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ATENCION AL CLIENTE
1. Introducción:
A primera vista, la impresión que se tiene es que la comunicación es algo innato. Nos
comunicamos continuamente y en las situaciones más diferentes. Pero, mientras que para
domincar destrezas báscias como leer, escribir, aprender a conducir, a tocar un instrumento,
etc., recibimos una enseñanza, en ningún momento se dedicó un tiempo planificado en nuestra
formación para que aprendiésemos a comunicarnos con las personas. Esto confirma la idea
que se tiene de que comunicarse es fácil.
La realidad del día a día pone a prueba esta idea al confirmar lo contrario: no es sencillo. La
variedad de conflictos, tensiones y malentendidos se derivan precisamente por problemas de
comunicación , por no saber comunicarnos con eficacia en las situaciones de nuestra vida:
familiar, de pareja, laboral o social.
En todos los aspectos de la vida, antes de que se puedan tomar decisiones sobre cómo quiere
uno desarrollarse, es necesario conocerse a sí mismo. Es preciso que consideremos
honradamente quiénes somos, de qué somos capaces y qué queremos logrr.
Esto, además de ser aplicable a los individuos, se puede aplicar a las empresas y a sus
decisiones. Si realmente deseamos desarrollar la capacidad de gestionar la atención al cliente,
habremos de hace un examen de conciencia muy serio. Tendremos que examinar lo que hay
detrás de las frases publicitarias y los clichés empresariales que constituyen la imagen pública
de nuestra empresa y analizar el contenido real de ésta.
Para que la gestión de la atención al cliente dé resultado, la empresa debe tener un sistema o
cultura de valores altamente desarrollados y sentirse cómoda con ellos.
La atención al cliente no puede actuar en el vacío, tiene que formar parte de un compromiso de
atención a las personas, tanto de dentro como de fuera de la empresa. Si una empresa siente
indiferencia por las personas, nunca sacará partido alguno de una “campaña” de atención al
cliente. Será sólo una especie de maquillaje del que todo el mundo se dará cuenta
inmediatamente.
Si se quiere hacer que funcione una programa de gestión de atención al cliente es
imprescindible contar con excelentes sistemas de comunicaciones. Tanto internas como
externas. Si las personas de una empresa no hablan entre sí, ¿Cómo podrán hablar con los
clientes?
Sabremos que hemos logrado imponer una filosofía de atención al cliente cuando podamos
dirigirnos al trabajdora peor pagado o al que haya sido contratado en fecha más reciente y
pedirle que explique a qué se dedica y en qué cree la empresa. Si responde de inmediato y
correctamente, estaremos avanzando en la dirección apropiada.
Por encima de todo, sin embargo, la empresa debe tener la idea fija de trabajar con el cliente,
lo que quiere decir tratar a los clientes en todo momento como si fueran amigos, además de
asociados comerciales; debemos sentirnos felices de verlos en nuestros estableciemientos y
evitar que se alejen; debemos sentirnos complacidos de atender sus llamadas telefónicas, en
vez de decir que estamos fuera cuando no sea cierto.
Veamos uno de los numerosos ejemplos de buena filosofía de atención al cliente que ofrece
Marks & Spencer. Se refiere a los tomates de fuera de temporada que compra la empresa en
las islas Canarias. Marks & Spencer celebra constantemente reuniones con sus clientes
invitándolos a hablar de los productos, en este caso, los clientes dijeron que los tomates
canarios eran muy acuosos y sosos.
M & S hizo averiguaciones y descubrió que los tomates se recogían cuando aín estaban
verdes y a continuación se envasaban en banastas y se enviaban a Southampton para su
distribución, llegando a las tiendas entre siete y diez días después de su recolección. En ese
espacio de tiempo cobraban un buen aspecto y se ponían rojos, pero también acuosos. M & S
decidió dejarlos madurar en la mata y enviarlos por avión a Gran Bretaña. Lo que elevó su
coste en un 70 por 100.
En lugar de volverse locos buscando la forma de absorber el coste extra, M & S se limitó a
repercutirlo sobre los clientes, que eran los que se habían quejado. El resultado fue que la
venta de tomates ascendió en un 400 por 100. La empresa, conocida por su calidad, que
constituye la base de su filosofía empresarial, se mantuvo fiel a sus principios y los clientes
respondieron, aunque ellos les supusiera gastar más dinero.
M & S inició su andadura con un establecimiento en el que había un carteñ que rezaba: “No
pregunte el precio, todo cuesta un penique”. Woolworths consideró buena la idea y la aplicó a
todos los artículos de sus establecimientos que costaran menos de seis peniques. Sin
embargo, M & S comprendió después que la relación entre calidad y precio no se fundament
en el coste, sino en el valor. En consecuencia, cambió su táctica y pasó del precio a la calidad;
es fácil ver ahora la diferencia entre ambas cadenas.
Es muy importante que la cultura de una empresa encaje con las metas que se haya trazado.
No existe una lista mágica de los temas que deberían aparecer en distintos tipos de empresas,
pero hay algunos que suelen oresentarse con más frecuencia que otros:
La convicción de ser el “mejor”.
La convicción de realizar su trabajo con la máxima perfección posible.
Creer en una calidad y un servicio superiores.
Creer en la importancia de las personas consideradas individualmente.
Creer en la importancia del cliente.
Creer en el crecimiento económico y en los beneficios y reconocer su importancia.
2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN:
Se ha demostrado que en el ambiente urbano la mayoría de la gente pasa aproximadamente el
70 % del tiempo que está despierta realizando alguna forma de comunicación, ya sea leyendo,
escuchando, hablando o escribiendo.
Pero ¿dónde empieza la comunicación? Solemos pensar que la comunicación con los demás
comienza cuando hablamos, pero no es así: comienza mucho antes, cuando entramos en
escena y compartimos el espacio físico con nuestros interlocutores.
La comunicación se ha convertido en el medio más importante de supervivencia y
entendimiento para los humanos, que ha influído en todos los aspectos de la vida, que hs
transformado a la empresa moderna, a la sociedad, a los sistemas de organización, etc.;
proporcionqa demás, dominio y capacidad para crear herramientas que nos permiten lograr las
metas deseadas.
