TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

PASO 2 – Identificar el problema y presentar posible solución

Objetivo: Determinar y ubicar el problema

Metodología

 Debe estudiar los referentes teóricos de la unidad 1, que se

encuentra en el entorno de conocimiento.
 Debe estudiar sus conocimientos previos de metodología de la
investigación.
 Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene
el curso.
 Resolver este taller. 

 Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y
subirlo al entorno de Seguimiento y evaluación.

Valoración

El taller tiene un total de 65 puntos. Cada pregunta equivale a: 6,5

Como metodología de desarrollo del curso se propone

aprendizaje por problemas de acuerdo a esto se plantea la
siguiente situación:

CASO: Empresa “Happy Day”

“Happy Day”, es una empresa que se encuentra operando desde 2010,

que vende insumos para fiestas y eventos y ofrece servicios de
recreación y eventos comerciales. Actualmente, su sede principal se
encuentra ubicada en la ciudad de Ibagúe Colombia y cuenta con una
sede en la población del Guamo.
El representante legal y dueño, el Señor William Barona, cuenta con
empleados que trabajan en ambas sedes, distribuidos de la siguiente
forma:
Sede Principal en Ibagué:
 Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado
 Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo.
 Dos vendedores: Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina.
Sede en la población del guamo:
 Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal.

La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las

necesidades básicas del negocio, pero que tiene muchas limitaciones y
errores que les ha generando inconsistencias en el inventario, en las
ventas, en las compras de los insumos de la piñateria. Adicional a lo
anterior no se tiene confianza de la información generada para realizar
todo el tema contable. El tema contable se maneja con otro software
que se llama “Siigo Software” donde se realiza los procesos contables,
tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los
impuestos.
Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha
logrado identificar:
 No está realizando correctamente los calculos o las sumatorias de las
ventas diarias y por ende las ventas semanales.
 En algunas ocasiones no actualiza correctamente los saldos en los
inventarios
 No realiza adecuadamente el calculo de las devueltas que se les debe
dar al cliente, por ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el
cliente paga con un billete de 50.000 y por ende las devueltas
deberan ser 12.000. Este calculo a veces sale errado.
 No está realizando un adecuado manejo de los errores, pues saca el
error en ingles y no deja continuar con los procesos. Esto hace que
se pierda mas tiempo en la atención del cliente y el empleado debe
volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el proceso.
De acuerdo a todo lo anteriormente mencionado se está llevando de
forma paralela el inventario en un archivo de excel y se estan generando
copias de las facturas de los clientes para validar las que se imprimieron
con el valor de los informes de ventas que arroja el software.
La preocupación de la gerente de ventas es que llevar el inventario en
excel le puede generar errores y/u omisiones. Esto genera una falta de
control en los inventarios. Adicionalmente, es muy engorroso y se
genera perdida de tiempo por parte de los empleados al final del día
sumando todas las facturas para luego compararla con el informe de
ventas díarios, sumando que se estan imprimiendo dos veces las
facturas generando mas consumo de papel y tinta.

De acuerdo a todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario

solicitan de nuestro servicios como Ingenieros de requisitos, realizar un
software que permite realizar:
1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los
datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes
frecuentes, ocasionales, empresariales).
2. Administración de los inventarios de los productos y servicios de la
Piñateria
3. Administración de las Ventas
4. Administracion de las Compras y proveedores
5. Calculo de los comisiones de los empleados de acuerdo a las
ventas.

De acuerdo a lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es

importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma
eficaz el proceso de desarrollo de software. En nuestro caso vamos a
trabajar toda la fase de analisis, por esta razón es importante tengamos
en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de
problemas:

Definición del Búsqueda de

problema Ideas

Recogida de Búsqueda de
Datos Soluciones

Redefinición
Implementación
del problema
 Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de Hicks, 1991)

Responder las siguientes preguntas:

Determinar el problema

1. De acuerdo al contexto del caso de la empresa “Happy Day”, el

problema que se está presentando es:

a) No se lleva un control adecuado de los inventarios

b) El Software tiene limitaciones y tiene errores, afectando los
inventarios
c) Desconocimiento del programa
d) Falta de control en los ingresos y egresos de la piñatería

Determinar la causa
2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy
Day”, una posible causa que lleva a que se presenta el problema es:

a) Limitaciones en sus funcionalidades, el manejo de los errores,

llevando a realizar procesos manuales generando errores y/u
omisiones
b) Hay mucha demora en la atención
c) Los clientes se quejan
d) Los costos de los procesos son altos

Determinar la consecuencia

3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “Happy

Day”, una consecuencia que genera el problema es?

a) Los clientes se van

b) Mucha demora en la atención
 c) Inconsistencias en los inventarios, reproceso y duplicidad en las
actividades y errores en la facturación. c
d) No se sabe si se pierde o se gana

El area problema

4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el área o las areas del

problema es?

a) Área Ventas
b) Área Recursos Humanos
c) Área de Sistemas
d) Área Comercial y el área administrativa

Proceso

5. De acuerdo al problema, el proceso que se ve involucrado en la

situación problema es?

a) Ventas e inventarios
b) Talento Humano
c) Facturación
d) Sistemas

Actores Directos

6. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) directamente

relacionado con el problema son?

a) Vendedores y Gerentes
b) Dueño
c) Clientes
d) Proveedores

Actores Indirectos

7. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) indirectamente

relacionado con el problema son?

a) Empleados
b) Dueño
c) Clientes y Propietario
 d) Proveedores

Solución

8. Que solución de carácter informatico le sugiere al Gerente

Comercial?

a) Aplicación Web que administre los productos y servicios de la

piñatería.
b) Contratar más personal
c) Crear una macro en Excel
d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o
tableta, para administrar los productos y servicios de la piñatería

Delimitación

9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la

empresa “Happy Day” es?

a) Manejar toda la información de la oficina de talento humano

b) Manejar la información contable de la piñatería.
c) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los
produtos de la piñatería
d) Manejar todo lo referente a los inventarios y facturación de los
productos de la piñatería.

Justificación

10. Por que es importante construir la solución a la empresa “Happy

Day”, que beneficio puede aportar?
a) Llevar un control de los inventarios y agilidad en el tiempo
b) Controlar ingresos y egresos
c) Contratar más empleados
d) Satisfacción del proveedor