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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

UAPA

REGLAMENTO DE REGISTRO
(PROVISIONAL)

Santiago de los Caballeros, R. D.

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DEPARTAMENTO DE REGISTRO….
NATURALEZA, MISION, VISION Y OBJETIVOS.

 La Dirección de Registro es la auditora académica de la Institución,


encargada de conservar de manera estricta y confidencial los
documentos del participante y los resultados de su historial académico.

 La Dirección de Registro es la única con capacidad para expedir, a


nombre de la Universidad, los documentos establecidos en el artículo 78
del Reglamento Académico, así como los que decida el Consejo
Académico.

 La Misión de Registro es garantizar calidad total en el registro y


contabilización de los procesos académicos, así como en la elaboración y
expedición de documentos concernientes a la trayectoria académica de
los participantes, apegado a los valores éticos y morales.

 La Visión de Registro es ser el departamento modelo de la Universidad,


ante el Ministerio de Educación Superior Ciencia y Tecnología y los
organismos acreditadores nacionales e internacionales, por llevar un
control preciso y eficiente del historial académico de los participantes y
por ofrecer un servicio de calidad.

 La Dirección de Registro tiene como objetivos los siguientes:

1) Registrar y contabilizar los procesos académicos de los participantes


durante su vida académica.

2) Conservar en óptimas condiciones la documentación académica de los


participantes.

3) Asegurar la integridad y confidencialidad de la documentación


académica de los participantes.

4) Ofrecer servicios de calidad a la comunidad universitaria.

5) Garantizar la eficientización de los procesos y servicios del


departamento.

6) Certificar los estudios realizados por los participantes en la UAPA.

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

I. Registro es una dependencia de la Vice-Rectoría Académica. Está


conformada por las unidades de: Registro, Digitación y Archivo. Al
frente de cada unidad hay un (a) encargado (a) y el personal auxiliar
necesario.

II. El (la) Director(a) de Registro es designado(a) por la Rectoría por un


periodo de tres años, renovables.

III. Para ser Director(a) de Registro se requiere:

a) Poseer al menos el grado académico de maestría.

b) Tener tres (3) años de experiencia en la dirección de programas


académicos.

c) Poseer cualidades para el trabajo en equipo y la supervisión de tareas.

IV. Las funciones del (la) Director(a) de Registro:

1. Cumplir fielmente con las disposiciones de los Estatutos y el Reglamento


Académico de la UAPA.

2. Velar por la seguridad de los documentos depositados por los participantes


al momento de ingresar a la universidad.

3. Garantizar la actualización del expediente de cada participante inscrito en


la Universidad.

4. Planificar, programar y supervisar los procesos de pre-matricula,


reinscripción y reingreso.

5. Vigilar el cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario


académico

6. Programar las asignaciones de aulas a las asignaturas ofrecidas.

7. Supervisar el registro y conservación de las actas de calificaciones


obtenidas por los participantes en cada cuatrimestre.

8. Controlar que los facilitadores entreguen las calificaciones dentro del


período reglamentado.

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9. Proveer en el tiempo requerido a las diferentes dependencias de la
Universidad, informaciones relativas a los participantes y los resultados de
los distintos procesos académicos.

10. Mantener actualizadas las estadísticas de los participantes.

11. Entregar a los Directores de Escuelas y al Departamento de Ciclo Básico,


la programación de asignaturas ofertadas en el tiempo requerido.

12.Enviar a los departamentos de contabilidad y servicios a los participantes


el informe de calificaciones de los participantes becados.

13.Entregar a la Vice-Rectoría Académica, a los Directores de Escuelas y a


los Departamentos de Trayectoria Escolar y de Orientación, un informe
cuatrimestral de los participantes a prueba académica.

14. Certificar y firmar los record de notas, certificaciones de estudios y de


grados, transferencias, convalidaciones, validaciones, carnet, así como los
títulos expedidos por la Universidad.

15. Revisar y validar las asignaturas cursadas (historial académico) por los
participantes que realizarán el curso monográfico, diplomado en el área de
formación y tesis.

16. Validar los expedientes de los candidatos a graduación

17. Revisar y firmar la relación de documentos enviados al Ministerio de


Educación Superior Ciencia y Tecnología (MESCYT) para fines de
legalización.

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UNIDAD DE ARCHIVO

I. La unidad de archivo está bajo la coordinación de un(a) encargado(a)


que depende del (de la) Director(a) de Registro. Para ocupar el
puesto debe poseer por lo menos el grado académico de licenciado(a)
y dos años de experiencia en el área

II. Las funciones del(a) encargado(a) de archivo son:

1. Mantener actualizado el expediente de cada participante.

2. Controlar la entrada y salida de expedientes, documentos y


calificaciones.

3. Ofrecer información referente a los expedientes de los participantes a las


autoridades académicas de la Universidad.

4. Archivar en el expediente de cada participante los documentos básicos y


los de su trayectoria académica.

5. Garantizar la seguridad e integridad de los documentos académicos de


los participantes.

