Model Pengorganisasian Sistem Informasi Instalasi Gigi Mulut sebagai Sub Sistem Informasi Rumah

Sakit

Tjen Dravinne Winata, Budiharto, Adang Bachtiar.

Abstract
The focus of this dissertation is about obligation organization processes data at organization,
department, and end user level in administration, billing, clinical and non clinical patients
management when Indonesian Police Hospital Raden Said Sukanto developing dental instalation
information system as part of hospital information system to produce a model. This research use
qualitative with case study methodology. As a conclution of this study suggest that Model can be use
by hospital to collect organization processes data that can be use to plan or guide dental instalation
information system development with better performance and more user satisfaction.

Keywords : billing clinical management, data processing.

Sistem Informasi Rumah Sakit (selanjutnya Sukanto juga berkewajiban melaksanakan

disebut SIRS)1 merupakan rangkaian kegiatan Akreditasi Pelayanan Rumah Sakit7,
pemrosesan infomasi berdasarkan data yang Standardisasi Kelas Rumah Sakit8,
dianalisis secara eletronik.2-3 Tujuan Standardisasi Manajemen Informasi
pengembangan SIRS adalah menjadi alat Kesehatan9-10, dan Standardisasi Rumah Sakit
pendukung manajemen di bidang klinis dan Pendidikan11 dalam rangka memenuhi
non klinis, administrasi, dan keuangan pada kewajiban sebagai rumah sakit binaan
tingkat organisasi, departemen, dan unit Kementerian Kesehatan RI, serta
pelaksana dalam rangka meningkatkan mempersiapkan menjadi Badan Layanan
efisiensi, mutu, dan produktivitas rumah sakit3, Umum dalam rangka memenuhi kebijakan
seperti menciptakan keteraturan alur Kementerian Keuangan RI.12
pelayanan pasien, mendukung para dokter Rumkitpuspol Sukanto dalam rangka
dan staf lain agar dapat bekerja lebih optimal mendukung proses organisasinya sudah
dan efisien, merumuskan kebijakan, mengembangkan SIRS berbasis jaringan luas
perencanaan dan pengambilan keputusan, dengan SI Instalasi Gilut sebagai salah satu
dan Manajemen Informasi Kesehatan demi sub-sistemnya, dan pengembangannya sudah
kepentingan masyarakat.2-6 SIRS dapat berdiri dapat memenuhi kebutuhan penanggung
sendiri atau dengan perluasan khusus jawab, tetapi dari sisi para pengguna SIRS
perangkat lunak (software) sebagai subsistem masih mengalami banyak kendala untuk
spesifik, seperti variasi sub-sistem spesialisasi di mendapatkan dukungan SIRS, dan nilai
rumah sakit untuk Sistem Informasi Instalasi manfaatnya masih dirasakan belum
Gigi Mulut (selanjutnya disebut SI Instalasi maksimal13, khususnya masalah data, analisis
Gilut), Sistem Informasi Instalasi Laboratorium, data, dan laporan terkait standarisasi mutu
Sistem Informasi Instalasi Radiologi, Sistem yang ditetapkan oleh kebijakan pemilik
Informasi Farmasi, dll.2,5 maupun pemerintah, dan masalah ini
Rumah Sakit Pusat Kepolisian Raden perludicarikan solusi yang tepat.
Said Sukanto (selanjutnya disingkat Rumkitpuspol RS Sukanto dipilih
Rumkitpuspol RS Sukanto) sebagai rumah sakit sebagai subjek penelitian karena
Bhayangkara tingkat I milik Polri atau Kelas A pertimbangan latar belakang dan
berdasarkan klasifikasi Kementerian pengalaman proses organisasinya dalam
Kesehatan RI, berkewajiban memenuhi memenuhi kewajibannya dan masalah
proses organisasi yang ditetapkan Polri pengembangan SI Instalasi Gilut sebagai Sub
selama menjalankan tugas pokoknya SIRS dan SIRS berkelanjutannya. Berikut ini
memberikan pelayanan kesehatan bagi beberapa solusi yang ditawarkan untuk
personel Polri, keluarganya, dan masyarakat, mengatasi masalah dalam pengembangan
serta menyelenggarakan dukungan SIRS atau SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS.
kesehatan bagi tugas operasional dan
pembinaan Polri dalam kapasitasnya sebagai Tabel Masalah dan Solusi Peningkatan SIRS
pusat rujukan tertinggi dari Rumah Sakit atau SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS di
Bhayangkara. Disamping kewajiban proses Rumkitpuspol RS Sukanto
organisasi terhadap Polri, Rumkitpuspol RS
Model Pengorganisasian Sistem...(Tjen Dravinne Winata)
 

