PROBLEMÁTICA

Viendo el banco de alimentos, se puede describir en pocas palabras como una

organización intermediaria entre grandes corporaciones o incluso personas naturales
que deseen realizar donativos de alimentos, implementos de aseo, papelería, y en
general, artículos de primera necesidad con diversas fundaciones beneficiarias sin
ánimo de lucro que puedan distribuir o poner en buen uso las donaciones recibidas.

Los problemas de una entidad así cubren campos como la falta de voluntariado, calidad
de las donaciones, repartición equitativa de las donaciones y demás, por lo que nos
centraremos en la problemática de la organización: Al ser una entidad con un gran
manejo de inventario, es de vital importancia que esta cuente con una buena
organización al distribuir, recibir, y controlar los paquetes de productos. Cualquier
retraso en esto o pérdida de datos causaría falla en la entrega de productos que
ayudan a diversas fundaciones, o complicaciones internas del Banco mismo, lo cual
impacta negativamente a que el Banco realice su función de puente entre la academia
y las organizaciones del sector privado y público con organizaciones sin ánimo de lucro
cuya meta es ayudar a comunidades vulnerables.
PROBLEMÁTICA CARACTERIZADA
 CAUSAS Y EFECTOS DE LA PROBLEMÁTICA

Causas:

● Obtención de Datos ineficiente: El banco de alimentos guarda gran cantidad de

datos, desde datos referentes al inventario, hasta datos de las fundaciones,
voluntarios, y corporaciones donantes. Varios de esos datos se requieren para la
operación diaria, por ejemplo, está contemplado que cada donación hecha al
banco de alimentos es deducible de impuestos, dependiendo del valor comercial
del producto donado. Para realizar esta operación, se requiere saber la cantidad
de productos donados, la información de la corporación y el valor comercial de
estos. Varias veces este proceso es lento y puede demorar mientras se obtienen
todos los datos.
○ No hay un sistema para manejar correctamente los datos: La causa de la
ineficiente obtención de datos es que muchos de estos se guardan en
medios de dificil acceso (tablas de excel separadas, registros aparte,
incluso a veces formas en papel). Estos medios son poco organizados y
vulnerables a pérdida o edición de la información sin intención.

● Falta de algunos registros de productos: No existe un registro de todos los

productos que pasan por el banco de alimentos.
○ Registro solamente de salida de productos: Los paquetes de donaciones
se registran como tal cuando se entregan a una fundación. Sin embargo,
no todos los productos se entregan como donación: hay algunos que se
encuentran caducados, en estado inservible, o que son usados para
consumo dentro del mismo banco de alimentos. Por lo cual no se
registran todos los productos que recibe el banco.

Consecuencias:

● Inconsistencia o errores con la información proporcionada: Al encontrarse tan

dispersa la información, se dan varios casos en los esta no concuerda con la
realidad, sea porque esta no se almaceno, porque hubo alguna modificación
accidental de la misma, o porque dicha información no se encuentra. Esto causa
retrasos en los procesos del banco de alimentos.

● Desconocimiento de la cantidad de productos usables contra productos

donados: Muchas veces no se conoce la cantidad de cuántos productos se
 descartaron o usaron en el paso por el banco. Estos números pueden influir para
toma de decisiones.

Demoras en obtener información: La información distribuida de la manera actual

demora bastante los procesos de entrega de información cuando se solicitan.
 JUSTIFICACIÓN

Trabajar con el Banco de Alimentos contribuye a varias fundaciones inscritas al mismo.

Al contribuir a solucionar problemáticas que tiene el Banco de Alimentos, se mejora la
recepción de artículos de primera necesidad (aportados por empresas y demás ), y la
distribución de estos a las fundaciones.

Ya que las fundaciones inscritas tienen múltiples comunidades y focos a los que
colaboran, una mejora al banco de Alimentos tendría un impacto positivo a dichas
comunidades.
 CARACTERIZACIÓN DE LA POBLACIÓN

El banco de alimentos de bogotá nace para responder al llamado que el Papa Juan
Pablo II realizó a la humanidad en la Carta Apostólica “Novo Millenio Ineunte”. Ese
llamado, invitaba a dejar una Obra que fuera el sello de la caridad jubilar.

