine Konfiguration beider Elemente findet jeweils über die Ribbon-Oberfläche statt (vgl. Abb. 65 und
Abb. 66). Neben Einstellungen für Berechtigungen können vielzählige Konfigurationen der Kategorien
Versionsmanagement, Listenlayout, Formulareinstellungen und Benachrichtigungsmanagement vor-
genommen werden. Die Dateiarbeit kann über die Registerkarte Dateien, die Arbeiten an einer ein-
zelnen Datei über das Kontextmenü an der Datei direkt gesteuert werden. Häufige Tätigkeiten wie
beispielsweise neu anlegen, hoch- oder herunterladen, Eigenschaften bearbeiten, aus- oder einche-
cken, um die Datei sicher nur allein zu verändern, Benachrichtigungen einstellen oder freigeben für
den Zugriff anderer Benutzer sind hier leicht auszuführen. Um den Inhalt einer Datei zu bearbeiten,
können Office Dateien in der Dateivorschau eingesehen und mit den Office Web Apps im Browser
geöffnet werden. Dateien, welche nicht im Browser bearbeitet werden können, werden herunterge-
laden und mit dem entsprechenden lokalen Programm geöffnet. Die gemeinsame Arbeit an der glei-
chen Datei kann hierbei mit aus- und einchecken sowie mittels einer Versionskontrolle unterstützt
werden. Die Versionskontrolle kann mit sogenannten Workflows auch eine Unterstützung für die
serielle Bearbeitung mit entsprechenden Vor- und Nachfolgern bieten. Die Abb. 67 zeigt ein
Workflowbeispiel einer automatischen Aufgabengenerierung über die Entscheidung zum Verbleib
einer Datei. Mit Workflows werden Prozessabläufe in Bibliotheken, Listen und an einzelnen Objek-
ten, wie hier an einer Datei gezeigt, ermöglicht. Die Verwaltung einer Dokumentenbibliothek mit
umfangreichen Informationen für Lernende kann so beispielsweise durch die Institution mit Prozess-
abläufen abgebildet werden.

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 67: SharePoint-Workflow

Es ist möglich, mit Microsoft Visio den zugrundeliegenden Geschäftsprozess aufzunehmen und abzu-
bilden. In Visio werden SharePoint-Workflows direkt unterstützt. Durch das anschließende Importie-
ren und Bearbeiten mit dem SharePoint Designer kann der Workflow in der gewünschten Ebene im
SharePoint implementiert werden. Ferner liegen Drittanbieter-Apps für umfangreiche Workflowge-
nerierung vor. Wiederkehrende Transportaufgaben für Dokumente können zusätzlich zu Workflows
durch Informationsrichtlinien unterstützt werden. Die Überwachung von Dokumenten anhand ihrer
Eigenschaften kann dadurch mit automatischen Aktionen wie löschen, verschieben, archivieren,
Workflow starten oder Berechtigungen ändern, verbunden werden. Eine Verwaltung von großen
Datenbeständen wird so effektiv ermöglicht. Ein gesteuerter Fluss von Daten, welcher eigenen Richt-
linien oder gesetzlichen Vorgaben entspricht, kann umgesetzt und recherchiert werden.
Vergleichbar zu einer zentralen Bibliothek kann im SharePoint ein zentrales DokuCenter und ein
zentrales Archiv als Websitesammlung eingerichtet werden (siehe Abb. 68).

Abb. 68: UNI DokuCenter

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Ähnlich einer realen Bibliothek können hier Fachbibliotheken beliebig als Unterstrukturen angelegt
werden. Apps für Dokumentenbibliotheken oder für andere Objektdatenbanken wie Bild, Audio oder
Video können hinzugefügt werden. Hervorzuheben ist, dass Office Dokumente, PDF-Dateien, Bilder,
Audiodateien und Videos auf dem SharePoint webbasierend geöffnet und angesehen, bearbeitet
oder abgespielt werden können. Die Online-Zusammenarbeit wird hierdurch ermöglicht (vgl. Kap.
3.23.1.1). Die Darstellung für mobile Endgeräte wie Touchpads wird dabei durch Office 365 mit sepa-
raten Gestaltungsvorlagen unterstützt (siehe Abb. 69).

Abb. 69: Gerätekanäle mit separaten Gestaltungsvorlagen (Auszug aus Quelle: [Mic12c])

Das Layout, die Gestaltung und die Ansicht von Daten in Listen und Bibliotheken sind vielfältig und
individuell anpassbar. Neben grundlegenden Darstellungsoptionen der Spalten und Reihenfolgen ist
die Anpassung von Social-Networking Elementen, Tagging und Verschlagwortung möglich. Schlag-
worte können im SharePoint-Administratorcenter via Terminologiespeicher zentral als Schlagwort-
baum editiert und vorgegeben oder per CSV-Import übernommen werden (siehe Abb. 70).