Los seres humanos tenemos una necesidad fundamenteal, distinta de la puraente física
(alimento y sueño): la necesidad de comunicarnos con nuestros semejantes. Esta necesidad
es primordial para la supervivencia; es el intercambio de ideas, datos, actitudes, miradas,
gestos y opiniones entre dos o más sujetos, con el fin de provocar ciertas reacciones en su
grupo social.
Para reconocer la importancia de la comunicación lo primero y más importante es saber qué es
la comunicación. Se puede definicir como “un proceso mediante el cual transmitimos y
recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprensión y acción”.
Gracias a la comunicación es posible transmitir las experiencias de una generación a otra para
ue se puedan ser asimiladas y continuadas. Sin esta posibilidad el avance no hubiera sido
posible en ningún sentido.
La comunicación se caracteriza por una serie de rasgos que hay que destacar: se deben
utilizar palabras y gestos adecuados a los que queremos transmitir; se exteriorizan
sentimientos negativos y positivos; se responder con sentimientos; se emiten ideas claras,
concisas y convincentes.
1. Emisor: es la persona o conjunto de personas que transmiten el mensaje.
2. Receptor: es el destinatario del mensaje y quíen debe interpretar el sentido de éste.
3. Mensaje: es el objeto de la comunicación, la información, opinión, datos o pensamiento.
4. Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información. Ejemplo: En la
comunicación oral el canal sería la voz y el aire que la transporta
5. Código: Son el conjunto de símbolos o signos utilizados para expresar el mensaje (gestos,
palabras, código morse, etc.). El código más usado es el lenguaje verbal, tanto oral como
escrito.
6. Contexto: Es la situación real en la que se encuentra el emisor y el receptor en el momento
de la comunicación, y que permite comprender el significado del mensaje.
7. Retroalimentación: Es lo que permite al emisor determinar si el receptor ha recibido y
comprendido adecuadamente su mensaje.
En las tareas de comunicación directa con el cliente, nuestras prioridades son, por este orden,
las siguientes:
1. Satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
2. Conseguir satisfacer nuestro objetivo comercial: realizar una venta, fidelizar a un cliente,
superar sus reticencias sobre nuestros servicios postventa, informar, etc.
Porque si conseguimos satisfacer las necesidades de nuestros clientes es más probable que
consigamos realizar una venta que si lo intentamos a la inversa. Y esta venta se puede hacer a
un nuevo cliente, tambié llamdo cliente potencial, o a un cliente actual, que ya pertenecía a
nuestra cartera de clientes. En este último caso, cuando lo que tenemos ante nosotros es una
queja o reclamación, el planteamiento es el mismo, el cliente nos está dando una oportunidad
para fidelizarle, es la prueba de fuego, y si salimos airosos tendremos un cliente para toda la
vida.
En su origen, el término lenguaje tiene un sentido muy restringido. Equivale a la expresión
del pensamiento mediante la palabra, pero es habitual ampliar el concepto hasta identificarlo
con el término código. Hablaremos entonces de diferentes lenguajes en función de diferentes
códigos.
Esto nos permite distinguir entre lenguajes verbales -los que utilizan la palabra oral o escrita- y
losno verbales -los que utilizan otros códigos. Estos emplean los colores, las miradas, los
sonidos o los olores, entre otros, para construir lenguajes más específicos, como por ejemplo
el lenguaje corporal, el lenguaje de las flores, movimientos con el abanico o el del cine.
Es importante constatar, de entrada, el carácter notoriamente logocéntrico de
nuestro aprendizaje. El lenguaje verbal nos permite organizar y conceptualizar el
pensamiento. Aprendemos en la medida que verbalizamos. Asimilamos un concepto en la
medida que adquirimos una palabra para definirlo. Hemos sido capaces, así, de incorporar a
nuestro aprendizaje el concepto árbol en la medida que lo hemos sabido verbalizar.
Por otra parte, ya desde el neolítico -cuando el proceso de esquematización de las pinturas
paleolíticas determina el origen de las letras y los posteriores fonemes-, el lenguaje oral se ha
configurado como el medio de comunicación por excelencia. En un aprendizaje logocéntrico
corresponde una comunicación logocéntrica.
No hay que olvidar, sin embargo, que la comunicación no verbal es un elemento decisivo de la
comunicación. Muchos autores coinciden en señalar que los componentes verbales suman
menos del 35% del significado social de la situación, mientras que más del 65% del significado
social queda del lado de la comunicación no verbal. La interpretación de la comunicación no
verbal está sujeta a fuertes restricciones: el contexto toma gran relevancia, así como los
condicionamientos culturales.
3. Lenguaje
3.1. Funciones
Roman Jakobson analizó las funciones básicas de la comunicación, y por tanto
también del lenguaje:
Función referencial o representativa: aludir al contexto en que tiene lugar la
comunicación. La misma expresión en un contexto diferente cambia de significado.
Por ejemplo: “déjalo ahí”, según de que se hable cambian los referentes del “lo” y
del “aquí”.
Función expresiva o emotiva: comunicar una idea que tiene el emisor, hacer
partícipes a los demás de los propios pensamientos.
Función conativa o apelativa: conseguir un efecto determinado por parte del
receptor (por ejemplo, los rezos, las preguntas …).
Función fática: llamar la atención del receptor, comenzar o restablecer la
comunicación.
Función metalingüística: hablar sobre el mismo lenguaje. Por ejemplo,
“el verbo haber se escribe con h y con v”.
Función poética: embellecer el mensaje, como ocurre en la literatura. Según
Jakobson, la función poética es la más importante, ya que pone en marcha todas
las demás.