Por esta razón, el 8 de Mayo de 2001, se reunieron el señor Arturo Calle, el señor
Gonzalo Restrepo y el Eminentísimo Señor Cardenal, Monseñor Pedro Rubiano Sáenz,
para crear el Banco de Alimentos de Bogotá. Esta es una Obra que de la generosidad y
el interés de tantos empresarios que buscaban la oportunidad de participar, en un
proyecto con fundamento evangélico y concepción empresarial, para beneficiar
directamente a las personas más vulnerables de nuestra ciudad y municipios cercanos.

Su misión es unir diferentes entes de participación pública y privada, con el fin de servir
de puente entre los que quieren dar y las diferentes fundaciones sin ánimo de lucro que
generan bienestar en la comunidad de bogotá, su fin ser una fundación social
autosostenible líder en la atención a población vulnerable, ofreciendo tanto alimento
como acompañamiento humano y social.

Esta fundación abarca a más de 843 fundaciones sociales, que protegen la

vulnerabilidad tanto de niños como adultos mayores, estas fundaciones adscritas se
hallan a lo largo y ancho de bogotá.

El banco de alimentos cuenta con un personal de más de 96 individuos distribuidos en

las diferentes secciones, tales como; recopilación, despacho, feria, bodega,
administracion. funciona seis días a la semana y se halla ubicada en la dirección Calle
19 A # 32 - 50 Bogotá D.C, Colombia, además cuenta con una infraestructura de dos
pisos y que abarca una extensión de 3600 metros cuadrados.

Ésta organización cuenta con el apoyo de diferentes sectores industriales y

académicos, universidades como la santo tomas, la salle, san martin tienen un vínculo
directo con el fin de pagar horas sociales, asimismo para muchas instituciones
educativas de Bogotá, sectores financieros como el banco caja social, davivienda
ofrecen sus servicios, y productores como colanta, alpina, arturo calle, corabastos y
más contribuyen al propósito de esta fundación.

Para lo recorrido de este año la fundación ha entregado más de 11.000 toneladas de

alimento pero a pesar de todo, el banco de alimentos cuenta con problemas de orden
interno, tanto en lo administrativo como en lo funcional, se dice que “el banco opera de
una forma improvisada” porque muchas cosas y procesos aún no se han concretado de
una forma oficial.
 OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del anteproyecto, no es más que el mejoramiento en el proceso de

recolección de datos, su utilización y su disposición final, generando tanto herramientas
como procesos adecuados para este fin.
 OBJETIVO ESPECÍFICO

Para el mejoramiento del procesamiento de los datos, se sugieren dos parámetros de

análisis e implementación, los cuales son: Adquisición y Distribución de los mismos1.

Por lo tanto, dispuestas las dos fases, el objetivo específico del proyecto es la
construcción de un sistema de comunicación robusto que permita mantener el
inventario de llegada y de salida actualizado en tiempo real. De este modo, se va a
tener certeza de los productos existentes, disponibles y en espera para ser entregados,
lo cual permitiría una mejor organización, optimizando los tiempos de distribución de
todos los productos (especial énfasis en los alimentos perecederos) y, en
consecuencia, mayor calidad en el servicio otorgado a las diferentes comunidades
relacionadas.

1
Sin embargo, la fase de adquisición supera los alcances del proyecto dado que tiene un costo elevado,
y por la naturaleza jurídica de la empresa, su implementación es bastante complicada. A pesar de que
esta fase será desarrollada completamente, se deja la base para su futura implementación de ser
necesaria.
 CONTENIDO DE LA PROPUESTA

Revisando los problemas que posee el banco de alimentos tales como la falta de
voluntariado, calidad de las donaciones, repartición equitativa de las donaciones y
demás, en primera instancia es necesario implementar un sistema de comunicación
robusto que permita mantener el inventario de llegada y de salida actualizado en
tiempo real generando una buena organización al distribuir, recibir, y controlar los
paquetes de productos. Cualquier retraso en esto o pérdida de datos causaría falla en
la entrega de productos, y este a su vez complicaciones internas del Banco mismo; por
lo tanto, este es el punto más importante de la propuesta.

Entonces el primer punto de este sistema se encamina a tener una clasificación de los
productos tales como: “Aseo general”, “Higiene personal”, “Alimentos perecederos”,
“Alimentos no perecederos” y “Consumo líquido”. Es claro que esta clasificación es la
más adecuada ya que permitirá un fácil acceso a cualquier producto, sin importar si es
consumible, o de uso personal, y es independiente de la industria a la que se le vaya a
entregar las donaciones.

