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Recursos Humanos
SESIÓN 07, DOMINGO 09 DE ABRIL DEL 2017
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Áreas de
Conocimiento Seguimiento y
Iniciación Planificación Ejecución Cierre
Control
Adquirir el
Equipo
Gestión de
Planificar los Desarrollar el
Recursos
Recursos Humanos Equipo
Humanos
Gestionar el
Equipo
Procesos Generales
◦ Los proyectos no son sólo planillas de cálculos, diagramas de Gantt y
planes. Las personas serán las que harán realidad un proyecto exitoso y de
allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera
apropiada.
Factores Ambientales
de la Empresa
Plan de Gestión
de Recursos
Humanos
Activos de los
Procesos de la
Organización
9.1.Planificar los Recursos
Humanos
Cuando planificamos las necesidades de recursos humanos para realizar las actividades
del proyecto, deberíamos dar respuesta a las siguientes preguntas:
◦ ¿Cómo y cuándo se incorporará cada persona?
◦ ¿Cuáles son sus capacidades actuales y sus necesidades de formación?
◦ ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades?
◦ ¿Cuáles serán los paquetes de trabajo que asignaremos a cada miembro del
equipo?
◦ ¿Cuándo deberá enviar los informes cada persona?
◦ ¿A qué reunión deberá asistir cada uno?
◦ ¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal?
◦ ¿Cómo vamos a proteger al personal de las contingencias externas?
Entradas
Requisitos de recursos de las actividades ◦ ¿Cómo es la estructura de la organización?
◦ La planificación de recursos humanos utiliza los ¿Funcional, matricial, por proyectos?
requerimientos de recursos de la actividad para ◦ ¿Existen convenios colectivos de trabajo?
determinar las necesidades de recursos humanos
◦ ¿Cuál es la distancia que separa físicamente a
para el proyecto.
las personas?
◦ Los requisitos preliminares relativos a los
◦ ¿Qué tipos de poderes existen en la
miembros del equipo del proyecto necesarios y
organización?
sus competencias son elaborados gradualmente.
Tipo de Poder
Factores Ambientales de la Empresa
◦ Formal: posición jerárquica en la empresa
◦ Es necesario conocer en profundidad lo siguiente:
◦ ¿Cómo son las relaciones formales e informales ◦ Recompensas: autoridad para manejar los
premios
en la organización?
◦ Penalidad: autoridad para manejar los castigos
◦ ¿Cuáles son las diferencias culturales o de
idioma? ◦ Experto: se lo reconoce en base a sus
conocimientos y formación
◦ ¿Qué niveles de confianza y respeto existe
entre las personas? ◦ Referente: viene referido por algún superior
◦ ¿Existen alianzas informales entre los
trabajadores?
Herramientas y Técnicas
Organigramas y descripciones de puestos de trabajo Teoría de la Organización
◦ Son la representación gráfica de la estructura de una ◦ Suministra información en la manera en que
organización, es donde se pone de manifiesto la se comportan las personas, los equipos y las
relación formal existente entre las diversas unidades unidades de la organización.
que la integran, sus principales funciones, los canales ◦ Las teorías de la organización aplicables
de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. pueden recomendar ejercer un estilo de
◦ Entre los más usuales tenemos: liderazgo flexible, que se adapte a los
◦ Diagramas Jerárquicos cambios según el nivel de madurez de un
equipo a lo largo del ciclo de vida del
◦ Diagramas Matriciales proyecto.
◦ Formatos tipo texto
Networking
◦ Es la interacción formal e informal con otros grupos
de personas dentro de una organización, industria o ◦ Comunicación efectiva
entorno profesional. ◦ Trabajo en equipo
◦ Correspondencia proactiva ◦ Empoderamiento
◦ Almuerzos de negocios ◦ Liderazgo
◦ Conversaciones informales (encuentros y eventos)
◦ Conferencias especializadas y simposios
Salidas
Plan de Gestión de Recursos Humanos ◦ Puede ser formal o informal, detallado o de manera
◦ Forma parte del Plan de Dirección de Proyecto (PDP). general.