Un modelo alternativo es el de Friedemann Schulz von Thun, llamado modelo de las
cuatro caras. Según él, cada mensaje emitido contiene cuatro caras o capas de
significado, pero determinados mensajes acentúan más una de ellas. Los
malentendidos comunicativos surgen cuando se relacionan las capas, ya que muchas
de estas vehiculan información implícita. Las capas o caras serían:
Factual: es el contenido explícito del mensaje o la proposición que se deriva. Se
puede juzgar desde el punto de vista informativo, decidiendo si lo que se comunica
es verdadero o no, si corresponde al tema tratado.
Expresiva: el mensaje siempre indica algo del emisor, desde sus sentimientos
hasta rasgos de su personalidad.
Relacional: el mensaje revela como es percibido el receptor por parte del emisor y
qué concepción tiene de la relación que mantienen.
Apelativa: intención del mensaje, que se pretende del receptor.
3.2. Competencias del lenguaje
Hasta los años sesenta, la lengua se había considerado básicamente como materia de
conocimiento, como un conjunto cerrado de contenidos que había que analizar,
memorizar y aprender: la fonética y la ortografía, la morfosintaxis y el léxico de la
lengua.
La palabra clave que aglutinaba estos conocimientos era gramática. La finalidad de
clase de lengua era aprender la estructura de la lengua: la gramática. Saber lengua
significaba tener muchos conocimientos cognitivos de este tipo y se demostraba
haciendo determinadas actividades gramaticales, como el análisis sintáctico, la
transcripción fonética, los dictados, las conjugaciones verbales, etc.
A partir de los años sesenta, varios filósofos (JL Austin, Searle, pero también
Wittgenstein fuerza antes) empiezan a poner énfasis en el uso de la lengua, en su
funcionalidad y en el que se consigue utilizándola. Entendemos la lengua como una
forma de acción o de actividad que se realiza con alguna finalidad concreta.
La lengua es una herramienta múltiple, un instrumento que sirve para conseguir mil y
una cosas: encargar una comida, comprar gasolina, mostrar agradecimiento, quejarse,
protestar, saludar, pedir y dar información, entre otros. Cada acción lingüística con la
que se consigue algunos de estos objetivos es un acto de habla y consiste en la
codificación o descodificación de un mensaje oral o escrito.
El conjunto de los actos de habla es el conjunto de acciones verbales que se pueden
realizar con una lengua y, también, constituye el corpus de objetivos de aprendizaje.
Hay varias clasificaciones de estos actos que se agrupan para grandes grupos
genéricos de funciones u objetivos a conseguir: pedir información, excusarse, saludar,
despedirse, entre otros.
La palabra clave que define esta nueva visión de la lengua y que se opone a la anterior
es uso (o también comunicación). El uso y la comunicación son el verdadero sintiendo
último de la lengua y el objetivo real de aprendizaje, en el que aprender lengua
significa aprender a usarla, a comunicarse o, si ya se sabe algo, aprender a
comunicarse mejor y en situaciones más complejas o comprometidas. Así pues, es
importante distinguir entre el conocimiento y el uso de la lengua, así como el
aprendizaje de uno y otro.
También, es importante esta distinción en el contexto sociolingüístico y especialmente
en nuestro contexto social, ya que hay muchas implicaciones trascendentales, tanto en
la escuela como en la sociedad. Es decir, la sociedad quizá cada vez sabe más
catalán, pero no por ello lo utiliza más. O un joven que en la escuela ha estudiado
inglés durante mucho tiempo, pero no sabe hablarlo, por tanto, no se podría comunicar
correctamente porque no domina bien el código lingüístico de la lengua, y en este
caso, no sería una persona competente, comunicativamente hablando.
Lo que un hablante necesita saber para comunicarse de manera eficaz, es decir, que
consigue el objetivo, en contextos culturalmente significantes, significa ser competente
comunicativamente hablando. Para alcanzar esta competencia, se deben dominar las
cuatro competencias del lenguaje (competencia lingüística, competencia
sociolingüística, competencia discursiva y competencia estratégica).
1. Competencia lingüística: se caracteriza por la capacidad de una persona
para producir enunciados gramaticales en una lengua; enunciados que
respeten las reglas gramaticales en todos los niveles del lenguaje: morfología,
sintaxis, fonética-fonología y semántica. Por ello, también se denomina
competencia gramatical, ya que siempre se ha conocido como la competencia
de la gramática tradicional. Esta competencia es un conocimiento implícito que
un hablante tiene sobre su propia lengua y permite codificar mensajes,
comprenderlos y juzgar sobre su gramaticalidad.
El concepto de competencia gramatical fue propuesto por Noam Chomsky en
su obra Estructuras sintácticas de 1957, en el que relaciona el concepto de
lengua con competencia y el concepto de habla con actuación.
2. Competencia sociolingüística: se caracteriza por la capacidad de una
persona para producir y entender adecuadamente expresiones lingüísticas en
diferentes contextos de uso. Los factores de la competencia sociolingüística
son las situaciones de los participantes y la relación que existe entre ellos, sus
intenciones comunicativas, los eventos comunicativos en los que están
participando y las normas y convenciones de interacción que los regulan.
3. Competencia discursiva: es la capacidad de captar y / o producir textos
con sentido que se puedan percibir como un todo coherente y adecuado a la
situación y al tema. Es decir, es la habilidad de un individuo para escoger un
discurso adecuado a las intenciones y situación de una manera eficaz. Por lo
tanto, es importante que:
Se tenga en cuenta la situación (posición social y relativa)
Se haga referencia a un tema
Coherencia
Cohesión
Haciendo referencia a estos últimos dos puntos, debemos decir que son la
parte fundamental de la competencia discursiva. Es importante que haya
cohesión para poder asumir el texto como un conjunto de palabras y oraciones
(unidad lingüística) y, también, es indispensable la coherencia, ya que permite
la construcción de la estructura textual y, por tanto, podemos atribuir -le un
sentido claro en el texto.
4. Competencia estratégica: estrategias de comunicación verbal y no verbal
que se pueden utilizar para compensar deficiencias provocadas por
limitaciones e insuficiencias y favorecer la efectividad de la comunicación. Si
definimos estrategias aplicadas al aprendizaje de una lengua, podríamos
aplicar la definición que nos dice Rebecca Oxford (1990). Según esta autora,
las estrategias son acciones concretas empleadas por el aprendiz para hacer
que el aprendizaje sea más fácil, más rápido, más agradable, más eficaz y más
transferible a nuevas situaciones.
