“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

OGANIZACION DE SISTEMAS CONTABLES II

INTEGRANTES:
ARTEAGA HUARANCCA, PATRICIA MILAGROS
CAMASCA BARRIENTOS, JORDY PAUL
HUARIPAUCAR CAHUANA, EVELY EDITH
LÉVANO MEDINA, JUAN DANIEL
RAMOS HUAYANCA SONIA ALEXANDRA

DOCENTE:

NICOLÁS ESPINO

ICA-PERÚ

2017

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 1
 DEDICATORIA:
Este trabajo está dedicado en
primer lugar a Dios por
permitirnos avanzar cada día
más, y a nuestros padres por
todo su cariño, comprensión
y confianza que nos dan día
a día para salir adelante en
este proceso de formación
académica.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 2
 DEDICATORIA……………………………………………………………... 2
ÍNDICE………………………………………………………………………. 3
INTRODUCCIÓN…………………………………………….………………4
1. CONCEPTO…………………………………………………………………………5
2. IMPORTANCIA……………………………………………………………………...5
3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS……………………….…6
4. POLÍTICAS DE COMPRA…………………………………………………….……6
5. CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS………………………………………8
6. PLANES Y PRESUPUESTO………………………………………………………8
7. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS……………………10
8. CONCLUSIÓN………………………………………………………………………13
9. BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………...14

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3
Toda empresa necesita conocer su futuro inmediato y poder anticipar lo que
habrá de ocurrir en los próximos meses. Un programa integral de planificación y
control de utilidades, incluye la planificación y control de las materias primas y
partes componentes que se utilizan en la fabricación de los artículos terminados.
Una cuidadosa planificación de las compras, puede resultar en importantes
ahorros de costos en muchas empresas.

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El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organización.
El departamento de compras debe ser manejado como una fuente estratégica
dentro de la cadena de suministros y no como un mero lugar para combatir los
costos.
Por otro lado, e independiente del tamaño en el momento en que un comprador
hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la
empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja.
Además, un departamento de compras puede mejorar o estropear la imagen de
la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.
En general, la función de compras es responsable principalmente de conocer la
oferta del mercado en su ámbito de actividad, recoger las necesidades y
demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento, la selección de los
proveedores, negociar precios y condiciones de compra.

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las

responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas,
artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y
servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se
surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de
compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de
ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo,
adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en
costos más bajos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 5
  Comprar los materiales para los propósitos buscados.
 Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
 Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
 Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y
el servicio requerido.
 Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
 Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor.
 Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflación o escases.
 Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la empresa pueda

comprar de manera eficiente y obtener valor por el dinero que se invierte
en los proveedores.

La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una importante contribución a

la rentabilidad.

Hay algunos principios importantes que debes tener en cuenta para la creación
de una buena política de compras:

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  Transparencia: mantener todos los documentos y registros.

 Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe tener igualdad

a la hora de postular a licitaciones.

 Identificación de Requerimientos: Desarrollo de planes de abastecimiento

y toma de decisión en la compra de productos o servicios en congruencia con
los objetivos organizacionales y con las estrategias de la dirección. Revisar
los requerimientos de compras de acuerdo con las restricciones
presupuestarias. Determinar el método apropiado de abastecimiento. Análisis
Costo / beneficio. Examen de muestras y participación de los departamentos
involucrados

 Preparación de requerimientos: Desarrollo y revisión de especificaciones,

condiciones de trabajo y de performance. Criterios de aceptación.
Localización de proveedores de materiales o servicios. Preparación de las
licitaciones y cotizaciones incluyendo especificaciones, términos y
condiciones. Management y desarrollo de aceptabilidad de proveedores.

 Análisis de Proveedores: Evaluación de ofertas y determinación de la mejor.

Visitas a proveedores y evaluación de su adecuación. Medición de
performance con estándares predeterminados o con sistemas de evaluación.

 Ejecución de Contratos, Implementación y Administración: preparación y

emisión de contratos y órdenes de compras. Revisiones legales.
Administración de contratos y órdenes de compras desde el otorgamiento
hasta el completamiento. Entregas urgentes y procedimientos de seguimiento.
Resolución de diferencias con proveedores. Problemas de pagos con
proveedores y departamentos de usuarios. Revisión de procedimientos y
prácticas de compras, conformidad con leyes, políticas y principios éticos bajo
la dirección de compras.

 Negociaciones: Preparación y desarrollo de estrategias y tácticas de

negociación. Obtención del máximo valor entorno a los proveedores.

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El control interno se refiere entonces, a todas aquellas políticas y procedimientos
que establece la administración de la empresa para lograr sus objetivos, como
un puente que conecta lo planeado con lo ejecutado, y como tal, debe estar
construido sobre bases sólidas para que resista todas las tormentas y huracanes
que puedan presentarse.
Al tratarse de un puente que la alta dirección construye, los directivos deben ser
los primeros en cumplir con los procedimientos establecidos. No obstante, en la
práctica es muy común que esas políticas y procedimientos se confundan con
“burocratismo”; es entonces cuando las personas obligadas a cumplir con dichos
controles, harán lo imposible para “brincarse” el procedimiento, al considerarlo
innecesario.
Por ejemplo, si un procedimiento de control interno indica que compras arriba de
un millón de pesos deben ser firmadas por el gerente del área, lo que se está
intentando cuidar es que esas compras estén consideradas en un presupuesto
y flujo de efectivo; así, la gerencia tendrá también una mayor visión de las
operaciones integrales de la empresa.
Al tener firmas como candados de seguridad, por ejemplo, se pueden detener
compras de artículos que existen en exceso en inventarios y que se convertirán
en productos obsoletos, de hacerse la compra, ya sea de materias primas o de
producto terminado.