Al pensar en la llegada de enormes cantidades de inventario, la entrada de los

alimentos sería medida en toneladas, kilos o arrobas, mientras que los productos de
aseo general pueden venir en cajas o bolsas, y el consumo líquido entrará en canastas,
lo que permite no sólo una rápida diferenciación entre los productos al marcarse la
llegada del inventario, sino que este mismo procedimiento es efectivo a la salida del
inventario, generando una rápida interacción entre los donantes-empleados y
empleados-beneficiarios.

El segundo punto de este sistema es el control de calidad de los productos. Es claro

que esta clasificación es la más adecuada porque, primero, al separar los alimentos
perecederos de los no perecederos permite un acceso más simple a la revisión del
estado de cada alimento independiente de la cantidad que pueda ingresar al banco de
alimentos, además es importante saber que la revisión de los alimentos es más
importante que las demás porque un alimento en mal estado podría generar
enfermedades a las personas beneficiarias de la fundación.

Pero este control no es solamente funcional en el momento de una acción de acceso o

de entrega en los productos. Este sistema también permitirá tener un acceso al
inventario en tiempo real, lo que permitirá controlar el inventario dentro del banco para
la salida de productos a los beneficiarios. Por lo tanto, se requiere la creación de un
sistema de inventariado por códigos de barras, donde se deben tener registrados todos
los productos existentes en la bodega de almacenamiento, ya que este sistema
permite tener un control confiable de los productos que van llegando y al mismo tiempo
los que se van suministrando a las diferentes comunidades.

De este modo, se va a tener certeza de los productos existentes en el Banco, si están o

no disponibles, o en espera para ser entregados, lo cual permitiría una mejor
organización, optimizando los tiempos de distribución de todos los productos (haciendo
especial énfasis en los alimentos perecederos) y, en consecuencia, mayor calidad en el
servicio otorgado a las diferentes comunidades beneficiarias del servicio.

APROPIACIÓN SOCIAL / INNOVACIÓN SOCIAL

Aunque hemos evaluado el contenido de la propuesta y parece ser la más adecuada
para el banco de alimentos, no estamos generando ninguna clase de innovación con
nuestra propuesta. Estamos limitándonos a darle mayor utilidad a las herramientas que
tenemos a nuestro alcance tanto nosotros como creadores de la propuesta, como el
banco de alimentos como propio patrimonio, para mejorar la distribución del inventario,
y controlar los paquetes de productos.

Es importante tener en cuenta que hemos caracterizado la población y la problemática

del Banco y hemos visto que el desarrollo de la propuesta surge como respuesta a una
problemática que no necesita de una innovación tecnológica, ni tampoco posee una
problemática de alto nivel para considerar una innovación más urgente. Sin embargo, si
se desarrolla con éxito la propuesta, el resultado que obtendremos será una mejor
organización, optimizando los tiempos de distribución de todos los productos y, en
consecuencia, mayor calidad en el servicio otorgado a las diferentes comunidades
beneficiarias del Banco.
 METODOLOGÍA

Dadas las dos fases del proyecto, la fase principal, más crítica e implementable es la
fase de Distribución de datos. La distribución de los datos es de vital importancia
porque es la herramienta que va a permitir tener una gestión óptima del inventario del
banco de alimentos. De este modo, para la solución de esta problemática se propone la
creación de un servidor de bases de datos en un esquema de red maestro-esclavo.

El servidor de bases de datos, no es más que un mecanismo óptimo de distribución de

datos que le debe permitir a cualquier cliente acceder, modificar y, en general, realizar
diversas operaciones sobre la o las bases de datos disponibles. Para el caso de
estudio, se hará uso del servidor de bases de datos OpenSource MySQL, ya que
permite una implementación sencilla, rápida y no requiere grandes conocimientos para
su gestión dado que ofrece interfaces de usuario muy intuitivas.

Para el desarrollo del proyecto, se recomienda adquirir un equipo de última generación,

aunque no pasa de una recomendación ya que el consumo recursos no es demasiado
alto, sin embargo sí se requiere un equipo de almacenamiento con capacidad elevada,
probablemente un disco duro externo, el cual debe llevar todo el registro del inventario
y de los movimientos realizados en una operación normal de entrada/salida de
productos.

El servidor de base de datos se debe instalar en cada uno de los equipos donde se
vaya a realizar el inventario. Como se logró observar en algunas visitas, se cuenta con
computadores en la bodega de entrada y en las bodegas de salida, lo cual facilita
enormemente su posicionamiento, ya que permiten hacer el inventario una vez llegan
los productos y, del mismo modo, cuando van a ser distribuidos.

