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Última Actualización 26/12/2012

MANUAL DEL USUARIO

ADMEDIF VERSIÓN 7.0.7


2011/12 PARA WINDOWS
Última Actualización 26/12/2012

INDICE GENERAL
INGRESEMOS A ADMEDIF 7.0.7 Página

Clave de Acceso……………………………………………………………….. 3
Seleccionar un Edificio……………………………………………………….. 3
Claves de Acceso………………………………………………………………. 4

ALIMENTACIÓN DE INFORMACIÓN ESENCIAL AL SISTEMA

Incorporación de Nuevos Edificios…………………………………………. 7


Pantalla Datos de la Comunidad…………………………………………….. 8-12
Torres……………………………………………………………………………... 12
Ingreso de Unidades (Dptos., locales, bodegas, etc.)……………………. 13-15
Tipo de Gastos…………………………………………………………………… 16
Grupos de Cuentas……………………………………………………………… 17
Cuentas de Gastos……………………………………………………………… 17
Cuentas de Ingresos……………………………………………………………. 19

INCORPORAR INFORMACIÓN REAL AL SISTEMA

Saldos Iniciales………………………………………………………………….. 21
Comprobante de Ingreso………………………………………………………. 22-25
Comprobante de Egreso……………………………………………………….. 25-27
Comprobante de Provisiones…………………………………………………. 27-28
Gastos Exclusivos de la Unidad……………………………………………… 29
Gastos Exclusivos a Fondo de Reserva…………………………………….. 30
Valores a Prorratear (No son gasto)…………………………………………. 31
Información (Gastos no prorrateables)……………………………………… 31
Tipos de Consumos…………………………………………………………….. 32
Gastos de Consumo General…………………………………………………. 32
Bancos (Para Ingresos)………………………………………………………… 34
Cálculo de la UF…………………………………………………………………. 35
Presupuesto Fijo Mensual…………………………………………………….. 36
Seguro Común contra Riesgo de Incendio………………………………… 36
Monto de Fondo de Reserva………………………………………………….. 37

PANTALLAS DE CONSULTA

Cuenta Corriente de la Unidad……..………………………………………….. 38


Movimiento Cta. Cte. Individual……………………………………………….. 39
Consulta de Cheques a Fecha…………………………………………………. 39
Estadísticas de Gastos (Gráficos)…………………………………………….. 40
Resumen General de Gastos Comunes……………………………………… 41

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Resumen de Gastos por Mes…………………………………………………… 41-42


Resumen de Provisiones por Mes……………………………………………... 43
Resumen de Egresos por Rut………………………………….……….………. 43
Control de Fondo de Reserva…………………………………..………………. 44
Resumen Anual de Egresos por Mes……………………………..…………… 44
Resumen Anual de Ingresos por Mes…………………………………………. 45

CENTRO DE SERVICIOS

Familias de Productos……………………………………………………….…… 46
Detalle de Productos……………………………………………………………… 47
Salida de Productos………………………………………………………………. 47
Detalle de los Consumos………………………………………………………… 48

CONCILIACIÓN BANCARIA

Bancos………………………………………………………………………………. 49
Depósitos…………………………………………………………………………… 50
Cartola………………………………………………………………………………. 51
Consulta de Cheques…….………………………………………………………. 52

OTRAS OPCIONES

Proveedores (Para Cta. Cte.)…………………………………………………… 53


Control de Cta. Cte. Proveedores……………………………………………… 53
Control Contrato de Mantenciones……………………………………………. 54
Utilización Segunda Alícuota…………………………………………………… 54-55

LISTADOS

Minuta de Gastos Comunes…………………………………………………… 56-57


Listado de Morosos…………………………………………………………….. 57-58
Resumen de Morosos por Mes……………………………………………….. 58
Cartola de cobranza…………………………………………………………….. 58-59

Saldo del Edificio……………………………………………………………….... 59


Listado de Unidades para Corte de Luz……………………………………… 60
Listado General de Unidades…………………………………………………... 61
Libro de Cheques Cobrados y/o Emitidos…………………………………… 62
Libro de Ingresos y Egresos…………………………………………………… 63
Libro de Ingresos y Egresos por Ítems………………………………………. 63

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Con esta imagen, se ha iniciado la ejecución de su nueva versión de Admedif, hablamos de la


Versión 7.0.71 para Windows numerada como 7.0.xx Poseedora de notables modificaciones, ha
recogido todas las necesidades que la construcción actual ha ido generando. Así por ejemplo,
considera el cálculo de los Gastos Comunes de una Comunidad que esté integrada por varias
torres, permitiendo hacer cálculos de sus gastos exclusivos específicos para la torre, incluyéndola
también en los gastos generales de toda la comunidad. Con ello, es entonces posible manejar los
Gastos Comunes de comunidades complejas sin mayores dificultades y con informes para la
comunidad toda como para cada torre en particular.

Igualmente ha considerado el manejo de 2 Fondos de Reserva conforme diferentes parámetros,


como por ejemplo, cobrados por valor fijo, prorrateado, etc. y manejar una cuenta para el control de
esos fondos, además de poder especificar, para uno de ellos, un título específico. El nuevo
ADMEDIF 7.0.7, ha considerado la emisión de un listado que refleja o “acusa” todas las
intervenciones, modificaciones y/o alteraciones que pudieran haber sufrido los registros
ingresados. De este modo el administrador del sistema, con su clave, podrá emitir ese listado y
verificar todas las intervenciones de terceros y decidir si ellas cuentan con su autorización.

ADMEDIF 7.0.7, ha incorporado un potente controlador de acceso para uno o más usuarios, el que
permite al administrador del sistema, autorizar, impedir o parcializar el ingreso a cualquiera de ellos
a algunas o todas las funciones de Admedif, de modo de asegurar la confiabilidad de la información
contenida en el sistema. Esto permite, en consecuencia, contar con claves de acceso para
diferentes niveles de operación, como por ejemplo, administrador del sistema, digitador,
consultante u otro nivel con acceso limitado.

ADMEDIF 7.0.7 ha incorporado la emisión de gráficos comparativos de egresos, pudiendo


comparar ítems, por ejemplo, remuneraciones del personal, un año con otro y observar así su
evolución. Además se ha mejorado la utilización del proceso de Conciliación Bancaria, el que

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ofrece un excelente manejo de los saldos de los bancos. Complementariamente, se le han


incorporado algunos módulos adicionales, como el de control de proveedores, que nos permitirá
conocer la historia comercial de un determinado proveedor para con nuestra comunidad y saber
entonces, cuánto le hemos pagado y por qué servicios y en cuanto tiempo. Un módulo de control
de mantenciones, nos permite llevar un estricto manejo del comportamiento de nuestros
proveedores encargados de las mantenciones de dispositivos y equipos y a la vez, de cómo
nuestro personal verifica que se cumplan las condiciones de los contratos pactados y por último, un
módulo de Control de Stock nos permitirá llevar un control más detallado de aquellos materiales o
elementos que por su especificidad deban ser controlados con mayor eficacia.

ADMEDIF 7.0. por último, ha incorporado la función de exportación a Excel de una gran parte de
los listados, permitiendo con ello, la reconfiguración de los formatos de listados de acuerdo a
determinadas exigencias de los Comités de Administración.

Pensamos que todas estas modificaciones más otras menores que Ud. irá descubriendo,
permitirán entregar una poderosa herramienta que complementará, con mejores resultados, su
versión anterior y si va a ser usuario de ADMEDIF 7.0.por primera vez, sentirá el alivio al primer
mes de puesto en servicio.

INGRESEMOS A ADMEDIF 7.0:


CLAVE DE ACCESO

El primer paso será completar la siguiente pantalla inicial, la que permitirá el ingreso al sistema al
operador, de acuerdo a los niveles que le hayan sido autorizados al momento de crear la clave de
acceso. El sistema, por defecto, trae una clave de acceso inicial la que es proveída al comprador
para que, a partir de ese código, haga las modificaciones necesarias, comenzando por modificar la
suya propia

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Ingresadas las claves iniciales (proporcionadas por el técnico instalador del software), se habilitará
el sistema presentando, de inmediato, la pantalla para seleccionar el edificio con el que desea
trabajar

SELECCIONAR UN EDIFICIO (Menú Consultas o Acceso Rápido)

Con esta pantalla, se informa al Administrador, los edificios que están incorporados al sistema y se
le solicita que seleccione aquel con el que va a trabajar. Para ello, basta situarse con el puntero del
Mouse sobre el edificio requerido y hacer un doble clic sobre él, ahora bien, si la lista es demasiado
extensa, podrá hacerla avanzar con la barra de desplazamiento ubicada a su costado derecho.
Una vez escogido el edificio, pulse "Seleccionar" y ya estará trabajando con la comunidad
escogida. Al mismo tiempo, sobre la barra de tareas inferior, en su costado izquierdo, aparecerá el
nombre de la Comunidad con la que está trabajando, permaneciendo allí hasta que cierre el
sistema o cambie de edificio, verifique esta información para evitar realizar trabajos en una
comunidad equivocada.

El paso siguiente será el activar las claves y las restricciones para el personal que usará ADMEDIF
7.0. Para ello, deberá dirigirse al Menú “Procesos”, como se señala en el ejemplo y pulsar con un
clic sobre la opción “Usuarios”. Recuerde que la clave inicial que se le proporcionó, le otorga
atributos como “administrador” del sistema, por lo que tiene todas las facultades, entre las cuales
tiene la de otorgar permisos a otros usuarios. Quienes usen la clave de acceso proporcionada, no
tendrán limitaciones de acceso y/o uso del software Admedif, es decir, tendrán privilegios totales
como administradores.

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A continuación de la activación de esta opción, aparecerá la siguiente pantalla de selección de


opciones a accesibilidad

En esta pantalla deberá, en primer lugar ingresar un nombre de usuario que Ud. o quien designe
como usuario deberá definir; inmediatamente después debe ingresar una clave, la que debe ser
conocida por el administrador y por el usuario designado (no olvide anotar dicha clave para no
olvidarla ya que no se pueden borrar sin la intervención de personal e soporte), a continuación,
debe ingresar el nombre completo de este usuario (estos datos son muy importantes porque
servirán para identificar, en el listado de control de transacciones realizadas, a los usuarios que
han operado el sistema), finalmente debe determinar, cuidadosamente, los niveles de acceso que
se le otorgarán a cada usuario, tanto al número de comunidades que podrá acceder como a las
diferentes opciones a las que tendrá acceso estas últimas reencuentran en el recuadro del lado
izquierdo, debiendo pulsar sobre los circulitos de cada opción y de cada acción, obteniendo la
posibilidad de habilitarla, deshabilitarla, hacerla visible o invisible. Con el conjunto de opciones a
su disposición, podrá Ud., en consecuencia, configurar un sistema de acceso a ADMEDIF 7.0.de
acuerdo a las características que desee entregarles a cada uno de sus operadores. Recuerde que
solamente en su calidad de “administrador del sistema”, con la clave que le fue proporcionada, Ud.
podrá otorgar los nuevos permisos.

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ALIMENTACIÓN DE INFORMACIÓN ESENCIAL AL SISTEMA

INCORPORACIÓN DE NUEVOS EDIFICIOS

Atención: Si Ud. es usuario antiguo de ADMEDIF en cualquiera de sus versiones, excepto


las versiones sobre plataforma DOS (versiones 4.xx), el sólo hecho de instalar el upgrade de
ADMEDIF 7.0.sobre su versión anterior, actualizará, automáticamente, su base de datos
dejándola en condiciones de operación optima. Sin embargo, al cambiar de la versión 5.xx a
las siguientes, perderá la visualización de los bancos y números de cheques de ingresos y
egresos, esto por cuanto el manejo del concepto de cheques a fecha, modificó,
necesariamente, la estructura de las tablas en la base. En todo caso, esta información
continuará guardada, sólo que no visible en las nuevas versiones.

Completado el paso anterior y para comenzar a incorporar edificios al sistema, sea este el primero
o agregar más edificios a los ya existentes, debe proceder de la siguiente forma: En primer lugar
debe dirigirse al Menú "Procesos" y pulsar la opción "Datos de la Comunidad", tal como se
señala en el siguiente ejemplo:

Inmediatamente después de pulsar la barra "Datos de la Comunidad”, aparecerá una pantalla con
cuatro pestañas en las que habrá que completar toda la información solicitada y que no es más que
aquellas configuraciones que el sistema necesita para identificar, con exactitud, al Edificio y sus
características, elementos que serán relevantes para sus procesos futuros. La pantalla que se
presentará es la del siguiente ejemplo:

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PANTALLA DATOS DE LA COMUNIDAD -Tipo de Comunidad (Pestaña 1)

En primer lugar, deberá asignar un número correlativo a


cada una de las Comunidades que ingrese al sistema, sin
embargo, si ha procedido a importar o utilizar archivos
anteriores, las comunidades o edificios que ya existían
serán numerados correlativa y secuencialmente por el
sistema, los siguientes nuevos edificios deberá numerarlos
Ud. ADMEDIF 7.0.7, reconocerá a cada edificio por este
número, por lo que es muy importante tenerlo presente. Si
bien, gráficamente y para todos los efectos el Edificio
aparecerá siempre identificado por su nombre,
internamente, será reconocido por este número.

IMPORTANTE: Si la Comunidad a ingresar tiene varias


torres y la numeración de las unidades se repite, es
decir si Ud. tiene más de una vez repetido un número
de unidad, deberá ingresar las unidades
identificándolas con su torre o similar, por Ej. T1-1601, T2-1601, etc. El sistema no permite
la repetición del mismo número de unidad en una misma Comunidad.

Inmediatamente luego de haber insertado el número correlativo, con un ENTER quedará situado en
la línea del Nombre de la Comunidad, debiendo, en consecuencia, digitar el nombre exactamente
como dice la razón social extendida en el Rut de la Comunidad. Concluido el ingreso del nombre,
sucesivamente con la tecla ENTER, deberá ingresar la Dirección, Comuna, Teléfono, Rut, Nombre
del Administrador y observaciones. Esta casilla no es obligatoria y sólo se sugiere ingresar alguna
información relevante la que será mostrada, en un recuadro, al final de la Minuta Especial. Por
ejemplo, datos del Administrador, del Banco, cta. Corriente, etc.

