Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
GESTIÓN DE ORGANIZACIONES
EDUCATIVAS
(Dossier)
Compilador: Mc.S. Willy Mendoza Villanueva
1
LA ORGANIZACION EDUCATIVA
Los primeros sistemas de educación en masas surgieron en la segunda mitad del siglo
XIX en diversos países de Europa y en Estados Unidos de América. Desde entonces,
se afirmó el principio de que la instrucción pública era responsabilidad del Estado y no
de la iglesia.
En 1870 se aprobó en Inglaterra le ley Forster, por la cual se creó un sistema estatal
de escuelas, patrocinados por iglesias y por consejos escolares.
Entre los años 1830 y 1860, el gobierno de Estados Unidos de América mandó realizar
la construcción de escuelas y destinaron recursos económicos para impulsar la
educación.
1.2.- Organización
2
La estructura comprende la Educación Formal que se imparte de manera escolarizada
en sus diferentes niveles, ciclos y modalidades (regular y alternativa). Dentro de ésta
última se encuentra la educación permanente que está constituida por el
autoaprendizaje familiar, los procesos de promoción comunitaria en diferentes
disciplinas como salud, educación, agricultura, medio ambiente.
3
2.- LA ORGANIZACIÓN DE INSTITUCIONES
En el tema nos vamos a preocupar por conocer cómo se diseña la estructura de una
organización, en nuestro caso a la organización educativa. Primero aclararemos las
diferentes acepciones del vocablo organización, hasta llegar al estudio de la función de
organización como un proceso para construir la estructura organizativa. Para ello han
de conocerse los principios del diseño organizativo y, a continuación será posible
profundizar en el diseño de la estructura. Finalmente, el estudio de las principales
configuraciones de estructura organizativa se mostrará como la aplicación práctica del
diseño organizativo.
4
Este es el caso del término organización, que puede emplearse con diversas
acepciones. El Diccionario de la Real Academia Española (RAE) incluye dos
significados para el término válidos al hablar de la empresa en general: “acción y
efecto de organizar u organizarse” y “conjunto de personas con los medios adecuados
que funcionan para alcanzar un fin determinado”.
Por tanto, de las definiciones anteriores, se puede observar organizar como el vocablo
organización, incluyen los siguientes aspectos:
Por otra parte, Chiavenato (1999, págs. 94 y 235) basándose en la diferencia entre los
términos administración y organización realizada por Fayol, distingue dos acepciones
para la palabra organización: organización como entidad social, orientada a alanzar
objetivos específicos y estructurada deliberadamente; y la organización como función
administrativa y como parte del proceso administrativo.
En la organización como entidad social las personas interactúan entre sí con el fin de
alcanzar objetivos concretos. Es un concepto amplio que abarca a cualquier actividad
humana realizada con el propósito de alcanzar determinados objetivos, y por tanto, las
instituciones educativas como tal podrían contemplarse desde este punto de vista.
“Proceso por el que los mandos de la empresa –una vez formulados los planes-
combinan los recursos materiales y humanos para establecer una estructura formal de
tareas y autoridad” (De Miguel Fernández, 1993, pág. 425).
5
“La función de organización constituye la segunda fase del proceso de dirección. Así
como la función de planificación genera un objetivo al que ha de dirigirse la empresa,
la función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma
conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema” (Pérez Gorostegui, 1997,
pág. 29) y por organizar entiende “dividir el trabajo entre las personas y los grupos y
coordinar sus actividades” (Pérez Gorostegui, 1997, pág. 30).
6
7
2.3.- Organización formal e informal
Desde esa perspectiva lo ven Koontz y Weihrich (1994, pág. 245), quienes afirman
que “describir una organización como formal no significa que hay algo inherentemente
inflexible o indebidamente limitante en ella”, y continúan diciendo “la organización
formal debe ser flexible. En las organizaciones más formales debe darse cabida a la
discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y
capacidades individuales”.
Por su parte, Chiavenato (1999, pág. 252) considera que la función de organización
consiste en “la determinación de los estándares de interrelaciones entre los órganos o
cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para
lograr los objetivos”.
Este es el caso del director, los administrativos, los profesores, los estudiantes y
finalmente los padres de familia, enuna relación jerárquica dentro la institución
educativa.
8
fluctuación del personal dentro de la empresa y los periodos de descanso en el
trabajo.
Chiavenato (1999, pág. 165) define a la organización informal como “el conjunto de
interacciones y relaciones establecido por los diversos elementos humanos de una
organización”. Según el mismo autor la organización informal presenta las siguientes
características:
Concluimos afirmando, con Pérez Gorostegui (1997, pág. 38), que la organización
informal “no puede ser planificada ni estructurada, por lo tanto lo único que se puede
hacer es conocerla tan bien como se pueda y, en la medida de lo posible, tratar de que
funcione a favor de la organización”.
