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Por
Félix César Mejías Garrido
NOVIEMBRE, 2006
ii
Noviembre, 2006
iv
DEDICATORIAS
A todos ustedes, gracias por brindarme su apoyo, amor y estar siempre a mi lado.
AGRADECIMIENTOS
Quiero expresar a través de estas líneas, mi más profundo agradecimiento a todas aquellas
personas que de una u otra forma aportaron un grano de arena para colaborar en la
realización del presente proyecto, en particular a la Prof. Gonzatti, el Prof. Guillermo
Álvarez, Leire, Rodrigo, José, Néstor, Vitheivys, etc. A todos ustedes muchas gracias
vi
RESUMEN
INDICE GENERAL
1
INTRODUCCION
FASE DE PLANIFICACION
FASE DE EJECUCION
FASE DE EVALUACION
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 84
ANEXOS. 85
ix
INDICE DE TABLAS
CUADROS
Cuadro 10. Grado de conocimiento previo para el uso del sistema .......................70
GRAFICOS
FASE DE PLANIFICACION
________________________________
1.1 JUSTIFICACION.
Esta realidad hace imprescindible la adecuación del proceso actual, a partir del
diseño e implementación de un sistema transparente que agilice el proceso
administrativo y la toma de decisiones. El no atender a esta necesidad,
fundamentada en la ley de simplificación de trámites administrativos (1999),
puede conllevar al no cumplimiento de las disposiciones emanadas por la
legislación vigente y las normativas internas de la USB, así como a un manejo
inadecuado de los recursos financieros del DEPG, ocasionado por la falta de
información oportuna que permita una sana administración.
1.2. OBJETIVOS.
En ese contexto los objetivos se formularon en los siguientes términos:
a) Objetivo general:
b) Objetivos Específicos:
1.3. METODOLOGÍA.
el presupuesto aprobado y por último la utilización del sistema por parte de los
responsables de la ejecución financiera del DEPG.
La complejidad se puede definir en relación, por una parte, con las interacciones
entre componentes y subsistemas del subsistema, y por la otra, con la variedad de
cada uno de los subsistemas. Se entiende por variedad el número de estados
posibles que puede alcanzar un sistema o componente. Un sistema tiende a ser más
complejo cuando tanto las interacciones como la variedad aumentan.
Fronteras del Sistema: Se entiende por frontera del sistema a aquella línea que
separa el sistema de su entorno (o supersistema) y que define lo que le pertenece y
lo que queda fuera de él.
Sistemas abiertos y Sistemas cerrados: Las relaciones que amarran al sistema, son
lazos de interacción a través de los cuales las partes modifican a otras y son
12
modificadas a su vez, dando esto como resultado la conducta del sistema. Por
esta razón, estas relaciones constituyen la verdadera esencia del sistema y su
ruptura trae consigo la ruptura del sistema como tal.
Energía y/o
Energía Scpp
Información Información
Sct Producto
Energía
Final
Información
Para que esto pueda ocurrir, el sistema debe poseer las siguientes características
básicas:
Nombres como el Fray Luca Paccioli, Adam Smith, Charles W.Babbage, y Robert
Owen no pueden ser olvidados a la hora de hacer un recuento del surgimiento de
la Gerencia. Todos ellos sentaron las bases, de una forma u otra, para que en
1895 comenzaran a aparecer escritos que recogían las actividades de Frederick
W. Taylor, quien los sistematizó en una filosofía. De aquí nacen las raíces teóricas
de la Gerencia o Administración Contemporáneo, a finales del siglo XIX, donde
los intereses de los dueños capitalistas se encaminaron a la búsqueda de
métodos de administración que respondieran a las necesidades que se les
presentaba en la época. Todo esto proporcionó la aparición, en el siglo XX, de
una ciencia de la administración, logro que fue atribuido a F. W. Taylor más que a
cualquier otro. A otros correspondió extender la filosofía a otras funciones,
desarrollar principios, modelos y prácticas administrativas, formando lo que Harold
Kontz denominó la "selva administrativa", enriquecida en las últimas décadas del
pasado siglo.
