Access

Parte Teórica
MICROSOFT ACCESS
 É linguagem de programação, de alto nível, com um ambiente gráfico acessível e amigável para o
utilizador.
 O Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Bases de dados (SGBD) para ambientes Windows.
Como todos os outros SGBD, tem inerentes a si um conjunto de conceitos básicos de Bases de Dados.
O que é uma linguagem de Alto Nível?
São assim chamadas por se elevarem muito acima do nível da linguagem máquina ou do hardware e se
aproximarem da linguagem humana. (COBOL, PL/1, BASIC, RPG, LISP, PASCAL, …).
O que é um SGBD?
É um conjunto de ficheiros, rotinas (instruções) e programas que, em conjunto, permitem armazenar e

manipular grandes quantidades de informação.
Noções básicas
Antes de avançarmos para o estudo do ambiente de trabalho do Access e das suas funcionalidades,
vamos abordar alguns conceitos e regras que devem ser seguidas para o desenvolvimento de uma base de dados
(BD).
Afinal, é que é uma Base de dados?
É um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de forma a facilitar a sua utilização por
parte do utilizador.
A organização da informação em base de dados tem como objectivo facilitar a sua consulta obedecendo a
um conjunto de regras.
Desde o seu aparecimento, nos anos 50, a sua utilização generalizou-se de tal forma que hoje em dia fazem
parte da organização interna de qualquer empresa ou instituição.
Normalmente, o conceito de base de dados é associado ao mundo da informática; no entanto, no nosso dia-a-
dia, quando consultamos uma agenda de contactos, estamos a consultar uma base de dados, não em suporte
informático mas em suporte de papel, o que não deixa de ser uma base de dados.
Quando se cria uma base de dados temos como objectivo:

. Diminuir o espaço ocupado pela informação;
. Facilitar a actualização da informação:
. Aumentar a velocidade de pesquisa;
. Evitar a redundância da informação.
Informação retida dentro de uma base de dados.

Exploração de uma Base de Dados em Ambiente Windows – Microsoft Access
A criação de uma base de dados implica um conhecimento profundo do que se pretende:

 Qual a informação a guardar;
 De que forma esta informação se encontra relacionada e para que finalidade;
 Que informação se pretende extrair da base de dados, etc.
A informação dentro de uma base de dados encontra-se distribuída em tabelas, também designadas por
tabelas.
Terminologia Básica de uma base de dados.
Campo- É o elemento nuclear de uma base de dados, é o que constitui o registo ex: (nome, cidade, telemóvel).
Registo- É um conjunto de campos agrupados com determinado significado.
Ficheiro (tabela)- É um conjunto de registos estruturados em campos.
Entidades - são representadas por: (pessoas, cidadãos, funcionários, alunos, etc.); coisas (produtos, facturas,
livros, etc.).
Atributo - não são mais do que as características que as entidades assumem ex: (nome cidade, telemóvel,
etc.). “Podemos dizer que é um sinónimo de campo”.
Domínio - são os valores que cada atributo pode assumir.
O exemplo abaixo é constituído por:

 Entidade (existe 1), Pessoas.
 Atributos (existem 3) Nome, Cidade, Telemóvel.
 Domínio a que chamamos o domínio do atributo, sendo que, neste caso:
Os domínios do atributo nome são: José, Rui, Filipe, Ana.
Os domínios do atributo cidade são: Lisboa e Porto.
Os domínios do atributo telemóvel são: 912369854, 932259654, 912159322, 961159322
 Campos (existem 3), Nome, Cidade, Telemóvel.

 Registos (existem 4), cada um deles contendo 3 campos.
 Ficheiro (existe 1), contendo 3 registos.
Nome: José
Cidade: Lisboa
Telemóvel: 912369854
Nome: Rui
Cidade: Porto
Nome: Filipe
Entidade PESSOAS Cidade: Lisboa
Nome: Ana
Cidade: Lisboa
Conclusão: Uma base de dados não é mais que um conjunto de campos estruturados em registos que por sua vez
formam um ou mais ficheiros e por fim estes ficheiros encontram-se dentro da BASE DE DADOS.
Sobre esses dados são aplicados um conjunto de acções, que têm como objectivo a sua gestão e
obtenção de resultados, nomeadamente a criação de fichas de inserção e consulta de dados, cálculos
e estatísticas, relatórios, ....
2 Prof. Humberto Campos

Organização da Informação
Processo Manual Processo Automatizado

Arquivo Base de Dados
Dossier Ficheiro
Documento Tabelas
Página Registos
Parágrafo Campos
Palavra Byte
Caracter bit
ESTRUTURA DE UMA BASE DE DADOS
FICHEIRO.MDB
TABELA (...)
TABELA
REGISTO REGISTO (...)

REGISTO
(...)
CAMPO CAMPO CAMPO
CARACTERES
Para criar uma base de dados temos então de começar por identificar as diferentes tabelas. Cada tabela
representa um conjunto de dados que serão guardados posteriormente em tabelas.
Como exemplos de tabelas podemos ter Pessoas, Produtos, Empresas, etc.
Depois de identificar as tabelas, têm de ser definidos os campos para as tabelas. Por exemplo, para a
tabela Pessoas podemos definir os campos nome, morada, idade.