9
ORGANIZACIÓN
100
Fuera la80institución y de forma no jerárquica
INFORMAL
60
Este
Figura 2: elaboración propia40
Oeste
20 Norte
2.4.- La dinámica organizativa
0
1er 2do 3er 4to
Hasta el momento se ha delimitado el concepto de organización, precisándose que la
trim. trim. trim. trim.
función de organización consiste en un proceso. En este apartado se estudiarán el
proceso organizativo y los principios en que éste se basa. Al comienzo del tema se ha
señalado que la función de organización forma parte de un proceso más amplio, que
de forma resumida puede representarse mediante la siguiente figura 3.
Asimismo el proceso organizativo está influenciado por los factores del entorno,
variables externas o contingenciales y por las variables de diseño, que son las
variables internas de este proceso. Todos estos factores quedan representados en la
figura 4, que muestra el diseño de la estructura organizativa:
10
A su vez las variables de diseño permiten que la función de organización pueda
plantearse como un proceso donde tras la fase de planificación (que definiría los
objetivos de la insitución y las políticas y planes de apoyo a éstos), seguirían las de la
figura 5.
11
Una vez elegidos los valores de las variables de diseño más apropiados para una
organización, se podrá plasmar la estructura más conveniente para ésta en base a sus
circunstancias particulares y las de su entorno. Pero antes debemos estudiar en qué
consisten las variables de diseño (o principios relacionados con el diseño), las cuales
están determinadas por algunos de los denominados principios generales de
administración.
Tanto las escuelas anteriores, como las que no figuran en el cuadro 1 por no haber
enunciado unos principios generales de la administración, plantean los resultados de
los procesos organizativos mediante diferentes estructuras orgánicas u organigramas.
Y esa es la línea que se va persiguiendo, conocer los diferentes modelos de estructura
organizativa.
12
2.4.1.- El diseño vertical
Para ello se plantean algunos principios. Los principios relacionados con el diseño
vertical sirven para diseñar la estructura vertical de la organización, o sea, desarrollan
la línea jerárquica de la organización estableciendo los diferentes niveles jerárquicos.
2.4.1.1.- Autoridad
Para los autores clásicos, la autoridad es el poder formal detentado por una institución
o por una persona en un cargo, poder que le da potestad para “dar órdenes y exigir
obediencia” (Fayol, en Chiavenato, 1999, pág. 212). Es, por tanto, un poder formal y
legitimado, una facultad concedida por la organización a quienes ocupan una
determinada posición frente a otros empleados.
2.4.1.2.-Jerarquía
13
indirectamente implica la existencia de diferentes escalones o niveles ordenados
donde se aplica el principio de autoridad, o sea, gracias a este principio se crea la
estructura jerárquica de la organización. De esta manera, se consigue la
responsabilidad y el control del flujo de trabajo, dándosele prioridad a las relaciones
superior-subordinado. Este principio está relacionado con el de unidad de mando.
Docentes
Padres de familia
2.4.1.3.-Unidad de dirección
2.4.1.4.-Unidad de mando
El concepto de unidad de mando, enunciado por primera vez por Fayol, establece que
ninguna persona debe quedar bajo el mando directo de más de un superior
argumentándose que, en determinados casos, dos o más superiores no se pondrán de
acuerdo en las instrucciones que deberían dar a un dependiente.
Este principio implica que aunque una persona tenga relaciones jerárquicas y
funcionales con varios directivos, siempre deberá predominar la línea jerárquica para
el control de sus tareas, siendo responsable solamente ante una persona. También es
conocido como principio de la autoridad única.
2.4.1.5.-Ángulo de autoridad
Este principio viene a establecer que dada la capacidad de supervisión y control de las
personas, cada superior solamente debe tener cierto número de subordinados para
14
que se les pueda ordenar y controlar con la máxima eficiencia y eficacia posibles.
Mediante el ángulo de autoridad se expresa el número de personas que deberán
depender de un jefe o puesto de autoridad.
La necesidad de coordinar las actividades por parte del superior figura de forma
implícita en el concepto de tramo de control y, por tanto, se insiste en las “relaciones
superior-subordinado que permiten la integración sistemática de las actividades” (Kast
y Rosenzweig, 1994, pág. 250).
El tamaño del campo de control está en relación inversa con el número de niveles de
la organización, y al ampliarse el campo la estructura presentará un aspecto más
plano. Algunas ventajas de las estructuras planas son (de Miguel Fernández, 1993,
págs. 445-446):
15
organigrama. La estructura formal de la organización representa los diferentes niveles
jerárquicos existentes, formando una pirámide tal y como muestra la figura 8.