A continuación, el cursor saltará a la casilla "Gastos Exclusivos", Este espacio está dispuesto
para que Ud. redacte la glosa que identificará, en la Minuta de Cobranza de Gastos Comunes, el
párrafo referido de los Gastos Exclusivos de alguna torre, tema que será tratado más adelante en
un capítulo especial (Pag. 29).

En el paso siguiente, lleve Ud. el cursor a la casilla "Fondo de Reserva", donde debe señalarse o
seleccionarse la casilla correspondiente al método de cobro del Fondo de Reserva. El sistema
ofrece las tres opciones más frecuentes y de entre las cuales deberá asignar una alternativa.
(Porcentaje del Gasto Mensual, Cuota fija en Pesos o Monto fijo en pesos dovidido por
alícuota). Dependiendo de la opción escogida, deberá además ingresar el porcentaje o valor en
pesos que señale la casilla correspondiente a la opción marcada. De no requerir ninguna de las
opciones expresadas, puede Ud. no marcar ninguna, en cuyo caso, Admedif no considerará el
cálculo de fondo de reserva. Igual que en el caso anterior, debe destacarse que, una vez
escogido un método de cálculo de gastos comunes, este no debiera ser modificado ya que
cualquier modificación, alterará la emisión de algunos informes si se ha recalculado el
proceso de la época, es decir, podría modificar la historia de los movimientos de dinero de
la Comunidad, por lo que dicha modificación debe hacerse con extrema precaución.

De allí se pasará a la Casilla “Tipo de Comunidad” función que al seleccionarse, ordenará la


comunidad en cuestión en la ventana correspondiente en la Pantalla de Inicio del Sistema (Primera
Vivienda, Segunda Vivienda, Oficinas, Otros) El principal objetivo de esta función, es proporcionar
cierto ordenamiento visual al usuario para encontrar la Comunidad que busca. No tiene otra
aplicación por lo que, su utilización es solamente opcional y de orden estético y visual.

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A continuación, existe una casilla para seleccionar que el sistema calcule los gastos comunes por
cobro anticipado. La selección de esta casilla permitirá modificar el texto impreso en la Minuta de
Cobro de Gastos Comunes señalando que se trata de un cobro anticipado tomando como
referencia al gasto total del mes anterior. Debe señalarse que el método de cobro anticipado de
gastos comunes no es más que permitir que la minuta de cobro de dichos gastos sea fechada en
los primeros días del mes, pero, el proceso mismo de cálculo del gasto común, seguirá siendo el
mismo que para el método por reembolso de gastos o cuota fija por unidad.

De la misma manera, permitirá que al calcular el gasto común, este sea fechado en el proceso y en
la cuenta corriente individual, como gasto común del mes en curso y no del mes anterior,
facilitando así el registro de los comprobantes de ingreso.

En el paso siguiente, el cursor saltará a la casilla "Valor de Servicios de Administración", donde


debe señalarse el monto en UF que percibe el Administrador por sus honorarios si este fuera el
caso y así lo deseara el Administrador. Esta casilla está directamente vinculada a la actualización
de la UF todos los meses. En el caso de que el Administrador no desee hacer uso de esta opción,
puede dejarla en blanco y el sistema la ignorará. Esta opción está disponible solamente para la
Minuta de Gastos Comunes Especial, por lo tanto, no funciona con la Minuta estándar.

El salto siguiente será a “Cálculo” y se refiere al cálculo del interés por atraso en el pago de los
Gastos Comunes. Existen aquí dos casillas, la primera se refiere a la fecha o plazo máximo de
permiso que tiene el copropietario para pagar sus expensas comunes sin pagar intereses. Allí
debemos colocar el día señalado en el Reglamento de Copropiedad, en la Ley o en la práctica
habitual. Esto hace que el sistema ignore, al momento de procesar el cobro de intereses, a
aquellos comuneros que pagaron en la fecha o antes de la indicada en la casilla.

La otra casilla, "Interés Diario" nos permite señalar el monto del interés diario con decimales que
debemos aplicar para calcular el monto total del interés por mora. Este interés está expresado en
un valor porcentual diario. Como antecedente, se debe dejar establecido que el método de cobro
que sigue el sistema es, calcular a partir de la fecha de pago el monto del interés a cobrar. Si ésta
fecha es posterior al plazo máximo autorizado, el sistema aplicará el interés a partir del día 1º del
mes, fecha en que, realmente se generó la deuda.

El sistema no calcula el interés acumulado, solamente calcula el interés mensual, por esta razón,
cada vez que necesitemos actualizar la deuda por intereses de un determinado copropietario,
deberemos actualizarla recalculando, a la fecha requerida, cada uno de los meses adeudados, es
decir, lo que Admedif hace, es actualizar el capital de la deuda mes por mes desde su generación a
la fecha de cálculo o de pago.

La siguiente pregunta definirá la forma en que los gastos comunes son cobrados en ese edificio,
(Forma de Cobro de los Gastos Comunes) por lo tanto, dependiendo de cuál es la forma
(reembolso de gastos, cuota mensual fija o presupuesto fijo), deberá ser la opción escogida y
marcada. Debe destacarse que, una vez escogido un método de cálculo de gastos comunes, este
no debiera ser modificado ya que cualquier modificación, alterará la emisión de algunos informes si
se ha recalculado el proceso de la época, es decir, podría modificar la historia de los movimientos
de dinero de la Comunidad.

Cuando se trata de cobro mediante el método “Gasto Común por presupuesto mensual fijo”, el
valor de este presupuesto debe colocarse en el Menú “Ingresos”, Opción “Presupuesto Mensual
Fijo”. Sin embargo cuando el cobro es mediante “Cuota Fija por Unidad”, este valor debe

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colocarse en cada unidad en el casillero correspondiente titulado: “Cuota Fija”, en la Pestaña


“Superficie”.

PANTALLA DATOS DE LA COMUNIDAD – Minuta (Pestaña 2).

En la pestaña “Minuta” podremos determinar el tipo de


Minuta que se usará en este Edificio. Existen dos
modelos, Estándar y Especial. Minuta Standard: Esta
tiene un formato muy simple y en su contenido se
distribuye toda la información necesaria para
conocimiento del copropietario. Básicamente, se detalla
toda la información de los gastos del período, gastos
especiales o extraordinarios, gastos que no se
prorratean e informaciones de otros gastos prorrateables.
Minuta Especial: Es similar a la anterior en su
contenido, salvo que, gráficamente, tiene un diseño
diferente, un poco más elaborado y enmarcada dentro de
marcos y grillas. La principal diferencia es que señala,
más detalladamente, el porcentaje de participación que le
corresponde a cada Unidad en cada uno de los gastos
del período.

Hay a continuación una casilla de verificación que señala “No Imprimir Detalle” y cuyo objetivo
es, precisamente, evitar que en la Minuta de Cobro de Gastos Comunes, se muestre el detalle de
cada gran grupo, esto con el objetivo de disminuir el tamaño impreso de cada MCGC.

Siguiendo la misma línea, encontraremos una casilla de verificación que, activándola, permite
imprimir en la Minuta de Cobro de Gastos Comunes, la firma del administrador. Para ello, debe
generar un archivo llamado Firma.bmp, que contenga la firma escaneada y ubicarlo en la carpeta
donde se encuentra Admedif, generalmente en C:\Archivos de Programa\Admedif_SQL. La firma
tiene una ubicación única que es diferente según la minuta en que se aplique.

Bajo esta opción, se encuentra otra casilla de verificación que permite Mostrar en la Minuta el valor
del M3 individual de la tabla Consumos Generales, Esta opción facilita la visualización del valor que
asume cada mes el metro cúbico de agua caliente, calefacción, etc, permitiendo así una mejor
información al usuario.

A continuación existe una opción que permite imprimir la dirección del propietario cuando es
necesario enviar por correo postal la Minuta de Cobranza de Gastos Comunes. Al seleccionar esta
casilla, el sistema imprime los datos de la dirección del propietario que se encuentran registrados
en los datos del propietario en la ventana “Ingreso de Unidades”. Si no hay ingresado datos, el
sistema imprimirá espacios en blanco. Para realizar la impresión, el sistema dejará dos líneas libres
entre la dirección y el inicio de a Minuta. Esta opción solamente es válida para la Minuta Estándar
ya que en la Minuta Especial, esos datos vienen por defecto.

Una segunda casilla de verificación nos permite imprimir los datos del documento pagado en el
comprobante de egreso correspondiente (Nº de Factura, boleta, etc.) El sistema puede imprimir
todos los documentos de cobro diferentes que se encuentren asociados a una misma cuenta,
imprimiendo líneas adicionales en cantidad suficiente como para contener todos los documentos
asociados.

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Una tercera casilla de verificación nos permite imprimir el último pago realizado por la unidad
correspondiente. El sistema puede imprimir todos los documentos de pago diferentes que se
encuentren asociados a una misma unidad y en el mismo mes, imprimiendo líneas adicionales en
cantidad suficiente como para contener todos los pagos asociados.

Una última casilla de verificación, permite imprimir en la Minuta de Cobro de Gastos Comunes
cualquier texto que hubiéremos escrito en el campo Observaciones en la pantalla Unidad,
habitualmente esta opción es utilizada para informar el número de estacionamiento y bodega
asociada a cada unidad.

A continuación, el casillero “Ingreso”, nos permite impedir el ingreso al sistema de Comprobantes


de Ingresos cuyos titulares tengan una deuda superior a X meses (valor que debe ingresarse en la
casilla dispuesta para ello). Esto, con el objeto de no permitir eventuales errores o ingresos
menores al total de deuda, o impedir el ingreso de abonos no autorizados por el Administrador,
impidiendo así, por ejemplo, el corte de energía eléctrica. Una clave del Administrador, liberará la
acción y permitirá el ingreso.

Finalmente, existe un casillero para ingresar una clave requerida cuando se decida eliminar una
comunidad desde la base de datos, por ejemplo por ser antigua y estar en uso, etc. Esta clave se
usará solamente una vez y por lo tanto, su utilización es delicada y debe ser manejada con cuidado
y criterio. Como observación, ingrese esta clave sólo en el instante que tome la decisión de
eliminar la comunidad, evitando así el riesgo de un error lamentable.

PANTALLA DATOS DE LA COMUNIDAD – Parámetros Varios (Pestaña 3).

En la Opción Tipo de Moneda a Utilizar se posibilita el uso


con pesos sin decimales, tal como es utilizado hoy en
nuestro país, o bien se puede activar la opción de utilizar
las cifras “Con decimales”, lo que permitirá utilizar nuestra
moneda o la de otros países que tengan incorporado el
concepto de enteros y decimales (Argentina, Perú,
Colombia, Ecuador, etc.)

En la opción Mostrar la Deuda del mes resumida y no


detallada, se refiere a la aparición, en el Comprobante de
Ingreso, de la pantalla con la cuenta corriente de la Unidad
que detalla las partidas en que se desglosa la cuenta y
que se acciona para traspasar los pagos al formulario. En
esta pantalla se puede exhibir la deuda discriminada por
las diferentes partidas que la componen o solamente
resumida en un solo total. Todo dependerá, naturalmente, de la forma como determine operar el
Administrador. Nuestra opinión es realizar los ingresos lo más detalladamente posible ya que ello
permite facilitar el análisis de las cuentas corrientes si fuera necesario.

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PANTALLA DATOS DE LA COMUNIDAD – Fondo de Reserva 2 (Pestaña 4).

Esta pantalla se creó debido a la constante necesidad de


aplicar otros fondos de reserva debidamente controlados.
Para ello se implementó esta pantalla que permite crear un
segundo Fondo de Reserva y nombrarlo de acuerdo a las
necesidades del Edificio.

Este fondo de reserva se puede configurar de acuerdo a


las necesidades requeridas:

Porcentaje del gasto mensual a prorratear


Cuota fija en pesos
Monto fijo en Pesos dividido por Alícuota

Para configurar cualquiera de estas opciones, será


necesario que active la opción y señale, en la casilla
correspondiente, el valor del porcentaje o la cuota que se requiera y poner un nombre al Fondo (18
caracteres). Luego, proceder a guardar todas las configuraciones realizadas.

Concluido el llenado de este formulario, debe dirigirse y pulsar al botón "Grabar" y continuar, si
fuera el caso, con el ingreso de otras Comunidades.

TORRES

Puede darse que, en una Comunidad específica, existan gastos exclusivos de las torres que la
componen y que, por lo tanto, deban discriminarse algunos gastos, dependiendo de quien los
originó. El sistema está adecuado para tratar a una Comunidad que, además esté constituida por
varias Torres que requieran que ciertos gastos sean exclusivos de alguna de ellas, de todas o de
ninguna, sin quedar excluidas de pagar además, los Gastos Comunes generales de la comunidad.

Para informarle a ADMEDIF 7.0. que esa Comunidad cuenta con esta característica, debemos
indicárselo, para lo cual nos dirigiremos al menú "Ingresos" y buscaremos la opción "Torres".

Un doble clic en la opción "Torres", nos abrirá la pantalla siguiente:

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En esta pantalla, deberemos ingresar cada una de las torres que compongan la comunidad. En el
caso de que la Comunidad no tenga torres con tratamiento de gastos exclusivos o que sea
solamente un edificio único, debe, necesariamente, por condición del sistema, incorporarse
una torre asociada, por Ej. Comunidad Edificio Los Molles, entonces en esta pantalla,
incorporaremos el código correlativo que corresponda a la Pantalla y el nombre de la torre,
que podría ser Comunidad Edificio Los Molles. El nombre que le asignemos a la torre, es
meramente referencial, ya que el sistema la reconocerá sólo por el número del código que la
antecede.

INGRESO DE UNIDADES (DPTOS., LOCALES, OFICINAS, ETC.)

