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22 de abril de 2010
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Agradecimentos
A presente guia não teria sido possível sem o sábio aconselhamento e a supervisão diligente do Grupo
de Trabalho do PM4NGOs. Os membros da organização do grupo de trabalho que têm apoiado a
PM4NGO em seus trabalhos incluem a World Vision International, a Oxfam GB, a CARE International, o
Catholic Relief Services, a CAFOD, o Plan International, o Mercy Corps, a CARE, The Nature
Conservancy, a Habitat for Humanity International e a ACCION International.
O documento foi desenvolvido com o apoio de vários especialistas que contribuíram na criação, revisão
e edição do guia. Entre estes especialistas, estendemos um especial agradecimento a Chris Cattaway,
Roger Steele, Bernie Leadbeater, John Fisher, John Davidson, Alan Harpham, Liz Berryman e Katalin
Hanniker pelas inestimáveis contribuições. Estendemos também nossos agradecimentos a todas as
pessoas que ajudaram a mapear o conteúdo do Guia para o PMD Pro1 às bancas de avaliação de
questões para certificação, incluindo Felipe Chaparro, Lynne Curran, Eric Verzuh, Anna Kondakchyan,
Gretchen Regehr, Rodolfo Siles, Geoff Reiss, Guy Sharrock, Amos Doornbos, Robert Sweatman, Marie-
Laure Curie, David Palasits, Simon Early, Vadim Usvitsky, Caren Conner, Marian Abernathy e Terri Ise.
Além disso, reconhecemos o apoio dos funcionários e voluntários associados à Fundação Educacional
do Project Management Institute, cujo apoio foi fundamental para a criação dos materiais de
aprendizagem associados ao Guia.
Estamos também em dívida para com muitas organizações cujos documentos e materiais foram
utilizados como referência e adaptados para uso no Guia PMD Pro1. Gostaríamos, especialmente, de
agradecer à Catholic Relief Services pela sua inestimável série ProPack, à World Vision International
pela documentação de Avaliação e Planejamento de Aprendizagem (LEAP), e às Orientações da
Comissão Europeia para o Fornecimento de Assistência, a partir dos quais os materiais de estudos de
casos foram amplamente utilizados no presente documento. Além disso, agradecemos ao International
Institute for Learning, True Solutions Inc. e à Versatile Company pelo seu generoso aprovisionamento de
materiais pedagógicos e de apoio. Uma lista completa de referências pode ser encontrada no final do
documento.
E, por fim, esta atividade não teria sido possível sem a inspiração e o apoio de Richard Pharro e sua
equipe do APM Group. Foi somente através do seu apoio financeiro, organizacional e técnico que este
esforço tornou-se possível.
Conteúdo
Introdução............................................................................................................................................... iii
Seção 1: Capítulo 1: O gerente de projetos ....................................................................................... 1
Seção 1: Capítulo 2: O ciclo de vida de projetos no contexto do desenvolvimento .................... 8
Seção 2: Capítulo 1: Identificação e design do projeto .................................................................. 13
Seção 2: Capítulo 2: Iniciação do Projeto ........................................................................................ 38
Seção 2: Capítulo 3: Planejamento do projeto ................................................................................ 47
Seção 2: Capítulo 4: Implementação do Projeto ............................................................................. 63
Seção 2: Capítulo 5: Monitoramento, avaliação e controle do projeto. ....................................... 74
Seção 2: Capítulo 6: Transição final do projeto .............................................................................. 88
Anexo 1: Glossário de termos ............................................................................................................ 94
Anexo 1a: Sinónimos ........................................................................................................................... 97
Anexo 2 Lista de referências .............................................................................................................. 98
O Guia para o PMD PRO1 oferece uma introdução à exploração da plataforma independente
dos princípios e da terminologia do gerenciamento de projetos dentro do contexto do setor de
desenvolvimento. É destinado a um público que inclui:
Gerentes de projetos e membros de equipes novos no gerenciamento de projetos;
Gerentes de projetos e membros de equipes novos no setor do desenvolvimento;
Profissionais do setor de desenvolvimento que visem obter credenciais profissionais em
gerenciamentos de projetos;
Consultores/agentes contratados operando no setor de desenvolvimento.
Capítulo Dois:
As fases do ciclo de vida do Projeto
o Identificação e design do projeto
o Iniciação do projeto
o Planejamento do projeto
o Implementação do projeto
o Monitoramento, avaliação e controle do projeto
o Transição final do projeto
As decisões quanto ao escopo do conteúdo do PMD Pro1 foram feitas com base nos princípios
de duas premissas.
Esta observação constitui a base da primeira premissa subjacente do PMD Pro1: a de que as
organizações, devido à sua cultura compartilhada no gerenciamento de projetos, também
compartilham desafios, riscos e oportunidades em comum, que podem ser abordados através
da melhoria das práticas de gerenciamento de projetos. O PMD Pro1 explora essas
semelhanças, fazendo uma revisão das habilidades fundamentais que são e serão de
relevância prática para os gerentes de projetos, independentemente do contexto específico em
que trabalham.
Ainda assim, embora a cultura do gerenciamento de projetos permeie vários setores, diversas
características tornam o gerenciamento de projetos no setor de desenvolvimento sem igual e,
por vezes, especialmente desafiador. Por exemplo:
Projetos de desenvolvimento são responsáveis não apenas por fornecer
Resultados/Productos, mas também pela geração de resultados que promovam a
mudança social e a mudança de comportamento que conduzam a melhorias no bem-
estar das populações-alvo do projeto.
Projetos de desenvolvimento têm como objetivo abordar problemas complexos de
pobreza, desigualdade e injustiça.
Projetos internacionais de desenvolvimento são gerenciados em uma série de contextos
desafiadores (recursos limitados, altos riscos, redes complexas de aquisição, ambientes
político-financeiros instáveis).
A implementação de projetos frequentemente é gerenciada através de uma matriz
complexa de relacionamentos com as partes interessadas (as agências parceiras,
ministérios, organizações comunitárias, fornecedores, consórcios globais).
O processo de abordagem muitas vezes é tão importante quanto os resultados em si
(participação, abordagens baseadas em direitos).
A transferência de conhecimento e a aprendizagem para a população-alvo é uma
prioridade durante cada fase do projeto.
A partir dessa definição, o gerente de projetos é responsável por assegurar o sucesso total do
projeto. Contudo, isso não significa que o gerente de projetos seja pessoalmente responsável
por completar os trabalhos do projeto. Na verdade, esse raramente é o caso no setor de
desenvolvimento. Ao contrário, a responsabilidade dos gerentes de projetos é assegurar que os
trabalhos do projeto sejam realizados. Para executar esta responsabilidade, os gerentes de
projetos necessitam:
Trabalhar em estreita colaboração com um conjunto de partes interessadas para
completar os trabalhos dos projetos. Essas partes interessadas podem incluir membros
das equipes dos projetos, organizações para implementação (governamentais, não
governamentais e outras), contratadas, grupos comunitários e outros. Essas partes
interessadas devem trabalhar em conjunto para projetar, executar e controlar todos os
aspectos do projeto. Como em muitos setores, os gerentes de projetos no setor de
desenvolvimento são, muitas vezes, obrigados a gerenciar partes interessadas com as
quais não possuem nenhum relacionamento hierárquico formal. Não é incomum
existirem partes interessadas no âmbito de um único projeto com diferentes etnias,
idiomas, culturas e, até mesmo, nacionalidades. O desafio de gerenciar grupos nesse
contexto pode ser extremamente difícil.
