“Año del Dialogo y la Reconciliación Nacional”

Alumna:
Rivas Martinez Diana Lizbeth

Curso:
Computación e Informatica

Profesor:
Francis Rojas

Especialidad:
Contabilidad

Ciclo:
III

TUMBES – PERÚ
2018
 DEDICATORIA

A mis padres, por estar conmigo, por enseñarme a crecer y a que si caigo debo
levantarme, por apoyarme y guiarme, por ser las bases que me ayudaron a llegar
hasta aquí.

El presente trabajo es dedicado a mi familia, ellos son quienes me dieron grandes

enseñanzas y los principales protagonistas de este “sueño alcanzado”.
AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer a Dios, por guiarme por el

camino del bien, para Realizar con éxito una

etapa más en mi vida,

 INTRODUCCION

Mucho se escucha hablar sobre esta herramienta, pero en verdad que es y para
qué sirve? En pocas palabras: es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial.
Es el software más potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro
programa que pueda acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito
de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la biología al dibujo, de las
matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos, entre otras.
Es por eso que tantos trabajadores activos y los posibles empleados están
obligados a dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o
para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un
valor agregado muy grande en su hoja de vida.

Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este
programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas
de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear
desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta
muy completa que con su buena utilización resuelve todos los problemas de una
empresa, es una herramienta muy fuete para el análisis cuantitativo y la toma de
decisión.
Excel es una aplicación creada, desarrollada, difundida y distribuida por

Microsoft. Se encuentra incluida dentro de un paquete mucho más amplio y

completo denominado Microsoft Office que incluye, entre otros programas, un

procesador de textos y una base de datos. En concreto, y según la versión,

dispone de las siguientes aplicaciones: Access, Info Path, Outlook, PowerPoint,

Publisher, Word, OneNote, Lync, Project y Visio. Estas aplicaciones están

disponibles en formatos adecuados al hogar y a la empresa. Para pequeñas

empresas (de 1 a 10 empleados) Microsoft ha lanzado “Office 365 Pequeña

Empresa Premium” y para medianas empresas (de 10 a 250 empleados), “Office

365 Mediana Empresa”. Ambos paquetes están totalmente actualizados, siendo

de gran versatilidad y asequibles desde cualquier dispositivo móvil. En realidad, el

paquete de Office es de suma utilidad en multitud de ámbitos, no solo

empresariales sino comerciales, educativos, industriales, etc.

Puede instalarse Excel en un ordenador o Mac, o si el comercial o ejecutivo

se encuentra de viaje, también puede instalar y utilizar esta aplicación en su

tablet, iphone o smartphone. Incluso está disponible también en la web dentro

de Office Online. Como puede apreciarse, son muchas las facilidades que

Microsoft ofrece con respecto a Excel.

Se suele hacer referencia a Excel con la expresión “hoja de cálculo”, pero esta

aplicación va mucho más allá, proporcionándonos un gran abanico de

posibilidades y servicios, de tal modo que, en la actualidad, es casi inconcebible

una empresa moderna y competitiva sin Excel.

Como lo habíamos mencionado en el artículo anterior, la plantilla base consta de

una serie de celdas. Cada una de ellas se localiza por la situación de la abscisa y
ordenada correspondiente. Esto puede sonar a algo fijo o estático. Nada más

alejado de la realidad, pues resulta ser un programa dinámico y de gran

plasticidad pudiéndose manipular y personalizar las celdas según el gusto o la

necesidad del usuario. Al admitir datos numéricos o alfabéticos, así como

fórmulas, las posibilidades de aplicación se amplían de forma extraordinaria como

veremos. También crea gráficos, tablas, tablas dinámicas y bases de datos.

Por último, cada archivo de Excel constituye un libro divisible en una o varias

hojas.

En el departamento de Administración facilita la contabilidad y se convierte

en una herramienta imprescindible, de tal modo que el personal ha de saber

manejarla ágilmente. Simplifica, por ejemplo, la expedición y almacenamiento de

facturas. En efecto, una vez creada la plantilla con las fórmulas pertinentes, solo

hay que incluir los datos que corresponden a cada venta y el programa hará los

cálculos y dará los resultados numéricos oportunos. Todo de forma rápida, segura

y eficaz.

Con respecto a la agenda de clientes y proveedores, gracias a esta herramienta,

el personal de Administración dispone de los recursos necesarios para su gestión,

almacenamiento y consulta. Lo mismo ocurre en el caso de los inventarios.

Esto es aplicable, no solo al departamento de Administración, sino también en el

Comercial o de Ventas. En estas áreas suele ser interesante servirse de recursos
como las tablas o las tablas dinámicas.

Los encargados de cada área, a la hora de presentar informes, disponen de una

amplia gama de gráficos a elegir. Éstos le servirán de ayuda para mostrar

procesos y resultados de forma intuitiva y rápida.

