ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

agosto 2004

Derechos Reservados © Archivo General de la Nación 2004 1

Presentación

El Archivo General de la Nación, a través de la Dirección del Sistema Nacional de

Archivos y el Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del
Gobierno Federal, de conformidad con los lineamientos sexto, fracción III, décimo
tercero, décimo cuarto y quinto transitorio de los Lineamientos generales para la
organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, relativos a elaboración del Catálogo de disposición
documental de cada dependencia o entidad, pone a su disposición el presente
instructivo. Su diseño responde a la misma finalidad: registrar en forma sistemática
los resultados del proceso de identificación y valoración de las series documentales
durante su “ciclo vital”.

Objetivo

Establecer una base metodológica que oriente la elaboración de instrumentos

específicos de disposición documental.

Objetivos específicos

• Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental

basado en la identificación precisa de las series documentales y en la
valoración de su información.

• Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series

documentales identificadas.

• Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer
la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales o
asociados a una norma legal, fiscal o contable.

• Registrar y establecer un instrumento de control y seguimiento de las series

documentales producidas por la dependencia o entidad, a partir de los
resultados del proceso de identificación y valoración.

Definiciones

• Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de

documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa.1

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• Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de
documentos cuya consulta por parte de las unidades administrativas de las
dependencias y entidades es esporádica, y que permanecen en él hasta su
destino final.2

• Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar,

administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.3

• Baja documental: eliminación de la documentación que haya prescrito en

sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga
valores históricos.4

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que

establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reservado o confidencialidad y el destino
final.5

Disposición documental: es una suma de criterios y mecanismos que

permiten regular el tránsito de los documentos de archivo entre un tipo de
archivo y otro y su permanencia o eliminación, con la serie documental
como unidad de trabajo.6

Documentación activa: es la necesaria para el ejercicio de las

atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se
conserva en el archivo de trámite.7

Documentación semiactiva: es la de uso esporádico que debe

conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el
archivo de concentración.8

Documentación histórica: es la que contiene evidencia y testimonios de

las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse
permanentemente.9

Muestreo: es la selección deliberada de determinados expedientes,

volúmenes o cualquier otro formato de una clase o serie documental, como
ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación.10

Método de ejemplar o testigo. Consiste en la selección uno o varios

expedientes dentro de una serie documental, para ilustrar la práctica
administrativa del momento. No debemos considerarlo una muestra
auténtica, ya que no manifiesta las características del conjunto.

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Cualitativo o selectivo. Es una operación totalmente subjetiva, pues se usa
con una serie de criterios preconcebidos con los cuales se conservan los
documentos más importantes o significativos de una serie.

Sistemático. Consiste en establecer un criterio previo de selección numérico,

cronológico, geográfico o alfabético para realizar el muestro. Es el que
ofrece una mayor garantía, aunque debe tenerse en cuenta que no
podemos aplicar todos sobre cualquier serie documental, sino que se
aplicara un criterio u otro en función de su organización.

Aleatorio. Se basa en el principio estadístico de que la aleatoriedad implica

que todo expediente de una serie documental tiene las mismas posibilidades
de representarla. Por tanto, la muestra se debe tomar al azar. Cuanto
mayor sea el tamaño de la muestra, más exacto y fiable será el resultado
obtenido.

Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los

archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la
combinación de la vigencia documental.11

Selección: proceso de tipo práctico que sigue las directrices de la fase de

valoración, y diferencia las series a conservar de las que deben eliminarse.
Cuando se trata de selección parcial podemos utilizar técnicas de
muestreo.12

Serie documental: es la división de una sección que corresponde al

conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.13

Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de

consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración
(transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de
manera permanente (del archivo de concentración al archivo histórico:
transferencia secundaria).14

Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los

valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de
transferencia.15

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo

mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.16

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 Valor documental: condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos
de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidenciales,
testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores
secundarios).17

Conceptos generales

El método de trabajo en materia de disposición documental se sustenta en el

concepto del ciclo vital de la documentación que establece una diferenciación entre
tres etapas que sigue la documentación: activa, semiactiva e inactiva (histórica).