◦ Proporciona una guía para definir, adquirir, dirigir y liberar ◦ Plan para la administración del personal: Se detalla
los recursos humanos del proyecto. cómo se adquirirá el personal, el histograma de
recursos, la política para la liberación y reintegro de los
◦ Plan de Gestión de Recursos Humanos incluye: recursos, los planes de capacitación, la política de
◦ Roles y Responsabilidades: Rol es el cargo o posición reconocimiento y recompensas, los convenios de
que ocupa una persona en cada actividad del proyecto, trabajo, las normas de seguridad laboral, etc.
mientras que responsable es la persona que debe ¿Cuál es el mejor tipo de poder?
lograr que la actividad se desarrolle de manera
adecuada. Cabe aclarar que el responsable podría ser a) Experto
una persona distinta a la que realiza la actividad. b) Recompensa
◦ Tener en cuenta los siguientes aspectos: c) Formal
◦ Rol d) Penalidad
◦ Autoridad
Generalmente se suele pensar que el mejor tipo de poder es el
◦ Responsabilidad
formal, pero esto no es correcto. Por ejemplo, es mucho más
◦ Competencia importante si el DP es reconocido por sus conocimientos
(experto), que si tiene una tarjeta personal que indica que es el
◦ Organigrama del Proyecto: Representación gráfica de
vice-presidente de operaciones.
los integrantes del proyecto y de sus relaciones de
comunicación.
Los mejores tipos de poder son “experto” o “recompensas”,
mientras que el peor tipo de poder es aquel que utiliza la
penalidad y castigos.
9.2.Adquirir el Equipo de
Proyecto
Adquisición Equipos
Plan de Gestión Asignación Análisis de
Negociación Virtuales
de Recursos previa Decisiones
Humanos Multicriterio
Factores Ambientales
de la Empresa
Asignaciones del
personal al
proyecto
Activos de los ACTUALIZACIONES
Procesos de la
Organización Calendarios de
Recursos
Plan de
Dirección del
Proyecto
9.2.Adquirir el Equipo de
Proyecto
Ocurre durante la ejecución del proyecto. El Durante el proceso de adquirir el equipo de
equipo de trabajo es necesario para poder trabajo, el DP deberá:
llevar a cabo una buena planificación. ◦ Conocer qué personas han sido
previamente asignadas al proyecto
¿Cómo planifico sin tener el equipo de
proyecto? ◦ Negociar para obtener los mejores recursos
◦ En los grandes proyectos no se contrata a posibles
todos los trabajadores antes de comenzar ◦ Conocer bien las necesidades y las
con la ejecución; sino que se planifica con prioridades de la organización
los miembros claves del equipo y durante la ◦ Contratar a nuevos trabajadores (internos o
ejecución comienzan a incorporarse gran externos)
parte de los trabajadores.
◦ Conocer las ventajas y desventajas de los
Tomar precauciones con el efecto equipos virtuales
Halo
“Promover a recursos muy buenos
en sus campos técnicos a cargos
relacionados a la Dirección de
Proyectos”
Herramientas y Técnicas
Asignación Previa
◦ Basada en el posible conocimiento y experiencia conjunta de los miembros en otro
proyecto o en asignaciones previas
◦ Es fundamental si se depende de la experiencia de los asignados
Adquisición
◦ Cuando la organización ejecutante carece del personal necesario se pueden
adquirir fuentes externas contratando consultores individuales o subcontratistas
Negociación
◦ Negociaciones con gerentes funcionales sobre plazos y personas
◦ Negociación con otros equipos de dirección del proyecto para asignación de
recursos escasos
Herramientas y Técnicas
Equipos Virtuales
◦ Son grupos de personas con un objetivo común que cumplen con sus roles gracias a
una planificada comunicación virtual ya sea con correo electrónico, video
conferencias, etc.
