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-AUDITORIA ADMINISTRATIVA-
“Ejemplo de Auditoria Administrativa al
Asadero Pollo Tejano”
Alumno: Macías Hernández Ángel Orlando
Matricula: 1360169
Lic. Administración de Empresas
9no Trimestre
14 / Julio / 2016
la
-2016 -
ÍNDICE
Resumen Ejecuitivo ............................................................................................................................................05
Introducción .......................................................................................................................................................06
Antecedentes......................................................................................................................................................07
Misión .................................................................................................................................................................07
Visión ..................................................................................................................................................................07
Principios ............................................................................................................................................................08
Valores ................................................................................................................................................................08
Gerencia..............................................................................................................................................................08
Preparación ........................................................................................................................................................09
Cocina .................................................................................................................................................................09
Caja .....................................................................................................................................................................09
Politicas de venta................................................................................................................................................10
Clientes ...............................................................................................................................................................10
Analisis de foda...................................................................................................................................................11
Principios de la administración...........................................................................................................................11
Habilidad para pensar en terminos administrativos .......................................... 1Error! Bookmark not defined.
Factores y metodologías.....................................................................................................................................13
Introducción .......................................................................................................................................................14
Justificación ........................................................................................................................................................16
Procedimientos...................................................................................................................................................17
Factores a revisar................................................................................................................................................18
Organización .......................................................................................................................................................31
Dirección .............................................................................................................................................................31
Control ................................................................................................................................................................32
RESUMEN EJECUTIVO
Se detectaron debilidades en cada una de las áreas que conforman el negocio. Así se
determinó que falta planificación dentro de las actividades que se desarrollan y por ende no
existe una buena organización a lo cual se recomendó diseñar un plan dentro de la
administración que contenga estrategias que ayuden a cumplir con los objetivos del negocio.
De la misma manera de detecto dentro de la dirección falta de comunicación por lo
que existen malos entendidos y las disposiciones no se cumplen, a lo cual se recomienda
realizar reúnes con los empleados donde se exponga las necesidades de ellos y del local. Al
igual se descubrió que las funciones no están bien distribuidas y las responsabilidades de
cada empleado no están claras lo que conlleva a un atraso en las actividades a
desarrollarse, se recomienda diseñar manuales de funciones y de procesos. No existe un
buen sistema de control interno para obtención de información veraz y oportuna, se
recomienda adquirir sistemas de control informáticos que colaboren en el desarrollo de la
información y así la toma de decisiones.
Una vez emitidas las recomendaciones a cada una de las debilidades encontradas se
elaboró una matriz de seguimiento para asegurar la implantación correcta de las mismas,
con el fin de realizar un seguimiento que asegure el cumplimiento oportuno por parte de la
administración y el personal de la empresa.
INTRODUCCIÓN
Como es conocimiento de todos, en nuestro País hoy en día se presentan grandes cambios
en los diferentes ámbitos, tanto en lo económico, político y social; razón suficiente y
necesaria de hacer cambios y análisis dentro de los establecimientos que están en
funcionamiento ya que la competencia es más dura y se presenta con rapidez; de la misma
manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la empresa y
así determinar algunos errores que se pueden estar produciendo, a la vez cambiar
nuestros objetivos y metas para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente
productivo, conociendo con los resultados obtenidos a la competencia sus ventajas y
desventajas. Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organización es la
parte administrativa ya que de allí nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere llegar
además las decisiones más importantes para el desenvolvimiento normal de todos los
procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoria Administrativa es la que
estudia, analiza el desempeño de la parte directiva de una organización y nos revela el nivel
organizacional de la misma.
En el primer capítulo vamos a presentar como está constituido el local, sus objetivos,
metas además presentaremos la organización actual, como está conformado legalmente. El
segundo capítulo veremos el marco teórico de la Auditoria Administrativa y todos los
conceptos que necesitemos para el desenvolvimiento de nuestra investigación. El tercer
capítulo comprende de la propuesta de una auditoria administrativa, para determinar las
falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones. Finalmente se realizan las
respectivas conclusiones y recomendaciones de la investigación.
ANTECEDENTES
MISIÓN
Poniendo como prioridad del trabajo, honestidad y calidad cumpliendo con todos los
requisitos sanitarios siendo el permiso del ministerio público.
VISIÓN
Ser reconocido como un restaurant sólido y profesional, calidad y principios éticos, que ofrece
un servicio y producto de excelencia.
Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva y dedicada para l
satisfacción plena de nuestros clientes.
PRINCIPIOS
VALORES
. GERENCIA:
La conexión entre los objetivos de venta del negocio y las personas que laboran en él.
Velar por el bienestar del negocio y sus colaboradores.