Apresentação da aplicação
Microsoft Access
a) Como iniciar o Access
1- Clicar no botão Iniciar que se encontra na Barra de Tarefas.

2- Seleccionar Programas.
3- Clicar em Microsoft Access
Nota: Ao contrário do que acontece com as outras aplicações, o Access exige ao utilizador que vai iniciar uma
nova base de dados, que comece por dar um nome à base de dados para proceder de imediato à sua gravação.
b) Quando inicia o Microsoft Access surgir-lhe-á o seguinte quadro:
 Para criar uma nova base de dados,

deve seleccionar a opção “base de dados vazia”
e em seguida clicar OK.
c) Depois de criada a base de dados surgir-lhe-á o seguinte quadro:
 Sempre que pretende aceder a

uma: Tabela, Consulta, Formulário
ou Relatório, deve sempre
seleccionar o respectivo separador
Separadores *
 Depois de seleccionado o separador

clique no botão respectivo a acção
que pretende efectuar.
Abrir – para abrir um objecto do

separador seleccionado.
Estrutura – para abrir a estrutura
de um objecto do separador
seleccionado.
Novo – para criar um novo objecto do separador seleccionado.

Construir uma base de dados
Tabelas
Através das tabelas podemos introduzir e visualizar dados. É nelas que se criam os campos, definem
propriedades, armazena informação, etc.
Numa tabela, as informações estão organizadas por campos e registos. Cada campo é representado
numa coluna e cada registo é representado por numa linha.
Antes de avançarmos para a criação das tabelas vamos primeiro definir as duas formas em como as
tabelas podem ser acedidas:
Vista de Estrutura Vista de folha de dados
Vista de estrutura: Nesta vista é onde nós criamos a

tabela propriamente dita, ou seja, é aqui que
introduzimos os campos e definimos o tipo de dados que
este irá receber. Nesta vista podemos criar ou
alterar a estrutura de uma tabela, ou seja, a forma
como ela vai ser apresentada ao utilizador.
Vista de folha de dados: É aqui que preenchemos os
campos anteriormente criados. É esta a forma como a
tabela irá ser apresentada ao utilizador.
Passos para a criação de uma tabela
1º- Activar o separador Tabelas.
2º- Clicar no botão novo.
Em seguida surgir-lhe-á o seguinte quadro:

3º- Escolher o processo de criação da tabela. Escolha a opção de Vista de estrutura, e clique OK. Em
seguida surgir-lhe-á o seguinte quadro:
4º- Criar os campos da tabela. Nesta fase vamos criar os

campos da tabela e definir o tipo de dados que cada campo
irá suportar, sendo que os campos a inserir serão:
Nome do campo Tipo de dados

Nome Texto
Cidade Texto
Telemóvel Número
5º- Definir a chave primária. Depois de criados os

campos coloque o cursor no campo Telemóvel e em seguida
clique no botão chave primária que se encontra na barra de ferramentas Estruturar tabela.
Para este caso a nossa

escolha recaiu sobre o
telemóvel, porque
este preenche todos os requisitos da chave primária, uma vez que ninguém tem o mesmo Telemóvel.
Este ponto é muito importante pois uma má opção pode fazer com que a tabela não funcione.
O que é uma chave primária?

A chave primária é o atributo (o campo) identificador da tabela e deve seguir as seguintes regras:
1. Ser unívoca, isto é, os seus atributos deverão ter um valor único.
2. Não nula, isto é, nenhum dos atributos que formam a chave primária poderá conter um valor nulo ou
nenhum registo.
3. Não redundante. No caso das chaves primárias compostas, não devem ser incluídos mais atributos do
que os mínimos necessários para identificar os registos de modo unívoco; um atributo de uma chave
composta não poderá ser retirado dessa chave, pois se o for, o atributo ou atributos restantes deixam
de ser unívocos.
6º- Guardar a tabela com o nome Pessoas. Uma vez criada a chave primária aceda ao menu ficheiro comando
guardar onde surgirá o seguinte quadro:
Na caixa “Nome da tabela” digite pessoas, e por fim clique OK.
O que é o Ficheiro de Índice?

Também conhecido por index. É um ficheiro criado com base na chave primária e utilizado para
optimizar as operações de pesquisa. 6 Prof. Humberto Campos
De entre todas as chaves candidatas identificadas numa tabela, selecciona-se a que melhor pode representar
univocamente cada registo e atribui-se-lhe o nome de chave primária.
O que é são Chaves Candidatas?
São atributos com características específicas que lhes permitem ser chave primária.
Quando nenhum dos campos de uma tabela tem características de chave primária pode optar-se por:
. Adicionar um campo à tabela. Este campo funcionará apenas como chave primária não tendo qualquer
significado para os restantes dados;
. Seleccionar dois ou mais campos que sejam candidatos a chave e com estes formar uma chave composta.
Existem dois tipos de chave primária:

