Caracterización de procesos

1. 1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
2. 2. La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para
quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se requiere para hacerlo?. La NTC 5906 no establece de
manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como: Procesos
Gerenciales/Directivos/Estratégicos Procesos Misionales/Operacionales/Realización Procesos de Apoyo/Soporte Procesos de Evaluación/Seguimiento y
Medición ¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO? Los procesos deben documentarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos
del cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios que apliquen.
3. 3.  Influencia en la satisfacción del cliente.  Los efectos en la calidad del producto/servicio.  Influencia en la misión y estrategia.  Cumplimiento de
requisitos legales o reglamentarios.  Utilización de recursos. ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE
LOS PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:
4. 4. RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS
5. 5. CONTENIDO:  Nombre  Responsable  Objetivo  Alcance  Proveedores  Entradas  Ciclo PHVA  Salidas  Clientes  Recursos  Documentos 
Requisitos  Indicadores Proceso: Responsable: Objetivo: Alcance: Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente Verificar Actuar NOMBRE
RESPONSABLE FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO MAPA!A1 CARACTERIZACION DEL PROCESO versión: 0,1 Página: 1 de 1 Código: CP- (D)
Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS
Documentación Asociada Requisitos Legales INDICADORES RELACION MATEMÁTICA FRECUENCIA DE ANALISIS FORMATO DE
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
6. 6. Durante la caracterización de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del
proceso, por ello se hace necesario revisar que es un indicador y como se construye, pues la mala formulación del indicador puede generar una mala
evaluación del proceso o una falla en el control. ¿QUÉ ES UN INDICADOR ? Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en función
del nivel de logro de un objetivo o meta planificados. Es relevante en el proceso de diseño, seguimiento y evaluación ex post de las acciones Es una
herramienta de control operativo y de gestión
7. 7. DEFINICION TEÓRICA: Es una especificación cuantitativa de la relación entre dos o más variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en
el cumplimiento de los objetivos. OBJETIVO VARIABLE INDICADORES SITUACIÓN ACTUAL ¿Cómo estamos? OBJETIVOS ¿Qué se quiere? LOGROS
Mínimos esperados
8. 8. 1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIÓN VERBAL QUE “PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR RESPECTIVO. 2.- ATRIBUTO:
CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR (POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN). 3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE
SE FORMULA EL INDICADOR. 4.- FÓRMULA DE CÁLCULO: EXPRESIÓN MATEMÁTICA PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.
ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN DE UN INDICADOR
9. 9. Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio de evaluación que se quiera hacer: > De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido
para evaluar cumplimiento. > De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados. > De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto monetarios, como de otro
tipo. > Para dar cuenta de la evolución de la ejecución. ¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS INDICADORES?
10. 10. Listar los objetivos, metas, productos y actividades a controlar. Identificar las palabras claves que requieran un acuerdo sobre su significado. Construir
un significado común para cada una de las palabras clave identificadas. Relacionar los signific