Una vez instalado el software necesario, se debe realizar el esquema de red que
garantice la comunicación entre todos los equipos que van a llevar el inventario. Como
se planteó anteriormente, se realizará un esquema maestro-esclavo, lo cual
simplemente es una denominación que indica que uno de los equipos 2 será quien
proporcione los servicios, es decir el maestro, y los demás equipos pueden acceder a
ellos, más no administrarlos, es decir los esclavos.

Definido el host o equipo que va a realizar las veces de maestro y, por consiguiente, el
o los esclavos, se realiza un esquema de red sencillo por medio de conexiones por el
puerto ethernet de cada computador a un switch, adquirido anteriormente, el cual va a
2
Se recomienda que el equipo con mejor capacidad de procesamiento sea el maestro, ya que además
será quien deberá tener el dispositivo de almacenamiento externo.
garantizar la conectividad entre todos los equipos y, del mismo modo, acceso a los
servicios de bases de datos.

Por último, debe realizarse una capacitación del manejo del software a las personas
encargadas de recibir/despachar productos, con el fin de hacer el procesos de
almacenamiento de datos lo más eficiente posible. Las tareas son sencillas, ya que
sólo se deben registrar productos, sus respectivas cantidades y especificaciones y, de
ser necesario, la posibilidad de editar registros.

Posteriormente, para optimizar el proceso ya expuesto, se requiere la implementación

de la segunda fase del proyecto, la fase de Adquisición de datos. Sin embargo, cabe
recalcar que esta fase supera el alcance del proyecto, que aunque se realice el
desarrollo del mismo en este informe, depende del banco de alimentos la decisión de si
es necesaria su implementación o no.

Corresponde a un sistema de inventariado por códigos de barras, donde se deben

tener registrados todos los productos existentes en la bodega de almacenamiento,
además permite tener un control confiable de los productos que van llegando y al
mismo tiempo los que se van suministrando a las diferentes comunidades.

El sistema en sí es muy sencillo, ya que se debe contar con una impresora de códigos
de barras en la sección de entrada de productos, los cuales deben ser etiquetados
correctamente de acuerdo a la diversidad de productos que la empresa maneje 3 y de
este modo tener un registro inmediato de los productos disponibles.

Como segunda medida se debe contar con un lector de códigos de barras, que va a
hacer el registro automático de todos los productos, lo cual evitaría que un operario
accediera a los datos directamente, ya que la registradora realizaría el proceso de
registro a la base de datos directamente.

3
La cantidad de productos, o mejor, la diversidad de los mismos es información que no ha sido
suministrada por la entidad
NORMATIVIDAD
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El cronograma propuesto parte del día que se decida poner en marcha y el

presupuesto esté aprobado para la completa gestión del proyecto. La primera tarea a
realizar es la adquisición de los equipos necesarios, la compra y el periodo de llegada,
si se hace por pedido, el cual puede oscilar entre 3 a 5 días. Paralelo a esto, se debe ir
preparando los computadores sobre los cuales se van a utilizar las bases de datos y
hacer la correspondiente instalación en cada uno. Como se mencionó anteriormente,
se cuenta con un computador en cada bodega de entrada o salida, sin embargo es de
especial interés el inventariado de los alimentos perecederos, entonces se realizará la
correspondiente instalación en dos computadores, el de la bodega de llegada y en la
bodega de distribución de alimentos.

Con los equipos adquiridos e instalado el software correspondiente en cada host, se

realiza la correspondiente puesta a punto de los equipos, es decir, realizar la
conectividad de red, de acuerdo al esquema ya planteado, y se asegura la
comunicación con el servidor y el correcto funcionamiento del almacenaje de
información en el mismo.

Hasta este punto, se encuentra la completa funcionalidad de la primera fase,

corresponde a continuación el periodo de ingreso de los productos disponibles hasta el
momento, es decir, realizar el inventariado todos los productos con los que se cuenta,
lo cual hace parte de la capacitación propuesta, ya que será el operario quien realice
esta tarea, para luego ya ser capaz de realizar las tareas de ingreso de datos para
actualizar el inventario en el momento de recibir o despachar algún pedido.