2.4.1.6.-Delegación
16
2.4.1.7.- Descentralización
17
2.4.2.-Diseño horizontal
Para su diseño nos plateamos algunos principios. Estos principios son además del
principio de la división del trabajo y de la especialización, todos los que derivan de
ellos, constituyendo las pautas fundamentales seguidas por la organización como
respuesta a la menor o mayor división del trabajo y a la especialización funcional y de
las tareas realizadas en la organización.
La división del trabajo fue expuesta por Adam Smith (en De Miguel Fernández, 1993,
pág. 438), quien en su famosa obra “Naturaleza y causas de la riqueza de las
naciones” (An Inquiry Into the Nature and Causes of the Wealth of Nations) decía
acerca de la fabricación de alfileres:
“Un trabajador no preparado para este oficio... podría fabricar escasamente un alfiler
diario y no veinte. Pero en la forma que se realiza esta actividad, no sólo constituye un
oficio específico, sino que está dividido en varias operaciones.... Una persona prepara
el hilo metálico, otra lo endereza, una tercera lo corta, una cuarta lo afila, una quinta lo
pule para fijar la cabeza.... Por tanto, diez personas podrían fabricar más de 48.000
alfileres al día”.
18
Si bien Smith se mostraba partidario de la división del trabajo del operario, fue Fayol
quien introdujo la división del trabajo como principio general de administración, al
considerar que la especialización de las tareas y de las personas servirían para
aumentar la eficiencia. Con posterioridad, Gulick (en Chiavenato, 1999, pág. 97) afirma
que “la división del trabajo es la base de la organización; de hecho, es la razón de ser
de la organización”. En consecuencia, pueden observarse dos frentes: el de la
administración científica que era partidaria de la división del trabajo al nivel del obrero
y el de la teoría clásica, cuya preocupación era la división de la organización en sus
distintos niveles, surgiendo departamentos, divisiones, secciones, etc.
La teoría clásica considera que la división del trabajo puede darse tanto vertical como
horizontalmente. De la división vertical surgen los diferentes niveles de la
organización, con las relaciones jerárquicas de autoridad y responsabilidad ya
explicadas. La división horizontal aparece como consecuencia de las diferentes
actividades realizadas por la organización, surgiendo los departamentos.
2.4.2.2.- Especialización
Como se desprende de la cita de Adam Smith del apartado anterior, éste consideraba
que la eficacia en el trabajo se incrementaba considerablemente cuando los
empleados se especializaban. La idea central de la división en tareas y de la
especialización es que una organización será más eficiente cuanto mayor sea la
división del trabajo en ella.
19
La especialización se da cuando cada tarea resultante de la división del trabajo es
asignada con un carácter permanente a un trabajador o grupo de ellos, de manera que
se hacen expertos en dicha tarea o función. La idea de Urwick (en Chiavenato, 1999,
pág. 103) acerca de la especialización es que cada persona realice una sola función, y
este hecho será el que determine la división especializada del trabajo. Con la
especialización se consiguen los siguientes objetivos:
2.4.2.3.-Funcionalización
El principio de funcionalidad significa que hay que adecuar los medios a los fines de la
organización, de manera que exista una adecuada división del trabajo a los objetivos
de la empresa. En la práctica, el principio implica la definición de las funciones
diferenciadas básicas que se realizan en la empresa, o sea, que las funciones de las
unidades organizacionales se asignarán sobre la base de la homogeneidad de su
contenido. La homogeneidad surge cuando el contenido de las funciones presenta
semejanzas entre sí y, por tanto, cuando en una unidad se reúnen las personas que
estén ejecutando el mismo trabajo, en el mismo proceso, para la misma clientela y el
mismo lugar.
2.4.2.4.-Departamentalización
21
que indica con precisión las relaciones jerárquicas existentes (p.e. un jefe dirige una
sección, un supervisor, un sector, etc.).
Pero también cuenta con los siguientes inconvenientes: exige una mínima cooperación
entre los departamentos; y, no es recomendable en entornos cambiantes e
imprevisibles.
22
Tiene las siguientes ventajas: la responsabilidad queda establecida por los resultados
mediante los productos elaborados o los servicios prestados, lo que facilita la
evaluación de los resultados; ayuda a la coordinación departamental; facilita la
innovación.