MASALAH SOLUSI YANG DITAWARKAN

SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS Mengumpulkan kebutuhan data, analisis data, dan laporan
belum mampu mendukung yang benar, baik, tepat, cepat, dan terintegrasi berdasarkan
data, analisis data, dan laporan rekam medis selama proses organisasi pada tingkat organisasi,
terkait standarisasi mutu yang departemen, dan unit pelaksana rumah sakit di bidang klinis,
ditetapkan oleh kebijakan administrasi, dan keuangan terkait standarisasi mutu yang
pemilik dan pemerintah terkait ditetapkan oleh kebijakan pemilik dan pemerintah terkait
pelaporan akreditasi, dan tabel- pelaporan akreditasi, dan tabel-tabel pola pengelolaan
tabel pola pengelolaan keuangan BLU.12 Data selanjutnya dapat digunakan untuk
keuangan Badan Layanan merencanakan peningkatan SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS
Umum (BLU). berkelanjutan.
Setiap paket peningkatan SIRS Rencana pengembangan SIRS yang terintegrasi dengan
atau SI Instalasi Gilut sebagai perencanaan organisasi di bidang sumber daya manusia,
Sub-SIRS memerlukan biaya material, dan keuangan akan mencakup rencana peningkatan
kontrak kerja tambahan. berkelanjutan dari SIRS atau SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS
sebagai bagaian.1,6

Model Pengorganisasian SI Instalasi penelitian proses organisasi pengembangan

Gilut sebagai Sub-SIRS yang akan
dikembangkan dalam penelitian ini dapat
menjadi solusi untuk masalah yang dihadapi
Rumkitpuspol RS Sukanto. Penerapan model
dapat mengumpulkan data tentang
kebutuhan sumber daya manusia, material,
dan keuangan untuk perencanaan
pengembangan SIRS oleh tenaga ahli bidang
teknologi informasi. Perencanaan
pengembangan SIRS membutukan data,
analisis data, dan laporan yang baik, benar,
bersumber pada rekam medis pasien, dan
terintegrasi untuk seluruh proses organisasi
pada tingkat departemen, dan unit
pelaksana rumah sakit. James BC (2001)14
menyatakan bahwa agar SI Instalasi Gilut
sebagai Sub SIRS atau SIRS dapat mendukung
kebutuhan data, analisis data, dan laporan
proses organisasi pelayanan kesehatan klinis
dengan efisien, maka harus terintegrasi ke
dalam alur pelayanan kesehatan dan klinis,
agar dapat menyajikan informasi yang tepat,
dengan format yang tepat, pada waktu yang
tepat, serta tidak memerlukan upaya khusus.
Tujuan Penelitian
Mengembangkan Model
Pengorganisasian SI Instalasi Gilut sebagai
Sub-SIRS di Rumkitpuspol RS Sukanto.
METODE PENELITIAN
Penelitian kualitatif studi kasus ini
dilakukan untuk memahami latar belakang
dan pengalaman proses organsisasi
Rumkitpuspol RS Sukanto yang terintegrasi,
dalam rangka mengembangkan Model
Pengorganisasi SI Instalasi Gilut sebagai Sub-
SIRS. Tujuan penelitian adalah memotret
fenomena-fenomena penting terkait latar
belakang dan pengalaman proses organisasi
Rumkitpuspol RS Sukanto selama
pengembangan SI Instalasi Gilut sebagai Sub-
SIRS, dengan melakukan investigasi terhadap
kondisi kontekstual (struktur organisasi dan
strategi organisasi), pendorong, hambatan,
dan keberhasilan.
Penelitian ini dilakukan dengan (1)
memanfaatkan teori-teori hasil penelitian
terdahulu sebagai pembanding yang tepat
untuk menetapkan pertanyaan dan alur
sistem informasi15; (2) memastikan bahwa
informan kunci wawancara mendalam yang
dipilih dapat mewakili populasi penelitian,
dan generalisasi hasil penelitian dalam rangka
memaksimalkan validitas eksternal15-16; (3)
melakukan analisis-analisis konteks atau situasi
secara sistematik dan eksklusi terhadap
kemungkinan faktor-faktor penyebab lain
yang dapat menyebabkan variasi terhadap
hasil penelitian15 dengan memanfaatkan data
sekunder dari laporan dinas Rumkitpuspol RS
Sukanto sebagai tolok ukur data umpan balik
terhadap hasil wawancara mendalam
dengan informan kunci16-17; (4) mencatat
secara teliti data primer, data sekunder, dan
data umpan balik terhadap hasil wawancara
mendalam terhadap informan kunci untuk
memastikan keberhasilan upaya triangulasi
data15-17; (5) membangun rantai pembuktian
di antara sumber data multipel untuk
menghindari bias-bias hasil penelitian untuk
memastikan validitas yang besar terhadap
kesimpulan penelitian16-17; (6) membangun
hubungan kausal sesaat untuk menghindari
hubungan palsu yang mungkin terjadi pada
saat menarik kesimpulkan dalam rangka
memastikan validitas internal penelitian
dengan, dan menentukan kejadian atau
memahami potret hasil investigasi kejadian
sesaat yang sesungguhnya16-17; dan (7)
menggunakan protokol-protokol kasus dan
mengembangkan database studi kasus yang
terpisah dari laporan studi kasusnya sendiri
untuk memastikan reliabilitas.16-17
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian ini dibahas
menggunakan pertanyaan penelitian
sebagai panduan untuk menggali fenomena-
fenomena penting proses organisasi dari latar
belakang dan pengalaman Rumkitpuspol RS
Sukanto selama pengembangan dan
peningkatan SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS
berkelanjutan untuk (1) memahami kondisi-
kondisi kontekstual yaitu struktur dan strategi
organisasi yang berkontribusi1,18, (2)
mengidentifikasi pola dari proses
pengembangan1,19, (3) memahami dorongan
teknologi dan dorongan permintaan yang