Abb. 70: SharePoint-Taxonomie

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In den Eigenschaften der Dokumente können diese Stichwörter und Schlagworte ausgewählt und
zugeordnet werden. Diese den Daten zugewiesenen Metadaten können eine effektive und flexible
Arbeitsweise im Dokumentenmanagement ermöglichen. Bibliotheks- und Listenansichten, Suchan-
zeigen, Workflows und Informationsverwaltungsrichtlinien können diese Metadaten verwenden. Ein
bereits erläutertes Beispiel ist das UNI SuchCenter (vgl. Abb. 57). In der mit roter 1 markierten
Abb. 57 wird die Menüleiste bei Bedarf und inhaltsbasierend mit den Taxonomie-Begriffen erweitert.
Ferner ist es möglich, den Daten neben Metadaten auch Zielgruppen zuzuordnen. Basierend auf der
Zielgruppenzuordnung (Zielgruppenadressierung) können Ansichten dynamisch gefiltert werden.
Beispielsweise sieht ein Dozent in einer Aufgabenliste alle Aufgaben, dagegen sehen Studenten je
nach Zielgruppenzuordnung nur die jeweils ihnen zugeordneten Elemente. Die Zielgruppenadressie-
rung kann auf alle beliebigen Ansichten angewendet werden und bietet so eine Möglichkeit, nutzer-
gruppenorientiert Dokumentenmanagement zu betreiben. Insgesamt werden die sehr umfassenden
Möglichkeiten des Managements von Daten in Bibliotheken und Listen auch als Dokumentenmana-
gement oder Datenmanagement zusammengefasst. SharePoint Online als Komponente von Office
365 ist keine fertige Lösung für ein spezielles Fachgebiet, wie beispielsweise eine histologische Biblio-
thek, ein Musikverlag oder eine Patentdatenbank, sondern eine individuell anzupassende Plattform.

Business Intelligence

Geschäftsprozesse zu organisieren benötigt schnellen und effektiven Zugriff auf relevante Geschäfts-
daten. Zwar ist eine Bildungseinrichtung kein Unternehmen im klassischen Sinne, aber die Verwal-
tung der internen Prozesse besitzt ähnliche Ansprüche, um nötige Entscheidungen richtig treffen zu
können. Sowohl der zeitnahe Zugriff auf eine dynamische Auswahl aktueller Daten, als auch die
Überwachung von definierten kritischen Schwellwerten sind oftmals nötig und wichtig. Auch eine
Ursachenanalyse anhand dynamisch auswählbarer Datensätze stellt einen möglichen Anspruch dar.
Einfache Beispiele aus bildungsnaher Umgebung können die Auswertung von Noten sein und deren
Beziehung zu anderen Kennzahlen. Die Frequentierung und Nutzung der Lernangebote und der Offi-
ce 365-Plattform können ein Interesse darstellen. Die Beziehung von Lerndimensionen wie Zeit, geo-
grafische Daten oder finanzielle Dimensionen zu Lerninhalten oder Studentengruppen sind eventuell
von Interesse. Features und Funktionen, welche diese Fragestellungen auf dem SharePoint Online
unterstützen können, werden unter dem Begriff Business Intelligence Plattform zusammengefasst.
Ein Business Intelligence Center steht als Websitesammlungsvorlage zur Verfügung (vgl. Abb. 62:
Vorlagenkategorien). Für das Beispiel der „Virtuellen UNI“ wurde ein UNI BICenter nach dieser Vorla-
ge erstellt (siehe Abb. 71).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 71: UNI BICenter

Basis der Business Intelligence (BI) -Funktionen ist im SharePoint die Verbindung zu Datenquellen
über eine Liste. Die erstellte SharePoint-Liste kann mit Microsoft Excel oder Access geöffnet werden
(siehe Abb. 72).

Abb. 72: SharePoint-Liste in Excel geöffnet

Damit stehen über die Pivot-Funktion von Excel die dynamische Auswahl und Darstellung von Daten
aus einer SharePoint-Liste zur Verfügung. Die Pivot-Funktion kann als Möglichkeit bezeichnet wer-
den, große Tabellendaten aggregiert darzustellen und auswerten zu können (siehe Abb. 73).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 73: Excel Pivot-Tabellen

Die Dateneingabe kann über die gleiche Schnittstelle automatisiert als Import oder auch über Daten-
erfassung durch Benutzer erfolgen. Benutzereingabemasken (Formulare) können im SharePoint oder
auch über Microsoft InfoPath gestaltet werden (siehe Abb. 74., Abb. 75 zeigt Bearbeitung via Info-
Path).

Abb. 74: SharePoint Dateneingabemaske

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 75: Dateneingabemaske, Bearbeitung mit InfoPath

Die erfolgte Eingabe oder auch ein Import von Daten kann zur Weiterverarbeitung einen Workflow
oder eine Benachrichtigung auslösen. Um im Sinne von BI immer sofort einen Überblick bei Änderun-
gen eines Datenbestandes zu erhalten, sind webbasierte grafische Darstellungen als Dashboards oder
auch Key Performance Indicator (KPI`s) – vergleichbar mit einer Ampeldarstellung möglich. In Office
365 stehen zur Verfassungszeit dieser Arbeit noch keine PerformancePointServices und damit kein
DashboardDesigner zur Verfügung, um Dashboards in der Form, wie auf dem On-Premise SharePoint
Server möglich, zu gestalten. Mit dem Sharepoint Designer oder auch Visual Studio können jedoch
auch Listendaten grafisch im Browser dargestellt werden und schaffen temporär Abhilfe. Die Abb. 76
zeigt ein KPI-Beispiel im UNI BICenter, installiert aus dem AppStore.

Abb. 76: KPI Anwendung

Neben der Liste ist auch die Bibliothek mit Excel Dateien als Datenquelle möglich. SharePoint bietet
über die ExcelServices den Datenzugriff und die webbasierte Darstellung durch Webparts an. Beim
Zugriff eines Benutzers ist dabei kein lokal installiertes Excel erforderlich und nötige Berechnungen
(Statistiken oder Formeln) laufen auf dem SharePoint Server (siehe Abb. 77).

Seite 76
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 77: Datenzugriff über ExcelServices durch Webpart

Die Darstellung einer definierten Datenauswahl ist durch Benennen der Datenbereiche in Excel mög-
lich. Der Zugriff auf weitere externe Datenquellen kann im Administratorcenter über Business Con-
nectivity Services (BDC-Datenquellen) oder eine Verbindung mit OData-Onlinediensten eingerichtet
werden. Ferner können externe Datenquellen auch mit dem SharePoint Designer eingebunden wer-
den. Insgesamt ist der externe Datenzugriff in Office 365 komfortabel möglich, wenngleich die BI-
Funktionen nur eingeschränkt genutzt werden können, da zurzeit noch keine
PerformancePointServices, und damit der Dashboard Designer und auch keine KPI-,Scorecard- und
Dashboard-Vorlagen, verfügbar sind.