Menú Ingresos, Opción Ingreso de Unidades, Acceso Rápido

Hasta este momento, hemos ingresado al sistema una parte de los componentes que delimitarán el
universo de cada uno de los edificios que estarán incluidos en él. A Continuación, corresponderá
comenzar el ingreso de cada una de las unidades que integran cada Edificio. Se denominan
"Unidades" (Ley 19.537) a cada una de las copropiedades de la Comunidad, tales como
departamentos, oficinas, locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc. En el caso de
departamentos que tengan asociados estacionamientos y bodegas, éstos deben especificarse en
la sección "observaciones" de la pantalla de "Ingreso de Unidades, Carpeta “Propietario",
señalando el número del estacionamiento y la bodega y el porcentaje de derechos de cada uno,
valores que deberán ser sumados al valor total de la Unidad. La pantalla de ingreso de unidades
tiene tres sub carpetas que se muestran a continuación:

CARPETA 1 (PROPIETARIO): Propietario - Aquí se identifica


primero el número de la unidad y a continuación, la torre a la
que está asociado (no sólo en el caso de que la comunidad
esté constituida por una o más torres con gastos comunes
exclusivos, sino, según se explicó anteriormente, el edificio
único también debe incorporar este antecedente) En el caso
de la numeración de las Unidades, sugerimos que el campo se
complete con ceros a la izquierda en cantidad suficiente como
para mantener el número de dígitos que compongan el número
de la unidad más largo, Ej.: último departamento 1801, primer
departamento 0101 con esto mantenemos 4 dígitos y la
numeración así, se ordenara a la derecha; Luego encontramos
el campo Observaciones – La información escrita en este
campo, aparecerá en la identificación de la Unidad en la
Minuta de Cobro de Gastos Comunes si así fue marcado en la
casilla correspondiente en el Menú Datos de la Comunidad,

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Pestaña Minuta, generalmente se sugiere indicar número de bodega y estacionamiento; a


continuación debe ingresarse el Nombre del propietario el que debe ordenarse por apellido
paterno, apellido materno y nombres a fin de que los listados por orden alfabético puedan ser
impresos en orden alfabético ascendente o descendente; Rut - Debe escribirse el número de Rut
del propietario con ocho dígitos, completándolo si es preciso con un cero a la izquierda y sin incluir
los puntos, sólo debe respetarse la ubicación del guión que separa el dígito verificador; Dirección -
Debe especificarse calle, número, departamento y cualquier otra especificación relevante;
Comuna: Debe escribirse la Comuna correspondiente a la dirección del propietario; Teléfono
Particular: Corresponde al teléfono de la residencia del propietario; Teléfono Oficina:
Corresponde al teléfono del trabajo del propietario; Fax: Corresponde a un número para remitir
información por esa vía; Mail: permite incorporar el e-mail del copropietario para efectos de
comunicación vía Internet y en especial para el despacho de la Minuta de Cobro de Gastos
comunes por E-mail; Casilla de verificación que debe marcarse si se enviará por e-mail la minuta
al propietario y arrendatario; Nº de Medidor: Permite incorporar el número del medidor de la
distribuidora eléctrica para los efectos de imprimirlo en el listado de morosos para corte de luz;
Casilla de Verificación para omitir al copropietario del listado de morosos para corte de luz;
Observaciones: Aquí deben indicarse las dependencias asociadas, es decir estacionamientos,
bodegas, etc. incluyendo sus porcentajes. Además puede indicarse cualquier otra información que
el Administrador considere relevante respecto del propietario, este campo es un formato de texto y
su capacidad es mucho más amplia que las líneas que se visualizan en pantalla.

CARPETA 2 (ARRENDATARIO): Arrendatario - Aquí se


identifica primero el número de la unidad y a continuación,
la torre a la que está asociada (no sólo en el caso de que la
comunidad esté constituida por una o más torres con
gastos comunes exclusivos, sino, según se explicó
anteriormente, el edificio único también debe incorporar
este antecedente); luego debe ingresarse el nombre del
arrendatario el que debe ordenarse por apellido paterno,
apellido materno y nombres a fin de que los listados por
orden alfabético puedan ser impresos en orden alfabético
ascendente o descendente; Rut - Debe escribirse el
número de Rut del arrendatario sin incluir los puntos, sólo
debe respetarse la ubicación del guión que separa el dígito
verificador; Dirección - Debe especificarse calle, número,
departamento y cualquier otra especificación relevante,
pero en este caso, debe corresponder a la del bien
arrendado; Teléfono Particular: Corresponde al teléfono
de la residencia del arrendatario; Teléfono Oficina: Corresponde al teléfono del trabajo del
arrendatario; Observaciones: Aquí deben indicarse las dependencias asociadas, es decir
estacionamientos, bodegas, etc. incluyendo sus porcentajes. Además puede indicarse cualquier
otra información que el Administrador considere relevante respecto del arrendatario, como por
ejemplo el nombre y teléfono del corredor de propiedades que arrienda

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Última Actualización 26/12/2012

CARPETA 3 (SUPERFICIE): Columna Izquierda: En el


primer casillero, Superficie M2, debe incorporarse el total
de metros cuadrados que tiene la propiedad especificada,
incluyendo estacionamientos y bodegas; en el segundo, %
Dominio, debe incorporarse el total del % de derechos que
la propiedad tiene en la Comunidad; en la tercera casilla,
Días de Pago, debe señalarse la fecha máxima de pago de
los gastos comunes que señale el reglamento de
copropiedad, o en su silencio, el señalado en la Ley o por
último, el que tradicionalmente tenga como norma el
edificio. Todos los datos de esta columna, son meramente
informativos y por lo tanto, su contenido u omisión no tiene
relevancia en el desempeño del sistema. Columna
Derecha: En el primer casillero debe señalarse la Alícuota
o factor de prorrateo de la unidad. Este parámetro es
obligatorio siempre. Es importante incluir en este valor, el
total de las sumas de porcentajes de la unidad, más
estacionamientos, bodegas y/u otras dependencias sobre
las que tenga derechos de dominio; en el segundo
casillero, Alícuota Torre debe señalarse, si es del caso, el factor de prorrateo de la torre a la que
pertenece la unidad y sus asociados (Ver Uso de 2ª y 3ª Alícuota en Nota al Final del Manual);
en el último casillero, debe ir indicado el valor de la cuota fija cuando este procedimiento
corresponda al tipo de cobro de gastos comunes que, antes debió especificarse en la pantalla
Datos de la Comunidad como Cobro por Cuota Fija, no obstante, en el caso de la cuota fija,
igualmente debe estar completado el campo de la alícuota.

En el casillero “Seguro Individual”, debe señalarse el valor de la prima mensual en UF particular de


la unidad (no es el seguro de áreas comunes) y la fecha de inicio y de término (mes y año) de la
cobranza de las referidas primas para que el sistema las cobre y las incluya en la minuta de
cobranza y las acredite en la cuenta corriente de la unidad.

Por último existe un cuadro destinado a colocar en él una cifra. El objetivo de esta cifra, es poder
diferenciar el monto del cobro de gastos comunes de una unidad a otra cuando muchas tienen una
cuota fija. Este caso se da, especialmente en la segunda vivienda, que tiene cuota igual durante el
invierno y en la que los copropietarios depositan el valor sin enviar luego fotocopia del recibo de
depósito. Este casillero permite incorporar un valor único para cada unidad que se suma al Gasto
Común y se detalla en la Minuta de Cobro y en la cuenta corriente individual, (por ejemplo sumar el
número de la Unidad, con lo que se genera un nuevo valor de pago de gasto común UNICO para
esa unidad y por lo tanto es fácilmente identificable en la cartola del banco)

La casilla identificada como “Código de Referencia para generar Archivo Excel de la Minuta de
Gastos Comunes, se encuentra desactivada en esta versión ya que la la opción de exportar a
Excel los archivos en cuestión ha sido automatizada y está vigente en todos los listados.

IMPORTANTE: Completada la información de todas y cada una de las carpetas de esta pantalla,
debe GRABARSE (Botón Guardar) para que la información sea guardada y procesada
posteriormente por el sistema, así deberá procederse con cada una de las unidades de la
Comunidad hasta completar el universo completo que, debiera sumar 100%.

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Última Actualización 26/12/2012

TIPO DE GASTOS:
Menú Ingresos, Opción Tipo de Gastos

Para continuar con el procedimiento de incorporación de información alimentando al sistema con


los parámetros reales de cada edificio, deberemos verificar que en las pantallas "Tipos de Gastos",
y "Grupos de Cuentas" se encuentren por defecto los ítems correspondientes. En caso de que no
se encuentren instalados, deberemos ingresarlos según el siguiente ejemplo:

Los Tipos de Gastos instalados por defecto, son los expresados en la Ley, sin embargo, cada
Administrador y cada Comunidad, puede diseñar su plan de cuentas de acuerdo a sus propios
criterios y denominaciones. ADMEDIF 7.0.7, deja absoluta libertad al usuario para llenar el
contenido del sistema.

TIPO DE GASTOS:

Lo usual y por lo demás, definido en la Ley, es que existan, a lo menos, dos tipos de gastos:
Ordinarios y Extraordinarios. Sin embargo, el sistema, en el caso de que la Comunidad decida
organizar su plan de cuentas de forma diferente, acepta ingresar una cantidad ilimitada de ítems
(99.999), los que son de libre creación del Administrador o de quien tenga la responsabilidad del
sistema. Para los efectos de hacer el ingreso de estas partidas, deberá ingresar un número de
código y a continuación la glosa del ítem. Sucesivamente, al guardar la información, en forma
automática en la casilla de “Código” aparecerá el número siguiente disponible para repetir el
procedimiento e ingresar el próximo ítem.

Al presionar el Signo de Interrogación (?) a un costado de la Casilla Código se abrirá una ventana
que mostrará todos los códigos ingresados.

En la parte inferior de esa pantalla, encontrara un buscador para recorrer la lista de "Tipo de
Gastos" para encontrar el gasto deseado. Una vez ingresada la lista de ítems, basta ir al botón
"salir" para dejarlas grabadas e incorporadas en el sistema.

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Última Actualización 26/12/2012

GRUPO DE CUENTAS: (Menú Ingresos, Opción Grupo de Cuentas)

En esta pantalla, ingresaremos las diferentes cuentas de gastos que organizan el plan de cuentas
de la Comunidad. De acuerdo a lo señalado en la Ley 19.537, los grupos de cuentas reconocidos
en ese cuerpo legal, no limitativamente, son: Gastos de Administración; Gastos de Uso y
Consumo; Gastos de Mantención; Gastos de Reparación y Gastos Extraordinarios de cargo del
propietario. No obstante, cada Administrador podrá incorporar tantos grupos como sean necesarios
para manejar los intereses de la Comunidad conforme los particulares requerimiento de ella.

Estas denominaciones sugerimos escribirlas en mayúsculas ya que ellas serán los encabezados
de cada tipo de gastos en las Minutas de Cobro de Gastos Comunes y, por defecto, vienenescritas
en negrita.

El procedimiento para incorporar las cuentas a esta pantalla, es idéntico al de la pantalla anterior,
por lo que no es necesario redundar en la misma explicación. Por lo general estos Grupos de
Cuentas vienen por defecto en el software y como se ha dicho, son completamente modificables.
Recuerde que el signo de interrogación (?) señalado al lado de la casilla del Código, le mostrará
todos los Grupos de cuentas existentes y ya ingresados.

Es importante destacar que el orden numérico asignado a los distintos Grupos de Cuentas será el
orden en que dichos grupos aparecerán en la Minuta de Gastos Comunes, por lo tanto el orden en
que se requiera organizar dicha minuta, será de responsabilidad de cada usuario.

CUENTAS DE GASTOS:

Menú Ingresos, Opción: Cuentas de Gastos. Acceso Rápido

Ahora, solamente nos falta incorporar las Cuentas de Gastos para tener el esquema operativo del
sistema completamente listo para ser utilizado. Para este efecto, deben ingresarse las cuentas en
la siguiente pantalla y de la forma como se describe a continuación:

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Última Actualización 26/12/2012

En la casilla "Código", debe ingresarse el número que se asignará a la cuenta. Debe tenerse en
consideración que este número es único, no pueden haber números repetidos y además es
permanente, esto es, una vez asignado no puede ser eliminado porque esa cuenta, con el paso del
tiempo, tendrá asociados muchos gastos históricos y al eliminarse o modificarse, se perderán o
modificarán estos datos.

Aquí vale la pena detenerse un instante y plantear una sugerencia. Es bueno desarrollar,
previamente en borrador, el plan de cuentas de gastos inicial, de forma de efectuar el traspaso al
sistema con el mínimo riesgo de error. Al confeccionar el plan, es bueno separarlo por códigos. Por
Ej. Los gastos de administración, podrían tener asignadas las cuentas de la 101 a la 200 (no
importa, y es aconsejable, que se dejen códigos reservados en blanco para la eventualidad de
crear nuevas cuentas dentro del grupo), las cuentas de Mantención, podrían tener desde la 201 a
la 300, y así sucesivamente, dejando grupos de códigos disponibles según sea el tamaño del grupo
de cuentas que pudiera necesitar esa Comunidad.

! TENGA PRESENTE QUE EN LAS PANTALLAS "TIPO DE GASTOS", “GRUPO DE CUENTAS” Y “CUENTAS DE
GASTOS”, CORRESPONDEN AL EDIFICIO CON EL QUE ESTÁ TRABAJANDO, EN CONSECUENCIA, DEBERÁ
INGRESAR ESTA INFORMACIÓN EN CADA COMUNIDAD QUE INCORPORE AL SISTEMA ¡PARA ELLO, VERIFIQUE,
EN EL ÁNGULO INFERIOR IZQUIERDO, EL NOMBRE DE LA COMUNIDAD SOBRE LA CUAL ESTÁ TRABAJANDO!