La función archivística se fundamenta en:

La existencia de un sistema de archivos o conjunto de distintos tipos de

archivo a través de los cuales debe pasar la documentación desde el
momento que se produce en las oficinas hasta que es eliminada o
definitivamente conservada en un archivo histórico.

La identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas

por la dependencia o entidad.

Las normas específicas para el tratamiento de cada serie documental, por

las que se establecen los periodos de permanencia en los distintos tipos de
archivo y los plazos de su conservación y accesibilidad.

La legislación y el procedimiento administrativo que permiten el control de

las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por
parte de los ciudadanos.

Así, el paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario un control
administrativo que integre los diversos elementos que confluyen en lo que se
denomina, genéricamente, disposición documental.

Este contexto está determinado por dos elementos fundamentales: el funcional y

el orgánico.

FUNCIÓN + SUJETO PRODUCTOR + DOCUMENTO DE ARCHIVO = SERIE DOCUMENTAL

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Cuando cambia uno de esto tres elementos cambia la serie, de manera que las
series documentales serán tantas como las actividades y funciones desarrolladas
por la dependencia o entidad.

Identificación y valoración

El instrumento básico de control y de trabajo para iniciar el proceso de disposición

documental en sus etapas de identificación y valoración, es el Cuadro general de
clasificación archivística que integra las series documentales de la dependencia o
entidad; cada una de ellas representa la unidad de trabajo para la aplicación de las
etapas de identificación y valoración.

La etapa de Identificación consiste en la investigación y análisis de las

características de los dos elementos esenciales que constituyen la serie
documental:

- El elemento orgánico. Sujeto productor.

- El elemento funcional. Documento de archivo.

Para ello es imprescindible recopilar toda la información existente sobre:

- Evolución orgánica del sujeto productor.

- Disposiciones que regulan sus competencias.
- Normas de procedimiento que condicionan la aplicación real de esas
competencias.
- Normas que controlan la circulación interna y externa de los
documentos en la fase de producción activa.
- Manuales de organización, de procedimientos, repertorio legislativo,
etc.
- Consulta directa con las personas que están tramitando y
produciendo los documentos, quienes, además de resolver cualquier
duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, son
las únicas que pueden suministrar datos con relación a la frecuencia
de consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite.

Dentro de esta etapa los tres campos a trabajar para todas y cada una de las
series documentales son:

Procedencia institucional que permite conocer el organismo que generó la

documentación y, en consecuencia, la función de la cual deriva en relación
directa.
La caracterización documental que informa de soportes, tipología, volumen
y organización.

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 La descripción informativa que comprende contenido informativo, relación
entre serie y función, común o sustantiva, periodo que cubre la información
y relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de
información afines.

La segunda etapa es la Valoración, proceso intelectual que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales (nivel
macro en vez de expediente por expediente o pieza por pieza), fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

Los resultados de esta etapa son:

El establecimiento del plazo de permanencia de cada serie en el archivo de

trámite o de concentración.
La información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores
administrativo, legal, fiscal o contable.
Información sobre la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.
La eliminación de los ejemplares duplicados de cada serie.
Establecimiento de los criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de
cada serie documental.

La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones

que darán contenido al Catálogo de disposición documental.

Análisis de los valores

La valoración documental se divide generalmente en dos etapas, cada una de las

cuales responde a una serie de necesidades particulares y cuyo propósito, en
consecuencia, debe diferenciarse:

La primera etapa se denomina valoración “primaria” por una simple razón de

orden; la segunda, se denomina valoración secundaria.

Así la valoración primaria busca establecer ciertos parámetros de utilidad

institucional de la documentación gubernamental. Existen al menos tres distintos
elementos de juicio (administrativo, fiscal, legal) para determinar la necesidad
institucional de retener por cierto tiempo sus documentos de archivo.

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 V. Administrativo: el que tiene los documentos de archivo
para la administración que los ha producido, relacionado al
trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se
encuentra en todos los documentos de archivo producidos o
recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder
a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y
son importantes por su utilidad referencial para la planeación
y la toma de decisiones.

V. Legal: el que puedan tener los documentos para servir

PRIMARIOS como testimonio ante la Ley.

V. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir de

testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

V. Contable: el que tienen los documentos que pueden servir

de explicación o justificación de operación destinadas al
control presupuestario.
V. Informativo: el que sirve de referencia para la
elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de la
SECUNDARIOS administración.
V. Evidenciales, testimoniales: el que posee un
documento de archivo como fuente primaria para la Historia.

Junto con los valores de los documentos, debemos tener en cuenta una serie
de criterios que nos ayudarán a reflexionar sobre la documentación que
estamos investigando. Manuel Romero Tallafigo18 propone:

Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos

que proceden de una institución o sección de rango superior en la
jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas
de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad
irrepetible.
Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información
comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales).
Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia.
Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad
a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

Además de los documentos de archivo, dentro de las oficinas existen los

documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación
administrativa, materiales que son útiles pero requieren de tratamientos distintos.

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 DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Documentos que sin importar su
forma o medio han sido creados,
recibidos, manejados y usados por
un individuo u organización en
cumplimiento de obligaciones
legales y en el ejercicio de su
actividad.
Son producidos en forma
natural en función de una actividad
administrativa.
Constituyen el único testimonio
y garantía documental del acto
administrativo, por tanto, se trata de
documentación única.
Están estructurados en
conjuntos de documentos
organizados que se interrelacionan.
Son o pueden ser Patrimonio
Documental.
Cumplida su vigencia
administrativa, pasan al archivo de
concentración para su conservación
precautoria por su vigencia fiscal o
legal; posteriormente, previa
valoración documental, pasan al
archivo histórico de la dependencia,
entidad o al Archivo General de la
Nación para su conservación
permanente, o se tramita su baja por
carecer de valor evidencial o
testimonial.
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DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS DE APOYO
COMPROBACIÓN INFORMATIVO
ADMINISTRATIVA
Documentos creados o recibidos por Documentos constituidos por
una institución o individuos en el curso ejemplares de origen y
de trámites administrativos o características diversas cuya
ejecutivos. utilidad en las unidades
responsables reside en la
Son producidos en forma natural información que contienen para
en función de una actividad apoyo de las tareas asignadas.
administrativa.
L Generalmente son
Son comprobantes de la realización ejemplares múltiples que
de un acto administrativo inmediato: proporcionan información, no son
vales de fotocopias, minutarios, originales: se trata de ediciones,
registros de visitantes, listados de reprografías o acumulación de
envíos diversos, facturas de copias y fotocopias que sirven de
correspondencia de entrada y salida, control.
tarjetas de asistencia, etc.
L Se trata de un conjunto
No son documentos estructurados ficticio o integrado artificialmente
con relación a un asunto. por unidades temáticas.
Su vigencia administrativa es L Por lo general no se
inmediata o de no más de un año. consideran patrimonio
documental, se destruyen y sólo
No son transferidos al archivo de se conservan por su valor de
concentración. información (biblioteca o centro
de documentación).
Su baja debe darse de manera
L No se transfieren al archivo
inmediata al terminó de su utilidad.
de concentración.
L Carecen de conceptos tales
como vigencia o valores
administrativos.
9
Para el caso de los documentos de comprobación administrativa inmediata, se
recomienda incluir en el catálogo de disposición documental un listado general
indicando su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora.

Para su baja, se remitirá por escrito solicitud al titular del archivo de concentración
para su visto bueno y supervisión de la misma.

Metodológica de trabajo:

En la fase de valoración se aprovechan los trabajos de identificación, de tal manera

que se estudiará cada una de las series identificadas.

Así podemos establecer los siguientes pasos a seguir:

E PROCESO PROCEDIMIENTOS RESULTADOS

Compilación de la información institucional, Identificación del organismo y

I Disposiciones legales, actos administrativos y unidades administrativas
D Investigación otras normas relativas a la creación y cambios productoras de la
E preliminar sobre la estructurales de la dependencia o entidad. documentación.
N institución y fuentes Estructura interna de la dependencia o entidad, Identificación de las series
T documentales. funciones y manuales de procedimientos. documentales.
I Organigramas. Elaboración del cuadro de
F Reglamento interno. clasificación archivística.
I
C
-Análisis de cada serie documental. La información obtenida en cada
A
una de esas tareas llevará a la
C
-Estudio del trámite, y procedimiento que confección de un primer
I Entrevista con los
generan los expedientes y documentos de borrador de los plazos de
Ó productores de los
archivo básicos que integran cada serie. conservación y de disposición
N documentos en el
documental.
ámbito institucional.
-Valoración primaria de las series
documentales.