Es una estructura empleada tanto en los niveles altos como en los bajos de la
organización. En el primer caso es empleada por grandes empresas con sus
actividades dispersas geográficamente (p.e. división europea, división latinoamericana,
etc.), mientras que en el segundo caso es habitual en los departamentos de ventas
donde se asignan las zonas de cada grupo de vendedores (p.e. Responsable de
ventas en Andalucía, Responsable de ventas en Castilla, Responsable de ventas en
Levante, etc.).
23
Los mayores inconvenientes son que dificulta la coordinación de los aspectos de
planificación, ejecución y control de la organización en su conjunto debido a la
autonomía adquirida por las filiales regionales; otro inconveniente es que al primar
24
5. Departamentalización por proceso: consiste en agrupar las funciones empleando
las fases seguidas por el proceso, por lo que es frecuente utilizarla en los niveles
inferiores de las áreas productivas de las empresas. Antes de realizar la
departamentalización es necesario conocer el flujo del proceso productivo, pues en
base a él se realizará la diferenciación y agrupación, resultando una agrupación
homogénea en el espacio y en el tiempo de los recursos productivos y humanos
necesarios para realizar completamente un proceso. Es adecuado este tipo de
departamentalización cuando la tecnología y el producto son estables y permanentes.
Entre sus ventajas están la adecuación física y asignación racional de los recursos,
haciendo un uso racional de los bienes de equipo que se convierten en el punto de
referencia para realizar la agrupación. Esto, a su vez, conlleva un ahorro económico al
efectuarse de una forma más apropiada el proceso.
inestables.
25
6. Departamentalización por proyectos: se fundamenta en la agrupación en función
de las salidas o de los resultados de uno o más proyectos de la empresa. Es
adecuada en aquellos casos en que la concentración de recursos es importante y
además temporal, y cuando el producto es de gran tamaño (p.e. astilleros,
construcción, etc.). Es también recomendable para productos muy complejos. Para
emplearla se necesita una estructura capaz de adaptarse a las circunstancias, pues es
frecuente que el cliente varíe las especificaciones del producto y, en consecuencia, la
estructura debe ser flexible. Por otra parte, es necesario un alto grado de coordinación
entre los diferentes órganos implicados en el proyecto.
Entre sus ventajas está la orientación hacia unos resultados concretos (el producto
con las especificaciones concretadas); la determinación exacta de plazos y fechas de
ejecución de cada fase del proyecto; la adaptación a la tecnología.
ante su futuro.
2.4.2.5.-Divisionalización
26
La divisionalización implica tanto delegación de autoridad, como responsabilidad sobre
los beneficios (se considera a cada división como un centro de beneficios), razón por
la que una empresa descentralizada puede no estar integrada por divisiones.
2.4.2.6.- Coordinación
Cuanto mayor sea una organización y la división del trabajo de la misma, se puede
deducir que será más necesaria la coordinación. Esta puede definirse como la
“ordenación armónica de las actividades de la estructura organizativa entre las
personas y unidades de un mismo nivel jerárquico o entre distintos relacionados”
(Bueno, 1993, pág. 283).
La coordinación no sólo es un principio, sino que para algunos autores es una de las
funciones del administrador. Fayol considera que dichas funciones son las de
planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar, si bien Koontz considera que dichas
funciones son planificar, organizar, integración de personal, dirección y control y, esa
es la postura adoptada en el desarrollo de este tema.
28
2.4.2.7.-Normalización-automatismo
La acción selectiva o elección por parte de los miembros de una organización puede
reducirse gracias al principio de normalización, o sea, mediante el establecimiento de
reglas o normas universales o bien de procesos programados aplicables a todas las
tareas o fenómenos organizativos. Mediante estos procesos automatizados se podrá
efectuar el trabajo (tanto el administrativo, como el de talleres) empleando unas bases
uniformes y mediante unos procedimientos acordes con las nuevas tecnologías.
Se comprueba, sin embargo, que no siempre los empleados van a estar contentos y
motivados al emplear técnicas cuyo resultado simplemente fuese ganar más dinero, lo
que hace cuestionarse la validez de los estudios de tiempos y movimientos y los
planes de incentivos salariales basados en ellos. Un agravante más fue el experimento
de Hawthorne donde quedó definitivamente demostrado que las recompensas
salariales no eran el único factor determinante en la satisfacción de los empleados de
una empresa.
29
Teniendo en cuenta la postura anterior, podemos comprender que los principios de
diseño vertical y horizontal, que permiten configurar el diseño de la organización, no
sean suficientes puesto que en toda organización surgen conflictos entre las partes
(individuos o grupos de ellos) que primero habrán de evitarse, y segundo resolverlos
en caso de que realmente aparezcan. Es necesario introducir unos principios
adicionales, los relacionados con el equilibrio, que pretenden dotar a la organización
de una estabilidad que ayude a la eliminación de conflictos y colaboren en la
motivación de los empleados.