Volviendo al formulario Cuentas de Gastos, una vez ingresado el código de la cuenta,


corresponde describir la glosa de la misma. En este punto sugerimos generar una glosa muy clara
y específica, de forma de evitar malas interpretaciones de quienes tendrán que leerla y recibirla en
la Minuta de Gastos Comunes. En efecto, la glosa descrita en la Cuenta de Gasto, será la misma
glosa que se imprimirá, como ítem en la Minuta de Cobranza de Gastos Comunes, de allí entonces
la sugerencia de extrema claridad en su texto. A continuación, ingresaremos el porcentaje, en la
casilla correspondiente. Este porcentaje señala qué % de dicha cuenta se prorrateara en los
gastos comunes. Por Ej. Del gasto por consumo de gas de la calefacción se prorratea sólo un 30%
en los gastos comunes generales y el resto por medidores. En ese caso, la cuenta llevará un
porcentaje de 30% que es el valor que se prorrateará. Luego definiremos a qué tipo de gastos
corresponde. En la barra indicada, presionando la flecha del lado derecho, se desplegarán los tipos
de gastos: ordinarios, extraordinarios, etc., seleccionando al que corresponda, pasamos a la casilla
siguiente. Nuevamente se desplegará un listado y desde allí escogeremos la opción correcta:
gastos de administración, de servicio, de mantención, etc.

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Última Actualización 26/12/2012

El casillero denominado Cuenta Contable no está habilitado en esta versión.

A esta altura se nos habrá desplegado un panel detallando las torres que están asociadas al
edificio. En ese casillero, debemos indicar, si se da el caso, los porcentajes de gastos exclusivos
de esa torre respecto de esa cuenta. En efecto, si en la Comunidad, existen cuatro torres y
solamente la segunda concurre al gasto de esta cuenta, todas las cuentas llevarán un valor “0%”, y
la segunda un valor 100% y así, si la concurrencia de las distintas torres es en porcentajes
diferentes, cada una de ella señalará el valor porcentual con el que concurre, de forma de repartir,
adecuadamente la participación de las torres en el gasto común de la cuenta especificada. Ahora
bien, si la cuenta implica que todas las torres concurren en un 100%, entonces TODAS deberán
tener asignado ese porcentaje. Además en la parte central superior de la pantalla tenemos tres
casillas de verificación. Una está destinada a permitir que todos los gastos realizados en esta
cuenta sean tratados solamente mediante la Segunda Alícuota, (Ver Uso de 2ª y 3ª Alícuota en
Nota al Final del Manual Pág. 54) la otra permite que el contenido de esta cuenta, si no tiene
movimiento y por lo tanto su valor está en 0, igualmente sea impresa con dicho valor 0, ya que lo
usual es que, si una cuenta tiene un saldo o valor igual a cero, su impresión es omitida, esta opción
es válida, solamente para la Minuta de Cobro de Gastos Comunes Especial. Finalmente, la tercera
Casilla de Verificación, se refiere a la utilización de una 3ª Alícuota. Pulsamos el botón grabar y la
cuenta habrá sido creada con éxito. (Ver Uso de 2ª y 3ª Alícuota en Nota al Final del Manual
Pág. 54). En el caso de un edificio único y que, por imposición del sistema tiene una torre
asociada, ésta debe ser señalada con porcentaje de prorrateo igual a 100% para que aparezca en
la Minuta de Gastos Comunes.

El botón Imprimir, permite imprimir todo el Plan de Cuentas, ordenado tanto por el número o código
de las cuentas como por el nombre de ellas ordenado alfabéticamente, todo según se solicite.

CUENTAS DE INGRESOS:
Menú Ingresos, Opción Cuentas de Ingresos

Son muchos los ítems por los que puede ingresar dinero a la Comunidad. Por ello, siempre se
sugiere hacer una buena discriminación de esos orígenes para tener claridad de la procedencia de
los recursos. En ese contexto, este plan de cuentas de ingresos, permite al Administrador, detallar
minuciosamente todos los probables orígenes de los recursos recibidos, de forma de entregar
información relevante cuando le es solicitada. Lo destacable de un Plan de Cuentas de Ingresos
muy detallado es que permite una discriminación pormenorizada del origen de los ingresos
facilitando el análisis de las cuentas de ingresos d la Comunidad.

La forma de ingresar esta información es muy simple. Un número de código, idealmente pero no
obligatorio, que sea correlativo y una glosa que identifique, adecuadamente, el origen del ingreso.
Al final, presionando el botón “Grabar”, todo habrá quedado guardado.

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Última Actualización 26/12/2012

Señor Usuario: Hemos concluido con éxito la primera fase de la puesta en marcha de ADMEDIF
7.0.consistente en el llenado de todo el universo de información necesario para el correcto inicio de
las operaciones por lo que el sistema está listo para comenzar a trabajar para Ud.. Esto quiere
decir que el sistema ya conoce el universo con el que va a interactuar y por lo tanto espera el
ingreso de información pormenorizada. Entonces, aboquémonos ahora a esta segunda fase:
Incorporar información real al sistema.

En primer lugar, si Ud. como usuario antiguo de Admedif, importó los archivos de su versión
anterior en DOS u otras de versiones anteriores de ADMEDIF 7.0.7, sólo tendrá que continuar
operando el sistema con algunas variaciones derivadas de la modernización que contiene esta
versión, por lo que para Ud. no existen mayores inconvenientes. Puede continuar tal como lo hacía
hasta ayer.

Ahora si Ud. es un usuario nuevo en nuestra familia, deberá ejecutar algunos pasos previos para
permitir al sistema comenzar a ponerse a su servicio y hacerle la gestión mucho más fácil y
agradable. Para permitirle entonces usufructuar de ADMEDIF 7.0.7, le entregamos a continuación
los pasos necesarios para que el sistema sea su asistente perfecto.

SALDOS INICIALES - Menú Ingresos, Opción Saldos Iniciales

Entonces, vamos adelante. Diríjase a la columna “Ingresos” y, desplegado el cuadro de tareas,


escojamos la Opción “Saldos Iniciales”:

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Última Actualización 26/12/2012

Al pulsar sobre la barra “Saldos Iniciales”, se desplegará la


siguiente pantalla que, entre otras cosas, nos permitirá ingresar
información inicial de saldos a favor o en contra, modificar éstos,
incorporar intereses, multas u otros cargos, o hacer
condonaciones. En atención a que por medio de esta pantalla
pueden modificarse todos los antecedentes económicos de las
unidades y de la gestión, su uso debe ser restringido sólo a las
personas de mayor confiabilidad. El objetivo de esta restricción
es impedir un uso indebido de esta pantalla dado lo delicado de
la información que puede introducirse o modificarse a través de
ella. Además, como medida de protección adicional, toda
intervención en esta fase del sistema, ha quedado registrada en
un archivo que puede listar cuando lo precise, de manera de
confirmar las intervenciones efectuadas en los saldos de las
unidades.

El primer dato solicitado es el número de la unidad. Para llegar a ella podemos digitarla o ir al botón
“Buscar” que nos desplegará todas las unidades de la Comunidad. En ese caso nos bastará
ubicarla en e listado y con un doble clic la tendremos visualizada en pantalla, lista para ingresarle
la información. Al aparecer la unidad, nos señalará la referencia, si existiera y el nombre del
propietario. A continuación, tenemos un cuadro desplegable que nos señalará la acción que
deseamos ingresar en estos Saldos Iniciales (deuda, pago, interés o reajuste), por lo que
deberemos seleccionar uno de esos ítems y pulsar ENTER para situarnos en la casilla
“Comprobante”. En esta casilla debemos digitar un número de comprobante imaginario pero que
identifica la acción dentro del sistema (sugerimos usar, por ejemplo, mm/aa/número unidad). Este
código aparecerá reflejado en la cartola de cuenta corriente de la unidad y nos permitirá acceder a
esta pantalla en el futuro para revisarla, modificarla o eliminarla.

A continuación aparecerá una nueva tabla desplegable para identificar el mes al que corresponde
el cargo o abono. Es extremadamente importante reflejar en este cuadro, el mes en el que
corresponde cargar el movimiento y que no necesariamente debe corresponder al mes calendario
del momento de la digitación del registro. Recuerde que el sistema funciona tomando como
referencia la fecha de los movimientos, de allí su importancia. Igual relevancia tiene la digitación
correcta del año. La fecha siguiente es referencial y dice relación con el día en que se introdujo la
información al sistema y que será visualizada posteriormente en la Cartola Individual de la Unidad
junto a la transacción realizada. Por defecto, siempre adoptará la fecha del día en que se está
digitando, sin embargo, puede Ud. ingresar la fecha que estime oportuna. (No olvide que toda esta
información quedará registrada en un archivo imprimible).

Para finalizar, debemos ingresar una glosa que refleje, resumidamente el origen del movimiento
(recuerde que quedará reflejado en la Cartola de la Cuenta Corriente de la unidad) y
posteriormente digitar el valor, ya sea de deuda o de pago y pulsar el botón “Grabar”. Preste
atención a que debe existir coherencia entre el ítem “deuda” y “pago” con su igual en la cifra que se
digitará.

El registro ha sido incorporado a la unidad y puede visualizarlo en la cartola de la misma.

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Última Actualización 26/12/2012

INGRESOS DE INFORMACIÓN PARA RÉGIMEN NORMAL DE TRABAJO

Al desplegar la columna “Ingresos”, nos encontraremos con 26 opciones que nos permitirán
ingresar diferente información al sistema a través de la cual podremos organizar y controlar
eficientemente los movimientos financieros dentro del edificio y en cada unidad. La primera opción
es “Comprobante de Ingreso” que aparecerá luego de hacer clic en la opción indicada:

COMPROBANTE DE INGRESO
Menú Ingresos, Opción Comprobante de Ingresos Acceso Directo

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Última Actualización 26/12/2012

Este formulario es una reproducción de un comprobante de ingreso tipo y contiene toda la


información relevante que se precisa para hacer el asiento contable en forma adecuada y sin
margen de error. Particularmente este documento en pantalla ofrece como primer elemento, el
número. Por defecto, el sistema itera de uno en uno la numeración del comprobante. Ello implica la
necesidad de que la numeración de los documentos originales sea única y correlativa y que, por lo
tanto, a partir del primer número ingresado por el usuario, el sistema irá agregando uno más a cada
nuevo comprobante. Sin embargo, el usuario puede forzar el ingreso de un número inferior o
superior al inicial llamándolo y colocándolo en el casillero correspondiente. De ocurrir esta
situación, recuerde que el sistema opera a partir de las fechas de los distintos movimientos, por lo
que es ideal considerar la correlatividad numérica del comprobante con la correlatividad de la
fecha.

Para acceder a un comprobante de ingreso ya incorporado al sistema y conteniendo información,


sólo basta colocar su número en el casillero y presionar ENTER, con lo que el documento
solicitado será llamado a la pantalla con todo su contenido, de igual forma, podrá recorrer la
numeración de los comprobantes pulsando las flechas en dirección a mayor o menor numeración
insertadas al costado del casillero del número del comprobante.

Podrá modificar todo o parte de la información de un comprobante, como es usual en todo


ADMEDIF 7.0.7, siempre y cuando Ud. como operador tenga los permisos correspondientes para
hacerlo, otorgados en la configuración como usuario, sin embargo debe recordar que estas
alteraciones modificarán la historia de la información, por lo que debe ser cuidadoso al momento de
efectuar modificaciones especialmente a la información ya procesada. Debe también recordar que
todas las intervenciones en los documentos del sistema, quedarán guardados en el archivo
“auditor” denominado “Transacciones” en la columna Procesos.

Una vez ingresado el número y llamado el documento a la pantalla, ingresaremos la fecha del
ingreso. Por defecto, el sistema toma la fecha del día en que se está ingresando la información, sin
embargo, el usuario puede aquí ingresar la fecha que sea necesaria y que corresponda, realmente,
al momento del ingreso de los valores. En esta Versión, encontrará la novedad que, pulsando la
flechita al final de la fecha, se desplegará un calendario que le permitirá insertar la fecha deseada
sólo incursionando en él.

Definida la fecha, el cursor se irá a la casilla “Unidad” donde, con un clic del cursor en el signo de
interrogación (?), se desplegará el listado completo de las unidades del edificio y desde el cual
podrá Ud. seleccionar la deseada haciendo doble clic en ella. Seleccionada la unidad, el sistema
ingresará en el documento los demás datos del propietario y de quien está haciendo el pago.
Nota: Al desplegarse el listado de las unidades, note que el cursor estará situado en el campo de
búsqueda, pudiendo proceder a ella por una de las 3 condiciones ofrecidas: Nombre del
Propietario, Código (número de la unidad) o Nombre del Arrendatario, si prefiere recorrer
manualmente el listado, deberá trasladar el cursor a una de las unidades y recorrer el listado
mediante las herramientas ofrecidas: Barra del extremo derecho o flechas de desplazamiento del
teclado.

Al introducir el nombre de la persona que ha efectuado el pago y completarlo con un ENTER, se


desplegará el estado de la cartola individual de la unidad, en el que se presentarán las opciones de
selección de los pagos que se cursarán, tal como se observará en el ejemplo a continuación:

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Última Actualización 26/12/2012

En este caso, podrá seleccionar las cancelaciones efectuadas mediante la ubicación del cursor en
una de las opciones si – no y marcar con el mause o con la barra espaciadora la opción deseada y
podrá desplazarse por el listado con las flechas de desplazamiento del teclado repitiendo la acción
cuanto sea necesario. Una vez concluido el proceso de señalar los pagos, presione “Aceptar” y los
valores marcados serán traspasados al formulario del Comprobante de Ingreso, quedando
pendiente solamente, el indicar el ítem al que corresponde cada pago y que será de
responsabilidad del operador señalarlo en la opción “Tipo de Gasto”..

En todo caso, si existen pagos parciales, abonos, u otros ingresos que difieran del contenido del
detalle de deuda, podrá cancelar este cuadro y digitar la información directamente.

