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2 Guía de rediseño institucional para entidades públicas en el orden territorial
Guía de rediseño institucional
para entidades públicas en
el orden territorial
Diseño y Diagramación
Grupo de Comunicaciones Estratégicas
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Guía de rediseño institucional
para entidades públicas en el orden territorial
Equipo de Trabajo
Fredy Suárez Castañeda
Oswaldo Galeano Carvajal
Alba Maritza De Guzmán Sierra
Glosario ......................................................................................................................................... 43
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Presentación
E
l Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP-, en cumplimiento
de sus objetivos institucionales, pone a su disposición la “Guía de rediseño
institucional para entidades públicas en el orden territorial”, cuyo propósito es
facilitar los cambios necesarios para fortalecer la capacidad institucional en
los Departamentos, Distritos y Municipios y sus entidades descentralizadas, en los
temas que por su especificidad, desarrollo y justificaciones técnicas corresponden al
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Importante
Señala información que se debe tener en cuenta durante el proceso, cita normas o
doctrina técnica con la cual se desarrollan principios de la administración pública.
Recuerde
Se emplea con el fin de aclarar términos e indica pautas para desarrollar procedimientos
correctamente.
Nota
Se utiliza para citar un ejemplo
Anexos
El documento contiene hipervínculos a los anexos para visualizarlos y trabajar en
ellos.
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Fase
diagnóstica
Así, para todo proceso de rediseño institucional se debe partir de las siguientes
preguntas, que son la base para iniciar un diagnóstico organizacional
• ¿La planta de personal debe ser objeto de una redistribución interna o requiere
una modificación para crear o suprimir empleos?
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La respuesta a estas preguntas permite descubrir y planear una intervención apropiada
en la estructura y planta de personal, y orienta a la entidad hacia el procedimiento
más adecuado que asegure su mejora organizacional.
Acto administrativo de
planta de personal
Acto administrativo
Manual de funciones
y de competencias
laborales
Concepto de
viabilidad presupuestal
Importante
Según lo establecido en el artículo 228 del Decreto 019 de 2012, Ley Antitrámites, lo
ideal es que la entidad interesada en adelantar un proceso de rediseño institucional,
lo haga directamente, sin la necesidad de contratar a un consultor externo.
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1. Análisis financiero
Importante
El resultado del análisis financiero le indicará a la entidad si tiene posibilidad de
ampliar su planta de personal, con base en los indicadores de la Ley 617 de 2000,
o bien, hacer la modificación a costo cero.
Los factores que se deben considerar para realizar el análisis externo son:
Economía
Factor Social
Determinar las situaciones que influyen en las dinámicas sociales, como orden público,
crecimiento de la población, juventud, nivel de educación, población víctima de la
violencia, entre otros. Se debe conocer y responder a las necesidades cambiantes
de la población.
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Factor Ambiental
Factor Tecnológico
Se debe tener en cuenta y estar al tanto de los diferentes avances en todo lo referente
a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- TIC-, para analizar si
pueden ser aplicadas, maximizando el beneficio para la comunidad. Este análisis
mide la brecha que tiene la entidad con respecto a los avances tecnológicos y
la utilización de las redes de información como un mecanismo de comunicación e
intercambio.
Factor social
Factor ambiental
Factor tecnológico
Importante
La metodología se articula alrededor de entrevistas con funcionarios que conozcan a
profundidad la organización.
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4. Análisis de procesos
Para el desarrollo de esta revisión y análisis existen varias técnicas; una de ellas es el
análisis de “Opciones Prioritarias”, la cual se constituye como una técnica fundamental
para la toma de decisiones estratégicas sobre los procesos que adelanta la entidad.
Es decir, permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no
y cómo puede hacerse más eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priorización
de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organización invierta
tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales para el
logro de sus objetivos.
Para aplicar esta técnica, se deben formular las siguientes preguntas en el orden en
el que aquí se presentan:
Pregunta 2: ¿Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad?