De la misma manera, influirá en la toma de decisiones por parte del director de la

empresa o el equipo directivo. Con la posibilidad de analizar los datos necesarios,
obtener estadísticas fundamentales y visualizar de forma gráfica las tendencias o
resultados, las decisiones serán las más acertadas en cada caso.

Excel cuida también la seguridad de la empresa proporcionando comandos

destinados a bloquear celdas, hojas o incluso el libro completo, ofreciendo de esta

manera, los datos con la única misión de visualizarlos. El botón o comando

destinado a proteger en parte o en su totalidad cada libro, solicita al creador del

mismo, una contraseña para que solo él pueda modificarlo, pudiendo también

permitir que los usuarios modifiquen el rango especificado, como se explicará en

entradas posteriores.

En las grandes empresas, es imprescindible la comunicación entre los socios

aunque éstos se encuentren en distintos puntos de la geografía nacional o

internacional. En este sentido, Excel ofrece a estos grandes empresarios la

posibilidad de compartir los libros de forma fácil y segura, simplificando todas

las acciones, incluso si han de guardarlos online, enviando a cada uno el vínculo

pertinente. También se puede compartir y colaborar a tiempo real.

En cuanto al departamento de Promoción o de Relaciones Públicas, Excel toma

notoriedad. En un mundo cada vez más globalizado, las redes sociales juegan un
papel muy importante donde las empresas pueden dar a conocer sus datos,

influencia, solvencia, etc. Con Excel es fácil compartir las secciones de las

hojas de trabajo que se deseen.

Por último hay que destacar que se trata de una gran inversión para la empresa

aunque se trate de una PYME. El ahorro de tiempo, esfuerzo y personal, es

considerable. Además, hoy en día las empresas no pueden quedarse estancadas

en el pasado y necesitan potentes herramientas, como Excel, para ser

competitivas en un mercado cada vez más dinámico y agresivo.
Prácticamente todas las empresas disponen en sus ordenadores de una de las
herramientas mas conocidas y usadas en la actualidad, como es el programa
informático Excel de Microsoft Office.

Pero en muchas ocasiones este potente recurso informático esta altamente

infrautilizado.

Las aplicaciones de Excel, o en general de las hojas de cálculo, en la empresa son

muchas y no siempre utilizadas. Para contrarrestar esta situación te explico a
continuación una serie de acciones que Excel te permite realizar y la aplicaciónde
dichas acciones en la empresa.

Con estos procesos lograrás una mayor eficacia y conseguirás ahorro de tiempo e
incremento de productividad.

Estas aplicaciones de Excel en la empresa son:

 Subtotales.
 Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos.
 Solver.
 Escenarios.
 Macros.
 Importar.
 Exportar.

Subtotales:

Con esta acción Excel te permite realizar un análisis de los datos de forma rápida
realizando agrupaciones. Supongamos que dispones de un listado en formato Excel
en donde se refleja la información sobre las ventas.

Dicha información se organiza en varias columnas con los siguientes epígrafes:

Fecha, Cliente e Importe.
Quieres conocer el total de ventas de cada cliente en el mes dado, para ello basta
con emplear la herramienta Subtotales dentro del menú Datos, tanto en Excel 2010
como en versiones anteriores.

Obtendrás la ordenación agrupando por totales las ventas realizadas a cada cliente,
además en un tiempo mínimo y con una absoluta fidelidad de los datos obtenidos.

Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.

Tablas Dinámicas. Gráficos Dinámicos:

Las tablas dinámicas te sirven para realizar análisis de datos aún más
específicosque los proporcionados por la herramienta Subtotales. Se denominan
dinámicas porque el informe obtenido con ellas se puede transformar con facilidad
en otro en función del criterio que elijas, todo a base de unos pocos clicks y del
arrastre del ratón.

Esta herramienta la encontrarás en la versión 2003 de Excel dentro de Datos,

Informe de tablas y gráficos dinámicos (Excel 2010 y 2007 en Insertar, Tabla
dinámica), se abre un asistente que te indica distintas posibilidades acerca de
donde están los datos a usar en la tabla, si la quieres en una hoja aparte, diseño,
ayuda, etc.

Al pulsar Finalizar se abre en una nueva hoja de cálculo una tabla en blanco con
una ventana llamada Lista de campos de tabla dinámica. En fila, columna y en la
parte central de la tabla colocamos los criterios que necesitas para tu informe
pinchando en el campo que quieras y llevándolo arrastrando con el ratón y soltando
en el área de la tabla.

Si al abrirse el asistente en vez de elegir tabla dinámica eliges Gráfico dinámico se

abre una hoja con un gráfico en blanco que elaborarás de la misma manera que he
comentado para la tabla dinámica y como resultado obtendrás un grafico que aúna
la información indicada.

Para aprender a realizar tablas dinámicas en hojas de cálculo About en español.