. Chave simples constituída por apenas um campo;
. Chave composta constituída por mais que um campo.
O que é uma Chave Composta?
É uma chave constituída por dois ou mais atributos identificados como candidatos a chave primária.
Quando se cria uma chave composta apenas se devem seleccionar os campos estritamente necessários para em
conjunto funcionarem como chave primária.
As chaves primárias são representadas a sublinhado da seguinte forma:
Pessoas ( BI, nome, morada, idade).
O relacionamento entre as tabelas é um dos propósitos das bases de dados relacionais, dai a importância dada
à selecção da chave primária.
Como já foi referido anteriormente, as bases de dados funcionam com base nos relacionamentos estabelecidos
entre as diversas tabelas. Neste sentido, existem diversas regras que devem ser seguidas de forma a
optimizar a base de dados e, assim, atingir os objectivos estabelecidos.
(Como veremos mais à frente ao elaborar consultas.)
¡Error! Marcador no definido.

Caracterização dos campos
Nome Identificador
Tipo Numérico, Alfanumérico…
Comprimento Número de caracteres

Tipo de Campos
Texto Texto ou combinação de texto e números (alfanuméricos), pode contar até 255
caracteres.
Numero Dados numéricos. O tamanho e o tipo de números que pode digitar no campo.
Estes campos subdividem-se nos seguintes formatos:
Byte – 0 a 255
Inteiro
Inteiro longo
Simples
Duplo
ID de replicação, código de replicação, utilizado na criação de uma réplica, em
cópias sincronizadas de uma base de dados
Memo Texto longo, ou combinação de texto e números. Pode armazenar até 64 000
caracteres.
Data/Hora Datas e horas, com diferentes formatos.
Moeda Valores de moeda. Permite 15 dígitos à esquerda e 4 dígitos à direita da casa
decimal.
Numeração Automática Número automático sequencial - numeração automática para cada registo
Sim/Não Valores Sim (verdadeiro) Falso (Falso)
Objectos Olé Para armazenar um objecto (Gráfico, fotografias, ...)
Hiperligação Ligação imediata à informação no World Wid Web
Assistente de pesquisa Campo que permite a criação de uma lista de valores de outra tabela.
Propriedades do Campo
Tamanho do campo O número máximo de caracteres é 50.

Formato É directamente relacionado com o seu tipo de dados.
Casas decimais Números de dígitos depois da casa decimal.
Máscara de introdução Definição, "máscara" de regras de introdução de dados.
Legenda Nome do campo quando se cria um formulário. Se não indicar uma legenda, o
nome do campo é usado como rótulo.
Valor predefinido Valor assumido, quando se cria um novo registo.
Regra de validação Expressão que determina os valores ou conteúdos que podem ser introduzidos
nos campos.
Necessário É obrigatório, nesse campo, inserir dados.
Permitir comprimento Permite que um campo "memo" ou "texto" não tenha quaisquer caracteres, seja
Zero o "zero".
Indexado Permite, ou não, a rapidez nas procuras e pesquisas ao conteúdo desse campo.
REGISTO¡Error! Marcador no definido.

Conjunto de campos relacionados com a mesma tabela ou acontecimento. Podendo a uma tabela corresponder
vários registos.

N.º Cliente Nome do Cliente Morada
Caracterização dos Registos

Formato
Nome dos campos
Sequência dos campos
Comprimento
Formato de gravação
Há que ter em conta algumas considerações a quando da definição de um registo:

• Entrada da Informação;
• Saída da Informação;
• Processamento da Informação;
• Flexibilidade, isto é, facilidade de adaptação à evolução das necessidades.
REGISTO
Nº do Cliente: 001
Nome do Cliente: Soluções Informáticas SA
Morada: Av. ABC, 72
Código Postal: 1000 – 001 Lisboa
CAMPOS
Telefone: 213 334 455
Exemplo de um Registo e Campos de uma Tabela
FICHEIRO¡Error! Marcador no definido.

Conjunto de registos, do mesmo tipo, contexto e geralmente do mesmo formato.
Exemplo:
• Ficheiro de Clientes
• Ficheiro de Códigos Postais
• Ficheiro de Stocks
• Ficheiro de Fornecedores
•.....
ORGANIZAÇÃO¡Error! Marcador no definido.

SEQUENCIAL¡Error! Marcador no definido.
Os registos estão organizados pela ordem que foram gravados.
RELATIVA¡Error! Marcador no definido.

Os registos são identificados segundo a posição em que se encontram relativamente ao primeiro
registo do ficheiro.
INDEXADA¡Error! Marcador no definido.