Calendario de recursos
◦ Documenta los periodos de tiempo que cada miembro del equipo del proyecto
puede trabajar en el proyecto.
◦ Permite la creación de un cronograma final confiable de los no conflictos con los
horarios disponibles de las personas, incluyendo vacaciones y otras posibles
asignaciones.
9.3.Desarrollar el Equipo de
Proyecto
Reglas Reubicación
Actividades de Básicas
Desarrollo del
Capacitación espíritu de
Plan de Gestión Habilidades
equipo
de Recursos Interpersonales Herramientas
Humanos Reconocimiento para la
y Recompensas evaluación
Asignaciones del personal
del personal al
proyecto
Calendarios de
Recursos ACTUALIZACIONES
Evaluaciones del
Desempeño del
Equipo
Factores
Ambientales de la
Empresa
9.3.Desarrollar el Equipo de
Proyecto
Informes de ACTUALIZACIONES
desempeño
del trabajo
Activos de los
Procesos de la Activos de los
Organización Plan de Dirección Documentos Procesos de la
del Proyecto del Proyecto Organización
9.4.Gestionar el Equipo del
Proyecto
ENTRADAS
Registro de Incidentes (polémicas)
Es el proceso que consiste en hacer ◦ Los incidentes surgen durante la dirección del
seguimiento al desempeño de los miembros equipo del proyecto.
del equipo, proporcionar retroalimentación,
resolver problemas y gestionar cambios a fin ◦ Se puede utilizar un registro de incidentes para
de optimizar el desempeño del proyecto. documentar y monitorear quien es responsable
de la resolución de los incidentes específicos en
El equipo de dirección del proyecto observa el una fecha límite.
comportamiento del equipo, gestiona los
conflictos, resuelve los problemas y evalúa el Informes de Desempeño del Trabajo
desempeño de los miembros del equipo. ◦ Dan información sobre el estado actual del
proyecto comparándolo con las proyecciones
Se envían solicitudes de cambio, se actualiza el realizadas.
plan de recursos humanos, se resuelven los
problemas, se suministran datos de entrada ◦ Debe incluir resultados de control de cronograma,
del control de costos, del control de calidad y
para las evaluaciones de desempeño y se
validación del alcance.
añaden lecciones aprendidas a la base de datos
de la organización. ◦ La información ayuda a determinar los requisitos
futuros de recursos humanos, reconocimientos y
recompensas y actualizaciones al plan para la
administración del personal.
Herramientas y Técnicas
Activos de los Procesos de la Organización Conflicto
◦ Certificados de reconocimiento ◦ Es inevitable en proyectos
◦ Boletines informativos ◦ Es causado por muchos factores incluyendo escasez de
◦ Sitios web recursos, prioridades del cronograma y estilos de trabajo
◦ Estructuras de bonificaciones ◦ Son naturales y buscan alternativas de solución
◦ Código corporativo de vestimenta ◦ Son asuntos del equipo
Observación y Conversación ◦ Requiere una actitud de apertura de los miembros del
equipo, para ser resueltos
◦ Se utilizan para mantenerse en contacto con el
trabajo y las actitudes de los miembros del equipo. ◦ Debe abordarse cuanto antes y en privado
◦ El equipo de dirección del proyecto monitorea el
avance en relación con los entregables del proyecto, Gestión de conflictos
los logros motivos de orgullo y los asuntos ◦ Su gestión exitosa incrementa la productividad y
interpersonales. creatividad y mejora las relaciones de trabajo y la toma
de decisiones.