11
 Stomatognatic (J.K.G. Unej) Vol. 7 No. 3 2010 : 10-14

berkontribusi18-20, (4) memahami hambatan (SIM)28, pengguna akhir komputerisasi29 atau

yang berkontribusi membatasi 21, dan (5) pusat-pusat informasi30, persilangan data
memahami keberhasilan atau nilai elektronik31, gudang data32, kesadaran
manfaat.1,22-23 pengguna33, lokasi organisasi dari sistem
Komponen penting dan parameter informasi34-35, riwayat dan ukuran Departemen
investigasi proses organisasi Model Sistem Informasi sebelumnya28,37, derajat
Pengorganisasian SI Instalasi Gilut sebagai spesialisasi dari Departemen Sistem
Sub-SIRS dapat digunakan untuk Informasi26,28, mekanisme kontrol28, mekanisme
mengumpulkan data, analisis data, dan perencanaan sistem informasi 26,38, teknologi39,
laporan proses organisasi terintegrasi yang pelatihan dan pendukungnya.38-39
dapat digunakan sebagai rencana atau Parameter-parameter investigasi
acuan pengembangan atau peningkatan proses organisasi dalam Model
SIRS atau SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS Pengorganisasian SI Instalasi Gilut sebagai
dengan keberhasilan atau nilai manfaat Sub-SIRS hanya alat pendukung investigasi
sesuai dengan yang diharapkan pemilik dan proses organisasi secara garis besar. Untuk
para calon pengguna di rumah sakit. mendapatkan data, analisis data, dan
Nilai manfaat sebagai indikator laporan proses organisasi terintegrasi yang
keberhasilan pengembangan atau maksimal mewakili kebutuhan pemilik dan
peningkatan SI Instalasi Gilut sebagai Sub- semua para calon pengguna agar dapat
SIRS dan SIRS di bidang pelayanan kesehatan digunakan sebagai rencana pengembangan
sulit diukur13,24-25, akan tetapi dapat diwakili SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS yang
oleh beberapa cara penilaian seperti (a) terintegrasi dengan rencana organisasi, maka
penilaian terhadap mutu sistem, mutu dibutuhkan pengguna model atau
informasi, mutu pemeliharaan1,22-23, manfaat penanggung jawab proses investigasi yang
atau intensi untuk digunakan, kepuasaan memenuhi persyaratan sebagai berikut.40-48
penggunaan, dan manfaat jaringan dari SIRS a. latar belakang pendidikannya di
atau SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS1,22-23, (b) bidang manajemen rumah sakit dan
penilaian terhadap manfaat SIRS atau SI lebih maksimal jika (1) jenjang
Instalasi Gilut sebagai sarana pendukung pendidikannya adalah S2
untuk (1) meningkatkan keteraturan alur manajemen bidang
pelayanan pasien agar para dokter atau staf perumahsakitan, (2) berpengalaman
lain dapat bekerja lebih optimal1-6; (2) di bidang pengelolaan data rekam
ketersediaan dan keteraturan data, analisis medis dan menggunakan teknologi
data, dan laporan aktifitas proses organisasi informasi komputer, SIRS atau SI
pada tingkat organisasi, departemen, Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS, (3)
maupun pelaksana di bidang manajemen memiliki jabatan struktural dengan
klinis, administrasi, maupun keuangan yang kedudukan yang memadai untuk
berkualitas, terintegrasi, baik, benar, cepat, mampu berkoordinasi dengan
dan dapat dipercaya sebagai dasar untuk semua pihak mulai dari yang
merumuskan kebijakan, rencana memiliki jabatan tertinggi sampai
pengembangan, proses pengambilan yang terendah, (4) didukung oleh
keputusan, dan Manajemen Informasi kebijakan atau surat perintah dari
Kesehatan bagi masyarakat.1-6 pemilik atau penanggung jawab
Nilai manfaat atau keberhasilan SI rumah sakit;
Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS dan SIRS atau b. berpengalaman, mengerti, dan
SIRS pada rumah sakit merupakan nilai yang menguasai (1) seluruh aspek
sulit diukur atau diidentifikasi26 karena (a) manajemen pengelolaan dan isu-isu
bersifat multidimensional; (b) melibatkan politik di rumah sakit, (2) strategi
interaksi dinamis sumber daya material, organisasi yang sudah atau yang
keuangan dan SDM rumah sakit yang sangat akan diadopsi rumah sakit, dan (3)
spesifik, seperti sumber daya yang bersifat seluruh kebijakan pemerintah yang
heterogen, baik nyata27 (seperti aset-aset berkaitan dengan kewajiban rumah
finansial, teknologi) atau tidak nyata (seperti sakit khususnya pelaporan wajib;
kemampuan-kemampuan manajerial, c. memiliki kekuatan integratif untuk
reputasi), sumber daya implementasi yang ada melakukan kristalisasi data, analisis
saat itu, serta praktik-praktik manajemen, data, dan triangulasi data proses
teknologi, dan jenis investasi yang berbeda; (c) organisasi di antara sumber data
melibatkan situasi dan jaringan pelayanan multipel (wawancara mendalam,
kesehatan yang berbeda-beda; dan (d) dokumen-dokumen, rekam medis,
melibatkan kemampuan rumah sakit untuk laporan dinas manajemen, catatan
mengintegrasikan, membangun, dan observasi lapangan,dll.) dalam
menyatukan aset-aset dan kompetensi rangka rencana pengembangan SI
internal dan eksternal agar rumah sakit Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS atau
mampu mendayagunakannya untuk SIRS yang terintegrasi dengan
melaksanakan aktivitas 27 tahap rencana organisasi;29
pengembangan sistem informasi yang d. memiliki kemampuan untuk (1)
melibatkan area-area pengembangan membina hubungan baik di antara
bervariasi, seperti Sistem Informasi Manajemen anggota tim pengembangan yang