Nos ficheiros, que tenham este tipo de organização, os ficheiros, estão organizados segundo um
ou mais campos. Campos esses que constituem a chave de indexação, que se encontra

armazenada numa tabela de índices separada do ficheiro, mas os registos desta tabela estão
relacionados com os registos do ficheiro.
Escolha da organização de um Ficheiro
Devem considerar-se alguns pontos na escolha da organização de um ficheiro, pois rendibilidade do sistema
poderá ser directamente afectada pela escolha.
Aspectos a ter em conta:
• Tipo de Ficheiro
• Taxa de Utilização
• Suporte físico
Modos de Acesso
SEQUENCIAL¡Error! Marcador no definido.
A leitura do ficheiro é feita sequencialmente, ou seja, pela ordem em que foram gravados. Para ler
um determinado registo é necessário ler todos os anteriores.
DIRECTA/RANDOM
O registo é localizado, automaticamente, num ficheiro sem que seja necessário ler os anteriores.
DINÂMICO¡Error! Marcador no definido.
Este modo de acesso é uma mistura de acesso directo e sequencial.
Relação entre a organização e o modo de acesso

Organização Organização Organização
Sequencial relativa Indexada
Sequencial Sequencial Sequencial
Modo de Acesso Directo Directo
Dinâmico Dinâmico
Discos Discos Discos
Suporte Físico Disquetes Disquetes Disquetes
Fita perfurada....
Etapas para a concepção de uma Base de Dados

• Identificação e descrição dos dados.
Análise das
• Identificação e descrição dos processamentos e actividades que utilizam
necessidades esses dados.
• Sintetizar num modelo global as necessidades dos vários tipos utilizadores.
Construção do
• Descrição das tabelas, campos e relações entre actividades,
Modelo Conceptual independentemente das tecnologias de base de dados.
• Transformar o modelo conceptual, num modelo lógico dependente da tecnologia
Construção do
da base de dados a utilizar.
Modelo Lógico • Utilizar uma linguagem de definição de dados específica de SGBD.
• Definir os formatos de armazenamento de dados e métodos de acesso.
Construção do
• Definir estratégias de segurança e recuperação de cópias de segurança -
Modelo Físico Backup´s.
Os dados estão organizados segundo uma estrutura e interligados, tendo em vista:

• Evoluírem independentemente dos programas;
• Serem partilhados por programas de diferentes aplicações e em ambientes diferentes;

• A não redundância da informação;

• Manter a integridade e protecção;
• A eficácia do Sistema.
Técnicas de Modulação
Bottom-up - parte da identificação dos níveis elementares de informação - campos, e agrupam-se
utilizando as relações de interdependência entre eles (campos).
Top-Down - A abordagem inicia-se pelos objectos da informação - tabelas, identificando as suas inter-
relações-associações.

Exercício de aplicação I – CRIAÇÃO DE TABELAS
Este exercício destina-se à criação de uma Base de dados que permita guardar informação respeitante a
programas existentes numa loja de software.
Crie uma nova Base de dados com o nome de “Exercício1”.
1- Crie a seguinte tabela:
Nº da ficha Numeração automática

Nome Texto
Versão Texto
Tipo Texto
Nº disquetes Numero
Ambiente Texto
1.1- Dê à tabela o nome de “Tabela Software”.
2- Insira os seguintes registos:
Nome Versão Tipo Nº disquetes Ambiente

Excel 4 Dtp 3 Windows
Amipro 5 Hde 5 Unix
Tracon 2 Hdd 4 Ms-dos
2.1- Continue a inserir registos até perfazer um total de dez.
Consultas
Abra a base de dados “Exercício1”, aos registos existentes adicione os seguintes registos:

Excel 1 Dtp 1 windows
Word 2 Hdd 1 Windows
Access 6 Mdb 6 Windows
amidiag 4 Msc 2 Ms-Dos
O que é uma consulta?
Uma consulta, é uma espécie de filtro com determinadas condições de selecção e visualização de dados. À
medida que se vai introduzindo mais registos na tabela, a visualização e movimentação torna-se lenta e
difícil. Como tal, a consulta permite através dos seus critérios, filtrar os dados de uma forma mais rápida e
flexível.

PASSOS PARA A CRIAÇÃO DE UMA CONSULTA
1º - Seleccione o separador Consultas;

2º - Clique no botão novo e surgirá a caixa nova consulta;
3º - Seleccione a opção modo de estrutura;
4º - Na caixa Mostrar Tabela, seleccione a única tabela da sua Base de Dados, clique no botão adicionar
e depois o botão fechar.
Feito isto, aparecerá a caixa Consulta1, que terá o seguinte aspecto :
5º - Na clausula campo, clique neste botão e aparecerá a listagem dos campos; seleccione o campo Nome.
Seguidamente, clique na Segunda coluna, na clausula Campo; clique novamente no botão e aparecerá a
listagem dos campos; seleccione o campo Ambiente; mantendo-se na Segunda coluna, clique na
clausula Critério e digite Windows.
Nota: Se a reparar na caixa de verificação da clausula Mostrar, está activa, o que possibilita a visualização
dos respectivos campos. Se desactivar a clausula Mostrar, os campos não serão visualizados.
Experimente desactivar a clausula Mostrar da segunda coluna, observe o resultado e em seguida volte a activa-
la.
Exercício de aplicação II – CRIAÇÃO DE CONSULTAS
Nota: Para visualizar a consulta tem que abri-la em modo de folha de dados.
1- Crie uma consulta respeitando as seguintes condições:

- a consulta deverá ser designada por Consulta Ambiente;
- visualizar unicamente os campos Nome e Ambiente;
- visualizar todos os registos cujo campo ambiente seja windows.
2- Crie uma consulta que respeite as seguintes condições:

- visualizar unicamente os campos Nome e Versão;
- visualizar todos os registos cujo campo Versão seja 4.

