UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y SISTEMAS

2010

Manual de Organización y
Funciones de la empresa
Representaciones Techlab S.A.C

Curso: Desarrollo Organizacional

Profesor: Ing. José Vilanueva

Integrantes:
- Neira Feliciano, Ina
- Reyno Lume, José
 En el presente trabajo se ha realizado el Manual de Organización y Funciones de
la empresa Representaciones Techlab S.A.C la cual es una pequeña empresa
encargada de realizar la venta de equipos de alta tecnología para medio ambiente
TECHLAB SAC y análisis químico, así como el mantenimiento de los mismos. Este MOF es
producto de dos visitas administrativas a la empresa y una entrevista con el
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
gerente técnico.

MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

TECHLAB SAC

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

INDICE

 INTRODUCCION

I. CAPÍTULO I: DESCRIPCION DE LA EMPRESA

I.1 GIRO DE LA EMPRESA……………………………………………….6
I.2 PRINCIPALES PRODUCTOS…………………………………………7
I.3 MISION Y VISION………………………………………………………8

II. CAPÍTULO II: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESR

2.1 Estructura Orgánica …………………………………………………...9
2.2 Organigrama Estructural ……………………………………………10
2.3 Cuadro de Estructura de Cargos …………………………………..11
2.4 Descripción de Funciones Específicas a Nivel del Cargo……….11

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo monográfico se realizará el Manual de Organización y

Funciones de la empresa Representaciones Techlab S..A.C. Empresa de
servicios dedicada a la importación, instalación, capacitación y asistencia técnica
de equipos para laboratorio y monitoreo ambiental.

Se escogió realizar el MOF ya que esta empresa contaba con un bosquejo de

las funciones de los colaboradores pero no se cumplía. Algunas personas tenían
sobrecarga de trabajo debido a realizar actividades que le correspondía a otro, lo
cual generaba conflictos internos y malas condiciones de trabajo.

En el segundo capítulo se detallará aspectos importantes del diseño organizativo

como el organigrama, mostrando a todos los trabajadores con sus funciones y
en las áreas de trabajo respectivas.

La finalidad del presente manual es eliminar la sobrecarga de trabajo y

aprovechar mejor el recurso humano de la empresa para aumentar su
productividad.

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CAPÍTULO I:
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

1.1 GIRO DE LA EMPRESA

 La empresa con nombre Representaciones Techlab S.A.C se encuentre

ubicada en Av. Paseo de la República Nro. 2406 en el distrito de Lince, Lima–
Perú.
Se dedicada a la importación, instalación, capacitación y asistencia técnica
de equipos para laboratorio y monitoreo ambiental.

Ilustración 1 Conferencia Proveedor Ecotech 2008, Perú

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 Colaboradores de Representaciones Techlab:

 Gerente General: Celia Feliciano Vilcayauri

 Jefe de Soporte Técnico-Marketing: Hans Neira Feliciano
 Asistentes Técnicos: Carlos Cotrera y Miguel Huertas
 Asistente Administrativo: Milagros Collantes

1.2 PRINCIPALES PRODUCTOS

Techlab ofrece equipos de Laboratorio de Espectrofotometría y Control

Ambiental como los Productos UV-Visibles, Productos AAS, Productos ICP-
OES.

1.2.1 Equipos para Espectrofotometría

Es representante exclusivo de la empresa GBC, Australia, el cual ofrece una

amplia gama de equipos de instrumentación en todo el mundo, incluyendo
equipos de absorción Atómica (AAS), Espectrómetros de Plasma de
Inducción Acoplada (ICP), Espectrofotómetros UV-Visible, ICP-MS, HPLC,
Sistemas de Reómetro y XRD.

 Productos UV-Visibles
 Productos AAS
 Productos ICP-OES.

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Ilustración 2 Espectrofotómetro de Absorción Atómica

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1.2.2 Equipos para Control Ambiental

Es representante también de Ecotech el cual es uno de los productores

mundiales más importantes de equipos para Control Ambiental y de monitoreo
ambiental.

Ecotech cumple con estándares internacionales en sus productos como el

ISO9001/14001.

Ilustración 3
MicroVol 1100

1.3 MISIÓN Y VISIÓN

Misión

Somos una compañía dedicada a la importación e instalación de equipos para

laboratorios y monitoreo ambiental que brinda asistencia y soporte técnico, así
como capacitación especializada a laboratorios, consultoras y empresas
especializadas de los sectores mineros y de educación.

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Visión

Ser al 2015 una empresa líder en el suministro de equipos de laboratorio y

medio ambiente, adecuados a las necesidades de nuestros clientes, así mismo,
brindándoles servicios integrales de consultoría en la materia.