En ese caso, al ingresar el mes y el año que se está cancelando en ese comprobante de ingreso,
el sistema revisará la cuenta corriente de la unidad y mostrará en pantalla el total de la deuda que
presenta a ese mes. De este modo, es posible, en la mayoría de los casos, confirmar que los
valores ingresados están correctos y que corresponden a la unidad señalada, esto porque es muy
poco probable que existan coincidencias exactas entre dos o más unidades de un edificio en
cuanto a sus valores adeudados. Recuerde que al ingresar la información de un comprobante de
ingreso, debe tener presente que el valor a ingresar corresponde al pago de una deuda de un mes
específico, por ello debe señalarse en el casillero mes, el mes al que corresponde el valor que se
está ingresando. Por ejemplo, si durante el mes de diciembre estoy haciendo un ingreso del día 10
de la unidad 100001, debe considerar que ese pago corresponde al gasto común devengado en el
mes de noviembre (11) y pagado hasta el 10 de diciembre. Por lo tanto, al hacer el ingreso
debemos digitar 11 como mes, en la columna del mismo nombre y que es el origen de la deuda.

Este formulario de ingreso, permite el ingreso de un número ilimitado de ítems, por lo que no hay
problema alguno para descomponer la suma pagada en varios conceptos diferentes, como por
ejemplo: Gasto Común del mes; calefacción, saldo anterior, intereses, compra de bebidas, etc.

El sistema sumará el total de los valores de los diferentes ítems ingresados en el comprobante del
ingreso, valor que debiera coincidir con la suma total pagada. En el casillero “Banco”, podremos
desplegar el nombre de todos los bancos de la plaza que, previamente hayamos ingresado en la
tabla bancos, con lo que un clic sobre el nombre del banco al que corresponda el cheque con que
se está pagando, lo dejará registrado en el comprobante, procederemos a ingresar el número del
cheque, la fecha de giro del mismo y la fecha de vencimiento, finalmente ingresaremos su valor. El
sistema, con este proceso, podrá señalar en listados específicos que ya explicaremos, la totalidad
de documentos a fecha que existen en el sistema, tanto por concepto de Ingresos como de
egresos. En el caso de que el pago sea realizado en dinero efectivo, omita el paso por el casillero

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Última Actualización 26/12/2012

banco o cree un “banco” llamado Pago en Efectivo, por ejemplo, y proceda a continuación del
mismo modo como si se tratara de un cheque. Finalmente, pulse Grabar.

El comprobante de ingreso ha sido completado y podrá Ud. imprimirlo si ese es el procedimiento de


su oficina, en cuyo caso, primero lo debe guardar y posteriormente aparecerá una pantalla
preguntándole si desea imprimirlo. Esta opción es opcional pudiendo imprimir o no el comprobante.
En cualquier caso debe guardar siempre cada comprobante digitado, si no lo hace, perderá
la digitación y no habrá ingresado la información al sistema.

Observaciones importantes: Cada vez que Ud. presione el botón “Nuevo”,


aparecerá en pantalla una advertencia señalando que si acepta perderá la
información ingresada. En efecto, solamente perderá la información actualmente en
pantalla, NO PERDERÁ LA INFORMACIÓN GRABADA; Al ingresar el último valor en
el formulario, debe desplazarse al campo “Banco” mediante la tecla TAB, si lo hace
con un “ENTER”, se generará una línea en blanco y al grabar, el sistema no lo
permitirá y le solicitara el mes y el año. Para resolver el problema, debe situarse con
el cursor en el extremo izquierdo de la línea, seleccionarla completa y eliminarla
mediante la tecla “Suprimir” o “Delete”, luego, reintentar la acción de grabar

COMPROBANTE DE EGRESO
Menú Ingresos, Opción Comprobante de Egresos Acceso Directo

Al igual que en el caso del formulario anterior, este comprobante en pantalla es una reproducción
de un comprobante de egreso habitual en cualquier proceso de contabilidad simple. Él contiene
todos los elementos de información para transformarlo en un formulario adecuado para el manejo
de dineros independientemente de los montos involucrados. Sin embargo, está especialmente

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Última Actualización 26/12/2012

diseñado para cumplir con las necesidades esenciales de las comunidades de edificios y en
particular con los requerimientos generados por ADMEDIF 7.0.7.

Al igual que en el caso del formulario de ingreso tratado en el párrafo anterior, el primer elemento a
considerar es el número del egreso. Al llamar al “Comprobante de Egreso” a la pantalla, quedará
resaltada la casilla destinada al número y en ella, estará visible el número que, por defecto le ha
asignado el sistema que, es igual al último ingresado más uno. De la misma manera que en el caso
de los ingresos, el primer número de comprobante ingresado, será guardado por ADMEDIF 7.0.y a
partir de allí, iterará, de uno en uno el correlativo. Para acceder a un comprobante de egreso ya
incorporado al sistema y conteniendo información, sólo basta colocar su número en el casillero y
presionar ENTER, con lo que el documento solicitado será llamado a la pantalla con todo su
contenido, de igual forma, podrá recorrer la numeración de los comprobantes pulsando las flechas
en dirección a mayor o menor numeración insertadas al costado del casillero del número del
comprobante.

De la misma forma que en el caso anterior, podremos forzar el ingreso de un comprobante de


egreso con numeración anterior al primero ingresado al sistema o llamar a la pantalla un
comprobante de egreso anterior que queramos analizar, para lo cual, deberá procederse de la
misma forma que en caso de los ingresos. Esto quiere decir que, el número que situemos en esta
casilla, tendrá prioridad por sobre el correlativo.

No olvide que los datos en pantalla, extraídos desde el archivo no se borrarán de este
último, solo de la pantalla, al menos que, presionemos el botón “Eliminar”.

El paso siguiente es colocar la fecha del comprobante, por defecto el sistema instala la fecha del
día en el computador, pero ésta puede ser modificada a fin de colocar en la casilla la fecha real del
movimiento contable de egreso. En esta Versión al igual que en el formulario de Ingresos,
encontrará la novedad que, pulsando la flecha al costado de la fecha, se desplegará un calendario
que le permitirá insertar la fecha deseada sólo incursionando en él.

Después de la fecha, el salto siguiente es al “Rut” del proveedor a quien se le está haciendo el
pago y luego pasa al “Tipo de Documento” (Deberá haberse llenado previamente la tabla “Tipos
de Documentos” al final del Menú Ingresos) a continuación el “Número” de dicho documento y
finalmente debe ingresarse la “Fecha” del documento individualizado, idealmente sugerimos
ingresar la fecha de vencimiento del mismo. Con estos antecedentes se ha completado la
información para el archivo maestro de proveedores que se podrá utilizar para solicitar un listado
de los pagos realizados a un mismo proveedor (Menú Consultas, Opción Egresos por Rut) como también
facilitar el manejo de la Cta. Cte. de cada proveedor (Menú Control de Cta. Cte.).

Luego debemos digitar el nombre a quien estamos haciendo el pago, sea este persona natural o
empresa que debe concordar con el Rut que ingresamos anteriormente y a continuación, una glosa
que señale lo que estamos cancelando, idealmente en esta glosa, es interesante establecer,
nuevamente, el Documento y Número de lo que estamos pagando para que se refleje en los
listados de “Libro de Egresos” y “Listado de Egresos por Ítem”.

De allí el cursor saltará al cuadro de detalle y lo primero que solicitará es el ítem o cuenta a la que
se debe asignar el gasto, para una búsqueda rápida y un despliegue del plan de cuentas, presione
F1 y aparecerá el listado con el plan de cuentas completo, Nota: Al desplegarse el listado de las
cuentas, note que el cursor estará situado en el campo de búsqueda, pudiendo proceder a ella por
una de las 2 condiciones ofrecidas: Nombre de la Cuenta o Código (número de la cuenta), si
prefiere recorrer manualmente el listado, deberá trasladar el cursor a una de las cuentas y recorrer

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Última Actualización 26/12/2012

el listado mediante las herramientas ofrecidas: Barra del extremo derecho o flechas de
desplazamiento del teclado.

Si utiliza el mause, con un doble clic en la cuenta requerida, esta quedará impresa en el formulario.
Sólo queda señalar el valor del egreso y estaremos saltando al detalle de la forma de pago. En el
casillero “Banco”, se desplegará el nombre del banco que, previamente, hayamos ingresado en el
Menú Conciliación, Opción Bancos, con lo que un clic sobre el nombre del banco al que
corresponda el cheque con que se está pagando, lo dejará registrado en el comprobante,
procederemos luego a ingresar el número del cheque, número correlativo que el propio sistema
presentará opcionalmente ya que mantiene un control de la correlatividad de los cheques emitidos
y que Ud. podrá aceptar o corregir, la fecha de giro del mismo y la fecha de vencimiento, finalmente
ingresaremos su valor. El sistema, con este proceso, podrá señalar en listados específicos (Menú
Consultas, Opción Consulta Cheques a Fecha (Egresos)), la totalidad de documentos a fecha que existen
en el sistema, tanto por concepto de Ingresos como de Egresos. En el caso de que el pago sea
realizado en dinero efectivo, omita el paso por el casillero banco y digite el valor directamente en la
casilla Valor, también puede crear un “Banco” llamado Dinero en Efectivo.

Finalmente, presionamos el botón grabar para dejar incorporado el documento en el sistema.

COMPROBANTE DE PROVISIONES - Menú Ingresos, Opción Provisiones

Este formulario, similar a los anteriores, cumple un rol de enorme importancia en la administración
de dineros en las comunidades de edificios. En efecto, por causa de la forma de operación de los
presupuestos de las comunidades, es necesario, con frecuencia, provisionar fondos para enfrentar
gastos de consideración que no pueden ser abordados con el presupuesto mensual. Es también
frecuente, olvidar reembolsar estas provisiones una vez realizados los gastos o en otras ocasiones
no queda claro como informar adecuadamente de sus resultados.

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla permite ingresar una provisión, cobrarla en las minutas de cobranza de gastos
comunes sin aumentar el monto del gasto mensual del edificio (no es un gasto), guardar en un
archivo los detalles y el monto provisionado, a fin de tenerlo presente y posteriormente, una vez
realizado el gasto, mediante emisión de comprobantes de egresos (que se descuentan en los
gastos comunes como parte del proceso normal de cálculo del gasto mensual), es reembolsado en
una minuta de cobranza de gastos comunes posterior, pero con valor negativo (reembolso a favor
de cada unidad), devolviendo los valores pagados dos veces por cada unidad.
El ingreso de información a este formulario es muy elemental y similar al del comprobante de
egreso por lo que no es necesario abundar en mayores detalles.

Sólo haremos una reseña del uso de la opción de reembolso, procedimiento necesario para
regularizar, contablemente, el uso de una Provisión: Para activar la opción de reembolsar dineros
correspondientes a una Provisión ya cargada en alguna Minuta de Cobranza de Gastos Comunes,
debemos llamar al Comprobante de Provisión requerido y presionar el botón “Eliminar” y se abrirá
el siguiente cuadro de diálogo:

El cuadro de diálogo mostrado nos da dos opciones:


• Eliminar y enviar a prorrateo
• Eliminar completo

Eliminar y enviar a Prorrateo, hace que, el valor señalado en el Comprobante de Provisión sea
enviado a la Minuta de Gastos Comunes, en el mes y año indicado, pero con signo negativo
(Reembolsa o devuelve el valor a los comuneros) y hace desaparecer o elimina el contenido del
Comprobante.

La Opción Eliminar completo, hace, precisamente eso, elimina completamente el contenido del
Comprobante sin reembolsar el valor a los comuneros.

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Última Actualización 26/12/2012

GASTOS EXCLUSIVOS DE LA UNIDAD


Menú Ingresos, Opción Gastos Exclusivos de la Unidad

Esta pantalla permite ingresar, como su nombre lo señala, gastos que se cobrarán, exclusivamente
a una unidad específica. Ello significará que la cobranza especificada en este formulario, aparecerá
en la minuta de cobranza de los gastos comunes, pero sólo en la que se imprimirá para la unidad
declarada y luego, cargará, en la cuenta corriente individual de la unidad dicho valor. Esta pantalla
es muy útil para cobros como multas, reposición de elementos rotos por el usuario de la unidad, y
cualquier otro tipo de cobros especiales no frecuentes.

Su uso es tan simple como indicar en la pantalla el número de la unidad, la glosa describiendo la
cobranza que se está realizando y finalmente el valor de la mencionada cobranza. Al final del
formulario, aparece una casilla con el total de los gastos exclusivos cobrados a diferentes
unidades, total que se suma automáticamente.

Esta pantalla exhibe también una opción (Repetir Mes Anterior) para repetir cobros en ocasiones
en que estos son reiterados por varios meses (cuotas de aportes extraordinarios, por ejemplo), con
dicha opción, es posible repetir la unidad, la glosa y variar el valor si fuere necesario.

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Última Actualización 26/12/2012

GASTOS EXCLUSIVOS A FONDO DE RESERVA


Menú Ingresos, Opción Gastos Exclusivos a Fondo de Reserva

Esta pantalla funciona igual que la anteriormente descrita, sólo que en esta pantalla deben
incorporarse aquellos valores de cargo exclusivo a una unidad pero cuyo monto tiene como destino
el Fondo de Reserva y que se verá reflejado en la pantalla “Monto del Fondo de Reserva” en el
Menú Ingresos.

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Última Actualización 26/12/2012

VALORES A PRORRATEAR (NO SON GASTO)


Menú Ingresos, Opción Valores a Prorratear que no son Gastos

Esta pantalla permite incorporar en la minuta de cobranza de los gastos comunes y en las cuentas
corrientes individuales, algunos valores que, debiendo ser prorrateados y cobrados a los
comuneros, sin embargo, no constituyen gastos, es decir, no han sido registrados en ningún
comprobante de egreso y tampoco ha sido girado un cheque de pago. Como ejemplo, podemos
mencionar algún tipo de provisión especial, recaudación de algunos tipos de fondos de reserva,
operación, ornato, alhajamiento, etc. Y especialmente reembolsos (valores con signo negativo).

Su operación es muy simple, sólo hay que señalar el mes y el año en que debe ser cobrado el
monto, y luego describir la glosa o descripción del cobro y su valor. El sistema se encargará de
prorratear el valor o los valores indicados en la pantalla, señalarlos adecuadamente en la minuta de
cobranza individual, no lo sumará al gasto mensual total del edificio y proporcionará un listado con
los valores que fueron prorrateados en el mes.