En el evento que así sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o
porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, este
deberá ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio
de eficiencia.
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4.1 Cómo elaborar el mapa de procesos
Salidas
Proceso Proceso Proceso Proceso
Entradas
Estratégicos
Apoyo
Negociación y
Adquisición Gestión Administración
Gestión de
de Bienes y Documental de Relaciones
Recursos
Servicios Comerciales
Control y Evaluación
Mejora Continua
y Control de la
Gestión
Fuente: Mapa de procesos y cadena de valor del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2015
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4.2 Evaluación de la prestación del servicio
En este orden de ideas, al final del capítulo se sugiere presentar un resumen de los
procesos y servicios, así como las falencias que se traducen en necesidades de
personal y/o de mejora de la estructura administrativa, diligenciando la siguiente
matriz:
Necesidades
Proceso/Servicio Dificultades administrativas
y/o de personal
La estructura administrativa de la entidad debe estar acorde con los procesos que
realmente desarrolla y con los productos o servicios que presta y por ende aproximarse
a la identificación de la planta de personal requerida.
Recuerde
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5.1 Recomendaciones para el rediseño de estructura administrativa de una
gobernación, alcaldía o entidad descentralizada
3. ¿Cómo se va a desarrollar?
Para definir la estructura se deben establecer niveles, tanto superiores como inferiores,
que permitan determinar cuál proceso depende de cuál. Para ello, es conveniente
identificar los macroprocesos en un nivel superior y subprocesos en un nivel inferior,
que permitan conocer la desagregación de los mismos y así, su fácil manejo y
comprensión, de acuerdo con el ejemplo que se muestra a continuación.
Primer nivel
Gerencia
Dependencia Dependencia
Macroproceso 1 Macroproceso 2
Segundo nivel
Tercer nivel
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Estructura alineada entre procesos y funciones
Gerencia
Recuerde
Verificar
Concluir
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Acto administrativo con la estructura u organización interna para entidades
descentralizadas del orden territorial (adscritas o vinculadas)
Nota:
Los siguientes modelos de estructuras administrativas son ejemplos para alcaldías de
municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría. Para establecer la estructura
empleando alguno de estos modelos, se deben considerar los ingresos corrientes de
libre destinación y que no se exceda el tope destinado a gastos de funcionamiento.
La entidad debe escoger una de las siguientes opciones:
Recuerde
Las funciones que hacen parte de la vocación del municipio y las relacionadas con
el sector agropecuario (antes UMATA) se integran a la dependencia SECRETARIA DE
DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL y debe indicarse el responsable de llevar a
cabo esta función.
Organigrama Estructura
de cuatro dependencias
(2 secretarías de Despacho) Despacho
del Alcalde
Oficina Asesora
de Planeación
Secretaría
Secretaría
de Desarrollo
General y de
Económico y
Gobierno
Social
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5.3 Modelo de estructura administrativa con cinco dependencias
Organigrama Estructura
de cinco dependencias
(3 secretarías de Despacho) Despacho
del Alcalde
Oficina Asesora
de Planeación
Secretaría Secretaría
Secretaría
de Hacienda de Desarrollo
General y de
y Finanzas Económico y
Gobierno
Públicas Social
En este sentido, se debe tener en cuenta que el artículo 6° de la ley 617 de 2000
señala que los ingresos corrientes de libre destinación pueden ser reservados como
gastos de funcionamiento hasta en un 80%. Así las cosas, la estructura de este modelo
sería:
Organigrama Estructura
de seis dependencias
Despacho
(4 secretarías de Despacho)
del Alcalde
Oficina
Asesora
Jurídica
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6. Diseño de planta de personal
Del resultado de los perfiles y de las cargas de trabajo podrá efectuarse el análisis,
identificando si existe déficit o excedente de empleos con relación a la planta de
personal actual y a la verificación de los perfiles de los empleos de la misma.
