ACTIVIDAD N°3

PRESENTADO POR

LILIBETH CHICA MAFFIOLD

PRESENTADO A

AVA OFELIA CRUZ ROCHA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA

2015
 Actividad 3
Reflexión:
My completa la información del video del acuerdo 060 por que nos da un claro
ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones
como son la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación,
eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De
esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su
ejecución.
Archivo general de la nación- acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la administración pública.
Que la ley 80 de 1989, señala las funciones del archivo general de la nación,
entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos,
como norma reguladora del quehacer archivístico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del archivo
general de la nación.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades
de certificación.
Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como una
política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información
en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo,
modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información,
dándole carácter legal mediante la directiva presidencial no. 02 del 2000. Que el
decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la administración pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
Reflexión:
El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del archivo general de la nación, entre
ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma
reguladora del quehacer archivístico.
También este acuerdo nos enseña los diferentes conceptos de la
actividad archivística
Procedimiento para la gestión de la correspondencia:
El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy
completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los
procedimientos como lo son:
· El orden documental.
· Foliación documental
· Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.
· Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.
· Serie documental: código, tipo de archivo, nombre.
· Almacenamiento y ubicación de la documentación
· Ubicación de cajas en estantería fija
· La señalización de la estantería.
· Pasos para la organización de archivos
· Archivador de estantería fija.
· Archivadores verticales de gavetas
· Entrega de documentos a los archivos de gestión
· Entrega y recibo de documentos por novedades de personal
· Actualización de las tablas de retención documental
· Transferencias documentales
· Disposición final de documentos
· Conservación total
· Servicios en archivos de gestión
· Servicio de préstamo de documentos
· Servicio de consulta de documentos
· Servicio de consulta en base de datos
· Servicio de reprografía
· Organización de fondos documentales acumulados
 Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccionó, los siguientes aspectos:
- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un
documento?
Recepción: La información antes de convertirse en documento se recepciona vía
telefónica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: numero de
autorización, nombre del asegurado, dirección del inmueble, situación en el
inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a
un técnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado
asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la
información del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya
quedo solucionado el caso, el informe también se envía vía correo electrónico.
- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la información es de forma externa por que la información la
genera un tercero.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa
determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
El tipo de comunicación en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas
o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al técnico para que realice el
procedimiento, luego de que el técnico allá realizado el procedimiento nos
devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se envía la copia de
informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposición en la
empresa.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida
en esta actividad.
 MAPA CONCEPTUAL

EL DOCUMENTO

Tiene una

Recepción de la información

La información puede ser interna o externa

Clasificación del documento y Apertura del contenido o

verificación de la informaion información.

Registro de la información con Revisión de documentos para

los datos mar relevantes su respectiva radicación

Reparto de la información, dar

a conocer la comunicación