V
A -Conformación de las series con sus
L características generales, incluyendo el Confección del cuadro de
expediente tipo. valoración y selección, donde se
O indica plazo de transferencia,
Análisis y
R plazo de selección y eliminación
determinación de
A valores primarios.
-Estudio comparativo de las series y plazo de acceso.
complementarias (a) y paralelas (b) de las
C distintas unidades administrativas, indicando Repertorio de fichas técnicas.
I dónde se encuentran. Aquí se comparará la
Ó información que tiene cada expediente
generado por cada unidad administrativa que
N interviene en un procedimiento concreto, y se

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 realizará mediante la comparación del
contenido básico de los documentos.

-Elaboración de propuestas de la valoración de

cada serie documental con expresión de sus
plazos de transferencia, conservación o
eliminación y plazos de acceso.

El Catálogo de disposición
R documental se integrará por:
Introducción o
E
presentación.
G Marco legal.
U Textos o anexos que
Elaboración e sustenten el proceso de
L Integrar y registrar la información en los
integración del elaboración y aseguren
A Catálogo de
formatos establecidos con sus plazos de
su comprensión y
conservación y técnicas de selección.
C disposición aplicación.
documental. Registro de todas y cada una de
I
las series documentales con sus
Ó plazos de conservación y
N técnicas de disposición
documental.

Recabar firmas y autorización.

C
Aprobación y validación por parte de la
O
Coordinación de Archivos y el Comité de
N
Validación y Información.
T
aplicación. El coordinador de archivos remitirá al Archivo
R
General de la Nación para su visto bueno.
O
Se iniciará su difusión.
L

a. Series complementarias
Son las que al responder a trámites administrativos diferentes, contribuyen a la realización de un mismo
objetivo,, resultando así una información complementaria.

b. Series paralelas
Son las que se materializan en actividades administrativas que reproducen en copia otras series con
información idéntica.

Para facilitar la sistematización de la información, todos los datos obtenidos en la

fase de valoración se pueden ir plasmando en fichas de valoración que, una vez
finalizadas, deberemos unir al repertorio de series documentales.

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Logotipo

Ficha de valoración
SERIE DOCUMENTAL

Área de identificación

Unidad administrativa:__________________________________________________________
Nombre del área: dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento
o equivalente.

Área de contexto

1. Clave de la serie _______ Nombre de la serie _____________________________

Indicar clave y nombre conforme al cuadro de clasificación de archivos de la dependencia o

entidad.

2. Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie _________________________

Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie _________________________
Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie _________________________

Cuando se decida que la serie tendrá además una subserie u otras más, se indicará su clave y
Nombre; en caso contrario, no aplica.

3. Función por la cual se genera la serie:

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Se establecerá brevemente la función con base en el reglamento interior o manual de organización

o programa.

4. Áreas de la unidad administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y

conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere la serie:

• _____________________________________________________________________
• _____________________________________________________________________
• _____________________________________________________________________

No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación).

5. Áreas de otras unidades administrativas relacionadas con la gestión y trámites de los

asuntos o temas a los que se refiere la serie:

• _____________________________________________________________________
• _____________________________________________________________________
• _____________________________________________________________________

No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación).

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6. Fechas extremas de la serie de ______ (año) a ____ (año).

Anotar los años extremos ⎯inicial y final⎯ de la serie en su conjunto.

7. Año de conclusión de la serie _____ Aplica en el caso de que la serie se cierre

8. Términos relacionados de la serie__________________________________________

____________________________________________________________________________
Palabras clave que apoyen la localización de asuntos o temas relacionadas con la serie, no más de
cinco.

9. Breve descripción del contenido de la serie:

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Resumen sobre los asuntos o temas que se manejan en la serie.