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1. ESTRUCTURA ORGANICA
Esta compuesta orgánicamente por:
 Alta Dirección
o Junta General de Accionistas
 Órgano de Gestión
o Gerencia General
 Órgano de Apoyo con Autoridad Funcional
o Administración
 Órganos de Línea
o Soporte Técnico

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o Marketing

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

TECHLAB SAC
Organigrama Estructural

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JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS

GERENCIA
GENERAL

ADMINISTRACION

SOPORTE TECNICO MARKETING

3. CUADRO DE ESTRUCTURA DE CARGOS

ÓRGANO CARGO Nº PLAZAS

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Gerencia Gerente General 01
Administración Administrador 01
Soporte Técnico Jefe de Soporte Técnico 01
Técnico 02
Marketing Encargado de Marketing 01

.4 DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGO

GERENCIA

1. AREA: Gerencia

2. CARGO: Gerente General

3. CÓDIGO: 1.0

4. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

4.1 Reporta a : Junta General de Accionistas
4.2 Supervisa a : Administrador
Jefe de Soporte Técnico
Encargado de Marketing

6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el manejo empresarial
para lograr los fines, objetivos, metas y políticas dictadas por la Junta
General de Accionistas.

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 Evaluar y controlar la marcha administrativa y operacional de
conformidad con los planes trazados.
 Establecer contacto con las empresas del sector empresarial.
 Efectuar estudios de mercado para establecer precios.
 Representar a la empresa ante los Organismos del Gobierno Central,
Gobierno Local y entidades del sector privado, en todo lo relacionado
con nuestros productos y/o servicios.
 Elaborar el Presupuesto Anual y el Plan Operativo de la empresa,
elevándolo a la Junta General de Accionistas, para el trámite de
aprobación correspondiente.
 Asegurar la oportuna elaboración de los Estados Financieros de la
empresa, al cierre del ejercicio.
 Supervisar y controlar las labores de todas las áreas de la empresa.
 Informar periódicamente a la Junta General de Accionistas, acerca de
la marcha de la empresa.
 Motivar a los colaboradores a fin de que lleven a cabo las tareas
necesarias para cumplir con los objetivos trazados.
 Otras funciones que se le puede asignar.

6. REQUISITOS MÍNIMOS:

 Instrucción : Maestría
 Título / Grado : Maestría en Química Analítica.

Maestría en Electrónica.

 Especialización : Gestión empresarial.

Finanzas.

Marketing.

Presupuestos.

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 Competencias : Investigación de Mercados.

Relaciones Públicas.

Inglés avanzado.

Entorno Windows.

Internet y correo electrónico.

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 Requisitos específicos: Don de mando.

Amplitud de criterio.

Capacidad para trabajar en equipo

Facilidad de palabra.

Liderazgo.

 Experiencia : Siete (07) años en puesto gerencial o

equivalente.
 Dedicación : A tiempo completo.

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ADMINISTRACION

1. AREA: Administración.

2. CARGO: Administrador

3. CODIGO: 2.0

4. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

4.1 Reporta a : Gerente General.
4.2 Supervisa a : Jefe de Soporte Técnico.
Encargado de Marketing.

5. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
 Desempeñar las funciones del Gerente General, en su ausencia.
 Planificar, organizar y dirigir planes tendientes a la formación y
desarrollo de negocios en general.
 Realizar las cotizaciones de los servicios y/o equipos, sugeridos por el
cliente, en coordinación con el Jefe de Soporte Técnico.
 Coordinar con el Jefe de Soporte Técnico, los presupuestos de las
ventas por servicios y/o equipos.
 Controlar actividades administrativas, financieras y de mercadeo de la
empresa.
 Interpretar los Estados Financieros.

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 Coordinar planes y programas diseñados por la gerencia de la
empresa.

 Supervisar las actividades vinculadas al cumplimiento de los planes

administrativos de la empresa.
 Evaluar la necesidad de solicitud de todas las áreas de la empresa
para la creación de un puesto.
 Convocar a reuniones al personal para realizar mejoras empresariales.
 Realizar trámites administrativos dentro de la empresa así como ante
otras organizaciones.
 Planificar cursos de capacitación de tal manera que se cuente con
personal altamente calificado.
 Realizar el seguimiento a todas las cuentas por cobrar que posee la
empresa.
 Autorizar las órdenes de compras.
 Realizar el seguimiento de los pagos a proveedores, personal, etc.,
para su cancelación oportuna.
 Administrar el fondo de caja chica, así como el de los bancos.
 Elaborar proyecciones del flujo de caja.
 Otras funciones afines que se le pueda asignar.

6. REQUISITOS MÍNIMOS:

 Instrucción : Superior Universitaria

 Título / Grado : Licenciado en Administración,

Contador Público Colegiado,

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 Especialización : Gestión empresarial.

Recursos Humanos.

Logística.

Presupuestos.

Proyectos.

Finanzas.

Marketing.

 Competencias : Investigación de Mercados.

Técnicas de Atención al cliente.

Inglés avanzado.

Entorno Windows.

Internet y correo electrónico.

Técnicas en control y presupuesto.

 Requisitos específicos: Don de mando.

Amplitud de criterio.

Capacidad para trabajar en equipo.

Buen uso de las relaciones humanas.

Facilidad de palabra.

Liderazgo.

 Experiencia : Tres (03) años en puesto similares.

 Dedicación : A tiempo completo.