3.3. Comunicación verbal
La comunicación verbal tiene dos formas de expresarse, de manera oral y
escrita. La primera se expresa a través de signos orales como: gritos, silbidos,
entre otros, que expresan nuestras emociones. También, en estos signos
encontramos el lenguaje articulado que da lugar a las palabras y oraciones que
nos ayudan a explicar nuestras ideas.
En cuanto a la forma escrita encontramos los ideogramas, jeroglíficos, siglas,
alfabética, graffiti y logotipos que nos ayudan a interpretar el mensaje de los
demás. Esta es quizás una de las formas más difíciles de entender o
interactuar con otros. Además, tiene un valor importante de código en el
modelo de comunicación, ya que debe tener un contexto común para que el
mensaje sea entendido en su totalidad.
3.4. Comunicación no verbal
Investigadores afirman que entre 60% y 70% de lo que comunicamos lo
hacemos mediante el lenguaje no verbal, principalmente por gestos,
apariencia, postura, mirada y expresión.
La comunicación no verbal se caracteriza por contener signos de gran
variedad como lo son las imágenes sensoriales, sonidos, gestos, movimientos
corporales, entre otros. Este tipo de comunicación mantiene una relación
estrecha con la comunicación verbal. Adicionalmente, puede llegar a regular el
mensaje y ampliarlo o reducir su significado. Aunque, esto depende en gran
medida del componente cultural de los emisores y los receptores.
3.5. Signos
Artículos principales: signo lingüístico y signo semiótico
Para construir mensajes con el lenguaje se utilizan los signos, unidades
extraídas del código común entre el emisor y el receptor. Un signo consta de
una parte material (significante), perceptible por los sentidos, y de una parte
conceptual, que es la idea que quiere representar (significado). Con el
significado, se apunta hacia una parte de la realidad (referente).
La señal de “Prohibido aparcar», por ejemplo, es un signo, porque lo
percibimos con la vista y representa la idea mental que no podemos dejar el
vehículo estacionado en ese lugar. También son signos el sonido y la escritura
de las palabras, la expresión o comportamiento de una persona, los logotipos,
el olor de la comida, etc.
La semiología es la ciencia que estudia los signos que utiliza el ser humano en
la sociedad: a parte de los ya mencionados antes, son destacables los
costumbres, los ritos simbólicos y la moda, entre otros. El lingüista Ferdinand
de Saussure, que fue quien creó y definir el término semiología, considera que
la lingüística es parte de la semiología, que estudia el signo. El signo es, según
él, la base del lenguaje.
3.6. Clases de signos
El científico norteamericano Charles Sanders Peirce clasificó tres clases de
signos: los indicios, los iconos y los símbolos, según la relación del elemento
representativo (signo) y el elemento representado (concepto):
Indicios: llaman indicios aquellos signos que tienen una relación de causalidad o
proximidad con la realidad que representan. Suelen producirse de forma
espontánea. Son ejemplos el rastro de un animal, el humo y el olor del fuego, el
representante de una persona o los síntomas de las enfermedades.
Iconos: las iconos son signos que tienen una relación de semejanza (mucha o
poca) con el objeto que representan. Son ejemplos los dibujos, las fotografías,
los mapas, los logotipos o las onomatopeyas, ya que se asemejan a la realidad
representada.
Símbolos: no hay ninguna relación aparente entre el símbolo y el objeto que
representa. Sólo quedan relacionados arbitrariamente por convenio o costumbre
entre aquellos que los utilizan. Son ejemplos la mayoría de las palabras, las
cifras y algunas señales de tráfico.
En este tema se habla mucho en si lo que es un lenguaje corporal, también habla de algunas
características de cómo vestirse, la forma de moverse frente al cliente, la postura del cuerpo, el
movimiento de brazos, etc.
Lo que un cliente espera de una empresa o compañía es la apariencia de los que conforman
(su personal), es decir, algunas empresas maneja cierto uniforme para poder identificar el
personal. El cliente siempre de los siempre sabe que los atuendos diferentes hacen diferencia
a los distintos rangos o niveles (tipos) de trabajo.
La apariencia fisica y la uniformidad dan una buena impresión al cliente. La forma de vestirse y
los ademanes constituyen una forma de comunicación que denominamos lenguaje corporal.
La forma de moverse, la postura, lo que hacemos con los brazos, todos ellos completan el
significado que las personas atribuimos a los signos linguisticos.
Sabemos que al entrar en contacto con un cliente no solo transmitimos informacion sobre el
producto o servicio mediante la palabra; pero además, devemos considerar que somos la
representacion fisica y personal en que se manifiesta nuestra empresa o negocio.
Cuando el cliente nos ve, si nuestro aspecto externo es cuidado, el cliente lo atribuye a la
empresa o negocio; es decir, si vestimos de modo adecuado a la situacion, el cliente decodifica
este mensaje en terminos de "La empresa me ofrece seriedad y garantia, brinda lo que
esperaba de ella". Por esta razón es importante que las personas que trabajan de cara a los
clientes utilizen un "UNIFORME". Por ejemplo, cuando entramos a una clinica dental,
esperamos que el dentista lleve una bata blanca, lo cual nos transmite seguridad en sentido
higienico-sanitario.
La uniformidad da un paso mas a la idea del entorno. Actualmente observamos que las
grandes empresas exigen una uniformidad a sus trabajadores, a fin de que el cliente no
perciba diferencias, y tenga la convicción de que recivio un servicio bueno, para que asi, este
donde este, no dude en volver a llamar.
La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas
o explícitas según un parámetro, un cumplimiento de requisitos de cualidad.
Calidad es un concepto subjetivo. La calidad está relacionada con las percepciones de cada
individuo para comparar una cosa con cualquier otra de su misma especie, y diversos factores
como la cultura, el producto o servicio, las necesidades y las expectativas influyen
directamente en esta definición.