Establecer un plan de organización y políticas administrativas.
Elaborar el presupuesto de gastos e inversiones acerca del negocio para su futuro
crecimiento.
PREPARACIÓN:
Sra. Targelia Cepeda Aquí se realiza todo lo que se refiere a la transformación de materia
prima principal del plato para la venta. La persona ingresa a las 8:30 a.m. su función principal
es la preparación del pollo que es la materia prima principal del negocio; realiza los cortes y
aliña debidamente para que sea colocado en el horno de asar. Además colabora con la
limpieza del local y preparación de salsas o aderezos para el plato.
COCINA: Sra. Alicia Copa Sra. Juana remache Aquí trabaja una persona que inicia sus
labores a las 8:30 a.m. se encarga de preparar el consomé, arroz, ensalada, ají que son
el complemento para la venta del plato; por otro lado deja listo todo para la venta de la
tarde, ya que sus labores del día terminan a las 4:30 p.m. e ingresa la otra colaboradora para
la venta de la tarde.
CAJA: Srta. Nataly Martínez Srta. Elizabeth Borja En esta área se encuentra la dueña del
local de lunes a jueves y los fines de semana tenemos una persona encargada, la misma
que es responsable de:
POLÍTICAS DE COMPRA
Toda compra de materia prima directa o indirecta que ingresa al local y que entregue el
proveedor debe ser respaldado con su respectiva factura legal, nota de compra (en el caso
de mercado).
POLÍTICAS DE VENTA
CLIENTES
Los clientes del asadero Pollo Tejano son los habitantes de la ciudad de Riobamba, así
niños, jóvenes y adultos por la atención y su sabor.
La entrada es a las 8:30 am del primer grupo de trabajo hasta las 4:30 pm; y a partir de esta
hora ingresa el otro grupo de trabajo en otro horario de 4:30 pm a 10:30 pm.
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Dispone:
ANÁLISIS FODA
Es una matriz que nos va a servir para ordenar la información recolectada del
entorno interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades) El
Asadero Pollo Tejano a continuación presenta sus fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, obtenidas de la encuesta realizada a sus empleados y clientes.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
ALCANCE
Criterios de funcionamiento
Estilo de administración
Proceso administrativo
Sector de actividad
Ámbito de operación
Número de empleados
Relaciones de coordinación
Desarrollo tecnológico
Sistemas de comunicación e información
Nivel de desempeño
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad.
FACTORES Y METODOLOGÍAS
Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes
y objetivos.
Organización
Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para
mejorar la eficacia de políticas y prácticas.
INTRODUCCIÓN
Así como es sano practicar auditoria a las operaciones de una organización, también
resulta beneficioso que con un fin preventivo se aplique en aquellas que están por
realizarse. El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administración, ya sea general
o en alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos Auditoria Administrativa, la
cual representa una faceta muy particular de la auditoria en el campo de la administración,
cuyo proceso, funciones, teorías y aplicaciones norman en cierta medida la directriz a
observar dentro de la organización. El surgimiento de la Auditoria Administrativa se dio
en respuesta a la necesidad que tiene el negocio de conocer cómo se encuentra la
situación actual del mismo a nivel institucional, para el correcto manejo de decisiones que
afectaran en un futuro el estableciendo. Por ello se requerirá atención en áreas que no
necesariamente son de tipo financiero y estos resultados nos servirán como una
herramienta eficaz de control.
para el asadero. El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel León
Borja 40-26 y Carlos Zambrano frente a “AMBANDINE” el mismo que ha conseguido tener
una buena clientela por su sabor, la atención al cliente y la salubridad que existe en el mismo
a pesar de que se siguen haciendo mejoras viendo la necesidad del negocio y lo
requerimientos de los consumidores. Como lo enunciamos, el “Asadero Pollo Tejano “se
ve en el deber de seguir haciendo mejorías dentro de su local para brindar mejor atención a
las personas que consumen lo que se prepara “ Pollo Asado”, y para poder realizar
nuevas inversiones se ve en la necesidad de conocer cómo se han ido desarrollando
sus operaciones a través de los dos años que ya viene funcionando , de manera que se
tomara una muestra de los tres últimos meses de trabajo , lo que no llevara a determinar los
motivos de algunas falencias que se han venido dando las cuales se conocen al momento
de manera empírica . A partir de esto se va a desarrollar una Auditoria Administrativa la que
nos va ayudar a obtener resultados obtenidos podremos establecer estrategias para
el funcionamiento adecuado del negocio. La persona que está a cargo del establecimiento es
el Ing. Xavier Ruiz ha observado la falta que hace realizar un análisis acerca de los
procesos internos del establecimiento , ya que nos ha comunicado que no existe Control
Interno mucho menos reglamento que le ayude a determinar el buen funcionamiento del
establecimiento el cual ha venido funcionando de manera simple y las actividades se
realizan en cierta parte bien pero falta estrategias para poder llegar a la eficiencia y eficacia
de su trabajo. Además con este trabajo proporcionaremos las herramientas necesarias para
la optimización de los procesos administrativos del local y nos ayudara a crear un
excelente mecanismo de control interno para las personas que laboran en la empresa, el
número total de colaboradores se divide de la siguiente manera: dos ayudantes de cocina y
una persona en caja, para minimizar los desperdicios y que no existan faltantes en
inventarios y de esta forma poder administrar correctamente el negocio ya que su dueño
tiene proyecciones de crecimiento para poder brindar un servicio acorde a las necesidades
del cliente. Con esta información ya real se va a realizar estudios para futuras
sucursales dentro de la ciudad y si es posible fuera de ella, pero se tiene primero que cimentar
bien lo que es el local principal y con este proyecto se va a poder planificar adecuadamente.