Assegurar que os membros das equipes entendam o que precisa ser feito, qual o prazo
necessário para entrega e quando o gerente de projetos precisará intervir.
Resolver conflitos internos entre os integrantes das equipes de projetos. No final das contas, o
gerente de projetos será o responsável se uma equipe de projetos estiver com o moral baixo e
não cumprir os prazos.
Como seria de se esperar, o nível de habilidade que um gerente de projetos necessita para
gerenciar projetos de forma eficaz varia de acordo com os tamanhos, complexidades e riscos
dos projetos. Tomemos, por exemplo, os dois projetos descritos abaixo:
Projeto Um Projeto Dois
Tamanho U$ 5.000 U$ 930.000
Objetivo: Construção de três Objetivo: Reabilitar p sistema de saúde da
Complexidade latrinas comunidade
Atividade: Atividades:
- construção leve - Construção
- Treinamento
- Sistemas de aquisição
Prazo: um mês - Mudança de comportamento
Comunicações: Membros da Prazo: três anos
aldeia e doador Comunicações: 10 comunidades, Ministério da
Pessoal: Voluntários Saúde, doadores, parceiros de implementação.
Pessoal: ONGs locais, agentes comunitários da
Normas de qualidade: saúde, funcionários de ministérios do governo.
Diretrizes do Ministério da Normas de qualidade: Várias normas
Saúde
Flutuações cambiais
Riscos Início de mau tempo Instabilidade política
Trabalho voluntário Fontes não confiáveis de financiamento
insuficiente Desafios nas aquisições
Não obstante, embora projetos de todos os tamanhos possam se beneficiar de uma abordagem
baseada em projetos, isso não significa que todos os gerentes de projetos possam gerenciar
Técnicas - estas são por muitas vezes coletivamente chamadas de a "ciência" por
trás do gerenciamento de projetos. O gerente de projetos consegue identificar,
selecionar e utilizar as ferramentas e processos adequados para assegurar o sucesso
do gerenciamento de projetos?
Liderança/Interpessoal - muitas vezes coletivamente chamadas de a "arte" do
gerenciamento de projetos. Por exemplo, de que forma o gerente de projetos
comunica, inspira e resolve conflitos?
Pessoal/Autogerenciamento - a capacidade de autogerenciamento do gerente de
projetos. Por exemplo, o gerente de projeto pode efetivamente priorizar, gerenciar o
tempo e organizar o trabalho?
Específico para o desenvolvimento - a capacidade de aplicar as competências
técnicas, de liderança/interpessoais e pessoais/autogerenciamento no contexto
dos projetos de desenvolvimento. Por exemplo, o gerente de projetos consegue
identificar, selecionar e utilizar as ferramentas e processos adequados, exclusivos e
específicos para as necessidades do setor de desenvolvimento, e também no contexto
cultural do projeto?
Além dessas quatro áreas gerais de competências, os gerentes de projetos também devem
possuir a competência para trabalhar de forma eficaz dentro da cultura de sua própria
organização. O gerente de projetos consegue liderar a estrutura específica do gerenciamento
de sua organização, sua cultura organizacional, processos/sistemas empresariais e redes de
recursos humanos? A cultura da organização define a sua identificação (marca) e a distingue
de outras organizações que estejam gerenciando projetos semelhantes.
Portfólios
Sub
Projetos Programas
portfólios
Por essa razão, o Guia do PMD Pro1 adota um modelo de ciclo de vida de projetos genérico,
para projetos de desenvolvimento. Esse modelo serve como uma estrutura para o conteúdo
deste guia. Esse modelo de ciclo de vida de projeto genérico não se destina a substituir os
outros modelos, nem a servir como padrão para o setor. Em vez disso, é um apoio ao
aprendizagem que ajuda a explicar as fases do gerenciamento do ciclo de vida de projetos, as
relações entre essas fases e as responsabilidades dos membros das equipes de projetos
através de todo o ciclo de projetos. O modelo genérico de ciclo de vida de projetos do PMD
Pro1 inclui seis fases:
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Na verdade, essas áreas de gerenciamento de projetos são de tal importância para a cultura do
gerenciamento de projetos que são conhecidas pela sigla DM&E, Design, Monitoramento e
Avaliação de projetos. Essa ênfase no DM&E de projetos em projetos de desenvolvimento é
positiva em muitos aspectos. Isso reflete o compromisso das organizações no setor com a
plena compreensão dos problemas que tratam, a lógica por trás da sua intervenção e os
sistemas com os quais medem seu progresso. A ênfase no DM&E de projetos também ressalta
a particularmente forte capacidade que as organizações internacionais de desenvolvimento tem
nessas três áreas (uma capacidade que muitas vezes é mais profundamente desenvolvida no
Essa mesma observação vale para qualquer cenário em que um projeto se concentre
desproporcionalmente em uma área que seja considerada de especial importância, enquanto
deixa-se de investir em outras fases críticas do ciclo de vida de projetos. Por exemplo, um
projeto pode pular a fase de identificação e de iniciação, e saltar diretamente para o
planejamento do projeto. Outros projetos podem ser excepcionalmente bem concebidos e
planejados, mas não executados com total rigor e controle. Cada um desses erros pode
resultar em projetos seriamente comprometidos, em grande parte devido a uma incapacidade
de gerenciar todo o ciclo de vida de projetos através de uma abordagem equilibrada.
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Uma das razões pelas quais a fase de Identificação e design do projeto é de grande
importância é porque ela oferece a oportunidade mais rentável para responder a perguntas
fundamentais sobre os parâmetros do projeto. Onde o projeto funcionará? Quem são os
beneficiários? Quais são os resultados? O que é a lógica de intervenção? Quais são os
A fase de Identificação e design do projeto também fornece uma oportunidade no início do ciclo
de vida do projeto para as equipes de projetos começarem a criar a norma da ampla
participação em sua abordagem e interações. Durante essa fase, as equipes de projetos
podem introduzir abordagens participativas destinadas a definir problemas, identificar
alternativas, decidindo a estratégia e traçando a lógica do projeto. Embora as abordagens
participativas no design e desenvolvimento de projetos possam exigir mais tempo e recursos, o
resultado final vai se beneficiar das seguintes vantagens:
Uma vez que a ideia do projeto tenha sido identificada, o próximo passo será avaliar a situação,
coletar informações adicionais, para confirmar que existe a necessidade de apoiar a ideia inicial
do projeto, sugerir ajustes à ideia antes de seguir em frente ou apontar para uma ideia de
Além disso, embora as percepções muitas vezes sugiram que os dados qualitativos têm menos
rigor do que os dados quantitativos, as abordagens quantitativas muitas vezes correm o risco
de aumentar as expectativas entre as comunidades locais e parceiros, e podem ser
especialmente caras. As avaliações dos dados qualitativos, por sua vez, podem ser rigorosas,
se planejadas e executadas com perícia, e podem fornecer dados reveladores sobre as razões
por trás das tendências que são identificadas por meio de abordagens quantitativas e
secundárias.