5.4.3.5 Didaktik – Business Applikationen

Aus den verschiedenen vorgestellten Lerntheorien lassen sich unterschiedliche Mittel und Methoden
ableiten, die eine Lernplattform für deren Umsetzung oder Unterstützung bieten kann. Viele der
vorgestellten Technologien, Konzepte und Anwendungsbeispiele können in einen Bezug zu den Lern-
theorien gebracht werden. Der Ansatz „Lernen durch Wiederholung“, welcher dem Behaviorismus
entnommen werden kann, widerfährt eine Unterstützung durch Technologien in Office 365. Gerade
im SharePoint Online sind viele dieser Technologien beheimatet (vgl. Abb. 58). Mit Umfragen können
in abgewandelter Form Lernergebnisse durch Wiederholung abgeprüft werden. Eine weitere Mög-
lichkeit bieten Apps von Drittherstellern. Beispielsweise sei hier der Exam Maker aufgeführt, mit des-
sen Hilfe komplexe Abfragen von Wissen möglich sind (siehe Abb. 78).

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 78: Exam Maker App

Die Business Intelligent Unterstützung kann zur Auswertung von Umfrageelementen genutzt werden.
Ansätze des Kognitivismus, Konstruktivismus und Konnektivismus können ebenso mit SharePoint-
Technologien umgesetzt werden. Neben dem eigenständigen Sammeln von Erfahrungen ist die
Strukturierung in Klassen, Projekten oder Scheinfirmen eine gut abzubildende Aufgabe im Share-
Point. Eine eigene Umgebung mit Hilfe einer Teamsite und entsprechenden Kollaborationsmitteln
stellt hier eine Umsetzungsmöglichkeit dar. Der Methoden- und Mittelmix, wie von dem Blended
Learning verfolgt, findet durch die Vielzahl an Technologien eine gute Auswahlbasis. Die „virtuelle
Klammer“ dieser „Blends“ findet mit der Organisation in Websitesammlungen und Anwendungen
wie Outlook/Exchange eine Umsetzungs- und Organisationsvariante. Neuere wissenschaftliche An-
sätze des informellen Lernens und Ideen des Social Learnings werden durch die Social-Network Funk-
tionen sehr gut unterstützt. Das Lernen in praktisch orientierten Bildungseinrichtungen, wie in einer
Hochschule, findet zudem relevante Anwendungen aus dem Umfeld der Geschäftsanwendungen
(engl.: Business Applikationen) in SharePoint.

Unter dem Gesichtspunkt Business Applikationen kann die SharePoint-Plattform zusammen mit den
anderen Applikationen in der Office 365-Umgebung hiermit schon in einigen Bereichen als Business
Applikation angesehen werden:
 Kommunikationslösung - Social Networking Plattform
 Kollaboration Plattform als Ergänzung zum FileService
 Universelles SuchCenter
 CMS – Content Management System für interne und externe Webplattformen
 DMS – Dokumenten Management System
 Archive System
 Apps – Entwicklungsplattform
Da SharePoint für alle Einsatzgebiete keine fertige, spezifische Branchenanwendung darstellt, ist
dessen Einsatz bei Forderungen nach hoher Flexibilität, hoher Anpassbarkeit, Orts-, Endgeräte- und

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Sprachunabhängigkeit interessant. Die Erweiterung um Business Applikationen für ein spezielles Auf-
gabengebiet ist durch die Installationsmöglichkeit von Apps gegeben. Im AdministratorCenter kön-
nen diese Apps installiert und konfiguriert werden und aus dem SharePoint Store bezogen werden.
Ein bereits angebrachtes Beispiel ist der Exam Maker in Abb. 78. Neben dem Weg über den Share-
Point Store ist auch das Hinzufügen auf Websitesammlungsebene über den Punkt „Lösungen“ mög-
lich. Fremde Lösungen werden kostenfrei oder auch kostenpflichtig mit Lizenzverwaltung und monat-
lichen Lizenzgebühren angeboten. Eine entsprechende Lizenzverwaltung ist integriert in SharePoint
Online möglich. Durch die Erweiterbarkeit der SharePoint-Plattform mit branchenspezifischen Apps
und auch der flexiblen Anbindungsmöglichkeit an externe Datenquellen bzw. vorhandene Branchen-
lösungen ist SharePoint Online auch eine sehr flexible Integrationsplattform. Eine beispielhafte An-
wendung für die hohe Integrität ist Duet Enterprise, eine Gemeinschafts-Lösung von Microsoft und
SAP. Die Darstellung und Nutzung von Daten der Anwendung SAP kann mit dieser Lösung auch in
SharePoint Online erfolgen.

5.4.3.6 Administration und Technik

Eine Office 365-Umgebung ist ein SaaS-Angebot. Der administrative Aufwand bezüglich Housing,
Infrastruktur, Hardware und grundlegender Softwaretechnlogien entfällt dadurch. Trotzdem kann die
Administration, welche auch inhaltliche Belange inkludiert, in Abhängigkeit der Größe einer Share-
Point-Umgebung ein beträchtliches Ausmaß annehmen. Neben dem initialen Konfigurations-
Aufwand sind Service und Support für Nutzer und deren Administration, aber auch Weiterentwick-
lung und Pflege der Inhalte beispielhafte Aufwendungen. Microsoft empfiehlt für SharePoint einen
dezentralen Administratoransatz. Die Trennung der Aufgaben in Globaler Administrator, IT-
Professional Administration, Developer Administration, PowerUser Administration und EndUser wird
dabei von Microsoft als Vorschlag unterbreitet. Die dezentrale Administration ist aber auch auf Basis
der organisatorischen, örtlichen oder funktionellen Organisationsstruktur denkbar. Die Struktur einer
Bildungseinrichtung beziehungsweise deren Abbildung in logischen Strukturen auf dem SharePoint
anzugleichen, bietet sich an. Neben der Planung einer SharePoint-Struktur und der Berechtigungs-
struktur sind zahlreiche weitere Planungsaufgaben entsprechend Abb. 79 anzuraten.