Debemos recordar dos cosas: en primer término, debido a que las estrategias y los
entornos cambian con el tiempo, el diseño de las organizaciones es un proceso
permanente. En segundo término, los cambios de estructura suelen implicar un
proceso de prueba y error.
En la práctica, a medida que cambian las metas y las misiones, el rediseño estructural
es iniciado de arriba hacia abajo, y a medida que cambia el sistema técnico del grupo
operativo, se procede de abajo hacia arriba. Todo ello lleva a que existan “ estructuras
intermedias y variaciones estructurales ” (Johnson y Scholes, 2001, pág. 371) con todo
un abanico de posibilidades intermedias entre las estructuras puras, que más tarde se
verán, y las reales puesto que éstas últimas van cambiando con el tiempo al ir
incorporándose las nuevas circunstancias del entorno.
1.- La especialización del trabajo está relacionada con el número de tareas que
deben realizarse en un determinado puesto y con el control que el trabajador tenga
sobre ellas. Mintzberg distingue entre:
4.- Adoctrinamiento de los empleados para que conozcan la misión y los objetivos
de la empresa de manera que tomen decisiones acordes con ellos.
Estructura matrix o matricial: es la que guía los enlaces a su conclusión natural, debido
a las interdependencias existentes en la organización, independientemente de las
bases empleadas para realizar el agrupamiento (ver figura 21). Mediante la estructura
matrix quedan equilibradas las bases de agrupamiento al crearse una estructura de
autoridad dual.
33
Teniendo en cuenta los parámetros básicos para el diseño organizacional y las
características del entorno de la organización, el administrador o el responsable del
diseño organizacional estará preparado para diseñar la organización.
Galbraith (1973) resume las dos hipótesis esenciales del enfoque contingente:
34
1.- Edad y tamaño de la institución. Habitualmente se dan las siguientes relaciones:
3.- El medio ambiente o entorno, que se refiere a las características del contexto
externo a la organización, también condiciona su estructura. Cabe hacer las siguientes
consideraciones respecto a la relación existente entre la estructura y el ambiente:
Las estructuras orgánicas resultan las más adecuadas para los ambientes
dinámicos.
Los ambientes complejos necesitan de estructuras descentralizadas.
La diversificación de los mercados es proclive al empleo de la divisionalización.
La hostilidad del medio ambiente obliga a la centralización de las estructuras.
Cuanto mayor sea el control externo sobre una organización, más formalizada
y centralizada será su estructura.
La existencia de conflictos fomenta la existencia de coaliciones que buscan el
apoyo de otros grupos.
35
Por tanto, podemos concluir diciendo que el entorno determina la estructura y el
funcionamiento de las organizaciones, siendo más adecuado para entornos o
ambientes estables los sistemas mecanicistas o cerrados, y los sistemas orgánicos o
flexibles para entornos inestables donde sea necesaria la adaptación continua. Las
características de ambos grupos de sistemas se resumen en el cuadro 4, quedando
representadas en la figura 22.
36
Además de las referencias anteriores a la repercusión del entorno sobre la estructura,
hemos de añadir que existen numerosos trabajos acerca de las influencias del
ambiente y de la tecnología sobre la organización. Entre los más importantes destacan
la investigación de Emery y Trist (1965) sobre los contextos ambientales, la
investigación de Lawrence y Lorsch (1967, 1969, 1970) sobre el enfrentamiento
organización versus ambiente y la investigación de Woodward (1958, 1965, 1970)
sobre organización versus tecnología, cuyos objetivos y conclusiones resumiremos a
continuación.
37
2.5.- Las estructuras organizativas
Además, cuanto más compleja sea la organización más necesaria será la necesidad
de especialistas en las diversas áreas. Éstos constituyen un grupo de analistas, que
cuando desempeñan tareas administrativas también son denominados staff. Planean y
controlan formalmente el trabajo de otros. El grupo de analistas está fuera de la
jerarquía de la línea de autoridad y generalmente se les conoce como la
tecnoestructura, término acuñado por Galbraith.
39
el ápice estratégico por parte del gerente (que en muchas pequeñas empresas
coincide con el propietario).
Este tipo de estructura suele no resistir al paso del tiempo y al aumento del tamaño de
La institución que hará que la estructura derive hacia la burocracia.
Tiene como ventaja su rápida adaptación a las oportunidades del entorno y una gran
flexibilidad organizativa, así como la centralización de las decisiones en manos del
gerente. Entre los inconvenientes están que el gerente no aprecie a tiempo los
cambios, su excesiva dependencia del líder; y que el gerente se dedique a problemas
operativos y desatienda la estrategia global de la empresa y viceversa.