Teoría de la Excelencia: Tom Peters, Robert Waterman y Nancy Austin fueron los
encargados de comunicar la Teoría de la Excelencia al mundo mediante la
publicación de tres libros: 'En Busca de la Excelencia', 'Pasión por la Excelencia' y
'Prosperando en el Caos', encaminados a impregnar el espíritu empresarial
norteamericano de la necesidad de inserción en los procesos de búsqueda de la
excelencia. A pesar de reconocer que el proceso de investigación llevado a cabo
por los autores contiene anécdotas muy interesantes en sus criterios y conceptos,
hay que señalar que la teoría sólo se queda en apuntar a los buenos ejemplos,
pero no dice cómo llegar a ser tan buenos como ellos.
Teoría Z: William Ouchi propone la Teoría Z, basada en sus estudios sobre las
prácticas directivas de las compañías japonesas y el tipo de gestión que
desarrollan determinadas empresas norteamericanas. Ouchi, en esta teoría,
recoge las ideas prevalecientes en la cultura empresarial japonesa, proponiendo
una vía de administrar denominada Ringi. Es un principio eminentemente
participativo, que trata de conjugar los intereses de los trabajadores con los de la
organización en busca de una mejor calidad en el servicio al cliente y mejores
desempeños organizacionales.
Las dos tendencias más importantes que se observarán durante los años noventa
probablemente estarán dadas por la continua globalización de los negocios y por
un mayor incremento en el uso de la tecnología de las computadoras.
a).Presupuestaria
b).Pronósticos financieros
c).Administración de efectivo
e).Análisis de inversiones
f).Obtención de fondos
La función primordial de los gerentes de finanzas son los flujos de efectivo de una
empresa, porque muchas veces determinan la factibilidad de ciertas inversiones y
decisiones financieras, el gerente de finanzas consulta los datos contables para
decidir acerca de las inversiones a largo plazo como:
d.) Identificar las mejores y más oportunas fuentes de fondos, para apoyar los
programas de inversión de la empresa.
Impuestos: Esta unidad prepara los informes que la empresa presenta ante las
diversas oficinas gubernamentales (locales, estatales y Nacionales) de
recaudación.
2.1.4. Presupuesto
Parece ser que los ingleses fueron quienes dieron mayor impulso y
perfeccionaron las actividades presupuestarias; pues desde hace más de un siglo
adoptaron el sistema de presupuesto para el control de los ingresos y gastos del
estado, en el siglo XVII.
a). Señala con antelación las metas a alcanzar por la empresa, a saber: Estados
de Pérdidas y Ganancias, y Balance General presupuestados.
d). Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha advirtiendo a tiempo
las desviaciones del objetivo propuesto.
e). Muestra los éxitos alcanzados y las posibles fallas con antelación.
a) Por la forma como se enfocan los ingresos y gastos: Los servicios públicos
son privativos del estado; debido a que, por una parte, sin son demasiados
productivos, serian una fuente desproporcional de enriquecimiento en
manos de particulares. Otros servicios, por el contrario, son tan poco
lucrativos, que nadie se ocuparía de ellos.
2) Al tener el plan básico, deben especificarse los usos que se harán de los
elementos productivos, en forma coordinada de modo que se obtenga el
óptimo rendimiento.
28
2) Controla el recto uso del capital de trabajo y de todos los recursos con que
cuenta la empresa.
10) Reduce los costos, al hacer más efectivo el control; con lo cual disminuye
el número de supervisores necesarios.
14) Aclara en los bajos niveles ejecutivos la incertidumbre que suele existir; en
cuanto a las políticas básicas y a los objetivos.
