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CONSIDERANDO
Que en el inciso c) del Art. 5° del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control
(D.L. 19039) aprobado por D.S. N° 001-72-CG, establece que la acción de control se realizará entre
otros a las normas de los Sistemas Administrativos;
Que en consecuencia es necesario dictar las normas del Sistema de Abastecimiento, a fin de
facilitar el control y garantizar la eficacia de sus funciones dentro de una concepción integral;
Que los proyectos de las Normas Generales elaborados por la Dirección Nacional de
Abastecimiento han sido coordinados con los Sistemas Administrativos a fin de evitar
interferencias de competencia;
De conformidad con el inciso c) del Art. 12° del Decreto Ley 20316; y,
SE RESUELVE:
Artículo 1°.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento; las mimas
que forman parte de la presente Resolución:
Artículo 2°.- Las Normas Generales señalas en el Artículo anterior, sustituyen a las siguientes
Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República:
Regístrese y comuníquese
General de Brigada EP. JAVIER BENITES VELEZ, Jefe del Instituto Nacional de Administración
Pública.
I. CONCEPTO
Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas,
pautas o condiciones previamente establecidas.
OPORTUNIDAD: Condición, medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el
momento más conveniente o, sea puntual.
LUGAR: Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento; sitio que ocupa
una cosa.
COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmética o
algebraicamente, el precio de cada componente.
La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de Abastecimiento corresponde
a todos los órganos de una entidad, en especial los de línea o ejecutivos. El órgano de
Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.
a. Disponibilidad presupuestal
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado
c. Disposiciones en materia de austeridad del abastecimiento; y
d. Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
El planeamiento, organización, dirección y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bienes
como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos
I. CONCEPTO
Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las fases del proceso
administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad
pública, de uno u otro modo, por tanto la integridad de la función no significa necesariamente
exclusividad de su ejercicio por el órgano d Abastecimiento.
4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su
naturaleza, se orientan a la captación, clasificación, conservación, actualización y
divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través
de:
10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director
Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por
órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones
de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o apliquen alguno de sus procesos
técnicos.
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
I. CONCEPTO
Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la
información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas
en las normas técnicas del Sistema.
4. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el
particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de
Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional
contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para la
actualización y utilización de la información de Abastecimiento.
5. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces coordinará para que en los
campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información
actualizada al Órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes:
V. ALCANCE
1. El Director de Administración, o quien hace sus veces establecerá pautas o programas para
verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para
el Abastecimiento.
Toda la adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando
para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando
normas que emita el de Abastecimiento.
I. CONCEPTO
1. Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios debe
centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o
desconcentrado.
Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso
público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de
Abastecimiento, con sujeción a las disposiciones legales.
6. Por excepción., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de
personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, la alta
Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del
de Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará
expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el periodo
de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente.
V. ALCANCE
Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de
Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y
procedimientos similares.
I. CONCEPTO
El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia
adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina
acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al
conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,
mensurables, intercambiables y útiles.
Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones
racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de “Unidad de
Almacén”.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan
custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de utilización directa.
4. Los bienes con características especiales (caso semoviente, alimentos frescos, productos
cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos,
valores, granos, etc.) ingresarán:
a. Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque
estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades.
5. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o
las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terrenos,
construcciones diversas, equipos instalados, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por
ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente
a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén
de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación.
6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga:
cantidad, peso, números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se
dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran del
Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para
identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad,
código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo,
código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar
visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección
General de administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de
patrimonio.
V. ALCANCE
1. El órgano de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del
órgano de abastecimiento.
I. CONCEPTO
1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen las
entidades.
d. Establecer cantidades máximas que pueden programarse por cada bien o servicio
seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso,
cantidad de personal, etc.
3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacional de Administración Pública y establece el
Sistema de Racionalización.
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
1. El Director General de Administración o quien hace sus veces supervisará las labores del
órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.
3. Los titulares de órganos en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis
en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad.
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia del estado y
condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
I. CONCEPTO
La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las
acciones de Abastecimiento que resulten necesarios.
Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del
bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de
conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de
utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones
de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su
conjunto (con fines oficiales).
2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de
almacén.
a. Titular del órgano, responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas
necesarias.
8. Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean
utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para
beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad, y en condiciones que no
signifique peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.
10. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará
constar en un documento a manera de cargo donde figurarán los mismos se hará del bien
el Código individual y nombres de quienes reciben y entregan.
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente
responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o
mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por
negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y servicios.
5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo
con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de
la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa
obligación.