La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos

de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras
oportunas y aumentarla productividad de la organización. Además, una
adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos,
aspecto clave para las instituciones del sector público.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 8
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y
para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además
en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y
una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de
entrega, calidad, etc.

También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite

organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres
etapas:

a) Levantamiento de requerimientos:

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a

necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel,
artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de
vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras
período.

b) Programación de las compras:

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de

requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir
los bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los
bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su
provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener
en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los
procesos de compra y contratación.

c) Control y seguimiento de la ejecución del plan:

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración.

Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos
mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas
oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral,
analicemos los avances y resultados, identificando:
- Compras realizadas de acuerdo al plan.
- Compras no realizadas de acuerdo al plan.
- Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o
plazo que lo estimado).
- Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan
las desviaciones respecto al plan.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 9
 Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario
poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas
entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que
algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante
la planificación de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá
Implementar mejoras en este proceso que permitirán evitar la ocurrencia de
este tipo de errores en el futuro.
Finalmente, es preciso destacar que la realización del seguimiento permitirá
detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del plan, como
atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.

El departamento de compras ocupa una posición única debido a su importancia

dentro de una organización, porque las compras son una de las claves para el
éxito de una empresa o negocio de producción moderna que basa su trabajo en
un flujo continuo de materiales adecuados que se entregarán eficientemente.

La función y la organización del departamento de compras es, de hecho, el

órgano de enlace que opera entre la fábrica y sus proveedores externos.

Comprar materias primas, productos semi-acabados, materiales, servicios y

equipos es fundamental en muchas empresas de fabricación. En este sencillo
punto de relieve lo importante es que hay una gestión, control y organización del
departamento compras, porque incluso un pequeño ahorro puede reducir los
costos de producción de manera significativa y adecuada por lo tanto añadir
beneficios.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS 10
La mejor manera, para proceder, cuando se puede hacerlo es en coordinación
con los flujos comerciales que ingresan a la empresa, tratando de combinar las
compras y el razonamiento de una manera integrada, por lo que los diferentes
departamentos se coordinan adecuadamente para comprar lo que se necesita.

Una vez dicho esto, para la gestión óptima de todo el proceso de compra es
necesario prestar atención a varios puntos como:

 Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo,

entre la compra de un semi-acabado o su producción dentro de la
empresa.
 La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La
gestión administrativa de lo que se recibe, por ejemplo, el control de la
documentación que acompañan a las mercancías, etc.
 La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las
compras: Comprende al análisis del valor de lo que se compra.
 Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos
adquirido se ajusta a las necesidades reales de la empresa y si no, la
posibilidad de iniciar acciones correctivas.
 La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en
exceso, u obsoleto.
 La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de
suministros de materiales de la calidad deseada, cuando sea necesario y
al menor costo posible.
 La gestión del transporte de materiales de manera eficiente para reducir
los costos de manejo y entrega.
 La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe
tener un abanico de posibilidades de grandes compras cada vez que se
presente la necesidad de tener que recurrir a nuevos proveedores.
 La detección oportuna de los cambios en el mercado para poder calibrar
las mejores compras.
 La reducción o minimización de los retrasos en la adquisición de bienes.
 Constante atención a la calidad de los suministros.

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  La formación del personal en la gestión de materiales, con el fin de
aumentar la eficiencia de todo el proceso de compra.

Entre las principales tareas que tiene a su cargo el Departamento de compras

se incluyen:

 La gestión de una base de datos en la que se marcan los materiales

comprados y sus posibles sustitutos.
 El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de
adquisición y el precio de los materiales.
 Análisis periódico de materiales específicos con el fin de simplificar y
estandarizar su proceso de compra.
 Mantener relaciones con todos los departamentos de la empresa para
planificar, cuando sea posible, la gestión centralizada y las compras
racionales.
 El análisis continuo de los precios.
 La gestión completa de las órdenes de compra.
 Mantener registros de todas las compras realizadas.
 Preparar un presupuesto anual de las compras.
 La preparación y la gestión de una lista de materiales requeridos por los
distintos departamentos de la empresa en un plazo determinado.
 Gestión, en concierto con la Administración, los pagos a tiempo.

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Cada decisión que se toma en un negocio tiene el potencial de amenazar su
rentabilidad o mejorarla. Si no se cuenta con una buena información, las
decisiones que se toman podrían provocar que el negocio pierda parte del
mercado. Por otro lado, las decisiones oportunas pueden ahorrar dinero de las
empresas y mejorar su posición en el mercado. El departamento de compra de
una empresa tiene la tarea de investigar y monitorear las decisiones de compra
del negocio.
Compras es el departamento más importante de una empresa porque es el
encargado de que lo requerido llegue cumplidamente, en buen estado ya que
si algo falla la producción se verá afectada.

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 http://www.monografias.com/trabajos19/areas-de-actividad/areas-de-
actividad.shtml
 http://mktypublicidad.blogspot.com/2008/03/definicion-del-concepto-
compras.html
 http://files.uladech.edu.pe/docente/18174193/Curso%20Administraci%C3
%B3n%20de%20Logistica%20Presencial/CONTENIDO_8.pdf
 https://es.scribd.com/doc/22384133/departamento-de-compras
 http://asconsultores.com.mx/como-se-organiza-el-departamento-de-
compras/
 http://departamentodecompras00.blogspot.pe/2008/07/departamento-de-
compras.html?m=1
 http://www.soyconta.mx/control-interno-aplicable-al-area-de-compras/

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