Como um primeiro passo, as avaliações são realizadas para explorar amplamente um vasto
número de questões para auxiliar no fornecimento de informações que irão informar as
prioridades. Os processos de análise são, então, realizados, para sondar mais profundamente
cada uma das questões prioritárias, para que a informação correta esteja disponível para
orientar o restante do design. Mais especificamente, os projetos de desenvolvimento tendem a
se concentrar em três categorias de análise:
1. Análise das partes interessadas
2. Análise do problema
3. Análise dos objetivos
O primeiro passo na análise é completar uma análise das partes interessadas. A análise das
partes interessadas envolve:
Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto. Na maioria das situações,
uma variedade de indivíduos, grupos e instituições podem ter algum nível de interesse
ou influência sobre um projeto. Esses indivíduos, grupos e instituições são as partes
interessadas importantes para o sucesso do projeto. Dependendo do projeto, essas
partes interessadas podem incluir parceiros governamentais, ONGs, organizações
comunitárias, a comunidade mobilizada e grupos da sociedade civil, grandes empresas,
empregadoras da região, líderes comunitários, organizações religiosas e outros.
Exploração dos interesses das partes interessadas. O que elas podem ganhar ou
perder com o projeto? Quais são as expectativas das partes interessadas (positivas
e/ou negativas)? Que recursos elas podem empenhar? Quais são os possíveis papéis
para as partes interessadas? Que capacidades elas mantêm? Elas são os auxiliares ou
bloqueadoras?
Embora existam muitas ferramentas que contribuam para o processo de análise das partes
interessadas, duas, em particular, são especialmente úteis:
Os diagramas de Venn foram criados para analisar e ilustrar a natureza das relações
entre os principais grupos de partes interessadas. Um diagrama de Venn é
desenvolvido através da perspectiva de uma única parte interessada no projeto (ou um
grupo de partes interessadas no projeto). Cada círculo no diagrama identifica uma das
partes interessadas envolvidas no projeto. O tamanho do círculo utilizado pode ajudar a
indicar o poder/influência relativa de cada parte interessada, enquanto a separação
espacial é utilizada para indicar a força ou fraqueza relativa da relação/interação de
trabalho entre os diferentes grupos/organizações. Os diagramas de Venn são
comumente utilizados como uma ferramenta de planejamento participativo com os
grupos-alvo, para ajudá-los no perfil de seu conceito de tais relações.
A tabela abaixo apresenta uma análise das partes interessadas da matriz para o projeto de
gerenciamento da pesca introduzido no diagrama de Venn acima. A matriz ajuda a identificar
formas de envolver as partes interessadas adequadamente para que elas possam participar de
forma significativa em todas as fases do ciclo de vida do projeto. Por exemplo, a tabela
identifica riscos potenciais para o sucesso do projeto que vêm de indústrias têxteis fracamente
reguladas. Reconhecendo esta possível ameaça, a equipe de design do projeto pode tomar
providências para melhor garantir o sucesso do projeto - talvez com uma reunião com líderes
da indústria têxtil para negociar soluções, ou para identificar formas de envolvê-los no projeto.
Agência de Proteção
Ambiental:
Etc. Etc. Etc. Etc.
Análise de dados
As chances são de que os dados coletados através de avaliações do projeto já tenham levado
a equipe do projeto e as partes interessadas a se concentrar no que parece ser um grupo
central de questões fundamentais. O processo de análise de dados fornece uma oportunidade
para examinar, confirmar ou ajustar esse pensamento inicial.
Existe uma variedade de técnicas e ferramentas para realizar a análise de dados. Cada uma foi
criada para uma finalidade específica e a equipe do projeto deve selecionar suas
técnicas/ferramentas com base no objetivo pretendido do exercício de análise. Por exemplo, se
a tarefa em mãos tem como objetivo organizar ou classificar as informações da avaliação será
necessário têr uma ferramenta de análise diferente daquela que seria usada se o objetivo fosse
promover um pensamento mais crítico das partes interessadas no projeto.
Uma relação ilustrativa das diferentes ferramentas de análise disponíveis para os gerentes de
projetos (e exemplos dos objetivos para os quais elas possam ser empregadas) é encontrada
na tabela abaixo:
Objetivo Ferramenta
Organizar informações Matriz de Vulnerabilidade
Priorizar dados de avaliação Mapeamento mental
Diagramas de afinidade
Exercícios e matrizes de classificação
Identificar o estado atual da prestação de serviços Análise de avaliação de lacunas
Mapeamento
Promover o pensamento crítico das partes Grupos de discussões
interessadas do projeto Grupos focais
Seminários e oficinas
Investigar relações de causa e efeito Análise de campo de força
Árvores de problemas
Análise de problemas
Apesar de estar fora do escopo da PMD Pro1 explorar todas as ferramentas de análise de
dados em profundidade, há uma ferramenta que merece novo exame - a árvore de problemas.
Existem várias razões para a árvore de problemas ser particularmente importante quando se
discute a análise de problemas no contexto de projetos de desenvolvimento:
Embora a árvore de problemas não seja a única ferramenta utilizada para realizar a
análise de problemas, é uma das ferramentas mais utilizadas entre as organizações de
desenvolvimento.
O resultado da ferramenta árvore de problemas é, muitas vezes, utilizado como uma
entrada para completar os próximos passos no processo de Identificação e design do
projeto.
A árvore de problemas fornece uma versão simplificada, mas sólida, da realidade, identificando
não só o problema central a ser abordado, mas também os efeitos do problema central e as
questões subjacentes e as causas-raízes que contribuem para o estado atual.
As árvores de problemas começam com um "problema inicial", que pode ser identificado
através de um processo de brainstorming aberto com as partes interessadas ou pré-
identificado, com base na análise preliminar das informações existentes. Uma vez que o
problema inicial seja identificado, o processo de construção da árvore de problemas
subsequente é completado (de preferência através de um processo grupal participativo)
utilizando-se estas instruções:
A questão norteadora por trás da lógica da árvore de problemas é: "O que provoca isso?”. Se
houver duas ou mais causas que se combinam para produzir um efeito, elas são colocadas no
mesmo nível no diagrama. As setas de causa-efeito são utilizadas para conectar os níveis da
árvore de problemas.
O gráfico abaixo ilustra uma árvore de problemas das causas e efeitos da deterioração da
qualidade das águas fluviais. Observe que este diagrama é uma representação simplificada da
situação - e não é incomum para as árvores de problemas ter níveis múltiplos de causa e efeito
em torno do problema central. Como resultado, as árvores de problemas muitas vezes tornam-
se extremamente complexas e caras para se desenvolver.
Qualidade da água
do rio está se
deteriorando
Níveis inadequados de
Programas de
70% dos domicílios não População não APA ineficaz e alinhada investimento de capital
informação /
tem latrinas ou consciente do perigo com os interesses das e planejamento ruim na
educação ao público
conexões com a rede dos resíduos fecais no empresas Administração Local
indisponíveis
de drenagem rio
Embora esta seção trata-se da utilização da técnica de árvore de problemas para a análise de
problemas, deve-se observar que uma alternativa viável para uma abordagem baseada em
problemas é a técnica de investigação apreciativa. O inquérito apreciativo é uma alternativa
Análise de objetivos
Após a análise de problemas (ou processo de investigação apreciativa) ter sido concluída, o
próximo desafio é identificar os objetivos do projeto final. Como é o caso com todas as etapas
dos processos de avaliação e análise, existem várias ferramentas que podem ser utilizadas
para completar o processo de análise de objetivos.