 Planen von Benutzerprofilen und Identitäten


 Planen von Systemanforderungen für SharePoint 2013
 Planen der Kommunikation über soziale Netzwerke und Zusammenarbeit
 Planen der logischer Architekturen
 Planen von eDiscovery
 Planen von lokaler oder gehosteter Virtualisierung
 Planen von Web Content Management
 Planen der Authentifizierung
 Planen der Suche
 Planen der Berechtigungen
 Planen von Business Intelligence
 Planen von Business Connectivity Services
 Planen der Sicherung und der Wiederherstellung
 Planen der Access Services
 Planen der Überwachung
 Planen der E-Mail-Integration
 Planen von mobilen Geräten
 Planen von Websiterichtlinien
 Planen von Administrator- und Dienstkonten

Abb. 79: Planungsaufgaben SharePoint (eigene Darstellung nach [Mic13f])

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Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Hier zeigt sich, dass nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern damit verbunden auch der administra-
tive Aufwand bei SharePoint anteilig in der Office 365-Umgebung am größten ist. Am Beispiel des
Berechtigungskonzepts im SharePoint wird dieser Aufwand deutlich. Die Vergabe der Berechtigung
für die Administrationsebenen nach dem Globalen Administrator für Office 365 liegt auf Website-
sammlungsebene für den primären und weitere Administratoren. Alle Websites hierarchisch tiefer
gelegen, wie Bibliotheken, Listen, Ordner und einzelne Objekte, erben die Berechtigungen der Web-
sitesammlung beziehungsweise erhalten explizite Berechtigungen möglichst über Gruppen mit den
Standard-Berechtigungsstufen. Dabei werden in SharePoint-Besucher, Mitglieder und Besitzer unter-
schieden. Die Einzelberechtigungen auf Objekte und Inhalte sind in die Kategorien der Elemente un-
terteilt. Es gibt beispielsweise Listenberechtigungen oder Websiteberechtigungen, die wiederum die
Einzelberechtigungen in zweistelliger Anzahl beinhalten. Allein das Thema Berechtigungen verdeut-
licht, dass sorgfältige Planung, Administration und Dokumentation in einem SharePoint-Projekt un-
abdingbar sind.

5.4.3.7 Weitere Aspekte einer SharePoint-Implementation

SharePoint Online im Office 365-Paket kann mit SharePoint On-Premise (lokal) zu einer SharePoint-
Lösung verbunden werden. Diese SharePoint-Lösung kann dabei individuell aus folgenden Anteilen
bestehen:
 Office 365-Pläne kostenfrei für Bildungseinrichtungen
 Office 365-Pläne kostenpflichtig für Bildungseinrichtungen, nach Bedarf
 SharePoint 2013 Foundation, kostenfrei, in der Bildungseinrichtung, nach Bedarf
 SharePoint 2013 Server, kostenpflichtig, in der Bildungseinrichtung, nach Bedarf
Werden eine lokale SharePoint-Lösung und eine Cloud basierte SharePoint-Lösung gleichzeitig ver-
bunden genutzt, spricht man von einer Hybrid Cloud-Lösung. Die Active Directory-Synchronisierung
(Verzeichnisdienstsynchronisierung) in Office 365 ermöglicht den Verbund mit einer lokalen Active
Directory Gesamtstruktur. Dadurch kann eine SSO-Anmeldung und durchgängige Berechtigungsver-
gabe erreicht werden. Lokale Sicherheitsbedürfnisse für bestimmte Daten, benötigte Funktionen des
SharePoint, Business Applikations-Anpassungen auf dem SharePoint, große lokale Datenmengen,
nicht ausreichende Performance des Internetzuganges könnten beispielsweise Gründe und Erwägun-
gen für einen Hybrid Cloud Betrieb sein.

Durch die weltweite starke Verbreitung und Nutzung von SharePoint und Office 365 gibt es ein breit
gefächertes Angebot an Schulungsunterstützung und Fachliteratur. Neben der umfangreichen Onli-
ne-Dokumentation und Hilfe (erreichbar und kontextbezogen über das Fragezeichen) stehen weitere
kostenfreie Angebote zur Verfügung. Dazu zählen die sehr umfangreichen eLearning Angebote der
Microsoft Virtual Academy und die Support Library TechNet mit technischen Inhalten. Ebenso exis-
tiert eine Office 365-Community, in der sich Nutzer einer Office 365-Umgebung mit Microsoft Fach-
personal austauschen können. Kommerzielle Schulungsangebote werden durch Microsoft Partner
durchgeführt.