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Establecer estrategias para mejorar la administración del negocio y así llegar a cumplir
con los objetivos y metas.
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECÍFICOS
FACTORES A REVISAR
Como primera medida vamos a determinar los factores que se consideran esenciales para el
estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los
elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. Dentro del proceso
administrativo nosotros vamos a realizar un análisis de los siguientes puntos:
Planeación:
Visión
Misión
Objetivos
Metas
Estrategias
Procesos
Políticas
Procedimientos
Control:
Naturaleza
Sistemas
Procesos
Áreas de aplicación
Herramientas
Son las instancias internas y externas que vamos a necesitar para captar la información
requerida y plasmar en los papeles de trabajo que se adjuntaran en anexos. Entrevistas,
cuestionarios y encuestas que se aplicara al área operativa del negocio internas:
La parte administrativa
Los trabajadores del establecimiento
Sistemas de información Externos:
Proveedores actuales
Clientes del negocio.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Para entrar en esta etapa del proceso de auditoría necesitamos tener mente clara y
abierta, así mismo ser observadores, perceptivos y constructivos. Revisaremos tanto la
literatura técnica como la información del campo de trabajo y toda clase de documentos
relacionados con los factores predeterminados, documentos que ya solicitamos y los
archivaremos en los papeles de trabajo. Para nosotros poder realizar esta tarea tenemos
que tomar en cuenta ciertos aspectos de mucha importancia:
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
INSTRUMENTACIÓN
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un
resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría.
Evidencia En las visitas que se realizó se comprobó:
Evidencia Física
Evidencia Testimonial
La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que
el servicio en general era bueno, pero todavía falta para excelente, a la vez que acuden al
local por los precios bajos a nivel de la competencia.
ALCANCE
ACTIVIDADES PRINCIPALES
NIVEL DE CONFIANZA
El nivel de riesgo dentro del local es medio ya que no existe una organización
establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas
deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto
el nivel de confianza detectado es medio.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
CEDULA DE OBSERVACIÓN
Observación:
Deficiencia: El retraso de la preparación del pollo y no tener producto para la venta a tiempo.
Correctiva: Planificar con su proveedor la llegada de la materia prima principal (pollo) al local.
Efecto: Como consecuencia de ello, se deja de vender y se pierde credibilidad con los
clientes.
Deficiencia: El retraso de la preparación del pollo y no tener producto para la venta a tiempo.
Correctiva: Planificar con su proveedor la llegada de la materia prima principal (pollo) al local.
Recomendación: Diseñar un manual de funciones para que las personas que trabajan
en el área de la cocina sepan sus responsabilidades, con el fin de realizar los procesos
internos con eficiencia y optimizar tiempo además de recursos (humano).
Causa: El desconocimiento de los empleados de las funciones que tienen que realizar
específicas. Efecto: Desorganización dentro de esta área por lo tanto retraso en la
preparación de los platos y desperdicio del recurso humano.
Capacite al personal de despacho para que tenga conocimiento de cómo servir el plato
principal del local.
Deficiencia: Se ha tenido problemas en que la comida para servirse se despacha fría, sin
embargo se ha corregido en ese momento, pero falta capacitación además de
supervisión.
Capacite su personal para el buen uso de la caja registradora y de esta manera no tener
problemas al momento de marcar y facturar.
Recomendación:
Capacite y motive al personal a través de cursos, seminarios con el objeto de que exista un
compromiso de los mismos y permita sentirse identificados e involucrados con sus
funciones y con el negocio. Realice una evaluación trimestral sobre logros alcanzados
dentro en el local con el fin de poder tomar acciones correctivas que permitan el
desarrollo adecuado del recurso humano.