Mejorando el alcance del proyecto, es decir, implementando la segunda fase,

corresponde al periodo de etiquetado de todos los productos disponibles y
posteriormente el ingreso de todos los productos a la base de datos por medio del
lector de código de barras, lo cual facilita enormemente el trabajo de los operarios,
tanto para el registro de los productos en el inventario, como el acceso a otros nuevos
que se presenten eventualmente. De este modo, se puede tener el inventario
actualizado casi de inmediato y no es necesario que ningún operario deba acceder a la
base de datos directamente, sólo debe ingresar datos por medio del lector.
 PRESUPUESTO

Para la implementación del proyecto dividido en sus dos fases, se tiene el siguiente
estudio financiero4.

Fase Producto Precio unitario Cantidad Total (COP)

(COP)

1 Disco duro externo5 146 990 1 146 990

1 Switch 8 puertos6 27 900 1 27 900

1 Cableado 3 000 /m 20 60 000

2 Impresora código de 334 500 1 334 500

barras7

2 Lector código de barras 187 990 29 375 980

inalámbrico8

Total Fase 1: COP$234 890.00

Total Fase 2: COP$710 480.00
Total Productos: COP$945 370.00

De este modo, se tiene que el costo de los productos necesarios, sin embargo hace
falta el costo operativo, de montaje y puesta en funcionamiento, por lo tanto el costo
global del proyecto es de COP$1 800 000.00. Teniendo en cuenta el desarrollo de
software, puesta en funcionamiento de los equipos y del sistema en general y,
adicionalmente, el periodo de capacitación.

4
Todos los productos y precios mencionados parten de recomendaciones, el cliente es libre de escoger
las referencias de su preferencia
5
Tomado de http://articulo.mercadolibre.com.co/MCO-412566281-1tera-discos-externos-de-1000gb-25-
portatil-toshiba-_JM
6
Tomado de http://articulo.mercadolibre.com.co/MCO-413001953-switch-escritorio-de-8-puertos-tp-link-
sf1008d-10100mbps-_JM
7
Tomado de http://articulo.mercadolibre.com.co/MCO-413025973-impresora-codigo-de-barras-stickers-
etiquetas-dymo-450-turbo-_JM
8
Tomado de http://articulo.mercadolibre.com.co/MCO-412646859-lector-codigo-barras-inhalambrico-
almacena-antishock-recarga-_JM
9
Teniendo en cuenta que el proyecto hace especial énfasis en los productos alimenticios, ya que son los
que tienen un sistema de inventariado más complejo, y sólo existe una única entrada y dos bodegas de
salida, aunque sólo una para productos alimenticios.
 VIABILIDAD Y RIESGOS

El proyecto cuenta con todo el apoyo humano e institucional del banco de alimentos,
sin embargo como en todo proyecto los ir y devenir de la puesta en práctica puede
hacer o no viable el proyecto.

Los riesgos son los siguientes:

● Que el personal no logre una perfecta adaptabilidad al proyecto y continúen con

su forma improvisada de hacer las cosas.

● Que no se cuente con el personal profesional para la construcción de las

herramientas y procesos y por ende deba ser costeado por el proyecto.

● La falta de tiempo por parte de los individuos involucrados dentro del proyecto.

● La falta de recursos y la no consecución de los mismos.

Sin embargo, se cuenta con la mayor disposición de parte del banco de alimentos y en
sí es ese el mayor activo con el que se cuenta , pues es para ellos el proyecto. El
mejoramiento de procesos y la generación de herramientas, si ellos están dispuestos a
adoptarlas, su viabilidad es alta, entonces son factores externos los que ponen en
peligro el proyecto, y con los cuales se debe contar.
SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

● El proyecto es económicamente viable, dado que a pesar de que requiere una

inversión inicial fuerte, los costos de mantenimiento son muy bajos, siempre y
cuando sea bien administrado, y los costos operativos son bajos comparado con
los beneficios que acarrean.
● El proyecto puede ser desarrollado en sus dos fases o únicamente en su fase
inicial, como ya se mencionó, sin embargo se recomienda realizar la
implementación completa, porque a pesar de que es más costosa, es mucho
más fácil de administrar y los tiempos de inventariado se reducen enormemente
a priori de un estudio riguroso, dado que no es necesario manipular el servidor
de bases de datos directamente.
 REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA

1. Martín P., Laura, Gutiérrez B., Juan. Comunicación serie Maestro/Esclavo.

Disponible en web: http://enginy.uib.es/index.php/enginy/article/download/82/61

2. EcuRed Servidor Bases de Datos. Disponible en web:

http://www.ecured.cu/index.php/Servidor_Bases_de_Datos

3. Bib