Evaluaciones de desempeño del proyecto
◦ Los objetivos pueden incluir aclarar los roles y ◦ Cuando las diferencias se convierten en un factor
responsabilidades, dar retroalimentación constructiva negativo, los miembros del equipo son responsables de
a los miembros del equipo, descubrir situaciones resolverlas, si se intensifica el conflicto el director de
desconocidas o no resueltas. proyecto debe facilitar una resolución satisfactoria
◦ Desarrollar planes individuales de capacitación y ◦ Debe centrarse en los asuntos y no en personalidades
establecer objetivos específicos para períodos
futuros. ◦ Debe centrarse en el presente y no en el pasado
Herramientas y Técnicas
Habilidades interpersonales
Existen 5 técnicas generales para resolver los conflictos: ◦ El/la directora(a) de proyecto utiliza una combinación de
1. Retirarse/Eludir. Retirarse de una situación de conflicto habilidades técnicas, personales y conceptuales para analizar
real o potencial, posponer el problema para estar mejor la situación.
preparado o para que lo resuelvan otros. ◦ El uso de habilidades interpersonales adecuadas permite a
2. Suavizar/Adaptarse. Hacer énfasis en los puntos de los DP capitalizar las fortalezas de todos los miembros del
acuerdo en lugar de las diferencias; ceder en la postura equipo.
propia frente a las necesidades de otros para mantener ◦ Las habilidades más utilizadas son:
la armonía y las relaciones.
◦ Liderazgo: Es importante en todas las fases del ciclo de
3. Consensuar/Conciliar. Buscar soluciones que aporten vida del proyecto. Existen múltiples teorías que definen los
cierto grado de satisfacción a todas las partes a fin de estilos que se deben usar, según las necesidades de cada
resolver el conflicto de manera temporal o parcial. situación o equipo.
4. Forzar/Dirigir. Imponer el punto de vista propio a costa ◦ Influencia: En un entorno matricial los DP tienen poca o
de los demás, ofreciendo únicamente soluciones de tipo ninguna autoridad directa sobre los miembros del equipo,
ganar-perder, y generalmente hacerlas cumplir mediante su capacidad de influir directamente a los interesados es
uso de una posición de poder para resolver una vital para el éxito del proyecto.
emergencia.
◦ Toma de decisiones eficaz: Involucra la capacidad de
5. Colaborar/Resolver el Problema. Incorporar múltiples negociar e influenciar la organización y los equipos de
puntos de vista y visiones desde diferentes perspectivas; dirección del proyecto (enfocarse en los objetivos, seguir
requiere una actitud colaboradora y un diálogo abierto un proceso de toma de decisiones, estudiar los factores
que normalmente conduce al consenso y al compromiso. ambientales, analizar la información disponible, desarrollar
(Ganar-Ganar) las cualidades personales de los miembros del equipo,
fomentar la creatividad del equipo y gestionar el riesgo)
Salidas
Solicitudes de Cambio ¿Marcaste personalidad? Si fue así, estás culpando a las
◦ Los cambios de personal (por elección o eventos personas y eso no está bien. Las principales causas de
incontrolables) pueden ejercer un impacto sobre el conflicto se originan por problemas de “agendas”,
resto del plan de dirección del proyecto. “cambio de prioridades” y “falta de recursos”. Lo que
suele ocurrir es que debido a estas causas de conflicto, la
◦ Cuando las situaciones de personal afectan al persona puede tener reacciones que afectan su estado
cronograma o presupuesto, puede procesarse una anímico. Deberías tener en cuenta que la última causa de
solicitud de cambio mediante el proceso Realizar el conflicto suele ser la “personalidad”.
Control Integrado de Cambios.
◦ Los cambios pueden incluir asignar a las personas Para una correcta gestión de los conflictos deberíamos
actividades diferentes, subcontratar parte del trabajo realizar las siguientes acciones:
y reemplazar a los miembros del equipo que dejan la ◦ Tratarlos en forma temprana y en privado
organización.
◦ Utilizar un enfoque directo y constructivo
Cuál es la principal fuente de conflicto en los proyectos? ◦ Sólo tomar acciones disciplinarias en última instancia
A. Agenda (Cronograma)
B. Prioridades
C. Costos
D. Personalidad