La Contabilidad:

Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en

una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales
de la organización. Sirve para:

 Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida

y en la actividad organizacional.
 Registrar y controlar las transacciones de la organización con
exactitud y rapidez.
 Fuente variada, actualizada y confiable de información para la
toma de decisiones.
 Proteger los activos de la organización mediante mecanismos
que evidencien en forma automática y oportuna la
malversación de fondos o sustracción de activos.
 Explicar y justificar la gestión de los recursos.
 Preparar estados financieros.

La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda

la organización.

Existe una estrecha relación entre:

 La operación de la organización
 La contabilidad

 La toma de decisiones
La actividad de la organización origina las
operaciones administrativas.

Las operaciones tienen un reflejo

documental.

Los documentos son la base de las

inscripciones contables.

La contabilidad ofrece resúmenes de la

situación actual y periódica.

El análisis de los datos contables orienta

las decisiones de la gerencia.

Las decisiones de la gerencia determinan

la actividad de la organización.
1.2 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable
El sistema contable en la administración
Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las
transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de
principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer
contabilidad.

Entiéndase para ello "método" como la normal o regla, es decir, como un

enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer
algo para lograr un propósito.

El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas

se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.

Sistema uniforme de contabilidad

Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite

las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante,
resulta bastante difícil considerando que existen tantos sistemas de
contabilidad como actividades, servicios y administradores existan.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

 Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su

contenido
 Registros y formularios de contabilidad
 Normas y procedimientos
 Estados y Reportes
Funciones básicas de la contabilidad

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las

transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones
fundamentales:

 Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones

contables.
 Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de
aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en
ingresos o en egresos.
 Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo
determinan las leyes de cada país.
 Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la
organización, en un período determinado.
Principios básicos de Contabilidad

En contabilidad hay que respetar ciertos principios básicos, que sustentan las
operaciones contables, comúnmente llamados principios de contabilidad y
generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:
Moneda de denominador común: Por moneda de denominador común, se
conoce a la unidad monetaria en la que se llevará la contabilidad, pues todas
las operaciones comerciales tiene que demostrarse a través de una unidad
monetaria (quetzal, colón, peso, etc.); por tanto, los resultados de la
contabilidad representan el movimiento monetario de la organización.

La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades

separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su
propia identidad jurídica y comercial.

Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos
sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor.

Conservatismo : El conservatismo consiste en que, teniendo claramente

definidos los códigos y cuentas contables en la nomenclatura, deberá aplicarse
el mismo criterio ante una operación.

Consistencia: En contabilidad, consistencia indica que todas las transacciones

convertidas en operaciones contables, deben ser respaldadas por un
comprobante legal.

Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se

registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia
entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.

1.3 Instrumentos básicos

Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le

permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos
instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos,
mencionaremos los siguientes:

Nomenclatura de cuentas

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de

acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del
balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos
y de ingresos.

El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una

organización sencilla:

Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO CUENTA POSICION CONTABLE
1 Activo Area del Balance
11 Circulante División del Area
111 Caja Cuenta de Mayor
General
11101 Caja General Cuenta de Mayor Auxiliar
1110101 Fondo Fijo Subcuenta de Mayor
1110102 Caja Chica Subcuenta de Mayor
112 Depósitos bancarios Cuenta de Mayor
General
11201 Depósitos monetarios Cuenta de Mayor Auxiliar
1120101 Banco X Subcuenta de Mayor
1120102 Banco Y Subcuenta de Mayor

Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando
las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización, así:

2 = Pasivo

3 = Patrimonio

4 = Gastos

5 = Ingresos

División de la nomenclatura

La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y

aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada básicamente en el balance
general. Las tres grandes áreas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y
patrimonio.