Las decisiones que hoy se toman, están relacionadas con una serie de variables
relativamente manejables, pues son más o menos conocidas y relacionadas con
lo que hoy existe, como serían, por ejemplo, los clientes que sirven, los precios, y
los costos, la capacidad de producción, la tecnología que usa, los suplidores, la
calidad y cantidad de sus competidores y sus productos, la calidad y cantidad de
gente que emplea y/o que está disponible en el mercado de trabajo y las leyes y
reglamentos por los que tienen que guiarse. Pero ¿qué sucederá mañana con
estas variables hoy conocidas? Lo único que hoy es seguro es que los negocios
del mañana serán diferentes, pues esas y otras variables están,
indefectiblemente, sujetas al cambio.
Tipos de Decisión: Dentro del proceso de la toma de decisiones existen dos tipos
de decisión. Uno es el que se llama decisión intuitiva, que es aquél que se apoya
en el instinto natural y se obtiene por la experiencia y se deja llevar por el hábito
profesional y el otro, la decisión racional, o sea el que está basado en el
conocimiento y limitado por el sentido de la disciplina, es decir, el que se obtiene
por un análisis lógico y sistemático de los hechos.
- Identificar el problema
- Definir el problema
- Posible causa
- Prueba de la causa
- Causa.
Parte II. Corrección del problema, o lo que es igual, la técnica a usar para la
solución de la desviación, la cual se subdivide en los siguientes pasos:
- Generar alternativas
- Evaluar alternativas
- Alternativa probable
- Análisis de riesgo
34
- Análisis de la decisión
- Alternativa de decisión
- Evaluar la decisión.
CAPITULO III
MARCO ORGANIZACIONAL
la Comisión, integrada por los doctores Luis Manuel Peñalver, Luis M. Carbonell,
Mercedes Fermín, Miguel Angel Pérez y al Ing. Héctor Isava, que realizaría el
estudio y el informe sobre la creación de un Centro de Educación Superior en
aquellas ramas de la enseñanza que convinieran al desarrollo económico y social
del país.
Dos meses más tarde, el 18 de julio de 1967, el doctor Raúl Leoni, Presidente de
la República, firmó el decreto N 878, mediante el cual se creó la Universidad
como Instituto Experimental de Educación Superior con el nombre de Universidad
de Caracas, destinada a instituir los estudios y las investigaciones de carácter
científico, tecnológico y humanístico que requería para ese momento el país.
Días más tarde, el 15 de julio, las nuevas autoridades tenían nombre y apellido:
Ernesto Mayz Vallenilla, Francisco Kerdel Vegas y Federico Rivero Palacios,
como Rector, Vicerrector Académico y Vicerrector Administrativo.
Hoy se hace más que nunca imprescindible llevar Nuestros Valores a la práctica
cotidiana, no sólo para guiar los propósitos y acciones personales e institucionales
de cada uno de los integrantes de la comunidad, en función de los más altos
intereses de la Universidad Simón Bolívar, sino para consolidar el sentido y metas
de nuestra Institución como organismo que presta un servicio estratégico clave
para el desarrollo del país.
3.1.3. Estructura.
3.2.1. Génesis.
Objetivos:
3.2.3. Estructura.
Consejo Plenario
Estadística
Por otra parte, la LOAFSP, en el Art. 187 agrega, que la Administración Pública,
antes del 31 de Diciembre del año 2002, ajustará sus estructuras y
procedimientos a las disposiciones de dicha Ley. Concientes de lo complejo,
48
bienes y de control, cada uno regido por un órgano rector, coordinados por el
Ministerio de Finanzas.
En este sentido, todos los procedimientos y sus procesos, que conforman los sub-
sistemas, fundamentalmente aquellos que tengan incidencia financiera, deben
integrarse en un sistema único, integrado, informático, basado en los principios de
la centralización normativa y la desconcentración operativa. Esto es un mandato
de la Ley.
Por otra parte, el sistema de control interno de las universidades debe adecuarse
a las nuevas leyes orgánicas y a las recomendaciones de la SUNAI.
