PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATÉGICOS Y MISIONALES DE LA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA CIUDAD ARKALÁ

NELSON ALBERTO BUITRAGO SEPULVEDA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN MEDIADOS POR TIC

IBAGUÉ

2018
INTRODUCCIÓN

Definitivamente es muy importante tener en cuenta las 4 áreas de gestión: Directiva,

Académica, Comunidad, Administrativa y Financiera al momento de implementar
sistemas de información al interior de las instituciones educativas, para lograr el
mejoramiento de la educación es la mejor manera de encaminar el desarrollo social
y cultural de toda la comunidad educativa para formar de manera integral a nuestros
jóvenes en verdaderas competencias laborales y educar para el trabajo para que de
esta manera se preparen técnica, tecnológica y profesionalmente para la vida en
cada una de las sectores de la sociedad.

A partir de este documento se quiere identificar los procesos misionales y

estratégicos de la Institución educativa. A continuación, se hace una breve
descripción de los sistemas de información que se trabajan en nuestro colegio y se
elabora un diagrama organizativo de la institución.

Procesos Estratégicos en la Institución:

 Son los que orientan el horizonte de la institución, el camino hacia dónde va,
define los lineamientos y las estrategias a seguir para el logros de los objetivos
propuestos que fundamentan el diseño de acciones de seguimiento, prevención,
corrección y mejoramiento que garantizan una adecuada planeación.

Procesos Misionales en la Institución:

 Desempeñan la función y razón esencial de las instituciones, el carácter del

servicio que ofrece a la comunidad.

Procesos de Apoyo a la Gestión Educativa en la Institución:

 Son de los más importantes, debido a que son los que prestan todo tipo de apoyo
y base para que la función educativa llegue a un buen fin, proveen los recursos
necesarios para el funcionamiento y operación de los procesos funcionales y
misionales de la Institución.
PROCESOS MISIONALES Y ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TÉCNICA CIUDAD ARKALÁ
 ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE USA LA INSTITUCIÓN

IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

INSTITUCIÓN: INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA CIUDAD

ARKALÁ
DIRECCIÓN: BARRIO ARKALÁ MZA N CASA 29
TELÉFONO: 2774425
CIUDAD: IBAGUÉ - TOLIMA
SECTOR: PUBLICO
AREA: TÉCNICA Y TECNOLOGICA
AÑO: 2018
JEFE DE SISTEMAS: NELSON ALBERTO BUITRAGO SEPULVEDA

PRESENTACION

La Institución Educativa Técnica Ciudad Arkalá procura hacer uso efectivo de la

tecnología de la cual disponemos para el mejoramiento académico y administrativo
de nuestros estudiantes, docentes y toda la comunidad educativa, debido a que
somos una institución técnica, articulada con el SENA en el programa de Técnico
en Sistemas.

A continuación, realizaré una descripción de los Sistemas de Información con los

que trabaja la Institución Educativa para realizar su quehacer diario para llevar a
cabo la toma de decisiones y la gestión administrativa.

PLATAFORMAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. SIMAT: Sistema de Matricula Estudiantil de Educación Básica y Media. Es

un sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones
oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la
actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos
por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtención
de informes como apoyo para la toma de decisiones.

Este sistema por ser nacional y de obligatoriedad se hace necesario su utilización

en todas las instituciones, es muy utilizado a diario debido a todas las novedades
que se presentan con el manejo de la información de los estudiantes.

Se necesita tener actualizado este sistema de información, debido a que a partir de

él, el gobierno nacional gira los recursos por cada estudiante que se encuentra
matriculado, desafortunadamente hay que decir que la educación en nuestro país
se volvió un gran negocio.

¿Qué infraestructura tecnológica requiere el SIMAT?

El SIMAT, Sistema Integrado de Matriculas es un sistema basado en Internet, de

esta manera la única infraestructura tecnológica requerida en las instituciones son
computadores personales con acceso a Internet, debido a que la infraestructura del
sistema de información la tiene el Ministerio de Educación Nacional.

2. CIBERCOLEGIOS: Es un Sistema de Gestión Educativa compuesto por tres

pilares fundamentales que apoyan las áreas administrativas, académicas y
de comunicaciones de las instituciones educativas. A partir de esta
plataforma o sistema de información basado en la comunicación entre los
miembros de la comunidad educativa se lleva a cabo la administración y
gestión académica de todos los estudiantes de la institución.

Es un sistema gratuito que las instituciones educativas tanto públicas como privadas
pueden adquirir a partir de un contrato que se hace con la institución frente a la
adquisición de las pólizas o seguro estudiantil. A partir de ahí la empresa Seguros
Bolívar dueño del sistema de información inicia el soporte técnico para el montaje
del mismo, dando la capacitación necesaria para el adecuado uso y administración.

¿Qué infraestructura tecnológica requiere Cibercolegios?

Cibercolegios, desde su creación, ha sido un sistema basado en Internet, de esta

manera la única infraestructura tecnológica requerida en las instituciones son
computadores personales con acceso a Internet.

¿Qué talento humano requiere Cibercolegios?

