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Compras
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Tabla de Contenido
Solicitud de Compra...................................................................................................................... 3
Cotizaciones ......................................................................................................................10
Cotizaciones .................................................................................................................................... 11
Participantes .................................................................................................................................. 28
Solicitud de Compra
Descripción
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de
bienes y servicios.
Modelo de Datos
Ejecutantes
Solicitante
Duración
1 hora
Acciones
Tipo Descripción
Formas
Autorizar Solicitud
Descripción
El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra.
Ejecutantes
Jefe
Duración
3 horas.
Acciones
Tipo Descripción
Formas
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la
aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que
aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para
aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así
sucesivamente.
Condiciones de la Compuerta
NO: La solicitud de compra fue rechazada
Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios
Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada y el jefe no tiene
el nivel de autoridad necesario
SI: La solicitud fue aprobada y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
Notificar Aprobación
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Notificar Rechazo
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Cotizaciones
Descripción
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso
de Cotizar.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones
Ejecutantes
Departamento de Compras
Diagrama
Generar Orden de Compra
Proceso
Orden de Compra
Cotizaciones
Descripción
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones
de diferentes proveedores.
Formas
Modelo de Datos
Solicitar Cotizaciones
Descripción
En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o
servicios requeridos.
Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones
Duración
2 días
Acciones
Tipo Descripción
Forma
Recibir Cotizaciones
Descripción
Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo, el costo
unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la
aplicación de descuentos.
Acciones
Tipo Descripción
Forma
Seleccionar Proveedor
Descripción
El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de
ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.
Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada
proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser
excelente, buena o mala.
Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duración
4 horas
Acciones
Tipo Descripción
Forma
Descripción
El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,
indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Forma
Modelo de Datos
Ejecutantes
Orden de Compra
Duración
1 día
Acciones
Tipo Descripción
Formas
¿Requiere Aprobación?
Descripción
Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido
al costo total.
Condiciones de la Compuerta
SI: La orden de Compra requiere Aprobación.
NO: Por defecto.
Aprobar Orden
Descripción
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duración
4 horas
Acciones
Tipo Descripción
Formas
¿Orden Aprobada?
Descripción
Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si
se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada
de la actividad “Crear Orden de Compra”.
Condiciones de la Compuerta
MODIFICAR ORDEN: La Orden de Compra necesita cambios.
SI: Por defecto.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <Quotations.Supplier. Supplier>
Ejecutantes
Automático
Acciones
Tipo Descripción
Implementación
Servicio Web
Actualizar ERP
Descripción
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe
realizar ésta tarea.
Ejecutantes
Asistente de Compras
Duración
4 horas
Formas
Participantes
Solicitante (Entidad)
Jefe (Entidad)
Automático (Rol)