31, Enero/| Gestion y estrategie, ni EL PROCESO DE LAS 5’S EN ACCION: LA METODOLOGIA JAPONESA PARA MEJORAR LA CALIDAD Y LA PRODUCTIVIDAD DE CUALQUIER TIPO DE EMPRESA Raymundo Soto Sanchez Profesor Investigador de! Departamento de Administracin, CSH, UAM-A iajaponesa para mejorar la calidad y la pro ductividad de cualquier tipo de empresa es el titulo del libro que nos ofrecen Luis Socconini Marco Barrantes, del Grupo Editorial Norma. En esta obra, los autores presentan un método sen «illo y practico para aplicar los principios funda - mentales de la calidad en las empresas. Las 5's es tun sistema que no s6lo permite contar con un so - porte efectivo para las operaciones de la empre- sa, sino también brinda una filosofia de trabajo y de vida para las personas, al incidir directamente en el desarrollo de habitos basicos, como el or: den, la disciplina, la limpieza, la estandarizacién y el seguimiento de nuestras actividades. E: proceso de las 5’s en accién: la metodolo- {Qué son las 5/3? Este libro proporciona un paquete integral de soluciones para mejorar la calidad y la produc- tividad, explica paso a paso en qué consiste el método de las 5's y la manera de utilizarlo en la ” empresa en un ambiente de permanentes cam- bios. El sistema conocido como las 5°s se desarro - II6 en Japén con el fin de mantener organizadas, limpias, seguras y, sobre todo, productivas las reas de trabajo. En la préctica, la aplicacién de este sistema se convirti6 en el primer paso hacia la adopcién de la filosofia de la calidad total en las empresas japonesas. Es por ello que hablar de procesos con cero defectos, cero demoras y cero desperdicios, se debe inicialmente a que las em - presas desarrollaron el soporte de una operacién estructurada bajo el sistema de las 5's El nombre de las 5's tiene su origen en cinco palabras japonesas que empiezan con la letra “s”, a saber: i) seir: seleccionar; i) seiton: organizar; il) seiso: limpiar, iv) seiketsu: estandarizar, y v) shitsuke: seguimiento. H libro se organiza en seis capitulos, entre el primero y el quinto se desarrollan cada una de las 5's, y en el sexto se incluyen casos de empre sas que han aplicado este sistema, la metodologia que emplearon y los beneficios que obtuvieron a partir de su implementaciénGestién y etretege, nim. 31, Ener Raymundo Soto Sanchez 1. Sei (Seleccionar) significa remover de nues tra dtea de trabajo todo lo que no necesitamos para realizar nuestras operaciones productivas. El proceso que se debe seguir para remover los. articulos innecesarios del area de trabajo incluye los pasos siguientes: Paso 1: Reconocer el érea de oportunidad Hacer una revisi6n del lugar de trabajo que nos permita detectar dreas u objetos que por natura- leza pudieran pasar cesapercibidos ante nuestros ojos, ales como: componentes, productos, herra rmientas, equipos, documentos, gabinetes, pape- lerfa, entre otros objetos que tenemos en el érea de trabajo y que no ocupamos con la frecuencia suficiente como para tenerlos en espacios que bien podriamos liberar. Paso 2: Defi los criterios de seleccién Es importante definir un estandar que nos ayude a diferenciar lo que es realmente necesario de lo que no lo es. Algunos criterios que se podrfan uti - lizar para ello son: i) sobre la base del tiempo; ii) sobre la base de la frecuencia de uso; y il) sobre la base de la cantidad a usarse. Paso 3: Identificar los objetos seleccionados Los objetos, productos 0 documentos selecciona- dos como no necesarios deben ser identificados yllevados a un drea de cuarentena; es decir, a un local o espacio en los que no estorben ala opera - i6n 0 trabajo cotidiano, Paso 4: Evaluar los objetos seleccionados Habra que decidir qué hacer con los objetos que fueron seleccionados como no necesarios; por lo tanto, es conveniente preguntarse si estos objetos © documentos estén de més, si ya son obsoletos Ossi estan datiados. Con el solo hecho de tener en el sitio de traba - jo tinicamente los articulos, documentos o equi- pos que se necesitan, se obtendrian los siguientes beneficios: i) mas espacio; i) menos estorbo de 92 cosas innecesarias; y ii) menor costo de inventa~ rios, por no tener objetos o productos de mas. 2, Seiton (Organizar) es ordenar los articulos, equipos 0 documentos que necesitamos para fa iitar su uso e identificarlos, en forma adecuada, para localizarlos y, posteriormente, regresarios a su lugar. Es necesario asignar un lugar espectico para cada cosa u objeto, de manera que se facili te su identificacién, localizaci6n y disposicién, El proceso de organizacién conlleva los pasos siguientes: Paso 1: Preparar el drea de trabajo Este paso consiste en dividir nuestra drea de tra- bajo en zonas manejables que cualquier persona pueda identificar; para ello, se puede usar colo res, tableros, pizarrones, etiquetas 0 algin otro medio para identificar apropiadamente las men cionadas éreas. Paso 2: Ordenar el area de trabajo Tener un drea de trabajo organizada donde cual - uier persona inmediatamente pueda ver, tomar y regresar cualquier articulo, objeto 0 documen- to, es el equivalente a responder en forma ade ccuada las siguientes preguntas: i) ;Qué necesito?; ii) {Donde se encuentra’; y ii) ;Cudntos articulos hay? Qué necesito y cudntos articulos hay? Enla etapa de la seleccién (seit) definimos qué articulos, objetos o documentos son necesarios en nuestra dea de trabajo y qué cantidad tene - mos de ellos. sDénde se encuentra? Colocar los articulos, objetos 0 documentos en el érea de trabajo de acuerdo con la frecuencia con que se utilizan: uso muy frecuente, cerca del lugar donde se utilizan y uso ocasional, cuandono se requieren cerca del lugar de trabajo. Una adecuada identificacién del lugar donde se almacenan los articulos facilita que cualquier persona pueda localizar répidamente lo que ne- cesita, y tomar y regresar a su lugar dichos articu - 1os, objetos o documentos después de usarios. Paso 3: Establecer reglas y seguirlas Es recomendable documentar el método de or- ganizacién y entrenar ala gente para que siga los. procedimientos. Los beneficios que se obtendrian después de aplicar esta etapa son: i) Uso més eficiente de recursos, al localizar répidamente lo que se nece- sita it) Menos accidentes, por contar con ayudas visuales; y, i) Menos equivocaciones en el uso de partes 0 componentes, o en la utilizacién de las ultimas versiones de los documentos. 