El Dashboard operacional, ¡un gran aliado!

German Montero Alcalá

Se puede tener una excelente configuración de un CMMS,

pero si no se dispone de un dashboard operativo los
esfuerzos para el control de la gestión de Mantenimiento
podrían ser grandes.
Un dashboard, o tablero de control, es una herramienta que
permite ver al mismo tiempo, en una o varias pantallas
(preferiblemente en una), los indicadores claves de una
gestión.
Lo esencial es que los indicadores se vean al mismo tiempo, sin necesidad de hacer clicks u
oprimir botones. Un buen ejemplo es el dashboard de un automóvil, este muestra la
velocidad, la temperatura, las revoluciones del motor y el nivel de combustible al mismo
tiempo. Además, emite alarmas cuando se alcanzan niveles peligrosos de estas u otras
variables.
No es lo mismo tener a la vista, y al mismo tiempo, todas estas variables que tenerlas
disponibles pero que para verlas se deba oprimir un botón. Quizás se nos olvide revisar la
temperatura y no nos demos cuenta que el automóvil se está recalentando, o que se nos
apague porque se agotó el combustible. ¡Estas son indicaciones que siempre deben estar
presentes al conducir!
De igual manera ocurre con los procesos, y la gestión de Mantenimiento es uno de ellos.
Puesto que los dashboards básicamente muestran indicadores claves de desempeño (KPI's),
se pueden también clasificar, al igual que ellos, en estratégicos, tácticos y operativos.
• Los estratégicos tienen que ver con los aspectos globales, normalmente relacionados
con la visión y misión de la organización, acordes con el plan estratégico.
• Los tácticos monitorean indicadores orientados a procesos, a la mejora continua.
• Los operacionales permiten sondear aspectos específicos que requieran ser
controlados, y el nivel de detalle es tal, que para que sean útiles, su frecuencia de
cálculo debe ser muy alta, en algunos casos puede ser diaria o hasta varias veces al
día.
Todas las clases de dashboards son importantes, pero en esta oportunidad voy a escribir
algunas líneas sobre los operacionales.
Dashboards operacionales
¿Qué monitorean?
Los indicadores a mostrar deben ser aquellos que, según la naturaleza del proceso, así
lo requieran, se debe hacer un análisis para determinarlos. Por ejemplo, la cantidad de
avisos emitidos por día podría ser útil para departamentos de Mantenimiento y Producción
que no estén acostumbrados a usar un CMMS para el registro de eventos.
Otros aspectos a monitorear podrían ser los llamados "Peores actores", es decir, aquellos
equipos con mayor cantidad de falla en un período dado. Estos números deberían venir
acompañados de al menos, del modo de falla, causa e ítem mantenible, por ejemplo.
También es común ejecución y planificación de planes preventivos y así, pero repito, se
debe hacer un análisis del proceso para determinar los puntos claves que requieran tomar
una acción en caso de desvíos.
Sugiero hacer consultas con los diversos actores del proceso de Mantenimiento y
Producción, para establecer los indicadores que realmente agreguen valor al momento de
hacer análisis. Hay que tener cuidado de no caer en la cuantofrenia, la locura por los
números o la enfermedad de la medición; llegando a tener indicadores de cualquier cosa,
que solo sobrecargan los dashboards y confundiendo más que aclarando u orientando,
además del consecuente desperdicio de tiempo que se consume desarrollar (recolectar,
calcular, ordenar y analizar) éstos.
¡Es fácil caer en cuantofrenia y lo digo por experiencia propia!
Alarmas
Las variables, donde sea conveniente, deben tener definidos niveles de alarma, que deben
ser mostrados de manera muy visible en la gráfica. Al llegar a dicho punto, se deben tomar
acciones para corregir el desvío.
Es decir, que los indicadores se deben monitorear con una frecuencia tal, que permitan
tomar acciones preventivas, proactivas o tempranas para evitar mayores desvíos y entrar
de nuevo a la zona de control.
Detección de valores falsos, u omisiones
La frecuente revisión de los indicadores también permite detectar valores erróneos o valores
omitidos, ya que dado un indicador con un valor muy distantes del rango normal, es motivo
de sospecha.
Los dashboards operacionales deben ser revisados por especialistas del área y con una alta
frecuencia. Es deber de todos cuidar la calidad del dato, pero especialmente del personal
que trabaja en el área de Confiabilidad e Ingeniería de Mantenimiento.
Construcción de dashboards
Un buen CMMS debe tener las herramientas para la construcción de los mismos, pero son
tantas las variables y, dado que se deben hacer a la medida de las necesidades de la planta,
que es preferible hacer un post procesamiento de la data tomada de estos sistemas.
Lo ideal sería que se usen conectores o extractores automáticos de datos, ajustados para
que a un tiempo determinado se actualicen las tablas de dónde se tomen los datos.
Existen empresas especializadas no solamente en la elaboración de dashboards sino también
prestan servicios en el manejo de una gran cantidad de aspectos para los análisis de
Confiablidad y Mantenimiento basados en la data de los CMMS/EAM's.
Si el número de equipos no es muy grande, digamos menos de 5 mil, podrían construirse
dashboards operacionales con herramientas como MS Excel y MS Access. Por supuesto, esto
tiene un límite, y llegará el momento de usar herramientas más robustas.
Nuevamente, cuando el número de equipos no es muy grande, debería haber un personal
de Confiabilidad o Mantenimiento capaz de crear y mantener los dashoboards para
adaptarlos a las nuevas necesidades o ideas que vayan apareciendo. Con frecuencia el
personal de Informática es escaso y los requerimientos de los usuarios toman mucho tiempo
en ser atendidos.
En todo caso, para lograr construir un buen dashboard, y que la tarea no sea tortuosa, es
muy importante que los datos del CMMS/EAM estén bien estructurados.

En resumen
Hablando sobre los dashboards operacionales
1. Permiten mejor control de la gestión de ejecución de Mantenimiento.
2. Ayudan a tomar acciones tempranas o proactivas para corregir desviaciones
negativas.
3. Ayudan a la detección de errores u omisiones en la introducción de datos al sistema.
4. Se deben actualizar con una relativa alta frecuencia.
5. Debe haber una o varias personas responsables por la revisión constante de los
mismos. Preferiblemente a quienes más le sean útiles los dashboards.
6. Las variables a medir dependen del proceso y sus necesidades.
7. Es deseable que puedan ser modificados por personal de Confiabilidad o
Mantenimiento entrenado para ello.
8. Los datos del CMMS/EAM deben, necesariamente, estar bien estructurados.

Para finalizar, ¡una vez que conocí a los dashboards operacionales, me es difícil trabajar sin
ellos!

Germán Montero Alcalá