Efectivamente, tanto la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
(LOCGR), como la LOAFSP (Título VI), establecen y precisan las nuevas
modalidades de control. Algunos opinan, erróneamente, que el control previo se
50
Por otra parte, en la lectura de los Arts. 131 al 141 de la LOAFSP, se aprecian
aspectos centrales, como por ejemplo, en lo que se refiere al CONTROL
INTERNO por una parte (responsable: autoridad máxima del ente); y a LA
AUDITORIA INTERNA por la otra, bajo la responsabilidad de una Unidad
(Especializada) de Auditoria Interna, unidad organizativa que resulta, por la
reforma y transformación de la anterior Contraloría Interna Universitaria. El Art.
135 de la LOAFSP establece: "La auditoria interna es un servicio de examen
posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y
financieras de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y
elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones,
recomendaciones y el correspondiente dictamen…" Así mismo, las funciones,
operatividad y normas para la Unidad de Auditoria Interna están contenidas, en la
Ley Orgánica de la Contraloría General (LOCG) y se puede señalar que su
actividad estará orientada fundamentalmente a la auditoria financiera y a la
auditoria de gestión, con competencias para revisar y formular recomendaciones
al sistema de control interno de la institución, todo esto bajo la dirección,
supervisión técnica y coordinación de la SUNAI. Como puede observarse, estos
nuevos órganos contralores, además de supervisar y controlar, amplían su ámbito
de acción hacía la asesoría y apoyo en la permanente tarea de corrección,
actualización y reorientación de los procesos de la gestión universitaria.
Finalmente, se puede resaltar, que las leyes precisan que el sistema del control
interno tiene por objeto, entre otras cosas, asegurar el acatamiento de las normas
legales; salvaguardar el patrimonio público; asegurar una información
administrativa-financiera-operativa confiable, útil y oportuna para la toma de
51
3.2.4. Problemática.
4.4. CONCLUSIONES.
5.1. JUSTIFICACION.
5.2. OBJETIVOS.
c.3. Módulo de Presupuesto: Este módulo, ofrece una respuesta a las exigencias
de control previo, ofreciendo una herramienta que simplifique la formulación
presupuestaria de los programas administrados por proyectos, al permitir de una
forma sencilla y automática generar los diferentes presupuestos con la mínima
información suministrada por el responsable. (Ver anexo 15)
c.4. Módulo de Saldos: El presente módulo interactúa con los tres anteriores,
ofreciendo tanto a la administración del DEPG como a los responsables de
programas la opción de disponer en línea y en tiempo real de los saldos
financieros y presupuestarios de sus respectivos programas, al ejecutar
automáticamente las operaciones algebraicas relativas a los ingresos y egresos.
Finalmente el sistema integrado de información Gerencial para la Toma de
decisiones financieras en el DEPG, integra los cuatro subsistemas descriptos
anteriormente con la finalidad de ofrece una información especializada capaz de
generar informes, gráficos y reportes financieros que faciliten la toma de
62
para ello; la administración del DEPG, en la persona del Econ. Néstor Aparcedo,
ofreciendo la experiencia en los procesos internos de administración de los
recursos financieros y el levantamiento de la información requerida para la mejora
del mismo; el Prof. Guillermo Álvarez, al aportar recursos para la obtención de los
equipos de servidores, su experiencia como responsable de programa
administrado por proyecto y la tutoría del presente trabajo; los responsables de
programas, quienes aceptaron participar en la ejecución del sistema; el personal
de apoyo administrativo de las diferentes coordinaciones de postgrado y de los
programas, por colaborar en las pruebas del diseño y finalmente el área de
informática del DEPG por realizar la programación del mismo en los módulos
desarrollados. Por último el equipo multidisciplinario de dieciséis (16)
participantes, responsables y personal de apoyo administrativo, que participo en
la evaluación del sistema a través de la encuesta realizada.
6.5. RESULTADOS/CONCLUSIONES.
Inexistente 0
Baja 0
Media 4
Alta 7
Permanente 5
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº1
0%
31% 0% 25%
44%
El cuadro número 6 refleja el grado en que los usuarios del sistema, estiman
como el sistema les ayuda a agilizar los procesos administrativos en materia
financiera; como se observa en el cuadro, los renglones de alta y muy alta, 11 de
los 16 encuestados opina que el sistema si agiliza sus procesos administrativos,
este resultado se observa con mayor claridad en el gráfico 2, el cual muestra que
entre los dos renglones el 69% de de los encuestados estima que si se agilizan
los procesos administrativos.
66
Ninguna 0
Baja 1
Media 4
Alta 5
Muy Alta 6
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº2
0% 6%
38% 25%
31%
Ninguna 0
Baja 0
Media 4
Alta 7
Muy Alta 5
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 3
0% 0%
31% 25%
44%
Ninguna 0
Baja 0
Media 3
Alta 8
Muy alta 5
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº4
31% 0% 19%
0%
50%
Muy alto 0
Alto 1
Medio 3
Bajo 12
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 5
0% 6%
19%
75%
Muy alto 0
Alto 1
Medio 8
Bajo 7
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 6
0% 6%
44%
50%
Ninguno 0
Muy Bajo 0
Bajo 1
Medio 4
Alto 9
Muy alto 2
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 7
13% 0%
0% 6%
25%
56%
Ninguno 0
Muy Bajo 0
Bajo 1
Medio 5
Alto 8
Muy alto 1
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 8
7% 0%
0%
7%
33%
53%
Total desacuerdo 0
En descuerdo 0
Me da lo mismo 3
De acuerdo 6
Total acuerdo 7
Elaborado por Mejías, 2006, con datos obtenidos del instrumento evaluativo
Pregunta Nº 9
0% 0%
19%
43%
38%
6.5.2. CONCLUSIONES
Como cierre del presente Trabajo Especial de Grado en las páginas siguientes se
exponen las conclusiones y recomendaciones.
8.1. CONCLUSIONES.
Este trabajo surgió por la necesidad, de dar cumplimiento al nuevo marco jurídico
en torno a las finanzas públicas y las normativas internas de la USB, así como dar
respuesta al manejo inadecuado de los recursos financieros del DEPG,
ocasionado por la falta de información oportuna que permita una sana
administración.
8.2. RECOMENDACIONES.
b). Asignar recurso humano adicional para el logro de los objetivos propuestos en
el menor tiempo posible.
83
b). Fomentar un feeb back en relación con las mejoras a incorporar en los
módulos desarrollados.
d). Actualizar los formatos que necesiten cambios, producto de las reformas
efectuadas.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
Rectorado
Vice-Rectorado Vice-Rectorado
Secretaria
Académico Administrativo
Vice-Rectorado
Académico
Vice-Rectorado
Administrativo
Comité de
Compras
Oficina de
Organización
y Sistemas
Dirección de
Dirección de Dirección de
recursos
Finanzas Planta Física Servicios
Humanos
Unidad de
Departamento
Evaluación de
Oficina de de Servicios
Desempeño
Presupuesto Generales
Unidad
Asesora Departamento Dpto. de Departamento
de Tesorería Administración de Compras y
y Almacén Suministros
Dpto. de
Administración Departamento Departamento
de Personal de de
Contabilidad Dpto. de
Producción
Ejecución
de Impresos
Dpto. Registro y Oficina de
Control Reg. Y
Administrativo Control Departamento
Financiero Dpto. de
de Seguridad
Teléfonos
Dpto.
Información y Departamento
Documentación de Bienes
de Rec. Hum. Nacionales
Secretaria
Comisión
Asesora SI-
USB
Secretaria
Consejos
Dirección
Centro de
para la
D.A.C.E Documentación
Gestión de la
y Archivo
Información
Departament
o de
Admisión y
Egreso
Departament
o de Control
de Estudios
Departament
o de
Planeamiento
y Producción
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