- visualizar unicamente os campos Nome , Versão e Nº de disquetes;
- visualizar todos os registos cujo campo Nº de disquetes seja >=4.


- visualizar unicamente os campos Nome , Versão e Ambiente;
- visualizar todos os registos cujo campo Versão seja >=3.

- visualizar unicamente os campos Nome , Versão e Ambiente;
- visualizar todos os registos cujo campo Versão seja 3 e o Ambiente seja Windows.
7- Crie uma consulta ao seu critério.
Relacionamentos entre entidades (tabelas)
Os relacionamentos entre entidades podem ser do tipo: Unário, Binário ou ternário. Contudo o nosso estudo irá
incidir basicamente sobre as relações binárias.
As relações binárias são aquelas que pressupõem uma relação entre pelo menos duas entidades diferentes. As
relações binárias, podem ser:
 1 elemento para 1 elemento
 1 elemento para N (vários) elementos
 N (vários) elementos para 1 elemento
 N (vários) elementos para N (vários) elementos
Exemplo (1 para 1): Trata-se de uma relação binária entre as entidades sócios e cargos e em que cada sócio
só tem um e um só cargo na empresa e cada cargo só pode ser preenchido por um sócio
1 1 Cargos
Sócios
Sócios Cargos
Abel Presidente
Ana Director
Carla Secretária
Carlos Contabilista
Nota: Este tipo de relacionamento tem pouco sentido prático uma vez que seria bem mais simples transformar
as entidades em campos, dando assim origem a uma só tabela.

Exemplo (1 para N): Trata-se de uma relação binária entre as entidades Empresas e Trabalhadores, em que
cada empresa tem vários trabalhadores e cada trabalhador só está numa empresa.
1 N Trabalhadores
Empresas
Empresas Trabalhadores
CIMPOR António
SLE Manuel
João
Exemplo (N para N): Trata-se de uma relação binária entre as entidades Fornecedores e Produtos em que
cada fornecedor pode fornecer um ou mais produtos, e cada produto pode ser fornecido por um ou mais
fornecedores.
N N
Fornecedores Produtos
Fornecedores Produtos
Abel, Lda. Batatas
Matalin Panelas
Anzóis Lda. Canas pesca
Carlos Silva Cebolas
Frigideiras
Anzóis
Exemplo:
Tomemos em conta a seguinte estrutura de uma base de dados:
Cursos / Alunos
Nome A estrutura desta tabela funciona, mas não nas melhores condições, uma vez
Cidade que aquando do preenchimento dos campos (e imaginando que um curso tinha 15
DataNascimento alunos) nós iríamos obrigatoriamente repetir em 15 registos os dados nos campos
Curso Curso, Sala, Horário e Professor. Isto acontece porque temos duas entidades numa
Sala mesma tabela, o melhor seria então separar estas duas entidades ficando:
Horário
Professor

Crie uma nova base de dados com o nome RELACIONAMENTOS, na nova base de dados crie as tabelas acima
mencionadas.
Uma vez separadas e criadas as tabelas, deveremos ter duas tabelas como mostra a figura em baixo:
Cursos
CodCurso Alunos
Chave primária
Curso CodAluno
Sala Nome
Horário Cidade
Professor DataNascimento
Chave externa CodCurso
Chama-se chave externa uma vez que é chave
primária na tabela Cursos e só está nesta
tabela Alunos com o intuito de possibilitar o
relacionamento entre as duas tabelas
É necessário agora proceder ao relacionamento entre tabelas.
Passos para o relacionamento entre tabelas
1º- Clicar no botão relações.
2º - Seleccionar as tabelas a relacionar.

Seleccione cada uma das tabelas e clique
no botão adicionar.
Quando as tabelas estiverem adicionadas
clique no botão fechar.
3º - Criar o relacionamento.
Uma vez adicionadas as tabelas surgir-lhe-á o seguinte quadro:

Para consumar a relação basta clicar com o botão

esquerdo do rato no campo CodCurso da tabela
Curso manter o botão premido arrastar até ao
campo CodCurso da tabela Alunos. Assim que
largar o botão surgir-lhe-á o seguinte quadro:
4º - Seleccione a opção “Impor integridade referencial”.

Esta opção justifica-se que se seja accionada quando se cria uma relação do tipo Um-para-muitos.
Neste tipo de relação os registos de uma tabela (cursos) podem estar relacionados com vários registos da
tabela relacionada (Alunos) não acontecendo o inverso.
5º - Clicar no botão criar (para que a relação seja criada).