6. Dirigir y supervisar el personal de la unidad bajo su dependencia.

7. Realizar otras tareas afines con el puesto.

UNIDAD DE DIGITACION

I. La unidad de Digitación esta bajo la coordinación de uno(a)


encargado(a) el cual depende del (de la) Director(a) de Registro.
Para ocupar el puesto debe poseer por lo menos el grado académico
de licenciado o su equivalente en informática y dos años de
experiencia en el área.

II. Las funciones del(a) encargado(a) de la unidad de digitación son:

1. Mantener actualizada toda la información en el sistema de Registro.

2. Preparar listas de asistencia, controles de evaluación y reportes de


calificaciones.

3. Recibir y revisar las calificaciones finales y listados de asistencia.

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4. Llevar control de los facilitadores que entregan las calificaciones fuera del
período establecido en el artículo 82 del Reglamento académico.

5. Llevar control de los reportes de calificaciones incompletas y revisión de


calificaciones.

6. Entregar copias de las calificaciones a los directores de escuelas y


Departamento del Ciclo Básico.

7. Dar de baja en el sistema informático a asignaturas seleccionadas por un


participante cuyo prerrequisito haya sido reprobado.

8. Publicar las listas de grupos abiertos, cerrados y los cambios de aulas y


grupos especiales.

9. Revisar e imprimir la programación bimestral y cuatrimestral para uso de


Vice-Rectoría Académica, directores de escuelas y los Departamentos del
Ciclo Básico y Supervisión Docente.

10. Hacer modificaciones en la programación académica, divisiones de grupos


y reubicación de participantes, previa autorización del Director de
Registro.

11. Imprimir el récord de notas cuatrimestral de cada participante.

12. Dirigir y supervisar el personal de la unidad y velar por su adecuada


capacitación.

13. Realizar otras tareas afines al puesto.

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UNIDAD DE REGISTRO

I. La Unidad de Registro está bajo la coordinación de un(a) encargado(a)


el cual depende del (de la) Director(a) de Registro. Para ocupar el
puesto debe tener por lo menos en grado académico de licenciado o
su equivalente y dos años de experiencia en el área.

II. Las funciones de la encargada de la unidad de Registro son:

1. Cumplir fielmente con las disposiciones establecidas en los Estatutos y el


Reglamento Académico de la UAPA.

2. Garantizar la eficiencia de los procesos de pre-matrícula, reinscripción y


reingreso.

3. Validar la revisión de quinta asignatura y grupos especiales.

4. Revisar y validar la relación de participantes a prueba académica.

5. Revisar y validar los expedientes de los participantes que han


completado su plan de estudios.

6. Preparar los listados de participantes para la graduación y generar los


títulos para la firma de las autoridades competentes.

7. Revisar los récord de notas, certificaciones de estudio y de grado para la


firma del (de la) Director(a) de Registro.

8. Validar la revisión de los expedientes de aquellos participantes que hayan


cursado una asignatura violando el(los) prerrequisito (s) y llenar el
formulario para darle de baja.

9. Revisar la relación de documentos a ser enviados al Ministerio de


Educación Superior Ciencia y tecnología (MESCYT), para fines de
legalización.

10. Solicitar al Departamento de Compras y Suministros los materiales


gastables a utilizar en el departamento.

11. Recibir las pasantías, convalidaciones, equivalencia y exoneraciones de


las Direcciones de Escuelas para la firma del (de la) Director(a) de
Registro.

12. Validar los expedientes de los participantes que realizaron curso


monográfico y coordinar el proceso de inscripción en el mismo.

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13. Dirigir y supervisar el personal de la unidad y velar por su adecuada
capacitación.

14. Realizar otras tareas afines al puesto.

PROCESOS DEL DEPARTAMENTO:


PRE-MATRICULA, REINSCRIPCIÓN y REINGRESO

 El Departamento de Registro es el responsable de planificar y coordinar


los procesos de pre-matrícula, reinscripción y reingreso.

 Se denomina pre-matrícula a la preselección de asignaturas que hace un


participante para el cuatrimestre siguiente al que cursa, en la fecha
establecida en el calendario académico.

 Para que un participante pueda preseleccionar una asignatura es


necesario que este cursando o haya cursado el(los) prerrequisito(s).

 Se denomina prerrequisito a una(s) asignatura(s) cuyo(s) contenido(s)


deben ser aprobados por el participante antes de cursar la asignatura
con la que se relaciona.

 Cuando un participante curse una asignatura sin haber aprobado


previamente el prerrequisito de la misma, se le dará de baja; Registro le
retirará le asignatura cursada sin haber aprobado dicho prerrequisito.

 Al momento de realizar la reinscripción de asignaturas el participante


debe cumplir cabalmente con los correquisitos de las asignaturas que los
tengan.

Párrafo: Se denomina correquisito a una asignatura que debe ser


cursada simultáneamente a otra cuyos contenidos complementa.