5.4.4 Office 365 Pro Plus und Office Web App

Office 365 Pro Plus ist die lokale Installation der bekannten Microsoft Office Anwendungen Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync ProPlus, SkyDrive Pro und InfoPath.
Eine Nutzung dieser Programme findet nicht nur im beruflichen oder privaten Umfeld, sondern auch

Seite 80
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

im Lernumfeld statt. Durch die Installation auf bis zu fünf Geräten wird den Nutzern ein flexibler Ein-
satz ermöglicht. Ist durch die Bildungseinrichtung für die Mitarbeiter ein Office 365 Pro Plus Abon-
nement vorgesehen, so ist also auch die Ausstattung von Computerkabinetten oder Terminalserver-
umgebungen mit dem Paket möglich. Stehen einem Endbenutzer die zugewiesenen Lizenzen des
Plan A3 oder höher zur Verfügung, so kann Office 365 Pro Plus einfach und ohne Konfigurations-
kenntnisse über das Office 365-Portal installiert werden (vgl. Abb. 28). Dabei findet eine Verknüpfung
der lokalen Installation mit dem Office 365-Konto des Nutzers statt (siehe Abb. 80).

Abb. 80: Office 365 Pro Plus-Kontoinformationen

Da es sich bei Office 365 Pro Plus um ein Softwareabonnement handelt, werden Updates und Aktua-
lisierungen automatisch vorgenommen. Stehen neue Features oder neue Versionen zur Verfügung,
so ist in einer Office 365-Umgebung stets ein aktueller Stand auf allen Clientgeräten gegeben. Dies
kann aus Sicht der Administration als Vorteil gesehen werden, da Update und Pflegemaßnamen ent-
fallen. Es wird, für den Endnutzer transparent, stets für eine homogene Umgebung gesorgt, da Ein-
stellungen und Konfigurationen der lokalen Installationen in die Office 365-Umgebung repliziert wer-
den. So stehen diese Anpassungen über Gerätegrenzen hinweg dem Nutzer gleichermaßen zur Ver-
fügung.

Neben der lokalen Installation von Office Produkten existieren auch Online-Applikationen von Word,
Excel, Outlook, OneNote, Lync, SkyDrive und PowerPoint. Diese sogenannten Office Web Apps sind
Browseranwendungen, die ohne lokale Installation, aber mit begrenztem Funktionsumfang, ein mo-
biles Arbeiten auch ohne eigene Geräte ermöglichen. Outlook Web App wurde bereits vorgestellt
(vgl. Abb. 31 bis Abb. 34) und die Anwendungsmöglichkeiten von Lync Web App wurden demons-
triert (vgl. Abb. 43).
Im Vergleich zu einer herkömmlichen Office Installation profitiert ein Nutzer von Office 365 Pro Plus
von der hohen Integration des Pakets in die Cloud-Umgebung. Gemeinsam mit den Office Web Apps
steht eine Umgebung zur Verfügung, die nahtlose Nutzungsszenarien ermöglicht. Dies wird in
Abb. 81 bis Abb. 87 an Beispielen dargestellt.

Seite 81
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 81: SharePoint-Dokument

Die Abb. 81 zeigt eine SharePoint Bibliothek (vgl. Abb. 65) mit gespeichertem Word-Dokument. Ne-
ben der automatischen Dokumentenvorschau, welche bereits den Inhalt eines Office Dokuments
zeigt, steht die Bearbeitungsfunktion zur Verfügung. Das Bearbeiten kann dadurch mit Word Web
App erfolgen (siehe Abb. 82).

Abb. 82: Word Web App

Der zur Verfügung stehende Funktionsumfang ist im Vergleich zu einer lokalen Installation gering, die
elementaren Bearbeitungsfunktionen sind aber gegeben (vgl. Abb. 82). Das Erstellen und Bearbeiten
von einfachen Dokumenten oder das Ändern von komplexen Dokumenten kann somit ausschließlich

Seite 82
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

in Word Web App erfolgen. Werden zusätzliche Funktionen benötigt, so kann mit der Schaltfläche „In
Word öffnen“ das Dokument mit Office 365 Pro Plus geöffnet werden (siehe Abb. 83).

Abb. 83: Office 365 Pro Plus, Word

Das lokal geöffnete Dokument wird beim Speichervorgang automatisch die SharePoint Version ab-
gleichen. Eine Offline-Bearbeitung ist durch eine automatische Synchronisierung ebenfalls möglich.
Sämtliche Metadaten, Dokumenteneigenschaften und Bibliotheksinformationen sind in Word ver-
fügbar. Sie können geändert und automatisch in die SharePoint Bibliothek synchronisiert werden
(siehe Abb. 84).

Abb. 84: Office 365 Pro Plus, Integration Word in SharePoint Online

Seite 83
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Die Integration und die Automatismen unterstützen so den eigentlichen Prozess, ohne durch um-
ständliche Techniken von der eigentlichen Tätigkeit abzulenken. Ähnliche Integrationsmechanismen
sind in anderen Office 365 Pro Plus-Produkten ebenso gegeben. Mit Outlook wird außer der E-Mail
Kommunikation auch die Planung von Terminen ermöglicht. Neben Frei/Gebucht-Informationen (vgl.
Abb. 34) stehen lokal alle Kalender- und Kontaktinformationen aus der Office 365-Umgebung zur
Verfügung. Somit wird eine komfortable Planung von Besprechungen möglich und Ressourcen kön-
nen genutzt werden. Eine Lync-Besprechung lässt sich via Outlook organisieren und die aufgezeich-
neten Elemente aus Lync-Konferenzen sind im Postfach gespeichert (siehe Abb. 85).

Abb. 85: Office 365 Pro Plus, Integration Outlook

Das Durchführen einer Lync-Konferenz (vgl. Abb. 42 und Abb. 43) als solches bietet wiederum eine
Integration in OneNote. Gesprächsnotizen in OneNote können automatisch mit Informationen aus
der Konferenz gefüllt werden. Neben Teilnehmerinformationen und allgemeinen Daten werden auch
ausgetauschte Dokumente in OneNote gespeichert (siehe Abb. 86). Das Dokument kann anschlie-
ßend beispielsweise in den privaten SkyDrive-Speicher (vgl. Abb. 29) abgelegt werden und ist somit
von vielen Geräten erreichbar und synchronisiert.