3. Seiso (Limpiar) quiere decir mantener en buenas condiciones nuestro equipo de trabajo y conservar limpio nuestro medio ambiente. Estos son los pasos que debemos seguir para limpiar y mantener un érea de trabajo siempre en buenas condiciones: Paso 1: Deterr !ar un programa de lim) Lo que se debe limpiar es el sitio de trabajo, el equipo y las dreas de uso comtin. Se debe de finir qué es lo que se requiere limpiar, con qué frecuencia, cémo se debe llevar a cabo y asignar responsables de las actividades de limpieza. Y, finalmente, integrar el programa de esta activi~ dad. Paso 2: Defi ir los métodos de limpieza Una vez que hemos definido qué es lo que vamos a limpiat, cuando y quién lo va a hacer, s6lo falta establecer cémo vamos a realizar esta actividad Para esto, serd necesario enlistar cada una de las actividades de limpieza, enumerar los articulos y equipos de limpieza que se necesitan y determi- nar el procedimiento a seguir en esta actividad. 93 EI proceso de las 5's en accién Paso 3: Crear disciplina Una manera de favorecer que la limpieza se con - Vierta en un habito es dar a conocer a todos los que colaboran en el érea de trabajo qué es lo que se espera de cada uno de ellos. Al concluir esta etapa del sistema de las 5's, se logrardn los beneficios siguientes: i) Mayor vida Util de los equipos y la maquinaria; ii) Reduccién de interrupciones por fallas en los equipos y la ‘maquinaria; i) Menor indice de accidentes; y iv) Mejor ambiente de trabajo. 4, Seiketsu (Estandarizar) es definir una mane- ra consistente de llevar a cabo las actividades de selecci6n, organizacién y impieza. El proceso para estandarizar es el siguiente: Paso 1: Integrar las actividades de las 5's en el trabajo regular Existen diversas maneras mediante las cuales se pueden integrar las actividades de las 5's en las practicas rutinarias de trabajo, destacdndose dos: el establecimiento de procedimientos y la realiza ibn de auditorias de revisidn. Para ello, se reco mienda formar un grupo de auditores, elaborar una lista de verificacién para determinar el grado de cumplimiento en cada drea de trabajo, e inte - ‘grar un programa de auditorias. Paso 2: Evaluar los resultados Lo que no se mide, no se puede controlar, y lo ue no se puede controlar, no se puede mejorar. Asi que hay que evaluar cuantitativamente los re sultados de las auditorias para determinar el gra- do de cumplimiento del programa de las 5’s en cada drea de trabajo. El beneficio que se obtiene al estandarizar con siste en lograr que en nuestras éreas de trabajo se mantengan los resultados obtenidos con las tres anteriores *s” 5. Shitsuke (Seguimiento) es crear las con- diciones que fomenten el compromiso de losGestign y etrtest, nim. 31, Enero/Junio 2007 Raymundo Soto Sanchez integrantes de la organizacién para formar un ha bito con las actividades relacionadas con las 5's, En esta fase se verifica que se estén llevando a ‘cabo las actividades que se habian planeado. Este control permite oportunamente eliminar durante Ja marcha cualquier barrera que se interponga a la obtencién de los resultados esperados. Para crear cultura en la organizaciGn se requie- re que todos participen activamente. Se deberd dar entrenamiento sobre las 5’s a todo el perso. nal, e incorporarlo en el programa de induccién de los nuevos empleados. También se requiere difundir el programa a través de carteles y folle - 10s alusivos, al igual que motivar y reconocer a todos los trabajadores y contar con el apoyo, el compromiso y el ejemplo de la alta direccién de la empresa. 6. La estrategia de la implementacién. En el capitulo final, se describen los pasos necesarios para implementar el proyecto de las 5°5; entre los ‘cuales estén: i) Formar equipos de trabajo para favorecer las relaciones humanas y compartir las actividades entre varias personas; i) Brindar ca o4 pacitacién sobre técnicas de trabajo en equipo ¥, Por supuesto, sobre el sistema de las 5’5 i) Identificar éreas de oportunidad; iv) Desarrollar las actividades de seleccién, organizacién, limpie- za y seguimiento; v) Presentar los resultados que se vayan logrando; vi) Hacer auditorias de segui- miento; y vi) Revisar los resultados, procurando la documentacién de los mismos, de manera que puedan servir de efectos multiplicadores. En conclusi6n, se trata de un libro que presen - ta de manera muy practica y sencilla, pero a la vez con profundidad y rigor metodolégico y téc~ nico, la estrategia para la aplicacién del sistema de las 5's, que, como se dijo, no s6lo proporcio - na un excelente soporte para las operaciones de la empresa, sino un medio de primer orden para desarrollar la cultura del trabajo en congruencia con los principios de la calidad total y la produc tividad Fuentes bibliograficas Socconin Luis y Barantes, Marco, (2006), El proceso de las 5’sen accidn, México, Grupo Editorial Norma,