INFORMACIÓN
Menú Ingresos, Opción Información (Gastos no Prorrateables)

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla permite hacer, exactamente lo contrario que la anterior, es decir señala montos que
han sido gastados efectivamente pero que, por la naturaleza del gasto no se prorratea (combustible
para calefacción, combustible para agua caliente, etc.). Es decir se efectuó un gasto que se suma
al gasto mensual total del edificio pero no se prorratea porque ese valor se cobrará por medio de
medidores, fichas u otro sistema similar.

En resumen, esta pantalla informa que se realizó un gasto, que este gasto influirá sobre el gasto
total de la comunidad, pero que su recuperación será efectuada mediante otros canales y no por
prorrateo en la minuta de cobro de gastos comunes.

Su utilización es muy simple, al mes y año solicitado y que corresponde a la fecha en que se
cobrará el gasto, debe agregarse la descripción del mismo y su valor. Pueden agregarse tantos
gastos como sea necesario y los indicará, separadamente, en la cobranza. Finalmente,
proporciona un listado con los gastos incluidos en esta pantalla cada mes.

TIPOS DE CONSUMO
Menú Ingresos, Opción Tipos de Consumos

Esta pantalla permite ingresar un plan de códigos y descripciones para controlar medidores y
pagos por diversos tipos de consumos generales, como por ejemplo, calefacción, lavandería,
sauna, agua caliente, etc. El llenado de este formulario es simple, debe ingresarse un código
correlativo y a continuación una descripción del servicio, por último debe señalarse si este servicio
será cobrado mediante lectura de medidores o simplemente por fichas u otros medios, ello
permitirá al sistema llevar un control de medidores o en su defecto, controlar la cantidad de fichas
adeudadas por cada unidad o ambos métodos en forma paralela.

Pueden incorporarse tantos servicios como sean necesarios en la comunidad.

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Última Actualización 26/12/2012

GASTOS DE CONSUMO GENERAL - Menú Ingresos, Opción Gastos de Consumo General

Esta pantalla, es de una enorme versatilidad puesto que tiene tres presentaciones diferentes que
dependerán de las necesidades que se tengan que abordar y que serán manejadas conforme las
especificaciones que se hayan ingresado en la pantalla “Tipo de Gastos”. La primera presentación
corresponderá a la del formulario inicial en la que describiremos las características del gasto que
vamos a trabajar.

Como es habitual y por condiciones de operación del sistema, la primera consulta a resolver es el
mes y año de cobro de los gastos que vamos a trabajar. Inmediatamente después, ADMEDIF
7.0.nos solicitará determinar la torre asociada a esta pantalla, de no señalar una torre asociada, la
información digitada quedará asociada a la “Torre 0” y por lo tanto no será procesada. Luego nos
pedirá que especifiquemos el tipo de gasto que vamos a trabajar. Una barra de opciones permitirá
que, al presionar la flecha del lado derecho, se desplieguen los distintos servicios que están
presentes en el edificio. Seleccionado el servicio, con un ENTER, el sistema ubicará a todas las
unidades del edificio, sus medidores y si es el caso, sus lecturas anteriores, eso en el caso de
servicios cobrados por lectura de medidores.

En este caso, se abrirá una sub-pantalla donde estarán listadas todas las unidades del edificio y
con las siguientes columnas: lectura anterior; lectura actual; consumo y valor. En la primera
columna, si se trata de un edificio nuevo, consideraremos el número 0 como lectura inicial o
anterior y a continuación digitaremos la lectura actual, el sistema calculará el consumo y dejará el
monto a pagar en 0. Una vez concluida la digitación de todos los medidores, el propio sistema
traspasará los totales finales de “consumo” a la casilla “Consumo Total” y nos quedará digitar en la
casilla “Monto Total” el valor pagado por el combustible o energía necesarios para proporcionar el
servicio. A continuación presionemos el botón “Leer”. A partir de estos parámetros, el sistema
calculará el valor de la unidad de medida (M3, Kw, etc.) lo multiplicará por el consumo y asignará a
cada unidad el valor correspondiente, traspasando a la minuta de cobro de gastos comunes, las
lecturas anterior y actual del medidor, el consumo y monto a pagar, incluyendo este último
concepto en la cuenta corriente individual de la unidad.

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Última Actualización 26/12/2012

Ahora bien, si el servicio que vamos a trabajar es uno que debe ser cobrado por fichas
consumidas, como por ejemplo la lavandería, de acuerdo a los códigos ingresados en la pantalla
“Tipo de Consumos”, luego de ingresar el tipo de servicio, se abrirá la sub-pantalla pero con una
configuración diferente, se desplegarán todas las unidades y se mostrarán dos columnas
importantes: “Cantidad” y “Total”, la primera llevará el número de unidades de medida o fichas
(podrían ser vales, registros en un libro, etc.) y la segunda señalará el valor correspondiente a
pagar por la unidad. Concluida la digitación de las fichas o similares usadas por los comuneros,
trasladaremos el total resultante a la casilla “Consumo Total” y en la casilla “Valor Unitario”
incorporaremos, precisamente, ese antecedente, el valor unitario de cada ficha, vale o similar.
Luego, presionando el botón “Leer”, ADMEDIF 7.0.7, calculará el valor a pagar por cada unidad y,
como en el caso anterior, lo trasladará a la minuta de cobranza de gastos comunes, señalando el
servicio, el número de fichas y el valor a pagar y además registrará en la cuenta corriente individual
de la unidad, la glosa y valor a pagar, además por supuesto, de la fecha en que se originó el
cobro.

No olvide grabar sus digitaciones al finalizar.

BANCOS - Menú Ingresos, Opción Bancos

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla permite ingresar todos los bancos comerciales existentes en la ciudad o el país. La
intención de esta planilla, es tenerlos disponibles para los efectos de no tener que escribirlos cada
vez que se solicita en el Comprobante de Ingreso, sino que llamar a la tabla y tenerlos pre escritos.
Es importante tener presente al momento de escribir la información en esta pantalla, escribir el
nombre del banco sin anteponer la palabra ”banco”, ya que esta está escrita por defecto en los
formularios de ADMEDIF 7.0.por o que al poner la palabra banco, saldrá impresa como “Banco
Banco de Chile”, por ejemplo.

CÁLCULO DE LA UF - Menú Ingresos, Opción U. F.

Este formulario, además de guardar el valor histórico de la


Unidad de Fomento, permite calcularla, automáticamente a partir
del mes anterior, ingresando la UF del día 9 y digitando el índice
del IPC (valor entregado por el INE y que es el valor porcentual
referencial para efectuar el cálculo). Con estos elementos, este
formulario calculará, en forma automática el valor UF de todo el
mes, desde el día 10 del mes en curso y hasta el 09 del mes
siguiente. También puede ser utilizado como formulario de
consulta para conocer el valor de la UF en cualquier día histórico
(si fue calculada).

En primer lugar debe ingresar el mes de la UF que desea


calcular, en seguida, ingresar el valor de la UF correspondiente
al día 9 de ese mismo mes y finalmente, ingresar el índice de
IPC. Con estos elementos, debe presionar el botón “Calcular” y,
de inmediato, serán calculadas y completadas en la planilla, las
UF desde el día 10 del mes solicitado, y hasta el día ocho del
mes siguiente.

Nota: Para inicializar esta tabla, debe proceder de la siguiente manera: Determinar el mes
correspondiente a dos meses anteriores al mes a calcular; (Por ejemplo, si deseo calcular la UF del mes
de Marzo, debo ingresar primero los datos de Enero y Febrero) En esos dos meses previos, debe ingresar
el mes/año, el valor de la UF del día 9 de ese mes y posteriormente el índice de IPC
correspondiente a ese mes. Luego, presionar el botón “Guardar”; proceder de la misma forma con
el segundo mes y, nuevamente presionar el botón “Guardar”; finalmente proceder igual con el
tercer mes, es decir el que se desea calcular, salvo que en esta oportunidad, se digitará el mismo
valor del índice de IPC del mes anterior y luego, en esta oportunidad, deberá presionar el botón
“Calcular”. Realizado este procedimiento, se deberá haber calculado el valor de la UF del mes
solicitado, el que quedará calculado y guardado.

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Última Actualización 26/12/2012

PRESUPUESTO FIJO MENSUAL


Menú Ingresos, Opción Presupuesto Fijo Mensual

En esta pantalla debe ingresar los valores correspondientes, cuando el criterio de cobro
de gastos comunes de la comunidad señale que éste es por presupuesto fijo mensual
dividido por alícuota, el año, mes y monto del gasto común mensual fijado por la
comunidad. De esta manera, el administrador tendrá una historia de los valores cobrados
mensualmente y permitirá que el sistema incorpore este valor para cuando deba calcular
los gastos comunes de cada una de las unidades del edificio.

SEGURO COMÚN CONTRA RIESGO DE INCENDIO


Menú Ingresos, Opción Seguro

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Última Actualización 26/12/2012

Al igual que en otros ejemplo, en esta planilla el administrador ingresará los valores
correspondientes al seguro común obligatorio. Deberá ingresar el monto pagado y la fecha del
pago. Con estos elementos, el sistema calculará los valores a cobrar a cada unidad y a la vez,
permitirá que el administrador tenga un registro histórico de los montos pagados y las fechas de
pagos de todas las primas del seguro obligatorio común.
Si se omite la digitación de la fecha de pago, el sistema solamente calculará el seguro contra
riesgo de incendio para las áreas comunes. Si además estuviera ingresado el valor de la prima
individual de cada unidad, para que el sistema realice el cobro correspondiente, se deberá ingresar
la fecha de pago junto al monto del seguro. Con este dato (fecha), el sistema buscará la UF de esa
fecha para realizar el cálculo del seguro individual.

MONTO EN FONDO DE RESERVA:


Menú Ingresos, Opción Monto en Fondo de Reserva

Esta pantalla permite ir creando una tabla con los valores de Fondo de Reserva cobrados
históricamente en cada mes de cobro de gastos comunes. En efecto, cuando al sistema se le
señala que dicho monto es un determinado porcentaje del gasto común, conoceremos cuanto paga
cada copropietario individualmente pero no tendremos la suma total cobrada para hacer el depósito
respectivo u otro algún movimiento con esos valores.

Pues bien, esta pantalla suma esos valores individuales y registra el monto total cobrado en la
Minuta de Gastos Comunes por el concepto, entregando así una información necesaria e
indispensable cada mes. También incorpora una columna que incluye el monto de aquellos gastos
exclusivos para fondo de reserva que se han incluido en la planilla correspondiente ya explicada en
página 30.

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Última Actualización 26/12/2012

PANTALLAS DE CONSULTA

CUENTA CORRIENTE (SALDOS MENSUALES POR UNIDAD)


Menú Consultas – Opción Cuenta Corriente

Esta pantalla de consulta, permite visualizar los saldos insolutos de cada unidad por meses y años.
En la pantalla, además se encuentran disponibles los antecedentes de la unidad, del propietario y
del arrendatario. El resultado de la consulta puede ser impreso, para lo cual, solamente presione el
botón imprimir y el detalle a imprimir aparecerá primero en pantalla y luego de su conformidad,
podrá ser impreso, parcial o totalmente. El botón buscar, permite desplegar el listado de las
unidades a fin de seleccionar la deseada, aun cuando al costado derecho se encentra un índice
con todas las unidades y sus propietarios, las que se pueden ordenar alfabéticamente por nombre
o correlativamente por número de unidad, pulsando un clic en la flechita negra que se forma al
colocar el cursor en la barra nombre o unidad.

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Última Actualización 26/12/2012

MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE INDIVIDUAL


Menú Consultas – Opción Cartola

Esta pantalla de consulta, permite visualizar los movimientos mensuales de cada unidad en forma
histórica. El resultado de la consulta puede ser impreso, para lo cual, solamente presione el botón
imprimir y el detalle a imprimir aparecerá primero en pantalla y luego de su conformidad, podrá ser
impreso, parcial o totalmente. El botón buscar, permite desplegar el listado de las unidades a fin de
seleccionar la deseada, aun cuando al costado derecho se encentra un índice con todas las
unidades y sus propietarios, las que se pueden ordenar alfabéticamente por nombre o
correlativamente por número de unidad, pulsando un clic en la flechita negra que se forma al
colocar el cursor en la barra nombre o unidad.

El botón imprimir permitirá visualizar la pantalla para enviar a la impresora o exportarla a Excel o
Pdf y mostrará la totalidad de los movimientos de la cuenta corriente individual. El botón siguiente
permitirá imprimir la totalidad de los comprobantes de ingresos que afecten a la unidad teniendo
también la posibilidad de imprimirse en la impresora local, o exportarse a Excel o Pdf.

CONSULTA CHEQUES A FECHA (INGRESOS/EGRESOS)


Menú Consultas – Opción Consulta Cheques a Fecha

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Última Actualización 26/12/2012

ESTADÍSTICAS DE GASTOS
Menú Consultas – Opción Estadísticas de Gastos

Esta pantalla permite obtener gráficos individuales de cada una de las Cuentas Contables que
compongan el Plan de Cuentas comparándolas anualmente entre distintos años. Junto con mostrar
el gráfico de barras (que puede modificarse por otros tipos bastando para ello hacer doble clic
sobre el gráfico y escoger un nuevo modelo). Junto con mostrar el gráfico, en la parte inferior del
cuadro aparece una grilla que muestra en cifras, los dos años comparados. La eficiencia de este
cuadro dependerá de la calidad y eficiencia del plan de cuentas desarrollado. Por ejemplo es
diferente comparar las remuneraciones totales de distintos meses de dos años diferentes que
comparar las remuneraciones de Juan Pérez en los mismos períodos ya que, para este tipo de
casos, el gráfico es inútil.

