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Complementaria
Administración Documental en el Entorno laboral.
Presentado a:
INTRODUCCION
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso
a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización;
los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
EVIDENCIA 3.
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Desarrollo
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
ENTRADA
Nº orden Fecha de
de entrada
entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
Día Mes
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla
para su emisión.
el número de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
SALIDA
3. Correspondencia interna:
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Recepción
Información.
Registro en el Sistema
CORRESPONDENCIA ENVIADA
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Registro en el sistema
Archivo de la correspondencia
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través
de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de
este informe “Administración Documental”