Clasificación de los activos

Están constituidos por LAS COSAS DE VALOR QUE SE POSEEN, como:

 Dinero en efectivo
 Cuentas y documentos por cobrar
 Mercancías
 Enseres de oficina
 Equipos
 Terrenos
 Edificios

Se clasifican en:

 Activo circulante o corrientes

 Activos fijos
 Otros activos

Activos circulantes o corrientes:

Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a
efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el
balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:

 Caja
 Bancos
 Cuentas por cobrar, e
 Inventarios

Activos fijos:

Inmuebles, maquinarias y equipos.

En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes
características:

 Ser propiedad de la ONG

 Ser de naturaleza duradera
 No estar destinados para la compra/venta
 Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la
organización.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehículos, enseres, equipo,

edificios, etc.

Otros activos:

En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni

como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organización
tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos
pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelería, etc.

De acuerdo con esta clasificación, los activos totales de una organización son:

Activos totales = Activos circulantes + Fijos + Otros

Activos
Clasificación del Pasivo

Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una
clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben
clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y
Otros pasivos.

Pasivos circulantes o a corto plazo:

Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año.

En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:

 Obligaciones bancarias
 Cuentas por pagar a proveedores
  Otras cuentas por pagar
 Prestaciones sociales por pagar
 Impuestos por pagar
 Asignaciones a proyectos

Pasivo fijo o a largo plazo, en esta categoría se ubican las obligaciones que
deben cubrirse en un plazo mayor a un año.

 Documentos por pagar

 Cuentas por pagar
 Asignaciones a proyectos

Otros pasivos

Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos
que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como:
préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o
arrendamientos cobrados por anticipado.

De acuerdo con las categorías de pasivos estudiadas, los pasivos totales de

una organización son:

Pasivos totales = Pasivos corrientes + Fijos + Otros

pasivos
Patrimonio o Capital:

Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del

tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que
se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Este fondo se conforma por:

 Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado

entre los ingresos y egresos.
 Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie
y
 Las cuotas que los socios hacen efectivas.

De lo anterior se deriva que, este fondo, resulta de la sumatoria de:

Patrimonio = Resultados + Donaciones + Cuota

socios
ACLARANDO TERMINOS
RESULTADOS Constituye el resumen de los ingresos y
gastos de una organización por un
período específico.
INGRESOS Todos aquellos fondos de efectivo o de
bienes que recibe la organización para
llevar a cabo su operatividad. Estos
 ingresos pueden ser generados por
venta de servicios, donaciones u otros.
GASTOS Son los pagos o desembolsos que la
organización hace por servicios tales
como: Alquiler, energía eléctrica,
salarios, viáticos, teléfono, transporte y
otros más.
Operaciones contables

Podemos explicar los registros contables en "partidas dobles", con los

siguientes ejemplos:

Ejemplos de operaciones contables. (La nominación monetaria está dada en

quetzales, esta varía de acuerdo a cada país de la región, o con activo, pasivo,
ingreso, gasto).

Contablemente las operaciones de activos las podemos conceptuar en dos

fases:

 Operaciones a crédito, y
 Operaciones de contado.

Manual de procedimientos contables

El manual de procedimientos contables, determina cómo, cuándo y

por qué, aplicar determinada cuenta contable en una transacción de
la organización. Este manual es una descripción detallada de la
naturaleza de cada cuenta existente en la nomenclatura de cuentas.

El libro de Inventarios

El libro de Inventarios se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio

fiscal. Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones
de la organización. El resumen de este libro, origina la partida de la
contabilidad en el libro de diario.

El libro de Diario

El libro de Diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente

los hechos contables. Es decir, según las fechas en que se producen
las diferentes operaciones de la organización.

Los valores de las cuentas que tuvieron movimiento durante el

período, se trasladan de este libro al libro mayor.

Libro Mayor
El libro Mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente
las operaciones inscritas en el libro de diario.

Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta contable del
balance, a efecto de terminar, en cualquier fecha, los saldos de cada
una de éstas.

Libro Balance

Contablemente se denomina balance a cualquier estado numérico,

derivado de operaciones contables, que permite comprobar la
exactitud de las mismas.

