ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales)

Sistema que permitirá a las organizaciones a mantener la información integrada y así

facilitará la toma de decisiones.
La implementación de este debe proporcionar ventajas claves competitivas para la
organización, por lo tanto, es una decisión que no debe tomarse a la ligera.

1. Problemas de implantación. -
A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las organizaciones
enfrentan tremendos obstáculos en la implantación de los paquetes del ERP.
Existen muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias
insatisfactorias, además de diversos problemas a lo largo de las implantaciones.
Algunos de los aspectos/obstáculos en las implantaciones ERP son los siguientes:
• elevadas tasas de implantaciones fracasadas
• elevados costes y la duración del proyecto
• dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.

2. Sustento para la implementación de una ERP en la organización. -

Existen algunos estudios que mencionan FCE (Factores Críticos de Éxito), basándose
en uno o dos estudios de caso. También algunos consultores han desarrollado FCE a
partir de su propia experiencia. Algunos de los FCE serán los siguientes:

 Gerencia de proyectos
No es necesario ser un experto en el tema o estar certificado en alguna de ellas, lo
que si es importante es el liderazgo, ya que siempre estaremos rodeados de
profesionales que dominan cada una de sus áreas, pero si esos recursos no los
dirigimos hacia la consecución del éxito, en este caso implementar un ERP , poco
valdrá o servirá de la experticia de cada uno, ya que incurriremos en los errores
elementales bajo esta situación, retrabajo, poca comunicación asertiva, escasez de
visión de hacia dónde vamos con éste proyecto, etc.

 Recursos Necesarios
Por la importancia y complejidad del cambio de cualquier sistema, a uno nuevo,
llámese ERP, que una de las fases críticas y de alto impacto es, comprender la
situación actual de la organización desde el punto de vista de su cadena de procesos,
y otra es, cómo interpretar esa cadena y llevarla a una adaptación del nuevo sistema.

 Rol del Gerente del Proyecto

Muchos piensas que es un proyecto de tecnología. Debemos recordar que es un
cambio radical el implantar un ERP en las organizaciones, ya que atraviesa toda la
gestión de las empresas, o al menos los módulos o procesos más críticos que la
empresa desarrolla.
Entonces no se trata de menospreciar las capacidades del personal, se trata de
comprender y tener una visión más amplia de que no estoy cambiando módulos de
infraestructura, sino la adecuación de la nueva plataforma.

 Adiestramiento a los usuarios finales

Etapas de desarrollo
i. Planificación del proyecto: la implantación y desarrollo de un software ERP
en una empresa no es un proceso que deba tomarse a la ligera. Es necesario,
por lo tanto, diseñar una estrategia en la que se deben establecer los roles de
cada trabajador durante el proceso y los recursos asignados para cada etapa,
tales como tiempo invertido, formación, inversión y debate.
ii. Análisis de necesidades de la empresa: se tiene que recopilar información
sobre las carencias que deseamos cubrir y posibles puntos de mejora que ha
de cubrir la solución. Puede llevarse a cabo de manera interna o contando con
la ayuda de una consultora especializada en este tipo de procesos. En
cualquier caso, todas las voces relevantes dentro de la empresa, que conozcan
en detalle los distintos procesos de gestión han de ser escuchadas. Con esto
además evitaremos la natural resistencia al cambio que se da en muchas
organizaciones. Una vez terminada esta fase deberíamos de contar con un
documento denominado como Toma de Requerimientos o RFP (Request for
proposal), que recogerá todos los requisitos funcionales y técnicos que se
exigen a la nueva solución. También es interesante incluir una estimación
sobre las fases y duración del proyecto de implantación.
iii. Selección de Producto o implantadora: habrá que ponerse en contacto con
los distintos proveedores preseleccionados para hacerles llegar el documento
de toma de Requerimientos. Esta fase incluye reuniones de presentación,
demos de producto y negociaciones. Esta fase suele alargarse varios meses ya
que es una decisión crucial que implica a mucha gente y es muy difícil de
rectificar. Al igual que en la fase anterior se puede hacer de manera interna o
se puede contratar la ayuda de un tercero que facilite la gestión del proceso.
iv. Fase de Prototipo: se realiza una instalación plana del ERP y sobre ella se
comienza a parametrizar el prototipo que más tarde se convertirá en la
solución. Una vez que se ha procedido con todo esto, se han de realizar las
pruebas unitarias. Que consisten en probar por separado cada uno de los
componentes de la solución para poder depurar su funcionamiento. La
empresa ha de mostrar su conformidad con las pruebas realizadas.
Análisis GAP: etapa muy importante en el ciclo de vida de un ERP, ya que
realizar una auditoría preliminar nos permitirá identificar todos los riesgos en
los procesos de trabajo realizados diariamente, así como descubrir
necesidades de su organización para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia.

v. Fase de Aprobación: Cuando el prototipo ha sido aprobado por el cliente se

procede a realizar la carga de datos, que permitirá realizar una integración de
los distintos componentes trabajando con datos reales, lo que facilitará las
posteriores pruebas integradas.
vi. Aplicación: esta etapa se desarrollará una vez que se haya realizado la
conversión de los datos y el trabajo de la base de datos ha terminado.
vii. Mantenimiento y actualización: el último paso del ciclo de vida de un
software ERP es el de realizar un mantenimiento continuo del programa, así
como de todas las actualizaciones que harán que el software esté
completamente al día.