El término calidad proviene del latín qualitas o qualitatis.
La calidad puede referirse a la calidad de vida de las personas de un país que se define como
la comparación de los recursos necesarios para acceder a determinados bienes y servicios
básicos.
La calidad del agua que bebemos o la calidad del aire que respiramos también es
comparativa a los parámetros ideales del agua y del aire o en relación a otros países.
La calidad del servicio prestado por una determinada empresa es asociado a su cualidad en
relación a la percepción de satisfacción y la calidad de un producto en general se refiere a la
cualidad y durabilidad del bien.
La calidad, en relación a los productos y / o servicios, tiene varias definiciones, como que el
producto se ajuste a las exigencias de los clientes, el valor añadido, algo que no tienen los
productos similares, la relación costo / beneficio, etc.
Una visión actual del concepto de calidad en Marketing indica que calidad no es entregar al
cliente lo que quiere, sino entregar lo que nunca se había imaginado que quería y que una vez
que lo obtenga, se dé cuenta que era lo que siempre había querido.
Hasta los clientes más conocidos, cambian con el tiempo; por ende, mantener el mismo
nivel de servicio, no resulta efectivo. Además, la competencia seduce a nuestros
compradores habituales, de modo que es imprescindible fomentar la lealtad
continuamente. Las investigaciones y los datos nos revelan las necesidades y las
actitudes de los clientes. Pero esto no sustituye el trato personalizado. Hay tres
medidas efectivas que ayudan a mantener el contacto personal:
Cuando trate con sus clientes, ya sea en persona o por teléfono, pregúnteles si no les
molestaría contestar algunas preguntas que lo ayudarán a entender mejor sus
necesidades. Es una forma más personal de encuestarlos, que reemplaza a los
formularios por correo.
Envíe una newsletter personalizada a sus clientes más antiguos, y logrará que se
sientan especiales. Basta con agregar una carta dirigida a su nombre en alguna
publicación de la compañía.
Cuando un cliente se queja, los empleados tratan de hacer todo lo posible para
resolver el problema. Para que la respuesta cause mejor impresión, pídale a un
superior que lo llame y también se disculpe; es una manera de decirle que la compañía
lo aprecia.
No basta con que sepamos qué servicios ofrecer, a qué nivel lo debemos hacer y cuál
es la mejor forma de ofrecerlos, un servicio de calidad incorpora todos los
componentes en él para obtener la máxima satisfacción en la experiencia del cliente.
Los siguientes son los 10 componentes básicos del buen servicio, si no están bien
cubiertos difícilmente se alcanzará una calidad de servicio adecuada.
1. Seguridad: sólo está bien cubierta cuando podemos decir que brindamos al
cliente cero riesgos, cero peligros y cero dudas en el servicio.
2. Credibilidad: va de la mano de la seguridad, hay que demostrar seguridad
absoluta para crear un ambiente de confianza, además hay que ser veraces y
honestos, no sobreprometer o mentir con tal de realizar la venta.
3. Comunicación: se debe mantener bien informado al cliente utilizando un
lenguaje oral y corporal sencillo que pueda entender, si ya hemos cubierto los
aspectos de seguridad y credibilidad, seguramente será más sencillo mantener
abierto el canal de comunicación cliente – empresa.
4. Comprensión del cliente: no se trata de sonreírle en todo momento a los
clientes sino de mantener una buena comunicación que permita saber qué
desea, cuándo lo desea y cómo lo desea en un esfuerzo por ponernos en su
lugar.
5. Accesibilidad: para dar un excelente servicio debemos tener varias vías de
contacto con el cliente, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, tanto
físicamente como en el sitio web (si se cuenta con él), línea 800,… además,
hay que establecer un conducto regular dentro de la organización para este
tipo de observaciones, no se trata de crear burocracia sino de establecer
acciones reales que permitan sacarles provecho a las fallas que nuestros
clientes han detectado.
6. Cortesía: atención, simpatía, respeto y amabilidad del personal, como dicen
por ahí, la educación y las buenas maneras no pelean con nadie. Es más fácil
cautivar a nuestros clientes si les damos un excelente trato y brindamos una
gran atención.
7. Profesionalismo: posesión de las destrezas necesarias y conocimiento de la
ejecución del servicio, de parte de todos los miembros de la organización,
recuerda que no sólo las personas que se encuentran en el Frontline hacen el
servicio.
8. Capacidad de respuesta: disposición de ayudar a los clientes y proveerlos de
un servicio rápido y oportuno. Nuestros clientes no tienen por qué rogarnos
para ser atendidos, ni para que sus dificultades o problemas sean
solucionados, debemos estar al tanto de las dificultades, para estar un paso
adelante de ellas y una buena forma de hacerlo es retroalimentándonos con
las observaciones nuestros clientes.
9. Fiabilidad: es la capacidad de nuestra organización de ejecutar el servicio de
forma fiable, sin contratemos ni problemas, este componente se ata
directamente a la seguridad y a la credibilidad.
10. Elementos intangibles: se trata de mantener en buenas condiciones las
instalaciones físicas, los equipos, contar con el personal adecuado y los
materiales de comunicación que permitan acercarnos al cliente.
Una vez cumplamos con estos componentes básicos, podremos adicionar detalles
extras que permitan agregar aun más valor y mayores niveles de satisfacción para
nuestros clientes
La experta en calidad del servicio Lisa Ford explica, en la siguiente exposición, por qué
es fundamental brindar un servicio excelente y enseña las cinco reglas del servicio
excepcional.
6. Concepto de Cliente
Definición de Cliente
Un Cliente es aquella persona que a cambio de un pago recibe servicios de alguien que
se los presta por ese concepto. Del latín “Cliens” nos encontramos en la historia a un
cliente como aquel bajo la responsabilidad de otro, este otro ofrecía servicios
de protección, transporte y resguardo en todo momento, las indicaciones se debían
cumplir bajo regímenes específicos de orden para que pudieran ser ejecutadas tal cual al
pie de la letra. Un cliente desea que se le sea atendido a la medida de la exigencia por
quien presta la colaboración. Hay varios tipos de clientes, todos de acuerdo al tipo de
compra o servicio que solicitan.