Suele darse en instituciones medianas o grandes, muchas de las cuales han llegado a
su madurez. Mintzberg la identifica con la burocracia de Weber.
40
La burocracia maquinal necesita apoyarse en una gran tecnoestructura para diseñar y
mantener sus sistemas de estandarización, sistemas sin los cuales sería imposible
formalizar los comportamientos y planificar las acciones. De esta forma la
tecnoestructura aumenta su poder (informal, no jerárquico), lo que lleva a cierta
descentralización horizontal que transciende en un impulso hacia la racionalización.
Sin embargo surgen problemas de comunicación y coordinación, al no darse las
condiciones adecuadas para una buena comunicación informal, de ahí que el único
mecanismo de coordinación que realmente funciona es la jerarquía.
Es normal que exista una estrategia global estable y explícita para toda la organización
y que coexistan con ella otras estrategias más fragmentadas y sometidas a un mayor
cambio, lo que permite cierta flexibilidad al modelo. La formulación de la estrategia
global es realizada por el equipo directivo con la colaboración de los profesionales,
mientras que las operativas están en manos de estos últimos.
Una de las principales ventajas de este modelo con respecto a los otros es que el alto
grado de autonomía dado a los profesionales les sirve de estímulo, lo que hace que se
centren en su trabajo, permitiéndole un desarrollo y perfeccionamiento continuados.
En cambio, el centrarse tanto en su vocación y en sus propios objetivos, puede hacerle
olvidar los fines de la organización, planteando problemas de coordinación.
Para concluir, podemos decir que gran parte del prestigio y el éxito de la organización
está subordinado al de sus profesionales, lo que depende en gran medida del grado
de responsabilidad y dedicación individual de éstos.
Mediante este sistema la empresa consigue disminuir los riesgos y, al mismo tiempo,
facilita la búsqueda de nuevas oportunidades. Además, la divisionalización permite a
cada división tener su propia tecnología, así como producir y ofrecer de forma
independiente los resultados de nuestro trabajo.
No constituye una organización integrada ya que las entidades que la componen son,
como hemos señalado, semiautónomas e interactúan mediante la estructura
administrativa central. Estas entidades intermedias suelen denominarse divisiones, y
“ejercen un impulso dominante hacia la fragmentación” (Mintzberg, en Mintzberg y
Quinn, 1993, pág. 388), o sea, tienden hacia la independencia. Es, por tanto, una
estructura formada por la superposición de otras estructuras independientes y cada
una con sus propias características.
Existirá una estrategia general emanada desde el órgano central, que se traducirá en
objetivos de rendimiento para cada división. Por tanto, las decisiones estratégicas se
toman de forma centralizada por el órgano central, y son los directivos del órgano
central quienes la elaboran, mientras que la gestión recae en los directivos de cada
división quienes tomarán decisiones operativas o de gestión, las cuales están
descentralizadas. Estos rendimientos se emplearán para evaluar y controlar a cada
división, de ahí que el mecanismo de coordinación empleado sea la estandarización
de resultados. Asimismo, el control de los rendimientos individuales permitirá al órgano
central la asignación de recursos entre las mismas.
Entre las ventajas del modelo están que al centrarse cada división en un sólo producto
o cliente, pueden conocer mejor las tendencias del mercado y se adaptarán a él más
rápidamente. Por otra parte, la independencia de las divisiones disminuye y reparte el
riesgo.
43
Pero también tiene algunos inconvenientes como que el sistema de objetivos y control
de resultados puede llevar a las divisiones a preocuparse más de los resultados a
corto plazo, olvidándose de desarrollar estrategias nuevas e innovar. Otro problema
surge cuando el negocio de unas divisiones dependa de las otras, lo que podría
alargar el mantenimiento de una división que, de haber sido independiente, se habría
clausurado.
Por otra parte, resulta que a medida que el entorno se vuelve más dinámico e
impredecible es más complicado establecer objetivos estables de rendimiento.
Finalmente, la ventaja concedida a los objetivos cuantitativos, fundamentalmente
económicos, y la presión de su control, hace que demasiadas veces se olviden otro
tipo de objetivos.
2.5.5.-Organización innovadora
44
la organización, de acuerdo a la experiencia y necesidades de cada proyecto, y donde
existe descentralización tanto vertical como horizontal.