Seite 84
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

Abb. 86: Lync Besprechungsnotizen in OneNote

Für den Nutzer rücken die Technologien der Integration in den Hintergrund und die eigentlichen
Funktionen stehen im Fokus. SkyDrive Pro ermöglicht so den einfachen Dateizugriff auf alle in der
Cloud gespeicherten Dokumente durch die Integration in den Windows Explorer (vgl. Abb. 87).

Abb. 87: SkyDrive Pro

Office 365 Pro Plus ist eine vollwertige Office Suite für den privaten und beruflichen Bereich und bie-
tet zusätzlich eine Erweiterung der Office 365-Umgebung. Somit sind alle Nutzergruppen (Lehrende,
Lernende und Institution) gleichermaßen potenzielle Benutzer.

Seite 85
Analyse der Potenziale von Office 365 Diplomarbeit: Donatus Neumann

5.5 Produktübergreifende Potenziale

In den Kapiteln 4.2, 4.4.1, 5.4.1 und 5.4.3.4 wurde die Unterstützung von Office 365 auf mobilen
Endgeräten bereits erwähnt und erläutert. Festzustellen ist, dass die Verwendungsmöglichkeiten
darüber hinaus auch weitere Funktionsbereiche von Office 365 betreffen. Die folgende Abb. 88 listet
wesentliche Merkmale mit dem Bezug zu Gerätetypen auf.

Bereich Funktion Surface Windows IPhone, Android Black- Nokia


mit Win- Phone IPad Geräte berry (Sym-
dows RT bian)
E-Mail
Outlook Light Versi- Light Versi- Light
JA JA JA
Web App on on Version
POP /
JA JA JA JA JA JA
IMAP
Exchange
Active JA JA JA JA NEIN JA
Sync
Kontakte JA JA JA JA JA JA
Zusammen-
arbeit Office JA, Edi- JA, Editier- JA, Editier- JA, Editier- Ja, Lese- Ja, Lese-
Web Apps tiermodus modus modus modus modus modus
OneNote JA, OneNo-
JA NEIN NEIN NEIN NEIN
te Mobile
SkyDrive
Doku-
JA JA JA JA JA JA
mente
ansehen
Kommunikation
Lync Lync, via Lync for Lync for Lync for Lync for
NEIN
App Phone IPhone Android Nokia
Teil-
nahme
JA JA JA JA NEIN JA
Lync
Meeting
Abb. 88: mobile Geräteunterstützung Office 365 (eigene Darstellung nach [Mic13g])

Hervorzuheben ist die Verfügbarkeit von Dokumenten aus SkyDrive oder SharePoint Online auf allen
mobilen Geräten, oftmals auch mit Bearbeitungsmöglichkeit. Beispielhafte Anwendungsszenarien
sind das Lernen „unterwegs“ bei einer Zugfahrt oder der spontane Zugriff auf Dokumente bei einer
Diskussion unter Professoren. Die Verwaltung der Geräte kann durch die Nutzer erfolgen, zentrale
Einstellungen bezüglich mobiler Anbindung können auch durch den Administrator im Office 365-
Portal vorgenommen werden.

Microsoft bietet außerhalb der Office 365-Pläne für Bildungseinrichtungen ein weiteres Angebot für
Dozenten, Studenten und Mitarbeiter an Hochschulen an. Office 365 University ist ein 4-Jahres-
Abonnement, welches die lokale Office Suite sowie 20GB SkyDrive Speicher beinhaltet. Die Unkosten
belaufen sich dabei einmalig auf 79,00€. Zusätzlich sind monatlich 60 Minuten internationales Ge-
sprächsguthaben via Skype inkludiert. Dieses Paket ermöglicht eine vergünstigte Nutzung des Office
Pakets mit einigen Cloud-Features, auch wenn die Hochschule über kein Office 365-Abonnement
verfügt (vgl. [Mic13f]).

Seite 86
Zusammenfassung, Wertung und Ausblick Diplomarbeit: Donatus Neumann

Über die Funktionalitäten und Anwendungsgebiete aus Sicht einer Lernplattform hinaus bietet Office
365 einen weiteren Vorteil für Bildungseinrichtungen. Die Verwaltung einer solchen Einrichtung
gleicht in vielen Gebieten der eines Unternehmens. Daraus abgeleitet können viele Verwaltungs- und
Organisationsaufgaben mit einer Office 365-Umgebung unterstützt und ermöglicht werden. Gerade
SharePoint Online bietet hier unzählige Möglichkeiten im Bereich der internen Kollaboration und
Kommunikation. Durch das umfangreiche Rechtemanagement kann das Dokumentenmanagement-
system, bei Bedarf getrennt von der Lernumgebung, für die interne Verwaltung aufgebaut werden.
Dies bietet sich oftmals an, da die Verwendung von Office Dokumenten sehr häufig im Verwaltungs-
bereich vorkommt.