 La Dirección de Registro colocará la oferta de las asignaturas con los


horarios, en los murales de los recintos, en Internet y otros medios con
cinco (5) días de anticipación a la fecha de inicio de la prematricula, así
como el procedimiento a seguir para realizarla.

 Se denomina reinscripción a la formalización en la Unidad Registro de


las asignaturas pre-matriculadas por el participante para ser cursadas
en el cuatrimestre siguiente. La reinscripción será oficial sólo cuando el
participante realice en caja el pago correspondiente.
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 El Departamento de Registro debe garantizar que la reinscripción se
realice cada cuatrimestre en la fecha establecida en el calendario
académico.

Párrafo I Cuando un participante realice su reinscripción fuera del


período establecido, tendrá un recargo cuyo monto será fijado por
disposición administrativa.

 El Departamento de Registro debe velar porque la cantidad de


asignaturas que un participante inscriba en un cuatrimestre no exceda el
límite establecido en su pensum y en el Reglamento Académico.

 El participante que demande cursar una asignatura que no esté en la


programación regular del cuatrimestre, deberá hacerlo por escrito a la
Vicerrectoría Académica, vía el (la) director(a) de la escuela, a más
tardar tres semanas antes de inicio del bimestre.

Párrafo La Vicerrectoría Académica deberá responder por escrito en un


plazo no mayor de 48 horas e informar su decisión a Registro.

 Se denomina reingreso a la reincorporación de un participante a la


Universidad, luego de estar retirado por uno o más cuatrimestres.

 El participante deberá solicitar por escrito en la Dirección de Registro


el reingreso a una determinada carrera en la fecha establecida en el
calendario académico, quien lo aprobará o no de acuerdo con lo
establecido en Reglamento Académico y la resolución 8-2004 del
Consejo Académico.

Párrafo I Cuando un participante solicita reingreso y no ejerce en el


período establecido por la Institución el derecho a reinscribirse en el
cuatrimestre para el cual lo solicitó, este derecho prescribe
automáticamente y dicho participante deberá solicitarlo de nuevo.

Párrafo II El costo del reingreso será fijado mediante disposición


administrativa.

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INCLUSIÓN, CAMBIOS Y RETIROS.

 La Unidad de Registro es la responsable de realizar los procesos de


inclusión, cambios, retiros de asignaturas y de cuatrimestre, vigilando
que esos procesos se realicen de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento Académico, modificado por la resolución 10-2004 del
Consejo Académico.

 Se denomina inclusión de asignatura(s) cuando un participante inscrito,


solicita añadir una o más asignaturas a su carga académica, siempre
que no exceda el límite establecido en el art. 41 del Reglamento
Académico.

 Se denomina cambio de asignatura y/o grupo al proceso que ocurre


cuando un participante, después de reinscribirse, solicita cambiar una
asignatura por otra y/o de un grupo a otro en horario y fecha diferente.

 La inclusión y/o cambios de asignaturas deben hacerse de manera


personal en la Unidad de Registro durante la primera semana de
docencia o hasta el día antes de la segunda facilitación. (art. 100 R.A.)

 Se denomina retiro de asignaturas a la situación que se da cuando el


participante decide retirar una o más asignaturas inscritas en un
cuatrimestre, el cual debe hacerse de manera personal en la Unidad de
Registro durante las tres primeras semanas de facilitación o hasta un
día antes de la cuarta facilitación. (art. 101 R.A.)

 Se denomina retiro del cuatrimestre a la situación que se da cuando el


participante decide retirar todas las asignaturas que inscribió, el cual
debe hacerse de manera personal en la Unidad de Registro durante las
primeras cinco semanas de docencia o hasta un día antes de la sexta
facilitación y debe contar con la autorización del Director de la Escuela
que administra la carrera que cursa el participante o coordinación de
carrera de los recintos. (art. 102 R.A.)

Párrafo: El retiro de asignaturas y/o cuatrimestre después del período


establecido para cada caso, conlleva el pago de las asignaturas inscritas.

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CONVALIDACIÓN, EXONERACION Y VALIDACION.

Ver artículos 81 al 93 del Reglamento Académico.

CAMBIO DE CARRERA

Ver artículos 97 al 99 del Reglamento Académico.

TRANSFERECNIA DE RECINTO

 Se denomina transferencia al proceso que tiene lugar cuando un


participante solicita cambiar de un recinto de la Universidad a otro, lo
cual debe solicitar por escrito a la Dirección de Registro y Admisiones
donde está inscrito en el período establecido en el calendario
académico.

 El Departamento de Registro es el responsable de realizar el proceso de


transferencia de recinto, vigilando que el mismo realice en las fechas
establecidas en el calendario académico.

RENDIMIENTO Y PERMANENCIA ACADEMICA

Ver artículos 120 al 126 del Reglamento Académico.

GRADOS, TITULOS Y CERTIFICADOS

Ver artículos 127 al 132 del Reglamento Académico.

GRADUACION Y HONORES ACADEMICOS

Ver artículos 133 al 141 del Reglamento Académico.

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