Los clientes directos son los que simplemente pagan por adquirir algo o recibir un servicio
inmediato, la relación entre el vendedor y el comprador es sencilla, rápida y concluida a la
hora de que cada quien reciba lo que le corresponda. Los clientes fieles regresan por el
mismo bien o servicio cada vez que lo desean, por lo general, estos reciben
bonificacionespor concepto de un buen negocio o trato entre el vendedor y el comprador.
Existen clientes que realizan compras al mayor a empresas y manufactureras las cuales
producen productos en gran cantidad para ese tipo de clientes, las ventas al mayor,
suponen descuentos y ahorro a productores a escala que distribuyen otro tipo de producto
a sus propios clientes. El cliente de un abogado pone sus problemas en una mesa de
discusión con este para lograr una manera de defender los propósitos y condiciones de su
cliente, las herramientas de un abogado para hacer su trabajo y satisfacer al cliente son las
leyes y estrategias de convencimiento para laborar.
Las personas que ejercen su profesión individualmente son dependientes de carteras de
clientes, los cuales visitan al profesional para que este cumpla con su deber cuando es
requerido. Lo habitual en una relación es que el cliente quede satisfecho con el servicio
prestado, sin embargo, esta condición falla a veces, para esto, existen mecanismos que
protegen al cliente de estafas y relaciones infructuosas, las cuales utilizan armas legales
para hacer caso de lo que corresponde por derecho a cada quien.
, servicio al cliente
A medida que la competencia es cada vez mayor y los productos ofertados en el mercado
son cada vez más variados, los consumidores se vuelven cada vez más exigentes. Ellos ya
no solo buscan calidad y buenos precios, sino también un buen servicio al cliente.
El servicio al cliente es el servicio o atención que una empresa o negocio brinda a sus
clientes al momento de atender sus consultas, pedidos o reclamos, venderle un producto o
entregarle el mismo.
Para entender mejor su concepto veamos a continuación los factores que
intervienen en el servicio al cliente:
Amabilidad: amabilidad hace referencia al trato amable, cortés y servicial. Se da,
por ejemplo, cuando los trabajadores saludan al cliente con una sonrisa sincera,
cuando le hacen saber que están para servirlo, cuando le hacen sentir que están
genuinamente interesados en satisfacerlo antes que en venderle, etc.
Atención personalizada: la atención personalizada es la atención directa o
personal que toma en cuenta las necesidades, gustos y preferencias particulares del
cliente. Se da, por ejemplo, cuando un mismo trabajador atiende a un cliente
durante todo el proceso de compra, cuando se le brinda al cliente un producto
diseñado especialmente de acuerdo a sus necesidades, gustos y preferencias
particulares, etc.
Rapidez en la atención: la rapidez en la atención es la rapidez con la que se le
toman los pedidos al cliente, se le entrega su producto, o se le atienden sus
consultas o reclamos. Se da, por ejemplo, cuando se cuenta con procesos simples y
eficientes, cuando se cuenta con un número suficiente de personal, cuando se le
capacita al personal para que brinden una rápida atención, etc.
Ambiente agradable: un ambiente agradable es un ambiente acogedor en donde el
cliente se siente a gusto. Se da, por ejemplo, cuando los trabajadores le dan al
cliente un trato amable y amigable, cuando el local del negocio cuenta con una
buena decoración, una iluminación adecuada, una música agradable, etc.
Comodidad: comodidad hace referencia a la comodidad que se le brinda al cliente
cuando visita el local. Se da, por ejemplo, cuando el local cuenta con espacios lo
suficientemente amplios como para que el cliente se sienta a gusto, sillas o sillones
cómodos, mesas amplias, estacionamiento vehicular, un lugar en donde pueda
guardadas sus pertenencias, etc.
Seguridad: seguridad hace referencia a la seguridad que existe en el local y que,
por tanto, se le da al cliente al momento de visitarlo. Se da, por ejemplo, cuando se
cuenta con suficiente personal de seguridad, cuando se tienen claramente marcadas
las zonas de seguridad, cuando se tienen claramente señalizadas las vías de
escape, cuando se cuenta con botiquines médicos, etc.
Higiene: higiene hace referencia a la limpieza o aseo que hay en el local o en los
trabajadores. Se da, por ejemplo, cuando los baños del local se encuentran siempre
limpios, cuando no hay papeles en el piso, cuando los trabajadores están bien
aseados, con el uniforme o la vestimenta impecable y las uñas recortadas, etc.
Una empresa o negocio brinda un buen servicio al cliente cuando ha trabajado en
varios de estos factores; por ejemplo, cuando trata a sus clientes con amabilidad,
les da un trato personalizado, los atiende con rapidez, les ofrece un ambiente
agradable, y los hace sentir cómodos y seguros.
Cuando un cliente encuentra el producto que buscaba, y además recibe un buen servicio
al cliente, queda satisfecho y esa satisfacción hace regrese y vuelva a comprarnos, y
que muy probablemente nos recomiende con otros consumidores.
Pero por otro lado, si un cliente, haya encontrado o no el producto que buscaba, recibe
una mala atención, no solo dejará de visitarnos, sino que muy probablemente también
hablará mal de nosotros y contará la experiencia negativa que tuvo a un promedio de
entre 9 a 20 personas dependiendo de su grado de indignación.
Si a ello le sumamos el hecho de que la competencia cada vez es mayor y los productos
ofertados en el mercado se equiparan cada vez más en calidad y en precio, es posible afirmar
que hoy en día es fundamental brindar un buen servicio al cliente si queremos mantenernos
competitivos en el mercado.
Debemos evitar que el cliente sea mal atendido, y así que deje de visitarnos o pueda llegar a
hablar mal de nosotros, y más bien procurar que reciba un buen servicio al cliente, y así lograr su
fidelización, tener buenas posibilidades de que nos recomiende con otros consumidores, y poder
diferenciarnos o destacar ante los demás competidores.