6 Zusammenfassung, Wertung und Ausblick

Zielstellung der vorliegenden Arbeit war es, Anforderungen und Lösungsansätze für die Onlinekom-
munikation und Zusammenarbeit im Fernstudium aufzuzeigen. Ausgehend von theoretischen Grund-
lagen und Methoden des E-Learning hinführend zum Blended Learning-Ansatz (vgl. Kap. 2) wurden
elementare Anforderungen und Kriterien an eine Lernplattform herausgearbeitet und dargestellt
(vgl. Kap 3). Diese Anforderungen können als Grundlage und Ideengeber für Bildungseinrichtungen
bei der individuellen Erarbeitung eigener Ansprüche an eine Lernplattform dienen. Die umfangreiche
Prüfung von Office 365 für Bildungseinrichtungen als Plattform für Onlinekommunikation und Zu-
sammenarbeit im Sinne der Fragestellung stellt dabei den praktischen Teil der Arbeit dar (vgl. Kap. 4
und 5). Mit dem Aufbau der Evaluationsumgebung „Virtuelle UNI“ im Rahmen einer 30-Tage Testver-
sion für Office 365 für Bildungseinrichtungen (vgl. Kap. 5) konnten die Potenziale dieses Microsoft
Produktangebotes untersucht und detailliert dargestellt werden. Im Vordergrund standen dabei nicht
Entwurf und Umsetzung einer möglichst vollständigen Lernplattform, sondern vielmehr die Verifizie-
rung und Darstellung der Funktionen von Office 365 im Sinne der Fragestellung. Die Bestandteile des
Office 365 Plan A3, Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online, Office Web Apps und Office 365
Pro Plus wurden aus Sicht der Virtuellen UNI in ihrem Funktionsumfang getestet. Hierbei zeigte sich
SharePoint Online im Vergleich zu den anderen Anteilen als besonders umfangreich. Auch sehr kom-
plexe Geschäftsprozesse, teilweise über den Rahmen einer Lernplattform hinaus, können durch Sha-
rePoint Online mithilfe von Office 365 unterstützt und abgebildet werden. Die Erarbeitung der Po-
tenziale fand, neben dem Produktbezug, in Anlehnung an die aufgezeigten Anforderungsbereiche
(vgl. Abb. 15) statt. Dabei wurden die Besonderheiten des SaaS Cloud-Angebotes von Microsoft mit
berücksichtigt.

Im Ergebnis der Arbeit mit Office 365 in Form der Virtuellen UNI (vgl. Kap. 5.4) nimmt der Autor fol-
gende zusammenfassende Bewertung vor:
Der Bereich Kommunikation und Kollaboration der LMS-Anforderungen wird durch Office 365 mit
Exchange Online, Lync Online, SkyDrive und auch mit den Social Networking Funktionen von Share-
Point Online hervorragend abgedeckt. Entsprechend der Aufgabenstellung dieser Arbeit ist Office
365 für Bildungseinrichtungen damit ein berechtigter Lösungsansatz für Onlinekommunikation und
Zusammenarbeit an der Hochschule und insbesondere auch für die Unterstützung im Fernstudium.
Die aufgezeigten Möglichkeiten und der Einsatz von Office 365 in Unternehmen jeglicher Größe spre-
chen für die Erfüllung der Anforderungen aus dem Bereich Administration und Technik. Intranet- und
Internetportale als Wissensplattform und BL-Unterstützung können mit SharePoint Online bezie-
hungsweise auch als Hybrid Cloud Lösung individuell konzipiert werden.

Seite 87
Zusammenfassung, Wertung und Ausblick Diplomarbeit: Donatus Neumann

Ansprüchen des Bereichs Content wird Office 365 damit ebenso gerecht. Das unentgeltliche Angebot
SharePoint Online (Plan A2) ist hier besonders attraktiv, da der administrative Aufwand einer On-
Premise-Lösung sehr kostenintensiv sein kann.
Eine Bewertung des Bereichs Didaktik ist differenziert zu betrachten. SharePoint Online bildet mit
Webcontent-, Dokumenten- und Record-Management eine professionelle Plattform. Durch die BDC-
Services und die BI-Funktionen kann SharePoint Online auch als Integrationsplattform eingesetzt
werden. Explizite Didaktik-Vorlagen, hochschulbezogene Tools oder Module sind in Office 365 ohne
Zusatzdienste nicht enthalten. Hierunter fällt auch das Fehlen einer SCORM-Unterstützung. Share-
Point Online ermöglicht jedoch die Erstellung einiger didaktischer Umsetzungsszenarien (vgl. Kap.
5.4.3.5). Hervorzuheben ist hierbei die leicht zu erlernende Bedienung und Administration in allen
Anteilen von Office 365, bedingt durch die Office-Erfahrung mit der Ribbon-Oberfläche. Dies ist als
besonders wichtig zu bewerten, da eine flexible, dynamische und sich selbst organisierende Lern-
plattform in Kommunikation und Zusammenarbeit nur lebt und benutzt wird, wenn sie einfach zu
bedienen und zu administrieren ist. Die starke Integration des Social Networking-Aspekts ist bei Offi-
ce 365 ebenfalls besonders hervorzuheben. Das flexible Bilden neuer Kommunikationsräume (vgl.
Facebook, Xing oder Yammer) kann durch die Social Networking-Komponenten unterstützt werden.
Alle erdenklichen Kombinationen wie Lehrende untereinander, Studenten untereinander, Lehrende
und Studenten, Interaktion mit der Hochschule oder Interaktion mit externen Partnern sind hierbei
online möglich. Es eröffnen sich damit neue Möglichkeiten einer sehr individuellen Blended Learning
-Unterstützung durch Social Networking, insbesondere für Fernstudenten.

Die verwendete Version von Office 365 ist mit dem Aktualisierungsstand von Februar 2013 die zweite
Hauptversion von Office 365 und selbst für den IT-Markt zum jetzigen Zeitpunkt hoch aktuell. Neben
dem aktuellen Stand dieser Arbeit wurde dadurch ein lange währender Aktualitätsgrad ermöglicht.
Dies ist im Sinne einer späteren Verwendung für die Hochschule ein wichtiges Kriterium.