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SOPORTE TECNICO

1. AREA: Soporte Técnico.

2. CARGO: Jefe se Soporte Técnico.

3. CODIGO: 3.0

4. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

4.1 Reporta a : Gerente General.
Administrador.
4.2 Supervisa a : Asistente de Soporte Técnico.

5. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
 Coordinar con el Gerente General, sobre las mejoras y actualizaciones
de los procesos del área operativa: Flujo grama, normas de seguridad,
reglamentos, etc.
 Coordinar con el Administrador las cotizaciones de los servicios y/o
equipos, sugeridos por el cliente.
 Presupuestar los servicios y/o equipos a ser vendidos, coordinando
con el Administrador.
 Efectuar los servicios de soporte técnico, solicitados por los clientes.
 Solicitar las compras para la realización de los servicios, y las ventas
de equipos.
 Aprobar los requerimientos hechos por los asistentes de soporte
técnico.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
 Dar solución a los contratiempos operativos que podrían ocurrir en el
transcurso de la realización de los servicios o ventas.
 Aprobar los informes previos sobre la realización de los servicios; así
como el informe final a la culminación de estos.
 Proponer la contratación del personal operativo a su cargo.
 Elaboración y administración de los cronogramas de mantenimiento a
nuestros clientes.
 Otras funciones afines que se le pueda asignar.
6. REQUISITOS MÍNIMOS:

 Instrucción : Superior Universitaria

 Título / Grado : Ingeniero Electrónico.
 Especialización : Técnicas de Ingeniería electrónica.

Presupuestos.

 Competencias : Gestión empresarial.

Técnicas de Atención al cliente.

Inglés avanzado.

Entorno Windows.

Internet y correo electrónico.

 Requisitos específicos: Don de mando.

Liderazgo.

Capacidad para trabajar en equipo.

Facilidad de palabra.

Técnicas de atención al cliente.

 Experiencia : Tres (03) años en puesto similares.

 Dedicación : A tiempo completo.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ASISTENTE DE SOPORTE TECNICO

1. AREA: Soporte Técnico.

2. CARGO: Técnico.

3. CODIGO: 3.1

4. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

4.1 Reporta a : Jefe de Soporte Técnico.
4.2 Supervisa a : ------------------

5. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

 Colaborar con el Jefe de Soporte Técnico en el presupuesto de los

servicios y/o equipos a ser vendidos.
 Efectuar los servicios de soporte técnico, solicitados por los clientes.
 Solicitar la aprobación de su jefe inmediato superior, para las compras
para la realización de los servicios.
 Dar alternativas de solución a los contratiempos operativos que
podrían ocurrir en el transcurso de la realización de los servicios o
ventas.
 Elaborar los informes previos sobre la realización de los servicios; así
como el informe final a la culminación de estos, el cual tendrá que ser
aprobado por el Jefe del área.
 Colaborar en la elaboración y administración de los cronogramas de
mantenimiento a nuestros clientes.
 Otras funciones afines que se le pueda asignar.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

6. REQUISITOS MÍNIMOS:

 Instrucción : Superior Universitaria o Técnica.

 Título / Grado : Ingeniero Electrónico o Técnico en
Electrónica.
 Especialización : Técnicas de Ingeniería electrónica.
 Competencias : Técnicas de Atención al cliente.

Inglés básico.

Entorno Windows.

Internet y correo electrónico.

Requisitos específicos: Capacidad para trabajar en equipo.

Facilidad de palabra.

Técnicas de atención al cliente.

 Experiencia : Un (01) año en puesto afines.

 Dedicación : A tiempo completo.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

MARKETING

1. AREA: Marketing.

2. CARGO: Encargado de Marketing.

3. CODIGO: 4.0.

4. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

4.1 Reporta a : Gerente General.
Administrador.
4.2 Supervisa a : ------------------

5. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
 Tener la información completa de los clientes.
 Conocer los productos y servicios que ofrece Techlab.
 Conocer el mercado y el sector en que opera la empresa.
 Prospección e investigación de mercados.
 Técnicas de marketing.
 Estudios de mercado de nuevos productos.
 Análisis de la competencia.
 Prospección de ventas para fijar volúmenes de fabricación o compras.
 Estudios de puntos débiles y fuertes de la empresa.
 Realizar el seguimiento de la venta de productos y servicios.
 Buscar y proponer mejoras a nivel de ventas.
 Solicitar a la Gerencia los posibles descuentos a los clientes.
 Buscar un medio adecuado para poder promocionar los servicios y
ventas de equipos que se realizan.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

 Realizar otras funciones que se le pueda asignar.

6. REQUISITOS MÍNIMOS:

 Instrucción : Superior Universitaria.

 Título / Grado : Licenciado en Administración y
Marketing.
 Especialización : Marketing.

Gestión empresarial.

Presupuestos.

Proyectos.

 Competencias : Investigación de mercado.

Técnicas de ventas.

Entorno Windows.

Internet y correo electrónico.

Requisitos específicos: Técnicas de ventas.

Amplitud de criterio.

Capacidad para trabajar en equipo.

Facilidad de palabra.

Técnicas de atención al cliente.

 Experiencia : Tres (03) años en puesto afines.

 Dedicación : A tiempo completo.

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