Los siguientes modelos de matrices de cargas de trabajo son ejemplos para alcaldías
de municipios clasificados en Quinta y Sexta categoría.
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6.2 Planta de personal
Recuerde
1 2 3
Del estudio de
cargas de trabajo Determine las
Fije, de acuerdo
tome la información denominacio-nes de
con el presupuesto
correspondiente esos empleos y los
asignado, el grado
a los empleos códigos. Tenga en
de los empleos y el
requeridos para el cuenta el Decreto
cumplimiento de la número de éstos.
ley 785 de 2005.
misión institucional.
Importante
33
Nota:
Importante
Recuerde
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Especificaciones para el proceso de supresión de empleos
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6.4 Escala salarial
Tenga en cuenta que las entidades del orden territorial podrán contemplar
excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o
transitorio. Su creación deberá responder a por lo menos una de las siguientes
condiciones.
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las
actividades permanentes de la administración.
b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada.
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por
hechos excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no
superior a doce (12) meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza
de la institución.
Recuerde
• El análisis de procesos
• La evaluación de la prestación del servicio, y
• El análisis de cargas de trabajo
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6.6 Manual de funciones y competencias laborales
Para las instituciones de orden territorial se deben considerar los requisitos mínimos
y máximos para el nivel jerárquico y la categoría de la respectiva entidad territorial,
en cuanto a educación y experiencia, como está señalado en el Decreto Ley 785 de
2005 en el siguiente cuadro:
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Finalmente, presentamos el modelo de acto administrativo para establecer o modificar
el manual de funciones y de competencias laborales:
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Contribuciones individuales: Conjunto de productos o Entidad territorial: Corresponden al segundo nivel
resultados laborales que permiten medir o especificar de división administrativa en Colombia, que mediante
lo esperado, en términos de “resultados observables” agrupación conforman los departamentos. Colombia
como consecuencia de la realización del trabajo. posee 1.123 municipios registrados ante el DANE,
Describen en forma detallada lo que el empleado que de acuerdo con el Artículo 311 de la Constitución
respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene Política de Colombia de 1991, la Ley 136 de junio 2
que lograr y demostrar para comprobar que es de 1994 y la ley 1551 de 2012 es la entidad territorial
competente e idóneo. fundamental de la división político-administrativa del
Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa
Eficacia: La eficacia como principio supone que la dentro de los límites que le señalen la Constitución y
organización y la función administrativa deben estar las leyes de la República.
diseñadas y concebidas para garantizar la obtención
de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados Estructura funcional: Es la división del trabajo en una
por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe organización agrupando las principales actividades
ser ligado a la planificación y a la evaluación o o funciones que deben realizarse dentro de la
rendición de cuentas. organización. Se diseña desde la parte inferior hasta
la parte superior en forma vertical.
Eficiencia: obtención de los mejores resultados con el
mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos Estudio de cargas trabajo: Conjunto de técnicas
humanos, materiales, tecnológicos y financieros. que pueden aplicarse para la medición de trabajos
administrativos o tiempos de trabajo en oficinas y
Empleo público: conjunto de funciones, tareas y determina la cantidad de personal necesario para la
responsabilidades que se asignan a una persona y las eficiente realización de las tareas derivadas de las
competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el funciones asignadas a cada institución.
propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes
de desarrollo y los fines del Estado. Evidencias requeridas: Conjunto de hechos o
indicaciones precisas referidas a los productos,
Entidad pública: son aquellas de origen estatal y cuyo los servicios, el desempeño o el conocimiento, que
capital también es estatal o público, sin que el régimen permiten comprobar o demostrar por parte de un
jurídico aplicable sea necesariamente el derecho empleado que alcanza las contribuciones individuales
público, a pesar de que ésta sea la regla general. dentro de los estándares esperados y definidos para
el efecto.
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Guía de rediseño institucional para
entidades públicas en el orden territorial
Versión 1. Noviembre de 2015 Departamento Administrativo de la Función Pública
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