Por fim o nosso relacionamento deverá ter o seguinte aspecto:
Formulários
Os formulários são usados para dar às tabelas um aspecto mais agradável de consultar a informação.
Podemos dizer que os formulários são máscaras das tabelas.
Passos para a criação de um formulário

1º- Activar o separador Formulários.
2º- Clicar no botão novo. Em seguida surgir-lhe-á o seguinte quadro:
3º- Escolher o processo de criação do

formulário. Escolha a opção de Assistente de
formulários, e clique OK. Em seguida surgir-lhe-
á o seguinte quadro:
Selecção de
Campos que irão
Tabelas ou
aparecer no
Consultas
formulário
Campos
disponíveis na
Tabela/Consulta Botões de
seleccionada selecção dos
campos
4º Seleccionar os campos que irão fazer parte do nosso formulário.

Clique no campo ou campos que pretende que surjam no formulário e em seguida clique no botão
de selecção. (Neste exercício vamos seleccionar todos os campos da tabela Alunos.
Quando terminar a selecção dos campos clique em Seguinte.
5º Seleccionar o esquema do formulário.

(Neste exercício vamos seleccionar colunas)

Quando terminar a selecção do esquema clique em Seguinte.

6º Seleccionar o estilo do
formulário. (Escolha o estilo que
entender).
Quando terminar a selecção do
estilo clique em Seguinte.
Em seguida surgir-lhe-á o seguinte
quadro:
7º Atribuir um nome ao formulário. (Atribua o nome

Formulário Alunos).
Por fim clique em Concluir.
Neste momento o seu formulário deverá ter o
seguinte aspecto:
Exercício de aplicação III – CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS
Crie um formulário do modo de assistente que contenha todos os campos da tabela e que permita:
Passos para a criação de botões num formulário.
1º- Activar o separador Formulários.
2º- Clicar no botão estrutura.

3º- Adicionar um novo botão.

Para adicionar o novo botão clique no botão de comando da caixa de ferramentas e em seguida clique
no formulário.
4º- Seleccionar as Acções e

Categorias.
Nota: Com este processo pode
inserir qualquer tipo de botão
dependendo das acções que queira
que este produza.
Seleccione a categoria “Operações
de registos”, acção “Adicionar
novo registo”, (No caso de a acção
pretendida ser adicionar novo registo) e clique em seguinte.
5º- Seleccionar o aspecto do

botão.
Aqui as nossas opções são entre
texto e imagem (para este caso

vamos seleccionar texto), e clique em seguinte.

6º- Finalizar a operação.

Neste momento basta clicar no
botão concluir.
Nota: Para experimentar o botão em

funcionamento tem que abrir o formulário
em vista de folha de dados.
Exercício de aplicação IV– CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS
Abra a base de dados “Exercício1”

1- No formulário que criou anteriormente, em modo de vista de estrutura crie os seguintes botões de
comando:
Adicionar registos
Remover registos
Gravar registos
2- Crie um formulário que lhe permita aceder ao Formulário Software.
3 - Depois de preenchidos todos os pedidos desta ficha, faça as alterações que entender nos formulários por
forma a personaliza-los ao seu gosto. Não alterando a funcionalidade dos mesmos.
4 - Adicione os seguintes registos existentes através do seu formulário Software:

Word 3 Doc 2 Windows
Winamp 4 Mp3 1 Windows
Access 5 Mdb 4 Windows
PowerPoint 5 Ppt 2 Windows
Visual Basic 6 Vba 6 Windows
Amidiag 3 Msc 1 Ms-dos
Heder 4 Hde 1 Unix

FILTROS
O que é um filtro?
Um filtro é uma restrição (selecção) colocada nos registos de uma folha de dados aberta, para isolar
(filtrar) temporariamente um determinado subconjunto de registos.
Antes de o utilizador aplicar um filtro, os registos com que quer trabalhar estão todos misturados.
Depois de aplicar o filtro, a folha de dados visualiza apenas os registos seleccionados ou que satisfaçam os
critérios especificados.
Nota: Um critério é um dado especifico que queremos pesquisar. Por exemplo pretendemos todos os
registos cujo campo versão seja 3. Neste caso o critério é 3 (campo versão)
Exercício de aplicação V– CRIAÇÃO DE FILTROS
1- Filtre todos os registos cujo campo Ambiente seja igual a (Windows).
PARA APLICAR UM FILTRO

Coloque o cursor num dos registos da folha de dados; aceda ao menu Registos comando Filtro, surgirá
um submenu, onde seleccionará o comando Filtro/Ordenação avançada; em seguida, aparecerá a caixa Filtro,
que tem o seguinte aspecto:
- Na cláusula campo, seleccione Ambiente através do respectivo botão;

- Coloque o cursor na cláusula critério e digite windows
Feito isto aplique o filtro. Para isso clique na ferramenta Aplicar filtro.
Se reparar, a sua folha de dados apenas visualiza todos os registos com o Ambiente Windows.
2- Remova o filtro anteriormente aplicado, para tal clique na ferramenta Remover filtro.
Nota: De todas as vezes que fizer um novo filtro apague o conteúdo do filtro anterior.
3- Filtre todos os registos cujo campo ambiente seja Unix.

4- Filtre todos os registos cujo campo ambiente seja Ms-Dos.
5- Filtre todos os registos cujo campo Nº de disquetes seja 1.
6- Filtre todos os registos cujo campo Nº de disquetes seja 2.