10. Tipología documental:

Descripción de la clase de documentos que contiene el expediente individual de la serie.

11. Condiciones de acceso a la información de la serie:

Información pública ____ Información reservada ____ Información confidencial ________

Marcar con X el tipo de información que contienen los expedientes de la serie (puede marcarse
uno o los tres).

12. Valores documentales de la serie:

Administrativo __________________________________________________________________
Criterio o justificación administrativa por el cual debe conservarse la documentación.

Legal ________________________________________________________________________
Disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o evento que determina el
plazo de conservación o vigencia documental.

Fiscal o contable _______________________________________________________________

Normatividad técnica o disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o
evento que determina el plazo de conservación o vigencia documental.

Marcar con X el valor documental que corresponde a la serie (puede marcarse uno o hasta tres).

13. Vigencia documental de la serie:

• Plazo de reserva (cuando aplica). Número de años _______

• Vigencia documental. Número de años _______
• Vigencia completa _______

14. ¿La serie tiene valor histórico? Si ____ No _____

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15. Nombre del área responsable donde se localiza la serie:
______________________________
Nombre del área dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento o
equivalente.

16. El responsable de la Unidad Generadora de la serie documental:

__________________________________________________________________________
Nombre y firma.

17. El responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa o del área

generadora:
______________________________________________________________________
Nombre y firma.

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 Registro general

La información para cada serie documental se registrará en un formato que

incluirá:

Contexto documental
Elementos Descripción
1 Sección Registrar el nombre de la sección
Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la
2 Código subserie, de acuerdo con el Cuadro general de clasificación
archivística
Niveles
Serie y subserie
3 Nombre genérico de la serie y en su caso la subserie
documental
Plazos de conservación
Valoración primaria
Valor administrativo: marcar con una X si es el caso el valor
4 A
documental de la serie documental.
Valor legal: marcar con una X si es el caso el valor documental de
5 L
la serie documental.
Valor fiscal: marcar con una X si es el caso el valor documental de
6 F
la serie documental.
Vigencia
Indicar con número los años de conservación en el archivo de
7 AT
trámite.
Indicar con número los años de conservación en el archivo de
8 AC
concentración.
9 Total Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC)
Técnicas de selección
10 Eliminación Marcar con una X si corresponde.
11 Conservación Marcar con una X si corresponde.
12 Muesteo Marcar con una X si corresponde.
Indicar las observaciones que por su naturaleza no pueden ser
13 Observaciones
consideradas dentro de los otros rubros.
Contexto de la información
1. Indicar con número los años de reserva, si es el caso.
Periodos adicionales (ver capitulo III fracción decimoctava de la
14 Periodo de reserva Conservación de archivos en Lineamientos para la organización y
conservación de archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, DOF/02/2004
Información
15 Marcar con una X si corresponde.
confidencial

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 Notas:

1-9, 11, 13-17: Lineamientos generales para la organización y conservación de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
(DOF 20/02/2004).

10,12: Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal. Glosario.

18. Romero Tallafigo, Manuel, Archivística y archivos. Soportes, edificios y

organizaciones, Carmona, S&C Ediciones, Asociación de Archiveros de Andalucía,
1994.

Bibliografía

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la identificación de fondos documentales, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura
y Deporte, 2000, 109 pp.

Archivo General de la Nación, Dirección de Administración de Documentos del

Gobierno Federal, Lineamientos generales para el establecimiento de un registro
central de disposición documental, México, 1986, 42 pp.

Hull, Félix, Utilización de las técnicas de muestreo en la conservación de Registros:

un estudio RAMP y directrices al respecto, París, PGI, UNESCO, 1981.

Alday García, Araceli J., El proceso de valoración documental, Reunión Nacional

2003, versión en web http://www.agn.gob.mx

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 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: (1)
CÓDIGO NIVELES PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN OBSERVACIONES INFORMACIÓN

PERIODO CONF.
VALORACIÓN
SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VIGENCIAS ELIMINACIÓN CONSERVACIÓN MUESTREO DE
PRIMARIA
RESERVA
A L F AT AC Total

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

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