Office 365 kann, nach Meinung des Autors, als Lernplattform im weiteren Sinne eingesetzt werden.
Die Ausrichtung des Produktes, eine hoch flexibel und individuell anpassbare Lösung darzubieten,
ermöglicht zudem ein viel weitreichenderes Anwendungsspektrum als bei herkömmlichen Lernplatt-
formen. Die weite Verbreitung im Unternehmensumfeld hat Office 365 zu einer der wichtigsten und
aktuellsten Cloud-Anwendungen auf dem Weltmarkt werden lassen. Von dieser starken Nutzung
profitieren andere Nutzerkreise wie Gesundheits-, Verwaltungs-, oder Bildungseinrichtungen. Der für
Bildungseinrichtungen kostenlos nutzbare Plan A2 stellt einen wesentlichen Faktor dar. Auch die
Preise für entgeltpflichtige Services im Bildungssektor sind im Vergleich zu anderen Nutzergruppen
sehr moderat. Wenn eine Bildungseinrichtung gewillt ist, den Initialaufwand für eine hoch flexible
und dynamische Lösung aufzubringen, so ist Office 365 nach Meinung des Autors eine zukunftswei-
sende Lösung für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Fernstudium. Vergleicht man
die aufgezeigten Möglichkeiten, welche sich durch eine Office 365-Umgebung bieten mit den Formen
des digitalen Lernens aus Abb. 8, so wird deutlich, wie viele Lernformen durch Office 365 unterstützt
werden.

Ein interessanter Ansatz kann bei vielen Bildungseinrichtungen beobachtet werden. Die Nutzung von
Office 365 ist auf diesem Markt sehr stark zunehmend. Es werden meistens zuerst die überschaubar
zu konfigurierenden Produkte eingesetzt (Exchange Online, Lync Online, grundlegende SharePoint-
Features, Office Web Apps) und erst in weiteren Schritten eine detaillierte SharePoint-Umgebung
aufgebaut. Dies stellt aus Sicht des Autors eine gute Variante dar, den Lehrenden und Lernenden

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Zusammenfassung, Wertung und Ausblick Diplomarbeit: Donatus Neumann

schnell und effektiv eine Lösung zu bieten, die dann im zweiten Schritt gemeinsam nach individuellen
Bedürfnissen erweitert wird.

Das Fernstudium an einer Hochschule stellt besonders hohe Erwartungen an Lernende, Lehrende
und die Bildungseinrichtung. Es ist daher sehr positiv zu werten, dass die Hochschule Wismar und die
WINGS GmbH die Forschung und Entwicklungsarbeit trotz vorhandener Softwarelösungen in diesem
Themenbereich beibehalten. Einer weiteren Verwendung dieser Arbeit wird daher ausdrücklich zu-
gestimmt.

Seite 89
Literaturverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

IV. Literaturverzeichnis

[BC08] BROSOWSKI, Thomas; CLEVE, Jürgen: Softwaregestützte Content Entwicklungstechnik


– Erstellung von Screencasts und der Einsatz im Praktikum zur Einführung in die Wirt-
schaftsinformatik. S. 19 bis S. 44 in: E-Learning-Inhalte: effizient entwickeln und ef-
fektiv einsetzen. Hrsg.: Barton, Thomas; Fuchs, Gerhard; Kuhn, Elvira; Lämmel, Uwe;
Müller, Christian, Berlin 2008

[BHHPST11] BUDSZUS, Jens; HEIBEY, Hanns-Wilhelm; HILLENBRAND-BECK, Renate; POLENZ, Sven;


SEIFERT, Marco; THIERMANN, Maren: Orientierungshilfe – Cloud Computing. Arbeits-
kreise Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes
und der Länder, Version 1.0 2011

[BHM03] BAUMGARTNER, Peter (Hrsg.); HÄFELE, Hartmut (Hrsg.); MAIER-HÄFELE, Kornelia


(Hrsg.): Evaluation von Learning Management Systemen.
http://www.bildung.at/files/downloads/Evaluation-LMS.pdf, BM:BWK, 2003, letzer
Abruf 19.05.2013

[Det02] DETECON: eLearning - Die zweite Welle. Detecon International GmbH, Eschborn 2002

[Doh01] DOHMEN, Günther: Das informelle Lernen. BMBF, Bonn 2001

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Seite xciii
Ehrenwörtliche Erklärung Diplomarbeit: Donatus Neumann

V. Ehrenwörtliche Erklärung

Ehrenwörtliche Erklärung

Ich erkläre hiermit ehrenwörtlich, dass ich die vorliegende Arbeit selbstständig angefertigt habe. Die
aus fremden Quellen direkt oder indirekt übernommenen Gedanken sind als solche kenntlich ge-
macht. Es wurden keine anderen als die angegebenen Quellen und Hinweise verwandt.

Die vorliegende Arbeit wurde bisher keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegt und auch noch nicht
veröffentlicht.

Wismar, 22. Mai 2013 __________________________


Unterschrift

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Anlagenverzeichnis Diplomarbeit: Donatus Neumann

VI. Anlagenverzeichnis
Anlage 1 Ankündigungen
Anlage 2 Kontakte
Anlage 3 Diskussionsrunde
Anlage 4 Kalender
Anlage 5 Aufgaben
Anlage 6 Umfrage zur SP Einführung
Anlage 7 Umfrage zur SP Einführung Neue Frage
Anlage 8 Wiki
Anlage 9 Postfach
Anlage 10 Fach-1-Blog
Anlage 11 Projekt1-Fach1
Anlage 12 Communitywebsite-F1

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

VII. Anlagen

Anlage 1: Ankündigungen

Anlage 2: Kontakte

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Anlage 3: Diskussionsrunde

Anlage 4: Kalender

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Anlage 5: Aufgaben

Anlage 6: Umfrage zur SP Einführung

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Anlage 7: Umfrage zur SP Einführung Neue Frage

Anlage 8: Wiki

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Anlage 9: Postfach

Anlage 10: Fach-1-Blog

Anlage 11: Projekt1-Fach1

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Anlagen Diplomarbeit: Donatus Neumann

Anlage 12: Communitywebsite-F1

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