7- Filtre todos os registos cujo campo Versão seja 4.

8- Filtre todos os registos cujo campo Versão seja 3.
9- Filtre todos os registos cuja versão seja >=4 (maior ou igual a 4).
Para tal o seu filtro deve apresentar-se da seguinte forma:
10- Filtre todos os registos cujo campo Ambiente seja Windows e o campo Versão seja 5.
Para tal o seu filtro deve apresentar-se da seguinte forma:
11- Filtre todos os registos cujo campo Ambiente seja Windows, o campo Versão seja 5 e o campo Nº
de disquetes seja 2.
12- Feche a tabela. Se aparecer uma caixa de dialogo para gravação responda não.
Exercício de aplicação VI– CRIAÇÃO DE FILTROS EM FORMULÁRIOS
1- Na base de dados Exercício1 abra o formulário (em modo de estrutura) que contem todos os campos da
tabela.
2- No seu formulário crie um novo botão. Escolha as seguintes opções.
Categoria
Operações de formulários
Acções
Editar filtro de formulário
2.1- Crie um outro botão. Escolha as seguintes opções.
Categoria
Operações de formulários
Acções
Aplicar filtro de formulário.
3- Guarde as alterações efectuadas.

4- Abra o formulário:
- Clique no botão Editar filtro em seguida aparecerá a sua já conhecida caixa de filtros, digite os
critérios que entender, minimize a caixa de filtros sem a fechar e em seguida clique Aplicar
filtro de formulário.
- Verifique que os registos presentes no seu formulário são apenas aqueles obedecem aos critérios
introduzidos.

Relatórios
Abra a base de dados “Exercício1”.
1- Crie um relatório através do assistente. O relatório basear-se-á na tabela da sua base de dados e deverá
ser composto pelos campos: Nome, Versão, Ambiente.
O que é um relatório?
Um relatório serve unicamente para imprimir a informação pretendida, que se encontra nas tabelas. Os
relatórios permitem assim, expor impressamente a informação de uma forma organizada e se necessário
ordenada.
CRIAR UM RELATÓRIO
2- Clique no separador relatórios da sua base de dados, em seguida clique em novo e escolha o modo de
assistente de relatórios, surgir-lhe-á a seguinte caixa:
3. Seleccione a tabela da sua base de dados e

em seguida seleccione os campos: Nome
Versão, Ambiente.
Faça clique sobre seguinte e surgir-lhe-á um
outro quadro o qual lhe permite estabelecer
prioridades (neste momento não vamos
trabalhar neste quadro) clique novamente em
seguinte e surgira-lhe o seguinte quadro:
4. Neste quadro pode organizar os campos por ordem ascendente.
Na clausula 1 clique no botão e seleccione o campo Nome

(isto permitirá ordenar alfabeticamente a informação pelo
campo nome).
Clique em seguinte em todas as caixas que lhe surgirem em

seguida, até lhe surgir o relatório.
5. Abra o seu formulário em vista de estrutura e crie um

botão que lhe permita visualizar o seu relatório.
6. Crie um novo relatório com campos a sua escolha.

6.1- Crie no seu formulário um novo botão para abrir o relatório agora criado.
Objectos de ACCESS
 O que são Tabelas?
São responsáveis por guardar os dados que posteriormente poderão ser consultados. Estes objectos
são assim os mais importantes dentro de uma base de dados. Cada tabela é organizada por registos
que constituem as linhas e por campos que constituem as colunas. Uma tabela pode ter um número
ilimitado de registos e campos.
 O que são Consultas?

Permitem consultar de uma só vez os dados guardados em que uma tabela, desde que estas
estejam relacionados.
 O que são Formulários?

Constituem a interface entre o utilizador e os dados guardados na Base de Dados. Num formulário
podemos ainda colocar controlos para executar acções ou para introduzir , visualizar e editar dados.
 O que são Relatórios?
São máscaras de impressão utilizadas para imprimir os dados guardados na Base de Dados.
 O que são Páginas?
Permitem aceder aos dados de uma Base de Dados através de páginas Web.
 O que são Macros?
Permitem automatizar determinadas operações rotineiras efectuadas sobre a Base de Dados.
 O que são Módulos?
É onde são guardadas todas as linhas de código que eventualmente sejam criadas para o
funcionamento da Base de Dados.

Fichas de Trabalho Teórica/Práticas
Ficha de Trabalho Nº1
1. Diga o que entende por Base de Dados.

2. Apresente sob a forma de esquema a estrutura de uma Base de Dados.
3. Indique como é organizada a informação numa Base de Dados.
4. Explique a diferença entre organização sequencial e indexada.
5. De que forma podem ser acedidos os ficheiros de um registo, com organização relativa.
Ficha de Trabalho Nº2
1. Defina Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD).