El objetivo es el de verificar si existe equilibrio entre las cuentas

deudoras y las cuentas acreedoras, obteniendo así, un balance de
comprobación. La determinación de los montos por cuenta, se
obtienen del Libro Mayor.

El balance es el fundamento del principio de la partida doble. Es

decir, éste demuestra si efectivamente en cada operación contable,
existió un cargo y un abono.

El balance es la base para la formulación de los estados financieros,

los que a su vez, sirven para los análisis correspondientes y la toma
de decisiones.

ESTADOS FINANCIEROS
Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos
generados o utilidades en la operación, los principales cambios
ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en
el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo
determinado. La expresión "pesos constantes", representa pesos del
poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio
reportado tratándose de estados financieros comparativos).
Algunos estados financieros
1.1 ESTADO FINANCIERO PROYECTADO
Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en cálculos
estimativos de transacciones que aún no se han realizado; es un
estado estimado que acompaña frecuentemente a un presupuesto;
un estado proforma.
1.2. ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS
Son aquellos que han pasado por un proceso de revisión y verificación
de la información; este examen es ejecutado por contadores públicos
independientes quienes finalmente expresan una opinión acerca de la
razonabilidad de la situación financiera, resultados de operación y
flujo de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros
de un ejercicio en particular.
1.3. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Aquellos que son publicados por compañías legalmente
independientes que muestran la posición financiera y la utilidad, tal
como si las operaciones de las compañías fueran una sola entidad
legal.
A. CLASES DE ESTADOS FINANCIEROS