Uma das abordagens mais simples para a análise dos objetivos é a árvore de objetivos. Em
sua forma mais simples, a árvore de objetivos é uma imagem espelhada da árvore de
problemas, onde cada declaração na árvore de problemas é transformada em uma declaração
objetiva positiva. Embora a árvore de problemas exiba relações de causa e efeito, a árvore de
objetivos mostra a relação "meios-fins". Mais uma vez, utilizando o exemplo da deterioração da
qualidade da água, a árvore de problemas se tornaria uma árvore de objetivos que se
assemelha ao seguinte:
qualidade da água
do rio é melhorada
Um melhor
Estabelecimento de planejamento de
Começa um programa Estabelecimento de O EPA é eficaz e mais
programas de negócios dentro do
de construção de programas de sensível aos problemas
educação e governo local, que
latrinas educação e informação dos pescadores
informação pública inclui mecanismos para
pública
a recuperação dos
custos
O consenso sobre essas questões pode ser ilusório e o processo de tomada de decisões tem o
potencial de se tornar bastante complexo e controverso. Por conseguinte, é importante que a
equipe do projeto identifique e priorize claramente as múltiplas considerações que entram em
Considerações de Quem mais está trabalhando na área de intervenção proposta? Quais são os
programas externos pontos fortes de seu programa? Que atividades existentes complementam a
análise da árvore de objetivos?
Observe que as categorias acima podem ser organizadas em dois grupos. O primeiro grupo de
categorias (priorização de necessidades, considerações de programas externos, adequação,
capacidade institucional) utiliza às informações coletadas por meio das atividades de avaliação
e análise das necessidades para decidir se/como a organização irá intervir. Essas categorias
examinam se existem necessidades prioritárias que devem ser abordadas, se existem outros
programas de prestação de serviços complementares, se existem parceiros de implementação
que possuem a capacidade para executar o projeto e se as atividades propostas são
adequadas.
Após ficar evidente que os objetivos do projeto proposto atendem aos critérios da tabela acima,
o design do projeto de alto nível pode ser colocado na prática. Conforme indicado
anteriormente, nem todos os ramos e raízes de uma árvore de objetivos serão inclusos no
projeto. As áreas que não cumprem os critérios vão ficar fora do mix da intervenção.
Priorização das necessidades - As famílias indicam uma abordagem que exige uma
intervenção urgente.
Considerações de programas externos - O trabalho nas instalações de saneamento
ajusta-se a política tanto do governo local quanto da agência de implementação.
Considerações das capacidades existentes – A organização de implementação
necessita de capacidade na área de engenharia de tratamento de águas residuais e
possui experiência extensa na modificação de comportamentos relacionados à
eliminação de resíduos de famílias.
Disponibilidade de recursos – o plano de cinco anos de um doador internacional
principal da região incluiu recursos para melhorar a saúde na região.
qualidade da água
do rio é melhorada
Um melhor
Estabelecimento de planejamento de
Começa um programa Estabelecimento de O EPA é eficaz e mais
programas de negócios dentro do
de construção de programas de sensível aos problemas
educação e governo local, que
latrinas educação e informação dos pescadores
informação pública inclui mecanismos para
pública
a recuperação dos
custos
Há uma série de variações de modelos de estruturas lógicas que são utilizadas no setor de
desenvolvimento. Muitos desses modelos utilizam termos diferentes para identificar os
Objetivos do projeto. Alguns identificam Impactos e objetivos, outros identificam resultados e
efeitos. Da mesma forma, não há consenso sobre o número de níveis em uma matriz de
estrutura lógica. Algumas organizações adotam uma matriz de quatro níveis, outras de cinco.
No entanto, embora haja variações entre os modelos da estrutura lógica no que diz respeito
aos termos e sua estrutura, todos eles estão destinados a servir ao mesmo objetivo subjacente.
As estruturas lógicas são destinadas a servir como:
Ferramentas sistemáticas para organizar o pensamento de projeto e identificar as
relações entre recursos, atividades e resultados do projeto;
Uma forma visual de apresentar e compartilhar a lógica de intervenção do projeto;
Uma ferramenta para identificar e avaliar os riscos inerentes ao design do projeto
proposto; e
Uma ferramenta para medir o progresso através de indicadores e fontes de verificação.
Embora existam várias versões de estruturas lógicas de projeto, a certificação PMD Pro1 adota
um modelo de quatro níveis de estrutura lógica, que emprega o seguinte vocabulário:
1. Atividades são ações adotadas por meio das quais os recursos (financeiros, humanos,
técnicos, materiais e tempo) são mobilizados para produzir os Resultados/Produtos
3. Objetivos são o que o projeto espera atingir no nível de beneficiário (por exemplo, o
uso de conhecimentos e habilidades na prática ao longo do tempo, o transporte de
mercadorias em estradas não asfaltadas ao longo do tempo) e que contribuem para as
mudanças no nível de população (redução da desnutrição, melhoria no rendimento,
melhoria da produção, etc) e agregam e contribuem para a realização dos impactos ao
longo do tempo.
Esses fatores externos importantes devem ser observados sob a coluna de pressupostos. Você
pode não ser capaz de fazer algo sobre alguns dos riscos (é improvável que uma ONG local
possa impedir o início de uma guerra), mas é importante prever problemas possíveis. A lista de
riscos e pressupostos também pode ajudar a explicar por que um projeto não realizou todos os
seus objetivos.
Os pressupostos definem a lógica horizontal da matriz, criando uma relação "se-então", que
mantém que se os pressupostos em cada nível da estrutura mantiverem-se verdadeiras, então
o caminho de desenvolvimento vertical do projeto provavelmente terá sucesso, conforme
ilustrado no gráfico seguinte:
Impacto
Objetivos pressuposto
Atividades pressuposto
Após os objetivos terem sido estabelecidos e os riscos e hipóteses associados terem sido
identificados, os elementos finais da estrutura lógica são os indicadores de realização e meios
de verificação para cada nível da estrutura lógica.
Fonte de
Descrição Indicadores Pressupostos
verificação
Etc. Etc.
SEÇÃO 2: CAPÍTULO 2
INICIAÇÃO DO PROJETO
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Cada uma dessas partes interessadas acima mencionadas avaliará o projeto de acordo
com um conjunto diferente de critérios e cada um tem certo nível de autoridade sobre
decisões de "luz verde/luz vermelha". Os critérios que podem ser considerados por esse
processo de iniciação podem incluir:
Cumprimento dos objetivos do programa
Considerações ambientais internas e externas
Métricas de desempenho cruciais
Custos projetados, retorno sobre o investimento, etc.
Disponibilidade de recursos
Padrões de qualidade
Avaliações de impacto ambiental
Capacidade institucional
Gerenciar um grupo grande de partes interessadas muitas vezes leva muito tempo e
corre-se o risco de desafios de comunicação. No entanto, também há vantagens em se
ter um grupo tão grande de partes interessadas envolvidas nas decisões de "luz
verde/luz vermelha" do projeto - ou seja, que ele garanta que haja uma análise profunda
do conceito, resultante de muitas perspectivas, e ajude a garantir que não haja
propriedade coletiva para o projeto após começar sua implementação.
Em cada uma dessas portas de decisões de "luz verde/luz vermelha", a equipe do projeto
desenvolve documentos que servem como "resultados da iniciação". Esses resultados da
iniciação servem como Insumos sobre as quais as decisões de "luz verde/luz vermelha" são
tomadas.
Após um documento de proposta de o projeto ter sido concluído, não é incomum que ele
seja revisado por várias partes interessadas antes de ser apresentado ao doador oficial
Estimativas de projetos de alto nível - incluindo uma declaração de alto nível de:
A Ata da constituiçaõ do projeto também deve incluir declarações com respeito ao conjunto
de tolerâncias quanto a resultados do projeto (e sua qualidade), prazo, custo e risco. Além
É importante reconhecer que a sequência da porta de decisões para o Estudo de Caso Delta
River representa apenas UMA das MUITAS sequências que poderiam existir para um projeto
de desenvolvimento. Por exemplo, alguns doadores exigirem a apresentação de uma carta de
interesses antes que você seja "aprovado" para desenvolver uma proposta de projeto. Nesse
cenário, a "carta de interesses" representaria mais uma porta de decisões.
Além disso, algumas organizações não incluem as atividades de design de projeto para um
projeto no âmbito do ciclo de vida de projetos. Nessas situações, os processos de identificação
e design de projeto compõem um projeto completamente separado (com um ciclo de vida de
projeto completo e distinto). Nesse cenário, o design do projeto estaria completo, e não haveria
necessidade de uma porta de decisões de Autorização para avaliação e análise no processo de
iniciação.
Algumas organizações e/ou doadores exigem que os planos anuais de implementação sejam
apresentados para os seus projetos plurianuais, delineando as operações para cada ano do
projeto. Esses planos anuais de implementação não servem apenas para garantir que as
estimativas de trabalho do projeto sejam precisas e relevantes, mas também servem como
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
O formato e os elementos dos planos de Implementação do projeto irão variar de acordo com a
organização, doador e/ou projeto. No entanto, independentemente do formato do documento,
todos os planos de Implementação do projeto (em comparação com os resultados de iniciação
criados durante as fases anteriores) devem cumprir as seguintes normas:
Embora alguns argumentem que a estrutura lógica do projeto e/ou as propostas do projeto são
os modelos de implementação aceitáveis, esses documentos raramente fornecem um nível de
detalhes suficiente para implementar um projeto. Os documentos são escritos para fins
completamente diferentes. As estruturas lógicas são projetadas para modelar a lógica do
projeto. As propostas do projeto são escritas com o objetivo de obter a aprovação do projeto e
recursos financeiros. Em comparação, o objetivo dos planos de implementação do projeto é
servir como um modelo de mapa abrangente e detalhado para a implementação bem sucedida
do projeto. Para conseguir esse objetivo, os planos globais do projeto devem fornecer detalhes
sobre todas as atividades e recursos necessários para completar tanto o trabalho direto como o
indireto do projeto.
Por todas essas razões, é importante que as equipes de projetos aproveitem a oportunidade
que o processo de planejamento de implementação do projeto oferece para envolver as partes
interessadas de forma mais ampla e abrangente do que foi possível durante a fase de
identificação e design do projeto.
Além disso, durante todo o projeto, é importante tratar do plano de implementação como um
documento "vivo", não um que seja estático e imutável. Observe que o diagrama genérico do
ciclo de vida do projeto representa expressamente a fase de planejamento do projeto como
parte de um laço com a fase de implementação. As atividades na fase de implementação são
fornecer continuamente discernimentos e aprendizagem que informem e atualizem o plano de
implementação do projeto. Da mesma forma, as informações coletadas a partir do
monitoramento, avaliação e processos de controle também influenciam e melhoram o plano do
projeto.
Durante a fase de Identificação e design do projeto e a fase de Iniciação do projeto, já terá sido
realizado um trabalho considerável para identificar o escopo do produto. Na hora de começar
uma fase de planejamento, vários projetos já produziram uma árvore de objetivos, uma
estrutura lógica, um documento de reflexão e uma proposta de projeto relativamente bem
elaborada. Combinados, esses documentos provavelmente terão definido de forma suficiente o
escopo do produto, incluindo Impactos, objetivos e Resultados/Productos. Embora possa ser
adicionado um detalhamento ainda maior ao escopo do produto no decurso da fase de
planejamento, as organizações de desenvolvimento do setor já terão feito um trabalho
relativamente bom de identificação e documentação dos parâmetros relacionados com o
escopo do produto.
Projeto de
qualidade
projeto da água do Delta
River
Menor
pacotes quantidade de Menor nível de Gestão e
de trabalho resíduos Administração do
resíduos sólidos domésticos no rio Projeto
lançados no rio
Componentes
Sub- planejamento e
componentes componentes
componentes controle do Projeto
Atividades /
Tarefas componentes componentes comunicações
No final, são as preferências que a equipe do projeto e as partes interessadas têm para
interpretar as informações que terão maior probabilidade de influenciar o formato da EAP.
Algumas pessoas podem processar os dados mais facilmente quando os veem graficamente;
outras preferem listas. Às vezes, é uma boa idéia criar ambos.
A partir da EAP, a equipe do projeto desenvolve uma lista de atividades que registre
exaustivamente todas as atividades dentro do escopo do projeto (ou dentro do escopo de um
pacote de trabalho específico do projeto). Em seguida, a equipe do projeto desenvolve um
A imagem abaixo ilustra uma rede simplificada para um projeto de latrinas. Algumas das
mensagens que podem ser interpretadas a partir do design do diagrama incluem:
A equipe do projeto deve esperar que as tampas das latrinas fossem construídas antes
que elas possam ser instaladas.
A equipe do projeto não necessita esperar a conclusão das tampas das latrinas antes
de furar os buracos das latrinas.
As atividades de treinamento podem ser concluídas independentemente das atividades
de construção das latrinas.
Comissão de
capacitação Capacitar a
em água comunidade
e saneamento
Diagrama de red
Uma vez que a sequência de atividades seja identificada, é tentador mover-se diretamente para
estimar a duração da atividade. Antes, porém, a etapa importante de estimar recursos deve ser
concluída. Na sua essência, a relação entre a estimativa de recursos e a estimativa de duração
é intuitiva. Todos sabem que uma pessoa vai levar mais tempo para cavar um buraco do que
uma equipe de cinco pessoas. Além disso, estimativas de duração podem variar
consideravelmente, dependendo de a equipe de escavação planejar utilizar uma única pá, um
martelo pneumático ou dinamite para fazer o buraco.
Em resumo, os recursos fazem a diferença. Eles são um dos fatores centrais que influem nas
estimativas de duração do projeto. Por isso, as decisões de recursos precisam ser tomadas
antes que as estimativas de duração possam ser feitas. As decisões que se relacionam com o
Tempo - Se houver um prazo muito apertado, o projeto pode optar por dedicar altos
níveis de pessoal, materiais e equipamentos de capital para atender às limitações de
tempo. Por outro lado, se o prazo for livre, o projeto pode optar por dedicar menores
níveis de recursos alocados para uma atividade.
Orçamento - Se o dinheiro for escasso, o projeto poderá optar por investir em um mix
de recursos de "baixo custo". Por exemplo, mais funcionários manuais e menos
maquinário são uma alternativa de baixo custo preferível. Essa decisão de recursos,
contudo, estenderá a duração das atividades de escavação das latrinas.
Regulamentações - Em alguns países, os projetos sofrem restrições por parte das leis
trabalhistas, que limitam os horários de trabalho (horas por dia, dias por semana,
feriados por ano, políticas de licenças familiares). Essas regulamentações influenciam a
disponibilidade de recursos e, consequentemente, as estimativas de duração.
Outros fatores que influenciam a disponibilidade de recursos - Uma série de outros
fatores influencia a disponibilidade de recursos e, consequentemente, irão influenciar as
estimativas de duração das atividades. Alguns exemplos desses fatores incluem:
o Restrições de tempo impedem um projeto agrícola, onde a participação da
comunidade é impossível durante a estação de colheita;
o Restrições de materiais impedem um projeto habitacional que exige materiais
de construção escassos, tornando-se necessário adotar uma estratégia
alternativa mais demorada;
o Restrições de logística impedem um projeto de ajuda de emergência de
acessar o transporte, estendendo o tempo necessário para encher depósitos de
alimentos;
o Restrições de recursos humanos impedem um projeto de saúde de acessar
trabalho qualificado, estendendo-se as estimativas de duração para atividades
tecnicamente complexas.
Após as estimativas de recursos serem concluídas, o diagrama de rede deve ser revisto e as
estimativas de duração serão adicionadas a todas as atividades. Retornando ao diagrama de
Comissão de Capacitar a
Capacitação em água Comunidade
e saneamento 1
1
Agora, o diagrama de rede está concluído e pode ser utilizado para ajudar a equipe do projeto
a identificar:
Desenvolvimento do cronograma
Com base na estimativa gerada através das etapas anteriores, a equipe do projeto pode,
agora, desenvolver um cronograma do projeto. Dentro do setor de desenvolvimento, a
ferramenta preferida para o desenvolvimento do cronograma do projeto é o gráfico de Gantt.
Um gráfico de Gantt utiliza barras para representar graficamente o cronograma de atividades
do projeto, incluindo sua data inicial, data final e durações esperadas. Os gráficos de Gantt têm
a vantagem de ser relativamente fáceis de ler e utilizar para apresentações.
Monitoramento de resíduos
1.1. fecais
1.1.1 Pesquisas de linha de base
1.1.2 Pesquisas de qualidade
Campanhas de
1.2 conscientização pública
1.2.1 Preparações de materiais
1.2.1.1 Identificação de mensagens
1.2.1.2 Criação de materiais
1.2.1.3 Publicação de materiais
1.2.2 Implementação de campanha
1.3 Construção de latrinas
1.3.1 Etc.
SEÇÃO 2: CAPÍTULO 4
IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Lançamento do projeto
O gráfico a seguir fornece um exemplo da matriz RECI para o Projeto Delta River:
Alguns dos muitos documentos de referência originais utilizados para conduzir e administrar a
implementação do projeto estão listados abaixo. Note que o número e a variedade de
documentos implementados durante esta fase variam de acordo com a organização, o doador
e o projeto.
Gerenciamento de comunicações
Uma das características mais importantes dos gerentes de projetos de sucesso é a excelente
habilidade de comunicação. Como gestor e criador da maior parte dos recursos de
comunicação de projetos (documentos de projetos, relatórios de andamento de projetos e
atualizações de atas de reunião), faz parte do trabalho do gerente de projetos assegurar que as
comunicações sejam explícitas, claras e completas, para que o público não tenha dificuldade
para entender o que foi comunicado e, em particular, que ações precisam tomar, (caso haja
alguma).
Uma boa comunicação é tanto uma arte quanto uma ciência. A arte da comunicação bem
sucedida depende das habilidades interpessoais e da liderança do gerente de projetos.
Conforme indicado no capítulo três desta seção, o planejamento da comunicação deve ser um
elemento integrante de planos de projetos detalhados. Esses planos oferecem a base sobre a
qual as informações fluem através de um projeto, permitindo as ações, decisões, mudanças e
implementação.
Plano de
comunicações
Comunicação Objetivo Público Autor Atribuído Veículo de Frequência
a comunicação
Como no caso das comunicações, o gerenciamento de recursos humanos é tanto uma arte
como uma ciência. A arte do gerenciamento de recursos humanos depende das habilidades
interpessoais e da liderança do gerente de projetos. O gerente de projetos consegue motivar as
partes interessadas? Inspirar confiança? Gerenciar conflitos? Construir a moral da equipe? A
ciência do gerenciamento de recursos humanos depende de um planejamento efetivo.
Conforme indicado no capítulo 3 da presente seção, o planejamento de recursos humanos é
um elemento integrante de um plano de Implementação do projeto abrangente. O plano de
gerenciamento de recursos humanos de um projeto identifica as atividades e os recursos
necessários para gerenciar a equipe do projeto. Os componentes do gerenciamento de
recursos humanos incluem:
Gerenciamento de problemas
Mesmo projetos que são exaustivamente planejados, com todos os recursos necessários e
meticulosamente executados, encontrarão problemas. Um problema é um risco que ocorreu
agora (o tópico de gerenciamento de riscos será discutido no capítulo seguinte). Um problema
poderá ser uma decisão, situação ou complicação não resolvida, que afetará significativamente
o projeto. O gerente de projetos tem de estar pronto durante a fase de implementação do
projeto para aplicar recursos para tratar e resolver estes problemas.
Registro de
problemas
Referência Relatado Descrição Relatado Atribuído Designado Status Status
do por em a em em
problema
Ao final do projeto, não deve haver assuntos pendentes deixados por resolver. Isso não
significa que todos os problemas possam ser tratador durante o projeto. Pode ser que alguns
assuntos não possam ser tratados e as respostas apropriadas devam ser dadas aos
interessados. Outros problemas podem ser adiados, ou abordados em um projeto futuro. Tenha
em mente que um sistema de gerenciamento de problemas perfeito pode ser caro, se não
inatingível. É normal aceitar um nível razoável de imperfeição, baseado em cálculos das trocas
entre o valor versus preço, benefício, risco e tempo.
Servir como uma ferramenta visual para contar a história da capacidade organizacional
Servir como uma ferramenta a partir da qual planejar os planos de construção da
capacidade organizacional
Servir como um ponto de referência inicial para avaliar a melhoria da capacidade
organizacional.
Representación visual de la capacidad de organización de la Agencia de Protección Ambiental
Habilidades Gestão Financeira
técnicas
Good Gerenciamento de
Boagovernance,
governação, pessoal, treinamento
transparencye
transparência e motivação da equipe
and
responsabilidade
accountability
Foco na
Mecanismos de
população-alvo
aprendizagem e
avaliação Chave:
0 = Indeseável
(e precisso uma grande melhora)
1 = Ruim
Ligações com outras Política e (e precisso uma melhora apreciavel)
2 = Aceitável
organizações sistemas de (Pode-se melhorar ainda)
relevantes planejamento 3 = Muto boa
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Ambas as questões são mais bem respondidas ao se revisitar a estrutura lógica. Você deve se
lembrar de que o PMD Pro1 adota um modelo de quatro níveis da estrutura lógica - embora
reconhecendo que existem outros modelos.
No que diz respeito à questão de por que a avaliação do projeto é fundamental para o
gerenciamento de projetos no setor de desenvolvimento e menos priorizada em outros setores,
lembre-se de que a abordagem da estrutura lógica de projetos é exclusiva para o setor de
desenvolvimento. Poucos gerentes de projetos que trabalham em outros campos assumem a
responsabilidade por mudanças nos níveis de resultado e meta. Assim, eles normalmente
avaliam os projetos monitorando a entrada, níveis de atividade e saída - deixando que os
outros avaliem se seus projetos entregam o impacto nos níveis de resultado e meta.