2. Apresente alguns dos objectivos a atingir quando se cria uma base de dados.
3. No Microsoft Access existem alguns objectos fundamentais sem os quais um Sistema de Gestão de Bases
de Dados Relacional, nomeadamente o MS Access, não poderia funcionar. Os diversos objectos e uma
pequena definição para cada um deles. Complete-a.
DESIGNAÇÃO SIGNIFICADO
Conjunto de ficheiros, rotinas e programas que em conjunto permitem armazenar e
manipular grandes quantidades de informação.
Bases de dados
Informação repetida dentro de uma base de dados.
Tabelas
Conjunto de campos relacionados com a mesma entidade ou acontecimento, podendo a

uma entidade corresponder vários registos.
Campos ou
atributos
Atributo com caraterísticas especificas que permitem identificar univocamente cada
registo da tabela
Ficheiro-índice
Campo definido como chave primária de uma tabela e que é incluído na estrutura de
outra tabela.
Chave composta
Relações estabelecidas entre as tabelas que existem numa determinada base de dados.

6. No MS Access existem alguns objectos fundamentais sem os quais um Sistema de Gestão de Base de
Dados, nomeadamente o MS Access, não poderia funcionar. A tabela seguinte apresenta os diversos
objectos e uma pequena definição para cada um deles. Complete-a.
DESIGNAÇÃO SIGNIFICADO
Tabelas
Constituem a interface entre o utilizador e os dados guardados na base de dados.
Consultas
Relatórios
Permite aceder aos dados de uma base de dados através de páginas web.
Macros
6. Ligue o computador e identifique os seguintes ícones do MS Access
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
(No objecto Formulário em vista de estrutura).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Exercício Prático
Exercício:
1- Aceda às tabelas anteriormente criadas e insira 10 registos (ao seu critério) em cada uma delas.
2- Crie um formulário que contenha:

2.1- Da tabela Alunos, os campos Nome e Cidade, guarde com o nome formulário Alunos1;
2.2- Da tabela Cursos, todos os campos da tabela, guarde com o nome formulário Cursos;
2.3- Da tabela Cursos, os campos Curso e Sala, guarde com o nome formulário Cursos1;
2.4- Da tabela Alunos, os campos Nome e Cidade e da tabela Cursos os campos Curso e Sala guarde com
o nome formulário Alunos Curso;
2.5- Crie um formulário que contenha todos os campos das duas tabelas.

Access

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Parte Teórica

O que é uma linguagem de Alto Nível?

É um conjunto de ficheiros, rotinas (instruções) e programas que, em conjunto, permitem armazenar e

Afinal, é que é uma Base de dados?

Quando se cria uma base de dados temos como objectivo:

Informação retida dentro de uma base de dados.

A criação de uma base de dados implica um conhecimento profundo do que se pretende:

Terminologia Básica de uma base de dados.

O exemplo abaixo é constituído por:

 Campos (existem 3), Nome, Cidade, Telemóvel.

2 Prof. Humberto Campos

Processo Manual Processo Automatizado

ESTRUTURA DE UMA BASE DE DADOS

REGISTO REGISTO (...)

3 Prof. Humberto Campos

1- Clicar no botão Iniciar que se encontra na Barra de Tarefas.

b) Quando inicia o Microsoft Access surgir-lhe-á o seguinte quadro:

 Para criar uma nova base de dados,

c) Depois de criada a base de dados surgir-lhe-á o seguinte quadro:

 Sempre que pretende aceder a

 Depois de seleccionado o separador

Abrir – para abrir um objecto do

4 Prof. Humberto Campos

Construir uma base de dados

Vista de Estrutura Vista de folha de dados

Vista de estrutura: Nesta vista é onde nós criamos a

Passos para a criação de uma tabela

1º- Activar o separador Tabelas.

2º- Clicar no botão novo.

Em seguida surgir-lhe-á o seguinte quadro:

5 Prof. Humberto Campos

4º- Criar os campos da tabela. Nesta fase vamos criar os

Nome do campo Tipo de dados

5º- Definir a chave primária. Depois de criados os

Para este caso a nossa

O que é uma chave primária?

Na caixa “Nome da tabela” digite pessoas, e por fim clique OK.

O que é o Ficheiro de Índice?

O que é são Chaves Candidatas?

Existem dois tipos de chave primária:

O que é uma Chave Composta?

¡Error! Marcador no definido.

7 Prof. Humberto Campos

Tamanho do campo O número máximo de caracteres é 50.

REGISTO¡Error! Marcador no definido.

8 Prof. Humberto Campos

N.º Cliente Nome do Cliente Morada

Caracterização dos Registos

Há que ter em conta algumas considerações a quando da definição de um registo:

Exemplo de um Registo e Campos de uma Tabela

FICHEIRO¡Error! Marcador no definido.

ORGANIZAÇÃO¡Error! Marcador no definido.

RELATIVA¡Error! Marcador no definido.

INDEXADA¡Error! Marcador no definido.

9 Prof. Humberto Campos

Relação entre a organização e o modo de acesso

Etapas para a concepção de uma Base de Dados

Os dados estão organizados segundo uma estrutura e interligados, tendo em vista:

10 Prof. Humberto Campos

• A não redundância da informação;

11 Prof. Humberto Campos

Exercício de aplicação I – CRIAÇÃO DE TABELAS

1- Crie a seguinte tabela: