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PRESERVACION A
LARGO PLAZO DE
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
EXPEDIENTES
OBJETIVOS
Que es la preservacion de
archivos electronicos

La preservación digital es el conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar que

la
información digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, máquina o sistema
que se utilizó para su creación, pueda permanecer y seguir usándose en el futuro pese
a los rápidos cambios tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información que
contienen. Con la explosión de las tecnologías de la información cada vez existen más
documentos nacidos digitales y digitalizaciones de documentos que han de ser
preservados manteniendo su integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y
funcionalidades
Estrategias de preservacion
digital
Existen diversas estrategias de preservación digital, aunque no todas ellas son apropiadas,
por lo cual se debe tener en cuenta en el momento de hacer una selección, factores como
el económico, el tipo de dato que se va a almacenar, y el estado del material:

Conservación: es la parte de la gestión de documentos digitales que trata depreservar tanto

el contenido como la apariencia de los mismos.

Copias de seguridad: se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital.

Actualización: se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento

a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos
(porejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo)
Metadatos.En el capítulo seis de esta guía ya hemos hablado extensamente sobrela tipología y necesidad de los
metadatos. También en el momento de laconserva-ción existe un consenso entre los expertos6al afirmar que es una
buena práctica lacreación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o,como mínimo,
crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en lafase de catalogación e identificación.
Además de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir así su recu-peración, existen los metadatos
dirigidos a la conservación del material. Los metadatos deconservación describen los medios para proporcionar acceso
a los datos, junto con aque-llos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservación.
La información que se necesita para compilar unos metadatos destinados a la conser-vación habitualmente se divide
en dos clases [en línea con lo establecido en el ReferenceModel for an Open Archival Information System(OAIS)]7:R
Información sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza téc-nica del objeto que indica al sistema
cómo representar los datos con un tipo es-pecífico y un formato. A medida que las tecnologías de acceso cambian,
estosmetadatos de representación también cambian y necesitan ser actualizados
Preservación de la tecnología.Se basa en la preservación del entorno técnico quehace funcionar el sistema, incluyendo sistemas
operativos,

software de aplicacionesoriginal, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo deestrategia de recuperación
después

de un desastre de objetos digitales que no hanestado sometidos a una conservación adecuada. Ofrece el potencial de tratar con la

obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deterioradomás allá de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a

soportes y formatos deficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin salida, pues ningunatecnología puede mantenerse

funcional de forma indefinida. Esta estrategia nopuede ser llevada a cabo por una institución a título individual debido a los altoscostes que

puede suponer tanto en equipamiento como en personal.R

Migración.Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra,tanto si se trata de hardware

como de software, conservando las característicasesenciales de los datos.

Emulación. La emulación encapsula el comportamiento del software o hardwarejunto con el objeto digital mismo.

Está siendo considerada como una alternativa a lamigración

Almacenamiento.El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos

de almacenamiento van cam-biando. La solución más común a este problema de cambiar los medios de alma-cenamiento

es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento

Mecanismos de preservacion

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Los mecanismo de conservacion a largo plazo propuesto se basan en
cinco elementos principales:
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Utilizacion de formatos de firma longeva:como las firmas AdES,en los
documentos electronicos generados por el gobierno vasco
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Gestion de siclo de vida de la firma electronica: anticipandose de la
caducidad de las firma electronicas mediante el reselladode las misma
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Utillizacion de formatos logevos de documentos electronicos: como PDF
en los documentos generados por el gobierno basco
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Gestion de obsolescencia de los formatos de documentos electronicos:
anticipandose a la obsolescencia de los formatos de documentos
electronicos en cordinacion con el futuro catalogo de estandares
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Custudia en un entorno seguro
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Conservacion de los soportes

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presen-ta uno de los mayores retos a la conservación del

contenido digital. A ello contribuye laenorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad

ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón máshabitual que provoque un fallo prematuro en los
medios.

La moderación de la temperatu-ra y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida útil de muchos soportes
dealmacenamiento

pero el sistema de conservación de soportes debe tener las capacidadesadecuadas incluyendo

Suficiente capacidad de almacenamiento

El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin pér-dida de información y manteniendo la

consistencia e integridad de los documentos,así como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones.

Control de errores: algún nivel de control de errores es normal en todos los sistemasinformáticos de almacenamiento. Dado que

los documentos deben ser almacenadospor largos períodos y a menudo con muy poco uso por parte de personas, el sistemadebe ser

capaz de detectar cambios o pérdida de datos y tomar las accionesapropiadas .

como ya se ha señalado, el proceso de conservación de objetos digitales afecta a todos
los elementos presentes en el ciclo de vida de los mismos. Desde el punto de vista de los
productores es importante tener en cuánta las siguientes recomendaciones en
elmomento
del diseño de los documentos:
Se deberían elegir unos soportes adecuados, que estén respaldados por una
co-munidad de usuarios amplia así como por la industria del software o hardware
y quepor consiguiente se asegure una supervivencia suficiente para permitir que los
datos
sean transferidos a otros soportes, ya sea por el productor o por la institución encargada
de la conservación.
Se deberían escoger unos formatos de ficheros y estándares apropiados.
● La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades
y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya
importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez
jurídica e histórica. Preguntas como ¿Podré recuperar y leer un documento dentro
de 20, 30 o 40 años?… en caso de problemas jurídicos, ¿podré presentarlo como
prueba ante un juez?… ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización
a través de soportes electrónicos?… ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad
técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?…
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● Ahora bien, con ARCE (ARChivo Electrónico) queremos dar respuesta a todo este
tipo de preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos
sobre la materia desde un único programa y servicio… ¿Qué no te hemos
presentado aún ARCE?… pues es el momento de que lo conozcas:
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● ARCE es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los

documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo,
garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y
se podrá demostrar que son auténticos.
ARCE permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbalaNet sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de

documentos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica.

ARCE se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbitos como la tramitación y gestión de

expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental.

ARCE soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en modalidad in-house, es decir,

instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como servicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan

soluciones mixtas, como la instalación en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final.

ARCE es una solución escalable que permite la informatización desde pequeños Archivos departamentales hasta el concepto de

Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario

y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados.

Maneras de guardar los
archivos