Una variación de este mismo listado pero referido a grandes cuentas también puede visualizarse
en la Opción siguiente llamada “Estadísticas de Gastos por Rubro” y que muestra la siguiente
información:

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Última Actualización 26/12/2012

RESUMEN DE GASTOS COMUNES


Menú Consultas – Opción Resumen de Gastos Comunes

Este listado permite imprimir un resumen de todos los gastos cobrados en las minutas de gastos
comunes de todas las unidades de la comunidad. Este listado presentará, automáticamente, tantas
columnas como ítems se estén cobrando ese mes, con un máximo de 15. Este listado permite
presentar una visión del total cobrado a cada unidad en un solo listado.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

RESUMEN DE GASTOS POR MES


Menú Consultas – Opción Resumen de Gastos del Mes

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla muestra el total de gastos del mes que se consulta. Permite visualizar el total de los
gastos por cada rubro, cuanto de ese gasto es proporcional (es decir se prorratea por alícuota) y
cuanto no lo es (es aquel gasto que se cobra por otros medios, medidores, fichas, etc.)

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel.

Al posicionarse sobre un gasto (ej. 100 Remuneraciones) y presionando el botón “Detalle”


podremos visualizar un detalle de todos los Comprobantes de Egreso que han afectado a esa
cuenta, tal como lo muestra el ejemplo siguiente:

RESUMEN DE PROVISIONES POR MES


Menú Consultas – Opción Provisiones del Mes

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla permite visualizar el total de provisiones del mes pendientes de reembolso a la
comunidad a la fecha de la consulta. El botón “detalle”, permite, al situar el cursor sobre una cuenta
específica, desplegar la información de la provisión consultada, con detalle del número del
comprobante de provisión, fecha de emisión, glosa, y monto de la misma. El resultado de la
consulta puede ser impreso, para lo cual, solamente presione el botón imprimir y el detalle a
imprimir aparecerá primero en pantalla y luego de su conformidad, podrá ser impreso, parcial o
totalmente. Si todas las provisiones han sido reembolsadas, esta pantalla deberá estar vacía.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

RESUMEN DE EGRESOS POR RUT


Menú Consultas – Opción Egresos por Rut

Esta pantalla permite listar un detalle de todos los egresos girados a nombre de un proveedor y/o
Rut específico, indicando número del Egreso, fecha del mismo, tipo de documento de respaldo,
fecha del documento, monto y glosa del mismo. Debe señalarse que esta información proviene de
la información contenida en el Comprobante de Egreso del que ya se habló en páginas 19 y 20.

CARTOLA DE CONTROL DEL FONDO DE RESERVA


Menú Consultas – Opción Fondo de Reserva

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Última Actualización 26/12/2012

Esta pantalla permitirá al administrador del sistema, llevar un control manual detallado de los
movimientos de los fondos recaudados por concepto de Fondo de Reserva. Permite registrar los
ingresos y egreso de dineros desde este fondo, de forma de permitir que, a solicitud de cualquier
consultante, se pueda informar en detalle del destino de los recursos recaudados, los intereses
devengados y los giros realizados. El resultado de la consulta puede ser impreso, para lo cual,
solamente presione el botón imprimir y el detalle a imprimir aparecerá primero en pantalla y luego
de su conformidad, podrá ser impreso, parcial o totalmente.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel.

RESUMEN ANUAL DE EGRESOS POR MES


Menú Consultas – Opción Resumen Anual de Egresos por Ítem

Esta Pantalla es el “balance de gastos” de la comunidad. A medida que los meses van
transcurriendo, se van completando las columnas de cada mes, totalizando las cuentas por ítems y
por mes y totalizando las cuentas anualmente. Este listado junto al “Resumen Anual de Ingresos
por Mes”, permiten, en la práctica, tener todo el movimiento anual de ingresos y egresos. El
resultado de la consulta puede ser impreso, para lo cual, solamente presione el botón imprimir y el
detalle a imprimir aparecerá primero en pantalla y luego de su conformidad, podrá ser impreso,
parcial o totalmente.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

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Última Actualización 26/12/2012

Al imprimir esta pantalla, nos ofrecerá un listado como el del ejemplo:

RESUMEN ANUAL DE INGRESOS POR MES


Menú Consultas – Opción Resumen Anual de Ingresos por Ítem

Esta Pantalla es el “balance de Ingresos” de la comunidad. A medida que los meses van
transcurriendo, se van completando las columnas de cada mes, totalizando las cuentas por ítems

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Última Actualización 26/12/2012

de ingresos y por mes y totalizando las cuentas anualmente. Este listado junto al “Resumen Anual
de Egresos por Mes”, permiten, en la práctica, tener todo el movimiento anual de ingresos y
egresos. El resultado de la consulta puede ser impreso, para lo cual, solamente presione el botón
imprimir y el detalle a imprimir aparecerá primero en pantalla y luego de su conformidad, podrá ser
impreso, parcial o totalmente. Es un listad similar al anterior (egresos) tratado aquí.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

CENTRO DE SERVICIOS

El sistema cuenta con un grupo de rutinas destinadas a procesar los distintos cargos por uso de
servicios que pudieran afectar a los copropietarios. En efecto, es cada vez más frecuente que los
edificios otorguen a los usuarios diferentes servicios que deben ser cargados en los gastos
comunes y a la vez reembolsar los ingresos que, por estos conceptos se registran, como por
ejemplo, fotocopias, uso de fax, Internet, bebidas, lavado de autos, etc. A objeto de procesar
adecuadamente estos servicios, ADMEDIF 7.0.provee al administrador de las herramientas para
manejar, tabular, cobrar y reembolsar estos valores o bien inhibir su cobro en la minuta de gastos
comunes y lo explicaremos a continuación:

FAMILIAS DE PRODUCTOS
Menú Ingresos – Opción Servicios – Sub-Opción Familias

En esta pantalla deberán ingresarse las diferentes “familias” de productos que se estén utilizando
en la comunidad. Denominamos familias al grupo de productos que son afines a un mismo
proveedor o a un mismo tipo de prestación, por ejemplo, la familia de fotocopias puede tener como
productos, fotocopias en blanco y negro, fotocopias a color, anillados; la familia bebidas gaseosas,
puede tener como productos a los diferentes sabores que presentan, Pepsi Cola, Orange Crush,
Agua Mineral Cachantún, etc.

Para llenar la pantalla, debemos otorgarle un número de código a la familia y el nombre o


descripción. Podremos incorporar tantas familias como sea necesario.

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Última Actualización 26/12/2012

DETALLE DE PRODUCTOS
Menú Ingresos – Opción Servicios – Sub-Opción Productos

Una vez ingresadas las familias, procederemos al ingreso de los distintos productos que componen
cada una de ellas. Es posible que una familia sólo posea un producto, no es para preocuparse y
suele ser usual. Para ingresar los productos, primero definiremos un sistema de codificación que
sea fácil y ordenado y digitaremos entonces el código que le hayamos asignado, luego un clara
definición del producto para evitar errores de interpretación, a continuación incorporaremos el valor
asignado a cada unidad del producto y posteriormente lo asociaremos a su familia. Finalmente,
procederemos a guardar la información mediante el boton “Guardar”.

SALIDA DE PRODUCTOS
Menú Ingresos – Opción Servicios – Sub-Opción Entregas

En esta pantalla ingresaremos los diferentes pedidos de los usuarios. Mediante la inscripción del
número del recibo, comprobante u otro medio de respaldo y la fecha de la utilización del servicio, el
sistema nos pedirá la unidad causante del gasto. Para ubicarla, podremos usar el número
registrado en el comprobante o bien utilizaremos el sistema de búsqueda tradicional mediante la
tecla F1 y el sistema de búsqueda ya descrito en otras secciones. A continuación ingresaremos los
consumos llamando al producto, también usando la tecla F1 para ubicar el código y nos traerá la

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Última Actualización 26/12/2012

descripción y el valor unitario. Deberemos ingresar la cantidad consumida y el sistema cálculará el


valo total del ítem y así sucesivamente con cada servicio ingresado en ese día. Al finalizar el
ingreso, no olvide guardar la información mediante el procedimiento habitual (Botón Guardar).

DETALLE DE LOS CONSUMOS


Menú Ingresos – Opción Servicios – Sub-Opción Listado de Entregas

A través de este listado, será detallada la información de consumos de cada usuario que hizo uso
del sistema, el que podrá adjuntarse a su Minuta de Cobro de Gastos Comunes o bién extenderla a
solicitud del copropietario. Debe señalarse que, además, los montos aquí señalados, le serán
cargado en la cobranza de Gastos Comunes de la unidad, donde, también, se descontarán los
montos ingresados por servicios en la comunidad. Se adjunta un modelo de la Minuta de Cobranza
para ejemplarizar lo expresado:

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Última Actualización 26/12/2012

LISTADO DE LAS MINUTAS DE COBRO DE


GASTOS COMUNES CON O SIN OPCIÓN DE
REEMBOLSO DE INGRESOS POR CENTRO DE SERVICIOS:

Existe la posibilidad de listar la Minuta de Cobro Individual de Gastos Comunes con o sin el
reembolso de los ingresos del Centro de Servicio. Para ello, en la pantalla de emisión de la Minuta,
hay una opción que dice "Centro de Servicios" = Imprime - No Imprime.

En el primer caso, imprime el detalle de los ingresos del Centro de Servicios y además los
reembolsa a la comunidad. En el segundo caso, no lo imprime ni lo reembolsa a la Comunidad.
Adicionalmente, puede obtenerse un listado con el detalle general de consumo del los usuarios del
Centro de servicios, por ítems acumulados, totalizados y con un Gran Total General de los ingresos
del Centro de Servicios.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCOS
Menú Conciliación Opción Bancos

En esta pantalla debe ingresarse el o los bancos con que opera la comunidad. De esta forma, el
sistema manejará la conciliacion a partir de los propios cheques de los bancos con que opera la
comunidad. Es importante señalar que en el saldo incial, debe registrarse el último saldo conciliado
y que pasará a ser el primer saldo a partir del cual manejará su propia conciliación, ya que, sobre
ese saldo se sumarán y restarán los ingresos y egresos que se generen.

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Última Actualización 26/12/2012

INGRESO DE INFORMACIÓN PARA CONCILIACIÓN


Menú Conciliación – Opción Depósitos

El primer paso para realizar la Conciliación, consistirá en ingresar los depósitos realizados a través
del uso de la siguiente pantalla:

Esto, porque para el sistema, el dinero debe ser considerado una vez depositado y no una vez
recibido, siendo ésta la única forma de conciliar con 100% de certeza en la exactitud de la
información manejada. Este procedimiento nos permitirá contar con un maestro de depósitos
accesibles directamente desde el sistema al momento de conciliar. Para su llenado el “Banco”
aparecerá por defecto si es el único, en el caso de que sean más bancos, deberá buscarse en el
cuadro desplegable, aquel que se va a conciliar; Correlativo, es un número correlativo o no, que
debe incorporar ud., pudiendo ser el número que tiene el comprobante de depósito del banco, esto
porque en la cartola que recibirá, los depositos no vienen numerados, sin embargo el sistema
necesia identificarlo como registro único (pueden haber varios depositos por el mismo valor y
ADMEDIF 7.0.debe saber identificarlos sin posibilidad de confusión) y para ello precisa entonces
un ingreso numerado .

Como Fecha el sistema propone una fecha por defecto y que es la fecha del día de hoy o la que
tiene el computador, sin embargo, debe colocarse en este espacio la fecha real del depósito que,
generalmente, viene inserta en el timbre de caja del Banco. El casillero Monto, corresponde,
exactamento a eso, el monto del depósito, y por último en la Glosa, debemos poner la información
relevante como por ejemplo, a qué departamento o departamentos corresponde el monto del
depósito etc.. Finalmente presione el botón Guardar y habrá grabado el registro.

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Última Actualización 26/12/2012

INGRESO DE INFORMACIÓN PARA CONCILIACIÓN


Menú Conciliación – Opción Cartola

Mediante esta pantalla podremos realizar el proceso de conciliación siguiendo los siguientes pasos:
Primero debe ubicar el Banco sobre el que realizará el proceso de conciliación, con un enter se
situará en la casilla con el Número de la Cartola (generalmente viene numerada en el ángulo
superior derecho del documento) y a continuación, con un nuevo Enter, quedará situado en la
Fecha, donde se debe indicar la fecha de emisión de la Cartola.

A continuación, un nuevo Enter lo dejará posicionado en la casilla desplegable “Tipo”, en ella debe
escoger el tipo de transacción que ingresará a la planilla (Cheque, depósito, cargo y/o abono) si la
transacción a realizar es un cheque o un depósito, al pulsar nevamente Enter, se ubicará en la
columna “Número”, y proceda entonces a presionar la tecla f1 que desplegará una planilla con
todos los cheques emitidos y que están sin conciliar desde donde podrá ud. seleccionarlo mediante
el botón Seleccionar o un doble clic, acto que traspasará a la planilla de conciliacion el documento
seleccionado; en el campo Fecha, debe incorporar la fecha del movimiento en la cartola, luego
debe presionar nuevamente Enter y en el caso del primer registro, debe concluir el ingreso del
registro y pasar a la siguiente línea utilizando la tecla Tab y posicionando el cursor en la línea
siguiente, a partir de este paso, todos los saltos siguientes serán mediante el uso de la tecla Enter.

Concluído este paso, puede imprmir la cartola y ha dado término al proceso de conciliar una
Cartola. Podrá continuar con las siguientes si las hubiera o pasar al paso siguiente que consiste en
la emisión de varios listados, por ejemplo: Saldo Banco, Libro Banco (Conciliación), listado de
cheques emitidos por Banco, Listado de cheques pendientes de cobro (a fecha), Depósitos no
considerados por el Banco, Cheques no conciliados, etc.

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Última Actualización 26/12/2012

En el Menú Concilación existe una opción denominada “Consulta de Cheques”, que tiene por
objeto mostrar toda la información referida a un cheque en especial. Su principal importancia reside
en que a través de esta pantalla puedo conocer, además de los detalles del cheque, la información
de si éste ha sido o no conciliado y en qué cartola si estuviera conciliado. Esta pantalla no es
imprimible por cuanto se ha creado una opción específica para la impresión del cheque el que se
imprime, conjuntamente con el Comprobante de Egreso en la misma página y que se configura con
la pantalla ubicada en el Menú “Procesos”, opción “Configuración del Cheque”.