Solver:

Con esta aplicación de Excel se realizan los cálculos para la resolución de

problemas de programación lineal, en donde a partir de una función lineal a
optimizar (encontrar el máximo o mínimo) y cuyas variables están sujetas a unas
restricciones expresadas como inecuaciones lineales, el fin es obtener valores
óptimos bien sean máximos o mínimos.

Se trata de problemas económicos del siguiente tipo: Una empresa fabrica dos
artículos que reportan respectivamente un beneficio unitario, que es el que tratamos
de maximizar, si bien la empresa ha de tener en cuenta las restricciones dadas por
la cantidad de materia prima y la mano de obra no pudiendo sobrepasar
determinadas cantidades, la empresa quiere conocer la cantidad que tiene que
producir de cada articulo para lograr la maximización del beneficio.

En Excel 2010 y 2007 vamos a: Datos, Herramientas de datos y en Excel 2003 a

Herramientas, Solver y tras especificar los parámetros Solver en la ventana que
aparece obtendras la cantidad fabricada que lleva a la maximización del beneficio.

Nota: A veces el complemento Solver no esta cargado en el programa Excel, según

haya sido la configuración elegida al instalar inicialmente, para activarlo tendras que
hacerlo desde el CD de instalación de Office o desde la pagina Web de Microsoft.

En el siguiente artículo puedes aprender sobre las siguientes aplicaciones Excel en

la empresa: Parte II, Escenarios, Macros, Importar, Exportar.
Las empresas suelen utilizar Excel, una aplicación de hojas de cálculo de
Microsoft a menudo instalada de forma predeterminada como parte de la suite
Microsoft Office en equipos de negocios. Los libros de Excel contienen hojas de
trabajo individuales, que se pueden utilizar para crear listas y hojas de cálculo.
Una vez que te acostumbres a la aplicación y te familiarices con las funciones más
potentes disponibles, encontrarás muchos usos para esta herramienta de trabajo.

Programación
Las empresas crean programaciones básicas de empleados y recursos con el
Excel que pueden ser codificadas por colores y diseñados para ser actualizados
automáticamente a medida que cambia la programación. Crea hojas de trabajo
semanales con encabezados de columna de cada día, y nombra a las filas en
base a las franjas horarias por hora o turnos de trabajo. Llena cada espacio con el
empleado o el nombre del recurso para un día determinado. La hoja de
programación de una sala de conferencias, por ejemplo, puede tener Lunes de 09
a 10 a.m. marcada para una reunión ejecutiva, mientras que Martes de 10 a 11
a.m. puede estar reservada para una conferencia telefónica. Todos los
departamentos pueden trabajar a partir de la misma hoja de recursos de modo que
todo el mundo sepa que un determinado recurso está disponible para su uso.

Contabilidad básica
Las pequeñas empresas suelen utilizar Excel como un programa básico de
contabilidad o libro de chequera. Puedes ingresar depósitos y gastos en cada fila
de la hoja como lo harías con un registro de cheques. Uno de los beneficios del
uso de Excel de esta manera es que puedes crear diagramas y gráficos en el
tiempo para comparar los ingresos y los gastos del negocio.

Ventas de productos
Realiza un seguimiento de las ventas usando Excel en una base diaria, semanal,
mensual o trimestral. Juntar los datos de ventas en una hoja de cálculo de Excel te
permitirá comparar el progreso en el tiempo y descubrir las nuevas tendencias al
alza o a la baja, a medida que suceden. Según Microsoft, una vez que tengas una
cantidad significativa de datos de ventas en Excel podrás pronosticar las ventas
para el año siguiente. Microsoft escribe: "Mediante el uso del análisis de regresión,
podrás extender una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos reales
para predecir los valores futuros".

Retorno de la inversión
Hacer un seguimiento de las ventas totales del negocio en dólares junto a los
gastos de publicidad total y marketing con Excel, te permitirá conocer el retorno de
la inversión para cada campaña. Si sabes que normalmente se venden 100
unidades de un producto cada semana a US$20 de ganancia por cada uno e
inicias una campaña de publicidad que cuesta US$2.000 por una semana, tendrás
que vender unos 100 productos adicionales para llegar al punto de equilibrio de
esa campaña. Si estás realizando un seguimiento de las ventas, podrás ver cuánto
tiempo te llevará alcanzar el punto de equilibrio o niveles adicionales de beneficio
para una campaña publicitaria.

Información de clientes
La inclinación a hacer listas ad hoc en Excel con frecuencia se traduce en la
creación de una base de datos de clientes. El Centro de Negocios Avanzados de
Excel explica que las bases de datos no tienen que ser planificadas en su totalidad
cuando se utiliza Excel para recopilar y hacer un seguimiento de los datos. Esto
hace que Excel sea una opción popular para almacenar información de clientes
que crece en detalle con el tiempo, porque se puede añadir campos a medida que
sea necesario, sin causar ningún problema con los datos existentes.