1.Balance General.
2. Estado de Resultado u Operaciones
3. Estado de Flujos
4. Otros.
1.Balance General.
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una
empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y
pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa,
mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación
exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de
la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El
primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la
estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los
derechos de cobro y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre
recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los
primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el
pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo
(empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos
a corto plazo (crédito comercial, deudas a corto). Existen diversos
tipos de balance según el momento y la finalidad.Es el estado básico
demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha
determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de
contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el
capital contable.
Es un documento contable que refleja la situación financiera de un
ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una
fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de
la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar para que
la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente
como por ejemplo: posición financiera, capacidad de lucro y fuentes
de fondeo.
1.1. BALANCE GENERAL COMPARATIVO
Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que
lo integran en relación con uno o más periodos, con el objeto de
mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una
empresa y facilitar su análisis.
1.2. BALANCE GENERAL CONSOLIDADO
Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de
operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus
subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad económica.
Se formula sustituyendo la inversión de la tenedora en acciones de
compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas,
eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas
compañías, así como las utilidades no realizadas por la entidad.
Otros balances generales
1.3. BALANCE GENERAL ESTIMATIVO
Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que
usualmente son sujetos de rectificación.
1.4. BALANCE GENERAL PROFORMA
Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el
fin de mostrar una propuesta o una situación financiera futura
probable.
1.5. METODOS DE PRESENTACION DEL BALANCE
La presentación de las diferentes cuentas que integran el balance se
puede realizar en función de su orden creciente o decreciente de
liquidez. El método es creciente cuando se presentan primero los
activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuación en este
orden de importancia las demás cuentas. Se dice que el balance está
clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad decreciente, cuando
los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente,
observando ese orden los activos realizables o corrientes.
1.6. BALANCE OPERACIONAL FINANCIERO DEL SECTOR
PUBLICO
Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos
y déficit de las dependencias y entidades del Sector Público Federal
deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La
diferencia entre gastos e ingresos totales genera el déficit o superávit
económico.
1.7. BALANCE PRESUPUESTARIO
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno
Federal más los de las entidades paraestatales de control
presupuestario directo.
1.8. BALANCE PRIMARIO DEL SECTOR PUBLICO
El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales
del Sector Público y sus gastos totales, excluyendo los intereses.
Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio
fiscal está determinado por la acumulación de deuda de ejercicios
anteriores, el balance primario mide el esfuerzo realizado en el
periodo corriente para ajustar las finanzas públicas.
2. ESTADO DE RESULTADOS
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones
(utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un
periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha
determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos
efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente
acompaña a la hoja del Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus
diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y
aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo
de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades
del Sector Paraestatal en un periodo determinado.
3. ESTADO DE OPERACIONES
Presupuestariamente son aquellos compromisos de pago de las
dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federación a
favor de terceros, por importes retenidos derivados de relaciones
contractuales y legales, como son los impuestos, cuotas, primas y
aportaciones a que dé lugar el pago de remuneraciones a favor de los
siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de
los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social para las
fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejército, Fuerza
Aérea y Armada, S.N.C., Fondo de Garantía para Reintegros al Erario
Federal, Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable,
Pensiones Alimenticias, Cuotas Sindicales y otros conceptos similares.
Estas son algunas divisiones del estado de operaciones,
3.1. OPERACIONES COMPENSADAS
Son aquéllas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso
por el mismo monto, estableciéndose una relación compensatoria.
3.2. OPERACIONES DE MERCADO ABIERTO
Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de
México para influir directamente sobre la liquidez del sistema.
Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema
monetario comprando y vendiendo valores, principalmente bonos
gubernamentales a los bancos comerciales y al público. Estas
operaciones se llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y
estructura de los tipos de interés en los mercados financieros.
3.3 OPERACIONES VIRTUALES
Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia
monetaria de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se
compensan con egresos, constituyéndose en asientos puramente
contables.
4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Movimiento o circulación de cierta variable en el interior del sistema
económico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una
corriente económica y se caracterizan por una dimensión temporal;
se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un
periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversión, la producción,
las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los
flujos se relacionan en forma íntima con los fondos, pues unos
proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo
"inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres",
en tanto que la variable flujo "producción de trigo en el periodo X" da
lugar a la variable fondo "trigo almacenado".
Aquél que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en
efectivo que se darán en una empresa durante un periodo
determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres,
meses o semanas, para detectar el monto y duración de los faltantes
o sobrantes de efectivo.
Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los
cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente
de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de
conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs).
El EFE ofrece al empresario la posibilidad de conocer y resumir los
resultados de las actividades financieras de la empresa en un período
determinado y poder inferir las razones de los cambios en su
situación financiera, constituyendo una importante ayuda en la
administración del efectivo, el control del capital y en la utilización
eficiente de los recursos en el futuro.
Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que
regula la preparación y presentación del estado de flujos de efectivo
en nuestro país. Sin embargo, conviene resaltar y resumir
brevísimamente tres normas que coinciden en cuanto a contenido.
Representan la coherencia y normalización de la doctrina contable a
nivel nacional y universal:
Estado de Flujos de Efectivo.
La declaración Nº 95 establece normas para el informe de flujos de
efectivo, reemplaza la opinión Nº 19 del APB; requiere un estado de
flujos de efectivo como parte de los estados financieros para todas las
empresas en vez de un estado de cambios en la situación financiera.
La declaración requiere que en el EFE se clasifiquen los recaudos y
pagos de efectivo según ellos surjan de actividades de operación,
inversión o financiamiento, y provee definiciones para cada categoría.
CPC 4 Estado de Flujos de Efectivo.
Este Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado peruano fue
emitido por el Instituto de Investigaciones de Ciencias Contables y
Financieras del Colegio de Contadores Públicos de Lima en el mes de
setiembre de 1991. Esta norma ha tenido como fuente de inspiración
el FASB 95 de la Junta de Norma de Contabilidad Financiera.
Para la mayoría de las entidades no será difícil cumplir con esta
norma; sin embargo, para las empresas bancarias y empresas con
operaciones en el extranjero pueden representar mayor dificultad en
el proceso de elaboración y presentación. El estado de flujos de
efectivo se puede preparar bajo dos métodos: Directo e Indirecto.