Menú “Procesos”, opción “Configuración del Cheque”. Esta opción permite configurar la
impresión de los cheuqes que se imprimirán conjuntamente con el Comprobante de Egreso.

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Última Actualización 26/12/2012

INGRESO DE INFORMACIÓN PARA CONTROL DE CTA. CTE.


Menú Control de Cuenta Corriente – Opción Proveedores

Esta pantalla permite el ingreso de los diferentes movimientos que registre la cuenta corriente de
cada proveedor, de este modo podremos entregar información real en forma instantánea. Con esta
pantalla es posible mantener un control detallado y muy actualizado de los movimientos de cada
uno de los diferentes proveedores de la Comunidad. Su utilización es muy simple ya que, a partir
del botón “Agrega”, puede incorporar facturas, con el botón “Cancela” permite cancelarlas y
agregar abonos. Con el botón “Elimina”, es posible eliminar determinados registros de acuerdo a
las necesidades del usuario y con el botón “Modifica”, podemos modificar el contenido de
cualquier registro.

INGRESO DE INFORMACIÓN PARA MANTENCIONES.


Menú Mantenciones – Opción Identificación de Mantenciones

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Esta pantalla permite mantener un seguimiento de los diferentes contratos de manención que
prestan servicios en la Comunidad. Ello hará posible la entrega de información pormenorizada
cuando sea solicitada respecto de los trabajos realizados po los proveedores y los valores
cobrados. Su uso es muy simple y no requiere de mayor información.

OTRAS APLICACIONES DE INTERÉS

UTILIZACIÓN DE LA SEGUNDA ALICUOTA:

En la tercera carpeta de la pantalla "Ingreso de Unidades", existe un casillero destinado a ingresar


el valor de una segunda alícuota o factor de prorrateo. El objetivo de este valor es poder aplicar
una cobranza específica por medio de un prorrateo diferente y paralelo a la misma unidad. Por
ejemplo, si esa unidad debe responder por los gastos comunes de toda la comunidad, su prorrateo
será el que corresponde a sus valor dentro del universo de esa Comunidad, pero, si además debe
tener una cobranza adicional por un gasto exclusivo de la torre (ascensores por ejemplo) y debe
ser prorrateado en un universo diferente, esta vez compuesto por un prorrateo sólo de la torre,
debe aplicarse entonces esta segunda alicuota. El uso de una tercera alícuota se da en algunos
condominios en que, además de los gastos comunes generales y los específicos de la torre en
particular, existen otros gastos en que participan solamente algunas torres o algunas zonas del
condominio. Su uso es idéntico al de la Segunda alícuota.

IMPORTANTE: Para que esta opción funcione correctamente, debe ser señalado en la opción
"Tipo de Gastos" en la cuenta corespondiente, marcando la casilla que dice "Usa 2ª o Usa 3ª
Alícuota".

INCORPORACIÓN DE LOGO PERSONAL

En la Minuta de cobranzas de Gastos Comunes, es posible que Ud. incorpore su Logo Corporativo.
Para ello, deberá crearlo mediante algún programa específico en formato .BMP y guardarlo como
“LOGO.BMP” en el directorio C:\Archivos de Programas\Admedif, o aquel en que,
definitivamente, se haya instalado Admedif, en ese mismo Directorio se encontrará el archivo
Admedif.Ini el que contiene las especificaciones para el tamaño y la ubicación del logo en la
minuta. Las coordenada X e Y iniciales indican, de acuerdo a sus parámetros, la ubicación dentro
de la página. Por defecto viene, como lugar de destino, el margen superior izquierdo de la página.
Las segundas coordenada X e Y, corresponden al tamaño que tendrá la imágen. Por defecto, viene
en tamaño 7 cmts. Por 3.6 ctms.

Existe además un segundo archivo “LOGO2.BMP” que permite poner el logo de su empresa en los
demás formularios. Para realizar la operación, debe hacerlo de la misma forma ya descrita y
modificar las segundas instrucciones indicadas en el archivo “Admedif.ini” que opera de igual forma
que el ejemplo enteriormente descrito.

También puede crear en la misma carpeta un archivo denominado Firma.bmp que permitirá
imprimir al pie de las minutas de cobro de gastos comunes, la firma del administrador siempre que
esta opción haya sido activada en la correspondiente casilla de verificación en el Menu Procesos,

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Opción Datos de la Comunidad, pestaña Minuta. Una vez creado el archivo Firma.Bmp, pruébelo
para observar el tamaño de la firma y regule este tamaño en el dibujo hasta que quede de acuerdo
a su requerimiento.

Para manipular el archivo Admedif.ini, anote las coordenadas originales y, luego de escribir las
nuevas, grabe las modificaciones y ejecute ADMEDIF 7.0.7.

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LISTADOS

MINUTA DE COBRANZA DE GASTOS COMUNES


Menú Listados – Listado Minuta de Gastos Comunes

Esta pantalla permite imprimir la “Minuta de Cobranza de Gastos Comunes” según los parámetros
y necesidades del administrador. En primer lugar se solicita ingresar el mes de la minuta que se
está solicitando y a continuación el año. No hay que olvidar que el sistema está capacitado para
imprimir cualquier minuta de gastos comunes de cualquier fecha anterior, siempre que los datos
del período hayan sido ingresados. Definida la fecha del documento a emitir, el formulario le solicita
el número de la unidad que desea imprimir, si no coloca un número de unidad específico y el
casillero queda en blanco, el sistema las listará todas. (Presionando el signo de interrogación al
lado del número de unidad, el sistema desplegará una pantalla con todas las unidades del edificio,
de forma que Ud. pueda seleccionar la que necesita, recuerde que, como en todos los casos de
listados de ayuda, el cursor queda posicionado en el campo de búsqueda). Al momento de mostrar
el Nº de la Unidad, mostrará también el nombre del propietario en el espacio debajo del casillero
mencionado.

Inmediatamente después, encontrará un espacio para escribir un mensaje en la minuta de


cobranza. Este espacio no tiene un límite de longitud y será impreso, en la unidad seleccionada o
en todas, según lo haya Ud. resuelto conforme a las explicaciones entregadas en el párrafo
anterior. La omisión de incorporar un mensaje en este espacio, inhibe su impresión y no será
considerado en la minuta al momento de imprimirla. En este campo pueden incluirse todo tipo de
documentos de origen Microsoft (Word, Excel, Acces, etc) que desee utilizando el comando
“copiar” y “pegar”.

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Última Actualización 26/12/2012

Más abajo, encontrará dos casillas con el número de unidad y su propietario y esta opción está
dispuesta para permitir ejecutar el listado de minutas de cobro de gastos comunes dentro de un
determinado rango de unidades. Más abajo hay un casillero para indicarle al sistema la fecha que
deseamos imprimir en las Minutas de Gastos Comunes. Esta opción está especialmente diseñada
para ser utilizada cuando el cobro de gastos comunes es por períodos anticipados.

Al costado derecho de esta sección, encontrará una selección para emitir la minuta de cobranza
para cobro o para asamblea. En el primer caso, se imprimirá la minuta, individualmente, con todos
los valores que deben ser cobrados y los prorrateos correspondientes. En el segundo caso,
imprimirá la minuta con todos los valores de gastos del mes, pero sin imprimir el valor del prorrateo
individual.

En un recuadro en el extremo inferior izquierdo de la pantalla, encontrará una selección para definir
el tamaño del papel en que desea imprimir la minuta de cobro de gastos comunes. Más abajo, se
encuentra una opción para imprimir o no los cobros del Centro de Servicios. Cuando se indica la
opción “Imprime”, el sistema imprime la información y el total resultante es reembolsado a la
comunidad proporcionalmente a cada factor de prorrateo, en contrario, si la opción seleccionada es
“No Imprime” el monto de los cobros del Centro de Servicios no son impresos y tampoco son
considerados en a Minuta de Gastos Comunes.

LISTADO DE MOROSOS
Menú Listados – Listado de Morosos

Esta pantalla permite al operador del sistema listar los morosos de la comunidad, tanto para toda la
comunidad, como también individualmente para cada torre que la compone. Para ello, solamente
debemos seleccionar en el espacio señalado como “Torre”, la identificación de la que buscamos o
la que denomina a la comunidad completa para que se presente el listado adecuado. Recuerde
que todos los listados del sistema, serán primero presentados en pantalla antes de ser enviados a
la impresora.

Esta pantalla también permite la opción de imprimir a los morosos a partir de montos mínimos
adeudados, a criterio del administrador. Esta opción ha sido colocada para evitar imprimir en el

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Última Actualización 26/12/2012

listado a aquellos deudores de montos poco significativos y que no son en realidad morosidades,
sino diferencias por reajustes, intereses o diferencias de cambio.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

RESUMEN DE MOROSOS POR MESES


Menú Listados – Listado Resumen de Morosos por Mes

Por medio de esta pantalla, es posible listar un detalle histórico de los deudores morosos a la
fecha. Se debe dejar en claro que no es posible listar un histórico de morosos que tengan sus
deudas canceladas, porque, para el sistema, ya no existen, lo que se listará, son todos aquellos
morosos de larga duración y que, a la fecha del listado, aún se encuentren en esa situación. Para
esos casos, el sistema confeccionará un listado de la morosidad actual y de su desarrollo histórico
desde la fecha que se comenzó a originar la o las deudas.

Para proceder a listarlos, bastará con señalar el año que se busca y el monto sobre el cual no se
desea mostrar deudores.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

CARTOLA DE COBRANZA
Menú Listados – Listado Cartola de Cobranza

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Última Actualización 26/12/2012

Mediante esta pantalla, es posible listar el detalle de la cobranza mensual de gastos comunes de
cualquier mes deseado. Este listado presenta una columna con el número de la unidad, el nombre
del propietario, el factor de prorrateo, el monto del gasto común del mes, los intereses y multas, si
las hubiera, y el total adeudado, luego dispone de tres columnas en blanco, para ser llenadas con
la información de monto pagado, número del comprobante de ingreso y fecha del pago. Al final,
existe una totalización por columnas.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

SALDOS DEL EDIFICIO


Menú Listados – Listado Saldo del Edificio

Mediante esta pantalla, solamente indicando el mes y el año deseado, se puede obtener el
siguiente listado:

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

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Última Actualización 26/12/2012

LISTADO DE UNIDADES PARA CORTE DE LUZ


Menú Listados – Listado Unidades para Corte de Luz

Mediante esta pantalla, solamente indicando la torre deseada (si se deja en blanco asume todas
las torres), se puede obtener el siguiente listado:

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

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Última Actualización 26/12/2012

LISTADO DE UNIDADES
Menú Listados – Listado Unidades

Esta pantalla permite listar las unidades correlativamente, o por nombre del propietario, del
arrendatario o por torres. Para seleccionar el listado deseado, sólo es necesario marcar la opción
correspondiente y aceptar. Adicionalmente, si marcamos la casilla “Listado para asamblea”, emitirá
un listado indicando los antecedentes de la unidad, porcentaje de dominio, número, nombre del
arrendatario y del dueño y un espacio para firmar. Los dos tipos más frecuentes de listados, como
los ya mencionados, son mostrados a continuación:

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Última Actualización 26/12/2012

LIBRO DE CHEQUES COBRADOS Y/O EMITIDOS


Menú Listados – Listado Libro de Cheques Cobrados/Emitidos

Este documento es el Libro Diario, en él se encuentran registrados todos los ingresos, a quien
corresponden, nombre del propietario, banco y número del cheque con que se pagó y finalmente
valor pagado, en el segmento del lado derecho, quedarán registrados el número del egreso, fecha
del mismo, glosa del pago, número del cheque, banco y valor pagado.

En la parte inferior del formulario existen cuatro casillas, dos para ingresos y otras dos para
egresos. En las casillas superiores quedará registrado el valor acumulado de ingresos y egresos y
en las inferiores, el valor de los ingresos correspondiente al período consultado. Recuerde que la
consulta está orientada a una búsqueda entre rangos de fecha, por lo que, lo que será mostrado,
será el movimiento de ingresos y egresos ocurridos entre las fechas solicitadas. Por último, en la
casilla a la derecha de las anteriores, quedará registrado el saldo que se produce de restar los
egresos de los ingresos. Si el procedimiento habitual del edificio es depositar y girar TODOS los
valores a través del banco, este listado será el libro banco y deberá cuadrar con la cartola de su
cuenta corriente, restados los cheques no cobrados. No olvide ingresar los intereses ganados y
egresar gastos bancarios.

Esta pantalla tiene la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

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Última Actualización 26/12/2012

LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS


Menú Listados – Listado Libro de Ingresos y Libro de Egresos

Estas pantallas, permiten listar los comprobantes de ingresos y de egresos por mes y por rango de
fechas. Con estos listados, es posible verificar que todos los comprobantes emitidos durante el
período han sido debidamente contabilizados. En el caso de los ingresos, existe la opción de listar
o no los comprobantes correlativos faltantes, de esta forma es posible detectar cualquier
irregularidad que pudiera afectar la eficiencia del proceso de cálculo de gastos comunes, por
defecto, imprime con correlativos faltantes.

Estas pantallas tienen la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

LIBROS DE INGRESOS Y EGRESOS POR ÍTEMS


Menú Listados – Listado Libro de Ingresos y Libro de Egresos

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Mediante estas pantallas es posible listar los ingresos y/o los egresos por ítem y por rangos de
fechas. Dada la simplicidad de las pantallas no resulta necesario abundar en mayores
explicaciones. Listará los ingresos señalando número del ingreso, fecha, unidad, nombre del
propietario, referencia o glosa del ingreso y valor; en el caso de los egresos, el listado presentará la
siguiente información: número del egreso, fecha, nombre de a quien se paga, glosa del pago,
número del cheque y monto del gasto.

Estas pantallas tienen la opción de exportar el listado a planilla Excel y Pdf.

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