Embora não seja necessário ser um especialista em avaliações, um gerente de projetos deve
ser capaz de definir, planejar e implementar processos de avaliação em colaboração com os
membros da equipe interna e/ou consultores externos. O gráfico a seguir detalha algumas das
tarefas primárias de gerenciamento de avaliação:
Gerenciamento de avaliação
Plano de monitoramento e
Definir avaliação A realização da avaliação
avaliação
Objetivos da monitoramento e
Atividades / tarefas
avaliação resolução de problemas
a conclusão da
Recursos
avaliação
Objetivos
Resultados/
Productos
Atividades
Recursos*
* Observe que alguns planos de monitoramento e avaliação pretendem não apenas controlar o andamento em
relação às atividades, Resultados/Productos, Objetivos e Impactos compatíveis com a estrutura lógica do projeto,
mas também monitorar os Recursos necessários para implementar as atividades do projeto.
O principal objetivo dos indicadores nos níveis de Resultado/Produto e atividade é garantir que
as operações do dia-a-dia do projeto estejam em curso. É importante que os indicadores
incluam a verificação de que a saída tenha sido produzida com a qualidade
especificada/aceitável e esteja completa, bem como simplesmente confirmar sua existência. Os
problemas potenciais são identificados de forma que ações corretivas possam ser tomadas
quando necessário, e a qualidade mantida. O monitoramento desses indicadores fornece
feedback para implementar ações corretivas ou preventivas para fazer o projeto estar em
conformidade com o plano de gerenciamento do projeto ou, se necessário, modificar o plano de
gerenciamento do projeto de forma adequada.
estudos especiais
ou estudos “ponto”
inquéritos por
amostragem
CUSTOS
grupos de foco
entrevistas com
informantes-
chave
estatística
s de rotina
registros
existentes
Observação
COMPLEXIDADE
O risco do projeto é a possibilidade de que algo possa dar errado, ou pelo menos não saia
conforme planejado. Os riscos são diferentes para cada projeto, e os riscos mudam conforme
um projeto progride. Os riscos específicos do projeto (da forma como podem aparecer na
coluna Pressupostos) das estruturas lógicas poderão incluir o seguinte:
A meta de gerenciamento de risco é "obter controle" sobre esses riscos e identificar, analisar e
responder aos riscos de uma forma rentável. O gerenciamento de riscos visa maximizar a
probabilidade e consequências de eventos positivos e minimizar a probabilidade e
consequências de eventos adversos. Na prática, o gerenciamento de riscos do projeto
concentra-se nas seguintes questões:
Estamos controlando o contexto do projeto?
Estamos revisitando os pressupostos críticos e riscos que podem afetar a capacidade
do projeto de agir?
Qual é a capacidade da população-alvo de responder ao projeto?
Preparar uma estratégia de gerenciamento de risco no nível de projeto ajuda a garantir que o
processo seja efetivamente realizado. Os elementos-chave do processo de gerenciamento de
risco de projetos incluem o seguinte:
Identificação de risco (identificar e documentar todos os riscos que podem afetar o
projeto);
Análise de risco qualitativa (determina as consequências de identificar riscos sobre os
objetivos do projeto);
Análise de risco quantitativa (atribuição de probabilidades numéricas a riscos e seu
impacto sobre os objetivos do projeto);
Planejamento de resposta aos riscos (decidir que ações são necessárias para reduzir
ou eliminar as ameaças, principalmente aquelas de alta probabilidade e de alto
impacto); e
Monitoramento e controle de riscos (responder a riscos conforme eles ocorram e
garantir que procedimentos de gerenciamento de risco adequados estejam sendo
seguidos).
Uma vez identificados, os riscos devem ser administrados utilizando-se uma combinação das
seguintes estratégias:
Contenção de riscos - Não fazer (ou fazer de uma forma diferente) uma parte do
escopo que tem alto impacto e/ou alta probabilidade de risco, se os objetivos do projeto
ainda puderem ser atingidos. Exemplos: limitar a geografia se uma determinada área é
problemática ou reduzir o número de itens fornecidos, tais como latrinas, se o projeto
tiver escassez de materiais de construção.
Transferência de riscos - Mudar o risco (ou compartilhar o risco) de algum aspecto do
projeto para outro participante através de um contrato, seguro ou outro meio. Exemplo:
os contratos de logística em uma área insegura são subcontratados para fornecedores
privados com maior conhecimento e experiência na área.
Mitigação de riscos - Tomar medidas específicas para reduzir a probabilidade e/ou o
impacto de um risco em potencial. Exemplo: instituir um sistema de segurança que
impeça o acesso não autorizado às áreas de armazenamento de material de construção
do projeto.
Aceitação de riscos - Se um risco é avaliado como sendo razoável, uma organização
pode optar por não agir agora e comprometer-se a monitorar a situação para ver se a
probabilidade e o impacto permanecem aceitáveis. Exemplo: uma comunidade pode
reconhecer que enfrenta um risco de deslizamentos sazonais, mas optou por viver com
a probabilidade e consequências de um deslizamento de terra em vez de tentar evitá-lo,
transferi-lo ou mitigá-lo.
O risco está presente na totalidade dos projetos. Portanto, parece intuitivo que o risco seja
administrado durante todas as fases do ciclo de vida de projetos. Na prática, porém, os
projetos tendem a investir na identificação e gerenciamento de riscos no início do ciclo de
design do projeto e, depois, não conseguem monitorar e gerenciar esses riscos conforme o
projeto evolui. Os projetos de desenvolvimento internacionais muitas vezes identificam uma
lista limitada de riscos de projetos durante o desenvolvimento de suposições para a estrutura
lógica de um projeto, mas não reconhecem a importância de continuar a gerenciar os riscos
conforme o projeto passa por fases posteriores do ciclo de vida.
Iniciação
Planejamento
probabilidade Implementação
de que o Monitoramento,
risco irá ocorrer avaliação e
controle
Transição final do
projeto
Embora a probabilidade de risco seja mais elevada durante as fases iniciais dos projetos, o
impacto do risco é susceptível de ser menos grave naquele momento. Isso ocorre, em parte,
porque durante as fases iniciais do projeto há muito menos para ”perder” como resultado do
risco do projeto. Os investimentos do projeto são relativamente baixos e há muito mais
flexibilidade para fazer mudanças e lidar com o risco. Por outro lado, conforme o projeto se
desloca para as fases posteriores, o impacto do risco se torna muito mais grave. Com efeito, o
projeto tem muito mais a perder. Isso é atribuído ao fato de que, com o passar do tempo,
recursos significativos provavelmente já terão sido injetados no projeto. Além disso, há menos
flexibilidade para lidar com o risco mais tarde no projeto, e mais recursos podem ser
necessários para resolver os problemas. A figura a seguir mostra a relação inversa entre a
probabilidade de risco e o impacto de risco no decorrer do projeto através dos processos do
ciclo de vida.
impacto
probabilidade
É importante que as implicações que a mudança possa ter em todas as seções do plano de
gerenciamento de projetos sejam devidamente consideradas antes de a alteração ser
implementada. Isso geralmente requer uma revisão por especialistas familiarizados com cada
uma das áreas (escopo, custo, cronograma, risco, aquisição, etc.) Quando for acordado que a
mudança proposta é benéfica e que as implicações são aceitáveis, a mudança deve ser
aprovada, normalmente pelo gerente de projetos ou pelo patrocinador do projeto, dependendo
do escopo e escala da mudança e seus limites de autoridade. Quando a mudança for
aprovada, o plano de projeto revisado deve ser comunicado para a equipe do projeto para que
todos agora trabalhem para o plano (revisado). Os doadores costumam especificar a
aprovação de quem é necessário para fazer certos tipos de alterações para um plano do
projeto após ele ter sido aprovado.