Deficiencia Dentro del local durante el período auditado se ha podido determinar una
inestabilidad laboral y asignación de responsabilidades a personas de otras áreas.
Correctiva Capacitar y brindar todas las herramientas necesarias para que el nuevo personal
se sienta comprometido con el trabajo que realiza. Causa La falta de aplicación del
Efecto Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta
de continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para el negocio.
El auditor que asuma la responsabilidad tendrá la certeza del dominio del campo de trabajo
y de los elementos de decisión para vigilar que las actividades cumplan con normas y
políticas por medio del monitoreo.
Dentro de la supervisión del trabajo de auditoría el supervisor cumple una función importante
de coordinación permanente, entre el equipo de auditoría y la respectiva dirección.
PLANIFICACIÓN
La planificación del Asadero Pollo Tejano es de responsabilidad del dueño (Ing. Xavier
Ruiz) teniendo en cuenta que se tiene que velar por la misión, visión, plantear los
objetivos del negocio, realizar estrategias que ayuden alcanzar las metas del
establecimiento, Plantear políticas que sirvan como eje para el buen funcionamiento de los
procesos internos, además de realizar programas para épocas altas dentro de la rotación
de las ventas. Esta nos ayuda a definir el marco de acentuación de la organización.
CONCLUSIONES:
No se tiene planificación alguna dentro del local, lo que conlleva al retraso del
desenvolvimiento de las actividades de los empleados y esto perjudica seriamente al negocio
ya que se deja de vender el producto por no estar listo a tiempo.
No se ha capacitado al personal que labora, en todos sus niveles para mejorar las actividades
del negocio. El organigrama estructural solo tiene como mando al gerente, donde se
concentran todas las órdenes.
RECOMENDACIONES:
En primer lugar se tiene que identificar las principales actividades del local y no olvidar
nada importante, a partir de esto determinar las actividades necesarias por realizar y hacer
prioridades, estimar el esfuerzo de cada actividad y con esto definir los recursos a
disponer para cada una de ellas.
Hacer un presupuesto es un proceso esencial que le permitirá manejar tus gastos y controlar
sus deudas.
El primer paso para controlar su situación financiera es hacer un cálculo realista del dinero
que gana y el dinero que gasta. Se realiza una lista de todos los ingresos mensuales Hacer
una lista de los gasto fijos de cada mes y de los variables, una vez identificados los gastos.
Se tiene que hacer contactos con personas que sepan de los procesos que se realizan
dentro de este tipo de locales y contratarlas para que dicten charlas de manera
técnica a las personas que laboran dentro del establecimiento, se podría ayudarse con
la escuela de gastronomía de la ESPOCH (Escuela Politécnica de Chimborazo) y con el
MSP (Ministerio de salud Pública) que de la misma manera ayuda con charlas de
manipulación de alimentos.
La fechas que más alto movimiento tiene el negocio son : Fiestas de Abril , Navidad, Día
de la Madre y Carnaval, como ya conocemos los días exactos y la duración de la
festividad se hará un calendario para contratar el personal que sea necesario por temporada.
ORGANIZACIÓN
CONTROL DE AUDITORÍA
El control de auditoría hace referencia a los aspectos generales que orientan la ejecución de
las revisiones de control desde su planeación hasta la presentación de resultados y su
seguimiento. El control en todos los niveles, debe proporcionar seguridad razonable sobre si
el examen realizado cumple con las disposiciones, leyes, normas y reglamento vigentes,
objetivos, metas programadas, aplicación de políticas, procedimientos técnicas, entre
otros; con el objetivo de aprobar los informes de auditoría exámenes especiales
dirigidos a los directivos.
PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien
planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas
para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas del local son pocas y se
necesita ampliarlas además de difundirlas con el personal que labora en el negocio. A la vez
que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las
actividades a desarrollarse diariamente.
DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se
toman por parte del dueño hacia los empleados. La motivación es económica para los
trabajadores del local. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que
se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del
negocio.
CONTROL: Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, horarios de
trabajo, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno
que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo
y se podría caer en riesgo que perjudicaría al local.
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIONES
5. Por el tamaño del negocio y por el número de empleados con los que cuenta el
local se lo clasificaría dentro de las microempresas donde ya se debe tener una estructura
orgánica bien diseñada donde conste un departamento de recursos humanos; pero por el
momento el encargado de este trabajo debería ser el gerente o dueño del local el que
sea responsable de la selección, evaluación y capacitación del recurso humano; además
buscar el bienestar y seguridad con el propósito de salvaguardar la integridad del personal, a
la vez de proveer de estabilidad laboral y en el futuro no tener ningún inconveniente que sería
perjudicial para el negocio.