El buen servicio al cliente debe estar presente en todos los aspectos del negocio en donde haya
alguna interacción con el cliente, desde el saludo del personal de seguridad que está en la puerta
del local, hasta la llamada contestada por la secretaria. Para lo cual es necesario capacitar y
motivar permanentemente al personal para que brinde un buen servicio al cliente, no solo a
aquellos trabajadores que tengan contacto frecuente con el cliente, sino a todos los que en algún
momento puedan llegar a tenerlo, desde el encargado de la limpieza hasta el gerente general.
Asimismo, el buen servicio al cliente no solo debe darse durante el proceso de venta, sino
también una vez que esta se haya concretado.
7. El servicio de postventa
El servicio de postventa es un tipo de servicio al cliente que se brinda una vez que la
venta se ha concretado.
Los servicios de postventa pueden ser:
Promocionales: son los que están relacionados con la promoción de ventas. Se dan,
por ejemplo, cuando se ofrecen ofertas o descuentos especiales a los clientes
frecuentes, o cuando se les hace participar en concursos o sorteos.
Psicológicos: son los que están ligados con la motivación del cliente. Se dan, por ejemplo,
cuando se le envían obsequios, cartas o tarjetas de saludo por su cumpleaños, o
cuando se le llama para preguntarle cómo le va con el producto.
De seguridad: son los que brindan protección por la compra del producto. Se dan, por
ejemplo, cuando se le otorga al cliente garantías por su compra, o cuando se cuenta con
una política de devoluciones para productos defectuosos.
De mantenimiento: son los que involucran un servicio de mantenimiento o de soporte
técnico. Se dan, por ejemplo, cuando se brinda el servicio de instalación del producto, o
cuando se brinda el servicio de capacitación sobre el uso del mismo.
Brindar un buen servicio de postventa no solo nos permite obtener los beneficios que
otorga brindar un buen servicio al cliente, tales como la posibilidad de que el cliente
nos vuelva a visitar o que nos recomiende con otros consumidores, sino que también
nos otorga la posibilidad de mantenernos en contacto y alargar la relación con el
cliente y así, por ejemplo, obtener su retroalimentación o hacerle saber de nuestros
nuevos productos o promociones que podrían ser de su interés.
En muchas ocasiones, las empresas suelen enviar mediante mails, llamar por teléfono
o solicitar al cliente el llenado de formularios de encuestas, que permitan conocer qué
tan satisfecho está el cliente con la atención que recibe por parte de la empresa. Esto
sin dudas contribuye al perfeccionamiento de tal servicio. Por ejemplo, es muy común
que las empresas de telefonía móvil, luego de haber establecido el cliente una llamada
a los centros de atención al cliente por teléfono, estos reciban una llamada
computarizada de la misma empresa, por el cual deben responder si la atención ha
sido (o no) satisfactoria, y en todo caso, si obtuvo la respuesta que esperaba de la
empresa.
Como puedes ver en las definiciones, esta clasificación se rige por la variable tiempo. Imagina
que tomamos como referencia un año. En un año podemos estudiar cuántos clientes nos han
comprado y cuántos han pedido presupuesto pero no han comprado. Pero si tomamos otro periodo
de tiempo los resultados serán diferentes.
Es evidente que hemos de tratar de forma distinta a un cliente que te conoce y conoce
tu producto que a otro que no lo haya hecho. En el primer caso trataremos de fidelizar al
cliente, mientras que en el segundo caso tendremos que elaborar una estrategia para
captarlo y que realice la compra.
Vamos a meternos más en detalle para conocer estos tipos de clientes y sus
características, lo cual es básico para saber cómo actuar con ellos y tenerlos satisfechos.
1. ¿Qué tipo de clientes activos nos podemos encontrar?
Podemos distinguir 3 tipos de clientes activos: de compra frecuente, influyentes y
clientes satisfechos. No tenemos por qué encasillar a un cliente dentro de un subgrupo.
todo lo contrario, pueden tener características incluso de los 3 subgrupos.
Clientes de compra frecuente: son aquellos que realizan sus compras muy a menudo en
la empresa. Es muy importante no descuidar la relación con estos clientes.
Clientes satisfechos: son los que perciben sus compras y la empresa de acuerdo con sus
expectativas. Dentro de este grupo podemos encontrar también a los clientes complacidos,
los cuales sienten que tu empresa y tu producto han superado sus expectativas. Se trata
de clientes poco dispuestos a cambiar de marca, pero podrían hacerlo si encuentran algo
mejor.
Clientes influyentes: tienen capacidad de influir en las otras personas en cuanto a
comprar o no comprar en la empresa, de manera que hay que dejarlos satisfechos. Incluso
hay empresas que llegan a pagarles por usar el producto y hacer recomendaciones.
El grupo de clientes influyentes es complejo porque muchos pueden serlo a diferente
nivel. Están los clientes de gran influencia, de regular influencia y de influencia
familiar.
Los clientes de gran influencia pueden mover masas. Los de regular influencia, la ejercen
en grupos más reducidos, como grupos de profesionales y especialistas. Los clientes de
influencia a nivel familiar también se deben tener en cuenta, ya que en muchas ocasiones
a quien vamos a pedir consejos y recomendaciones es a nuestras familias.
Todos estos clientes tienen aspectos positivos frente a la compra y hay que mantenerlos.
Para ello es necesario desarrollar una estrategia de ventas y atención al cliente que
juegue a tu favor.
2. ¿Cómo podemos clasificar a los clientes inactivos?
La forma más inmediata de clasificar a los clientes inactivos es teniendo en cuenta
la razón por la que han dejado de comprar. Puede ser por 3 razones:
Porque ya no necesitan el producto.
Porque se han pasado a la competencia.
Porque han quedado insatisfechos.
Estos clientes no tienen por qué estar perdidos. Puedes buscar una política de ventas
para atraerlos de nuevo o recompensarlos por el mal servicio prestado.
