Creación de tablas dinámicas con Microsoft

Excel
publicado por Hernan Muñoz, ExpertoAutor de Emagister.com

Capítulo 1: Creacion de tablas dinámicas con Microsoft Excel

Chinfield
Tablas dinámicas
con Microsoft Excel
Hernán Muñoz
23/07/2007
El presente texto pretende ser un howto para la realización de tablas dinámicas en
Microsoft Excel para ser utilizado por los vendedores de Chinfield S.A. en la captura de
datos del sistema de gestión TQS.

Temario .

Dato, información y conocimiento .

Para comenzar con esta pequeña capacitación es casi obligatorio un poco de teoría. Voy a
tratar de que sea la mínima indispensable porque sé que es bastante tediosa, pero tenemos
que ponernos de acuerdo en algunos conceptos.

Definiciones

Dato: es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un

contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones.

Información: Es un conjunto de datos organizados con algún propósitos. Es necesario que el

creador de la información procese los datos y les agregue valor convirtiéndolos en información
útil para la toma de decisiones.

Los procesos que se aplican sobre los datos son los siguientes:

Contextualización, Categorización, cálculo(totalizaciones, promedios, etc.,), Correcciones,

Condensación,

La computadora soporta los datos y nos puede “ayudar” a convertir los datos en información
pero, no tiene criterio. La computadora no genera información, ustedes generan información.
Conocimiento:para Davenport y Prusak en “Working Knowledge: How Organizations Manage
What They Know”, Harvard Business School Press, el conocimiento es una mezcla de
experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación
de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente
de los conocedores.

De la misma manera que se puede hablar del conocimiento de una persona podemos
referirnos al conocimiento de una organización que se puede encontrar en manuales, normas,
etc.

Sobre conocimiento se puede escribir mucho y no es la intención de este texto además creo
que ya me fui por la ramas, pero, para cerrar el tema les dejo esta frase:

Gestión del Conocimiento es el arte de crear valor a partir de los activos intangibles de una
organización.

Relación entre dato, información y conocimiento.

Muy resumidamente, lo que esta almacenado en el sistema de gestión son datos, los que
luego de ser procesados (puestos en contexto, categorizados, corregidos, condensados y
calculados) pueden, o no, alcanzar la categoría de información útil para la toma de decisiones
todo depende de la capacidad del generador de la información.

Por otro lado esta información formara parte del conocimiento de la compañía, uno de los
activos más valiosos en esta, la era de la información, por lo que es indispensable ser lo mas
objetivo posible en cada uno de los procesos aplicados a los datos.

Concepto de Base de datos .

Para que no me digan latoso solo les voy a dar una definición.

Base de datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados

independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo
real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no
predecibles en tiempo.

Tablas = Filas x columnas

Una tabla de Excel es una matriz compuesta de filas y columnas de cuya intersección resultan
las celdas que son la mínima unidad en la que se puede almacenar información en una tabla.

A las filas se las nombra por el numero que aparece en la columna 0 y a las columnas por las
letras que figuran en la fila 0. Las celdas se llaman por la concatenación de los nombres de
filas y columnas que la componen y por ultimo un conjunto de celdas se nombran por la
concatenación del nombre de la celda superior izquierda, el símbolo “:” y el nombre de la celda
inferior derecha.
En el gráfico se muestran los componentes de la grilla sobre la cual se dibujará la tabla.

Las tablas tienen encabezados de fila y pueden tener encabezados de columna, a

continuación un ejemplo de tabla.
El grafico superior es una captura de pantalla de una planilla de Excel de 2 dimensiones, en la
fila 1 desde la columna B hasta la D se listan los colores posibles de las prendas listadas en la
columna A desde la fila 2 hasta la 4. Las celdas B1:D4 representan la cantidad de unidades en
existencia de la prenda de la fila y del color de la columna, en la columna E se pueden ver los
totales de cada una de las prendas y en la fila 5 los totales de cada uno de los colores.

Creando una tabla dinámica.

Ahora es cuando unimos los conceptos de bases de datos con los de planillas de cálculo.

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir grandes volúmenes de datos
provenientes de algún tipo de base de datos como por ejemplo, una base en Access u otra
planilla de Excel.
Esta captura muestra el tipo de tabla desde la cual se puede crear una tabla dinámica.
Aunque, por razones de espacio, solo se muestran las primeras filas de la tabla, se entiende
que esta es una planilla extensiva que posee una fila por cada línea de factura para todas las
facturas ingresadas en el sistema.

Como se explicó antes todos estos datos no nos aporta mucho como están mostrados, sin
embargo podemos realizar una tabla dinámica que nos permita totalizar o promediar por algún
campo que nos interese, por ejemplo, cantidad de prendas vendidas por color.