12
Model Pengorganisasian Sistem...(Tjen Dravinne Winata)
 

harus melibatkan para tenaga ahli dimaksud dengan “manfaat”, untuk

bidang teknologi informasi dan siapa, dan analisisnya dilakukan pada
calon pengguna termasuk para level apa. Model ini berbeda dari
dokter; (2) melakukan koordinasi model sebelumnya dan dapat
dengan pemilik, pimpinan rumah diaplikasikan untuk organisasi
sakit, para pejabat, pimpinan berbeda dengan hasil akhir yang
manajemen tertinggi dan berbeda pula, karena setiap
menengah, para kepala unit pendekatan memiliki kekuatan dan
pelaksana, para dokter, para kelemahannya sendiri. Tidak ada
perawat, petugas rekam medis, model tunggal yang secara intrinsik
petugas administrasi, para lebih baik dari model lainnya dan
pengguna dan para calon model ini jelas memerlukan
pengguna lainnya; dan (3) pengembangan dan validasi lebih
mendelegasikan tugas kepada para lanjut sebelum dijadikan sebagai
tenaga ahli bidang teknologi ukuran keberhasilan pengembangan
sebagai pelaksana pengembangan; SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS;
dan (5) menggunakan rencana b. keberhasilan SI Instalasi Gilut sebagai
tahap-tahap pengembangan Sub-SIRS dan SIRS atau SIRS sangat
sebagai indikator pencapaian untuk tergantung pada kemampuan
mengukur dan mengontrol kinerja rumah sakit untuk mengatur
para tenaga ahli bidang teknologi.40- pengeluaran agar dana yang
48 dialokasikan mencukupi dan
menyeimbangkan keinginan atau
KESIMPULAN nilai manfaat yang diharapkan
Model Pengorganisasian SI Instalasi dengan kenyataan di lapangan.
Gilut sebagai Sub-SIRS yang terdiri dari Keberhasilan atau nilai manfaat
komponen penting dan parameter investigasi merupakan isu yang sulit diidentifikasi
proses organisasi, dikembangkan berdasarkan karena bersifat multidimensi,
latar belakang, pengalaman, dan fenomena- melibatkan (1) aset dan kompetensi
fenomena penting proses organisasi berkaitan khusus untuk digunakan dan
dengan (a) konteks situasional yaitu struktur dikontrol oleh rumah sakit, (2)
organisasi dan strategi organisasi, dorongan, interaksi dinamis di antara sumber
hambatan dan keberhasilan selama daya manusia, keuangan, material
Rumkipuspol R.S. Sukanto melaksanakan dan kemampuan rumah sakit untuk
pengembangan SI Instalasi Gilut sebagai Sub- mengintegrasikan, membangun, dan
SIRS dan SIRS berkelanjutan sejak dari Era menyatukan aset-aset eksternal dan
Departemen, ke Era Teknologi Informasi, internal, serta kompetensi untuk
sampai ke Era Jaringan dan (b) kontribusi menghasilkan aktivitas maksimal
terhadap kewajiban standardisasi data, dalam rangka keberhasilan
analisis data, dan laporan di bidang pengembangan SI Instalasi Gilut