Es un sistema que ha sido desarrollado siempre teniendo en cuenta la simplicidad

de su uso, siendo en la mayoría de las instituciones administrado no por personas
expertas en tecnología, sino por usuarios administrativos como secretarias
académicas o generales, con el apoyo y guía del desarrollador, así como del
personal de sistemas de la institución.

¿Qué capacitaciones ofrece Cibercolegios y que costo tienen las mismas?

Cibercolegios realiza capacitaciones a Directivos, Administrativos, Cuerpo Docente

y Padres de Familia de la comunidad educativa sin ningún costo para la institución.
¿Es cierto que Cibercolegios cobra por la entrega de la información alojada
en sus servidores a los colegios?

No es cierto, la información alojada en los servidores pertenece a cada institución

educativa, muchas veces esta es posible descargarla a través del sistema y de no
ser así se le entrega a la institución.

¿Qué sistemas de seguridad tiene Cibercolegios?

Cibercolegios se encuentra certificado como sitio totalmente seguro, avalado por,

VeriSign, Comodo, Certicamara, cuenta además con un completo y confiable
sistema de recuperación y tolerancia a fallos.

3. PLATAFORMA DE NOTAS Y SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN

DE NOTAS Y CALIFICACIONES

Es un sistema de información para la gestión académica que permite administrar

cada una de las valoraciones, calificaciones y notas por cada una de las
asignaturas que la institución ofrece en cada uno de los niveles de básica y
media académica.

Por otro lado permite generar cada uno de los informes académicos y estadísticos
que se necesitan de primera mano para entregar a los padres de familia y los entes
de control.

También permite que los padres de familia y estudiantes estén permanentemente

enterados del rendimiento académico en cada uno de los periodos.

A los estudiantes se les entrega unas credenciales de autenticación, usuario,

contraseña y dominio, este último interpretado por las iniciales de la institución
educativa.

Permite generar los libros finales de calificaciones, documento importante y de

obligatoriedad que se debe tener a mano cuando se realizan las auditorias por parte
de la Secretaría de Educación Municipal.

También permite gestionar el ingreso y salida definitiva de los estudiantes, teniendo

siempre actualizado el sistema.

Permite generar obviamente los boletines de cada uno de los periodos y desde el
momento inicial puede generar constancias y certifica de estudio.
¿Qué infraestructura tecnológica requiere Sigaweb?

Sigaweb, desde su creación, ha sido un sistema basado en Internet, de esta manera

la única infraestructura tecnológica requerida en las instituciones son computadores
personales con acceso a Internet.

La institución educativa contrata con Sigaweb que es una empresa privada para que
le preste el servicio por un año, dando soporte técnico las 24 horas del día, los 365
días del año. El esfuerzo de tener este sistema se hace gracias a la gestión del
Rector de la institución para conseguir los recursos necesarios para mantenerla
activa.

USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIGAWEB Y SIMAT

El ingeniero de sistemas y docente de la institución, además de dar clase normal,

también tiene asignado la administración y gestión de la plataforma de notas
Sigaweb y Cibercolegios. Es el encargado en la institución de dar soporte a los
demás miembros de la institución educativa.

La Secretaria Académica es la encargada de la administración de la plataforma de

notas Sigaweb y el SIMAT.

DIFICULTADES: El ingeniero y la secretaria académica comentan que de los

grandes inconvenientes en ocasiones con el SIMAT es que se cae el sistema,
debido a congestión sobre todo en los tiempos de matrículas.

El soporte del SIMAT es nulo, debido a que es una plataforma del Ministerio de
Educación y es muy demorada las respuestas y soluciones que se le da a las
mismas.

En algunas ocasiones también es necesario estar capacitando y repitiendo la misma

información al personal administrativo, debido a que se les dificulta el manejo de
tanta información.

Y a veces el acceso a internet también se convierte en un obstáculo, debido a que

se congestiona la red interna de la institución.

A futuro se dese tener el sitio web institucional y aunque no es necesariamente un

sistema de información se hace necesario su implementación, debido a que es un
canal de comunicación demasiado importante para tener cercanía con todos los
integrantes de la comunidad educativa.

Ya se está trabajando en la recopilación de la información pertinente para el diseño

del Sitio Web. Se va a desarrollar en conjunto con los profesores de informática, el
ingeniero de sistemas y los mismos estudiantes que lideran este tipo de aprendizaje.
En Ibagué se ha tratado desde la Secretaria de Educación Municipal implementar
un nuevo sistema de información para la gestión académica y administrativa, pero
ha sido un desastre, debido al poco seguimiento y capacitación que se le hace, por
eso mismo se ha desistido del uso y siempre ha tocado contratar con la empresa
privada para que nos den el soporte.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CPUDES, (2017), Libro Electrónico Multimedial: Sistemas de Gestión para

Educación, Mediados por TIC, Capítulo III: Sistemas de Información en Instituciones
Educativas. Recuperado de
http://aula2.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html

Medios Educativos CVUDES. (5 noviembre 2013). Capítulo 3: Sistemas de

Información en Instituciones Educativas. [Archivo de Video]. Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=bjJI5YConQ8&feature=youtu.be