En cuanto a los inconvenientes nos encontramos con que a medida que la empresa
envejece, se tiende a una cierta burocratización de su estructura y estandarización de
sus productos, perdiendo capacidad innovadora. En segundo lugar, la gran flexibilidad
y poca definición de su estructura puede crear confusiones y ambigüedades,
propiciando el conflicto interno. Además, la participación y el trabajo en equipo hace
que las decisiones sean más lentas de adoptar. Otro inconveniente es el desequilibrio
en la carga de trabajo que surge de la dificultad de predecir los proyectos que se
llevarán a cabo y la magnitud de éstos. Un último inconveniente es que el control de la
evolución de los proyectos es muy difícil, requiriendo mucha dedicación por parte de
los directivos.
45
2.5.6.-Organización misionaria
Este tipo de organización tiene una estructura sencilla y poco definida formalmente,
con poca especialización en los puestos de trabajo, con una división del trabajo difusa,
y escasa diferenciación entre los diferentes niveles organizativos y funciones de éstos.
Todo ello se debe a que la guía de acción de esta organización se basa en su
ideología, que les hace mantenerse unidos. A través de la socialización, y más
específicamente mediante el adoctrinamiento, cada miembro conoce sus
competencias ya que pueden así identificarse con las creencias que comparten y les
identifican.
Finalmente, podemos decir que esta configuración es atípica y que surge como
consecuencia de una cultura demasiado aferrada o poderosa y capaz de influir sobre
los comportamientos de los integrantes de la organización.
46
2.5.7.- Organización política
47
2.5.8.- Nuevas formas organizativas
“Una tienda o servicio completo (one-stop shop) es una organización que crea un lugar
físico real para canalizar todas las solicitudes de los clientes” (Johnson y Scholes,
2001, pág.374), ofreciendo todos los servicios y coordinando los distintos servicios
ofertados.
48
Otras organizaciones deciden crear una “tienda de mediación (one-start shop)”
(Johnson y Scholes, 2001, pág.374), desde donde también se tramitan las solicitudes
de los clientes. En este caso la tienda se encarga del diagnóstico de las necesidades
del cliente para conducirle al proveedor más adecuado a sus necesidades.
Por último, una tercera alternativa (figura 37) consiste en un servicio en red donde los
clientes pueden acceder a todos los servicios de la empresa a través de cualquier
miembro de la misma. Esto conlleva dos aspectos a tener en cuenta, que todos los
miembros además de poseer la información “sean capaces de emplearla y, por otro
lado, que estén dispuestos a vender los productos de otros proveedores y a colaborar
con ellos” (Johnson y Scholes, 2001, pág.374).
49
2.6.- Los organigramas
Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y
utilidad para institucións, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas,
etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer
cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno
de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las
clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea
más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características
generales.
2.6.1.-Tipos de Organigramas
2.6.1.1-Por su naturaleza
2.6.1.2.-Por su finalidad
2.6.1.3.-Por su ámbito
Ejemplo:
51
2.6.1.4.-Por su contenido
Ejemplo:
52
Ejemplo:
53
2.6.1.5.-Por su presentación o disposición gráfica
54
o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se
recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.
55
o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de
mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo
círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las figuras.
56
2.6.2.-Característica
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen
las siguientes:
57
Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la institución, mejor de lo que podría hacerse por medio de
una larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
institución, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio
de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la
institución.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integran a la organización.
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos
no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era,
más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los
organigramas se vuelvan obsoletos.
58
2.7..-Organización De Tipo Línea-Staff
Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos
principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad, ya que ésta
es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir,
recomendar, asesorar y prestar servicios especializados.
El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el
hombre del staff necesita la línea para aplicar sus ideas y planes.
Servicios
Consultoría y asesoría
Monitoreo
Planeación y control
Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el
más bajo al más alto.
Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante
un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única.
En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada
vez más esfuerzo y dinero a la administración debido a los gerentes adicionales, el
staff que los asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales,
más los costos de las instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles
departamentales complican la comunicación. Una institución con muchos niveles tiene
mayores dificultades para comunicar. Objetivos, planes y políticas en sentido
descendente por la estructura organizacional que aquella en que el gerente general se
comunica directamente con sus empleados.
61
El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una
institución y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas
que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios de la institución, o peor aun de una misma
sección.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que
globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.
62
2.8.1.4.-Funciones básicas
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la institución
para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil óptimo o ideal
del funcionario que debe ocupar un cargo.
Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere
para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy
difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido
63
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más
adecuado en el proceso de selección.
Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que
lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del
formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una
actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre más rápido se pueda llenar un
formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) Más rápido se obtiene la información
requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.
Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la instituciónrial) que
recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.
Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir
adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un
software en una institución se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar
paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación
del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste
del plan de desarrollo del personal de la institución.
Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una
breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se
debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre
la institución, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como
las copias si las tiene.
64
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la institución se deben
describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar
como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la
descripciones de las acciones a seguir, etc.
2.8.6.-Reglamento laboral
Este documento también se conoce como “el reglamento interno de trabajo” y el cual
reúne un grupo de normas que de una u otra manera delimita la normal convivencia
laboral dentro de la institución. Esta normatividad incluye las prohibiciones en el
comportamiento dentro de la institución, comportamiento fuera de la institución que
afecten la imagen o los intereses de la institución, el nivel de gravedad de las faltas y
las posibles repercusiones de las acciones índole disciplinaria que tomaría la
institución en cada caso.
65
Se debe enfatizar en algo que generalmente los que diseñan el reglamento de trabajo
no tienen en cuenta y se centran solamente en lo que no deben hacer los empleados y
cuáles serían sus repercusiones disciplinarias, sin embargo cada vez está tomando
más fuerza en las instituciones que en este mismo documento se describan también
los derechos del empleados cuando es sometido a un proceso disciplinario, bien sea
durante el proceso como también la forma de resarcir al empleado cuando la
institución se equivoca al imponerle una sanción disciplinaria. Esa imparcialidad,
genera un aire de objetividad, de justicia y de confianza, lo cual representa a la
institución un mejor ambiente laboral entre los empleados y una buena imagen al
interior de la institución, que en últimas se puede reflejar en el sentido de pertenencia
de los empleados.
2.8.8.-Dificultades a presentar
68
Bibliografía
69
22. LUSSATO, B., Introducción crítica a los sistemas de organización, Tecniban,
Madrid, 1976.
23. MATURANA, HUMBERTO, FRANCISCO VARELA. (1990). El Arbol del
Conocimiento. Santiago de Chile: Editorial Universitaria, 7ª ed. [ Links ]
24. MINTZBERG, H. y QUINN, J.B., El proceso estratégico: conceptos, contextos y
casos, 2ª edición, Prentice Hall Hispanoaméricana, México, 1993.
25. MINTZBERG, H., Diseño de organizaciones eficientes, El Ateneo, Buenos
Aires, 1991.
26. MINTZBERG, H., La estructuración de las organizaciones, Ariel, Barcelona,
1990.
27. MORIN, EDGAR. (20021). Introducción al pensamiento complejo. Barcelona:
Editorial Gedisa S.A. Cuarta reimpresión. Página Virtual:
http:/www.icfes.gov.co/pensa/index.htm [ Links ]
28. MOTTA, RAUL D. (2001). Complejidad, educación y transdisciplinariedad.
Cátedra Virtual, 2001: http:/www.complejidad.org/index.html. [ Links ]
29. PEREZ GOMEZ, ANGEL I. (1998). La Cultura Escolar en la Sociedad
Neoliberal. Madrid-España: Ed. Morata. [ Links ]
30. PÉREZ GOROSTEGUI, E., Introducción a la administración de empresas,
Centro de Estudio Ramón Areces, Madrid, 1997.
31. PETERS, THOMAS J., ROBERT WATERMAN. (1982). En Busca de la
Excelencia. Colombia: Editorial Norma. [ Links ]
32. REFERENCIAS
33. RODRIGO ILLERA, C., Fundamentos de economía de la empresa, Pirámide,
Madrid, 1994.
34. SANTANA BONILLA, PABLO. (1997). ¿Es la gestión de calidad total en
educación: un nuevo modelo organizativo?
http://www2.uca.es/HEURESIS/heuresis97/v1n1.html. [ Links ]
35. SCHERMERHON, R., Management, Jonh Wiley & Sons, Nueva York, 1996.
36. SOTO C., MARIA HILDA. (2001). Organizaciones Educativas. Programa de
doctorado en ciencias de la educación, Universidad de La Serena. [ Links ]
37. SUÁREZ SUÁREZ, A., Curso básico de introducción a la economía de la
empresa, Pirámide, Madrid, 1991.
38. TOFFLER, ALVIN. (1998). El shock del futuro. Barcelona: Plaza & Janes
Editores S.A., 15ª ed. [ Links ]
39. ZANGARA, MARIA A. (1998). La incorporación de la nuevas tecnologías de la
información y la comunicación a los diseños curriculares. Algunos temas
críticos. En IV Congreso de Redes Iberoamericanas de la Informática
Educativa. Realizado en Brasilia-Brasil, 20 al 23 de octubre, 1998. [ Links ]
70
TRABAJO DE PRODUCCIÓN
ORGANIZACIÓN EDUCATIVA
71
2.- Elabore un Reglamento interno en base al organigrama planteado.
72