administrasi, keuangan, pelayanan kesehatan sebagai Sub-SIRS, dan (3) sumber
klinis, dan nonklinis baik pada tingkat daya yang bersifat heterogen baik
organisasi, departemen, maupun pelaksana nyata (seperti aset-aset finansial dan
yang ditetapkan Pusat Kedokteran Kesehatan teknologi), tidak nyata (seperti
(Pusdokkes) Polri selaku pihak yang mewakili kemampuan manajerial dan
pemilik, Kementerian Kesehatan (Kemkes) RI reputasi), sumber daya implementasi
selaku pembina rumah sakit di Indonesia yang ada saat itu, praktik-praktik
(tidak mewajibkan laporan data keuangan), manajemen, teknologi, dan jenis
dan Departemen Keuangan khususnya yang investasi yang berbeda-beda;
berkaitan dengan pertanggungjawaban c. agar rencana atau pengembangan
atau laporan data pengggunaan keuangan SI Instalasi Gilut sebagai Sub-SIRS
Anggaran Pendapatan dan Belanja berbiaya efektif, risiko tahap-tahap
Negara(APBN). pengembangan minimal, dan
dapat memenuhi seluruh kebutuhan
SARAN penyandang dana, para pengguna,
Model Pengorganisasian SI Instalasi dan calon pengguna, maka
Gilut sebagai Sub-SIRS hasil penelitian dapat dorongan yang ada harus
dimanfaatkan oleh rumah sakit, rumah sakit dimaksimalkan, hambatan potensial
gigi mulut, dan poliklinik gigi lain untuk diminimalkan, dan didukung oleh
mengumpulkan data proses organisasi pengguna model yang
terintegrasi dalam rangka mendukung rencan berpengalaman, memiliki
pengembangan SI Instalasi Gilut sebagai Sub- kemampuan dan latar belakangan
SIRS atau SIRS berkelanjutan yang terintegrasi pendidikan yang mendukung;
dengan rencana organisasi, dengan d. parameter-parameter investigasi
pertimbangan keberhasilan atau nilai manfaat proses organisasi dalam Model
dari sisi penilaian sebagai berikut. Pengorganisasian SI Instalasi Gilut
a. “manfaat” melibatkan tiga isu sebagai Sub-SIRS hanya mewakili
pertanyaan, yaitu apa yang parameter kebutuhan proses

13
 Stomatognatic (J.K.G. Unej) Vol. 7 No. 3 2010 : 10-14

organisasi secara garis besar. Agar menghemat biaya kontrak

data, analisis data, dan laporan tambahan untuk setiap perbaikan
proses organisasi yang dikumpulkan atau peningkatan SI Instalasi Gilut
dengan penggunaan model sebagai Sub SIRS atau SIRS, maka
terintegrasi dan mampu mendukung disarankan agar rumah sakit memiliki
rencana pengembangan SI Instalasi tenaga ahli bidang teknologi
Gilut sebagai Sub-SIRS yang informasi yang (1) berpengalaman,
terintegrasi dengan rencana (2) bekerja penuh waktu dan siap
organisasi, maka diperlukan bertugas 24 jam, (3) mampu
dukungan kebijakan dari pemilik dan mengatasi setiap kendala yang
pimpinan rumah sakit; dihadapi.
e. dalam rangka mengatasi kendala
operasional tak terduga dan

14