Para generar esta tabla dinámica se deberan seguir los siguientes pasos:

En Office 2003

 Datos -> Informe de tablas y gráficos dinámicos…

 En el primer paso del wizard debemos seleccionar la fuente de datos entre alguna
de las siguientes opciones:

Fuente de datos externa: Permite elegir como fuente tablas de bases de datos, consultas o
cubos OLAP.

Rango de consolidación múltiple: Permite consolidar varias hojas de cálculo en una sola tabla
dinámica.

Para nuestro fin debemos dejar la opción que sale por defecto (Lista o base de datos de
Microsoft Excel).

Además se debe seleccionar el tipo de informe y las opciones son tabla Dinámica o Informe de
grafico dinámico (con informe de tabla dinámica)

Nosotros debes seleccionar la primera opción (tabla dinámica) y luego hacemos click en
siguiente.
 En el siguiente paso debemos seleccionar el rango de las celdas donde están
alojados los datos a convertir en información y luego clickear sobre siguiente.
 Por ultimo debemos decirle al wizard donde poner la tabla dinámica y las opciones
son en una hoja de cálculo nueva o en la misma hoja de cálculo, en cuyo caso
deberemos indicarle donde quedara ubicada la celda superior izquierda de la tabla
dinámica.
 Por último haremos click sobre finalizar

 Insertar -> Tablas dinámicas

 Se debe seleccionar entre obtener los datos de una tabla o rango de datos o de
una fuente de datos externa, y se aplican las mismas definiciones que para office
2003. Además se debe seleccionar en el mismo paso donde ubicar la tabla
dinámica con las mismas opciones que para el 2003.
Esto es lo primero con lo que nos encontraremos cuando concluya el wizard de tablas
dinámicas. Por un lado la “Lista de campos de tabla dinámica” y por el otro el esqueleto hacia
donde deberemos arrastrar los campos.

Cada campo puede ser arrastrado hacia los subsectores mostrados en la captura.

Si arrastramos un campo hacia el área de columna se generara una columna por cada
elemento distinto de la columna original de donde se obtiene el campo.

Si arrastramos un campo hacia el área de fila, se generara una fila por cada elemento distinto
de la columna original de donde se obtiene el campo.

Los campos que agreguemos al sector de datos serán los que se procesen en función de los
campos agregados a las filas y columnas oportunamente agregados y la operación realizada
sobre ellos, sobre estos campos se realiza la condensación de datos.
Por ultimo, los campos agregados como pagina permiten generar una tabla distinta por cada
elemento distinto de la columna original de donde se obtiene el campo.

Ejemplo de tabla dinámica

Configuración del campo (Suma, cuenta, promedio).

Como se indicó en el punto anterior, sobre cada uno de los campos agregados como datos se
pueden hacer distintas operaciones como por ejemplo, sumar, promediar, contar, mostrar el
máximo o mínimo, etc.

Para modificar la operación realizada por defecto sobre los datos en el momento de arrastrar
el campo, debemos hacer click con el botón derecho sobre el botón que se crea con el nombre
del dato y seleccionar “Configuración de campo…” como se muestra en la siguiente captura
de pantalla.
Se abrirá un una nueva ventana como la que se muestra a continuación desde donde podrá
configurar completamente que datos se mostraran en la tabla dinámica como resultado de
cruzar los campos de fila y columna.
Ordenar y filtrar.

En cualquier trabajo relacionado con tablas dinámicas y generación de información para la

toma de decisiones será necesario ordenar y filtrar la información, para esto Microsoft Excel
cuenta con herramientas especificas.

Para ordenar un campo de fila o columna se deben hacer un click sobre el nombre del campo
a ordenar, por ejemplo:

Si se desea ordenar en forma descendente las prendas que se muestran en el grafico 7 se

debe hacer click sobre el botón “prenda” e ir al menú datos -> ordenar

Aparecerá una ventana desde donde se puede seleccionar nuevamente la celda a ordenar,
también si vamos a ordenar por valor o por rotulo, en nuestro caso debemos elegir por rotulo
ya que la celda seleccionada tiene el nombre del campo, si hubiésemos seleccionado una
celda con algún valor de campo la elecciónsería valor.

Por último debemos elegir si queremos ordenar el campo ascendente o descendentemente y

le damos aceptar.

En cuanto al filtro es bastante más sencillo. A la derecha de cada uno de los botones de fila,
columna y pagina se ubica una flechita que acepta el evento click del mouse y descuelga un
listado de valores del campo con una casilla de selección, demás esta decir que solo se
mostraran los valores seleccionados.

Personalización de la tabla dinámica.

Al hacer click sobre cualquier parte de la tabla dinámica se despliega un menú contextual, si
seleccionamos “Opciones de tabla…” se muestra la siguiente ventana:
Como puede observarse, las opciones de configuración son muchas y escapan al alcance de
esta guía, pero es muy recomendable jugar con todas ya que algunas opciones potencian la
capacidad de generar información de las tablas dinámicas.

Dato

Información

Conocimiento

Toma de decisiones