3. Clasificación de clientes potenciales
La clasificación de los clientes potenciales no es muy distinta a la clasificación de los
clientes activos. Como son clientes que en realidad no conocemos, tenemos que hacer
un estudio de mercado para poder conocerlos.
Así, tenemos 3 criterios de clasificación de clientes potenciales:
Según su posible frecuencia de compra.
Según su posible volumen de compra.
Según su posible influencia.
Pero esto no es todo, ya que dentro de esta clasificación se encuentran las distintas
clases de clientes potenciales que nos encontraremos.
Según su posible volumen de compra tenemos los siguientes clientes potenciales:
Clientes Potenciales de compra frecuente.
Clientes Potenciales de compra habitual.
Clientes Potenciales de compra ocasional.
Según las estimaciones de los estudios de mercado, los clientes potenciales de compra
frecuente son los que pueden convertirse en clientes actuales. Los clientes potenciales de
compra habitual u ocasional tendrán un perfil de cliente activo en caso de que empezasen
a comprarte.
Pasamos ahora a los clientes potenciales según su posible volumen de compra.
¿Cómo los clasificamos?
Clientes potenciales de alto volumen de compras.
Clientes potenciales de volumen medio de compras.
Clientes potenciales de bajo volumen de compras.
Cuando hablábamos de clientes actuales y activos, tomábamos una referencia temporal
para determinar cuándo se considera que compran habitualmente o no. Con el volumen
de compra tenemos que hacer algo similar. Hay que determinar qué volumen de compra
se considera alto, medio o bajo. Esto dependerá de cada empresa y de los volúmenes de
compra actuales que tengamos.
Llegamos por último a los clientes potenciales según su grado de influencia. Por ello
se dividen se forma similar en:
Clientes potenciales altamente influyentes.
Clientes potenciales de influencia regular.
Clientes potenciales de influencia familiar
Este tipo de clientes se identifica mediante una investigación de mercado que permite
identificar a las personas que ejercen influencia en el público objetivo y a sus líderes de
opinión, a los cuales, convendría convertirlos en clientes actuales para que hagan uso de
su influencia en un futuro cercano.
El Valor Percibido
En resumen, puede definirse rápidamente el grado de satisfacción del cliente mediante la
siguiente ecuación:
El Valor Percibido es aquel valor que el cliente considera haber obtenido a través
del desempeño del producto o servicio que adquirió. Los aspectos más relevantes del Valor
Percibido son los siguientes:
Los determina el cliente, no la empresa.
Se basa en los resultados que el cliente obtiene con el producto o servicio.
Se sustenta en las percepciones del cliente, y no necesariamente en la realidad.
Sufre el impacto de las opiniones de otras personas que influyen en el cliente.
Depende del estado de ánimo del cliente y de sus razonamientos.
Dada su complejidad, el Valor Percibido puede ser determinado luego de una exhaustiva
investigación que comienza y termina en el cliente.
Las Expectativas, en cambio, conforman las esperanzas que los clientes tienen por conseguir
algo, y se producen por el efecto de una o más de estas cuatro situaciones:
Promesas que hace la misma empresa acerca de los beneficios que brinda el producto o servicio.
Experiencias de compras anteriores.
Opiniones de amistades, familiares, conocidos y líderes de opinión (p.ej.: deportistas famosos).
Promesas que ofrecen los competidores.
Ante los aspectos que dependen directamente de la empresa, ésta se encuentra con el dilema
de establecer el nivel correcto de expectativas, ya que las expectativas demasiado bajas no
atraen suficientes clientes; pero las expectativas demasiado altas generan clientes
decepcionados luego de la compra.
Un detalle muy interesante a tener en cuenta es que la disminución en los índices
de satisfacción del clienteno siempre está asociada a una disminución en la calidad de los
productos o servicios; en muchos casos, es el resultado de un aumento en las expectativas del
cliente, algo atribuible a las actividades de marketing.
Decálogo de la Satisfacción del Cliente
Alcanzar la satisfacción de los clientes es uno de los factores críticos para toda organización
que pretenda diferenciarse de sus competidores y obtener mejores resultados en el negocio.
Seguidamente se presenta un decálogo de ideas para meditar:
1. Compromiso con un servicio de calidad: toda persona de la organización tiene casi la
obligación de crear una experiencia positiva para los clientes.
2. Conocimiento del propio producto o servicio: transmitir claramente conocimientos de interés
para el cliente acerca de las características del propio producto o servicio ayuda a ganar la
confianza de éste.
3. Conocimiento de los propios clientes: aprender todo lo que resulte posible acerca de los
clientes para que se pueda enfocar el producto o servicio a sus necesidades y requerimientos.
4. Tratar a las personas con respeto y cortesía: cada contacto con el cliente deja una impresión,
sin importar el medio utilizado (e-mail, teléfono, personalmente, etc.). Esta impresión debe denotar
siempre corrección en el trato.
5. Nunca se debe discutir con un cliente: desde luego que no siempre tiene la razón, pero el
esfuerzo debe orientarse a recomponer la situación. Muchos estudios demuestran que 7 de cada
10 clientes harían negocios nuevamente con las empresas que resulven un problema a su favor.
6. No hacer esperar a un cliente: los clientes buscan una rápida respuesta, por lo que es
fundamental tratar ágilmente las comunicaciones y la toma de decisiones.
7. Dar siempre lo prometido: una falla en este aspecto genera pérdida de credibilidad y de
clientes. Si resulta inevitable un incumplimiento, se debe pedir disculpas y ofrecer alguna
compensación.
8. Asumir que los clientes dicen la verdad: aunque en ciertas ocasiones parezca que los
clientes están mintiendo, siempre se les debe dar el beneficio de la duda.
9. Enfocarse en hacer clientes antes que ventas: mantener un cliente es más importante que
cerrar una venta. Está comprobado que cuesta seis veces más generar un cliente nuevo que
mantener a los existentes.
10. La compra debe ser fácil: la experiencia de compra en el punto de venta, página web,
catacálogo, etc, debe ser lo más facil posible, y debe ayudar a los clientes a encontrar lo que estás
buscando.