Monitoramento,
avaliação e controle
do projeto
Planejamento
do projeto
Implementação
do projeto
Um plano de transição de final de projeto descreve como um projeto pretende obter recursos,
assegurando que os progressos em direção aos Impactos vão continuar. Um plano de transição
pode incluir vários cenários ou contingências que enfrentem os riscos e pode também alocar
recursos adicionais, quando não for possível sair completamente. O setor de desenvolvimento
considera a transição especialmente importante devido à sua preocupação com que os
impactos sejam mantidos após a conclusão do projeto. A maioria das organizações de
desenvolvimento internacionais também persegue a sustentabilidade como uma componente
central de seus valores internos e imagem externa.
Se o projeto viesse a ser auditado dois anos após o encerramento, o que aconteceria? Existem
sistemas para assegurar que os elementos administrativos, financeiros e contratuais de
encerramento do projeto estão completos?
Encerramento contratual
Todos os contratos estão encerrados? Fornecedores? Subcontratados? Doadores?
Outros? Organizações implementadoras?
O doador recebeu e aceitou os resultados do projeto?
Encerramento financeiro
Todas as autorizações de financiamento foram recebidas do doador?
Todos os recebíveis (adiantamentos do projeto, adiantamentos de viagens e
adiantamentos a fornecedores) foram liquidados ou transferidos para outro número de
projeto ou código contábil?
Todos os pagáveis foram pagos?
Encerramento administrativo
O pessoal do projeto foi liberado ou transferido?
Os equipamentos, veículos, escritórios do projeto foram realocados? Vendidos?
Transferidos?
Os relatórios do projeto e documentos de encerramento estão completos?
Os arquivos do projeto estão atualizados?
As lições aprendidas são o banco de memória da organização. Conforme indicado nas seções
anteriores deste documento, o ideal é que a equipe do projeto controle as lições aprendidas
conforme elas ocorram, ou pelo menos nos pontos ou etapas principais de avaliação ao longo
do projeto. Ao final do projeto, é importante assegurar que as lições aprendidas relacionadas
Uma revisão de aprendizagem, também chamada uma "revisão depois da ação", é uma
atividade de aprendizagem simples, rápida e versátil, que pode ser usada para identificar e
registrar lições e conhecimentos que provêm de um projeto. As revisões de aprendizagem são
relativamente simples de organizar e implementar. Durante a revisão, são feitas perguntas para
ajudar os participantes a entender o que foi planejado em comparação com o que realmente
aconteceu:
O que nos propusemos a fazer?
O que atingimos? Foco mais em fatos do que em opiniões.
O que foi realmente bem? Novamente, olhar para os fatos. Por que foi bem? Comparar
o plano com a realidade. Identificar sucessos.
O que poderia ter ido melhor? Comparar o plano com a realidade. O que evitou que
fizéssemos mais? Identificar desafios.
O que podemos aprender disso?
A vantagem de uma revisão de aprendizagem é que ela pode coletar informações úteis e
relativamente rápidas e sem gastar grandes recursos. Pretende-se que a facilitação da revisão
seja rápida, aberta e não concentrada em pensamentos e discussões profundas. O objetivo
principal é informar as decisões sobre operações, políticas ou estratégias relacionadas com as
intervenções do programa em curso ou futuro.
Uma avaliação, em comparação com uma revisão de aprendizagem, muitas vezes é muito
mais formal, coletando informações que permitirão julgamentos sobre o sucesso e o valor
global do projeto. As perguntas de avaliação comum incluem:
• O projeto teve sucesso em atingir os Objetivos, e impacto desejados?
• O projeto era relevante, efetivo e eficiente?
• O projeto tem potencial para ser sustentável em suas operações e impacto?
• A teoria expressa na estrutura lógica é sustentável?
Baseada em ativos Metodologia que visa descobrir e destacar os pontos fortes no seio das
comunidades como um meio para o desenvolvimento sustentável
Caminho crítico A sequência de atividades que representa o caminho mais longo entre o início
do projeto e o final do projeto. Mesmo, representa o tempo mínimo que a
sequência de atividades precisa para ser realizada.
Certificado Um documento emitido para uma pessoa que está completando um curso de
estudo
Controle de projeto O processo de medir e relatar o progresso e tomar medidas corretivas para
garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos
Diagrama de rede Resumo pictural das decisões e fluxos que compõem um procedimento ou
processo do começo ao fim.
Escopo do projeto O trabalho necessário para entregar os Objetivos do projeto de acordo com
suas características e funções especificadas.
Objetivos O que o projeto espera atingir no nível de beneficiário (por exemplo, o uso de
conhecimento e habilidades na prática ao longo do tempo, o transporte de
mercadorias em estradas não asfaltadas ao longo do tempo) e que contribui
para as mudanças no nível de população (redução da desnutrição, melhoria
no rendimento, melhoria da produção, etc.) e que agregam e contribuem para
a realização dos impactos ao longo do tempo.
Observação Uma visão geral de alto nível de um projeto, escrita para solicitar feedback
conceitual antes de comprometer recursos para desenvolver uma proposta expansiva
Partes interessadas Qualquer pessoa ou grupo que tenha um interesse investido no êxito do
projeto – pode incluir clientes, patrocinadores, família, amigos e o grande
público.
Porta de decisões Os principais pontos de controle utilizados para concluir e aceitar os produtos
para uma fase particular do projeto e passar para a próxima fase.
Problema Um risco que ocorreu agora. Ele pode assumir a forma de uma decisão,
situação ou complicação não resolvida, que irá afetar significativamente o
projeto.
Proposta de projeto Uma proposta clara e concisa, que busca a aprovação de um potencial
financiador de entrega dos produtos e/ou serviços em resposta às solicitações
dos doadores ou de necessidades antecipadas.
Registro de controle Um documento ou base de dados acessível que resume os problemas, seu
de problemas status atual, e quem é atualmente responsável pela solução.
Reiteração O ato de repetir um processo pela segunda, terceira ou mais vezes para
atingir a meta, alvo ou resultado desejado.
Revisão após a ação É uma atividade de aprendizagem simples, rápida e versátil, que pode ser
usada para identificar e registrar lições e conhecimentos que provêm de um
projeto.
Termo de abertura de Um documento que descreve o projeto em um alto nível de detalhes e que é
projeto utilizado para autorizar o gerente de projetos a começar a trabalhar
GERENTE Gestor
MONITORAMENTO Monitoria
INICIAÇÃO Inicio
PLANEJAMENTO Planificação
DESIGN Desenho
ETAPA Passo
PLANEJAR Planificar
PERCENTUAL Percentagem
RESULTADOS/PRODUTOS Outputs
ENCERRAMENTO Fecho